KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINh

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINKHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MIN. KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MIN.

PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phịng Mã phách:…………………… TP HỒ CHÍ MINH – 2022 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh” thành thân tự thực sau nhiều tuần học tập nghiên cứu Trong thực đề tài tơi có tham khảo số tài liệu có liên quan việc tham khảo nguồn tài liệu trích dẫn theo quy định LỜI CẢM ƠN Để đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh” hồn thành tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn cô Lâm Thu Hằng người trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt q trình thực đề tài Mặc dù cố gắng, chắn đề tài khơng thể tránh khỏi sai sót, mong nhận nhiều ý kiến góp ý, dẫn giúp đỡ Xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn .3 Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Khái niệm 1.1.1 Khái niệm tổ chức 1.1.2 Khái niệm hội họp 1.1.3 Khái niệm tổ chức hội họp .5 1.2 Vai trò hội họp 1.3 Các loại hội họp 1.4 Quy trình tổ chức hội họp 1.4.1 Giai đoạn chuẩn bị 1.4.2 Giai đoạn tiến hành họp 1.4.4 Giai đoạn sau hội họp kết thúc 11 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GỊ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 12 2.1 Khái quát chung Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh 12 2.1.1 Địa vị pháp lý 12 2.1.2 Vị trí, chức .12 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 14 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 15 2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh .16 2.2.1 Các hình thức hội họp 16 2.2.2 Tổ chức công tác chuẩn bị 17 2.2.3 Tổ chức điều hành họp 20 2.2.4 Tổ chức công việc hội họp kết thúc 22 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUẬN GÒ VẤP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 23 3.1 Đánh giá chung 23 3.1.1 Kết đạt .23 3.1.2 Hạn chế 24 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế 25 3.2 Một số giải pháp cụ thể 25 3.2.1 Ban hành văn quy định liên quan đến công tác hội họp 25 3.2.2 Nâng cao ý thức trách nhiệm công chức, viên chức công tác tổ chức hội họp 26 3.2.3 Nâng cao chất lượng sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ hội họp 28 3.2.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hội họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức để giải công việc giúp phát huy trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên để giải vấn đề quan trọng Ở cấp phường (xã) nơi diễn hoạt động người dân sống họ Để thực hoạt động quản lý, điều hành đạt hiệu quả, người cán lãnh đạo, quản lý nói chung phải thơng qua hình thức tổ chức điều hành họp Tại Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp việc tổ chức họp hướng tới nâng cao chất lượng, nội dung hình thức phong phú, thường xuyên thay đổi cho phù hợp với điều kiện cụ thể triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thơng tin mạng nội bộ, trang web, họp trực tuyến giảm việc tổ chức họp tập trung đông người, hạn chế giấy tờ, văn bản, tiết kiệm thời gian lại, kinh phí Tuy nhiên, việc tổ chức họp bộc lộ bất cập, hạn chế nội dung họp chưa chuẩn bị chu đáo, ý kiến phát biểu dàn trải, chưa trọng tâm; ý thức, trách nhiệm số đại biểu chưa cao, cịn tình trạng muộn, sớm, làm việc riêng, xem điện thoại thời gian họp; chưa có nhiều đổi điều hành, tổ chức họp Chính vậy, tác giả chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh” để làm tiểu luận kết thúc học phần Lịch sử nghiên cứu Nghiên cứu công tác tổ chức hội họp có nhiều nhà khoa học nghiên cứu Tại Việt Nam, có nhiều cơng trình nghiên cứu lĩnh vực cơng trình nghiên cứu khoa học, giáo trình soạn thảo văn bản; viết báo, tạp chí, luận văn tốt nghiệp, khố luận… Trong trình thực đề tài, tác giả tiếp cận với nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề mà tác giả nghiên cứu Đây nguồn tài liệu phong phú giúp cho việc định hướng, lựa chọn nội dung quan trọng để thực đề tài Một số sách, giáo trình, khóa luận, luận văn có liên quan đến cơng tác soạn thảo văn như: Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành văn phịng, NXB Lao độngThương binh - Xã hội, Hồ Chí Minh Nguyễn Thành Độ Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân Khóa luận tốt nghiệp: “Cơng tác tổ chức Hội họp Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” tác giả Ngô Thị Hải Anh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2015 Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức điều hành hội họp UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng” tác giả Lê Thị Dung, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2015 Tuy nhiên, đến thời điểm tại, chưa có cơng trình nghiên cứu công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, tơi chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh” để nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh - Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt không gian: Đề tài thực khảo sát công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh + Về mặt thời gian: Từ năm 2019 đến năm 2021 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Nhằm nâng cao chất lượng hồn thiện cơng tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh - Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu hệ thống sở lý luận liên quan đến công tác tổ chức hội họp; Khảo sát thực trạng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh; Đánh giá thực trạng ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân công tác tổ chức hội họp, từ đề xuất giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, tác giả có sử dụng phương pháp như: - Phương pháp phân tích - tổng hợp: Trên sở quy định pháp luật, thông tin từ tài liệu tham khảo, tác giả sử dụng phương pháp phân tích để đánh giá cơng việc cơng tác hội họp Dựa kết phân tích từ đánh giá tồn diện lý luận thực tiễn nhằm rút học kinh nghiệm đề xuất giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp - Phương pháp điều tra khảo sát: Phương pháp vận dụng tiến hành khảo sát thực trạng công tác Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh Thơng qua khảo sát trực tiếp để phát ưu điểm, hạn chế đề xuất giải pháp phù hợp công tác tổ chức hội họp Ý nghĩa lý luận thực tiễn - Về mặt khoa học: Đề tài tổng hợp, hệ thống hóa vấn đề lý luận pháp lý liên quan đến công tác tổ chức hội họp, nhằm tạo điều kiện vận dụng có hiệu vào cơng tác hội họp Ủy ban nhân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh - Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp với ưu điểm, hạn chế, từ đề xuất giải pháp cần thiết, giúp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh thực cơng tác tổ chức hội họp đạt chất lượng tốt Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận Tài liệu tham khảo đề tài gồm có chương: Chương Cơ sở lý luận tổ chức hội họp Chương Thực trạng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh Chương Một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Khái niệm 1.1.1 Khái niệm tổ chức Theo triết học thì: “Tổ chức cấu tồn vật Mọi vật tồn mà khơng có hình thức liên kết định yếu tố thuộc nội dung” Tổ chức thuộc tính thân vật Theo Chester I.Barnard thì: “Tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức” Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weihrich cơng tác tổ chức là: “Việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm cho người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, việc tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc cấu doanh nghiệp” [4, tr.227] Tóm lại hiểu tổ chức bố trí, phân cơng, xếp cơng việc, có phối kết hợp nhiều người nhằm đạt mục tiêu chung quan, tổ chức, đơn vị 1.1.2 Khái niệm hội họp Theo Điều định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước đưa định nghĩa hội nghị, hội họp sau: “Họp, hội nghị hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải công việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan theo quy định pháp luật”.[6, tr.2] Ví dụ: Họp Ban lãnh đạo quan để bàn chiến lược phát triển Như vậy, định nghĩa hội nghị, hội họp sau: “Hội nghị, hội họp nội dung quan trọng, hình thức hoạt động quan tiếp xúc có tổ chức vào mục tiêu quan nhằm định vấn đề thuộc thẩm quyền thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị, thơng qua thủ trưởng quan trực tiếp lãnh đạo, đạo điều hành hoạt động việc thực công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật theo nội quy, quy chế hoạt động quan đó” 1.1.3 Khái niệm tổ chức hội họp Tổ chức hội họp kỹ cần thiết nhà quản trị văn phịng, nhà quản trị văn phòng vận dụng kiến thức phương pháp, kinh nghiệm để tổ chức tốt họp quan Từ khái niệm tổ chức hội họp nêu, từ rút khái niệm tổ chức hội họp cách dễ hiểu sau: “Tổ chức hội họp xếp, phân công, bố trí, phối hợp nhiều người, tiếp xúc có tổ chức mục tiêu quan nhằm định vấn đề thuộc thẩm quyền thảo luận lấy ý kiến, thơng qua thủ trưởng quan trực tiếp lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động công việc thuộc chức thẩm quyền quan theo quy định pháp luật” 1.2 Vai trò hội họp Tổ chức hội họp hoạt động thiếu quan, tổ chức Đây hình thức để thu thập, truyền đạt thơng tin, với hình thức thu thập, truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin lưu chuyển thông suốt Hội họp nơi để phát huy quyền làm chủ người để người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có định đắn Qua hội họp, số định ban hành, số tư tưởng quan điểm thừa nhận Hội họp nơi bàn bạc triển khai thực định, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, phát hiện, phổ biến ưu điểm, lệch lạc quản lý, thực nhiệm vụ, từ có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy việc phát triển Hội họp nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chun mơn, họp, thơng thường Phó Chủ tịch hay Trưởng ban tổ chức đứng phát biểu khai mạc Việc khai mạc tiến hành theo lịch trình, nhanh gọn phải đảm bảo tính trang trọng đầy đủ Ba là, theo dõi tiến trình diễn biến họp, giữ thời lượng báo cáo cho đại biểu giải lao Cần phải thường xuyên giám sát, đảm bảo diễn biến họp theo lịch trình đề để họp thành công tốt đẹp Trong thời gian tiến hành họp, ban hậu cần cần kiểm tra sẵn sàng đối phó với cố, người chủ trì phải thường xuyên theo dõi trách nhiệm cá nhân ban tổ chức cá nhân phân công nhiệm vụ để xem họ có thực đúng, đủ tốt khơng để kịp thời điều chỉnh có sai sót xảy Ban quản trị, an ninh phải đảm bảo điều kiện âm thanh, ánh sáng an ninh cho hội họp Bốn là, xử lý tình phát sinh Khi xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp, ban tổ chức để thời gian dự trù lường trước tình phát sinh trình tổ chức hội họp, đồng thời xây dựng giải pháp khắc phục Năm là, ghi biên hội họp Ban tổ chức người chủ trì họp chịu trách nhiệm cử thư ký họp ghi biên họp soạn thảo thông báo, định vấn đề đề cập hội họp Tùy theo tính chất, quy mô họp mà số lượng thư ký ghi biên họp thay đổi khơng cố định Họp giao bàn tuần cần cử 01 cán làm thư ký họp với họp chuyên môn, họp có quy mơ từ 300 người trở lên cần đến hai ba thư ký phụ trách Sáu là, bế mạc họp Việc bế mạc họp thể nhiều hình thức khác tùy thuộc vào nội dung tính chất họp Bế mạc họp thể qua diễn văn bế mạc, lời tuyên bố kết thúc họp lãnh đạo phòng, kết thúc tiết mục văn nghệ chụp ảnh lưu niệm (Phụ lục 05) 21 2.2.4 Tổ chức công việc hội họp kết thúc Thông báo kết luận họp Ban tổ chức người chủ trì họp phối hợp với đơn vị có liên quan dự thảo thông báo kết luận họp, sau trình Chủ tịch Phường ký phê duyệt Văn tiến hành nhân gửi đến tất đơn vị có liên quan để tiên hành tổ chức thực sau có ý kiến đạo Chủ tịch Phường Triển khai kết luận họp Cán chuyên trách có trách nhiệm tham mưu đề xuất với Lãnh đạo phịng phân cơng đơn vị có liên quan đến triển khai vấn đề theo kết luận họp đôn đốc, theo dõi tổng hợp báo cáo kết luận triển khai nội dung Quyết tốn chi phí Đơn vị chủ trì họp phối hợp với phận có liên quan để tốn, tốn khoản chi phí dùng cho họp Những khoản chi phí cần rõ ràng, minh bạch Các đơn vị có tài khoản riêng có trách nhiệm hồn tất thủ tục theo quy định Lập hồ sơ họp Chun viên Văn phịng có trách nhiệm thu thập lập hồ sơ họp Hồ sơ họp phải bao gồm tất văn bản, tài liệu có liên quan đến họp tờ trình tổ chức, kế hoạch tổ chức họp, chương trình nghị sự, danh sách khách mời , mẫu giấy mời, dự trù kinh phí, biên họp, thơng báo kết luận họp Viết thư cảm ơn đến đại biểu tham dự họp Việc viết thư ngỏ lời cảm ơn tùy theo mục đích, tính chất quy mơ họp mà cần thực khơng Đối với họp có góp mặt đại biểu người đến từ quan cấp hay quan khác mà họ cho ý kiến đóng góp họp bắt buộc phải gửi thư cảm ơn đóng góp Tuy nhiên, với họp nội thư cảm ơn khơng cần thiết Việc gửi thư cảm ơn thể tôn trọng, chân thành gửi đến đại biểu tham dự họp 22 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUẬN GỊ VẤP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 3.1 Đánh giá chung Qua trình khảo sát tiến hành thu thập, phân tích xử lý thơng tin, tác giả có nhìn khách quan cơng tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp đến đánh giá cách chủ quan sau đây: 3.1.1 Kết đạt Việc tổ chức công tác hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh đạt hiệu tương đối tốt Trên thực tế, công tác nhận quan tâm Chủ tịch Phường có chuyển biến ngày hồn thiện Hiệu việc tổ chức hội họp ngày nâng lên rõ rệt, cụ thể: - Về công tác tham mưu, tổng hợp: thực quy định Nhà nước hội họp Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước Nội dung họp chuẩn bị cách kỹ lưỡng chu Các báo cáo, tham luận kiểm tra nội dung hình thức trình lãnh đạo trước trình lên lãnh đạo kí phê duyệt Nó đảm bảo nguồn thông tin kiểm duyệt cách chắn trước trình bày họp - Về công tác hậu cần: Cơ sở vật chất phục vụ công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân phường đầu tư nâng cấp, Phường có hội trường có sức chứa khoảng 300 người, điều góp phần thực tốt cho công tác xếp tổ chức họp quan Để việc ghi văn họp thư ký hiệu phương tiện ghi âm, máy ảnh, máy tính Ủy ban nhân dân Phường trang bị nhằm phục vụ cho hoạt động thư ký Ngoài ra, việc trang trí hội trường, phịng họp trọng thực 23 cách tỉ mỉ, thiết kế sân khấu tối giản không phần trang trọng, mang lại tính thẩm mĩ cao phù hợp với tính chất loại họp Chi phí tổ chức họp tính tốn chi tiết kĩ lưỡng nhằm tránh lãng phí Các đơn vị cần đảm bảo thực cách tiết kiệm, hiệu chi phí cho nội dung cần thực họp - Về đội ngũ cán bộ, cơng chức: qua tìm hiểu thống kê tác giả nhận thấy đội ngũ cán Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp có chun mơn cao, đào tạo thành thạo nghiệp vụ tổ chức hội họp quan Cán bộ, công chức làm việc nhiều năm Ủy ban nhân dân Phường Vì vậy, họ người có trách nhiệm với cơng việc, có khả giải vấn đề phát sinh giúp cho nguồn nhân lực có trình độ cao ngày tăng lên Ngồi ra, đội ngũ công chức người không ngừng áp dụng khoa học công nghệ vào giải nhiệm vụ giao như: họp trực tuyến qua ứng dụng, thiết lập lịch làm việc, lịch họp báo cáo hàng tuần qua bảng tin điện tử 3.1.2 Hạn chế Hiện nay, công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh bên cạnh thành tựu đạt cịn có hạn chế như: - Các văn hướng dẫn chi tiết việc thực cơng tác hội họp chưa có nhiều dẫn đến việc tổ chức chưa thống đồng bộ, gặp nhiều khó khăn q trình tổ chức - Công tác lập kế hoạch tổ chức họp chưa lường trước tình phát sinh, xảy vấn đề gây hoang mang lúng túng cho người cán chuyên trách - Việc xếp, bố trí chỗ ngồi họp chưa quan tâm dẫn đến tình trạng lộn xộn bắt đầu họp, gây ồn nhiều thời gian để ổn định trật tự, chí họp phải diễn muộn sơ với thời gian dự kiến ban đầu 24 - Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào q trình tổ chức họp cịn chưa quan tâm mức không áp dụng vào trình tổchức họp mà để soạn thảo văn bản, gửi báo cáo, soạn thảo biên bản, - Cơ sở vật chất dùng đại khơng tiến hành thường xun bảo trì dẫn đến việc số thiết bị trở nên hư hỏng gián đoạn, từ làm ảnh hưởng đến trình chất lượng họp Việc bố trí phương tiện hỗ trợ máy chiếu, chiếu bị mờ, gây khó khăn cho việc quan sát 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế Những nguyên nhân dẫn đến việc tổ chức hội họp nhiều bất cập, hạn chế làm cho công tác tổ chức hội họp chưa đạt hiệu cao kể đến như: Một là, việc chưa hoàn thiện hệ thống văn liên quan đến tổ chức họp để nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu quả, quy trình Có rời rạc việc tổ chức xây dựng ban hành Quy chế phối hợp tổ chức hội họp, hội nghị, xây dựng danh mục hội nghị hàng năm Ủy ban nhân dân Phường Hai là, kinh nghiệm rút từ họp trước chưa thực hiệu với cán bộ, lặp lại lỗi cũ, mắc mắc lại lần tổ chức Ba là, giao cơng việc tổ chức họp cịn chưa thống thực chưa hiểu ý người phối hợp với Từ gây lộn xộn khó kiểm sốt việc tổ chức phối hợp thực nội dung Bốn là, nguồn kinh phí cho họp cịn hạn chế Nguồn kinh phí cịn chưa phân bổ đều, nhiều họp gây lãng phí nhiều họp khó khăn việc phân bổ chi phí cho phù hợp với nội dung cần thiết Năm là, sở vật chất, trang thiết bị phục vụ chưa đầu tư hiệu Cùng với ứng dụng công nghệ thông tin chưa quan tâm, chậm đổi ngại học hỏi 3.2 Một số giải pháp cụ thể 3.2.1 Ban hành văn quy định liên quan đến công tác hội họp Trên thực tế, việc tổ chức công tác hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, 25 quận Gò Vấp thực theo định số 45/2018/QĐ -TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước Tuy nhiên, cơng tác tổ chức hội họp thực theo văn chưa có văn Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp ban hành hướng dẫn đạo cụ thể quy trình tổ chức họp Việc xây dựng, ban hành văn quy định liên quan đến tổ chức hội họp nội dung vơ quan trọng giúp cho việc tổ chức điều hành hội họp đạt hiệu cao Nếu khơng có văn quy định nghiêm ngặt việc tổ chức điều hành cơng việc khó khăn, hiệu Chính vậy, Văn phịng Thống kê cần tham mưu cho Chủ tịch Phường việc xây dựng ban hành hệ thống văn hướng dẫn tổ chức hội họp nhằm thực thống cơng tác tổ chức hội họp, góp phần tạo điều kiện cho cơng tác quản lý trở nên nhanh chóng tiện lợi Quy chế cần quy định rõ ràng chế độ họp giúp cho người từ người đứng đầu quan đến cán công chức viên chức ý thức tự giác, trách nhiệm hiểu vai trò họp quan, tổ chức Bước đầu góp phần để tổ chức vào nề nếp, tổ chức hội họp nghiêm túc, hiệu chuyên nghiệp Nếu xây dựng tổ chức thực văn giúp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp, đồng thời tiêu chuẩn để đánh giá việc tổ chức thực công việc đơn vị cá nhân 3.2.2 Nâng cao ý thức trách nhiệm công chức, viên chức công tác tổ chức hội họp - Đối với chủ tọa họp (người điều hành): Cần xác định nội dung, xây dựng chương trình họp, chuẩn bị khai mạc, bế mạc (nếu có u cầu), thơng báo thời gian thành phần họp Chủ toạ họp cần có định hướng rõ ràng, trình bày ngắn gọn nội dung 26 họp, gợi ý nội dung cần tập trung thảo luận nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện, vấn đề người dân quan tâm, định hướng phát triển kinh tế - xã hội địa phương Chủ toạ kỳ họp phải thực linh hoạt, uyển chuyển trình điều hành nhằm tạo khơng khí dân chủ, thoải mái, nghiêm túc Điều quan trọng chủ toạ họp phải nắm bắt, tổng hợp đầy đủ, kịp thời ý kiến thảo luận đại biểu Sau kết thúc họp, chủ tọa cần kết luận họp, phân công nhiệm vụ thông báo thời gian, tiến độ thực nội dung công việc Đối với họp dân, chủ tọa trình bày nội dung họp thật cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu, trọng tâm họp, dành nhiều thời gian cho dân đóng góp ý kiến vấn đề có liên quan; giải trình vấn đề người dân quan tâm, thảo luận - Đối với cán bộ, công chức: Để nâng cao ý thức trách nhiệm công tác tổ chức hội họp cá nhân phải nắm quy định Nhà nước việc tổ chức hội họp, không ngừng trau dồi kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhật văn để áp dụng thời điểm cụ thể Thường xuyên tham gia buổi tập huấn chuyên đề công tác tổ chức hội họp nhằm trang bị cho cá nhân kỹ tổ chức hội họp Cần phải tiến hành tuyên truyền để nâng cao nhận thức cán bộ, công chức tầm quan trọng hội họp công tác tổ chức hội họp, để họ quan tâm đầu tư thích đáng thời gian công sức vào công việc giao nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp - Đối với đại biểu tham dự: Các đại biểu dự họp cần nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị nội dung trước dự họp để tham gia phát biểu ý kiến trọng tâm Người họp cần dự họp nghiêm túc Quá trình phát biểu thảo luận phải thể ý thức trách nhiệm tinh thần xây dựng, giữ gìn đồn kết nội bộ, tránh làm chệch hướng nội dung ảnh hưởng đến thời gian họp 27 3.2.3 Nâng cao chất lượng sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ hội họp Cơ sở vật chất công tác hậu cần yếu tố góp phần quan trọng làm nên thành cơng họp Cơ sở vật chất trang thiết bị Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp nhìn chung đáp ứng yêu cầu tổ chức hội họp, hội trường trang bị thiết bị phục vụ hội họp như: micro, máy vi tính, loa, máy chiếu, máy ảnh Tuy nhiên thiết bị chưa khai thác tối ưu mà sử dụng theo hình thức Bên cạnh đó, q trình sử dụng, thiết bị bị trục trặc Do đó, phận hậu cần cần trọng vào sở vật chất, thường xuyên kiểm tra, theo dõi, bảo trì, sửa chữa kịp thời để đảm bảo hội họp diễn thuận lợi Việc trang trí phịng tổ chức quan trọng Phải trang trí nghi thức, hài hịa hợp lý Mỗi họp phải có trí cho phù hợp, với nội dung họp Ban hậu cần phải sẵn sàng ứng phó với tình xảy 3.2.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin Trước họp vài ngày, ban tổ chức nên gửi file mềm đến người tham dự để người tham khảo tài liệu trước, đưa ý kiến đóng góp thiết thực cho họp Điều giúp tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, thời gian nghiên cứu tài liệu họp Cách thức nên áp dụng lâu dài, theo xu hướng đại hóa, hình thức “Họp khơng giấy” Ứng dụng họp trực tuyến quan, hình thức triển khai trường hợp lãnh đạo thành viên quan trọng họp công tác, tham dự họp trao đổi trực tiếp họp mà không cần chờ đợi lãnh đạo thành viên Họp trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, chi phí lại linh hoạt, chủ động cho người tham gia Để việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin thực cách hiệu cao vào công tác tổ chức hội họp nói chung, hoạt động Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp nói riêng địi hỏi trình độ công nghệ thông tin cán công chức văn phòng phải đào tạo, nâng cao để đáp ứng nhu cầu, trình độ sử dụng phần mềm máy móc đại 28 KẾT LUẬN Công tác tổ chức hội họp nội dung quan trọng hoạt động quản lý nhà nước Như biết, hội họp phương tiện giúp hoạt động quản lý quan trở nên hiệu Khi thực công tác tổ chức hội họp mong muốn họp quan tổ chức thực phải đáp ứng yêu cầu đề Quy trình tổ chức hội họp quy trình phức tạp địi hỏi đơn vị, cá nhân tham gia phải xác định nhiệm vụ khâu công việc Đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh” thực nhằm khảo sát, đánh giá cách tổng thể công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp Qua nghiên cứu, khảo sát, tác giả rút số kết luận sau: Một là, đề tài khái quát vấn đề sở pháp lý, lý luận việc tổ chức hội họp nói chung nội dung công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp nói riêng Hai là, khái quát chức năng, nhiệm vụ Ủy ban nhân dân Phường để qua biết loại hình hội họp thường tổ chức quan Đồng thời qua khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp Ba là, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp Có thể thấy, họp có nhiều ý nghĩa mục đích khác tổ chức họp khơng hiệu làm thời gian, cơng sức nhiều người Vấn đề làm để tổ chức họp nói chung họp cấp sở nói riêng đảm bảo nội dung, nâng cao hiệu cơng tác, tránh phơ trương hình thức, gây lãng phí, tốn thời gian, cơng sức, tiền bạc Nhà nước nhân dân 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đinh Văn Sơn (2011), Phát triển kĩ tổ chức họp, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội Lê Thị Dung (2015), Công tác tổ chức điều hành hội họp UBND huyện Hòa Vang, Thành phố Đà Nẵng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Đình Hùng (2011), Nghệ thuật tổ chức hội họp, NXB Lao Động, Hà Nội Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành văn phịng, NXB Lao động - Thương binh - Xã hội, Hồ Chí Minh Nguyễn Thành Độ Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân Quyết định số 45/2018/QĐ -TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước Vũ Thị Nhân (2011), Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp UBND xã Lệ Xá, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ủy ban nhân dân Phường 7, Tổng quan Phường 7, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, https://phuong7govap.gov.vn/tong-quan-phuong-6quan-go-vap-thanh-pho-ho-chi-minh/ [ Truy cập ngày 15/12/2022] 30 PHỤ LỤC Phục lục 01 QUY TRÌNH TỔ CHỨC CƠNG TÁC HỘI HỌP 31 Phụ lục 02 TRỤ SỞ LÀM VIỆC UBND PHƯỜNG Trụ sở làm việc UBND Phường 7, Quận Gò Vấp 32 Phục lục 03 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 33 Phục lục 04 SỐ LƯỢNG CÁC LOẠI HÌNH HỘI HỌP CỦA UBND PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP TỔ CHỨC GIAI ĐOẠN NĂM 2019 - 2021 Đơn vị: (Cuộc họp) Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Họp giải công việc 130 125 120 Họp chuyên môn 56 47 55 Họp ban giao 64 65 68 Họp sơ kết tổng kết 60 64 71 Họp chuyên đề 45 42 39 Họp tập huấn triển khai 42 49 46 Tổng 400 392 399 34 Phụ lục 05 KỲ HỌP THỨ 17 CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN PHƯỜNG 35