6. Bố cục của đề tài
2.2. Thực trạng ban hành công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tạ
chính tại UBND Phường 7, quận Gị Vấp, Tp. Hồ Chí Minh
Hiện nay, UBND Phường 7, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh chưa có văn bản quy định cụ thể về công tác văn thư – lưu trữ cũng như việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại cơ quan. Việc soạn thảo và ban hành văn bản tại
25
UBND phường được thực hiện theo trình tự các bước theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư, cụ thể như sau:
2.2.1. Soạn thảo văn bản
Trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND phường 7 thì soạn thảo văn bản là một nội dung quan trọng và là tiền đề để thực hiện tiếp các bước trong quy trình. Các đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Việc soạn thảo văn bản tại UBND phường luôn tuân thủ đúng theo quy định, bao gồm các bước như sau:
Bước 1. Xác định mục đích ban hành văn bản.
Mục đích ban hành văn bản là một vấn đề quan trọng trong tồn bộ quy trình soạn thảo văn bản. Nó cho phép xác định đúng cái đích mà người soạn thảo phải đạt được và là chỗ dựa cho tất cả các bước tiếp theo trong quy trình soạn thảo văn bản.
Xác định mục đích ban hành văn bản có tác dụng nhiều mặt. Trước hết, xác định mục đích cho phép giới hạn được nội dung của văn bản. Khi mục đích của việc ban hành văn bản đã được xác định, nghĩa là vấn đề cần giải quyết cũng được xác định. Như vậy, nội dung của văn bản sẽ được giới hạn trong phạm vi của vấn đề mà văn bản cần giải quyết.
Bước 2. Chọn tên loại văn bản.
Việc xác định mục đích ban hành văn bản giúp cho việc xác định được tên loại của văn bản phân công soạn thảo được chính xác. Về cơ bản, khi soạn thảo văn bản các đơn vị, cá nhân đã xác định được mục đích ban hành văn bản vì vậy các văn bản soạn thảo đã xác định được đúng tên loại.
Để có được tên loại văn bản chính xác, ngồi việc dựa vào mục đích ban hành văn bản, các đơn vị, cá nhân khi soạn thảo văn bản còn dựa vào thẩm quyền ban hành văn bản của đơn vị mình.
26 Bước 3. Thu thập, xử lý thơng tin.
Thu thập thơng tin là q trình xác định nhu cầu thơng tin, tìm nguồn thơng tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước.
Một văn bản ban hành có chất lượng tốt, đem lại hiệu quả cao trong giải quyết công việc, người soạn thảo văn bản cần phải thu nhập đầy đủ thông tin liên quan đến nội dung văn bản qua các nguồn, kênh thơng tin khác nhau. Mỗi kênh thơng tin có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với mỗi loại thông tin cần thu thập. Việc lựa chọn nguồn thơng tin thích hợp đảm bảo hiệu quả q trình thu thập thông tin và chất lượng của thông tin.
Tại UBND phường việc thu thập, xử lý thông tin là nội dung rất quan trọng trong soạn thảo văn bản. Vì vậy khi soạn thảo bất kỳ một loại văn bản nào các CB,CC được giao nhiệm vụ đều phải thu thập, xử lý thông tin. Thực tế, khi soạn thảo văn bản các viên chức tại UBND phường đều là những người có chun mơn nghiệp vụ nên các văn bản ban hành về cơ bản đạt chất lượng. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì vẫn cịn có những văn bản sau khi ban hành mới phát hiện ra sai sót về mặt nội dung cần phải đính chính hoặc thu hồi.
2.2.2. Duyệt bản thảo
Theo Điều 11 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư, quy định: “Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định”.
Tại UBND Phường 7 văn bản do các đơn vị soạn thảo thường được giao cho các chuyên viên soạn thảo và đánh máy trực tiếp. Sau đó, chuyển cho trưởng đơn vị kiểm tra về mặt nội dung và ký tắt vào cuối nội dung văn bản. Nhưng trên thực tế cho thấy một số văn bản không thực hiện bước duyệt bản thảo vì vậy có những văn bản ký ban hành vẫn cịn có sai sót về nội dung.
27
Theo Điều 12 Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Tại UBND phường 7, quận Gò Vấp, về cơ bản các văn bản sau khi soạn thảo, trình cho Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký đều có chữ ký tắt của trưởng các đơn vị. Tuy nhiên, vẫn còn một số văn bản khi trình ký, ban hành cịn thiếu chữ ký tắt chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức của các đơn vị có liên quan. Văn bản trình ký vẫn chưa thực sự được kiểm tra một cách chặt chẽ, một số văn bản khi ký ban hành vẫn còn chưa chính xác về thể thức và nội dung. (Phụ lục số 4)
Ví dụ:
- Trong Thơng báo số 152/TB-UBND ngày 11 tháng 05 năm 2022 về việc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tín dụng năm 2022.
Một số lỗi chưa đúng trong quy định như:
+ Dòng kẻ dưới cơ quan tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản quá dài, theo quy định độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
+ Lỗi đánh máy khiến từ bị sai chính tả làm cho câu khó hiểu.
- Trong Quyết định số 229/QĐ-UBND ngày 20 tháng 03 năm 2020 về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân Phường 7.
Một số lỗi chưa đúng trong quy định như:
+ Căn cứ cuối cùng sử dụng dấu chấm phẩy (;) theo Nghị định 30/2020/NĐ- CP quy định sử dụng dấu chấm (.).
+ Nơi nhận văn bản dòng lưu chưa đúng “Lưu: VT, Trang” theo quy định phải là “Lưu: VT, Trang.”
- Theo Bản mô tả công việc của các cán bộ, công chức, nhân viên Phường 7 Ban hành kèm theo Quyết định số 118/QĐ-UBND ngày 06/4/2021 của UBND
28
Phường 7 thì cơ cấu tổ chức lại có 03 Phó Chủ tịch gồm: Phó chủ tịch Thường trực phụ trách khối Đơ thị và Mơi trường; Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hố - Xã hội; Phó chủ tịch phụ trách khối Hành chính - Kinh tế, tuy nhiên thực tế quy định của UBND phường 7 là 02 Phó chủ tịch bao gồm: Phó Chủ tịch phụ trách khối các ngành Kinh tế - Đơ thị; Phó Chủ tịch phụ trách khối các ngành Văn hóa
- Xã hội.
2.2.4. Ký ban hành văn bản
Theo Điều 12 Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Tại UBND Phường 7 sau khi văn bản được soạn thảo và kiểm tra sẽ được trình cho Chủ tịch để ký trực tiếp hoặc Phó Chủ tịch để ký thay. Tuy nhiên, trong thực tế tại UBND Phường 7 có một số văn bản đã được ký, đóng dấu và ban hành nhưng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chưa chính xác.
29
Chương 3.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP GĨP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH TẠI UBND PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH