BÁO cáo THỰC tập: hiện đại hóa văn phòng Công ty TNHH MTV Kinh Đô

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 6. Giả thuyết nghiên cứu 3 7. Phương pháp nghiên cứu 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4 1.1. Sự tồn tại tất yếu của văn phòng 4 1.2. Khái niệm về văn phòng 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa của văn phòng 6 1.3.1. Chức năng của văn phòng 6 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng 8 1.3.3. Ý nghĩa của công tác văn phòng 10 1.3.4. Tầm quan trọng của văn phòng 11 1.4. Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng 12 1.5. Sự cần thiết phải hiện đại hoá công tác văn phòng 12 1.6. Các tiêu chuẩn để đánh giá một văn phòng hiện đại 14 1.7. Nội dung của hiện đại hoá công tác văn phòng 15 1.7.1. Trang thiết bị kỹ thuật 16 1.7.2. Công tác Văn thư – Lưu trữ 18 1.7.3. Xử lý thông tin 23 1.7.4. Tổ chức bộ máy làm việc 25 Tiểu kết chương 1: 27 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH MTV KINH ĐÔ 28 2.1. Khái quát về Công ty TNHH MTV Kinh Đô 28 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát trển của công ty 28 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Kinh Đô 29 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng 31 2.2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 31 2.2.2. Chức năng nhiệm vụ 32 2.3. Thực trạng về hiện đại hóa văn phòng Công ty TNHH MTV Kinh Đô 34 2.3.1. Công tác Văn thư Lưu trữ 34 2.3.2. Xử lý thông tin 38 2.3.3. Tổ chức lao động tại văn phòng 38 2.3.4. Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác văn phòng 40 Tiểu kết chương 2: 41 CHƯƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HIỆN ĐẠI HOÁ VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH MTV KINH ĐÔ 42 3.1. Nhận xét chung 42 3.1.1. Nhận xét chung về hoạt động của văn phòng Công ty TNHH MTV Kinh Đô 42 3.1.2. Những vấn đề cần giải quyết để khắc phục những hạn chế trên 44 3.2. Một số giải pháp về hiện đại hoá công tác văn phòng Công ty TNHH MTV Kinh Đô 44 3.2.1. Đầu tư các trang thiết bị đa năng phục vụ cho công tác văn phòng 45 3.2.2. Tổ chức nhân sự 46 3.2.3. Bố trí nơi làm việc một cách khoa học, hợp lý 48 3.2.4. Hiện đại hoá công tác quản lý văn bản 49 Tiểu kết chương 3: 49 KẾT LUẬN 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 51

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập đề tài: “hiện đại hóa văn phòng Công

ty TNHH MTV Kinh Đô” là công trình nghiên cứu của riêng cá nhân tôi dưới

sự hướng dẫn của giảng viên hướng dẫn Các nội dung nghiên cứu, số liệu và kếtquả trong báo cáo là hoàn toàn trung thực Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lậnnào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung nghiên cứu của mình

Sinh viên

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ

và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòngcũng như vấn đề về xử lý thông tin Nếu trước kia Văn phòng được hiểu là loạihình lao động giấy tờ, hành chính sự vụ, giản đơn Thì ngày nay, trong điều kiệnnền kinh tế thị trường với sự bùng nổ thông tin một cách mạnh mẽ, Văn phòngđược coi là loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo ngày càng tăng Xácđịnh được tầm quan trọng của các cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng -văn thư - lưu trữ trong các tổ chức, doanh nghiệp Để duy trì hiệu quả hoạt độnghiệu quả của các tổ chức, doanh nghiệp thì công tác hành chính Văn phòng luôn

có vai trò quan trọng trong thực hiện mục tiêu

Bên cạnh đó, nhu cầu thực tế của việc phát triển, ứng dụng khoa học côngnghệ hiện đại trong mọi lĩnh vực sản xuất, quản lý kinh tế và văn hoá của đấtnước ta hiện nay là rất to lớn Và việc đáp ứng một cách tích cực các nhu cầu đó

sẽ mang lại những đóng góp quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiệnđại hoá đất nước, trong bối cảnh phát triển của thế giới hiện đại Để thực hiệnmục tiêu này trước tiên phải chú trọng từ cơ sở, đó là việc phải xây dựng mộtvăn phòng trong mọi tổ chức, doanh nghiệp phải đủ mạnh vì văn phòng đượcxem là đầu não của cơ quan, tổ chức, nó có vị trí cực kỳ quan trọng trong mỗi tổchức, doanh nghiệp Trong đó phải luôn chú trọng vào việc đầu tư, xây dựng,củng cố việc “Hiện đại hoá” công tác văn phòng để không ngừng nâng cao hiệuquả hoạt động của văn phòng, đóng góp cho thắng lợi của tổ chức cũng nhưdoanh nghiệp Chính vì vậy mà trong thời gian gần đây thường xuất hiện cáccụm từ “Văn phòng điện tử” “Văn phòng không giấy” hay “Công nghệ vănphòng” để mô tả một văn phòng hiện đại Như vậy ta thấy rằng hoạt động củavăn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng trong kết quả hoạt động của tổchức, doanh nghiệp Vì thế cần phải có một đội ngũ cán bộ văn phòng được đàotạo đến trình độ cao, để theo kịp thời đại, đưa tổ chức, doanh nghiệp mình phát

triển mạnh mẽ Do đó tôi đã lựa chọn: “Hiện đại hóa văn phòng Công ty

TNHH MTV Kinh Đô” làm đề tài báo cáo thực tập của tôi.

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH MTV Kinh Đô tôi luôn nhậnđược sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong công ty cùng với sự giúp đỡ củanhà trường đã tạo điều kiện cho tôi tiếp xúc với thực tế công việc Mặc dù cónhiều cố gắng nhưng do thời gian thực tập và kiến thức thực tế còn nhiều hạnchế Vì vậy trong quá trình thực tập cũng như trong bài báo cáo thực tập của tôikhông tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong quý thầy cô và bạn bè đóng góp

ý kiến để báo cáo được hoàn thiện hơn nữa

2 Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề về hiện đại hóa văn phòng đã thu hút được sự quan tâm của nhiềunhà khoa học có nhiều giáo trình, sách, báo và các công trình nghiên cứu khoahọc của nhiều tác giả khác nhau

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Làm rõ sự cần thiết, ý nghĩa của hiện đại hóa văn phòng trong công ty

- Phân tích thực trạng hiện đại hóa văn phòng Công ty TNHH MTV KinhĐô

- Đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thôngtin tại văn phòng Công ty TNHH MTV Kinh Đô

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài cần tập trung giải quyết một sốnhiệm vụ sau:

- Hệ thống hóa một số lý luận cơ bản về việc hiện đại hóa văn phòngCông ty TNHH MTV Kinh Đô

- Phân tích thực trạng công tác văn phòng Công ty TNHH MTV Kinh Đô,

từ đó đánh giá và phát hiện ra những vấn đề cần phải giải quyết

- Đề xuất giải pháp nhằm hiện đại hóa văn phòng Công ty TNHH MTVKinh Đô

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hiện đại hóa văn phòng Công ty TNHH MTVKinh Đô

+ Về không gian nghiên cứu: Báo cáo tập trung nghiên cứu về một số giảipháp hiện đại hóa văn phòng Công ty TNHH MTV Kinh Đô

+ Về nội dung nghiên cứu: Báo cáo đưa ra một số giải pháp nhằm hiện đạihóa văn phòng Công ty TNHH MTV Kinh Đô

6 Giả thuyết nghiên cứu

Hiện đại hóa văn phòng là một trong những nội dung được Công tyTNHH MTV Kinh Đô quan tâm Hiện đại hóa văn phòng công ty đã có nhữngchuyển biến tích cực bên cạnh đó cũng không tránh khỏi những hạn chế nhấtđịnh

7 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu,

đề tài đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Sử dụng các phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp

- Phương pháp điều tra để thu thập thông tin, tư liệu từ các phòng ban củacông ty

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài lời cam đoan, mục lục, danh mục từ viết tắt, mở đầu, kết luận, danhmục tài liệu tham khảo, ngoài ra báo cáo có nội dung kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về việc hiện đại hóa công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng Công ty TNHH MTV KinhĐô

Chương 3: Một số giải pháp hiện đại hóa văn phòng tại Công ty TNHHMTV Kinh Đô

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Sự tồn tại tất yếu của văn phòng

Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định.Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài còn tuỳ thuộc vào tính chất hoạtđộng mà lĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức Muốnđạt được mục tiêu tổ chức cần được quản trị khoa học, hợp lý Các nhà quản trịphải định hướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt các yếu tố cấu thành theo một cơ cấunhất định và điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho tổ chức Nhưvậy nhà quản trị phải tham gia nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, nhất là khiquy mô trình độ phát triển của tổ chức được tăng cường Để ra được nhữngquyết định về mục tiêu phát triển và điều hành tổ chức hoạt động theo mục tiêu,quản trị phải có nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại của tổ chức, đếntính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của các yếu tố có trong tổ chức và tácđộng của môi trường đến quá trình thực hiện mục tiêu Không chỉ dừng lại ở chỗ

có được thông tin, nhà quản trị cần phải xử lý và tổng hợp những thông tin thuthập để tạo ra những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định Đồng thời họ phảichuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng của mình Nếu cứ để nhàquản trị tham gia vào các hoạt động thu, xử lý và tổng hợp thông tin như trên thì

sẽ mất đi cơ hội ra quyết định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt độngchung của tổ chức Để giúp nhà quản trị có thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời,các tổ chức đã hình thành bộ máy văn phòng để trợ giúp các nhà quản trị trongviệc thu, xử lý, bảo quản, chuyển tải và sử dụng thông tin đảm bảo ra quyết địnhđúng cũng như đảm bảo các điều kiện vật chất cho các nhà quản trị hoạt động.Như vậy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan đơn vịnào, dù cơ quan đơn vị có hoạt động trong lĩnh vực nào thì văn phòng cũng làcông cụ trợ giúp đắc lực cho hoạt động điều hành quản lý Văn phòng đóng vaitrò quyết định hoạt động của cơ quan đơn vị nên việc tổ chức một văn phòngphải được nghiên cứu, sắp xếp sao cho hợp lý nhất Văn phòng tồn tại là một tất

yếu khách quan theo yêu cầu của các nhà quản trị Tuỳ theo tính chất, quy môhoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo từng hình thức phùhợp

1.2 Khái niệm về văn phòng

Văn phòng tồn tại gắn với mỗi loại hình, cơ cấu tổ chức và để trợ giúpcho các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòngchỉ mang tính chất tương đối Trên cơ sở này có thể xác định văn phòng theo cáccách sau đây:

- Theo nghĩa rộng: (hay còn gọi là văn phòng toàn bộ) thì văn phòng baogồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân

sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vậtchất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho

hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhântrong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.Theo quan niệm này thì các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy

mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ văn phòng Quốc Hội, văn phòng Chínhphủ, văn phòng tổng công ty ) còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ thì vănphòng thường là phòng hành chính tổng hợp

- Theo nghĩa hẹp: (hay còn gọi là văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộmáy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là bộ phận cầuthành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Vănphòng chức năng cũng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệđối ngoại

Dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan

có hệ thống cơ cấu tổ chức được điều hành theo mục tiêu nhất định Nhưngthông thường văn phòng tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp thuận nhiều hơn đểtránh sự trùng lắp với một tổ chức (cơ quan, đơn vị ) trong việc xác định chứcnăng, nhiệm vụ, địa vị pháp lý của văn phòng

Mặc dù văn phòng cơ thể hiểu theo nhiều cách khác nhau nhưng đều cóđặc điểm chung đó là:

+ Văn phòng là một bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thểcủa từng cơ quan Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽgồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọihoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giảnthì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu.

+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với các cơ sở vật chấtnhất định Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô hoạtđộng của công tác văn phòng

Với những cách tiếp cận như trên có thể thấy tiếp cận theo cách chứcnăng là bao quát nhất vì thế mà khái niệm văn phòng được khái quát như sau:

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa của văn phòng

1.3.1 Chức năng của văn phòng

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó cũng có nhữngđiều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua môi trường đặc trưng

mà nó tồn tại Sự tồn tại và phát triển tuỳ theo quy mô và tính chất hoạt độngcủa mỗi cơ quan đơn vị mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn nhỏ khácnhau Nhưng dù tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng phải được gắn liềnvới việc thực hiện ba chức năng cơ bản sau:

 Chức năng tham mưu

Trong hoạt động của cơ quan đơn vị phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố kháchquan và chủ quan, trong đó có yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý, bởi vậymuốn ra được quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào cácyếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của nhữngngười trợ giúp Những ý kiến đó được văn phòng chọn lọc cung cấp thông tincho lãnh đạo ra quyết định quản lý, từ đó cũng hình thành hoạt động tham mưu.Chức năng tham mưu là chức năng nghiên cứu các văn bản, quy định nhà nướccủa ngành, nắm bắt kịp thời các thông tin liên quan đến lĩnh vực hoạt động của

cơ quan để tham mưu cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo,

điều hành công việc; đưa ra các phương án quản lý giúp cho hoạt động của cơquan ngày một hiệu quả hơn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu

vì nó mang tính chuyên vấn và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúplãnh đạo

Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xâydựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xâydựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụlãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đềán; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức;biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản

 Chức năng tổng hợp

Từ những kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thông tin ở các đầuvào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà vănphòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theonhững nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thế mang lại hiệu quả thiết thựccho công tác của cơ quan đơn vị Trong công tác văn phòng thông tin đầu vàođóng một vai trò rất quan trọng Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đãphục vụ cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình hoạt động của cơquan đơn vị, giúp lãnh đạo có được những quyết định đúng đắn để kịp thời xử lýcông việc Bên cạnh đó công tác thông tin giúp lãnh đạo phân tích dữ liệu thông

số để vạch ra những chiến lược quan trọng lâu dài cũng như các kế hoạch trunghạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động

Trong văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp không chỉ có tác dụngthiết thực đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò trong sự thành công haythất bại của cơ quan đơn vị Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này, nên các

cơ quan, đơn vị luôn luôn phải quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác vănphòng Chú trọng đầu tư các trang thiết bị thông tin điện tử, hệ thống máy tínhnối mạng internet, để đáp ứng với sự phát triển không ngừng của lưu lượngthông tin ngày càng phong phú đa dạng như hiện nay

 Chức năng hậu cần

Bất kỳ cơ quan tổ chức nào muốn đi vào hoạt động không thể bỏ quabước đầu quan trọng đó là chuẩn bị các yếu tố về cơ sở vật chất như: Nhàxưởng, trang thiết bị, tài chính và phương tiện Ngoài ra còn phải thực hiện tổchức các cuộc họp, các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và công tác lễ tân, tiếpkhách Những điều kiện về trang thiết bị và công tác đó thuộc về hoạt động hậucần trong công tác của văn phòng Hậu cần thường là những công việc dịch vụnhư tạo ra cơ sở vật chất để cán bộ nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ, tăngthêm hiệu quả làm việc Thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản đảm bảo cho đờisống của cán bộ nhân viên Làm công cụ quản lý trong việc chuẩn bị chỉ tiêu kếhoạch và góp phần vào việc hoàn tất các chỉ tiêu kế hoạch đó Công tác hậu cầncòn là diện mạo của cơ quan qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tínbằng công tác đối nội, đối ngoại của cơ quan.

Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mậtthiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu Cũng từ đóviệc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứngtốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòngkhông chỉ là cái” hộp thư” hay “ một cái máy giúp việc” đơn thuần mà cần cónhững con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xácđáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng là “tổng tham mưu”, bao biện làmthay những công việc không đúng chức năng

Cả ba chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và pháttriển hoạt động của cơ quan nói chung và hoạt động của văn phòng nói riêng.Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định

sự cần thiết khách quan tồn tại trong văn phòng ở mỗi cơ quan đơn vị Trong đóchức năng thông tin tổng hợp là quan trọng nhất, quyết định đến sự thành bạicủa công tác văn phòng Vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đến nhucầu tối thiểu về thông tin do văn phòng tổng hợp, trình, để làm căn cứ quantrọng giúp lãnh đạo ra quyết định

1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên của văn phòng có thể xác định nhiều nhiệm vụ

phải làm theo mỗi chức năng, cụ thể như sau:

 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phảituân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duytrì hoạt động Mỗi tổ chức đều phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng Trình

tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham khảo hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, bổsung giám sát hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc vềcông tác văn phòng Đây là nhiệm vụ đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi

cơ quan đi vào hoạt động

 Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơnvị

Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xâydựng xong muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch phảiđược kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau vănphòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể và đôn đốc các bộ phận khác thựchiện Đồng thời văn phòng sẽ xây dựng chương trình kế hoạch ngành, sản phẩm,dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộphận

 Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Hoạt động của bất kỳ cơ quan nào cũng cần phải có thông tin Thông tin

là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác, hiệu quả Người lãnhđạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người trợgiúp trong lĩnh vực này là văn phòng Văn phòng là “cửa sổ” “bộ lọc” là “cổnggác thông tin” của cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập,

xử lý, chuyển phát tại văn phòng

 Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu

Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúngthẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải cónhững bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan đơn vị

Bộ phận đó chính là văn phòng.

 Bảo đảm các yếu tố vật chất tài chính cho hoạt động của cơ quan

Văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạtđộng của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Việc lập kế hoạch, nhu cầu, dựtrù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng kinh phí đều thuộc vềnhiệm vụ của văn phòng

 Tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòngnhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ đã nêu trên

 Duy trì hoạt động của văn phòng

Hoạt động của văn phòng, nó vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo,vừa gắn với bộ phận khác thông qua việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc, lại vừa tổchức, quản lý các hoạt động của chính mình

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan,đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung Tuy nhiêncòn tuỳ theo những tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn

có những nhiệm vụ cụ thể khác

1.3.3 Ý nghĩa của công tác văn phòng

Văn phòng là một phần không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ

cơ quan đơn vị nào Văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa ranhững quyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo các yếu tố vật chất tinhthần cho hoạt động của cơ quan đơn vị Các cơ quan đơn vị muốn tồn tại và pháttriển có hiệu quả, phải nắm vững những kiến thức cơ bản về chiến lược pháttriển đơn vị mình, về phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướngsản xuất kinh doanh tối ưu đồng thời công tác văn phòng bao gồm cả việc tổchức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phòng Nếucông tác văn phòng hoạt động có hiệu quả thì nó sẽ mang lại những ý nghĩa tolớn sau:

- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị

- Tạo điều kiện cho giao lưu phát triển

- Giảm thời gian lãng phí và ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tảithông tin phục vụ cho mọi hoạt động đơn vị.

- Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị

- Nâng cao năng suất lao động của đơn vị

- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng

- Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ

1.3.4 Tầm quan trọng của văn phòng

Văn phòng là một phần không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ

cơ quan đơn vị nào Văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa raquyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo các yếu tố vật chất, tinh thầncho hoạt động của cơ quan đơn vị Các cơ quan đơn vị muốn tồn tại và phát triển

có hiệu quả, phải nắm vững những kiến thức cơ bản về chiến lược phát triển củađơn vị mình, về phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướng sảnxuất kinh doanh tối ưu Đồng thời phải có những kiến thức khoa học công nghệcần thiết để xử lý những vấn đề cụ thể trong môi trường hoạt động như: nghiêncứu thị trường, chuyển giao công nghệ Chính vì vậy mà công tác văn phòng làrất quan trọng không thể thiếu được

Trong thời đại ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học côngnghệ và nhất là sự bùng nổ mạnh mẽ về thông tin Thông tin và công nghệ thôngtin có mặt trong mọi đời sống xã hội cũng như trong hoạt động của các cơ quanđơn vị làm thay đổi vị thế vai trò của văn phòng Thông tin thì ngày một đadạng, phong phú được bằng rất nhiều hình thức Vì vậy văn phòng phải quantâm đến việc thu thập, phân tích, xử lý nhậy bén, nhanh chóng và chính xác cácthông tin để có thể đưa ra phương án kịp thời, đem lại hiệu quả Thông qua đóvăn phòng thể hiện chức năng chủ động sáng tạo của mình trong các kiến nghị,các đề án với ý nghĩa làm tham mưu tư vấn cho lãnh đạo

Như vậy một văn phòng hoạt động tốt tức là văn phòng có được lợi thế vềthông tin (thông tin đầu vào và thông tin đầu ra tốt) Văn phòng thu thập đượcthông tin, xử lý nhanh và chính xác đưa ra những đề xuất hiệu quả nhất Tuy vậy

để tăng cường hoạt động và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi

hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải chú trọng chỉ đạo một cách khoa học vàđẩy mạnh việc hiện đại hoá công tác văn phòng.

1.4 Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng

Hiện đại hoá công tác văn phòng có thể hiểu là ứng dụng khoa học côngnghệ vào công tác văn phòng Là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hoá vàoquy trình nghiệp vụ văn phòng Đặc biệt là ứng dụng công nghệ tin học vào cácnghiệp vụ văn phòng, từ Văn thư _Lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫnđảm bảo hiệu quả và duy trì được năng suất lao động cao

1.5 Sự cần thiết phải hiện đại hoá công tác văn phòng

Từ việc phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ta có thểkhẳng định về văn phòng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.Văn phòng được ví như bốn bánh xe có thể chuyển động được Nếu bánh xechạy đều, không nổ săm, bục lốp thì cả chuyến xe dễ dàng chạy tới mục tiêu.Một văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiệnphương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thôngsuốt Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan, đơn vị mìnhthuận lợi, thông suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máyvăn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng vững mạnh, tích cựctrang bị vật chất, từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chungcủa mọi cơ quan tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng Đặcbiệt ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh,các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thờiđổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có năng lựcchuyên môn trình độ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu quả

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sưc,giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việchàng ngày Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những côngviệc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ,

giúp họ có thời gian tập chung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối

ưu để điều hành quản lý đạt hiệu qủa cao nhất

Trước đây, trong cơ chế cũ văn phòng được hiểu đơn giản là nơi làm việcgiấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo Bởi vậy công tác văn phòngcòn chưa được quan tâm và chú trọng đúng mức Nhưng trong những năm gầnđây khi đất nước đang có sự chuyển biến mạnh mẽ, từ cơ chế kế hoạch hoá tậptrung sang cơ chế thị trường nhiều thành phần kinh tế Nền kinh tế đang có sựcạnh tranh ngày càng sôi động và phức tạp đòi hỏi mỗi cơ quan, đơn vị phải tựđổi mới, đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động ngày càng tốt hơn,tiếp tục hoàn thiện, đổi mới về mặt tổ chức, lao động cùng những phương thứcquản lý có hiệu quả, chú trọng đến công tác tuyển dụng nhân viên có đạo đức vàtrình độ nghiệp vụ cao để từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của vănphòng cũng như của toàn cơ quan, tổ chức

Thực tế cũng đã phản ánh những yêu cầu khách quan của việc đổi mới, từnhững thành tựu về khoa học kỹ thuật và công nghệ, nhất là công nghệ thôngtin Cũng chính từ những thành tựu đó đã gây áp lực rất mạnh mẽ tới hoạt độngcủa văn phòng và đòi hỏi văn phòng phải khẩn chương đi vào hiện đại Cùng vớiđổi mới trang thiết bị, việc đổi mới phương thức quản lý đã tạo được sự năngđộng, loại bỏ dần được sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý, gópphần tạo chỗ đứng trong nền kinh tế thị trường cho đơn vị mình Hoạt động vănphòng kết hợp với khoa học hiện đại sẽ ngày càng nâng cao hiệu suất hoạt độngcủa toàn thể công nhân viên trong văn phòng và nâng cao chất lưọng công việc

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa chi phí quản lý, điều hànhnhưng vẫn đảm bảo chất lượng làm việc ngày càng cao Đồng thời giúp cho nhàquản lý thoát khỏi công việc hành chính mang tính sự vụ, tốn nhiều thời gian.Tạo điều kiện cho sự sáng tạo, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đưa ra nhữngphương hướng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất trong mọi mặt công tác

Từ đó khẳng định được vị trí quan trọng của việc hiện đại hoá công tác vănphòng

Như vậy do vai trò đặc biệt của văn phòng trong cơ quan, tổ chức và do

sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ mà chúng ta cần phải hiện đạihoá công tác văn phòng.

1.6 Các tiêu chuẩn để đánh giá một văn phòng hiện đại

Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và côngnghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản Hầuhết các công việc của văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, củamáy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại Bên cạnh đó văn phòng là bộmáy làm việc rất quan trọng trong một cơ quan, có nhiệm vụ chủ yếu là thu thập,tổng hợp, xử lý thông tin giữa thông tin bên trong bên ngoài cơ quan, đơn vị,giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác, sáng suốt, hiệu quả.Muốn làm tốt các nhiệm vụ này văn phòng phải được, tổ chức bố trí một cáchhiện đại với các tiêu chuẩn sau:

Các trang thiết bị, đồ dùng dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng phảiđược trang bị mua sắm đầy đủ Đồng thời chúng phải đạt tới một tiêu chuẩn, mộtchuẩn mực nhất định, đảm bảo phục vụ và đem lại hiệu quả công việc một cáchtối đa Nhất là các phương tiện thu và xử lý thông tin cần được chú trọng nhiềuhơn Vì thu thập, xử lý và quản lý thông tin là nhiệm vụ hàng đầu của vănphòng

Về nguồn nhân lực trong văn phòng: Một văn phòng hiện đại không dừnglại là các trang thiết bị hiện đại mà cần phải có con người hiện đại mới có thểvận hành điều khiển các trang thiết bị đó Trong văn phòng hiện đại người quảntrị văn phòng ngoài tri thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cần trau dồi tri thức

kỹ năng, tập quán làm việc với máy vi tính Cách quản lý, tổ chức cán bộ, nhânviên, cũng như quản lý các công việc trong văn phòng cần hết sức khoa học vàhợp lý

Ngoài ra văn phòng còn phải xây dựng các chương trình hoạt động tháng,quý, năm cho từng hoạt động trong cơ quan như việc đề ra các khoản chi tiêutrong tháng tới, quý tới, số lượng công nhân viên cần có một cách nhanhchóng kịp thời

1.7 Nội dung của hiện đại hoá công tác văn phòng

Trong một số năm trở lại đây ta thấy công việc của văn phòng đã luônphải điều chỉnh theo sự thay đổi về môi trường cả về tự nhiên và xã hội Mụctiêu của các nhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnhđạo điều hành, quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất Để đạt đượcmục tiêu cơ bản đó, các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác

tổ chức văn phòng theo hướng hiện đại hoá

Ngày nay, một văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ khámới mẻ như: “Văn phòng điện tử” “Văn phòng tự động hoá” hay “Văn phòngkhông giấy” Đây là những lý thuyết mà hầu hết các nhà quản trị đều biết đến,nhưng điều làm họ quan tâm không phải chỉ là những lý thuyết suông như vậy

Mà điều làm cho họ phải quan tâm suy nghĩ đó là làm như thế nào để có một vănphòng hiện đại như vậy? Câu trả lời rất đơn giản đó là cần biết ứng dụng cáchmạng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng nhằm mang lại hiệu quả caotrong hoạt động của cơ quan đơn vị Câu trả lời không khó xong việc thực hiệnnhư thế nào thì hoàn toàn không đơn giản Bởi vì muốn xây dựng một “Vănphòng không giấy” một “Văn phòng điện tử” hay nói cách khác muốn xâydựng nên một văn phòng theo hướng hiện đại hoá cần phải chú ý đến các mặt cơbản sau:

- Trang thiết bị kỹ thuật

- Công tác Văn thư – Lưu trữ

- Xử lý thông tin

- Tổ chức bộ máy làm việc

Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trongnhiệm vụ đổi mới Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnhđạo của cơ quan, tổ chức Hiện đại hoá văn phòng cũng không phải là việc tốnkém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không đến nỗi khó lắm, songviệc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làmviệc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn

1.7.1 Trang thiết bị kỹ thuật

Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết chohoạt động văn phòng Tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầuthực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùngcần thiết khác nhau Trong hoạt động văn phòng trang thiết bị văn phòng là mộttổng thể gồm rất nhiều loại máy móc trang thiết bị khác nhau Đây là công cụ trợgiúp cho con người trong suốt quá trình lao động sản xuất Khi xu thế hiện đạihoá ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì các trang thiết bị ngày càng giữ vai trò quantrọng trong hoạt động văn phòng, góp phần giảm bớt sức lực, tiết kiệm thời gian

mà hiệu quả lao động vẫn cao vì nó phát huy tính năng động sáng tạo trong côngviệc

Trước đây, khi khoa học công nghệ chưa phát triển, chưa thực sự đi vàohoạt động của các cơ quan tổ chức thì khối lượng công việc rất nhiều đôi khi gây

ùn tắc, chồng chéo gây rất nhiều khó khăn cho con người, con người phải laođộng chân tay vất vả mà kết quả mang lại không cao Bởi vì các trang thiết bịvăn phòng lúc đó chỉ là những máy móc đơn giản thô sơ như: bàn tính bằng tay,máy đánh chữ những máy móc này chỉ có thể giảm bớt được rất ít khối lượnglao động chân tay

Ngày nay, khi khoa học phát triển các nhà quản trị đã dần đầu tư côngnghệ hiện đại giúp cho nhân viên văn phòng tiếp cận và sử dụng trang thiết bị vàvật dụng trong văn phòng một cách đơn giản hơn Hầu hết các công việc trongvăn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bị hiện đại Chúnggóp phần rất lớn vào việc giảm bớt sức lao động của con người, rút ngắn thờigian hoàn thành công việc, mà vẫn đem lại hiệu quả công việc một cách tối đa.Các trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng được chia thành từng nhóm:

- Nhóm các đồ dùng trong văn phòng: Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựngtài liệu, tủ hoặc mắc áo, và các đồ vật khác (gim, kẹp giấy, cặp, kẹp )

- Nhóm các thiết bị dùng trong thu thập và xử lý thông tin: Máy tính điện

tử, máy photocopy, máy fax, điện thoại, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu, thiết bịhội nghị

Đây là những thiết bị không thể thiếu trong bất cứ một văn phòng hiện đạinào Vì vậy công việc tổ chức, sắp xếp công việc cũng như mua sắm các trangthiết bị trong văn phòng đang được quan tâm và đầu tư nhiều hơn Việc mua sắmtrang thiết bị đều được xem xét trên quan điểm hiện đại hoá công tác văn phòng.Máy vi tính với nhiều tính năng ưu việt cho phép con người làm việc trên nómột cách nhanh chóng, chính xác, và gọn nhẹ Bên cạnh đó những máy móc phụtrợ như may photocopy, máy fax, máy in cũng góp phần đem lại lợi ích thiếtthực Tuỳ theo quy mô, điều kiện kinh tế tài chính, tính chất công việc ở mỗiđơn vị mà văn phòng trang bị những vật dụng phù hợp với yêu cầu công việc.Với hệ thống các trang thiết bị có tính hiện đại ngoài hiệu quả công việc cao hơnthì cán bộ, công nhân viên văn phòng sẽ trở nên năng động và sáng tạo hơn.

Văn phòng làm việc là nơi mọi hoạt động quản lý Các trang thiết bị hiệnđại trong các phòng làm việc góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quảnghiệp vụ văn phòng và tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên Ngày nay, khi

xu hướng hiện đại hoá ngày càng phát triển mạnh mẽ thì các trang thiết bị hiệnđại càng có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của văn phòng Nhữngphương tiện kỹ thuật mới hiện nay được trang bị cho các văn phòng hiện đại cóthể kể ra là: máy vi tính, máy in, máy in nhân bản, máy fax, máy photocopy,máy sao chép, điện thoại, điện tín, máy ghi âm, máy ghi hình, máy tính điện tử

và một số văn phòng phẩm chuyên dùng như bút xoá, tủ đựng hồ sơ, máy bócphong bì, máy huỷ tài liệu và các loại đồ dùng thông thường khác Một vănphòng hiện đại không thể thiếu các trang bị ấy vì thiếu nó sẽ ảnh hưởng đếnnăng suất và hiệu quả công việc

Tuy nhiên ở mỗi giai đoạn khác nhau lại có những yêu cầu về trang thiết

bị khác nhau Để bắt kịp với nhịp độ phát triển thì các cơ quan nói chung và vănphòng nói riêng phải thực sự năng động và có cái nhìn thích đáng về trang thiết

bị Đây không phải là những đòi hỏi quá cao để nó chỉ có thể tồn tại trong dựđịnh mà nó phải thực sự là mục tiêu phấn đấu

Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiện đạihoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trong đó

việc trang bị tri thức cần được tiến hành trước một bước.

Chất lượng của mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giảiquyết những vấn đề đó Đặc biệt, đối với những cán bộ nghiên cứu tổng hợp cầnphải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng,ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung tư tưởng

Nói tóm lại trong lĩnh vực hoạt động của mình các cơ quan, đơn vị, tổchức muốn hoàn thành mục tiêu, muốn bắt kịp với thế giới hiện đại thì nhất thiếtphải đổi mới trang thiết bị hiện đại trong văn phòng để từng bước tạo chỗ đứngcủa mình trong nền kinh tế thị trường, theo kịp sự phát triển chung của đất nước

và xu thế hội nhập quốc tế

1.7.2 Công tác Văn thư – Lưu trữ

Công tác Văn thư – Lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong việc bảo đảmthông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm

vụ được giao của cơ quan Công tác văn thư nếu được chú trọng đúng mức sẽtác động lớn đến năng suất lao động quản lý, giúp cho việc giải quyết công việccủa cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối chính sách Đồngthời tạo điều kiện cho việc quản lý, kiểm tra trong cơ quan, đơn vị được chặt chẽhơn

Công tác Văn thư – Lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý nói chung Trong văn phòng công tác Văn thư – Lưu trữ là nội dungquan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng Bất cứ một cơquan nào dù là cơ quan hành chính nhà nước, một tổ chức kinh tế, tổ chức xãhội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp muốn hoạt động được đều phải làm công tácVăn thư – Lưu trữ Như vậy công tác Văn thư –Lưu trữ gắn liền với hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức, là một công việc không thể thiếu, một mắt xích trongguồng máy hoạt động của cơ quan, đơn vị

Công tác Văn thư – Lưu trữ được chia thành các khâu cơ bản như: Soạnthảo văn bản; in ấn văn bản; tra tìm và phục vụ sử dụng; chuyển giao văn bản

 Soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là công việc quan trọng diễn ra hàng ngày trong tất cả

các cơ quan Nhà nước, các đơn vị, các tổ chức Việc soạn thảo văn bản trước hếtthể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí, phạm vi hoạt động và mối quan

hệ giữa các cơ quan trong hệ thống tổ chức Đồng thời các văn bản là thành quảcủa các cơ quan trong quản lý Việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúngnhư quy định của Nhà nước Ở nước ta việc ban hành văn bản theo đúng thẩmquyền được quốc hội khoá IX thông qua tại kỳ họp thứ X ngày 12 tháng 11 năm

1996 từ điều 13 đến điều 19 trong luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.Còn thể thức văn bản thì được quy định tại thông tư 55 của chính phủ

Soạn thảo văn bản còn là quy trình xử lý ký tự của từng từ riêng biệt, đếnviệc xử lý các mối quan hệ ngữ nghĩa và liên kết giữa các từ để thành văn bản.Quy trình soạn thảo văn bản có thể được tiến hành dưới hai hình thức:

- Thứ nhất: là soạn thảo văn bản bằng tay, đây là phương pháp rất thủcông mà không mang lại hiệu quả cao Để có được một văn bản hoàn chỉnhtrước tiên ta bắt đầu trên trang giấy nháp, và qua rất nhiều công đoạn sửa chữa

từ ngữ dẫn tới việc đó là phải tốn nhiều lần soạn thảo, chép lại để có hiệu quảcao, tức là đạt tới tiêu chuẩn cao của văn bản Như vậy việc soạn thảo văn bảnbằng tay còn rất nhiều hạn chế, tốn kém nhiều thời gian, mà kết quả mang lạikhông cao

- Thứ hai: là soạn thảo văn bản bằng máy Theo phương thức này thì thìviệc soạn thảo có nhiều thuận lợi và ưu điểm hơn Khi soạn thảo văn bản bằngmáy ta có thể chèn, xoá, thêm chữ, thêm đoạn mà hoàn toàn có thể tạo thànhmột văn bản hoàn chỉnh sạch sẽ ngay trên máy trước khi in ra giấy, không phảitốn nhiều lần soạn thảo, sao chép lại Máy tính còn giúp người soạn thảo chuyểnđổi các phần đoạn khác nhau trong văn bản một cách dễ dàng Mặt khác nếumáy tính đã được mẫu sẵn với đầy đủ thể thức theo tiêu chuẩn (các Template) thìngười soạn thảo sẽ thuận lợi rất nhiều để đi sâu tập trung vào phần nội dung củavăn bản Ngoài ra một số máy tính còn cài đặt một số chương trình có phươngtiện kiểm tra lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo Như vậy việc soạn thảo trênmáy có rất nhiều ưu điểm, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc

Hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là

công nghệ thông tin Trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phục vụ cho hoạtđộng này như: WORD PERFECT, WORD STAR, AMI PROFFESSIONAL,MICROSOFT WORD Trong đó WORD PERFECT, AMI PROFFESSIONAL,cho phép kết hợp văn bản với đồ hoạ trên cùng một trang Trên thị trường hiệnnay các phần mềm của Microsoft chiếm đa số gần như tuyệt đối trong sự lựachọn của người tiêu dùng Việt Nam Theo kết quả bình chọn sản phẩm PC năm

1999 của tạp chí PC Word Việt Nam có:

- Trong soạn thảo văn bản: 99,2% chọn MS WORD

- Trong tính toán: 99,58% chọn MS EXEL

- Trong quản lý: 79,52% chọn MS ACCESS

Sở dĩ có nhiều người tin dùng MS như vậy là bởi vì ngoài vấn đề dễ sửdụng thì nó còn có các chương trình hướng dẫn cụ thể, việc liên kết chặt chẽgiữa các chương trình riêng biệt khác như MS Word, MS Exel cho phép nóthực hiện một loạt kỹ xảo tiên tiến, đặc biệt trong thao tác soạn thảo văn bản vàtrình bày, hơn nữa các dịch vụ này được cung cấp trọn bộ

Để khắc phục được những hạn chế của máy vi tính thông thường là phảinhập dữ liệu bằng bàn phím, phải gõ rất nhiều và cũng phải thuộc lòng nhữnglệnh phức tạp Chức năng bản viết với việc thay thế bàn phím bầng một cây bútđiện tử cho phép người sử dụng nhập dữ liệu và xử lý văn bản rất đơn giản Cácsản phẩm này hiện đang được bán rộng rãi khắp thế giới và tại một số thị trườngnội địa

 In ấn văn bản

Kết thúc quá trình soạn thảo văn bản, chỉnh sửa văn bản, chuyển sang in

ấn văn bản khi văn bản đã được hoàn chỉnh Khi văn bản đã được sửa chữa,được người có thẩm quyền duyệt, ký tắt thì bắt đầu giai đoạn in ấn văn bản

Trước kia ở các cơ quan đơn vị còn sử dụng các phưong pháp thủ côngnhư: đánh máy cơ khí, đánh máy trên giấy nến rồi quay máy in rôrêo rất nặng nềtốn kém lao động mà vẫn không đảm bảo được yêu cầu giao dịch trên phạm viquốc gia cũng như chưa đáp ứng nhu cầu giao dịch trên phạm vi quốc tế hiệnnay

Ngày nay, với kỹ thuật in tự động bằng máy tính đã đạt được mức độ tối

ưu mà các phương pháp trước đó chưa có như:

- In bằng máy vi tính có thể sửa chữa văn bản trên máy

- In bằng máy vi tính có thể chọn chế độ trang tuỳ ý nhờ các kỹ thuật như

sử dụng văn bản được thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng hơn rất nhiều so vớinhững phương pháp thô sơ trước kia

 Chuyển giao văn bản

Văn bản đi - đến được thiết kế trên hai cơ sở dữ liệu riêng biệt Vì vậyviệc thiết kế các trường của biểu ghi, yêu cầu quản lý, theo dõi với hai loại vănbản này khác nhau Nhưng hai cơ sở dữ liệu này có liên quan tới nhau, luôn sosánh đối chiếu với nhau

Lưu toàn bộ văn bản từ sau khi soạn thảo và ban hành văn bản Tuy nhiênvẫn phải lưu hai bản chính ở văn thư và bộ phận đã soạn thảo văn bản đó, đểđảm bảo cơ sở pháp lý và giải quyết những vấn đề quan trọng

Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học,máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của văn thư thayđổi rất nhiều Hầu hết các công việc hiện nay của văn thư đều có sự hỗ trợ củamáy vi tính và các trang thiết bị công nghệ hiện đại Hiện nay, máy vi tính qua

việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nội bộ LAN (Localarea network) và mạng rộng WAN (Wide area network) để xử lý luồng thông tinđầu ra Tất cả các công văn giấy tờ, thông tin phần lớn được xử lý và truyềnlên mạng với hệ máy vi tính Do vậy không cần sao chép, nhân in công văn vàphân phát theo kiểu thủ công, qua đường bưu điện như trước.

Để nhanh chóng xử lý thông tin đầu vào, đầu ra trong cơ quan người tathường nối các máy vi tính thành mạng để liên hệ làm việc với nhau bằng nhiềuloại mạng khác nhau tuỳ theo tính chất công việc như: mạng đơn giản, mạng nội

bộ, mạng mở rộng, mạng toàn cầu

- Văn thư điện tử: Do việc gửi thư qua đường bưu điện thường chậm chạp,đắt và nhiều khi không kịp thời hay bị thất lạc Để khắc phục tình trạng này vănphòng của các cơ quan đơn vị hiện nay đã ứng dụng công nghệ thông tin vàotrong công việc của mình, cụ thể là việc sử dụng văn thư điện tử Văn thư điện

tử là các loại văn bản, dữ kiện, hình ảnh và cả tiếng nói Nó được truyền và nhậnqua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn bản, máy vi tính chính và cảmàn hình phục vụ hội nghị từ xa

- Thư điện tử (Email): Email là hệ thống gửi tin qua đường dây điện thoạitrực tiếp từ máy vi tính này qua máy vi tính khác Các máy vi tính này có thểđược nối với nhau trong cùng một cơ quan (gọi là mạng nội bộ LAN) hay có thểtruyền qua mạng rộng WAN, hay trên toàn cầu (internet) Email vừa rẻ, vừa đadạng, hấp dẫn nên Email được sử dụng ngày càng rộng rãi ở trong nước cũngnhư trên thế giới

Với việc ứng dụng các công nghệ khoa học, công nghệ thông tin vào côngtác văn phòng làm cho các hoạt động trong văn phòng ngày một khoa học vàcông nghệ hoá hơn Tất cả các công việc của văn phòng từ công việc văn thư,lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện các chức năng tham mưu,tổng hợp, hậu cần đều được hệ thống máy tính và các thiết bị hiện đại hỗ trợ xửlý

Hiện nay ngoài việc lưu trữ dữ liệu bằng các CD - Rom, ta còn có thêmmột công cụ rất hữu ích và tiện dụng là USB, đây là một công cụ thông dụng

nhất hiện nay Một USB có thể lưu trữ được hàng kho dữ liệu Hơn nữa trọnglượng của USB nhỏ, gọn, nhẹ nên dễ dàng cho việc vận chuyển và mang theobên người.

1.7.3 Xử lý thông tin

Ở nước ta hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin đã được phổ biếntrên tất cả các tỉnh thành của cả nước Theo nghiên cứu của ban tổ chức Chínhphủ, xét theo trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, các hệ thống thông tinquản lý của các đơn vị được điều tra có thể chia thành ba mức đó là: mức cao,mức trung bình và mức thấp Trong những năm gần đây ta đã xây dựng cơ sở hạtầng công nghệ thông tin Hầu hết các bộ ngành, tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương đã xây dựng được mạng máy tính nối với các đơn vị chủ chốt củamình Mạng diện rộng của chính phủ đã liên kết các mạng trung tâm của tất cảcác tỉnh thành và các bộ ngành trên cả nước

Hiện nay, số người sử dụng internet phải kể đến con số hàng triệu người,nhất là đối tượng là các sinh viên đai học và cao đẳng Trong cuộc sống hàngngày nói chung và trong công tác văn phòng nói riêng mỗi vấn đề đều có nhữngcách giải quyết khác nhau Vấn đề đặt ra là phải lựa chọn phương án nào chophù hợp nhất Việc thu thập thông tin đóng vai trò rất quan trọng Có nhiều loạithông tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng về phạm vi cũng nhưhiệu quả, vai trò, tác dụng nhất định trong cuộc sống Thông tin ngày càng đóngvai trò quan trọng, nhu cầu khai thác, xử lý và truyền thông tin ngày càng trởnên thiết yếu Việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản

lý ngày càng có ý nghĩa quyết định với đơn vị Trong văn phòng hiện đại việc xử

lý thông tin được thực hiện qua năm bước sau:

B1: Tổ chức các kênh thông tin

B2: Thu thập, phân loại thông tin

B3: Tìm kiếm, xử lý thông tin

B4: Truyền bá, phổ biến thông tin

B5: Bảo quản, lưu trữ thông tin

Để xử lý các luồng thông tin đầu vào, đầu ra người ta nối các máy tính

thành mạng để tiện liên hệ, làm việc vơi nhau Như mạng LAN, mạng WAN,mạng Internet

Với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làmcho hoạt động của văn phòng được khoa học và công nghệ hoá Tất cả các côngviệc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần

để thực hiện chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp đều được hệ thống máy

vi tính cùng các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ trợ, xử lý Các hoạtđộng trên đều được thực hiện theo những quy trình cần thiết Vì vậy nếu cán bộcông nhân viên trong văn phòng đủ trình độ xử lý thì chắc chắn “văn phòng hiệnđại” sẽ đóng góp ngày càng đắc lực cho cơ quan, tổ chức trong việc thực hiệnchức năng nhiệm vụ của mình Ở văn phòng hiện đại cách tổ chức, quản lý cán

bộ công nhân viên cũng như mạng máy tính được đơn giản hơn Một số cán bộ,nhân viên trong văn phòng có thể làm việc trên máy vi tính tại nhà Các cơ sở dữliệu thông tin được trao đổi qua mạng và hình thức “công sở gia đình” (office athome) đang có điều kiện thực hiện

Trong văn phòng hiện đại người quản trị văn phòng phải được đào tạochuyên nghiệp về nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng gánh vác và uỷthác trách nhiệm, trau rồi kiến thức kỹ năng tập quán làm việc với máy vi tính.Người quản trị hiện đại phụ thuộc nhiều vào nơi làm việc, vào nơi đặt máy tínhcủa họ Họ phải dành nhiều thời gian để đánh giá, phân tích và xử lý thông tin từnhiều nguồn qua máy tính Với công nghệ thông tin, người quản trị văn phòng

có thể khai thác cơ sở dữ liệu từ nhiều nguồn qua các máy trong nội bộ và mạngrộng với nguồn gốc chính xác nhiều công việc khác nhau, biết chi phối côngviệc và xử lý chọn lọc các nguồn thông tin hợp lý giúp lãnh đạo ra các quyếtđịnh kịp thời Họ còn phải là người có trách nhiệm với công việc, có óc sáng tạo,nhanh nhẹn và linh hoạt, đặc biệt là đề xuất ý kiến hợp lý Luôn tìm tòi, học hỏi,nghiên cứu và tiếp cận với công nghệ văn phòng hiện đại Ngày nay tin học làngành nghiên cứu việc thu thập và xử lý thông tin sao cho đạt hiệu quả cao nhất.Tin học ngày nay càng có khả năng thu thập và đi sâu vào cuộc sống nhờ nhữngthiết bị công nghệ hiện đại và những sản phẩm phần mềm tiện ích, cho phép con