Kỹ năng viết thư điện tử

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  HỌC PHẦN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP Đề tài: Kỹ viết thư điện tử (email) Giảng viên: ThS Đỗ Thu Hiền Sinh viên: Nhóm Tên Mã sinh viên Phạm Phương Anh 20031575 Nguyễn Thị Hoa 20031592 Hoa Hải Đăng 19031740 Lê Thị Thanh Tuyền 20031655 Nguyễn Thị Quỳnh Mai 20031619 Nguyễn Thị Lan Hương 20031602 Khúc Thị Tú Trinh 20031654 Lê Văn Cử 20031966 Nguyễn Thị Ngọc Anh 20031573 MỤC LỤC I Tìm hiểu chung thư điện tử 1.1 Khái niệm thư điện tử 1.2 Đặc điểm thư điện tử 1.3 Lợi ích thư điện tử II Kỹ viết thư điện tử 2.1 Khái niệm .3 2.2 Vai trò kỹ viết thư điện tử 2.3 Những hạn chế, lỗi sai thường mắc viết thư điện tử .3 2.4 Một số quy tắc viết thư điện tử 2.5 Bố cục chi tiết email 2.6 Một số mẫu thư điện tử trường hợp khác III Văn hóa sử dụng email .9 3.1 Một số tiện ích Gmail .9 3.2 Một số lưu ý văn hóa email .11 IV Kết luận 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO .13 I Tìm hiểu chung thư điện tử 1.1 Khái niệm thư điện tử Thư điện tử dịch vụ chuyển thư dạng số mạng máy tính (chẳng hạn internet) thơng qua hộp thư điện tử Việc chuyển thư quản lí hộp thư điện tử hệ thống thư điện tử thực Chức thư điện tử: - Nhận soạn thảo thư - Xem thư nhận - Lưu trữ thông tin đến - Danh bạ: ghi nhớ danh sách khách hàng, địa cần thiết cho công việc - Sổ tay: ghi chép liệu quan trọng - Lịch biểu: ghi nhớ kiện quan trọng, thông báo cho người dùng, gửi thư theo lịch đặt trước - Cơng cụ tìm kiếm thơng minh giúp dễ dàng kiểm tra lại tin nhắn trước 1.2 Đặc điểm thư điện tử - Thư điện tử hoạt động qua mạng máy tính mà chủ yếu Internet Hệ thống thư điện tử ngày dựa mơ hình lưu chuyển tiếp Các máy chủ thư điện tử chấp nhận, chuyển tiếp, phân phối lưu tin nhắn - Thay viết thư giấy mực bút người gửi cần gõ chữ từ bàn phím máy tính biết dùng phần mềm thư điện tử (email program) - Khi gửi thư điện tử, tín hiệu điện mã hoá nội dung thư điện tử truyền đến máy nhận Do đó, có nội dung hay cách trình bày thư điện tử bảo toàn - Vận tốc truyền thư điện tử vài giây đến vài phút chi phí nhỏ - Dùng thư điện tử lúc mở phần mềm thư điện tử đọc nên tiện lợi Đồng thời, người dùng thư phải nhập mật vào máy nên thư điện tử khó bị người chung đọc - Khối lượng gửi nhận thư điện tử nhiều thư bưu điện nhiều lần Đối với dịch vụ thư điện tử dung lượng lên đến hàng gigabyte dịch vụ Gmail chẳng hạn, hay nhiều - Các dạng chuyển tiếp (chain mail) người nhận lại chuyển nội dung thư cho hay nhiều người khác thường phổ biến hai hệ thống bưu thư điện tử - Hộp thư nơi cất giữ thư từ với địa cụ thể - Mỗi người có hay nhiều địa email (và phải đăng ký qua hệ thống đó) Mỗi hộp thư có địa phân biệt không trùng với địa email khác 1.3 Lợi ích thư điện tử SO SÁNH THƯ ĐIỆN TỬ SO VỚI THƯ TRUYỀN THỐNG, BƯU CHÍNH THƠNG THƯỜNG * Giống: truyền tải thơng tin, thể tình cảm * Khác: Thư truyền thống, bưu thơng thường Thư điện tử Vận tốc truyền thư điện tử nhanh, Phải vài ngày vài tuần để vài giây đến vài phút thư tới địa cần thiết Chi phí nhỏ, khơng đáng kể Chi phí lớn Chỉ cần click chuột gửi thư Phải di chuyển đến hệ thống bưu để qua phần mềm gửi email họ chuyển thư cho bạn Tính bảo mật cao Tính bảo mật thấp Dễ dàng để gửi giọng nói, tranh ảnh, Khó gửi thông tin khác video… loại thơng tin khác ngồi ảnh Người nhận nhận tin nhắn khắp Người nhận nhận tin nhắn nơi nơi định sẵn Số lượng người gửi nhận Khối lượng gửi nhận bị giới hạn khối lượng lớn Có thể đọc lại nội dung thư lúc Muốn đọc lại bạn phải tìm thư bạn cần bạn muốn từ hịm thư Như thấy được, thư điện tử có lợi ích vượt trội so với thư truyền thống, bưu thơng thường nhiều mặt Thư điện tử giúp việc gửi nhận thư trở nên đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi Rút ngắn nhiều công đoạn vận chuyển, không thời gian lại dễ dàng chỉnh sửa, bổ sung, cập nhật Tuy nhiên thư điện tử tồn số hạn chế người nhận cần truy cập internet để nhận thư, virus phát tán qua tập tin đính kèm thư, nhiều chiến dịch lừa đảo thực qua thư điện tử nên không cẩn thận bạn bị đánh cắp danh tính tiền, khơng có cách để đảm bảo đọc người nhận đăng nhập check mail, thư rác vấn nạn khác hệ thống thư điện tử… II Kỹ viết thư điện tử 2.1 Khái niệm Kỹ viết thư điện tử lực sử dụng hệ thống ngôn ngữ hiểu biết đối tượng giao tiếp để thực hành động viết thư điện tử (thông qua thiết bị điện tử như: điện thoại, máy tính,…) nhằm đạt mục đích định giao tiếp 2.2 Vai trò kỹ viết thư điện tử - Thư điện tử giúp tiết kiệm thời gian trao đổi xử lý công việc - Giúp truyền thơng tin đến với người khác cách nhanh chóng - Kỹ sống thiếu công việc sống hàng ngày - Giảm nguy hiểu lầm, nâng cao uy tín thân - Giúp phát triển kỹ tư logic Vậy thiếu kỹ viết thư điện tử có ảnh hưởng nào? - Đặt tên tiêu đề khơng rõ ràng làm hình tượng trước nhà tuyển dụng khách hàng - Việc truyền đạt thơng tin cơng việc gặp khó khăn - Ngơn từ thân mật tạo cảm giác thiếu tôn trọng người nhận không thân thiết với bạn - Việc ghi nhiều từ viết tắt thư cho thấy thiếu chu chuyên nghiệp - Viết sai tả, câu văn sơ sài thể bạn người khơng có chu, gây thiện cảm, không tôn trọng người khác - Viết dài dịng, lan man gây khó hiểu, nội dung khơng truyền đạt xác 2.3 Những hạn chế, lỗi sai thường mắc viết thư điện tử - Tiêu đề không rõ ràng - Viết tắt nhiều ngôn tử không phù hợp - Thư dài lan man - Không kiểm tra lại - Thêm người nhận tùy ý 2.4 Một số quy tắc viết thư điện tử Đặt tên email chuyên nghiệp Chúng ta lưu ý tên email thể tính chuyên nghiệp người Ví dụ: minhnguyen@gmail.com thay đặt cobemuadong2010@ Những lưu ý đính kèm File Chúng ta nên gửi file có định dạng chung dễ mở cho tất máy tính Sử dụng pdf , doc jpeg (đối với file ảnh) Nếu có nhiều file muốn nén lại nên dùng zip khơng nên dùng rar Hồn thiện đầy đủ nội dung file gửi kèm, không nên đính kèm chỉnh sửa Chú ý đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn Không nên viết tiếng Việt có dấu đặt tên file Sử dụng tiêu đề rõ ràng Do nhiều người họ phải giải nhiều email ngày, tiêu đề rõ ràng giúp họ phân loại email dễ dàng điều làm bạn nhận email phản hồi sớm Chữ kỹ cuối thư Chữ ký cuối thư tạo thêm tin tưởng cho người nhận thư nên đính kèm chữ kỹ tự động vào cuối thư, cung cấp đầy đủ thông tin địa chỉ, số điện thoại chức danh bạn Luôn xưng hô mực Nên sử dụng khuôn mẫu “Chào [họ tên người nhận]” Trong vài trường hợp, bạn sử dụng tên người nhận, họ cho phép xưng hô thân mật email không phù hợp môi trường công sở Hãy dùng font chữ cổ cổ điển Một nguyên tắc bất di bất dịch email nên để font chữ mà người khác đọc dễ dàng Nhìn chung, chọn cỡ chữ 13 chọn font dễ đọc Arial hay Times New Roman Còn với màu sắc, màu đen ln lựa chọn an tồn Khơng có bí mật Mọi tin nhắn thư điện tử để lại dấu vết Hãy ln nhớ điều Hãy ln giả sử người khác nhìn thấy viết, đừng viết điều mà người khơng muốn người khác nhìn thấy Đừng viết điều khơng có lợi cho hay khiến người khác tổn thương Vì sau cùng, email dễ “forward”, nên tốt an tồn, phải nói lời xin lỗi Hãy gõ địa email cuối Kiểm tra nội dung cẩn thận, loại bỏ lỗi tả ngữ pháp, chắn đính kèm file gõ địa email ấn Send 2.5 Bố cục chi tiết email 2.5.1 Tiêu đề Nguyên tắc cách viết tiêu đề email - Ngắn gọn, xúc tích: dịng tiêu đề email nên có độ dài 50 ký tự, nằm khoảng từ đến từ - Rõ ràng, cụ thể - Không dùng từ ngữ spam - Đặt tiêu đề sau viết xong nội dung Cách viết tiêu đề email: - Mang tính cấp bách: Tiêu đề tạo cảm giác cấp bách, thúc đẩy hành vi người nhận, tạo phản xạ nhanh dễ dẫn đến việc mở email Ví dụ: KHẨN! [Vấn đề] Uber: “Chú ý! Cơ hội để nhận quà từ Uber!” - Kiểu mệnh lệnh: Cách viết tiêu đề email giống lời lệnh, nêu hành động trực tiếp mà người đọc cần thực Ví dụ: Dừng việc lãng phí tiền vào mực in Xác nhận đăng ký bạn - Mang tính lợi ích: Nhấn mạnh lợi ích mà khách hàng nhận từ sản phẩm, dịch vụ thơng qua tính Ví dụ: Giảm cân nhanh không cần ăn kiêng - Kiểu vấn đề: Cách viết tiêu đề email dễ gây quan tâm người nhận người có vấn đề riêng hay nỗi lo sợ, bạn đề cập tới tạo phản ứng tức Ví dụ: Nguy tiền oan dùng thẻ tín dụng - Kiểu câu hỏi: Theo phản xạ tự nhiên, bắt gặp câu hỏi khiến phải dừng lại suy nghĩ Ví dụ: Bạn làm vào dịp Giáng sinh tới? Bạn có đủ tiền nghỉ hưu vào lúc 65 tuổi? - Hướng mục tiêu: Cách viết tiêu đề email hiệu bạn xác định nhóm đối tượng nhận email Ví dụ: Dành cho người thèm muốn giấc ngủ ngon - Kiểu mê hoặc: Tiêu đề email hấp dẫn với từ ngữ tạo cảm giác bí ấn, huyền ảo Ví dụ: Tác dụng diệu kỳ Yoga 2.5.2 Nội dung Người nhận: To, CC, BCC Bao gồm tên email người nhận, tên riêng người nhận, người nhận có liên quan Người nhận có cấp: - To: Người nhận trực tiếp - CC (carbon copy = sao): Người có liên quan, có tham gia tới nội dung email Người nhận trực tiếp biết email có gửi cho người CC - BCC (blind carbon copy = tạm): Người theo dõi công việc mà người gửi biết, người nhận (cả TO CC khơng biết có BCC) Tùy cá nhân có liên quan tới cấp độ mà gửi cho người cấp độ đó, tránh đặt sai vị trí Phần mở đầu Tùy vào đối tượng người nhận cụ thể mà viết câu chào tương ứng sau: - Lối viết lịch sự, trang trọng: Kính gửi - Lối viết thân thiết: Hello, Xin chào - Đối với phận, phịng ban: + Kính gửi [Phịng Dịch vụ khách hàng] + Kính gửi [Trưởng phịng thu mua vật tư] + Kính gửi [Giám đốc phụ trách tiếp thi Sau câu chào, ta viết tiếp câu mở đầu nêu lý lại viết email này, ví dụ cách viết trang trọng: Tôi viết thư để đặt chỗ/ xin ứng tuyển vào vị trí /để xác nhận chỗ đặt trước/để xin thêm thông tin Phần nội dung Yêu cầu nội dung bao gồm: - Phản ánh thơng tin theo tiêu đề nêu, - Trình bày nội dung phải rõ ràng, mạch lạc, giúp người đọc dễ theo dõi, dễ hiểu muốn trình bày - Tránh lỗi tả đánh máy - Nội dung ngắn gọn tốt, phải đủ ý Khơng dài dịng, lan man - Khi chuyển ý, ta cần ngắt dòng, đánh số thứ tự cho ý để người đọc nắm dễ dàng nắm bắt vấn đề - Khi muốn nhấn mạnh, nên dùng kiểu chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân hay đổi màu chữ cho từ cần nhấn mạnh, không nên áp dụng cho câu - Đối với tệp đính kèm cần kiểm tra lại chắn có file đính kèm trước bấm nút gửi Có nhắc tới việc có tài liệu đính kèm bên nội dung Có mơ tả rõ tài liệu gồm file nào, nhằm mục đích Cần lưu ý mở/tải tài liệu Phần kết thư - Thể tôn trọng người nhận đọc hết nội dung email Các câu kết thường dùng: kính thư, trân trọng, cảm ơn… - Chữ ký cá nhân Dùng để người nhận có thêm thơng tin người gửi Thường chữ kí cá nhân khơng thiết cần có, bạn kí cuối thư tốt Việc giúp người nhận biết rõ người gửi, có thêm kênh liên lạc khác ngồi email điện thoại, địa nơi làm việc, cách xưng hô cho trả lời thư (dựa vào giới tính, độ tuổi, vị trí cơng tác người gửi) - Với loại email thông thường cuối thư gồm: + Lời cảm ơn: “Trân trọng cảm ơn”, “Xin chân thành cảm ơn” + Chữ ký (địa chỉ, thông tin liên hệ, nơi gửi email) + Tệp đính kèm file cần cung cấp - Với email xin việc + Cuối thư thường là: “Cảm ơn dành thời gian xem xét CV thư giới thiệu Tôi mong sớm nhận phản hồi từ phía cơng ty” + Ký tên + Tệp đính kèm CV Chi tiết email: (tham khảo số mẫu khác mục 2.6) - Email lần đầu gửi Tiêu đề: Về việc… Nội dung Kính gửi … Về việc A, … Về vấn đề B, … Tuy nhiên, khúc mắc xảy … Vì vậy, tơi đề xuất … Bước tiếp theo, mong bạn gửi cho … Mong sớm nhận phản hồi chị Xin chân thành cảm ơn [Chữ ký] - Email phản hồi Tiêu đề: Yêu cầu về…, Về vấn đề… Nội dung: Kính gửi… Cảm ơn email anh/chị Về vấn đề mà bạn đưa ra, xin phản hồi sau: Về việc X, … Về việc Y, … Mong nhận phản hồi anh/chị trước ngày … để kịp tiến hành … hạn Xin chân thành cảm ơn [Chữ kí] 2.6 Một số mẫu thư điện tử trường hợp khác ĐỐI VỚI EMAIL LẦN ĐẦU GỬI CHO NGƯỜI KHÁC: Chủ đề email: "Về việc (nêu công việc cụ thể ngắn gọn)" Chào chị A, (ghi tên cụ thể đừng Dear anh/chị, tuyệt đối không ghi sai tên người nhận) Em … đến từ (cơ quan/đồn thể tương ứng) Em có email chị anh B bên công ty C giới thiệu (nêu hồn cảnh có thơng tin liên lạc gợi nhắc người ta dịp gặp email liên hệ nói chuyện thêm) Em viết email để (nêu công việc cần thảo luận, cụ thể phần email title khơng trình bày hết cục chữ dày đặc đoạn này) (Chấm, xuống dòng, sang ý khác Mỗi đoạn ý ngắn gọn.) Về việc A, … Về vấn đề B, … Tuy nhiên, khúc mắc xảy … Vì vậy, em đề xuất … Bước tiếp theo, mong chị gửi em … Nếu cần thêm thơng tin, chị nói với em có gấp chị gọi em/trợ lý em … (thêm kênh liên lạc khác nhanh chóng hơn) Mong sớm nhận phản hồi chị Cảm ơn chị, (Tên) ĐỐI VỚI EMAIL TRẢ LỜI NGƯỜI KHÁC: Gửi chị A, Cảm ơn email chị Về vấn đề mà chị đưa ra, em xin phản hồi sau: Về việc X, … Về việc Y, … Để em tiến hành …, xin chị phản hồi giúp em số điểm sau: Câu hỏi Câu hỏi Sau nhận thông tin từ chị, bước em … Mong nhận phản hồi chị trước ngày … để kịp tiến hành … hạn Email có cc anh B bạn C đến từ phòng ban … để trả lời cho chị vấn đề X chị có thêm yêu cầu Cảm ơn chị Thân gửi, (Tên) ĐỐI VỚI EMAIL DẠNG FOLLOW-UP: Gửi chị A, Em … bên (cơ quan đoàn thể tương ứng) Em gửi chị email xin follow-up việc … Em cần chị phản hồi giúp em vấn đề … gửi cho em … để tiến hành … trước ngày xx/xx Email trước em forward phía để chị tiện xem lại File đính kèm email giấy tờ X, Y Z Mong sớm nhận phản hồi chị Cảm ơn chị, (Tên) MẪU EMAIL PHẢN HỒI NHÀ TUYỂN DỤNG SAU KHI PHỎNG VẤN Tiêu đề: Thư cảm ơn buổi vấn cho [Vị trí cơng việc] Kính gửi [Tên chức danh nhà tuyển dụng], Tôi muốn gửi lời cảm ơn anh/chị dành thời gian cho tơi hơm qua Tơi hứng thú với trị chuyện [Chủ đề thảo luận], vui mừng gia nhập [Công ty] với vị trí [Vị trí cơng việc] Tơi tin vị trí phù hợp với [Thế mạnh/Kĩ năng] Như đề cập, tự hào khả [Thành tích liên quan đến cơng việc] tin giúp tơi hồn thành tốt cơng việc Tôi hi vọng chia sẻ nhiều với q cơng ty, xin vui lịng liên hệ lại anh/chị cịn thắc mắc Trân trọng, [Tên] [Số điện thoại] MẪU THƯ MỜI THAM GIA PHỎNG VẤN Chào bạn [Tên ứng viên], Lời đầu tiên, chúng tơi xin cảm ơn bạn quan tâm đến vị trí ứng tuyển cơng ty [Tên cơng ty] Thông qua hồ sơ mà bạn gửi về, chúng tơi nhận thấy bạn có kiến thức chun mơn phù hợp với vị trí mà chúng tơi tuyển Chúng tơi trân trọng kính mời bạn đến tham gia buổi vấn công ty tại: Địa chỉ:… Thời gian:… Để buổi vấn diễn thuận lợi, bạn vui lòng phản hồi lại email nhận Mọi thắc mắc khác, bạn vui lịng liên hệ với chúng tơi qua: Địa liên hệ:… Trân trọng, III Văn hóa sử dụng email 3.1 Một số tiện ích Gmail - Gửi thư theo lịch đặt sẵn Bước 1: Soạn thư bình thường Bước 2: Tại gửi, chọn hình tam giác ngược Chọn gửi thư theo lịch biểu Bước 3: Chọn ngày mà bạn muốn gửi thư Bạn xem thư đặt lịch Đã lên lịch - Sắp xếp thư theo Nhãn Bước 1: Tại cửa sổ chính, click vào biểu tượng bánh cưa chọn Cài đặt (Settings) Chọn Xem tất chế độ cài đặt Bước 2: Tìm Tạo nhãn Gõ tên nhãn mà bạn muốn tạo Bước 3: Tại email bất kỳ, click chuột phải chọn Gắn nhãn là, sau chọn nhãn phù hợp - Hoàn tác gửi Bước 1: Trước hết cần đăng nhập tài khoản Gmail cá nhân máy tính Bước 2: Tại giao diện chính, click vào biểu tượng bánh cưa chọn Cài đặt (Settings) Chọn Xem tất chế độ cài đặt Bước 3: Trong cửa sổ Cài đặt, bạn giữ nguyên tab Chung (General), tìm mục Hủy gửi (Undo Send) Bước 4: Trong bước này, bạn chọn: thời gian 5-30 giây Nếu chọn 10 giây sau ấn gửi đi, bạn có 10 giây để nhận sai lầm kịp thời ấn Hồn tác (Undo) Thường người dùng lựa chọn khoảng thời gian dài 30 giây để đảm bảo an toàn Bước 5: Lưu thay đổi vừa cập nhật cách kéo xuống cuối trang nhấn Lưu thay đổi Bước 6: Kiểm tra việc kích hoạt cách gửi mail Khi bạn bấm Gửi (Send) để gửi giao diện Gmail xuất dịng thơng báo: “Đã gửi thư Hồn tác Xem thư” góc bên trái cửa sổ - Tìm email đến từ địa Bước 1: Tại tìm kiếm Gmail, nhập from:(địa email) (VD: from: (phongdaotao@sv.ussh.edu.vn)) Bước 2: Ấn Enter để hoàn thành việc tìm kiếm Bước 3: Ngồi ra, tìm kiếm nâng cao nhờ vào việc tùy chỉnh tìm kiếm - Danh bạ địa người dùng Bước 1: Tại ứng dụng Google chọn Danh bạ Bước 2: Chọn tạo địa liên hệ Bước 3: Nhập thông tin người cần thêm Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất 3.2 Một số lưu ý văn hóa email 3.2.1 Độ dài tối đa - Độ dài email nên từ 1/2 đến 2/3 trang đủ Nếu muốn cung cấp nhiều thơng tin hơn, đính kèm file cần thiết 10 3.2.2 Thời gian phản hồi muộn Khi nhận email mới, nên đọc tiêu đề lướt qua nội dung sau phân loại thư dựa vào tiện ích Nhãn Gmail Bạn phân loại thư dựa tiêu chí: - Quan trọng cần gấp - Quan trọng không cần gấp - Không quan trọng cần gấp - Không quan trọng không cần gấp Công việc bạn dành khoảng thời gian giải công việc theo thứ tự chia sẵn Đối với email Khẩn (cần trả lời gấp) bạn nên phản hồi theo tính chất cơng việc Tuy nhiên điều tiên để không tồn đọng nhiều thư dành khoảng thời gian cố định ngày để giải thư ngày hôm Đừng nên để email ngày chưa nhận phản hồi 3.2.3 Khung gửi thư hợp lý Các nghiên cứu có có cách làm email marketing đa dạng, bạn ưu tiên thời gian sau dựa liệu: + 10h: Khung buổi sáng gần trưa phổ biến, người xác định thời gian tốt 10 sáng Một mốc thời gian đáng nói 11 sáng + 20h – nửa đêm: Có thể bạn không ngờ tới khung thời gian Dường email mở click nhiều vào buổi tối Campaign Monitor cho lý người ta thường kiểm email trước ngủ + 14h: Thời gian dễ gửi email thành công Lúc người ta không tập trung vào cơng việc, tìm để xem + 6h: 50% bắt đầu ngày việc kiểm tra email Theo Campaign Monitor nghiên cứu khung - 11 sáng chắn tốt để gửi email 10 sáng đỉnh điểm Cuối cùng, Campaign Monitor kết luận 53% email mở vào ngày làm việc từ 9h - 17h 3.2.4 Một số lưu ý khác - Nghĩ kỹ trước định Reply All (Trả lời tất cả) - Tận dụng mục chữ ký email - Hạn chế dùng dấu chấm than - Hài hước chỗ - Khởi đầu ngày việc check mail - Check list để dò lại email trước gửi + Email giải hay nêu vấn đề cách rõ ràng chưa? 11 + Đã đưa cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước chưa? + Tên người chưa? + Cịn có phần cc chưa giới thiệu? + File cần đính kèm đủ ĐÚNG file chưa? + Nếu có đoạn buộc phải Copy & Paste, format chữ email chỉnh sửa đồng từ đầu đến cuối chưa? + Cịn lỗi tả khơng? + Nếu nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn viết bị tập trung vào cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa giải pháp? IV Kết luận - Hiện nay, email thay thư từ trở thành công cụ hữu hiệu giúp việc trao đổi thông tin người trở nên nhanh chóng hiệu Email ngày phổ biến sống biết cách viết email thật chuyên nghiệp, kể nhân viên văn phòng - Để viết email chun nghiệp “Bảy bí để có email tốt” hữu ích cần thiết người: Đặt tên chuyên nghiệp Giữ đơn giản Viết dòng chủ đề phù hợp thú vị Toàn văn nên dài tối đa nửa trang A4 Phong cách nội dung phù hợp Chữ ký giúp email trở nên chuyên nghiệp đáng tin Không để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến email TÀI LIỆU THAM KHẢO J H Hood (2013), How to Book of Writing Skills (Improve your English report, email or business writing skills), WordCraft Global Pty Ltd Clare Whitmell (2014), Business Writing Essentials https://vn1lib.org/book/3109664/d0323b Thủy Nguyễn (2008), Các lỗi thư điện tử cần tránh, Báo Tuổi trẻ https://tuoitre.vn/cac-loi-thu-dien-tu-can-tranh-260635.htm 10 Nguyên tắc giao tiếp e-mail cần nhớ https://www.ctsvietnam.vn/vi/tin-tuc/10nguyen-tac-giao-tiep-email-co-ban 12 Joe Ford (2020), What is the difference between email and traditional mail? https://answerstoall.com/language/what-is-the-difference-between-email-andtraditional-mail/ Differences Between Email & Traditional Mail (Postal Mail) https://www.theinfozones.com/2014/10/differences-between-email-traditional.html Tips for Employees to Improve Email Writing Skills and Online Professionalism https://www.bizlibrary.com/blog/employee-development/communicating-online/ Dani Tùng (2019), Các thành phần email http://ebizdict.com/cac-thanhphan-cua-mot-email.html (2017), Cách viết tiêu đề Email hấp dẫn khiến người nhận mở thư https://linkleads.vn/cach-viet-tieu-de-email-hap-dan-khien-nguoi-nhan-mo-thu-ngay/ 10 Nathan Ellering (2018), What 14 Studies Say About The Best Time To Send Email https://coschedule.com/blog/best-time-to-send-email 11 Hannery, Mẫu Email Phản Hồi Nhà Tuyển Dụng Sau Khi Phỏng Vấn Giúp Bạn Ghi Điểm Tuyệt Đối https://ybox.vn/ky-nang/4-mau-email-phan-hoi-nha-tuyen-dungsau-khi-phong-van-giup-ban-ghi-diem-tuyet-doi-5b201f41e29cb126dee6b350 12 (2021), Chia sẻ mẫu thư mời vấn qua email chuẩn 2021, https://blog.topcv.vn/thu-moi-phong-van/ 13 ... chung thư điện tử 1.1 Khái niệm thư điện tử Thư điện tử dịch vụ chuyển thư dạng số mạng máy tính (chẳng hạn internet) thơng qua hộp thư điện tử Việc chuyển thư quản lí hộp thư điện tử hệ thống thư. .. trò kỹ viết thư điện tử 2.3 Những hạn chế, lỗi sai thư? ??ng mắc viết thư điện tử .3 2.4 Một số quy tắc viết thư điện tử 2.5 Bố cục chi tiết email 2.6 Một số mẫu thư điện tử. ..MỤC LỤC I Tìm hiểu chung thư điện tử 1.1 Khái niệm thư điện tử 1.2 Đặc điểm thư điện tử 1.3 Lợi ích thư điện tử II Kỹ viết thư điện tử 2.1 Khái niệm