Chức năng tổ chức của văn phòng và của quản trị văn phòng. Phân tích đặc điểm của văn phòng theo cách tiếp cận cơ học.

1 Chức tổ chức văn phòng quản trị văn phòng khác nào? Trong nhiều năm trở lại đây, văn phòng phòng dần trở thành khái niệm sử dụng phổ biến rộng rãi nghiên cứu lẫn thực tiễn đời thường Khi nhắc đến văn phịng nghĩ đến nơi làm việc với đủ thứ hồ sơ, giấy tờ Văn phòng tồn điều tất yếu, liên quan đến nhu cầu nhà quản trị nhu cầu xã hội Tùy theo tính chất quy mơ trình độ tồn hoạt động tổ chức văn phịng thành lập theo nhiều hình thức phù hợp Khái niệm văn phịng hiểu nhiều phương diện khác Trong này, ta hiểu văn phòng theo hai cách Văn phòng máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao, phận cấu thành cấu tổ chức chịu điều hành nhà quản trị cấp cao Ngồi ra, văn phịng loại hoạt động tổ chức bao gồm nhiệm vụ thực theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức đó, đảm bảo điều kiện làm việc cho tổ chức thực loại thủ tục, phối hợp, kiểm sốt hoạt động phận tồn tổ chức Quản trị hiểu việc tạo khuôn khổ (định hướng, mục tiêu, nguyên tắc) cho quan, tổ chức áp dụng biện pháp, phương pháp cụ thể để kiểm soát, điều hành, điền khiển cho người, công việc hoạt động hướng, đạt mục tiêu với hiệu cao Quản trị văn phòng tư biện pháp người đứng đầu quan, doanh nghiệp (hoặc người giao quyền) nhằm tổ chức, điều khiển, kiểm sốt hoạt động văn phịng cách khoa học hiệu Quản trị văn phịng cịn hiểu q trình làm việc với thơng qua người khác để thực mục tiêu tổ chức môi trường biến động Điểm khác biệt lớn chức tổ chức văn phòng quản trị văn phòng chức tổ chức văn phòng thực quy mơ tồn quan tồn cơng ty doanh nghiệp, chức tổ chức quản trị văn phòng phòng thường tập trung vào máy cơng việc văn phịng Văn phòng tổ chức bao gồm nhà quản trị văn phòng nhân viên quyền Do văn phòng quản trị giống quản trị tổ chức Chức tổ chức quản trị văn phòng thực nhà quản trị văn phịng Đầu tiên tổ chức cơng việc Văn phịng chịu trách nhiệm xây dựng, phân bổ cơng việc có tính chất hành cho tồn quan, cịn quản trị văn phòng, nhà quản trị tổ chức cơng việc cho văn phịng Văn phịng hoạch định phân chia cụ thể công việc, mục tiêu cần đạt tới phòng ban khác Đồng thời văn phòng trực tiếp triển khai, thực hiện, tổ chức nhiệm vụ giao, tổ chức kiện quan họp, hội nghị phạm vi toàn quan Qua hội nghị, họp, khó khăn, thách thức bàn bạc, tháo gỡ, tư tưởng quan điểm đưa giúp công việc triển khai nhanh chóng, mang lại hiệu tốt Chức tổ chức thể việc xây dựng, tổ chức máy nhân Văn phòng thiết lập hệ thống tổ chức, xây dựng quy chế làm việc để quản lý đội ngũ nhân viên Quy chế làm việc quan tổ chức cụ thể hóa hệ thống văn tạo ra, ban hành thơng qua hoạt động văn phịng Chức thể quản trị nhân với việc thiết lập cấu máy quy mơ nhỏ hơn, văn phịng Chức tổ chức quản trị văn phòng thể việc phân chia điều hành cơng việc văn phịng Điều hành cơng việc văn phịng đảm bảo cho cán quyền thực tốt công việc giao, đảm bảo cho họ tiếp nhận cách xác kịp thời triển khai cơng việc Nhà quản trị văn phòng thiết lập quy định hoạch định trình hình hoạt động công việc để đạt mục tiêu nhanh đem lại hiệu cao Văn phòng tổ chức khơng gian làm việc quan Văn phịng quản lý chịu trách nhiệm sở vật chất xây dựng, sử dụng không gian làm việc phù hợp với phịng ban, quy trình làm việc khác để đạt suất, hiệu làm việc cao Về bản, chức tổ chức quản trị văn phòng giống thu nhỏ chức tổ chức văn phòng Văn phịng chịu trách nhiệm tổ chức cho tồn cơng ty, để hoạt động tổ chức đạt hiệu cao nhất, nhà quản trị văn phòng phải tổ chức máy nhân hoạt động văn phòng cách phù hợp, hiệu 2 Chọn cách tiếp cận tổ chức văn phòng theo hệ thống: học, tự nhiên, hệ sinh thái phân tích đặc điểm văn phịng theo cách tiếp cận Xét theo hệ thống học, tổ chức tập hợp có khuynh hướng theo đuổi mục tiêu cụ thể có liên quan đến thể cấu trúc xã hội thức hóa mức độ cao Tổ chức văn phịng văn phòng mang định hướng, mục tiêu cụ thể, nhà quản trị nhân viên có liên quan đến cấu trúc xã hội thức hóa mức độ cao Hệ thống học đưa M.Weber, W.Taylor thể dạng mơ hình tổ chức cỗ máy Hệ thống học mang tính khách quan, lý, xơ cứng, khơng thể thay đổi khó thay đổi Cơ cấu học tạo nên mối quan hệ ràng buộc, người, nhóm người đặt vào vị trí với nhiệm vụ, vai trị, quyền hạn, lợi ích khác nhau, mối quan hệ làm thay đổi số yếu tố lợi ích số cá nhân Đặt văn phòng hệ thống học, văn phòng mang đặc điểm lý thiếu tính linh hoạt, đổi Người lãnh đạo đảm nhận tất trách nhiệm tổ chức công việc, nhân viên thực nhiệm vụ giao Trong hệ thống học, nhà quản trị văn phịng phịng lãnh đạo nhất, cơng việc thực chiều nên đảm bảo tính khoa học Tuy nhiên, q lý thiếu tính linh hoạt, nhà quản trị trở nên quan liêu, thiển cận, cứng nhắc, đồng thời khả sáng tạo thấp khiến nhân viên trở nên thụ động, thực nhiệm vụ cỗ máy hoạt động tuân theo quy trình lập trình sẵn, từ hình thành lối tư máy móc xử lý cơng việc Hệ thống học coi văn phịng cơng cụ giải nhiệm vụ Nhân viên nhà quản trị có nhiệm vụ quyền hạn riêng để trao đổi nhiệm vụ, quyền hạn, lợi ích cho Trong cấu học, nhân viên không đạt hiệu công việc hay tri thức, kỹ yếu bị đào thải Tuy nhiên nay, hệ thống học áp dụng cách linh hoạt hơn, nhân viên đào tạo kỹ tri thức để đáp ứng cơng việc khơng cịn q khắt khe trước Hệ thống học áp dụng vào văn phịng khó thích nghi với hồn cảnh, mơi trường thích hợp điều kiện sản xuất mơi trường khơng đổi, lãnh đạo nhân viên tn theo quy trình định khơng đề cao sáng tạo, đổi Bên cạnh nhược điểm nêu trên, hệ thống học áp dụng vào văn phòng giúp tăng suất lao động, công việc thực cách khoa học, logic Đồng thời, hệ thống giúp thúc đẩy thay nhân viên không lành nghề lao động có trình độ chun mơn cao Hiện nay, quan, tổ chức nói chung văn phịng nói riêng dần sử dụng hệ thống học quản lý tổ chức ưu điểm Tuy nhiên, để vận hành cách hiệu quả, quan, tổ chức nên áp dụng kết hợp hệ thống học tự nhiên để đem lại hiệu cao nhất, giúp cho nhà quản trị nhân viên gắn bó chặt chẽ TÀI LIỆU THAM KHẢO Phạm Thị Diệu Linh (2015), Quản trị văn phòng: Khái niệm mơ hình tổ chức, Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQGHN 2 Nguyễn Hữu Tri (2013), Lý thuyết tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia thật 3 Nguyễn Bá Dương (chủ biên) (2004), Những vấn đề khoa học tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia  ... sơ, giấy t? ?? Văn phòng t? ??n điều t? ? ?t yếu, liên quan đến nhu cầu nhà quản trị nhu cầu xã hội T? ?y theo t? ?nh ch? ?t quy mơ trình độ t? ??n ho? ?t động t? ?? chức văn phịng thành lập theo nhiều hình thức phù... ho? ?t động t? ?? chức bao gồm nhiệm vụ thực theo yêu cầu nhà quản trị t? ?? chức đó, đảm bảo điều kiện làm việc cho t? ?? chức thực loại thủ t? ??c, phối hợp, kiểm s? ?t ho? ?t động phận t? ??n t? ?? chức Quản trị hiểu... chức t? ?? chức quản trị văn phòng giống thu nhỏ chức t? ?? chức văn phịng Văn phịng chịu trách nhiệm t? ?? chức cho t? ??n cơng ty, để ho? ?t động t? ?? chức đ? ?t hiệu cao nh? ?t, nhà quản trị văn phòng phải t? ?? chức