Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư của các đơn vị tại UBND huyện Yên Lập

Trong việc tổ chức và hoạt động của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước hay doanh nghiệp. Bộ phận văn phòng luôn là bộ phận đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, giúp ta có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn trong quá trình thực hiện công việc tại cơ quan mình. Vì vậy, chúng ta không thể phủ nhận vai trò của nhà quản trị văn phòng trong cơ quan, tổ chức. Là một bộ phận có vai trò quan trọng như vậy, đòi hỏi ở người lãnh đạo văn phòng là người luôn mang một tinh thần trách nhiệm cao, nắm vững các kỹ năng tổ chức công việc trong văn phòng của cơ quan đó, và một trong những kỹ năng quan trọng nhất là kỹ năng tổ chức, kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan.Kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong cơ quan là là trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ; tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan cũng như tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ. Để làm tốt chức năng này đòi hỏi người lãnh đạo văn phòng cần thực hiện tốt công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của các đơn vị. Tạo nên các nguyên tắc thống nhất trong triển khai các công việc có liên quan.Là một sinh viên thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau khi được đào tạo lý luận về các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng, em nhận thấy kỹ năng tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ của nhà quản trị văn phòng là kỹ năng vô cùng quan trọng. Qua quá trình khảo sát tại UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ để phục vụ cho quá trình học tập học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng” trên cơ sở lý luận áp dụng vào thực tiễn, tôi đã lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư của các đơn vị tại UBND huyện Yên Lập” để làm bài thi kết thúc học phần của mình.

LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giảng viên môn Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng tận tâm hướng dẫn qua giảng lớp trao đổi, hướng dẫn vấn đề thực đề tài Cảm ơn hướng dẫn giúp đỡ tận tình Thầy suốt q trình thực đề tài LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi suốt thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng cơng trình nghiên cứu BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Giải nghĩa UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân MỤC LỤC Ảnh: Trụ sở UBND huyện Yên Lập Tên, địa chỉ, số điện thoại UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ Địa quan: Thị trấn Yên Lập, huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ Điện thoại: 0210.3 622 327 Email: tttdtyenlap@gmail.com Website: http//www.yenlap.phutho.gov.vn PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong việc tổ chức hoạt động tất quan hành nhà nước hay doanh nghiệp Bộ phận văn phịng phận đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, giúp ta có nhìn tổng quan chi tiết q trình thực cơng việc quan Vì vậy, khơng thể phủ nhận vai trò nhà quản trị văn phòng quan, tổ chức Là phận có vai trò quan trọng vậy, đòi hỏi người lãnh đạo văn phịng người ln mang tinh thần trách nhiệm cao, nắm vững kỹ tổ chức công việc văn phòng quan đó, kỹ quan trọng kỹ tổ chức, kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ quan Kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan là trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, thiết lập phận văn thư, lưu trữ; tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng văn quan tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Để làm tốt chức đòi hỏi người lãnh đạo văn phòng cần thực tốt công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đơn vị Tạo nên nguyên tắc thống triển khai công việc có liên quan Là sinh viên thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau đào tạo lý luận kỹ nhà quản trị văn phòng, em nhận thấy kỹ tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ nhà quản trị văn phịng kỹ vơ quan trọng Qua trình khảo sát UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ để phục vụ cho trình học tập học phần “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” sở lý luận áp dụng vào thực tiễn, lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị UBND huyện Yên Lập” để làm thi kết thúc học phần Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều đề tài nghiên cứu sinh viên trường thực tập UBND huyện Yên Lập Tuy nhiên, có số đề tài cập nhật đến lĩnh vực hành văn phòng, khái quát sơ qua, chưa sâu vào vấn đề để xem xét giải Qua trình tìm hiểu lịch sử nghiên cứu vấn đề này, chưa có viết khảo sát khách quan chi tiết đưa ý kiến, đề xuất giải pháp cho quan công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị UBND huyện Yên Lập Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng đề tài: Công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị UBND huyện Yên Lập - Phạm vi đề tài: Công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị Bài nghiên cứu sử dụng văn bản, giấy tờ, báo cáo đề tài cơng tác hành văn phịng UBND huyện Yên Lập Đặc biệt, tình hình thực tế phạm vi đề tài đề cập tới Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu thực tiễn cơng tác hành văn phịng Đặc biệt cơng tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị UBND huyện Yên Lập Qua đó, giúp đưa đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác kiệm tra, giám sát lãnh đạo văn phòng UBND huyện Yên Lập nghiệp vụ văn thư đơn vị Đồng thời, giúp thân có nhìn khái quát kỹ nhà quản trị văn phòng - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Tìm hiểu sở lý luận kiểm tra giám sát quản trị văn phòng + Đánh giá thực tiễn hoạt động kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Yên Lập + Đưa số đề xuất nhằm góp phần nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng UBND huyện Yên Lập công tác tổ chức, kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Để đánh giá thực tiễn về công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị UBND huyện Yên Lập Tôi sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Để lấy thông tin đầy đủ, xác tơi sử dụng phương pháp để khai thác kế thừa thông tin có từ trước + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Dựa thông tin có, xuyên suốt q trình khảo sát đánh giá, tơi sử dụng phương pháp để chọn lọc đúc kết thông tin + Phương pháp khảo sát thực tế, vấn: Để lấy thơng tin trực tiếp, xác phục vụ trình nghiên cứu + Phương pháp quan sát: Giúp nhận xét trực quan việc tổ chức, bố trí, xếp cơng việc liên quan đến cơng tác văn thư quan + Phương pháp mô tả: Mô tả sơ lược thực trạng triển khai hoạt động kiểm tra, giám sát + Phương pháp thống kê: Tổng hộp số liệu liên quan đến hoạt động kiểm tra giám sát, so sánh thay đổi qua năm Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Về lý luận: Hiểu rõ trách nhiệm người lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức kiểm tra, giám sát công tác văn thư – lưu trữ nói chung công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị nói riêng - Về thực tiễn: Đánh giá cách khách quan thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị Từ đó, đưa giải pháp giúp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo vă phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Yên Lập Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục, Nội dung tiểu luận bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiển tra, giám sát quản trị văn phịng Chương 2: Thực trạng cơng tác kiểm tra, giám sát nghiệm vụ văn thư đơn vị UBND huyện Yên Lập Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị UBND huyện Yên Lập CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TRA, GIÁM SÁT TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm Có nhiều quan điểm khác kiểm tra, giám sát đó có thể kể tới: - Theo H Faylo: “ Trong kinh doanh, kiểm tra việc kiểm chứng xem việc có theo kế hoạch vạch, theo thị, nguyên tắc ấn định hay khơng Nó có nhiệm vụ tìm khuyến điểm sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa vi phạm Nó đối phó với cố gồm vật, người động” - Theo William H Newman: “Kiểm tra tiến trình quy định hoạt động tổ chức cho kết hoàn thành thực tế phù hợp với tiêu chuẩn mục tiêu kì vọng tổ chức” Kiểm tra, giám sát quản trị văn phòng việc theo dõi, xem xét, đánh giá, so sánh kết hoạt động nghiệp vụ, chế phối hợp hoạt động, nguồn lực văn phòng với tiêu chuẩn xác lập nhằm làm cho đối tượng ngày hồn thiện góp phần vào thành tựu, mục tiêu chung quan, tổ chức Theo định nghĩa ta có thể hiểu, kiểm tra giám sát tiến trình, khơng phải khâu cố định hoạt động quản trị Tiến trình kế hoạch hoạt động quan tổ chức thực kế hoạch công việc kết thúc Hoạt động kiểm tra, giám sát thực liên tục với tất đối tượng tham gia thực kế hoạch quan, tổ chức Ngoài ra, hoạt động kiểm tra giám sát không tập trung vào việc phát lỗi, sai sót để kịp thời uốn nắn mà ý nghĩa lớn hoạt động kiểm tra, đánh giá nằm mục tiêu nghiên cứu để cải thiện tiến độ chất lượng công việc Mục đích cuối hoạt động kiểm tra, giám sát nhằm đưa kết công việc thực tế tiếp cận có thể với kết công việc đề kế hoạch, chí vượt so với kế hoạch 1.2 Mục đích, ý nghĩa Hoạt động kiểm tra, giám sát văn phòng có ý nghĩa quan trọng với đối tượng kiểm tra lẫn đối tượng kiểm tra, cụ thể sau: khăn cho việc chỉnh lý, xếp lại hồ sơ, tài liệu xác định giá trị tài liệu Do đó, gây khơng khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan Đây hạn chế lớn cơng tác văn thư UBND huyện Yên Lập  - Việc mượn tài liệu lưu trữ chưa tuân thủ theo quy định  Ảnh: Các văn bản, tài liệu chưa chỉnh lý sếp đơn vị kho lưu trữ  UBND huyện Yên Lập  Qua trình khảo sát UBND huyện Yên Lập đơn vị trực thuộc nhằm đánh giá thực trạng công tác kiêm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị Nhìn chung việc triển khai thực nghiệp vụ văn phòng nói chung công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị UBND huyện Yên Lập thực hiệu quả, đáp ứng phương hướng, nhiệm vụ quan, đơn vị, đồng thời có thay đổi qua năm Tuy nhiên, bên cạnh đó tồn mặt hạn chế việc thực nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ Điều ấy, đặt yêu cầu công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ đơn vị phải thực nghiêm túc, thường xuyên liên tục nhằm đưa cơng tác hành văn phịng phát triển Góp phần hiệu vào phát triển chung mặt công tác huyện Yên Lập   Tiểu kết Trong chương 2, tơi trình bày khái qt tổ chức hoạt động UBND huyện Yên Lập Bên cạnh đó làm rõ thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Yên Lập Những nội dung chương giúp tơi tìm ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân đưa giải pháp tốt để nâng cao công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Yên Lập mà đề cập chương                 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ CỦA CÁC ĐƠN VỊ TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP  3.1 Nhận xét, đánh giá   3.1.1 Ưu điểm Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập đơn vị thực tốt nhiệm vụ mình, ln đầu cơng tác thi đua UBND huyện Tập thể Văn phòng HĐND & UBND có nhiều năm liền Lãnh đạo UBND huyện trao tặng cờ thi đua “ĐƠN VỊ HOÀN THÀNH XUẤT SẮC NHIỆM VỤ” Cán làm công tác Văn phòng nhân tố trung tâm, chủ thể Văn phịng Đội ngũ cán bộ, cơng chức làm việc Văn phòng HĐND & UBND chuyên viên, nhân viên đơn vị trực thuộc huyện Yên Lập chủ yếu hệ trẻ có lòng nhiệt huyết, tư duy, sáng tạo đào tạo chuyên môn bản; trang thiết bị văn phòng dần đại hóa trang bị đầy đủ trở thành yếu tố đóng góp nên thành cơng cơng việc.Văn phịng tạo điều kiện, quan tâm tới việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán có trình độ chun mơn, có phẩm chất trị tốt tác phịng nghiêm túc, động, nhanh nhẹn, cởi mở có tinh thần trách nhiệm cao Cơng tác Quản trị văn phịng hồn thành chức tham mưu tổng hợp phục vụ hậu cần cho hoạt động quan Văn phòng HĐND & UBND huyện thực tốt công tác lập kế hoạch Trong trình lập kế hoạch có phối hợp cán văn phòng lãnh đạo văn phòng, có xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên lãnh đạo văn phòng, giúp cho việc xây dựng kế hoạch xác, đảm bảo đường lối, chủ trương quan Công tác lập kế hoạch thực chặt chẽ từ kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn với kế hoạch năm, q, tháng Chương trình cơng tác tuần giúp cho đơn vị chủ động cơng việc Các chương trình, kế hoạch thông báo rộng rãi giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm bắt thông tin nhanh chong, chủ động điều chỉnh công việc  Các lãnh đạo văn phịng ý tới cơng tác kiểm tra, kiểm sốt cơng việc văn phịng để kịp thời phát sai sót, đề xuất biện pháp điều chỉnh, bổ sung Lãnh đạo văn phòng phối hợp với lãnh đạo UBND huyện để ban hành quy chế quan, công tác quản lý vào nề nếp Việc xếp, phân công nhiệm vụ Văn phòng khoa học, đảm bảo  công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, đồng thời khai thác sáng tạo cán bộ, cơng chức phân cơng Vì vậy, cơng việc giải cách nhanh chóng, hiệu tốt Việc đôn đốc thực quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư,  lưu trữ quan tâm đạo từ phía Lãnh đạo UBND huyện  Trang thiết bị văn phòng bổ sung, mua sắm dần thay trang thiết bị cũ qua sử dụng nhiều năm đại hoá phù hợp với phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ Các máy móc, phương tiện kĩ thuật áp dụng công tác văn phịng ngày đa dạng như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy chiếu, thiết bị phục vụ họp trực tuyến, … Ngay bàn, ghế làm việc cải tiến rõ nét: từ ghế cố định xuất nhiều ghế xoay Chính việc đổi tăng cường phương tiện thiết bị đại phù hợp với công việc góp phần quan trọng nâng cao suất chất lượng cơng tác văn phịng quan  Việc đưa phần mềm ứng dụng vào công tác Văn phịng đem lại hiệu tích cực Đó phần mềm: Bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office; Phần mềm chuyển đuôi PDF sang WORD; Phần mềm khôi phục liệu Recuva; … Góp phần nâng cao nghiệp vụ văn thư quan, đơn vị  3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh thành tích đạt được, cơng tác hành văn phịng  nói chung công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Yên Lập đơn vị số hạn chế, cần khắc phục:  Đội ngũ cán làm công tác Văn thư, Lưu trữ số đơn vị Phòng, Ban thuộc huyện chưa đào tạo  Còn thiếu số mẫu sổ quản lý văn như: Sổ đăng ký văn mật đi; Sổ chuyển giao văn đi; Sổ gửi văn bưu điện; Sổ sử dụng lưu; Sổ chuyển giao văn đến; Sổ theo dõi giải văn đến; Sổ đăng ký văn Mật  Việc tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ chưa triển khai  Tình trạng phổ biến cán công chức đơn vị chưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ, chí cất giữ tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp Điều gây khó khăn cho việc chỉnh lý, xếp lại hồ sơ, tài liệu xác định giá trị tài liệu Do đó, gây khơng khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý cơng tác lưu trữ quan Đây hạn chế lớn công tác văn thư UBND huyện Yên Lập Công tác soạn thảo ban hành văn banh văn gặp nhiều lỗi sai  quy trình lẫn thể thức Việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan  Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện chưa quan tâm  Vẫn hạn chế nhỏ việc chậm trễ công việc, khơng hồn thành tiêu, thời hạn giao Hiện cơng tác Văn phịng UBND huyện Yên Lập chưa  đầu tư phần mềm quản lý: Phần mềm quản lý văn bản; Phần mềm quản lý công tác lưu trữ,… Nên hiệu quản lý, việc đại hóa công tác văn phòng hạn chế Việc tuân thủ giờ giấc, nội quy làm việc số cán công chức  cịn yếu kém, tình trạng muộn sớm diễn thường xuyên  3.1.3 Ngun nhân Cơng tác Văn phịng nói chung cơng tác kiểm tra, giám sát nghiệp  vụ văn thư UBND huyện Yên Lập bộc lộ số hạn chế số nguyên nhân sau: - Về công tác đạo, kiểm tra, giám sát lãnh đạo UBND huyện,  lãnh đạo Văn phịng, lãnh đạo đơn vị cơng tác Văn phòng chưa thực sát  - Tránh nhiệm trưởng phòng, ban, trung tâm, đơn vị trực thuộc việc kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chưa tốt Đặc biệt, phần lớn lãnh đạo đơn vị chưa nắm rõ quy định, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ nên sảy tình trạng khơng biết kiểm tra, giám sát  Việc tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ chưa triển khai Đây nguyên nhân gây nên hạn chế việc thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đơn vị  - Việc chưa ban hành số nội quy, quy chế công tác văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả, nề nếp hoạt động  - Nghiệp vụ số cán bộ, công chức quan chưa vững, đặc biệt nghiệp vụ thực máy vi tinh, mạng Internet, số trang thiết bị văn phòng… chưa thực thành thạo  - Việc ứng dụng CNTT vào quản lý, điều hành cịn nhiều hạn chế - Cơng tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chưa quan tâm  mức  - Thái độ, ý thức, làm việc số cán công chức chưa thực tốt  3.2 Các giải pháp  Trên sở khảo sát, đánh giá ưu điểm hạn chế cịn tồn thực trạng cơng tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị UBND huyện Yên Lập số giải pháp đề xuất lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn phòng, đơn vị cán viên chức làm công tác văn thư Em hy vọng góp phần nhỏ vào việc nâng cao trách nhiệm công tác kiểm tra, giám sát lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý, giám sát nghiệp vụ văn thư – lưu trữ UBND huyện nói chung đơn vị thuộc, trực thuộc huyện nói riêng Về thân em xin mạnh dạn đề xuất giải pháp ngắn gọn vấn đề sau: Đối với Lãnh đạo UBND, Lãnh đạo Văn phòng huyện Yên Lập cần đạo, quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện, đồng thời tổ chức lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị Phòng, Ban, Trung tâm xã trực thuộc huyện thường xuyên Đối với Thủ trưởng đơn vị trực thuộc UBND huyện cần triển khai tổ chức thực nghiêm túc quy định UBND huyện công tác văn thư, lưu trữ; đạo xây dựng tổ chức thực quy định nội đơn vị cơng tác văn thư, lưu trữ Đối với cán bộ, cơng chức q trình theo dõi, giải công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực nghiêm túc quy định Quy chế Văn thư – Lưu trữ UBND huyện quy định pháp luật hành công tác văn thư, lưu trữ Trang bị thêm số mẫu số quản lý văn đến, theo dõi, đôn đốc thực như: Sổ đăng ký văn mật đi; Sổ chuyển giao văn đi; Sổ gửi văn bưu điện; Sổ sử dụng lưu; Sổ chuyển giao văn đến; Sổ theo dõi giải văn đến; Sổ đăng ký văn Mật UBND huyện cần đầu tư cho việc mua sắm trang thiết bị đại, phục vụ cơng tác văn phịng phịng làm việc phịng họp, hội trường, trang bị máy tính cấu hình cao với hệ điều hành tốt Đặc biệt, phần mềm quản lý cơng tác văn phịng như: Phần mềm Văn phịng điện tử eOffice; Phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE; … Giúp nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, nhân viên   Tiểu kết  Trong chương 3, tơi trình bày số ưu – nhược điểm, nguyên nhân đưa  số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Yên Lập Tôi hy vọng với giải pháp đưa chương góp phần nâng cao chất lượng nghiệp vụ Văn thư UBND huyện Yên Lập                    KẾT LUẬN  Để cơng tác hành văn phòng nói chung nghiệp vụ văn thư – lưu trữ nói riêng thực cách đồng bộ, nề nếp phủ nhận trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức kiểm tra, giám sát hoạt động chuyên môn Thật vậy, công tác tổ chức kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn phịng ln quan trọng Là tiền đề cho công việc chuyên môn phát huy hiệu Giúp quan, tổ chức đạt mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ đề  Quá trình khảo sát, nghiên cứu đánh giá thực trạng để thực đề tài này, thân có điều kiện tìm hiểu rõ vận dụng so sánh kiến thức lý luận đào tạo vào thực tiễn công việc UBND huyện Yên Lập đơn vị thuộc, trực thuộc Được bảo tận tình giảng viên mơn hỗ trợ Chánh văn phòng UBND huyện Yên Lập giúp học hỏi đúc rút nhiều kinh nghiệm quý báu từ thực tế Củng cố kiến thức thực tiễn áp dụng cho học tập môn “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng”một cách có hiệu - Về mặt sở lý luận kiển tra, giám sát quản trị văn phịng: Bản thân tơi hiểu sâu kỹ nhà quản trị văn phòng Bước đầu hệ thống hóa mặt cấu, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ văn phòng lãnh đạo văn phòng, Mối quan hệ đơn vị quan, tổ chức - Về mặt khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị UBND huyện Yên Lập: Bản thân thu thập thông tin phương pháp nghiên cứu mốt cách khách quan giúp đánh giá thực tế công việc thực tốt số điểm tồn Từ đó, đưa giải pháp giúp nâng cao hiệu cơng tác hành văn phịng địa phương  Do thời gian, kỹ vốn kiến thức hạn chế định Việc khảo sát, đánh giá thực trạng không tránh khỏi thiếu sót, mang tính chủ quan thân việc khảo sát, thu thập thông tin tổng hợp số liệu Chính vậy, tơi mong nhận cảm thông ý kiến đóng góp quý báu q thầy, giúp việc đánh giá xác thực trạng đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị UBND huyện Yên Lập hoàn thiện    DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường (2009) – Giáo trình văn  dùng cho giảng dạy Trường Cao đẳg Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động năm 2009  2.Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội   3.Các Văn Quy phạm pháp luật như: Luật Tổ chức quyền địa phương, số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng năm 2015;  Luật Ban hành VBQPPL số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008;  Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ, Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính;  Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ, Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan;  Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội Vụ, Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức;…  Các văn quản lý UBND huyện Yên Lập: Quy chế làm việc Uỷ ban nhân dân huyện Yên Lập nhiệm kỳ 2011- 2016, ban hành kèm theo Quyết định số 1025/QĐ-UBND, ngày 26 tháng năm 2011; Quyết định số 1829/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 UBND huyện Yên Lập việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND huyện; Quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Yên Lập, ban hành kèm theo Quyết định số 861/QĐ-UBND, ngày 25 tháng năm 2014     PHỤ LỤC  PHỤ LỤC I: BẢN ĐỒ HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN YÊN LẬP   (Nguồn: Internet)      PHỤ LỤC II: PHẦN BÌA SỔ CƠNG VĂN ĐI   (Nguồn: Văn phòng UBND cung cấp)             PHỤ LỤC III: PHẦN BÌA SỔ CƠNG VĂN ĐẾN    (Nguồn: Văn phòng UBND cung cấp) ... nói chung công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị nói riêng - Về thực tiễn: Đánh giá cách khách quan thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị Từ đó, đưa... kiển tra, giám sát quản trị văn phòng Chương 2: Thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệm vụ văn thư đơn vị UBND huyện Yên Lập Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao công tác kiểm tra, giám sát. .. chương tốt CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ CỦA CÁC ĐƠN VỊ TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP 2.1 Khái quát tổ chức hoạt động UBND huyện Yên Lập Yên Lập huyện trung du, miền