Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 6. Giả thuyết nghiên cứu 3 7. Phương pháp nghiên cứu 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4 1.1. Sự tồn tại tất yếu của văn phòng 4 1.2. Khái niệm về văn phòng 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa của văn phòng 6 1.3.1. Chức năng của văn phòng 6 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng 8 1.3.3. Ý nghĩa của công tác văn phòng 10 1.3.4. Tầm quan trọng của văn phòng 11 1.4. Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng 12 1.5. Sự cần thiết phải hiện đại hoá công tác văn phòng 12 1.6. Các tiêu chuẩn để đánh giá một văn phòng hiện đại 14 1.7. Nội dung của hiện đại hoá công tác văn phòng 15 1.7.1. Trang thiết bị kỹ thuật 16 1.7.2. Công tác Văn thư – Lưu trữ 18 1.7.3. Xử lý thông tin 23 1.7.4. Tổ chức bộ máy làm việc 25 Tiểu kết chương 1: 27 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH MTV KINH ĐÔ 28 2.1. Khái quát về Công ty TNHH MTV Kinh Đô 28 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát trển của công ty 28 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Kinh Đô 29 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng 31 2.2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 31 2.2.2. Chức năng nhiệm vụ 32 2.3. Thực trạng về hiện đại hóa văn phòng Công ty TNHH MTV Kinh Đô 34 2.3.1. Công tác Văn thư Lưu trữ 34 2.3.2. Xử lý thông tin 38 2.3.3. Tổ chức lao động tại văn phòng 38 2.3.4. Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác văn phòng 40 Tiểu kết chương 2: 41 CHƯƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HIỆN ĐẠI HOÁ VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH MTV KINH ĐÔ 42 3.1. Nhận xét chung 42 3.1.1. Nhận xét chung về hoạt động của văn phòng Công ty TNHH MTV Kinh Đô 42 3.1.2. Những vấn đề cần giải quyết để khắc phục những hạn chế trên 44 3.2. Một số giải pháp về hiện đại hoá công tác văn phòng Công ty TNHH MTV Kinh Đô 44 3.2.1. Đầu tư các trang thiết bị đa năng phục vụ cho công tác văn phòng 45 3.2.2. Tổ chức nhân sự 46 3.2.3. Bố trí nơi làm việc một cách khoa học, hợp lý 48 3.2.4. Hiện đại hoá công tác quản lý văn bản 49 Tiểu kết chương 3: 49 KẾT LUẬN 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 51
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập đề tài: “hiện đại hóa văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đơ” cơng trình nghiên cứu riêng cá nhân hướng dẫn giảng viên hướng dẫn Các nội dung nghiên cứu, số liệu kết báo cáo hoàn toàn trung thực Nếu phát có gian lận nào, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung nghiên cứu Sinh viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt TNHH MTV Nguyên nghĩa Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trên đường hội nhập Quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thơng tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội Văn phòng vấn đề xử lý thông tin Nếu trước Văn phòng hiểu loại hình lao động giấy tờ, hành vụ, giản đơn Thì ngày nay, điều kiện kinh tế thị trường với bùng nổ thơng tin cách mạnh mẽ, Văn phòng coi loại hình lao động thơng tin với tính sáng tạo ngày tăng Xác định tầm quan trọng cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng văn thư - lưu trữ tổ chức, doanh nghiệp Để trì hiệu hoạt động hiệu tổ chức, doanh nghiệp cơng tác hành Văn phòng ln có vai trò quan trọng thực mục tiêu Bên cạnh đó, nhu cầu thực tế việc phát triển, ứng dụng khoa học công nghệ đại lĩnh vực sản xuất, quản lý kinh tế văn hoá đất nước ta to lớn Và việc đáp ứng cách tích cực nhu cầu mang lại đóng góp quan trọng nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, bối cảnh phát triển giới đại Để thực mục tiêu trước tiên phải trọng từ sở, việc phải xây dựng văn phòng tổ chức, doanh nghiệp phải đủ mạnh văn phòng xem đầu não quan, tổ chức, có vị trí quan trọng tổ chức, doanh nghiệp Trong phải ln trọng vào việc đầu tư, xây dựng, củng cố việc “Hiện đại hố” cơng tác văn phòng để khơng ngừng nâng cao hiệu hoạt động văn phòng, đóng góp cho thắng lợi tổ chức doanh nghiệp Chính mà thời gian gần thường xuất cụm từ “Văn phòng điện tử” “Văn phòng khơng giấy” hay “Cơng nghệ văn phòng” để mơ tả văn phòng đại Như ta thấy hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng kết hoạt động tổ chức, doanh nghiệp Vì cần phải có đội ngũ cán văn phòng đào tạo đến trình độ cao, để theo kịp thời đại, đưa tổ chức, doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ Do tơi lựa chọn: “Hiện đại hóa văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đô” làm đề tài báo cáo thực tập Trong thời gian thực tập Công ty TNHH MTV Kinh Đô nhận giúp đỡ tận tình anh chị cơng ty với giúp đỡ nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với thực tế công việc Mặc dù có nhiều cố gắng thời gian thực tập kiến thức thực tế nhiều hạn chế Vì trình thực tập báo cáo thực tập không tránh khỏi thiếu sót Tơi mong q thầy bạn bè đóng góp ý kiến để báo cáo hoàn thiện Lịch sử nghiên cứu Vấn đề đại hóa văn phòng thu hút quan tâm nhiều nhà khoa học có nhiều giáo trình, sách, báo cơng trình nghiên cứu khoa học nhiều tác giả khác Mục tiêu nghiên cứu - Làm rõ cần thiết, ý nghĩa đại hóa văn phòng cơng ty - Phân tích thực trạng đại hóa văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đơ - Đưa số giải pháp hồn thiện cơng tác ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đô Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu, đề tài cần tập trung giải số nhiệm vụ sau: - Hệ thống hóa số lý luận việc đại hóa văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đơ - Phân tích thực trạng cơng tác văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đơ, từ đánh giá phát vấn đề cần phải giải - Đề xuất giải pháp nhằm đại hóa văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đơ Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Hiện đại hóa văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đô + Về không gian nghiên cứu: Báo cáo tập trung nghiên cứu số giải pháp đại hóa văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đơ + Về nội dung nghiên cứu: Báo cáo đưa số giải pháp nhằm đại hóa văn phòng Công ty TNHH MTV Kinh Đô Giả thuyết nghiên cứu Hiện đại hóa văn phòng nội dung Công ty TNHH MTV Kinh Đô quan tâm Hiện đại hóa văn phòng cơng ty có chuyển biến tích cực bên cạnh khơng tránh khỏi hạn chế định Phương pháp nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu giải nhiệm vụ nghiên cứu, đề tài sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp - Phương pháp điều tra để thu thập thông tin, tư liệu từ phòng ban cơng ty Cấu trúc đề tài Ngoài lời cam đoan, mục lục, danh mục từ viết tắt, mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, báo cáo có nội dung kết cấu gồm chương: Chương 1: Lý luận chung việc đại hóa cơng tác văn phòng Chương 2: Thực trạng cơng tác văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đơ Chương 3: Một số giải pháp đại hóa văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đô NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ HIỆN ĐẠI HỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Sự tồn tất yếu văn phòng Bất kỳ tổ chức tồn hướng đến mục tiêu định Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài tuỳ thuộc vào tính chất hoạt động mà lĩnh vực mà tổ chức tham gia môi trường tồn tổ chức Muốn đạt mục tiêu tổ chức cần quản trị khoa học, hợp lý Các nhà quản trị phải định hướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt yếu tố cấu thành theo cấu định điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề cho tổ chức Như nhà quản trị phải tham gia nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, quy mơ trình độ phát triển tổ chức tăng cường Để định mục tiêu phát triển điều hành tổ chức hoạt động theo mục tiêu, quản trị phải có nhiều thơng tin liên quan đến nhu cầu tồn tổ chức, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm yếu tố có tổ chức tác động môi trường đến trình thực mục tiêu Khơng dừng lại chỗ có thơng tin, nhà quản trị cần phải xử lý tổng hợp thông tin thu thập để tạo thơng tin hữu ích cho việc định Đồng thời họ phải chuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng Nếu để nhà quản trị tham gia vào hoạt động thu, xử lý tổng hợp thông tin hội định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt động chung tổ chức Để giúp nhà quản trị có thơng tin đầy đủ, xác kịp thời, tổ chức hình thành máy văn phòng để trợ giúp nhà quản trị việc thu, xử lý, bảo quản, chuyển tải sử dụng thông tin đảm bảo định đảm bảo điều kiện vật chất cho nhà quản trị hoạt động Như văn phòng phận thiếu quan đơn vị nào, dù quan đơn vị có hoạt động lĩnh vực văn phòng cơng cụ trợ giúp đắc lực cho hoạt động điều hành quản lý Văn phòng đóng vai trò định hoạt động quan đơn vị nên việc tổ chức văn phòng phải nghiên cứu, xếp cho hợp lý Văn phòng tồn tất yếu khách quan theo yêu cầu nhà quản trị Tuỳ theo tính chất, quy mơ hoạt động tổ chức mà văn phòng thành lập theo hình thức phù hợp 1.2 Khái niệm văn phòng Văn phòng tồn gắn với loại hình, cấu tổ chức để trợ giúp cho nhà quản trị nên việc xác định phạm vi độc lập văn phòng mang tính chất tương đối Trên sở xác định văn phòng theo cách sau đây: - Theo nghĩa rộng: (hay gọi văn phòng tồn bộ) văn phòng bao gồm tồn bộ máy quản lý đơn vị từ cấp cao đến sở với nhân làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức; bao gồm toàn sở vật chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng tồn có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phòng (ví dụ văn phòng Quốc Hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng tổng cơng ty ) quan đơn vị có quy mơ nhỏ văn phòng thường phòng hành tổng hợp - Theo nghĩa hẹp: (hay gọi văn phòng chức năng) bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao; phận cầu thành cấu tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức khơng phải pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại Dù theo nghĩa văn phòng thực thể tồn khách quan có hệ thống cấu tổ chức điều hành theo mục tiêu định Nhưng thơng thường văn phòng tồn theo nghĩa hẹp chấp thuận nhiều để tránh trùng lắp với tổ chức (cơ quan, đơn vị ) việc xác định chức năng, nhiệm vụ, địa vị pháp lý văn phòng Mặc dù văn phòng thể hiểu theo nhiều cách khác có đặc điểm chung là: + Văn phòng máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan Ở quan đơn vị có quy mơ lớn máy văn phòng gồm nhiều phận với số lượng cán nhân viên cần thiết để thực hoạt động; quan đơn vị có quy mơ nhỏ, tính chất cơng việc đơn giản văn phòng gọn nhẹ mức tối thiểu + Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với sở vật chất định Quy mô yếu tố vật chất phụ thuộc vào quy mô hoạt động công tác văn phòng Với cách tiếp cận thấy tiếp cận theo cách chức bao quát mà khái niệm văn phòng khái quát sau: Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa văn phòng 1.3.1 Chức văn phòng Văn phòng thực thể tồn khách quan có điều kiện tồn thực thể nào, thông qua môi trường đặc trưng mà tồn Sự tồn phát triển tuỳ theo quy mơ tính chất hoạt động quan đơn vị mà tổ chức văn phòng hình thành lớn nhỏ khác Nhưng dù tổ chức theo cách văn phòng phải gắn liền với việc thực ba chức sau: Chức tham mưu Trong hoạt động quan đơn vị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan chủ quan, có yếu tố chủ quan thuộc người quản lý, muốn định mang tính khoa học, người quản lý cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến văn phòng chọn lọc cung cấp thông tin cho lãnh đạo định quản lý, từ hình thành hoạt động tham mưu Chức tham mưu chức nghiên cứu văn bản, quy định nhà nước ngành, nắm bắt kịp thời thông tin liên quan đến lĩnh vực hoạt động quan để tham mưu cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo đề định đạo, điều hành công việc; đưa phương án quản lý giúp cho hoạt động quan ngày hiệu Hoạt động cần thiết ln tỏ hữu hiệu mang tính chuyên vấn tính chuyên sâu trường hợp trợ giúp lãnh đạo Chức tham mưu thể nhiệm vụ cụ thể xây dựng quy chế làm việc tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác; thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức đề án; kiến nghị xử lý vấn đề thuộc chức lãnh đạo quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục, thể thức văn Chức tổng hợp Từ kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược lĩnh vực, đối tượng mà văn phòng đầu mối thu thập, phân tích, quản lý, sử dụng thơng tin phải tn theo ngun tắc, trình tự định, mang lại hiệu thiết thực cho công tác quan đơn vị Trong cơng tác văn phòng thơng tin đầu vào đóng vai trò quan trọng Việc thu thập thông tin xử lý thông tin phục vụ cho việc dự báo vấn đề xảy trình hoạt động quan đơn vị, giúp lãnh đạo có định đắn để kịp thời xử lý công việc Bên cạnh cơng tác thơng tin giúp lãnh đạo phân tích liệu thơng số để vạch chiến lược quan trọng lâu dài kế hoạch trung hạn ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu hoạt động Trong văn phòng, chức thơng tin tổng hợp khơng có tác dụng thiết thực đến chức tham mưu mà có vai trò thành công hay thất bại quan đơn vị Chính ý nghĩa to lớn chức này, nên quan, đơn vị luôn phải quan tâm củng cố đại hố cơng tác văn phòng Chú trọng đầu tư trang thiết bị thơng tin điện tử, hệ thống máy tính nối mạng internet, để đáp ứng với phát triển không ngừng lưu lượng thông tin ngày phong phú đa dạng Chức hậu cần 10 xác cao, theo sát cơng việc giải năm - Việc biên mục hồ sơ phục vụ cho việc tra tìm tài liệu kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt lâu dài quan Nhược điểm: Các đơn vị công ty chưa xem trọng việc lập hồ sơ cần thiết cơng tác thu thập, xếp tài liệu lộn xộn - Khi nộp vào lưu trữ chưa biên mục đầy đủ Các đơn vị không thống kê hồ sơ vào Mục lục hồ sơ nộp lưu - Trong quan văn đăng ký vào sổ tình trạng nhầm lẫn Sổ Cơng văn bao gồm nhiều loại như: Chỉ thị, Thông báo, gây khó khăn cho việc tra tìm • Bảo quản tài liệu lưu trữ: - Tất tài liệu quan đưa vào lưu trữ quan, bảo quản sau giải xong giai đoạn văn thư - Tình hình thu thập tài liệu vào kho lưu trữ quan làm theo chế độ Nhà nước - Theo quy định Nhà nước hồ sơ tài liệu thuộc công việc giải xong văn thư giao nộp vào lưu trữ quan để tra cứu sử dụng tiếp - Số lượng tài liệu quan không nhiều nên việc thu thập tài liệu đơn giản - Ưu, nhược điểm: công ty hầu hết tài liệu lưu trữ bảo quản điều kiện thông thường, phòng khơng có điều hồ, khơng có trang thiết bị để trì nhiệt độ máy hút bụi Các tài liệu xếp lên giá đựng tài liệu, cán lưu trữ thường xuyên vệ sinh chổi khăn lau 40 2.3.2 Xử lý thông tin Thông tin tri thức hữu hoạt động sản xuất hoạt động kinh tế, từ giai đoạn đầu văn minh nông nghiệp Nhưng phải chờ đến sản xuất cơng nghiệp kinh tế hàng hố phát triển cao từ kỷ XX đến nay, nhiều nhu cầu thông tin xử lý thông tin nảy sinh nhanh chóng đòi hỏi phải đáp ứng kịp thời Nhận thức điều toàn thể cán bộ, nhân viên văn phòng cơng ty trọng tới công tác thu thập xử lý thông tin Việc thu thập xử lý thông tin văn phòng khơng đơn từ sách báo, tạp chí, cơng văn, giấy tờ mà phần ứng dụng công nghệ thông tin vào vấn đề Đó việc chuyển thư từ, trao đổi phận nội văn phòng văn phòng với đơn vị phòng ban, phận khác sử dụng đường thư điện tử (Email), máy fax, thay cho việc phải chạy đi, chạy lại hay phải bưu điện để chuyển, gửi công văn giấy tờ tiết kiệm nhiều thời gian, công sức mà hiệu mang lại cao Các thông tin thu - phát nhanh chóng có phạm vi rộng Nó cho phép thực tự động hố quy trình xử lý thông tin theo yêu cầu hệ thống quản lý với hiệu cao tốc độ, độ xác, khả truyền dẫn, tìm kiếm, chọn lọc, lưu trữ phân tích Qúa trình xử lý thơng tin văn phòng tạo nên phối hợp nhịp nhàng ăn khớp phòng ban, phận với nhau, góp phần lớn vào việc nâng cao hiệu cơng việc tạo khơng khí hào hứng, sơi nhân viên q trình làm việc 2.3.3 Tổ chức lao động văn phòng Xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ giao lãnh đạo văn phòng phân cơng lao động cho phòng ban, phận, chuyên viên tương đối khoa học, hợp lý Dựa vào trình độ chun mơn mà cán bộ, nhân viên văn phòng đảm nhận lĩnh vực công tác riêng, chức danh, phù hợp với trình độ, khả năng, sở trường nhằm phát huy cách cao lực cán bộ, nhân viên văn phòng Lãnh đạo văn phòng có chương trình kế hoạch phân cơng công việc, gắn với chức danh hợp lý, 41 khơng có tượng chồng chéo cơng việc, người phải làm nhiều việc lúc, người q nhàn dỗi Nhìn chung chất lượng cơng tác tốt, người văn phòng hồn thành tốt nhiệm vụ giao Như việc bố trí lao động văn phòng hợp lý nên phát huy hiệu suất phòng ban văn phòng nói riêng tồn văn phòng nói chung Thực tốt cơng tác lập kế hoạch cử cán văn phòng tham gia chương trình đào tạo, bồi dưỡng Chính điều tạo điều kiện bồi dưỡng nâng cao lực, trình độ cán bộ, nhân viên văn phòng, giúp cho họ có hội tiếp cận, giao lưu học hỏi kinh nghiệm làm việc cho nhân viên Việc xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác Trưởng phòng trao đổi với Phó phòng báo cáo với Giám đốc ý kiến Phó phòng dự thảo chương trình công tác tháng, quý, tháng, năm báo cáo Giám đốc họp Sau Giám đốc cho ý kiến, Phó phòng thơng báo chương trình cơng tác tháng, q, tháng, năm cho tồn văn phòng biết thực Trong chương trình cơng tác nêu rõ nội dung công việc, đơn vị, người thực hiện, thời gian hồn thành Cán bộ, nhân viên, văn phòng cố gắng hoàn thành nhiệm vụ giao Nhiều tính chất cơng việc gấp gáp người văn phòng phải làm thêm ngày nghỉ, hay làm thêm để đảm bảo tiến độ công việc Việc theo dõi thực công tác tiền lương, tiền thưởng, nghỉ chế độ điều dưỡng vào bảo hiểm xã hội chế độ quy định Lãnh đạo văn phòng quan tâm tới đời sống tinh thần cán bộ, nhân viên, văn phòng Văn phòng có kế hoạch cụ thể cho việc thăm hỏi cán bộ, nhân viên chuyên viên ốm đau, phải vào bệnh viện Khơng có vậy, gia đình cán bộ, nhân viên có người thân đau ốm văn phòng tổ chức đến thăm hỏi động viên Về môi trường làm việc: Xét thấy việc xếp, bố trí phòng làm việc văn phòng chưa thực khoa học, hợp lý, chưa phù hợp với 42 văn phòng đại Xu văn phòng thường bố trí theo mặt mở, phòng ngăn cách vách ngăn, văn phòng cơng ty phòng làm việc tách biệt nhau, gây khó khăn cho việc trao đổi trực tiếp phòng ban, việc bố trí tốn diện tích chi phí quản lý 2.3.4 Trang thiết bị, cơng nghệ phục vụ cho cơng tác văn phòng Về văn phòng cơng ty, trang bị phục vụ cho cơng tác văn phòng đầy đủ Các thiết bị vật dụng, công nghệ thông tin tối thiểu như: máy tính, máy fax, điện thoại, máy in, máy scan, máy photocopy, máy huỷ tài liệu văn phòng trang bị đầy đủ để phục vụ cho cơng tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu cơng tác Hiện tất lãnh đạo, cán nhân viên văn phòng cơng ty làm việc máy vi tính Các máy nối mang diện rộng mạng nội Các phòng ban bố trí khoa học hợp lý với đầy đủ máy móc thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phòng Tính đến thời điểm tồn văn phòng có 18 máy vi tính, bình qn cán bộ, nhân viên sử dụng máy; 03 máy fax; 02 máy scan; 02 máy photocopy; 01 máy huỷ tài liệu Ngoài điện thoại, điều hoà nhiệt độ phòng làm việc trang bị đầy đủ Những đồ dùng thông dụng bàn ghế, tủ đựng tài liệu hồ sơ, giấy tờ thứ khơng thể thiếu văn phòng Bàn ghế tủ đựng tài liệu phòng làm việc lãnh đạo trang bị sang trọng Ngoài nhân viên văn phòng có tủ đựng hồ sơ, tài liệu riêng cho người Các vật dụng hàng ngày ghim, kẹp giấy cung cấp đầy đủ kịp thời cần thiết Nhưng có vấn đề mà lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nhiều có số máy móc văn phòng, máy vi tính mua sắm sử dụng thời gian dài nên cũ, thiếu tính thẩm mỹ chất lượng khơng cao dễ xảy cố gây cản trở công việc Để sử dụng quản lý tài sản vật tư thiết bị kỹ thuật công ty cách 43 hiệu văn phòng đặt quy định cụ thể sau: - Tất cán bộ, chuyên viên, nhân viên văn phòng có trách nhiệm bảo vệ cơng, chống lãng phí, khai thác sử dụng có hiệu quả, an toàn, tiết kiệm cho tài sản cơng ty - Khi ngồi phòng làm việc hết làm việc cán chuyên viên, nhân viên phải tắt điện, nước, tắt máy tính, máy in, máy photo, khố cửa phòng làm việc - Khơng sử dụng phương tiện làm việc công ty để làm việc riêng, gọi điện thoại ngoại tỉnh nước ngồi phải có ý kiến lãnh đạo văn phòng - Hàng năm phận hành chính, lãnh đạo văn phòng phải tiến hành kiểm kê tài sản, đánh giá tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị máy móc để đảm bảo cho hoạt động bình thường Nhìn chung tất cán bộ, nhân viên, văn phòng nghiêm chỉnh thực quy định mà công ty đưa Tiểu kết chương 2: Tác giả làm rõ thực trạng đại hóa văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đơ dựa sở lý luận chương Bên cạnh chương nêu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty văn phòng cơng ty Đồng thời nêu ưu nhược điểm việc đại hóa văn phòng cơng ty Chính mà sang chương tác giả đề cập đến số giải pháp nhằm đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đô 44 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HIỆN ĐẠI HỐ VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH MTV KINH ĐƠ 3.1 Nhận xét chung 3.1.1 Nhận xét chung hoạt động văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đơ Với kiến thức học trường Đại học Nội vụ Hà Nội với thời gian nghiên cứu tiếp xúc công việc thực tế công ty, tơi nhận thấy cơng tác văn phòng cơng việc thiếu gắn liền với trình phát triển tổ chức, doanh nghiệp Qua tìm hiểu cơng việc làm cơng ty thời gian nghiên cứu xin đưa số ưu điểm khuyết điểm công tác văn phòng cơng ty sau: Ưu điểm: - Văn phòng cơng ty ln đơn vị thực tốt chức tham mưu chức hậu cần đảm bảo sở vật chất cho quan hoạt động Văn phòng ln tạo điều kiện cho nhân viên học tập, nâng cao trình độ nhằm hồn thành tốt công việc giao cán làm cơng tác văn thư - Sự bố trí trang thiết bị văn phòng máy tính, máy phô tô, máy điện thoại… tạo thành khối liên hoàn, đảm bảo nguyên tắc kinh tế, thuận tiện, thẩm mỹ giúp ích nhiều cho giải cơng việc - Mơ hình văn thư tập trung đầu mối giúp cho việc xử lý văn như: đóng dấu, sao, lưu, chuyển giao văn cho phận thuận tiện nhanh chóng - Cán Văn thư người trực tiếp xử lý văn có nhiệm vụ quan trọng chuyển văn đến vị trí cần thiết Nhận thấy vai trò quan trọng cán làm cơng tác văn phòng nên từ khâu tuyển dụng, bố trí điều động nhân ln có xem xét khách quan bố trí người phù hợp với vị trí khả chuyên môn họ nhằm tạo điều kiện để cán nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 45 - Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ - Các quy trình soạn thảo văn cán chuyên trách thực tương đối khoa học quy định kỹ thuật soạn thảo văn Việc xắp xếp, phân cơng nhiệm vụ văn phòng hợp lý, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn - Tác phong làm việc cán bộ, nhân viên quan thực nghiêm túc, giấc, nội quy công ty Thực chức công ty theo phân công, xếp cơng việc - Q trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo quan Trưởng phòng đạo nhân viên thực cách khoa học, xác kịp thời giúp cung cấp thơng tin đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo - Quy trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo cơng ty Trưởng phòng đạo nhân viên thực cách khoa học, xác kịp thời giúp cung cấp thông tin đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo Đặc biệt thông tin thị trường Nhược điểm: Tuy nhiên, bên cạnh thuận lợi cơng tác hành văn phòng cơng ty mặt tồn mà văn phòng cần khắc phục - Do số lượng cán văn phòng hạn chế nên cán văn thư – lưu trữ phải kiêm nhiệm Do vậy, cán Văn thư tập trung vào công việc nên gây chồng chéo giải cơng việc - Diện tích văn phòng hẹp lại bố trí q nhiều bàn làm việc nhân viên bàn đặt máy vi tính nên làm giảm diện tích làm việc cho nhân viên ngày hè nóng Đây nguyên nhân làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc - Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phòng hạn chế cơng tác văn phòng gặp số khó khăn - Cơng tác văn thư chưa khoa học chỗ đăng ký chung cho định, hợp đồng đến công văn đến vào chung sổ điều gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu 46 - Trong công tác lưu trữ, nhân viên chưa có thói quen lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ phạm vi công việc giao vào lưu trữ hành Nên tìm hồ sơ hết hạn hợp đồng thường thời gian - Kinh phí phục vụ cho cơng tác Văn thư, lưu trữ hạn hẹp, phương tiện sử dụng bảo quản tài liệu kho lưu trữ thiếu, khơng đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc 3.1.2 Những vấn đề cần giải để khắc phục hạn chế + Giải pháp người quản lý cần phân công rõ ràng chức cá nhân phận văn phòng, theo dõi đơn đốc việc thực chức cho có hiệu Khơng cần chun mơn hố q sâu mà cần giao cho đối tượng cụ thể quản lý mảng cụ thể + Văn phòng cơng ty cần tăng cường chức tổng hợp đặc biệt tăng cường chức tham mưu Để ngày khẳng định tầm quan trọng vị trí văn phòng phải khơng ngừng phát huy khả hoạt động công tác tham mưu, tổng hợp + Việc phân chia chức cho cá nhân phận cần nghiên cứu kỹ lưỡng dực nhu cầu thực tế Văn phòng cơng ty công ty Nếu cần người lãnh đạo phải thay đổi chức cá nhân phận cho phù hợp + Việc theo dõi đôn đốc phận thực chức phân định quan trọng, thực điều tăng tính chun mơn cơng tác văn phòng từ tăng hiệu công việc Cần thiết phải thường xuyên giám sát, rút kinh nghiệm, thay đổi cho phù hợp điều kiện cụ thể công việc khả nhân viên 3.2 Một số giải pháp đại hố cơng tác văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đơ Qua thời gian thực tập văn phòng Cơng ty TNHH MTV Kinh Đô giúp đỡ tận tình ban lãnh đạo, tồn thể cán bộ, nhân viên, văn phòng Cùng với kiến thức trang bị trường vận dụng vào công tác văn phòng, số biện pháp nhằm đại hố cơng tác văn phòng 47 Cơng ty TNHH MTV Kinh Đô 3.2.1 Đầu tư trang thiết bị đa phục vụ cho cơng tác văn phòng Để nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng vấn đề mấu chốt cần ban lãnh đạo cơng ty nói chung văn phòng nói riêng quan tâm Trong q trình tìm hiểu tơi xin có vài ý kiến để tăng cường việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào văn phòng cơng ty sau: Trước tiên lãnh đạo công ty văn phòng cần có phương án đạo phòng, ban xây dựng cơng trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin tồn phòng ban nhanh chóng triển khai việc áp dụng quy trình để theo kịp trình độ phát triển cơng nghệ thông tin Muốn làm điều này, đội ngũ cán bộ, nhân viên, văn phòng cần không ngừng trau dồi kiến thức công nghệ thơng tin, thường xun cập nhật, tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin thông qua phương tiện thông tin đại chúng như: đài, mạng internet, báo, sách có kịp thời nắm bắt nhu cầu ngày cao cơng việc Tiếp đó, tiến hành đầu tư trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thơng tin hoạt động văn phòng như: đầu tư hệ thống máy tính thiết bị phụ trợ cho việc nối mạng nội Lan mạng diện rộng Wan Trong văn phòng nay, hầu hết phòng ban trang bị máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng Đây điều thuận lợi cho việc nâng cao hiệu làm việc nhân viên văn phòng, tạo điều kiện cho q trình trao đổi thơng tin liên lạc phòng ban với Xong thời gian sử dụng lâu số máy tính văn phòng khơng mới, nhiều xẩy cố gây cản trở đến công việc nhân viên Để khắc phục hạn chế văn phòng cần trọng việc mua sắm số máy tính thay cho máy tính cũ Cần thường xuyên kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ cho máy móc thiết bị văn phòng Bên cạnh cần đào tạo, bồi dưỡng, chuẩn bị, đội ngũ cán có đủ 48 chun mơn nghiệp vụ, trình độ cơng nghệ để sử dụng thiết bị đại, ứng dụng tiến công nghệ thông tin; bồi dưỡng kiến thức công nghệ thông tin cho cán văn phòng Trang bị cho lãnh đạo văn phòng máy máy vi tính cài đặt phần mềm quản lý phục vụ đắc lực cho công tác điều hành quản lý hoạt động nhân viên quyền hàng ngày mà không cần lại thời gian công sức Đối với phận văn thư, lưu trữ cần trang bị phần mềm quản lý tài liệu Đây điều quan trọng trang bị phần mềm phận văn thư giảm thiểu thời gian tra tìm quản lý tài liệu, cho phép giảm tối đa khơng gian, diện tích cất giữ tài liệu Mỗi máy vi tính cán lãnh đạo, nhân viên, chuyên viên văn phòng cần cài đặt mật riêng để khơng xảy tình trạng tiết lộ thông tin bảo vệ thông tin quan cách an toàn hiệu Việc đầu tư mua sắm trang thiết bị văn phòng cần thiết trang thiết bị đầy đủ, phương tiện đại góp phần khơng nhỏ vào việc bảo vệ sức khoẻ cho cán văn phòng, đồng thời tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái, u thích cơng việc nhân viên văn phòng 3.2.2 Tổ chức nhân Chất lượng hoạt động người yếu tố định chất lượng công việc, để nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng vần đề nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên làm cơng tác văn phòng phải coi nhân tố định tới việc nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng cơng ty Văn phòng tương lai đón nhận nhà quản trị văn phòng thơng minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao Ngồi phải nhân viên có trình độ ngoại ngữ giỏi, sử dụng thành thạo máy vi tính công nghệ thông tin Cần thay đổi nhận thức nhân viên văn phòng vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ cơng tác văn phòng hoạt động chung quan, từ giúp họ thấy vị trí tầm quan trọng 49 để kích thích họ nâng cao lực sáng tạo, tạo động hoạt động công ty Trong xu nay, nhu cầu phát triển mà tổ chức hoạt động văn phòng có hiệu chất lượng Từ u cầu cơng việc, nhu cầu trình độ chun mơn mà cần phải xếp cán cho hợp lý, tránh để xảy tình trạng làm việc khơng chun môn Những công việc thường xuyên tiếp xúc với thông tin, công văn, giấy tờ hoạt động nghiệp vụ khác nên bố trí đảm bảo cân đối cơng việc khả năng, nhằm mục đích tạo động lực thúc đẩy hoạt động, bảo đảm thời gian nâng cao hiệu cơng việc Văn phòng tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ lực có trình độ chun mơn cao để gánh vác cơng việc Vì khối lượng cơng việc văn phòn cơng ty nhiều, nguồn nhân lực thiếu dẫn đến tình trạng nhiều lãnh đạo phải kiêm nhiệm thêm nhiều việc Muốn thực điều văn phòng cần có kế hoạch thu hút nhân viên trẻ có lực thực thụ, động viên khuyến khích cán bộ, nhân viên lâu năm có kinh nghiệm chun mơn trọng vào đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực trẻ, để đảm bảo triển khai công việc vừa mang lại hiệu kinh tế, vừa đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Văn phòng nên khuyến khích việc học ngoại ngữ, tin học cho nhân viên văn phòng Với văn phòng đại, cách tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên quản lý cơng việc văn phòng có nhiều thay đổi Do cán công nhân viên, văn phòng cơng ty cần trọng bồi dưỡng nâng cao đào tạo Hàng năm phân tích đánh giá thực trạng trình độ cán bộ, đối chiếu với yêu cầu công tác để xây dựng lại máy theo hướng tiêu chuẩn hố, đồng thời cần có hình thức khen thưởng, kỷ luật kịp thời để khuyến khích cán cơng nhân viên Lãnh đạo cơng ty nói chung lãnh đạo văn phòng nói riêng cần quan tâm tới việc bố trí, sử dụng cán làm cơng tác văn phòng Cơng tác văn phòng cần phải đánh giá mức từ bố trí cán hợp lý, khoa học, phù hợp với lực, sở trường người Cần loại bỏ tình trạng sử dụng đội ngũ 50 cán thuộc lĩnh vực chuyên môn khác sang đảm nhiệm công tác văn phòng Cơng tác cần có người có trình độ chun mơn nghiệp vụ quản lý văn phòng Đối với cán thuyên chuyển sang làm cơng tác văn phòng cơng ty cần có kế hoạch đào tạo, đào tạo lại bồi dưỡng kiến thức quản lý văn phòng, việc mở lớp đào tạo ngắn hạn Và để đội ngũ cán bộ, chuyên viên văn phòng tận tâm tận lực với nhiệm vụ giao, hết lòng phục vụ phát triển cơng ty ban lãnh đạo cơng ty cần quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần hội viên văn phòng Vì thực tế mức lương nhân viên văn phòng khơng đảm bảo để họ ổn định sống, yên tâm hoàn thành nhiệm vụ giao Đồng thời cần quan tâm đến sách phúc lợi, nhu cầu tinh thần nhân viên từ tạo cho họ tâm lý thoải mái yên tâm với cơng việc 3.2.3 Bố trí nơi làm việc cách khoa học, hợp lý Việc bố trí nơi làm việc văn phòng cơng ty đạt yêu cầu chưa thực khoa học hợp lý Xét phương diện văn phòng đại lãnh đạo văn phòng cơng ty cần có kế hoạch nghiên cứu, bố trí nơi làm việc cho tiện lợi dễ dàng q trình làm việc Nhìn chung, việc bố trí bàn làm việc văn phòng tương đối thuận tiện, xong vị trí phòng chưa thực hợp lý Trong văn phòng, người chủ thể sáng tạo để nâng cao tinh thần làm việc nhân viên văn phòng nên xếp phận có liên quan đến gần tạo tiện lợi trao đổi công việc Để khắc phục tồn nâng cao chất lượng cơng việc văn phòng lãnh đạo văn phòng cần trọng đến việc tạo môi trường làm việc khoa học Vì phòng làm việc cán nhân viên văn phong đủ để xếp trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc Hướng ngồi chủ yếu quay cửa nên dễ ảnh hưởng tiếng ồn người qua lại Tại phòng làm việc nhân vên thường bi ánh sáng trực tiếp chiếu vào 51 nhiều gây cảm giác khó chịu cho nhân viên Để khắc phục nhược điểm lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch đầu tư hệ thống cửa kính để vừa ngăn ánh sáng trực tiếp, vừa ngăn tiếng ồn 3.2.4 Hiện đại hố cơng tác quản lý văn Nhu cầu phát triển kinh tế - văn hoá – xã hội đất nước thúc đẩy hoạt động lĩnh vực quản lý ngày phải soạn thảo xử lý khối lượng văn đồ sộ Cơng ty có số lượng văn ban hành hàng năm lớn, đại hố công tác quản lý văn điều cần thiết Để làm điều văn phòng cần phải lắp đặt trang thiết bị giới hố, tự động hố cơng tác soạn thảo xử lý văn văn phòng cơng ty Vì thực chất hoạt động quản lý văn gắn liền với mục đích tra tìm, đặt nhiệm vụ phải thiết kế hệ thống liệu quản lý tự động hố Văn phòng nên bước đầu tư mua sắm máy móc thiết bị phục vụ việc nhận, gửi công văn, máy bóc phong bì, hủy phong bì tự động hay dùng băng chuyền tự động hệ thống vận chuyển nén để chuyển cơng văn tài liệu Văn phòng cần trang bị phần mềm quản lý liệu để tiện cho việc tra tìm phục vụ Tiểu kết chương 3: Ở chương tác giả đánh giá chung khách quan hoạt động công ty đưa biện pháp nhằm đại hóa văn phòng cơng ty nâng cao hiêu cơng việc Công ty TNHH MTV Kinh Đô 52 KẾT LUẬN Trong thời gian nghiên cứu tìm hiểu Văn phòng Cơng ty TNHH Một thành viên Kinh Đơ tơi rút nhiều kinh nghiệp thực tế, học hỏi nhiều thêm văn hố cơng sở, văn hố doanh nghiệp tự rèn luyện cho phong cách làm việc khoa học hơn, nhanh chóng, cẩn thận, xác mà hiệu Qua tiếp xúc với thực tiễn thấy lý thuyết thực tế có độ chênh định việc triển khai nghiệp vụ quan lại khác nội dung tập tơi tập trung đề cập tới vấn đề thực tế phát sinh quan nên không tránh khỏi thiết sót Tơi mong nhận nhận xét góp ý thầy cho báo cáo thực tập để đề tài hoàn thiện Qua đây, cho phép gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy trường ĐH Nội vụ Hà Nội cho kiến thức vơ hữu ích Đồng thời tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo tồn thể cán cơng nhân viên cơng ty TNHH MTV Kinh Đô tạo điều kiện thuận lợi mặt bảo tận tình giúp tơi hồn thành đợt nghiên cứu quan trọng 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO GS TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo, Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Lao động xã hội; Phạm Thị Thanh, tin học ứng dụng quản trị văn phòng lưu trữ; Vương Thị Kim Thanh, Giáo trình Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê; PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2001), Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng, NXB Thống kê Hà Nội; PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội; PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội; Những văn liên quan đến hoạt động Công ty TNHH MTV Kinh Đô Các tài liệu khác từ nguồn Internet 54 ... nhiều cố gắng thời gian thực tập kiến thức thực tế nhiều hạn chế Vì trình thực tập báo cáo thực tập khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi mong q thầy bạn bè đóng góp ý kiến để báo cáo hoàn thiện Lịch sử... Kinh Đô” làm đề tài báo cáo thực tập Trong thời gian thực tập Công ty TNHH MTV Kinh Đô nhận giúp đỡ tận tình anh chị cơng ty với giúp đỡ nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với thực tế cơng việc... lục, danh mục từ viết tắt, mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, ngồi báo cáo có nội dung kết cấu gồm chương: Chương 1: Lý luận chung việc đại hóa cơng tác văn phòng Chương 2: Thực trạng