2.2 Công tác Văn2.2 Công tác Văn thư tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bảnCông tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng được thực hiện theo Thông tư số 012011TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 2.2.1.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hànhCác hình thức văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng thuộc loại “văn bản hành chính”, cụ thể là quyết định, chỉ thị, thông báo, kệ hoạch, thông báo, kế hoạch, chương trình, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, điện, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,… 2.2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bảnThẩm quyền ban hành văn bản được quy định trong Điều lệ của công ty, các nội quy, quy chế và các quy định nội bộ khác dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng vị trí.Giám đốc là người điều hành hoạt động của doanh nghiệp thì ban hành những văn bản liên quan đến quản lý, hoạt động và điều hành công việc hằng ngày của doanh nghiệp. 2.2.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnThể thức của văn bản là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản, đảm bảo cho các văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng trong quá trình hoạt động của cơ quan. Vì vậy, khi ban hành văn bản phải đảm bảo đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định của Nhà nước, nếu thiếu các thành phần thể thức theo quy định thì văn bản sẽ không có tính chính xác và hiệu lực pháp lý.Trong quá trình kiến tập ở Công ty Điện lực Hai Bà Trưng em được tiếp xúc với những văn bản do công ty ban hành, em có vài nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày của công ty như sau:Nhìn chung các văn bản do công ty ban hành đều đảm bảo các thành phần thể thức được quy định tại Thông tư số 012011TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.thư tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bảnCông tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng được thực hiện theo Thông tư số 012011TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 2.2.1.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hànhCác hình thức văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng thuộc loại “văn bản hành chính”, cụ thể là quyết định, chỉ thị, thông báo, kệ hoạch, thông báo, kế hoạch, chương trình, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, điện, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,… 2.2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bảnThẩm quyền ban hành văn bản được quy định trong Điều lệ của công ty, các nội quy, quy chế và các quy định nội bộ khác dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng vị trí.Giám đốc là người điều hành hoạt động của doanh nghiệp thì ban hành những văn bản liên quan đến quản lý, hoạt động và điều hành công việc hằng ngày của doanh nghiệp. 2.2.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnThể thức của văn bản là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản, đảm bảo cho các văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng trong quá trình hoạt động của cơ quan. Vì vậy, khi ban hành văn bản phải đảm bảo đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định của Nhà nước, nếu thiếu các thành phần thể thức theo quy định thì văn bản sẽ không có tính chính xác và hiệu lực pháp lý.Trong quá trình kiến tập ở Công ty Điện lực Hai Bà Trưng em được tiếp xúc với những văn bản do công ty ban hành, em có vài nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày của công ty như sau:Nhìn chung các văn bản do công ty ban hành đều đảm bảo các thành phần thể thức được quy định tại Thông tư số 012011TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÙI THỊ NHÀN BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 15A KHĨA 2015 – 2019 Tên quan: Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Địa chỉ: số 88 Võ Thị Sáu, P.Thanh Nhàn, Q.Hai Bà Trưng Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Hương Lan Giảng viên hướng dẫn: Ths.Đặng Văn Phong HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan báo cáo cơng trình nghiên c ứu th ực s ự cá nhân em, chưa cơng bố cơng trình nghiên c ứu Các số liệu, nội dung trình bày báo cáo hồn toàn h ợp lệ đảm bảo tuân thủ quy định bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ Em xin ch ịu trách nhiệm báo cáo Sinh viên kiến tập Bùi Thị Nhàn LỜI CẢM ƠN Nhằm giúp cho sinh viên có điều kiện tiếp cận với th ực tiễn hoạt động quan Giúp sinh viên nhận biết điểm mạnh, ểm yếu kiến thức, kĩ cần trang bị thêm để phục vụ cho hoạt động nghề nghiệp thân tương lai Thiết lập mối quan h ệ ngh ề nghiệp mở rộng hội việc làm sau tốt nghiệp Trong th ời gian v ừa qua giới thiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội s ự tiếp nh ận Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, em chấp nhận ki ến t ập t ại Văn phòng PC HaiBaTrung Em xin chân thành cảm ơn anh (chị) làm việc PC HaiBaTrung tạo điều kiện cho em trình kiến tập, cung cấp t liệu c ần thiết giúp em hoàn thành tốt báo cáo kiến tập Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn Thầy, Cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cung cấp cho em tảng kiến thức lý luận vơ bổ ích ba năm qua Đ ặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy Đặng Văn Phong nhiệt tình hướng dẫn cho em trình hồn thiện báo cáo ki ến t ập Trong trình thực báo cáo, em c ố gắng tìm hi ểu tài li ệu, học hỏi kinh nghiệm Tuy nhiên, hiểu biết h ạn ch ế, kinh nghi ệm thực tế chưa nhiều khơng tránh khỏi thiếu sót Em r ất mong nhận đóng góp ý kiến Thầy, Cô để báo cáo em đ ược hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt PC HAIBATRUNG UBND CBCNV TP Giải nghĩa Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Ủy ban nhân dân Cán công nhân viên Thành phố PHẦN 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG VÀ VĂN PHỊNG CƠNG TY Ảnh: Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng Tên, địa chỉ, số điện thoại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng - Địa quan: Số 88 Võ Thị Sáu, phường Thanh Nhàn, quận Hai Bà - Trưng, Hà Nội Điện thoại: 02422185180 Mã số thuế: 0100101114-004 Fax: 02422225222 Vài nét Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Nhà máy Đèn Bờ Hồ, tiền thân Tổng Công ty Điện lực TP Hà N ội ngày khởi công xây dựng vào ngày 06/12/1892 t ại ph ố Frăng-xiGác-ni-ê bên cạnh Hồ Hoàn Kiếm (Nay số 69 Đinh Tiên Hoàng) v ới hai t ổ máy phát điện chiều cơng suất 500 KW Ngày 10/10/1954 dịng ện Hà Nội tỏa sáng đón quân ta tiến tiếp quản Thủ Ngay sau đó, Nhà máy đèn Bờ Hồ Hà Nội giao quản lý lưới điện hầu hết tỉnh thành Trung du Bắc bộ, Tỉnh có Chi nhánh Điện Giai đoạn từ năm 1964 đến năm 1975: Trong giai đoạn chiến tranh diễn ác liệt lan rộng tỉnh phía Bắc, t ại Th ủ đô Hà N ội nhi ều trạm điện, cột điện, đường dây bị phá hủy hư hỏng Để k ịp th ời kh ắc ph ục cố lưới điện chiến tranh, năm 1965 Chi nhánh Điện Hai Bà Trưng thành lập, lúc đầu có 35 CBCNV, trụ sở làm việc 296 ph ố Bạch Mai Có thể khẳng định từ Chi nhánh Điện Hai Bà Tr ưng đ ược thành l ập năm 1965 giải tán thành lập Đội Quản lý HN vào năm 1971, CBCNV Chi nhánh với số lượng ít, khối lượng công việc nhiều, v ật t ư, thi ết b ị, phương tiện vận tải thiếu, lưới điện liên tục bị đánh phá nh ưng v ới truy ền thống lao động cần cù, sáng tạo người thợ điện Thủ đơ, Chi nhánh ln hồn thành nhiệm vụ giao, giữ vững dòng điện phục vụ sản xuất, chiến đấu trọng điểm kinh tế, xã hội Quận Sau năm lưới điện Quận Hai Bà Trưng Đội quản lý Đi ện Hà N ội quản lý, ngày 01/5/1979 Công ty Điện lực Miền bắc Quy ết đ ịnh thành l ập l ại Chi nhánh, nhiệm vụ lúc chữa chì tiểu tu l ưới ện h th ế Việc làm công tơ cho khách hàng đội Mắc dây đặt điện đ ảm nh ận, ghi số công tơ, treo tháo công tơ phân xưởng Đồng h ồ, thu ti ền ện phòng Kinh doanh Ngày 13/01/1999 Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Điện lực Việt Nam ban hành Quyết định số 11/ĐVN/HĐQT-TCCB-LĐ Về việc thành lập lại Điện lực Hai Bà Trưng Xí nghiệp trực thuộc Công ty Điện l ực TP Hà N ội Điện lực Hai Bà Trưng phân công nhiệm vụ Kinh doanh điện năng, Quản lý vận hành lưới điện phân phối, sửa chữa cải tạo lưới điện phân ph ối số dịch vụ khác có liên quan Điện lực Hai Bà Trưng đơn v ị hạch toán phụ thuộc Công ty Điện lực TP Hà Nội, có tư cách pháp nhân, đ ược mở tài khoản Ngân hàng, sử dụng dấu riêng để giao dịch, ký k ết hợp đồng kinh tế chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phân cấp, ủy quyền Giám đốc Công ty Điện lực TP Hà Nội Trụ sở Điện lực Hai Bà Trưng Đường Thanh Nhàn – Quận Hai Bà Trưng – TP Hà Nội Từ năm 1980 đến năm 2004, lưới điện Quận Hai Bà Trưng phát triển, có 277 trạm cơng cộng, 177 trạm khách hàng, có 80.631 khách hàng S ản lượng điện tăng, tổn thất điện giảm từ 34.48% xuống 7% Khi thành lập năm 1965 Điện lực có 33 CBCNV, đến năm 2004 có 330 người Đảng có 40 Đảng viên, Chi đồn Thanh niên có 87 Đồn viên, 07 đồng chí Giám đốc Điện lực, hệ lãnh đạo CBCNV sau tôn trọng, giữ gìn khơng ngừng phát huy nh ững thành qu ả c l ớp người trước Với nỗ lực CBCNV, năm 2001 Điện lực Nhà n ước tặng thưởng Huân chương lao động Hạng ba (theo Quyết định số 315/2001/QĐCTN ngày 19/4/2001 Chủ tịch Nước việc tặng th ưởng Huân ch ương lao động) Từ ngày 01/4/2009 Công ty Điện lực TP Hà Nội chuy ển tách công tác quản lý Bảo hiểm xã hội phòng Tổ ch ức Lao đ ộng Công ty qu ản lý Điện lực Hai Bà Trưng (theo Quyết định số 2136/QĐ-ĐLHN ngày 23/3/2009 V/v giao nhiệm vụ quản lý BHXH cho Điện lực Hai Bà Tr ưng) Ngày 14/4/2010 Tập đoàn Điện lực Việt Nam Quy ết định số 237/QĐEVN Về việc đổi tên Điện lực Chi nhánh điện trực thuộc T Công ty Điện lực TP Hà Nội (Trong có Điện lực Hai Bà Trưng đ ược đổi tên thành Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, trực thuộc Tổng Công ty Điện l ực TP Hà N ội) 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Điện lực Hai Bà Trưng 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ: Tại Điều 02 Quyết định số 237/QĐ-EVN Về việc đổi tên Điện l ực Chi nhánh điện trực thuộc Tổng Cơng ty Điện lực TP Hà Nội có quy đ ịnh rõ chức năng, nhiệm vụ Công ty Điện lực (trong có Cơng ty Đi ện l ực Hai Bà Trưng) sau: - Hoạt động phân phối điện, bán - Quản lý dự án đầu tư xây dựng bn điện, bán lẻ điện; cơng trình; - Tư vấn Đầu tư xây dựng điện; - Xây lắp cơng trình điện; - Thiết kế đường dây trạm biến - Xây dựng đường dây trạm biến áp đến 35KV; áp không giới hạn quy mô cấp điện - Giám sát lắp đặt thiết bị công áp; trình, xây dựng hồn thiện cơng - Xây dựng cơng trình Bưu chính, trình điện dân dụng cơng nghiệp, Viễn thông; đường dây tải điện trạm biến áp; - Lập dự án đầu tư xây dựng cơng trình; 10 - Tư vấn đầu tư; - Thí nghiệm hiệu chỉnh thiết bị Điện lực; PHỤ LỤC II: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG - - CHÁNH VP Lê Ngọc Riên - PHÓ CHÁNH VP Đặng Thị Minh Phương - - - - - - - - (Nguồn: QUẢ Văn phòngN TRỊ MẠN G - Lê Văn Dũng - Đặng Thu Hằng - PHỤ LỤC III: MẪU - - 55 VĂN THƯ Trần Tố Lan Nguyễn Hương Lan - - Công ty Điện lực Hai Bà Trưng) LỄ TÂN Lã Thị Bích Uyên TỔ XEBẢO VỆ - Thuê ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI - - 56 ( Nguồn: Văn phịng cơng ty cung cấp ) - PHỤ LỤC IV: SỐ LƯỢNG VĂN BẢN ĐI TỪ NĂM 2015 ĐẾN NĂM 2017 - Tên loại - Số VB - - Số VB định Đảng ủy - - - Nă m 201 253 631 - S - - - - - - Cơng đồn - Số đăng kí giấy giới thiệu - - Số lượng - Nă m 201 - 314 - 882 28 - 18 - Nă m 201 391 103 76 - 17 - 31 29 - 15 - 38 - - - 57 ( Nguồn: Văn phịng cơng ty cung cấp ) - 58 - PHỤ LỤC V: MẪU ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN - - 59 ( Nguồn: Văn phịng cơng ty cung cấp ) - PHỤ LỤC VI: SỐ LƯỢNG VĂN BẢN ĐẾN TỪ NĂM 2015 ĐẾN NĂM 2017 - Tên loại - - S - 60 - - Số VB đến - Số VB mật đến - ( Nguồn: Văn phòng công ty cung cấp ) - Nă m 201 491 Số lượng - Nă m 201 - 475 - - - Nă m 201 534 - 61 - 62 PHỤ LỤC VII: CÁC LOẠI DẤU CỦA CƠ QUAN - 63 - - - 64 PHỤ LỤC ẢNH Một số trang thiết bị phòng Văn thư - Máy photocopy, máy scan - - - Quy tắc ứng xử Công ty - 65 - - 66 - - Bàn làm việc nhân viên văn thư - 67 - - - 68 - Kho lưu trữ Công ty Điện lực Hai Bà Trưng ... liên quan 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG 2.1 Cơ cấu tổ chức loại hình văn thư Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng... 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm Khái niệm văn thư 1.1 1.1.1 Văn thư vốn từ gốc Hán, dùng để tên gọi chung loại văn. .. Lan Chị Nguyễn Hương Lan 2.2 Công tác Văn thư Công ty Điện lực Hai Bà Trưng 2.2.1 Soạn thảo ban hành văn Công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Điện l ực Hai Bà Trưng thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV