BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG tại Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Sự thật

I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊQUỐC GIA – SỰ THẬT 1. Lịch sử hình thành: Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật tiền thân là Nhà xuất bản sự thật, ra đời từ ngày 05 tháng 12 năm 1945 tại thủ đô Hà Nội, trong bối cảnh đất nước vừa mới giành độc lập, với muôn vàn khó khăn chồng chất, thù trong, giặc ngoài..., Nhà xuất bản Sự thật ( hiện nay là Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật) với tư cách là cơ quan Chính trị và lý luận của Đảng trong cán bộ, đảng viên và nhân dân. Khi mới ra đời Nhà xuất bản hoạt động dưới sự lãnh đạo của đồng chí Trường Chinh Tổng Bí thư Đảng ta lúc đó. Sang năm 1946, Trung ương giao cho Ban Tuyên Truyền phụ trách, trực tiếp là đồng chí Lê Văn Lương trong thời gian này nhà xuất bản không có tổ chức biên chế riêng, cán bộ làm công tác tuyên truyền của Đảng hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp hàng ngày của Tổng Bí thư, vừa làm sách vừa làm báo không có phân hiệu. Nhằm mục đích nâng cao chất lượng xuất bản sách chính trị, lý luận theo đề ghị của Ban Tư tưởng Văn hoá Trung ương, Bộ Văn hoad Thông tin và sự nhất trí của Thủ tướng Chính phủ về việc sắp xếp, tổ chức công tác xuất bản sách chính trị, lý luận, ngày 20 tháng 11 năm 1992 Ban Bí thư Trung ương Đảng đã ra Quyết định số 53QĐTW quyết định thánh lập Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật. Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật được thành lập trên cơ sở hợp nhất bốn nhà xuất bản gồm: Nhà xuất bản Sự thật thuộc Ban Bí thư Trung ương Đảng; Nhà xuất bản Thông tin Lý luận thuộc viện nghiên cứu Chủ nghĩa Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh; Nhà xuất bản Tư tưởng Văn hoá thuộc Ban Tư tưởng Văn hoá Trung ương; Nhà xuất bản Pháp lý thuộc Bộ Tư pháp. Nhằm tăng cường sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước đối với công tác xuất bản sách lý luận chính trị và pháp luật, ngày 03042003, Bộ Chính trị ra Quyết định số 68QĐTW về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật. Quyết định chỉ rõ: Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật là đơn vị sự nghiệp trung ương của Đảng, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp và thường xuyên của Ban Bí thư, có chức năng là cơ quan xuất bản chính trị của Đảng và Nhà nước. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia – Sự thật: Quyết định số 69QĐTW của Bộ Chính trị xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của Nhà xuất bản là: 2.1. Chức năng Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật là đơn vị sự nghiệp Trung ương của Đảng, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp và thường xuyên của Ban Bí thư, có chức năng là cơ quan xuất bản chính trị của Đảng và Nhà nước, hoạt động theo Luật xuất bản. 2.2. Nhiệm vụ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và tình hình hoạt động của Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật có hai nhiệm vụ chủ yếu: + Biên tập, xuất bản Tổ chức biên tập, xuất bản các sách chính trị lý luận và pháp luật góp phần làm cho thế giới quan Mác Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh giữ vị trí chủ đạo trong đời sống tinh thần xã hội; phổ biến chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, nâng cao kiến thức củ nhân dân về chính trị lý luận và pháp luật, phục vụ sự nghiệp đổi mới và hai nhiệm vụ chiến lược xây dựng bảo vệ Tổ quốc. + Nghiên cứu khoa học Tổ chức nghiên cứu khoa học xuất bản nhằm phục vụ trực tiếp cho công tác biên tập, xuất bản và đề xuất với Bộ Chính trị, Ban Bí thư các vấn đề về lĩnh vực xuất bản sách lý luận, chính trị. Tham gia nghiên cứu chương trình quốc gia, đề tài khoa học xã hội cấp Nhà nước, cấp ban, bộ: góp phần làm tỏ hơn những vấn đề chính trị, lý luận, pháp luật; về chủ nghĩa xã hội, về con đường đi lên chủ nghĩa xã hội. 3. Cơ cấu tổ chức: Nhà xuất bản chính trị Quốc gia – Sự thật được tổ chức theo cơ cấu tổ chức của cơ quan sự nghiệp xuất bản có thu tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên. Bao gồm: 3.1. Lãnh đạo Nhà xuất bản Giám đốc – Tổng biên tập; Từ 34 Phó Giám đốc – Phó tổng biên tập Hội đồng khoa học – biên tập gồm chủ tịch là Giám đốc kiêm tổng biên tập, các Phó Giám đốc kiêm Phó tổng biên tập và các ủy viên. 3.2. Các ban biên tập, các vụ chức năng và đơn vị tương đương Ban sách Kinh điển – Lý luận, Ban sách về Đảng,

Họ tên sinh viên: Nguyễn Hoàng Bảo Quỳnh

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNGLỚP THƯ KÝ VĂN PHÒNG 14A KHÓA (2014-2017)

Tên cơ quan: Nhà Xuất bản Chính trị Quốc gia – Sự thật

Địa chỉ:Số 12 ngõ 86 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà

Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Cù Thị Thanh Hoa Giảng viên hướng dẫn: ThS Trương Thị Mai Anh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Nguyễn Hoàng Bảo Quỳnh

BÁO CÁO THỰC TẬPNGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG

LỚP THƯ KÝ VĂN PHÒNG 14A KHÓA (2014-2017)

Tên cơ quan: Nhà Xuất bản Chính trị Quốc gia – Sự thật

Địa chỉ: Số12 ngõ 86 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Cù Thị Thanh Hoa Giảng viên hướng dẫn: ThS Trương Thị Mai Anh

Lời Mở Đầu

Thực tập là một hoạt động bắt buộc trong chương trình đào tạo của mỗi khoá ở các Nhà trường, Học viện Đây là một học phần quan trọng không thể thiếutrong quá trình đào tạo, nhằm hoàn chỉnh kiến thức cho sinh viên

Thực tập cuối khoá cũng là giai đoạn cuối cùng của quá trình đào tạo, nhằm mục đích trang bị cho sinh viên những kiến thức thực tiễn và vận dụng được

những kiến thức lý luận vào việc phân tích các hoạt động quản lý, áp dụng kỹ năngchuyên môn nghiệp vụ quản lý nhà nước được trang bị tại nhà trường vào thực hiện công việc chuyên môn nghiệp vụ của người học tại đơn vị công tác

Với những kiến thức đã được học trong những năm qua và được sự hướng dẫn của lãnh đạo Văn phòng và các anh, chị trong phòng Hành chính - Tổng hợp,

từ đó em nhận thấy công tác trong phòng Hành chính – Tổng hợp có vị trí rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và của Nhà xuất bản chính trị quốc gia- Sự thật nói riêng Nên chuyến thực tập này giúp em làm quen với công việc tại cơ quan nói chung và phòng Hành chính – Tổng hợp nói riêng

Từ đó vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Đó cũng là dịp để cho em củng cố tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên, là

cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này

Qua đây em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo Trường đại học Nội

Vụ, lãnh đạo cơ quan, đơn vị Nhà xuất bản chính trị quốc gia - Sự thật và các anh chị đồng nghiệp đã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập này

VĂN BẢN ĐÍNH KÈM

Đặc biệt, em xin gửi đến cô Trương Thị Mai Anh, người đã tận tình hướngdẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này lời cảm ơn sâu sắcnhất.

Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban của Nhà xuất bảnChính trị - Quốc gia Sự thật, đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thựctiễn trong suốt quá trình thực tập tại công ty

Cuối cùng em xin cảm ơn các anh chị phòng Hành chính – Tổng hợp củaNhà xuất bản Chính trị Quốc gia – Sự thật và gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị CùThị Thanh Hoa đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để emhoàn thành tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp này

Đồng thời nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được thưc tập nơi mà em yêuthích, cho em bước ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức mà các thầy côgiáo đã giảng dạy Qua công việc thực tập này em nhận ra nhiều điều mới mẻ và

bổ ích trong việc quản trị để giúp ích cho công việc sau này của bản thân

Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiệnchuyên đề này em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ýkiến đóng góp từ cô cũng như quý công ty

PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN

CHÍNH TRỊQUỐC GIA – SỰ THẬT

I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊQUỐC GIA – SỰ THẬT

1 Lịch sử hình thành:

Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật tiền thân là Nhà xuất bản sự thật, ra đời

từ ngày 05 tháng 12 năm 1945 tại thủ đô Hà Nội, trong bối cảnh đất nước vừa mới giành độc lập, với muôn vàn khó khăn chồng chất, thù trong, giặc ngoài , Nhà xuất bản Sự thật ( hiện nay là Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật) với tư cách là cơ quan Chính trị và lý luận của Đảng trong cán bộ, đảng viên và nhân dân Khi mới ra đời Nhà xuất bản hoạt động dưới sự lãnh đạo của đồng chí

Trường Chinh - Tổng Bí thư Đảng ta lúc đó Sang năm 1946, Trung ương giao cho Ban Tuyên Truyền phụ trách, trực tiếp là đồng chí Lê Văn Lương trong thời gian này nhà xuất bản không có tổ chức biên chế riêng, cán bộ làm công tác tuyên truyền của Đảng hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp hàng ngày của Tổng Bí thư, vừa làm sách vừa làm báo không có phân hiệu

Nhằm mục đích " nâng cao chất lượng xuất bản sách chính trị, lý luận" theo "

đề ghị của Ban Tư tưởng - Văn hoá Trung ương, Bộ Văn hoad - Thông tin và sự nhất trí của Thủ tướng Chính phủ" về việc sắp xếp, tổ chức công tác xuất bản sách chính trị, lý luận, ngày 20 tháng 11 năm 1992 Ban Bí thư Trung ương Đảng đã ra Quyết định số 53-QĐ/TW quyết định thánh lập Nhà xuất bản Chính trị quốc gia -

Sự thật

Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật được thành lập trên cơ sở hợp nhấtbốn nhà xuất bản gồm:

Nhà xuất bản Sự thật thuộc Ban Bí thư Trung ương Đảng;

Nhà xuất bản Thông tin - Lý luận thuộc viện nghiên cứu Chủ nghĩa Mác - Lênin và

tư tưởng Hồ Chí Minh;

Nhà xuất bản Tư tưởng - Văn hoá thuộc Ban Tư tưởng - Văn hoá Trung ương;Nhà xuất bản Pháp lý thuộc Bộ Tư pháp

Nhằm tăng cường sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước đối với công tác xuất bản sách lý luận chính trị và pháp luật, ngày 03-04-2003, Bộ Chính trị ra Quyết định số 68-QĐ/TW về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật Quyết định chỉ rõ: " Nhà xuất bản Chính trị quốc gia -

Sự thật là đơn vị sự nghiệp trung ương của Đảng, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp và thường xuyên của Ban Bí thư, có chức năng là cơ quan xuất bản chính trị của Đảng và Nhà nước"

2 Chức năng, nhiệm vụ của Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia – Sự thật:

Quyết định số 69-QĐ/TW của Bộ Chính trị xác định rõ chức năng, nhiệm vụcủa Nhà xuất bản là:

2.1 Chức năng

Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật là đơn vị sự nghiệp Trung ương của Đảng, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp và thường xuyên của Ban Bí thư, có chức năng là cơ quan xuất bản chính trị của Đảng và Nhà nước, hoạt động theo Luật xuất bản

Tổ quốc

+ Nghiên cứu khoa học

Tổ chức nghiên cứu khoa học xuất bản nhằm phục vụ trực tiếp cho công tác biên tập, xuất bản và đề xuất với Bộ Chính trị, Ban Bí thư các vấn đề về lĩnh vực xuất bản sách lý luận, chính trị

Tham gia nghiên cứu chương trình quốc gia, đề tài khoa học xã hội cấp Nhà nước, cấp ban, bộ: góp phần làm tỏ hơn những vấn đề chính trị, lý luận, pháp luật; về chủnghĩa xã hội, về con đường đi lên chủ nghĩa xã hội

3 Cơ cấu tổ chức:

Nhà xuất bản chính trị Quốc gia – Sự thật được tổ chức theo cơ cấu tổ chức của cơ quan sự nghiệp xuất bản có thu tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên Bao gồm:

3.2 Các ban biên tập, các vụ chức năng và đơn vị tương đương

- Ban sách Kinh điển – Lý luận,

- Ban sách về Đảng,

- Ban sách về Kinh tế,

- Ban sách Quốc tế,

- Ban sách Nhà nước và Pháp luật,

- Ban sách Giáo khoa và Tham khảo,

- Trung tâm thông tin và Nghiên cứu khoa học,

- Trung tâm tổ chức in – xuất bản,

Khi cần điều chỉnh bổ sung cơ cấu tổ chức, Nhà xuất bản thống nhất với Ban

Tổ chức Trung ương và báo cáo Bộ Chính trị, Ban Bí thư

Nhìn chung cơ cấu tổ chức Nhà xuất bản chính trị Quốc gia – Sự thật được phân chia tương đối rõ ràng Mỗi đơn vị trong cơ quan có 1 thủ trưởng riêng, hoạt động tương đối độc lập với nhau nhưng vẫn thống nhất dưới sự chỉ đạo của Lãnh đạo Nhà xuất bản

Hiện nay đội ngũ cán bộ, biên tập viên, viên chức, nhân viên của Nhà xuất bản chính trị Quốc gia là 254 người Trong đó có: 01 Phó Giáo sư; 12 Tiến sĩ; 33 Thạc sĩ; 200 Cử nhân

Nhà xuất bản chính trị Quốc gia có trụ sở chính ở 24 Quang Trung – Hà Nội

Là do cơ quan xuất bản chính trị nòng cốt của Đảng và Nhà nước, với đội ngũ cán bộ được rèn luyện có trình độ chính trị và chuyên môn cao, đội ngũ cộng tác viên hùng hậu bao gồm các nhà khoa học đầu ngành, nhà xuất bản là cơ quan

đi đầu trong việc tổ chức biên tập và xuất bản sách lý luận chính trị và pháp luật Trong đó có những bộ sách rất quan trọng như: C.Mác và Ph.Ăngghen toàn tập, V.I.Leenin toàn tập, Văn kiện Đảng toàn tập, Hồ Chí Minh toàn tập, Văn kiện Quốc hội toàn tập…

Suốt chặng đường 65 năm qua Nhà xuất bản đã xuất bản hàng triệu cuốn

sách phục vụ kịp thời nhiệm vụ chính trị như: Sách kinh điển; sách viết về Hồ Chí

Minh và tư tưởng Hồ Chí Minh; sách lý luận và thực tiễn đổi mới; sách văn kiện Đảng, lịch sử Đảng, xây dựng Đảng và các lãnh tụ của Đảng; sách pháp luật và quản lý nhà nước; sách về các địa phương, các ngành; sách trang bị cho cơ sở xã, phường, thị trấn; sác điện tử; sách về những vấn đề quốc tế; khai thác bản quyền

và sách dịch Hàng năm Nhà xuất bản đã xuất bản hàng nghìn đầu sách, bên cạnh

đó để tăng thêm thu nhập cho cán bộ, công chức, viên chức Nhà xuất bản còn tổ chức một nhóm chuyên làm các loại lịch ( lịch b lốc, lịch tờ, sách lịch…) Song song với việc mở rộng quan hệ với các bộ, cơ quan ngang bộ, với các ban, cơ quan

củ Đảng; với các tỉnh thành trong cả nước để xuất bản Nhà xuất bản đã mở rộng quan hệ hợp tác với các nhà xuất bản của cả nước để trao đổi kinh nghiệm, tăng cường hữu nghị như: Nhà xuất bản và Phát hành sách quốc gia Lào,Nhà xuất bản nhân dân Trung Quốc, Nhà xuất bản nhân dân Thượng Hải, Nhà xuất bản nhân dânGiang Tô và mở rộng quan hệ hợp tác với các đối tác của Cộng hòa Liên Bang Đức, Pháp, Mỹ, Nhật Bản, Liên Bang Nga, Australia, Singapore,… ngoài ra còn

mở rộng quan hệ với nhiều sứ quán và tổ chức quốc tế ở Việt Nam để phối hợp xuất bản sách

Kết quả đạt được của Nhà xuất bản chính trị Quốc gia – Sự thật

Cấp quyết định xuất bản 7.270 tên sách

Đã xuất bản và nộp lưu chiểu 7.061 tên sách

1055cuốn sách và 870 tin, bài

Tổng doanh thu các hoạt động của

cơ quan ước tính

268.754 tỷ đồng

II.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊQUỐC GIA – SỰ THẬT

1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật

1.1 Chức năng

Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Nhà xuất bản và trực tiếp Giám đốc – Tổng Biên tập trong tổ chức, điều hành công việc của Nhà xuất bản; phối hợp, điều phối hoạt động các đơn vị thuộc Nhà xuất bản theo chương trình, kế hoạch công tác của Nhà xuất bản; là đầu mối thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Nhà xuất bản

1.2 Nhiệm vụ

Tham mưu, đề xuất với Lãnh đạo Nhà xuất bản về công tác quản lý, điều hành hoạt động của Nhà xuất bản Tham gia các đề tài, đề án, chiến lược phát triểncủa Nhà xuất bản theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và sự chỉ đạo của Lãnhđạo Nhà xuất bản

Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ của Lãnh đạo Nhà xuất bản; là đầu mối tổng hợp báo cáo, thông tin, thống kê của các đơn vị trong Nhà xuất bản về kết quả thực hiện kế hoạch công tác và công việc có liên quan; chuẩn bị báo cáo quý, 6 tháng, báo cáo chuyên đề, thông tin nhanh, thông tinnội bộ và báo cáo tổng kết năm trình Lãnh đạo Nhà xuất bản và thông báo đến các đơn vị thuộc Nhà xuất bản

Chuẩn bị nội dung báo cáo giao ban định kỳ của Nhà xuất bản; ghi chép và thông báo nội dung các cuộc họp do Lãnh đạo Nhà xuất bản chủ trì

Phối hợp với các đơn vị trong Nhà xuất bản và các cơ quan liên quan tổ chức họp và các hoạt động thông tin, tuyên truyền về hoạt động của Nhà xuất bản; giúp Giám đốc – Tổng Biên tập thu thập và xử lý thông tin từ bên ngoài về các lĩnh vực hoạt động của Nhà xuất bản

Tổ chức và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư – lưu trữ bao gồm:

Tiếp nhận, xử lý và phát hành các loại văn bản đi và đến;

Sao lục, sao y bản chính, phô tô văn bản, tài liệu phục vụ công tác của Nhà xuất bản và các đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản

Quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong Nhà xuất bản; tổng hợp, thống kế, đánh giá, bảo quản và khai thác các tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Thực hiện công tác quản lý đầu tư xây dựng của Nhà xuất bản đảm bảo tuân thủ theo các quy định hiện hành của pháp luật

Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác lễ tân, phục vụ, đối nội, đốingoại; thực hiện công tác pháp lý trong và ngoài cơ quan

Phối hợp với các đơn vị thuộc Nhà xuất bản xây dựng dự toán ngân sách, quản lý thu chi, thực hiện thanh quyết toàn và quản lý tài sản công của cơ quan theo quy định

Đầu tư phối hợp thực hiện công tác công nghệ thông tin: sử dụng máy tính vàphần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu nhập thôngtin; ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin, nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phục vụ hoạt động của Nhà xuất bản

Thực hiện công tác quản trị văn phòng, quản lý, vận hành, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng trụ sở cơ quan và các trang thiết bị kỹ thuật tại trụ sở Nhà xuất bản; đầu

tư, mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc, thiết bị kỹ thuật

Bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, vệ sinh môi trường và các điều kiện làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan; tổ chức và điều hành hoạt động của bếp

ăn tập thể, bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm, công tác y tế cơ quan, bảo vệ sức khỏe cộng đồng

Quản lý và sử dụng xe ô tô an toàn, hiệu quả và tiết kiệm

Bảo đảm an toàn tuyệt đối về an ninh, trật tự, an toàn phòng chống cháy, nổ

và thiên tai trong cơ quan

Thực hiện một số nhiệm vụ công tác khác theo phân công của Lãnh đạo Nhà xuất bản

2 Cơ cấu tổ chức

2.1 Lãnh đạo Văn phòng gồm

Chánh Văn phòng,

Phó Chánh Văn phòng: có từ 02 đến 03 người, trong đó có 01 Phó Chánh Vănphòng phụ trách công tác hành chính, tổng hợp; 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác quản trị.

Nhìn chung, trong những năm qua, Văn phòng tiếp tục có những chuyển biến tích cực trong các mặt hoạt động Trong điều kiện có nhiều khó khan, khối lượng công việc lớn, nhiều công việc đột xuất, yêu cầu cao, năng lực và trình độ nhân lựccòn hạn chết nhưng tập thể cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng đã cố gắng đểhoàn thành nhiệm vụ, đáp ứng về cơ bản yêu cầu tham mưu và phục vụ

Kết quả đạt được là do sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Nhà xuất bản; sự đoàn kết, nhất trí, có tinh thần trách nhiệm cao và ý thức vượt khó, tinh thần hy sinh, tận tụy, mẫn cán đối với công việc của tập thể cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng

III CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA - SỰ THẬT.

I.Thực trạng về công tác Văn thư - Lưu trữ của Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật

1.1.Tổ chức và biên chế văn thư, lưu trữ chuyên trách, các biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

Nhà xuất bản có bộ phận Văn thư - Lưu trữ trong Phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Văn phòng, là nơi tổ chức, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cơ quan Các đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm cho đơn vị

Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Nhà xuất bản gồm 02 cán bộ (01 cán bộ chuyên trách về văn thư và 01 cán bộ chuyên trách về lưu trữ) làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Chánh văn phòng.

Phòng làm việc của bộ phận Văn thư – Lưu trữ được bố trí tại Tầng 1, khoảng

20 mét, gần cửa ra vào cơ quan tạo thuận lợi trong việc giao dịch

Từ trước đến nay Nhà xuất bản luôn nhận được sự chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ của cấp trên như Văn phòng Trung ương, Cục Lưu trữ Trung ương về công tác Văn thư – Lưu trữ Những năm gần đây Nhà xuất bản quan tâm sâu sắc hơn về công tác này, cụ thể năm 2010 đã ban hành được hai văn bản đó là Quy chế

và văn bản Hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật Từ sự quan tâm của lãnh đạo cấp trên cũng như sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan, bên cạnh đó có các văn bản làm cơ sở và tính pháp lý để tạo điều kiện cho công tác văn thư, lưu trữ Nhà xuất bản đi vào nề nếp, đúng quy định giúp cho hoạt động của cơ quan được tốt hơn

1.2.Công tác văn thư

Cán bộ văn thư cơ quan có nhiệm vụ quản lý văn bản đi , văn bản đến; hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ hiện hành; phân loại, sắp xếp, lập hồ sơ, bảo quản và phục

vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; trực tiếp quản lý, bảo quản, sử dụng con dấu của

cơ quan theo quy định về chế độ bảo mật; giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, kiểm tra việcthực hiện công tác văn thư tại các đơn vị trực thuộc

1.2.1.Soạn thảo và ban hành văn bản

1.2.1.1.Các bước tiến hành soạn thảo để tiến tới ban hành một văn bản:

a, Thẩm quyền ban hành văn bản

Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật được ban hành các văn bản chính sau: Quyết định ( cá biệt), Quy định, công văn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, giấy mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển…

Chánh Văn phòng thừa lệnh Giám đốc – Tổng biên tập ký các công văn giấy

tờ giao dịch, giấy mời, thông báo với các cơ quan hữu quan và các đơn vị trong Nhà xuất bản

c, Thể thức văn bản: Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật là cơ quan củaĐảng do đó thể thức văn bản phải trình bày theo thể thức văn bản của Đảng dưới

sự chỉ dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng, gồm 8 thể thức bắt buộc sau:

1) Tiêu đề “ Đảng Cộng sản Việt Nam” Là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng Tiêu đề được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu, kiểu chữ in hoa, cỡ chữ 15 đậm; phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách vớiđịa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Đường kẻ có độ dài bằng

độ dài tiêu đề

Ví dụ:

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAMTiêu đề này biểu thị mục đích chính trị của cơ quan, giúp người sử dụng văn bản phân biệt được văn bản của Đảng với văn bản Nhà nước

2) Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan ban hành văn bản là Nhà xuấtbản Chính trị quốc gia – Sự thật ở dưới tên cơ quan chủ quản, kiểu chữ in hoa đậm, cỡ chữ 14, được trình bày ở trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề, phía dưới có dấu (*) để phân cách với sổ và ký hiệu văn bản

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA – SỰ THẬT

3) Số và ký hiệu văn bản: Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản theo nhiệm kỳ cấp ủy được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Đảng bộ lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội Đảng

bộ lần kế tiếp; Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ quan Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật Giữa số

ký hiệu có dấu gạch ngang nối (-) giữa tên loại văn bản cơ quan ban hành văn bản Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật

*

SỐ 09-QĐ/NXBCTQGSTCông văn:

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

NHÀ XUẤT BẢN

CHÍNH TRỊ QUỐC GIA – SỰ THẬT

*

SỐ 27-CV/NXBCTQGST54) Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành ăn bản

a) Địa dđiểm ban hành văn bản: Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật đóng tạo số 24 Quang Trung, Hà Nội có địa điểm ghi: Hà Nội

b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Là ngày ký chính thức văn bản đó Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 ghi thêm số (0) đứng trước Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, phía dưới, dưới tiêu đề văn bản có dấu phẩy, cỡ chữ 14 in thường, nghiêng

Ví dụ:

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

Hà nội, ngày 22 tháng 02 năm 20115) Tên loại văn bản và trích yếu nội dung: Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, công văn … mà Nhà xuất bản ban hành Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt của văn bản

là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản Riêng công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu

7) Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành

(Chữ ký)

Họ và tên+ Cấp phó ký thay:

K/T GIÁM ĐỐC – TỔNG BIÊN TẬPPHÓ GIÁM ĐỐC – PHÓ TỔNG BIÊN TẬP

(Chữ ký)

Họ và tên+ Chánh Văn phòng

T/L GIÁM ĐỐC – TỔNG BIÊN TẬPCHÁNH VĂN PHÒNG

(Chữ ký)

Họ và tên

- Dấu cơ quan Nhà xuất bản: Dấu đóng trên văn bản đúng chiều, ngay ngắn,

rõ và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái Thể thức để ký, chữ ký và dấu cơ quan trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản

8) Nơi nhận văn bản: Nơi nhận văn bản được trình bày tại góc trái phần dướinội dung văn bản

Ví dụ:

Nơi nhận:

- Vụ Tổ chức,

- Vụ Tài chính,

- Lưu văn thư,

Đối với công tác văn thư ghi nơi nhận trực tiếp sau các cụm từ “ Kính

gưi…”, và “ Đồng kính gưi” trên phần nội dung văn bản

Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 Cách trình bày văn bản của Nhà xuất bản như sau:

Trang mặt trước: Cách mép trái 3,5cm, cách mép phải 1,5cm, cách mép trên 2,5cm, cách mép dưới 2,5cm

Trang mặt sau (nếu in 2 mặt): Cách mép trái 1,5cm, cách mép phải 3,5cm, cách mép trên 2,5cm, cách mép dưới 2,5cm

2.1.2 Quy trình soạn thảo văn bản

Bước 1: Xách định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản Lựa chọn thể loại văn bản phù hợp Thu thập thông tin, phân tích lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan đến nội dung của vấn đề văn bản hóa.Bước 2: Chọn thể loại văn bản Văn bản phù hợp với hình thức, thể thức vănbản của Đảng ( Nhà xuất bản là cơ quan của Đảng)

Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp ( trưởng hoặc phó đơn vị duyệt bản thảo trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan)/

Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy, soát lại văn bản để trình ký chính thức

Bước 5: Nhân bản theo số lượng nơi nhận và trình lên thủ trưởng cơ quan để

ký chính thức

Bước 6: Làm thủ tục ở Văn thư vào sổ (phần mềm) đóng dấu và phát hành

Do đặc thù của Nhà xuất bản từng Vụ, Ban, Trung tâm … tương đối độc lập, mỗi một đầu mối có Văn thư – Lưu trữ kiêm nhiệm riêng nên văn bản của đơn vị nào do thủ trưởng đơn vị đó chỉ đạo Văn thư – Lưu trữ kiêm nhiệm soạn thảo, đánh máy, ký duyệt, sau đó chuyển qua bộ phận thư ký ( Bộ phận thư ký kiếm tra thể thức văn bản) trình lãnh đạo Nhà xuất bản tức

là Giám đốc – Tổng Biên tập hay Phó Giám đốc – Phó Tổng Biên tập phụ trách đơn vị đó xem xét nội dung, phê duyệt Nếu lãnh đạo đồng ý thì ký luôn, nếu có bổ sung thì mang văn bản về bổ sung Sau khi có chữ ký của lãnh đạo chuyển xuống văn thư để đánh dấu Cán bộ văn thư kiểm tra lại thểthức văn bản nếu có sai sót thì yêu cầu chuyên viên đó sửa lại, nếu văn bản đúng thể thức văn thư viết số vào công văn, tùy theo nơi nhận của văn bản phô tô nhân bản và viết bìa, chuyển giao thông chuyển giao

1.2.2 Tiếp nhận, quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi.

1.2.2.1.Tiếp nhận, quản lý văn bản đến

Văn bản đến Nhà xuất bản đa phần là của các cơ quan Trung ương Đảng: Ban chấp hành Trung ương, Ban Tổ chức Trung ương, Văn phòng Trung ương… ngoài ra còn có các Quyết định, Thông tư… của Bộ Tài chính, Bộ Công an, Bộ Văn hóa – Thông tin, Cục xuất bản và các cơ quan hữu quan khác

Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận công văn đến, phân loại, bóc bì (trừ

bì có dấu Tối mật (B), Tuyệt mật (C) và bì gửi đích danh cá nhân, tổ chức Thanh tra, Hội đồng Khoa học, Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên hoặc ghi rõ: “Chỉ người có tên trên bì mới được bóc” phải chuyển cả bì); văn thưu đóng dấu công văn đến đăng ký vào phần mềm máy tính mạng diện rộng cơ quan Đảng và vào sổ công văn đến tất cả công văn đến, kể cả công văn khôngđược bóc bì

Những công văn gửi cho cơ quan văn thư bóc bì và đóng dấu đến, ghi ngày, tháng và số đến, nếu là công văn đến Hỏa tốc hay công văn Khẩn thì văn thư

sẽ trực tiếp chuyển ngay cho Chánh Văn phòng xử lý để trình Giám đốc – Tổng biên tập và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân có liên quan giải quyết,nếu là công văn thường thì cuối ngày trình Chánh Văn phòng cho ý kiến xử

lý, sao đó văn thư nhân sao (đối với các văn bản xử lý nhân sao) và chuyển công văn đến cho lãnh đạo Nhà xuất bản và các đơn vị, cá nhân giải quyết

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA – SỰ THẬT

SỐ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN

1.2.2.2.Đối với văn bản đi:

Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật ban hành tất cả văn bản đi hầu hết đều được tập trung ở Văn thư Theo quy trình ban hành văn bản đã đề cập trên, cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức ( lần thứ hai) văn bản, ghi

số, ngày, tháng, năm, nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật ( nếu có),chuyển văn bản cho giao thông chuyển giao, đăng ký vào phần mềm máy tínhmang diện rộng của cơ quan Đảng (Lotus notes) vào mục công văn đi, lưu 01 bản chính cùng các phụ lục kèm theo vào tập văn bản lưu ( nếu có) Các đơn

vị trực tiếp soạn thảo văn bản có trách nhiệm lưu 01 bản chính trong hồ sơ công việc

Công văn đi được chuyển kịp thời trong ngày Những văn bản có đóng dấu

“Khẩn”, “Thượng khẩn”, “ Hỏa tốc” phải được chuyển giao ngay sau khi đăng ký và phải đảm bảo thời hạn đến người nhận, nơi nhận ghi trên phong

bì Trong trường hợp cần thông tin nhanh phải gửi văn bản đi qua máy Fax, gửi qua mạng, sau đó gửi bản chính

Các văn bản đi của Nhà xuất bản đều được thống nhất vào số có mẫu quy định chung và văn bản được đăng ký vào số từ số 01 từ ngày liền kề bế mạc Đại hội Đảng Bản lưu công văn đi tại văn thư phải được làm bằng loại giấy tốt, in bằng mực bền lâu và được sắp xếp theo thứ tự đăng ký

Hàng năm cán bộ văn thư tiếp nhận và xử lý khoảng hơn 4.000 công văn đến và hơn 6.000 công văn đi, nhập dữ liệu trên máy hơn 6.000 bản,…

Số đăng ký công văn đi, công văn đến được dung thống nhất theo mẫu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành

Văn thư quản lý cả máy fax của cơ quan nên đối với các công văn được gửi máy fax, lưu 01 bản tại nơi quản lý máy fax

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA – SỰ THẬT

SỐ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI

1.2.2.3 Lập hồ sơ hiện hành

Công tác lập hồ sơ hiện hành tại Nhà xuất bản từ trước đến nay chưa thực hiện Từ khi có Quy chế và văn bản Hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ Nhà xuất bản mới tiến hành xây dựng danh mục hồ sơ để cán bộ, công chức, viên chức cơ quan lập hồ sơ hiện hành Đến nay công tác này đang được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học

1.2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu

Quản lý con dấu: Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đống dấu vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan Vì vậy, Nhà xuất bản coi rất coi trọng việc quản lý con dấu Chánh Văn phòng giao cho văn thư chuyên trách của cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu theo đúng quy định, thực hiện nghiêm túc chế độ bảo mật con dấu, cuối ngày làm việc cắt con dấu vào két sắt

Sử dụng con dấu: Cán bộ văn thư tự tay đóng dâu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan; chỉ đóng dấu khi văn bản, giấy tờ đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản

Đóng dấu trên văn bản rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, dùng đúng mực dấu quy định và trùm 1/3 chữ ký ở phía bên trái; trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ

Khi đóng dấu các văn bản phụ lục kèm theo, cán bộ văn thư đóng dấu vào góc bên trai của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 – 1/4 đường kính con dấu ( dấu treo) Nếu phụ lục nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, còn đóng dấu giáp lên bản phụ lục đó

Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu ở văn thư ( trường hợp đóng dấu của các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận … của các cơ quan khác xây dựng, ban hành) thì văn thư lập sổ theo dõi riêng

1.3.Lưu trữ

Cán bộ lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ: thu thập, bổ sung tài liệu theo định kỳ hàng năm vào kho lưu trữ cơ quan; phân loại, xác định giá trị tài liệu, định thời hạnbảo quản hồ sơ; xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học; bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, thực hiện chế độ bảo mật theo quy định; tổ chức khai thác sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ; giúp Chánh văn phòng Nhà xuất bản, Trưởng phòngHành chính – Tổng hợp trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, kiểm tra việc thực hiện công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc