UBND HUYỆN YÊN LẬP

 3.1. Nhận xét, đánh giá

 3.1.1. Ưu điểm

 Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập là đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, luôn đi đầu trong công tác thi đua tại UBND huyện. Tập thể Văn phòng HĐND & UBND đã có nhiều năm liền được Lãnh đạo UBND huyện trao tặng cờ thi đua “ĐƠN VỊ HOÀN THÀNH XUẤT SẮC NHIỆM VỤ”. Cán bộ làm công tác Văn phòng là nhân tố trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Đội ngũ cán bộ, công chức làm việc trong Văn phòng HĐND & UBND và chuyên viên, nhân viên các đơn vị trực thuộc huyện Yên Lập chủ yếu là thế hệ trẻ có lòng nhiệt huyết, tư duy, sáng tạo và được đào tạo chuyên môn bài bản; các trang thiết bị văn phòng đang được dần hiện đại hóa và trang bị đầy đủ và đã trở thành một trong những yếu tố đóng góp nên sự thành công trong công việc.Văn phòng cũng đã tạo điều kiện, quan tâm tới việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, có phẩm chất chính trị tốt và tác phòng nghiêm túc, năng động, nhanh nhẹn, cởi mở và có tinh thần trách nhiệm cao. Công tác Quản trị văn phòng đã hoàn thành được cơ bản chức năng của mình là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần cho hoạt động của cơ quan. Văn phòng HĐND & UBND huyện đã thực hiện tốt công tác lập kế hoạch. Trong quá trình lập kế hoạch đã có sự phối hợp giữa các cán bộ văn phòng và lãnh đạo văn

phòng, có sự xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo văn phòng, giúp cho việc xây dựng kế hoạch được chính xác, đảm bảo đúng đường lối, chủ trương của cơ quan. Công tác lập kế hoạch được thực hiện chặt chẽ từ kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn với kế hoạch năm, quý, tháng. Chương trình công tác tuần giúp cho các đơn vị chủ động trong công việc. Các chương trình, kế hoạch được thông báo rộng rãi giúp cho lãnh đạo và các đơn vị nắm bắt được thông tin nhanh chong, chủ động điều chỉnh được công việc.

 Các lãnh đạo văn phòng cũng chú ý tới công tác kiểm tra, kiểm soát công việc văn phòng để kịp thời phát hiện ra sai sót, đề xuất các biện pháp điều chỉnh, bổ sung. Lãnh đạo văn phòng cũng phối hợp với lãnh đạo UBND huyện để ban hành các quy chế trong cơ quan, của công tác quản lý vào nề nếp.

 Việc sắp xếp, phân công nhiệm vụ trong Văn phòng khoa học, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, đồng thời khai thác được sự sáng tạo ở các cán bộ, công chức được phân công. Vì vậy, mỗi công việc đều được giải quyết một cách nhanh chóng, và hiệu quả tốt.

 Việc đôn đốc thực hiện quy chế làm việc, quy chế về công tác văn thư, lưu trữ đã được quan tâm chỉ đạo từ phía Lãnh đạo UBND huyện.

 Trang thiết bị văn phòng được bổ sung, mua sắm mới dần thay thế những trang thiết bị đã cũ qua sử dụng nhiều năm và hiện đại hoá phù hợp sự với phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ. Các máy móc, phương tiện kĩ thuật được áp dụng trong công tác văn phòng ngày càng đa dạng như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy chiếu, thiết bị phục vụ họp trực tuyến, … Ngay cả bàn, ghế làm việc cũng đã và đang được cải tiến rõ nét: từ ghế cố định nay đã xuất hiện nhiều ghế xoay. Chính việc đổi mới và tăng cường các phương tiện thiết bị hiện đại phù hợp với công việc đã góp phần quan trọng nâng cao năng suất và chất lượng công tác văn phòng của cơ quan.

 Việc đưa các phần mềm ứng dụng vào công tác Văn phòng đã đem lại những hiệu quả tích cực. Đó là các phần mềm: Bộ phần mềm văn phòng

Microsoft Office; Phần mềm chuyển đuôi PDF sang WORD; Phần mềm khôi phục dữ liệu Recuva; … Góp phần nâng cao nghiệp vụ văn thư ở cơ quan, đơn vị.

 3.1.2. Nhược điểm

 Bên cạnh những thành tích đã đạt được, công tác hành chính văn phòng nói chung và công tác kiểm tra giám sát về nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Yên Lập và các đơn vị vẫn còn một số những hạn chế, cần khắc phục:

 Đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư, Lưu trữ ở một số đơn vị Phòng, Ban thuộc huyện còn chưa được đào tạo.

 Còn thiếu một số mẫu sổ quản lý văn bản như: Sổ đăng ký văn bản mật đi; Sổ chuyển giao văn bản đi; Sổ gửi văn bản đi bưu điện; Sổ sử dụng bản lưu; Sổ chuyển giao văn bản đến; Sổ theo dõi và giải quyết văn bản đến; Sổ đăng ký văn bản Mật.

 Việc tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác Văn thư, Lưu trữ chưa được triển khai.

 Tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn vị chưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói khi giao nộp vào lưu trữ, thậm chí cất giữ trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó, đã gây không ít khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ của cơ quan. Đây chính là hạn chế lớn trong công tác văn thư tại UBND huyện Yên Lập.

 Công tác soạn thảo và ban hành văn banh văn bản còn gặp nhiều lỗi sai cả về quy trình lẫn thể thức.

 Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan ở các Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện chưa được quan tâm.

 Vẫn còn hạn chế nhỏ về việc chậm trễ trong công việc, không hoàn thành đúng chỉ tiêu, thời hạn được giao.

 Hiện tại trong công tác Văn phòng tại UBND huyện Yên Lập chưa được đầu tư các phần mềm quản lý: Phần mềm quản lý văn bản; Phần mềm quản lý công tác lưu trữ,… Nên hiệu quả về quản lý, và việc hiện đại hóa công tác văn phòng còn hạn chế.

 Việc tuân thủ giờ giấc, nội quy làm việc của một số cán bộ công chức còn yếu kém, tình trạng đi muộn về sớm vẫn còn diễn ra khá thường xuyên.  3.1.3. Nguyên nhân

 Công tác Văn phòng nói chung và công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Yên Lập còn bộc lộ một số hạn chế như trên là do một số nguyên nhân sau:

 - Về công tác chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo đơn vị đối với công tác Văn phòng chưa thực sự sát sao.

 - Tránh nhiệm của các trưởng phòng, ban, trung tâm, đơn vị trực thuộc trong việc kiểm tra, giám sát nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chưa tốt. Đặc biệt, phần lớn lãnh đạo các đơn vị cũng chưa nắm rõ các quy định, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nên sảy ra tình trạng không biết kiểm tra, giám sát như thế nào.

 Việc tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác Văn thư, Lưu trữ chưa được triển khai. Đây là một trong những nguyên nhân căn bản gây nên những hạn chế trong việc thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ tại các đơn vị.

 - Việc chưa ban hành một số nội quy, quy chế về công tác văn phòng cũng đã ảnh hưởng đến hiệu quả, cũng như nề nếp trong hoạt động.

 - Nghiệp vụ của một số cán bộ, công chức trong cơ quan còn chưa vững, đặc biệt là các nghiệp vụ thực hiện trên máy vi tinh, mạng Internet, và một số trang thiết bị văn phòng… chưa thực sự thành thạo.

 - Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chưa được quan tâm đúng mức.

 - Thái độ, ý thức, làm việc của một số cán bộ công chức chưa thực sự tốt.  3.2. Các giải pháp

 Trên cơ sở khảo sát, đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại ở thực trạng công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư của các đơn vị tại UBND huyện Yên Lập và một số giải pháp được đề xuất đối với lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn phòng, đơn vị và đối với cán bộ viên chức làm công tác văn thư tại đây. Em hy vọng sẽ góp một phần nhỏ vào việc nâng cao trách nhiệm cũng như công tác kiểm tra, giám sát của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý, giám sát nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ ở UBND huyện nói chung và ở các đơn vị tại thuộc, trực thuộc huyện nói riêng. Về bản thân em xin mạnh dạn đề xuất những giải pháp ngắn gọn về các vấn đề sau:

1. Đối với Lãnh đạo UBND, Lãnh đạo Văn phòng huyện Yên Lập cần chỉ đạo, quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện, đồng thời tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị Phòng, Ban, Trung tâm và các xã trực thuộc huyện thường xuyên hơn.

2. Đối với Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc UBND huyện cần triển khai và tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định của UBND huyện về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định nội bộ của đơn vị mình về công tác văn thư, lưu trữ.

3. Đối với các cán bộ, công chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện và quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Trang bị thêm một số mẫu số trong quản lý văn bản đi đến, theo dõi, đôn đốc thực hiện như: Sổ đăng ký văn bản mật đi; Sổ chuyển giao văn bản đi; Sổ gửi

văn bản đi bưu điện; Sổ sử dụng bản lưu; Sổ chuyển giao văn bản đến; Sổ theo dõi và giải quyết văn bản đến; Sổ đăng ký văn bản Mật.

5. UBND huyện cần đầu tư hơn nữa cho việc mua sắm các trang thiết bị hiện đại, phục vụ công tác văn phòng ở các phòng làm việc và phòng họp, hội trường, trang bị máy tính mới cấu hình cao cùng với các hệ điều hành tốt. Đặc biệt, là các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng như: Phần mềm Văn phòng điện tử eOffice; Phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE; … Giúp nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, nhân viên.



 Tiểu kết

 Trong chương 3, tôi đã trình bày một số ưu – nhược điểm, nguyên nhân và đưa  ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra, giám sát về

nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Yên Lập. Tôi hy vọng với những giải pháp đưa ra trong chương 3 sẽ góp phần nâng cao chất lượng nghiệp vụ Văn thư tại UBND huyện Yên Lập.

           

       KẾT LUẬN

 Để công tác hành chính văn phòng nói chung và các nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ nói riêng được thực hiện một cách đồng bộ, nề nếp chúng ta không thể phủ nhận trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức kiểm tra, giám sát đối với các hoạt động chuyên môn. Thật vậy, công tác tổ chức và kiểm tra, giám sát trong bất kỳ một nghiệp vụ nào trong văn phòng cũng luôn quan trọng. Là tiền đề cho các công việc chuyên môn phát huy hiệu quả. Giúp cơ quan, tổ chức đạt được những mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ đề ra.

 Quá trình khảo sát, nghiên cứu đánh giá thực trạng để thực hiện đề tài này, bản thân tôi đã có điều kiện tìm hiểu rõ hơn cũng như vận dụng và so sánh những kiến thức lý luận đào tạo vào thực tiễn công việc tại UBND huyện Yên Lập và các đơn vị thuộc, trực thuộc. Được sự chỉ bảo tận tình của giảng viên bộ môn cũng như sự hỗ trợ của Chánh văn phòng UBND huyện Yên Lập đã giúp tôi học hỏi và đúc rút được nhiều kinh nghiệm quý báu từ thực tế. Củng cố những kiến thức thực tiễn áp dụng cho học tập bộ môn “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng”một cách có hiệu quả nhất.

- Về mặt cơ sở lý luận về kiển tra, giám sát trong quản trị văn phòng: Bản thân tôi đã hiểu sâu hơn về các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng. Bước đầu hệ thống hóa được về mặt cơ cấu, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và lãnh đạo văn phòng,...Mối quan hệ của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức.

- Về mặt khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư của các đơn vị tại UBND huyện Yên Lập: Bản thân tôi đã thu thập được nhưng thông tin bằng các phương pháp nghiên cứu mốt cách khách quan nhất giúp đánh giá thực tế được những công việc đang được thực hiện tốt và một số điểm còn tồn tại. Từ đó, đưa ra các giải pháp giúp nâng cao hiệu quả công tác hành chính văn phòng tại địa phương.

 Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn những hạn chế nhất định. Việc khảo sát, đánh giá thực trạng sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ quan của bản thân trong việc khảo sát, thu thập thông tin và tổng hợp số liệu. Chính vì vậy, tôi rất mong nhận được sự cảm thông và những ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy, cô giúp việc đánh giá chính xác thực trạng và các đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư của các đơn vị tại UBND huyện Yên Lập được hoàn thiện nhất.





 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

 1.Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường (2009). – Giáo trình văn bản dùng cho giảng dạy trong Trường Cao đẳg Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động năm 2009.

 2.Vương Đình Quyền (2011). Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.

 3.Các Văn bản Quy phạm pháp luật như:

 Luật Tổ chức chính quyền địa phương, số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2015;

 Luật Ban hành VBQPPL số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008;  Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

Vụ, Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ, Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ, Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;…

 Các văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập: Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện Yên Lập nhiệm kỳ 2011- 2016, ban hành kèm theo Quyết định số 1025/QĐ-UBND, ngày 26 tháng 9 năm 2011; Quyết định số 1829/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của UBND huyện Yên Lập về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện; Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của UBND huyện Yên Lập, ban hành kèm theo Quyết định số 861/QĐ-UBND, ngày 25 tháng 7 năm 2014.







 PHỤ LỤC

 (Nguồn: Internet) 

  

 PHỤ LỤC II: PHẦN BÌA SỔ CÔNG VĂN ĐI