6. Bố cục của đề tài
3.1. Đánh giá chung
3.1.1. Kết quả đạt được
Tùy từng nhiệm vụ cụ thể, CB,CC tham mưu ban hành văn bản hành chính dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo cấp phường. Trung bình hàng năm tại phường đã ban hành khoảng 200 văn bản hành chính phục vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ (trong đó Quyết định: 85 văn bản; Báo cáo: 29 văn bản; Thông báo: 15 văn bản; Công văn: 10 văn bản; Nghị quyết: 8 văn bản; Tờ trình: 35 văn bản; Kế hoạch: 21 văn bản).
Văn bản hành chính do UBND phường ban hành về cơ bản đã thực hiện đúng quy trình từ khi soạn thảo cho đến ban hành văn bản. Nội dung văn bản ban hành đúng quy định, đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Nội dung văn bản ngắn gọn, rõ ràng, chính xác đúng thể loại văn bản theo quy định.
Đội ngũ CB,CC có trình độ chun mơn vì vậy văn bản ban hành được quản lý một cách chặt chẽ, thống nhất tại UBND phường, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND phường.
Chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND phường đã phản ánh được những bước tiến mới, hướng đi mới trong quá trình quản lý, điều hành của UBND phường trong việc thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của địa phương. Qua đó, nâng cao hơn hiệu quả giải quyết công việc khi ban hành văn bản.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản tại UBND phường cũng được trang bị đầy đủ, phù hợp để phục vụ cho công tác soạn thảo một cách thuận tiện, nhanh chóng và kịp thời.
3.1.2. Hạn chế
30
Tuy nhiên, qua quá trình kiến tập tại cơ quan được tiếp xúc và kiểm tra một số văn bản cũng như trực tiếp làm việc tôi nhận thấy chất lượng ban hành văn hành chính tại UBND phường vẫn cịn tồn tại một số hạn chế sau:
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản:
Vẫn còn một số nội dung và hình thức ban hành văn bản hành chính của UBND phường chưa thống nhất, CB,CC chưa xác định được thể loại văn bản cần ban hành trong quá trình tham mưu. Việc ký thay mặt (TM. UỶ BAN NHÂN DÂN) tại phường vẫn cịn sai sót, có trường hợp các văn bản thuộc thẩm quyền riêng của Chủ tịch UBND phường nhưng vẫn để thẩm quyền chung.
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản:
Một số cán bộ, công chức chưa chấp hành nghiêm quy trình ban hành văn bản, với lý do cần giải quyết nhanh công việc. Điều này đã ảnh hưởng một phần đến chất lượng ban hành văn bản. Cơng tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn bản của các bộ phận chưa được tiến hành thường xuyên.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:
Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản hành chính là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản tại một số địa phương còn chưa tuân thủ đúng quy định về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản…
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản
Tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng từ chưa đúng tính chất văn phong hành chính; phương ngữ; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn khơng được rõ ràng… Bên cạnh đó, cịn một số lỗi viết hoa, viết tắt tùy tiện…
- Văn bản hành chính sau khi ban hành, một số bản gốc lưu tại văn thư chưa đóng dấu. Vẫn có tình trạng, cán bộ, cơng chức khơng lưu bản chính trong hồ sơ công việc.
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Những nguyên nhân chính dẫn đến việc soạn thảo, ban hành văn bản của UBND phường chưa đạt hiệu quả cao:
31
- Những quy định làm việc còn lỏng lẻo cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được ban hành thiếu quy củ, khơng có sự thống nhất đồng đều giữa các văn bản, chồng chéo, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin thấp.
- Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, UBND phường chưa quan tâm xây dựng quy chế về công tác văn thư – lưu trữ là cơ sở pháp lý để cán bộ công chức thực hiện tốt việc tham mưu để ban hành văn bản hành chính.
- Số lượng biên chế của Văn phịng UBND phường cịn thiếu, chỉ có 01 cơng chức Văn phịng - Thống kê và 01 công chức bán chuyên trách về Văn thư.
- Năng lực, trình độ của cán bộ, công chức phường để tham mưu đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn chế;
- Nhận thức của người đứng đầu cơ quan còn chủ quan trong việc thực hiện nâng cao chất lượng ban hành văn bản hành chính.