Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Mà dẫn đầu, là cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang ngày càng tác động sâu rộng đến hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống. Trước xu thế đó, nền hành chính nói chung và các hoạt động nghiệp vụ của Văn phòng nói riêng cũng không nằm ngoài xu thế trong viêc ứng dụng các thành tựu tuyệt vời mà nó mang lại. Nhất là trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, đặc biệt trong giai đoạn thực hiện đơn giản hóa các thủ tục hành chính theo Đề án 30 của Thủ tướng Chính phủ. Việc dần thay các thủ tục giấy tờ, văn bản theo cách làm việc truyền thống hiện hành sang việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống quản lý văn bản trực tuyến – liên thông, phần mềm hóa, trực tuyến hóa,... sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, các cách thức mới trong việc đưa ra các quyết định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ các cán bộ, chuyên viên hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ của mình một cách “Nhanh chóng – chính xác – kịp thời”. Việc cải cách hiệu quả công tác hành chính đồng nghĩa với các cơ quan nhà nước sẽ phục vụ người dân, các tổ chức và doanh nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất nước. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ tin học,.. trong hoạt động văn phòng là rất cần thiết, nhằm hiện đại hóa công tác hành chính. Xuất phát từ tình hình thực tiễn của công tác Văn phòng của Bộ Khoa học và Công nghệ (Văn phòng Bộ KHCN), em xin mạnh dạn chọn đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” làm đề tài nghiên cứu trong báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng Thực tiễn gần đây cho thấy toàn cầu hóa đã và đang thúc đẩy sự phát triển mọi mặt trong đời sống xã hội, cạnh tranh kinh tế, cạnh tranh thị trường, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ, sự bùng nổ thông tin, phát triển xã hội đã gây áp lực mạnh mẽ đòi hỏi phải đổi mới và hiện đại hóa mọi lĩnh vực, trong đó có hiện đại hóa văn phòng. Từ việc hiện đại dần các cơ sở vật chất kỹ thuật như trụ sở làm việc, các trang thiết bị văn phòng hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin để rút ngắn thời gian xử lý công việc văn phòng, cho đến việc lựa chọn các cán bộ công chức có chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được thực tiễn công việc đòi hỏi ngày càng cao. Việc chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang sang văn phòng kiểu mới – văn phòng hiện đại làm cho công việc của văn phòng được chuyển hẳn sang sự sáng tạo trong công việc xử lý thông tin. Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết bị hiện đại được tổ chức một cách khoa học, gồm những trang thiết bị hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ, quy trình của công tác văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác văn phòng. Bên cạnh đó xây dựng đội ngũ nhân sự tri thức, lấy con người là trung tâm làm chủ và điều khiển những tiến bộ hiện đại đó để giảm sức lao động của con người, tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng năng suất lao động. 1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của hiện đại hóa công tác văn phòng Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta trong những năm gần đây đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt. Trong xu thế tất yếu của thời đại, như toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng nền kinh tế tri thức,… thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức cũng nằm trong bối cảnh chung đó và cần được nhanh chóng đổi mới chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới, hiện đại hóa công tác văn phòng. Vị trí vai trò của công tác văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong tổ chức, văn phòng được tổ chức hợp lý sẽ hoạt động hiệu quả. Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan. Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách hành chính. Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành chính. Các nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn phòng. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế chống lại bệnh đặt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý. Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổi mới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ công chức. Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính. Nghiệp vụ hành chính văn phòng được đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết. Kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của cơ quan, tổ chức. Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương. Đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước 1.2.3 Nội dung của hiện đại hóa văn phòng Văn phòng kiểu cũ hay kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc ba mặt là trang thiết bị kỹ thuật văn phòng, con người làm văn phòng và các nghiệp vụ hành chính văn phòng. Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và do vậy cần được phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào. Khi chuyển lên văn phòng hiện đại, ba mặt đó được nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng, đảm bảo cho văn phòng đủ thực hiện chức năng chủ động xử lý thông tin. a. Về trang thiết bị kỹ thuật. Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ đạc cần thiết khác nhau. Ngày nay, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” nhất và dễ đưa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Khoảng 10 – 15 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sức nhanh chóng. Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã được nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử. Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh trang gay gắt của nhiều hãng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được sử dụng ngày càng rộng rãi trong công tác văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hoá và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao. Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng thông thường trong Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong các của hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp. Trang thiết bị cũng như môi trường Văn phòng được cải thiện rất đáng kể nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học kỹ thuật trong hoạt động Văn phòng. Các ngành khoa học công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác. Nhóm ngành khoa học “công thái học” (ergonomies) được vận dụng vào Văn phòng nhằm tối ưu hoá các mẫu thiết bị, môi trường Văn phòng, làm cho người làm Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt được hiệu năng công tác cao. Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên Văn phòng có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông...Môi trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường...thích hợp. Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ những căn phòng khép kín với rất nhiều nhược điểm sang mô hình Văn phòng mặt bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 80 m2. Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của Văn phòng được liên tục; người lãnh đạo Văn phòng; kiểm soát công việc Văn phòng được dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho Văn phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lãnh đạo Văn phòng có những sáng kiến mới v.v... b. Con người làm Văn phòng. Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm Văn phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá. Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp ứng xử. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động. Nhóm ngành khoa học giao tiếp ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v... giúp người lao động có khả năng khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp. Các ngành khoa học này cũng giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng v.v.. c. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong Văn phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các Văn phòng không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao. Mỗi công việc trong Văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v... đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể. 1) Công tác Văn thư – Lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. Công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm cung cấp, gìn giữ đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. 2) Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý Công tác lãnh đạo, quản lý là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật. Trong xã hội hiện đại nói chung và thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nói riêng, ở Việt Nam, người làm công tác văn phòng đang đối mặt với những thách thức mới, phải đáp ứng những đòi hỏi mới ngày càng tăng lên của xã hội. Công tác văn phòng, bao giờ cũng gắn bó chặt chẽ với thông tin và các quá trình thông tin. Thông tin là nhu cầu thiết yếu trong mọi hoạt động của đời sống xã hội, là nguồn lực phát triển kinh tế xã hội. Thông tin bao phủ lên xã hội bằng nhiều kênh, thẩm thấu vào từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, vào từng con người cụ thể, xâm nhập vào các mối quan hệ kinh tế xã hội. Thông tin phục vụ mọi chức năng, nhiệm vụ của công tác lãnh đạo, quản lý góp phần bảo đảm cho nhà lãnh đạo, nhà quản lý hoạt động hiệu quả, đạt được các mục tiêu đã định trước. Việc nắm bắt, điều khiển, kiếm soát, sử dụng và khai thác thông tin có ý nghĩa cực kỳ to lớn đối với nhà lãnh đạo, nhà quản lý và trong công tác văn phòng. Một trong những tiêu chuẩn đánh giá năng lực của người cán bộ lãnh đạo, quản lý và nhân viên là khả năng thu thập đầy đủ, xử lý nhanh chóng các thông tin nhận được từ nhiều nguồn khác nhau và ra các quyết định quản lý đúng đắn, chính xác, kịp thời, đạt hiệu quả cao. Nhờ nắm được thông tin, người cán bộ lãnh đạo, quản lý tiên liệu được những biến đổi, sửa chữa nhanh chóng những công việc có hiệu lực thực thi kém, và làm tăng hiệu quả của công việc. 3) Xây dựng và thực hiện chương trình công tác Xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện chương trình công tác có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân. Đầu tiên, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thứ 2, giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc. Thứ 3, Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Thực hiện chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan. Xây dựng kế hoạch công tác chính là làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả. Lịch làm việc của cá nhân sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả. 4) Điều hành quản lý và tổ chức kiểm tra giám sát trong hoạt động văn phòng Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định. Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài… còn tùy thuộc vào tính chất hoạt động của lĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức. Muốn đạt được mục tiêu, tổ chức cần đạt được quản trị khoa học. Trong đó tổ chức điều hành văn phòng đảm bảo cho mọi hoạt động đi vào nền nếp, kiểm tra quá trình thực hiện để công tác văn phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình. Tổ chức kiểm tra chính là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với những điều đã được hoạch định đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu như kế hoạch của tổ chức. Công tác điều hành quản lý và tổ chức kiểm tra giám sát trong hoạt động văn phòng sẽ đảm bảo cho mọi hoạt động đi vào nền nếp, kiểm tra quá trình thực hiện để công tác văn phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình. 5) Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng Trong thời đại tự động hóa ở trình độ cao thúc đẩy sự bùng nổ thông tin, đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hóa đặt các quốc gia nói chung, các tổ chức, doanh nghiệp nói riêng trước những thời cơ và nhiều thách thức mới. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải có óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng nhiều chính sách phù hợp và thích ứng kịp thời để đạt được nhiều mục tiêu của tổ chức. Hoạt động của văn phòng cũng có sự góp mặt của Công nghệ thông tin, chính công nghệ thông tin đã giúp cho các hoạt động của văn phòng ngày càng được cải tiến, bộ máy văn phòng ngày càng được cải thiện, năng suất lao động ngày càng được nâng cao. Chính nhờ có máy móc, phương tiện kỹ thuật hiện đại nên đã giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao, đáp dứng được yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của các cơ quan, tổ chức và ngay cả trong đời sống hàng ngày của con người là điều hết sức cần thiết. Áp dụng được phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động hiện đại hóa của công tác văn phòng, vừa tiết kiệm được chi phí và đem lại hiệu suất công việc cao nhất, đáp ứng được yêu cầu công việc mà cơ quan, tổ chức mình đặt ra.
LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời thực tập Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghê, em nhận nhiều giúp đỡ từ lãnh đạo, toàn thể cán bộ, cơng chức văn phịng Với lịng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn Phịng Hành – Lưu trữ tạo điều kiện tốt cho em vận dụng kiến thức học vào thực tế hoàn thành báo cáo thực tập Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô bạn sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệt tình góp ý cung cấp thơng tin giúp đỡ em thời gian qua Trong trình thực nghiên cứu khoa học, em gặp nhiều khó khăn, bên cạnh trình độ nghiên cứu cịn nhiều hạn chế nên đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận ý kiến đóng góp thầy để đề tài hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng em suốt thời gian qua Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA Bộ KH&CN Bộ Khoa học Công nghệ KH&CN Khoa học Công nghệ CBCC Cán công chức CNTT Công nghệ thông tin TSCĐ Tài sản cố định LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Mà dẫn đầu, cách mạng công nghiệp 4.0 ngày tác động sâu rộng đến hầu hết lĩnh vực sống Trước xu đó, hành nói chung hoạt động nghiệp vụ Văn phòng nói riêng khơng nằm ngồi xu viêc ứng dụng thành tựu tuyệt vời mà mang lại Nhất hoạt động quản lý hành Nhà nước, đặc biệt giai đoạn thực đơn giản hóa thủ tục hành theo Đề án 30 Thủ tướng Chính phủ Việc dần thay thủ tục giấy tờ, văn theo cách làm việc truyền thống hành sang việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống quản lý văn trực tuyến – liên thơng, phần mềm hóa, trực tuyến hóa, tạo phong cách lãnh đạo mới, cách thức việc đưa định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ cán bộ, chun viên hồn thành tốt cơng việc nhiệm vụ cách “Nhanh chóng – xác – kịp thời” Việc cải cách hiệu công tác hành đồng nghĩa với quan nhà nước phục vụ người dân, tổ chức doanh nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh cơng đại hóa phát triển đất nước Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ tin học, hoạt động văn phòng cần thiết, nhằm đại hóa cơng tác hành Xuất phát từ tình hình thực tiễn cơng tác Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ (Văn phịng Bộ KH&CN), em xin mạnh dạn chọn đề tài: “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ” làm đề tài nghiên cứu báo cáo thực tập tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu - Một là, nghiên cứu lý luận công tác văn phịng đại hóa cơng tác văn phịng, cung cấp luận khoa học cho xây dựng đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ - Hai là, nghiên cứu, đánh giá thực trạng thực hiện đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ từ năm 2015 đến Từ thành tựu, hạn chế, nguyên nhân trình thực hiện đại hóa cơng tác văn phịng nội dung: Về trang thiết bị văn phòng, Con người làm cơng tác văn phịng, Nghiệp vụ hành - Ba là, đề xuất số giải pháp tiếp tục đẩy mạnh đại hóa cơng tác văn phịng hồn thiện đại hóa cơng tác văn phịng Văn phòng Bộ quan thời gian tới Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung vào nội dung đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ (Phịng Hành – Lưu trữ) Phạm vi nghiên cứu: - Nội dung đề tài: đại hóa cơng tác văn phịng giải pháp tập trung đề xuất nhằm nâng cao hiệu đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Tuy nhiên, nhiều giải pháp dùng chung cho quan khác - Về thời gian: Đề tài nghiên cứu đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ quan giai đoạn từ năm 2015- 2018 - Về không gian: Đề tài nghiên cứu Văn phòng Bộ Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu chức nhiệm vụ Văn phịng Bộ mặt hoạt động công tác văn phịng Khảo sát, tìm hiểu thực trạng đổi cơng tác văn phịng, từ đánh giá nhận xét ưu điểm, hạn chế nguyên nhân gây bất cập - Đề xuất số giải pháp mang tính hiệu nhằm nâng cao chất lượng đổi đại hóa cơng tác văn phịng - Nghiên cứu, tìm hiểu sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học lý luận quản trị hành văn phịng đổi đại hóa cơng tác văn phịng Các nguồn tài liệu sử dụng - Cổng thơng tin Bộ Khoa học Công nghệ (https://www.most.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx) - Nguyễn Hữu Thân (2007) “Quản trị hành chánh Văn phòng”, NXB Thống kê, Hà Nội - GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012)“Giáo trình Quản trị văn phịng” NXB Đại học Kinh tế Quốc dân - Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề nghiên cứu Quản trị văn phòng lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh - Tài liệu Văn phịng Bộ cung cấp Phương pháp nghiên cứu * Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa số liệu thông tin thu thập tiến hành phân tích đánh giá theo nội dung * Phương pháp vấn: Đối tượng vấn công chức, viên chức, nhân viên thuộc Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ vấn đề công tác văn phịng đại hóa cơng tác văn phịng * Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát công việc, nhiệm vụ cơng tác văn phịng, ưu điểm hạn chế quan thực nhiệm vụ cơng tác văn phịng đổi đại hóa cơng tác văn phịng * Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng tìm hiểu đại hóa cơng tác văn phịng sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến lĩnh vực hành văn phịng để có tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìn nhận đánh giá khách quan thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Bộ KH&CN để từ đề giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục Kết cấu nội dung gồm chương: Chương 1: Lý luận chung đại hóa cơng tác văn phịng Chương 2: Thực trạng đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Ảnh: Trụ sở Bộ Khoa học Công nghệ Tên, địa chỉ, số điện thoại Bộ Khoa học Công nghệ - Địa chỉ: 113 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội Tổng đài: (84-4) 556 3456 Lễ tân: (84-4) 943 9731 Fax: (84-4) 39 439 733 Email: vanthu@most.gov.vn Website: https://www.most.gov.vn Vài nét hình thành trình phát triển Bộ Khoa học Công nghệ Bộ Khoa học Công nghệ (KH&CN), tiền thân Uỷ ban Khoa học Nhà nước (UBKHNN) thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà Sự phát triển từ Uỷ ban UBKHNN sang Bộ KH&CN trình vừa hình thành, vừa xây dựng hồn thiện Trong q trình phát triển đó, nhận thức nội dung trách nhiệm quản lý KH&CN ngày nâng cao Hoạt động quản lý KH&CN Bộ phát triển chiều rộng lẫn chiều sâu ngày có hiệu Giai đoạn 1959 - 1965, UBKHNN có chức bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch phát triển khoa học kỹ thuật, đưa khoa học kỹ thuật Việt Nam lên trình độ tiên tiến nhằm phục vụ sản xuất, dân sinh, quốc phịng, góp phần đẩy mạnh công xây dựng CNXH Miền Bắc đấu tranh thực thống nước nhà Giai đoạn 1965 - 1975, UBKHNN tách thành quan: Uỷ ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước (UBKH&KTNN) Viện Khoa học Xã hội Việt Nam UBKH&KTNN quản lý thống tập trung công tác khoa học kỹ thuật trực tiếp thực chức Viện nghiên cứu khoa học tự nhiên khoa học kỹ thuật nhằm thực cách mạng kỹ thuật nước ta, phục vụ công xây dựng bảo vệ CNXH Miền Bắc, đấu tranh thực thống nước nhà Giai đoạn 1975 - 1985, đứng trước yêu cầu to lớn cấp bách nước vừa xây dựng CNXH vừa phải đối phó với hai chiến tranh biên giới, khối nghiên cứu tách khỏi Uỷ ban để thành lập Viện Khoa học Việt Nam UBKH&KTNN lúc chịu trách nhiệm quản lý nhà nước lĩnh vực khoa học kỹ thuật phạm vi nước nhằm phục vụ đắc lực công xây dựng sở vật chất kỹ thuật CNXH, nâng cao đời sống nhân dân củng cố quốc phòng Giai đoạn 1985 - 1992, giai đoạn thay đổi quan trọng đường lối, sách Đảng đổi chuyển đổi kinh tế từ chế kế hoạch hóa tập trung sang kinh tế thị trường định hướng XHCN Năm 1990, UBKH&KTNN đổi tên thành UBKHNN, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội nhằm khuyến khích việc sáng tạo ứng dụng rộng rãi thành tựu khoa học kỹ thuật, đưa lại hiệu thiết thực cho thời kỳ phát triển đất nước Giai đoạn 1992 - 2002, Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường thành lập bối cảnh đất nước thực công đổi chuẩn bị bước vào thời kỳ đẩy mạnh cơng nghiệp hóa, đại hóa Bộ thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển cơng nghệ, tiêu chuẩn hóa, sở hữu cơng nghiệp (SHCN) bảo vệ môi trường phạm vi nước Từ tháng 8/2002 đến nay, Bộ KH&CN thành lập theo Nghị Kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa XI Bộ KH&CN có chức quản lý nhà nước hoạt động KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; sở hữu trí tuệ (SHTT); lượng nguyên tử, an toàn xạ hạt nhân; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước doanh nghiệp thuộc Bộ quản lý Việc thành lập Bộ KH&CN giai đoạn đất nước đẩy mạnh cơng nghiệp hố, đại hoá hội nhập kinh tế quốc tế thể quan tâm Đảng Nhà nước nghiệp phát triển KH&CN, giúp Bộ tập trung cho nhiệm vụ quản lý nhà nước KH&CN phạm vi nước, khẳng định vị vai trò Bộ việc điều phối thúc đẩy hoạt động KH&CN đóng góp tích cực cho phát triển kinh tế đất nước hội nhập Trong suốt chặng đường xây dựng phát triển, Bộ KH&CN khơng ngừng khắc phục khó khăn, phấn đấu thực tốt trọng trách quan tham mưu, giúp Đảng Chính phủ quản lý thống KH&CN phạm vi nước, đạt thành tựu đáng tự hào, phục vụ đắc lực cho nghiệp xây dựng, bảo vệ phát triển đất nước Đó kết trình phấn đấu bền bỉ, lâu dài tập thể Lãnh đạo đội ngũ cán bộ, công chức Bộ Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Một số khái niệm văn phòng cơng tác văn phịng Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ 3.1 Nhóm giải pháp nhận thức - Trong bối cảnh tiếp tục thực Đề án tiếp tục đổi phương thức điều hành đại hố cơng sở hành chính, việc đổi lề lối làm việc hành văn phịng cơng tác trọng tâm nhiều quan, tổ chức Bởi lẽ, cơng tác văn phịng cần nâng cao nhằm đáp ứng yêu cầu hành giai đoạn phát triển đất nước Điều đem lại thành định cơng tác văn phịng Việc đại hố trang thiết bị văn phòng phải tiến hành đồng thời với đại hố tri thức người làm việc trang thiết bị việc trang bị tri thức cần tiến hành trước bước - Một là, cần nâng cao nhận thức cán cơng chức vai trị, tầm quan trọng việc ứng dụng tin học để giải cơng việc hoạt động quản trị văn phịng nói riêng việc cá nhân cần tự giác tì hiểu, học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ Từ đó, nâng cao ý thức học tập nghiên cứu nắm vững kiến thức cần thiết công nghệ thông tin vào cơng việc mình, thay cho lề lối phương pháp làm - việc thủ công hiệu thấp Hai là, tăng cường tổ chức khóa đào tạo việc ứng dụng sử dụng tin học, lớp bồi dưỡng kiến thức cho cán cơng chức nội dung ứng dụng tin học nói riêng Hiện tại, trở ngại lớn việc thực chủ chương tin học hố cơng tác hành văn phịng phần lớn cán bộ, công chức chưa trang bị đầy đủ kiến thức cần thiết tin học văn phịng Do việc sử dụng chương trình phần mềm Internet chưa hiệu Bởi vậy, tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học văn phòng cho đối tượng làm cơng tác văn phịng biện pháp cần thiết, có tác dụng thúc đẩy q trình tin học hố cơng tác hành văn phịng kiến - thức tin học mà cán bộ, viên chức làm công tác văn phịng nói chung Ba là, tăng cường hoạt động tra kiểm, kiểm tra thường xuyên trình độ, chun mơn Từ đó, nâng cao nhận thức để cán bộ, cơng chức thấy rõ vai trị cơng nghệ thơng tin văn phịng nói chung để cán ý thức không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn kiến thức tin học, bắt kịp với phát triển mạnh mẽ việc ứng dụng tin học giai đoạn hội - nhập Bốn là, Lãnh đạo Bộ cần quan tâm nhiều đến việc đại hóa, ứng dụng tin học, - công nghệ vào việc giải cơng việc hoạt động văn phịng nói riêng Năm là, khâu tuyển dụng cán bộ, nhân viên cần kiểm tra, lựa chọn chặt chặt chẽ, chuyên môn, nghiệp vụ, có kĩ năng, kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc - yêu cầu q trình đại hóa Sáu là, thay máy móc lạc hậu, cấu hình thấp máy móc phù hợp với vị trí cơng việc Nâng cấp phần mềm mua phần mềm với tính cao đáp ứng yêu cầu cơng tác văn phịng 3.2 Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin 3.2.1 Trong công tác văn thư Hồn thiện hoạt động ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng đặc biệt việc thiết kế hoàn chỉnh phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc http://vb.most.gov.vn/ để tìm kiếm thơng tin cho phép người dùng đọc tồn nội văn cơng tác lập hồ sơ tích hợp phần mềm - Cần quan tâm đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng tin học Bộ KH&CN nói chung Văn phịng Bộ nói riêng; - Khuyến khích việc nghiên cứu áp dụng nhiều phần mềm ưu việt hoạt động văn phòng; - Đào tạo, bồi dưỡng công nghệ thông tin cho cán bộ; 3.2.2 Trong công tác lưu trữ - Thực số hóa tài liệu chuyển tài liệu biến đổi loại hình thơng tin sang thơng tin số, từ tài liệu cứng thành file mềm giúp việc tra cứu nhanh, bảo đảm an toàn tài liệu bị hư hỏng; giảm không gian lưu trữ; tránh việc mất, nhàu tài liệu trình lưu trữ; lưu trữ, bảo quản tài liệu vĩnh viễn; giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; chia sẻ thơng tin nhanh chóng; tăng cường khả bảo mật thơng tin; kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc; đồng loại hình tài liệu; quản lý, khai thác tập trung… Ưu điểm giải pháp là: Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin cách dễ dàng Ưu điểm bao gồm tổng hồ thuận tiện cơng tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ với ngân hàng liệu số; Linh hoạt việc chuyển đổi sang loại liệu số khác Sự chuyển đổi phổ biến chuyển đổi định dạng file tài liệu Ví dụ, ta có file word, chuyển sang định dạng PDF nhờ chương trình ứng dụng để chuyển đổi Ứng dụng chương trình độc lập, kỹ thuật nhúng tích hợp vào chương trình word, ứng dụng online Dữ liệu sau chuyển đổi sử dụng linh hoạt hơn; Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý tài liệu lưu trữ, tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lưu trữ cách tương đối, theo quy định Luật lưu trữ, tài liệu lưu trữ số hóa, phải bảo quản an tồn tài liệu gốc; Có khả chỉnh sửa tái sử dụng liệu Nhược điểm giải pháp tài liệu lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ nhiều việc số hóa tài liệu khó khăn, nhiên ta số hóa tài liệu mang tính chất quan trọng cần bảo quản lâu dài; khó khăn việc bảo mật liệu, thơng thường, tài liệu cịn chế độ mật chưa số hóa Nhưng phân biệt tài mật không mật tương đối Nhiều tài liệu sử dụng rộng rãi, qua diễn biến xã hội nước quan hệ quốc tế, tài liệu phục hồi độ mật Vì vậy, sơ sở liệu, khơng bị liệu, không bị chép, bị lộ thông tin tài liệu mật, … - Phối hợp trung tâm tin học để phát triển phần mềm ứng dụng sử dụng công tác lưu trữ - Nâng cấp mức tài liệu lên cấp độ tài liệu đưa lên mang phục vụ nhu cầu khai thác người - Lưu trữ hồ sơ máy vi tính - Cung cấp sở vật chất thiết bị tin học vào công tác lưu trữ đảm bảo đồng số lượng chất lượng - Cài đặt thiết bị bảo mật vào máy tính, phần mềm quản lý công tác lưu trữ, tránh việc tài liệu quan trọng lưu máy vi tính bị sửa chữa, thay đổi ảnh hưởng đến giá trị vốn có ban đầu Tóm lại áp dụng tin học cơng tác lưu trữ tin học hay phần mềm cơng cụ trợ giúp cho người mang tính định tính khơng mang tính định lượng khơng thể thay người tất công việc - 3.2.3 Trong việc quản lý tài sản Đầu tư mua sắm phần mềm quản lý tài sản Hiện có số cơng ty phát triển thành công phần mềm quản lý tài sản mang lại hiệu quản tốt số quan, mà phổ biến Phần mềm Quản lý tài sản FA-BigTime - Phần mềm quản lý tài sản công cụ giúp đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước quản lý đầy đủ, chi tiết tài sản đầu tư mua sắm theo quy định nhà nước Phần mềm có ưu điểm chạy hồn tồn tảng Web, liệu quản lý tập trung người dùng truy cập nơi đâu thời gian Phần mềm quản lý tài sản cố định FA-BigTime xây dựng phát triển theo: - Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC Thơng tư số 203/2009/TT-BTC quản lý, tính hao mịn trích khấu hao tài sản cố định - Thông tư 89/2010/TT-BTC hướng dẫn chế độ báo cáocông khai quản lý, sử dụng tài sản nhà nước - Thông tư 09/2012/TT-BTC việc sửa đổi, bổ sung Thông tư 245/2009/TT-BTC quy định thực nội dung Nghị định 52/2009/NĐ-CP - Thông tư 162/2014/TT-BTC ngày 06/11/2014 quy định chế độ quản lý, tính hao mịn tài sản cố định quan Nhà nước, đơn vị nghiệp cơng lập tổ chức có sử dụng ngân sách Nhà nước - Đặc biệt, sản phẩm xây dựng tảng công nghệ đại - Cơng nghệ điện tốn đám mây, giải pháp hiệu công tác quản lý thống nhất, toàn khối lượng tài sản từ cấp Tỉnh đến đơn vị hành nghiệp tỉnh Với tính như: - Hỗ trợ tối đa cơng tác tin học hóa nghiệp vụ quản lý TSCĐ đơn vị hệ thống quản lý TSCĐ đơn vị ngành dọc - Tổng hợp tình hình quản lý, sử dụng tài sản cố định đơn vị cấp dưới, phận đơn vị - Công cụ quản lý tài sản cố định hữu hiệu cho đơn vị Hành nghiệp - Theo dõi dễ dàng việc đăng ký tài sản, đăng ký thông tin biến động tăng/giảm nguyên giá tài sản, bán, thu hồi, lý, tiêu hủy TSCĐ đơn vị - Theo dõi giá trị khấu hao, hao mòn tài sản theo tháng năm - Tạo lập, kết xuất báo cáo kiểm kê TSCĐ theo yêu cầu - Tổng hợp liệu báo cáo hệ thống TSCĐ theo cấp bậc đơn vị quản lý: Báo cáo tổng hợp chi tiết tình hình tăng, giảm, trạng sử dụng TSCĐ; Báo cáo công khai kế hoạch mua sắm tài sản,công khai quản lý, sử dụng TSCĐ; công khai cho thuê TSCĐ; Công khai điều chuyển, lý, bán, chuyển nhượng, thu hồi, tiêu hủy tài sản nhà nước Chính giúp khắc phục hạn chế phần mềm quản lý cũ MISA Mimosa.NET 2012 3.2.4 Áp dụng chữ ký số việc quản lý văn phát hành văn điện tử Chữ ký số - Là dạng chữ ký điện tử với việc sử dụng cơng nghệ mã khóa cơng khai (RSA), giải pháp hữu hiệu để đảm bảo tính xác thực, an tồn, bảo mật toàn vẹn liệu văn điện tử giao dịch điện tử môi trường mạng Cùng với q trình đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu quan nhà nước, việc triển khai ứng dụng chữ ký số chun dùng góp phần xây dựng mơi trường làm việc đại, minh bạch cải cách hành chính, phát triển Chính quyền điện tử Mới đây, Bộ Khoa học Công nghệ (KH&CN) phê duyệt kế hoạch triển khai chữ ký số chuyên dùng Bộ KH&CN năm 2018 Quyết định số 414/QĐBKHCN ngày 01 tháng năm 2018 phê duyệt kế hoạch triển khai chữ ký số chuyên dùng Bộ KH&CN năm 2018 Theo đó, hết năm 2018 hồn thành triển khai chữ ký số quan Bộ Mục đích kế hoạch nâng cao tính an tồn, bảo mật tin cậy văn điện tử trao đổi qua môi trường mạng, nâng cao hiệu phục vụ công tác đạo, điều hành Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị thuộc Bộ KH&CN Tăng cường sử dụng văn điện tử, hạn chế sử dụng văn giấy quan Bộ KH&CN thông qua việc sử dụng chữ ký số, đảm bảo an toàn liệu cho ứng dụng thư điện tử, phần mềm ứng dụng cập nhật, trao đổi liệu qua mạng Thực đạo Thủ tướng Chính phủ Quyết định số 28/2018/QĐTTg ngày 12/7/2018 việc gửi nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước, từ ngày 16 tháng năm 2019 Bộ Khoa học Công nghệ phát hành văn có chữ ký số Bộ gửi đến bộ, ngành, địa phương đơn vị có liên quan thơng qua Trục liên thông văn quốc gia (Công văn số 1039/BKHCN-VP ngày 12 tháng năm 2019 việc triển khai phát hành văn điện tử Bộ Khoa học Công nghệ.) Theo Công văn số 2887/VPCP-KSTT ngày 09 tháng năm 2019 Văn phịng Chính phủ việc gửi nhận văn điện tử có ký số Trục liên thơng văn quốc gia Bộ Khoa học Công nghệ số quan tích hợp đáp ứng Thơng tư 01/2019/BNV điểm đáng khích lệ cơng tác hành Bộ nói chung Văn phịng Bộ nói riêng Căn Quyết định số 392/QĐ-BKHCN ngày 28 tháng 02 năm 2019 việc ban hành quy chế tạm thời quản lý, vận hành sử dụng Hệ thống quản lý văn điều hành Bộ Khoa học Công nghệ Hiện Văn phịng Bộ tích cực triển khai thực áp dụng chữ ký số văn điện tử, Phịng Hành Lưu trữ Phịng Tổng hợp – Thư ký hai phận trực tiếp đảm nhận công việc Sơ đồ sử dụng chữ ký số việc quản lý văn phát hành văn Bộ KH&CN thực theo Thông tư số 01/2019/BNV Bộ Nội vụ sau: (Xem phụ lục số 07) Bên cạnh kết nêu trên, việc ứng dụng chữ ký số cò gặp nhiều khó khăn, nhận thức thói quen người sử dụng Để ứng dụng triệt để chữ ký số, trao đổi quan nhà nước phải triển khai hồn tồn theo hình thức điện tử Trong đó, trao đổi điện tử quan nhà nước mức khởi đầu, chưa thực trở thành cơng cụ thống Đối với văn nhà nước, văn giấy với chữ ký “tươi” “con dấu đỏ” xem minh chứng cho hiệu lực văn Văn điện tử Chính phủ cơng nhận có giá trị tương đương thực tế chưa người dùng sử dụng quen Mặt khác, hạ tầng chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ đứng trước yêu cầu cần mở rộng quy mô nâng cao lực phục vụ Cần xây dựng chế xác thực liên thông hệ thống chứng thực chữ ký số cho quan nhà nước với chữ ký số cho doanh nghiệp, với gia tăng số lượng chứng thư số cấp phát năm mở rộng phạm vi cấp phát cho Bộ, ngành địa phương yêu cầu cần thiết Để triển khai ứng dụng tốt việc sử dụng chữ ký số, quan, đơn vị cần bảo đảm yếu tố: Hạ tầng CNTT với hệ thống mạng hoạt động ổn định, đường truyền tốc độ cao kết nối mạng truyền số liệu mạng Internet; Nguồn nhân lực cán chuyên trách CNTT Bộ phận chuyên trách CNTT có khả hỗ trợ người dùng đơn vị Đồng thời làm tốt công tác phổ biến, tuyên truyền chủ trương, quy định Nhà nước đến đội ngũ cán cơng chức, viên chức; Hồn thiện hạ tầng kỹ thuật CNTT đáp ứng yêu cầu; Hỗ trợ kỹ thuật kịp thời đầy đủ trình ứng dụng chữ ký số quan nhà nước cấp Các quan, đơn vị cần ban hành quy định, quy chế quản lý, lưu trữ sử dụng chữ ký số, phấn đấu bước xây dựng Bộ ngày phát triển Phát biểu ý kiến buổi lễ Khai trương Trục liên thông văn quốc gia, Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc cho rằng: Trước hết ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn Huy động sử dụng hiệu nguồn lực để tập trung nâng cấp, hoàn thiện phần mềm quản lý văn triển khai hạ tầng kỹ thuật đồng phục vụ liên thông gửi/nhận văn điện tử, khắc phục tình trạng số quan, văn thư nhận văn giấy tờ không nhận văn điện tử dẫn đến việc phải đợi điện tử để tiếp nhận, xử lý Chú trọng công tác truyền thơng nâng cao nhận thức tồn xã hội liên thơng gửi/nhận văn điện tử nói riêng, phát triển Chính phủ điện tử nói chung Trong đó, đối tượng, mục tiêu chủ yếu hoạt động truyền thông phải hệ thống cán công chức quan hành nhà nước.3 Thủ tướng phát biểu lễ khai trương Trục Liên thông văn quốc gia (Ảnh: Quang Hiếu) *Tiểu kết: Có thể khẳng định việc đại hóa cơng tác văn phịng cách toàn diện yêu cầu cấp thiết có ý nghĩa quan trọng Trước tiên cần nâng cao nhận thức CBCC từ Lãnh đạo đến nhân viên vai trị đại hóa cơng tác văn phòng; Đẩy mạnh ứng dụng CNTT lĩnh vực cơng tác văn phịng; Chuẩn hóa người chế độ sách CBCC văn phịng;; Áp dụng chữ ký số xử lý văn Văn phòng Bộ Trên số giải pháp Trích Báo nhân dân ngày 12 tháng năm 2019 để tài nghiên cứu đưa ra, mong số giải pháp giúp cho cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ ngày tốt KẾT LUẬN Sau thời gian 02 tháng thực tập Văn phòng Bộ KH&CN, hướng dẫn giúp đỡ tận tình lãnh đạo, chun viên phịng Hành – Lưu trữ cán bộ, cơng chức văn phịng, em tiếp thu nhiều kinh nghiệm kiến thức bổ ích Được trực tiếp làm việc cơng tác hành văn phịng giúp em có nhìn rõ nét chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Bộ Qua trình thực tập, em nhận thức rõ đầy đủ tầm quan trọng, vị trí Văn phịng quan, tổ chức Văn phịng đóng vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức Vị trí Văn phịng cầu nối phận, phòng ban, đơn vị quan; trung tâm xử lý, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, giúp thủ trưởng quan có định đắn góp phần vào phát triển chung quan Cùng với phát triển Khoa học - Công nghệ, đặc biệt thành tựu tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông mở rộng quan hệ kinh tế hội nhập với cộng đồng quốc tế vấn đề đại hố Văn phịng trở thành yêu cầu thiết không riêng quan, tổ chức để hội nhập khẳng định vị trí Đặc biệt hướng dẫn trực tiếp Anh Trương Khánh Tồn – Trưởng phịng Hành – Lưu trữ, em hiểu rõ công tác lập hồ sơ, chỉnh lí tài liệu ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học Cơng nghệ giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm hoạt động làm việc sau cơng tác hành văn phịng Đây coi học quý báu, hội cho em rèn luyện thêm kĩ làm việc, chuẩn bị hành trang trường Đây hội để em làm quen với môi trường làm việc trình thực tập củng cố cho em lòng tin u thêm ngành học chọn, từ có ý thức phấn đấu vươn lên học tập Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Lãnh đạo Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ; đặc biệt Lãnh đạo chuyên viên Phịng Hành – Lưu trữ; Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp này./ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO A Tài liệu văn quy phạm pháp luật Nghị định số 95/2017/NĐ-CP Chính phủ ngày 16 tháng năm 2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Khoa học Công nghệ Quyết định số 288/QĐ-BKHCN ngày 01 tháng 02 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ việc ban hành quy chế Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30/12/2013 Bộ KH&CN Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ Báo cáo số 1324/BC-BKHCN ngày 09 tháng năm 2018 tình hình thực Luật lưu trữ từ năm 2012 đến năm 2017 Công văn số 1039/BKHCN-VP ngày 12 tháng năm 2019 việc triển khai phát hành văn điện tử Bộ Khoa học Công nghệ Quyết định số 392/QĐ-BKHCN ngày 28 tháng 02 năm 2019 việc ban hành Quy chế tạm thời quản lý, vận hành sử dụng Hệ thống quản lý văn điều hành Bộ Khoa học Công nghệ Quyết định số 414/QĐ-BKHCN ngày 01 tháng năm 2018 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ việc phê duyệt kế hoạch triển khai chữ kí số chuyên dùng Bộ Khoa học Công nghệ năm 2018 Quyết định số 3951/QĐ-BKHCN ngày 25 tháng 12 năm 2018 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ việc ban hành kế hoạch kiểm soát thủ tục hành năm 2019 B Tài liệu chun mơn Đào Xuân Chúc (2006), Quản trị Văn phòng, Tập giảng, Hà Nội, (Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng) GS.TS Đồng Thị Thanh Phương (2009), Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị Hành văn phịng, NXB Thống kê Học viện Hành chính, Giáo trình Hành văn phịng quan nhà nước, NXB Khoa học & Kỹ thuật, Hà Nội -2009” Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản trị văn phịng, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành chánh Văn phòng , NXB Thống kê, Hà Nội