kỹ năng viết thư ngỏ

Đặt khách hàng vào trọng tâm Tâm lý chung, mọi khách hàng đều muốn biết, họ sẽ được gì khi sử dụng sản phẩm của bạn?. công ty cũng như sản phẩm, dịch vụ của bạn, điều họ quan tâm là nhữ

Kỹ năng viết thư ngỏ

Để có một lá thư ngỏ ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và hấp dẫn khách hàng, bạn nên tham khảo những nội dung dưới đây:

1 Văn phong ngắn gọn và nội dung được phân bổ hợp lý

Hãy chia thư ngỏ ra thành nhiều đoạn, mỗi đoạn không nên dài hơn năm câu Nên tập trung vào ý chính và trình bày sao cho dễ đọc và dễ hiểu

2 Đặt khách hàng vào trọng tâm

Tâm lý chung, mọi khách hàng đều muốn biết, họ sẽ được gì khi sử dụng sản phẩm của bạn? Hay nói cách khác là, khách hàng không quan tâm nhiều đến

công ty cũng như sản phẩm, dịch vụ của bạn, điều họ quan tâm là những lợi ích họ sẽ nhận được mà thôi Do đó, khi viết thư để giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ, hãy tập trung vào các từ ngữ như “ông, bà, anh, chị, bạn…” thì vì nói

“chúng tôi, tôi…” Hãy nhớ rằng khách hàng là người sẽ mua hàng chứ không phải là bạn

Một điều quan trọng nữa mà bạn cần biết là hãy nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường mục tiêu để nắm bắt được tâm lý tiêu dùng của khách hàng, biết được

lý do làm cho khách hàng chịu móc bóp để mua hàng

3 Thu hút sự quan tâm của khách hàng ngay lập tức

Thời gian để khách hàng quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ được chào bán không nhiều Do đó, bạn hãy tranh thủ thời khắc ngắn ngủi đó và làm thế nào

để thu hút được sự chú ý lập tức của họ

Ngay tiêu đề đầu tiên, hãy đề cập ngay đến lợi ích của sản phẩm, dịch vụ một cách ngắn gọn, súc tích và lịch thiệp Một tiêu đề chỉ nên gói gọn trong phạm

vi 17 từ, nếu bạn muốn nó phát huy hiệu quả cao nhất

4 Lồng ghép những “chứng thực” quan trọng vào nội dung thư ngỏ

Đây là những “chứng thực” hoàn toàn có lợi cho bạn Tâm lý chung là phần đông người tiêu dùng thường bị ảnh hưởng bởi những người khác, nhất lý ý kiến của những chuyên gia có tên tuổi Tiếng nói của họ sẽ dễ dàng thuyết phục khách hàng tin tưởng hơn vào sản phẩm, dịch vụ của bạn

Đặc biệt, các giải thưởng, giấy khen hay giấy chứng nhận chất lượng… sẽ dễ dàng tạo dựng được niềm tin hơn từ khách hàng Đừng bỏ qua ưu điểm của những cộng cụ này nếu bạn đang có nó và hãy sử dụng nó một cách khôn ngoan và trung thực

Nếu sản phẩm, dịch vụ đã nhận được những giải thưởng quan trọng, bạn

đừng quên đề cập trong thư ngỏ

5 Nên sử dụng các gạch đầu dòng

Phần đông khách hàng rất thích xem những tài liệu được trình bày theo kiểu gạch đầu dòng, bởi vì nó làm cho họ thấy tài liệu có vẻ ngắn gọn, súc tích và không mất nhiều thời gian Vì vậy, bạn hãy liệt kê những ưu điểm và lợi ích

mà sản phẩm, dịch vụ có được dưới dạng gạch đầu dòng để gia tăng hiệu quả thuyết phục

6 Bổ sung phụ đề

Để giúp một thư ngỏ có vẻ ngắn gọn và dễ đọc hơn, bạn nên nhấn mạnh những lợi ích mà sản phẩm, dịch vụ có được Cứ khoảng 4 đoạn bạn nên thêm vào một phần phụ đề để củng cố và tóm lượt nội dung

7 Không dùng những từ ngữ có tính phủ định

Cần phải loại trừ những từ ngữ có tính phủ định trong thư ngỏ, nhất là những

từ “sai sót”, “rối loạn”… và nên sử dụng nhiều từ ngữ như “đơn giản”, “phục vụ”…

Những từ có ý nghĩa tiêu cực hoặc mang tính phủ định sẽ dễ dàng gây tổn thất cho kết quả công việc, vì nó tạo ra cảm giác không tốt và dễ làm cho người tiếp nhận hiểu lầm

8 Mời chào hấp dẫn

Trong thư chào hàng, lời chào hấp dẫn đóng góp đến 25% thành công, nhưng điều này rất dễ bị chúng ta bỏ qua Bạn cứ thư nghĩ xem, điều gì sẽ xảy ra khi bạn chào bán một sản phẩm, dịch vụ kèm theo rất nhiều quà tặng hấp dẫn? Làm sao để thư chào hàng của bạn gây được thiện cảm, ấn tượng tích cực và giành được sự quan tâm thật sự của khách hàng?

Hãy làm nổi bật giá trị của những tặng phẩm khuyến mại và hãy cố gắng làm cho khách hàng có cảm giác là tặng phẩm có giá trị còn cao hơn giá trị của sản phẩm, dịch vụ đang chào bán

9 Yêu cầu đặt hàng

Nếu bạn đã nói đầy đủ về những lợi ích mà sản phẩm, dịch vụ mang lại cũng như không quên hướng dẫn sử dụng nhưng cuối cùng lại không yêu cầu đặt hàng là một thiếu sót nghiêm trọng

Trong thương mại điện tử cũng tương tự, đừng để khách hàng thoát khỏi trang web của bạn mà không mua một món hàng nào đó Hãy thiết lập một đường link kiểu như “click vào đây để đặt hàng” Nên hướng dẫn khách hàng thật tỉ

mỉ và dễ hiểu Nên nói cho khách hàng biết những bước tiếp theo để họ mua hàng nhanh chóng, thuận lợi và dễ dàng nhất

10 Nhắc lại những ý chính ngoài tiêu đề

Đừng quên nhắc lại những nội dung chính ngoài tiêu đề, bởi vì đây là phần khách hàng thường xem nhiều nhất Bạn hãy nhớ viết phần này nếu không muốn bị bỏ lỡ cơ hội chinh phục khách hàng tiềm năng