KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ

PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC.

PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phịng Mã phách:…………………… TP HỒ CHÍ MINH – 2022 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng phạm vị nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm tổ chức 1.1.3 Khái niệm cấu tổ chức văn phòng 1.2 Cấu trúc máy văn phòng 1.3 Vị trí, chức văn phịng 1.3.1 Vị trí, vai trị 1.3.2 Chức 1.4 Nhiệm vụ văn phòng 10 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ 11 2.1 Khái quát Bộ Nội vụ Văn phòng Bộ Nội vụ 11 2.1.1 Khái quát Bộ Nội vụ 11 2.1.2 Khái quát Văn phòng Bộ Nội vụ 13 2.2 Thực trạng cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nội vụ 15 2.2.1 Cấu trúc máy Văn phòng Bộ Nội vụ 15 2.2.2 Đội ngũ cán Văn phòng Bộ Nội vụ 19 2.2.3 Vị trí, chức Văn phịng Bộ Nội vụ 20 2.2.4 Nhiệm vụ Văn phòng Bộ Nội vụ 21 Chương CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ 22 3.1 Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm 23 3.1.3 Nguyên nhân 23 3.2 Các giải pháp 24 3.2.1 Nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức máy văn phòng 24 3.2.2 Sắp xếp bố trí lại đội ngũ Cán - Nhân viên phòng ban 25 3.2.3 Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ phận quản lí phịng ban Văn phòng Bộ Nội vụ 26 3.2.4 Hoàn thiện sở, vật chất ứng dụng công nghệ thông tin 26 KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC 30 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, quan, tổ chức văn phòng quan chưa quy định cách rõ ràng, quan, tổ chức lại có cách thức tổ chức khác chẳng hạn Văn phòng cấp Bộ nhiên Bộ Nội vụ có cách tổ chức cấu văn phịng khác, Bộ Tài lại có cách tổ chức … nhiều Bộ khác tương tự Chính việc tổ chức cấu tổ chức khơng theo quy trình, khơng đồng dẫn đến tự phát quan khó khăn cơng tác kiểm tra, đánh giá Chính lý mà tơi định lựa chọn đề tài “Khảo sát đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phòng Bộ Nội Vụ” để tìm hiểu làm tiểu luận với mong muốn góp phần nhỏ việc làm sở cho quan, tham khảo vấn đề liên quan Lịch sử nghiên cứu Có thể nói nay, có nhiều đề tài, nhiều sách, tạo chí, nhiều cơng trình nghiên cứu nghiên cứu đề tài nói đến số sau: - TS Văn Tất Tố (2011), Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ, NXB Chính trị Quốc gia – Sự thật - Nguyễn Mạnh Cường, Lâm Thu Hằng (chủ biên), (2022), Lý luận thực tiễn tổ chức hoạt động văn phòng cấp Bộ, NXB Đà Nẵng - Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành văn phịng, NXB Lao động -Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh - Vũ Thị Phụng (2020), Giáo trình lý luận quản trị văn phịng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội - Nguyễn Thu Huyền (2019), “Hoàn thiện cấu tổ chức máy bên bộ, quan ngang đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính”, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, Bộ Nội vụ - Đề tài cấp Bộ “Đổi tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ đáp ứng yêu cầu đại hóa hành chính" (2020), (Chủ nhiệm), Viện Khoa học Tổ chức - Bộ Nội vụ; Tuy nhiên, thực tế chưa có đề tài nghiên cứu cách đầy đủ hoàn chỉnh tổ chức máy Văn phòng Bộ Nội vụ Đối tượng phạm vị nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nội Vụ; - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài thực nghiên cứu Văn phòng Bộ Nội Vụ Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: + Nghiên cứu sở lý luận cấu tổ chức Văn phòng + Khảo sát, đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phòng Bộ Nội Vụ + Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao việc tổ chức cấu Văn phòng Bộ Nội Vụ - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Nghiên cứu lý luận cấu tổ chức văn phòng + Nghiên cứu thực tiễn cấu tổ chức văn phòng Bộ Nội Vụ + Đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao tổ chức cấu Văn phòng cho Bộ Nội Vụ Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin nghiên cứu: Sử dụng trình tìm tài liệu vấn đề có liên quan đến đề tài để làm sở, nghiên cứu cho đề tài - Phương pháp phân tích, tổng hợp đánh giá: Sử dụng phương pháp q trình phân tích tổ chức cấu Văn phòng Bộ Nội Vụ từ việc tổng hợp tài liệu có sau đưa đánh giá ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức đề xuất giải pháp cho đề tài Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Việc nghiên cứu về vấn đề cấu tổ chức văn phịng Bộ Nội Vụ có ý nghĩa vô quan trọng việc làm sở quan Bộ, quan, tổ chức khác tham khảo đề tài thực cách hồn chỉnh có tính khả thi Hơn nữa, Đây nguồn tư liệu cho hệ sau làm sở nghiên cứu tìm hiểu đến đề tài có liên quan Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, đề tài cịn có ba chương: Chương Cơ sở lý luận cấu tổ chức Văn phòng Chương Thực trạng cấu tổ chức Văn phịng Bộ Nội vụ Chương Các giải pháp hồn thiện cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nội vụ CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn phòng Ở Việt Nam, từ “văn phòng” xuất sớm văn hành sử dụng phổ biến thực tế Ví dụ: Văn phịng Chủ tịch nước, Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ Tiếp Văn phòng Bộ, Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND), Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) cấp, đến Văn phòng doanh nghiệp như: Văn phòng Tập đồn, Văn phịng Tổng cơng ty Trong giáo trình Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh), bàn khái niệm “văn phòng” tác giả cho rằng: Theo nghĩa hẹp: “Văn phòng hiểu trụ sở, địa điểm làm việc, nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, tổ chức nhà chức trách định (thị trưởng, nghị viên, luật sư )” Theo nghĩa rộng: “Văn phòng máy giúp việc lập để thực chức giúp cấp lãnh đạo việc tổ chức điều hành hoạt động chung quan, tổ chức trung tâm xử lý thông tin phục vụ đạo, điều hành mặt công tác người lãnh đạo” Trong Giáo trình lý luận quản trị văn phòng năm 2020 PGS.TS Vũ Thị Phụng NXB Đại học Quốc gia Hà Nội có đưa định nghĩa sau: “Văn phòng máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi kiểm sốt cơng việc thơng qua hoạt động quản lý hành chính.” Cịn theo lý luận thực tiễn tổ chức hoạt động văn phòng cấp Bộ Nguyễn Mạnh Cường, Lâm Thu Hằng (chủ biên) có định nghĩa sau: “Văn phòng phận cấu thành cấu tổ chức quan, tổ chức có chức tham mưu, tổng hợp; giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi kiểm sốt cơng việc thơng qua hoạt động quản lý hành chính” Tóm lại, dù có nhiều cách hiểu khác cá nhân xin lựa chọn theo cách hiểu sau: “Văn phòng máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức đảm bảo thơng tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi kiểm sốt cơng việc thơng qua hoạt động quản lý hành chính.” 1.1.2 Khái niệm tổ chức Hiện nay, tùy theo phương diện, cách nhìn người mà đưa nhiều quan điểm khác tổ chức cụ thể: Khi tổ chức động từ thể hoạt động xếp thiết lập phối hợp yếu tố phận hoạt động thành chỉnh thể theo trật tự hệ thống định để đảm bảo mục tiêu đề Khi tổ chức danh từ, tập hợp bao gồm nhiều cá thể gồm nhiều yếu tố thiết lập xếp thành hệ thống với mục tiêu chung đặc điểm chung Ví dụ: tổ chức đồn thể, tổ chức phi phủ Cịn tổ chức tính từ, để hoạt động thiết chế hệ thống đặt điều hành theo trật tự định có tính khoa học quan hệ chặt chẽ với Ví dụ: quan tập thể có tổ chức, làm việc có tổ chức Tóm lại: “Tổ chức hoạt động cần thiết để xác định cấu, máy hệ thống, xác định cơng việc phù hợp với nhóm, phận giao phó phận cho nhà quản trị hay người huy với chức nhiệm vụ quyền hạn định để thực nhiệm vụ giao” 1.1.3 Khái niệm cấu tổ chức văn phòng Về chất, cấu tổ chức văn phòng (theo nghĩa rộng) tổ chức có hệ thống, gồm nhiều phận điều phối cách có ý thức, nhằm thực mục tiêu văn phịng tổ chức Do đó, cấu tổ chức văn phòng hoạt động thiết lập hệ thống cấu trúc, bao gồm thiết kế, xây dựng vận hành máy văn phòng nhằm đạt mục tiêu nhà quản trị - Xét theo nghĩa hẹp, cấu tổ chức văn phòng việc cấu trúc bên phận văn phòng phận có chức tham mưu tổng hợp; đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc, kiểm sốt thủ tục hành thực nghi thức lễ tân quan hệ đối nội, đối ngoại CQ, DN Thông thường, cấu tổ chức phận văn phịng thiết kế thành phòng/ ban nhỏ bên (đối với quan lớn) phân định thành tổ chuyên môn (đối với quan, doanh nghiệp nhỏ) để đảm nhận nhiệm vụ như: văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin, lễ tân, điện - nước, lái xe, tạp vụ, y tế nội bộ, cải cách hành 1.2 Cấu trúc máy văn phịng Tùy theo lĩnh vực đặt điểm hoạt động quan mà có cấu trúc máy văn phòng khác Tuy nhiên, cấu trúc máy văn phịng khơng thể thiếu phận chủ yếu sau: Bộ phận hành văn thư: thực nhiệm vụ quản lý công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn đến, văn Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, quản lý sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư Bộ phận tổng hợp: Gồm số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương đường lối sách cấp trên, lĩnh vực chuyên mơn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng đề xuất phương án giải Bộ phận quản trị: thực nhiệm vụ cung cấp kịp thời, đầy đủ phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng phương tiện vật chất nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu Bộ phận lưu trữ: phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu thực lưu trữ tài liệu liên quan đến hoạt động quan theo quy định ngành yêu cầu quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho phận quan Bộ phận tài vụ: có chức dự trù kinh phí cho hoạt động quan, tổ chức thực việc cấp phát theo dõi sử dụng kinh phí phận quan Bộ phận tổ chức nhân sự: xây dựng kế hoạch tổ chức thực hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan đơn vị, kiểm tra đôn đốc phận chấp hành quy định bảo vệ an ninh trật tự phạm vi quan Phụ trách văn phòng Chánh văn phòng Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan điều hành kết hoạt động văn phòng Giúp việc cho chánh văn phịng phó văn phịng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng việc phấn công giải số công việc ủy nhiệm Chánh văn phòng Mỗi phận văn phịng có người phụ trách ( Trưởng phòng tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng điều hành kết thực hoạt động phận 1.3 Vị trí, chức văn phịng Thi đua - Khen thưởng tổng hợp, phân tích, báo cáo rõ ràng chủ trương, sách pháp luật Nhà nước lĩnh vực thi đua, khen thưởng Bộ ngành Nội vụ Thực chức tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động phong trào thi đua thường niên, dịp ngày lễ kỷ niệm Bộ ngành Nội vụ, khuấy động tinh thần tham gia hoạt động tập thể cá nhân đơn vị.Chịu trách nhiệm làm đầu mối tổ chức phong trào thi đua, tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân rộng điển hình tiên tiến, nhận trách nhiệm đầu làm gương phong trào thi đua phạm vi đơn vị.Tiếp nhận văn hướng dẫn truyền thông, phổ biến, hướng dẫn, tập huấn công tác thi đua, khen thưởng cho đơn vị liên quan công tác Thi đua – Khen thưởng Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan trực tiếp hướng dẫn thực tổ chức hoạt động tuyên truyền thành tựu hoạt động đơn vị, cổ động tinh thần cán văn phòng - Phòng Văn thư - Lưu trữ Kiểm sốt thủ tục hành Gồm có 06 cán bộ, nhân viên có 01, Trưởng phịng 02 Phó Trưởng phịng 03 chun viên, thực chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau: Thực công việc tiếp nhận, đăng ký phân loại, trực tiếp thực việc xử lý văn đến, văn Bộ theo quy định.Tiếp nhận cung cấp văn quy phạm pháp luật Bộ Nội vụ ban hành sau chuyển đến quan liên quan theo quy định hành Hướng dẫn, kiểm tra nghiêm túc việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ theo quy định pháp luật.Sao chụp văn bản, tài liệu phục vụ công tác chung Bộ đảm bảo tình xác cẩn thận cơng việc,ln sẵn sàng cung cấp báo, tạp chí, tin phục vụ công tác Lãnh đạo Bộ đơn vị khối quan Bộ.Tổ chức thực 17 ... THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ 2.1 Khái quát Bộ Nội vụ Văn phòng Bộ Nội vụ 2.1.1 Khái quát Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: Tổ chức. .. cứu sở lý luận cấu tổ chức Văn phòng + Khảo sát, đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phòng Bộ Nội Vụ + Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao việc tổ chức cấu Văn phòng Bộ Nội Vụ - Nhiệm vụ nghiên cứu:... 2018 Bộ Nội vụ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Văn phòng Bộ( xem Phụ lục 02) 2.2 Thực trạng cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nội vụ 2.2.1 Cấu trúc máy Văn phòng Bộ Nội vụ Hiện nay, cấu