kỹ năng viết thư tín thương mại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - - TIỂU LUẬN TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG VIẾT THƯ NGỎ, THƯ TÍN TRONG KINH DOANH GVHD: Nguyễn Phúc Qúy Thạnh Truyền thơng kinh doanh – Nhóm NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN Trang 2/21 Truyền thông kinh doanh – Nhóm MỤC LỤC Trang 3/21 Truyền thơng kinh doanh – Nhóm LỜI MỞ ĐẦU Thư tín thương mại thư ngỏ đóng vai trò quan trọng lĩnh vực thương mại, kinh doanh Mọi thư tín kinh doanh thể lực chuyên nghiệp người viết thư mặt cơng ty, tập đồn làm việc Một thư tín hiệu khơng góp phần thúc đẩy kinh doanh mà tạo thêm mối quan hệ tốt đẹp Ngược lại, thư tín khơng rõ ràng, khó hiểu dẫn đến việc hiểu sai vấn đề, gây chậm trễ làm niềm tin nơi đối tác Nhận thức tầm quan trọng đó, cần phải trang bị kiến thức thư tín thương mại để viết thư tín hiệu quả, chuyên nghiệp tránh lỗi sai thường gặp viết thư Trang 4/21 Truyền thơng kinh doanh – Nhóm Chương I : THƯ NGỎ Khái niệm, ý nghĩa: Thư ngỏ thư viết gửi đến cá nhân, công ty, doanh nghiệp, tổ chức họ nhằm mục đích dùng để yêu cầu, đề đạt công khai nội dung, vấn đề cụ thể Cách viết thư ngỏ: Văn phong ngắn gọn nội dung phân bổ hợp lý Hãy chia thư ngỏ thành nhiều đoạn, đoạn không nên dài năm câu Nên tập trung vào ý trình bày cho dễ đọc dễ hiểu Đặt khách hàng vào trọng tâm Tâm lý chung, khách hàng muốn biết, họ sử dụng sản phẩm bạn? Hay nói cách khác là, khách hàng khơng quan tâm nhiều đến công ty sản phẩm, dịch vụ bạn, điều họ quan tâm lợi ích họ nhận mà thơi Do đó, viết thư để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, tập trung vào từ ngữ “ông, bà, anh, chị, bạn…” thay nói “chúng tơi, tơi…” Hãy nhớ khách hàng người mua hàng bạn Một điều quan trọng mà bạn cần biết nghiên cứu thị trường mục tiêu để biết tâm lý mua hàng họ, biết điều khiến khách hàng nhanh chóng móc ví chi tiền Thu hút quan tâm khách hàng Bạn có vài giây để làm cho khách hàng để tâm đến sản phẩm chào bán Vì tận dụng hội “nói” để giành ý khách hàng tức Ngay tiêu đề đầu tiên, đề cập đến lợi ích sản phẩm, dịch vụ cách ngắn gọn, súc tích lịch thiệp Một tiêu đề nên gói gọn phạm vi 17 từ, bạn thật muốn phát huy hiệu cao Thêm phụ đề Phụ đề giúp cho thư chào hàng dễ đọc bớt dài dòng đồng thời nhấn mạnh thêm lợi ích sản phẩm mà bạn chào bán Cứ 3-4 đoạn thêm phần phụ đề nhằm củng cố tóm tắt lại nội dung Câu cú ngắn gọn phải phân đoạn tốt Trang 5/21 Truyền thông kinh doanh – Nhóm Hãy viết câu ngắn chia thành nhiều đoạn, đoạn nên có từ đến câu tập trung vào ý nhằm giúp người đọc dễ đọc, dễ hiểu dễ tiếp thu Lồng ghép “chứng thực” quan trọng vào nội dung thư ngỏ Đây “chứng thực” hoàn tồn có lợi cho bạn Tâm lý chung phần đông người tiêu dùng thường bị ảnh hưởng người khác, lý ý kiến chuyên gia có tên tuổi Tiếng nói họ dễ dàng thuyết phục khách hàng tin tưởng vào sản phẩm, dịch vụ bạn Đặc biệt, giải thưởng, giấy khen hay giấy chứng nhận chất lượng… dễ dàng tạo dựng niềm tin từ khách hàng Đừng bỏ qua ưu điểm cộng cụ bạn có sử dụng cách khôn ngoan trung thực Nên sử dụng gạch đầu dòng Phần đơng khách hàng thích xem tài liệu trình bày theo kiểu gạch đầu dòng, làm cho họ thấy tài liệu ngắn gọn, súc tích khơng nhiều thời gian Vì vậy, bạn liệt kê ưu điểm lợi ích mà sản phẩm, dịch vụ có dạng gạch đầu dòng để gia tăng hiệu thuyết phục Khơng dùng từ ngữ có tính phủ định Hạn chế đến mức thấp việc dùng từ ngữ mang nghĩa phủ định cách chuyển chúng sang nghĩa khẳng định Đừng sử dụng từ “phức tạp”, “sai lầm”, mà viết thường xuyên từ kiểu “dễ dàng”, “ chắn” Những tính từ mang nghĩa phủ nhận tiêu cực làm thiệt hại lớn đến kết công việc, chúng dễ tạo cảm giác tiêu cực nơi người tiếp nhận, tạo cảm giác không tốt dễ làm cho người tiếp nhận hiểu lầm Mời chào hấp dẫn Trong thư chào hàng, lời chào hấp dẫn đóng góp đến 25% thành cơng, điều dễ bị bỏ qua Bạn thư nghĩ xem, điều xảy bạn chào bán sản phẩm, dịch vụ kèm theo nhiều quà tặng hấp dẫn? Làm để thư chào hàng bạn gây thiện cảm, ấn tượng tích cực giành quan tâm thật khách hàng? Trang 6/21 Truyền thơng kinh doanh – Nhóm Hãy làm bật giá trị tặng phẩm khuyến mại cố gắng làm cho khách hàng có cảm giác tặng phẩm có giá trị cao giá trị sản phẩm, dịch vụ chào bán Yêu cầu đặt hàng Nếu bạn nói đầy đủ lợi ích mà sản phẩm, dịch vụ mang lại không quên hướng dẫn sử dụng cuối lại không yêu cầu đặt hàng thiếu sót nghiêm trọng Trong thương mại điện tử tương tự, đừng để khách hàng thoát khỏi trang web bạn mà khơng mua hàng Hãy thiết lập đường link kiểu “click vào để đặt hàng” Nên hướng dẫn khách hàng thật tỉ mỉ dễ hiểu Nên nói cho khách hàng biết bước để họ mua hàng nhanh chóng, thuận lợi dễ dàng Tái bút Dành dòng cho tái bút phần khách hàng thường đọc nhiều headline Đừng quên viết phần bạn không muốn bỏ qua hội tốt để có khách hàng tiềm Có thể nội dung tái bút (1) nhắc lại củng cố headline (2) tóm tắt nội dung bạn vừa viết Tóm lại, cần nhớ bạn không nên bỏ qua phần tái bút Trang 7/21 Truyền thơng kinh doanh – Nhóm Chương II: THƯ TÍN Khái niệm thư tín: Thư tín ghi nhận thơng tin hình thức vật chất định, sau chuyển từ người gửi đến đối tượng người nhận theo ý chí người gửi Thường sử dụng với đối tượng bên ngồi cơng ty nội Đối tượng nhắm đến thường khách hàng, đối tác làm ăn, nhà đầu tư, người cung cấp,v.v Chính vậy, mà viết thư tín người viết cần phải viết cách chu đáo, lịch sự, tạo ấn tượng tốt Phân loại: 2.1 Xét mối tương quan ngôn ngữ kiến thức chuyên môn, bước giao dịch, chia thành dạng sau: - Enquiry (Thư hỏi hàng) - Reply to enquiry (Thư trả lời hỏi hàng) gồm: + Quotation (Thư báo giá) + Offer (Thư chào hàng) - Order (Thư đặt hàng) - Complaint (Thư khiếu nại) - Reminder (Thư nhắc nợ) 2.2 Xét hình thức gửi thư: Letter E-mail Fax Memo Formal report Slide presentation 2.3 Xét cách trình bày thư: 2.3.1 Kiểu loại thư/ tồn khối: Trang 8/21 Truyền thơng kinh doanh – Nhóm Ngoại trừ phần tiêu đề in sẵn hay góc trái, tất phần mục thư lề trái tạo nên khối vuông Kiểu có loại điểm đánh máy nhanh khơng thụt đầu dòng 2.3.2 Kiểu loại thư bán khối: Giống kiểu loại toàn khối sửa đổi chút: Hàng địa hồi âm (nếu có) hàng ngày tháng đặt bên phải, lời chào kết thúc, tên cơng ty (nếu có), chữ kí, tên người danh người gửi bên thẳng trực tiếp với hàng ngày tháng 2.3.3 Kiểu loại bán khối thụt đầu dòng: Kiểu loại giống hệt loại bán khối, ngoại trừ chữ đầu đoạn đánh máy thụt vô năm khoảng cách Tuy nhiên kiểu loại bất tiện xét mặt hiệu thời gian xử lý văn 2.3.4 Kiểu loại đơn giản: Mọi phần mục lề bên trái giống kiểu loại khối, nhiên có số khác biệt sau đây: ln ln có hàng chủ đề, bỏ hàng lời chào đầu thư lời chào kết thúc thư, tất chữ hàng chủ đề để khoảng cách hàng (dòng), tất chữ hàng chủ đề tên người gửi phần kí tên đánh máy chữ in hoa Ưu điểm/ Chức năng: Giúp trì mối quan hệ làm ăn: Hiện nay, hoạt động kinh doanh mở rộng phạm vi tồn cầu, khơng giới hạn đối tượng khách hàng, hay khu vực, địa phương Do đó, việc sử dụng thư tín kinh doanh quan trọng, phù hợp để trao đổi , tiếp nhận thông tin, tương tác qua lại Từ đó, tạo kết nối, thiện chí để trì mối quan hệ kinh doanh Mở rộng kinh doanh: Khi sử dụng thư tín, ta dễ dàng đưa thơng tin giá cả, dịch vụ , khuyến mãi, sản phẩm mang tính cạnh tranh cao cách dễ dàng cụ thể so với việc trao đổi với thông qua điện thoại gặp gỡ trực tiếp Thơng qua thư tín họ nhận nhiều đơn hàng từ quốc gia khác Tính bảo mật thuận tiện: Về bản, thư tín đảm bảo tín bảo mật Người nhận thư đọc thư lúc họ cần Tính lưu trữ: Thư tín lưu lại tồn q trính trao đổi cá bên, có tranh chấp xảy thư đem đối chiếu, so sánh phục vụ chứng Cách trình bày thư tín: Hình thức thư tín: Trang 9/21 Truyền thơng kinh doanh – Nhóm Trình bày phải cân đối, hài hòa Canh lề nhau, khoảng 3cm ~ 1.2 inches Cuối thư nên để khoảng trống 4-5cm ~ 1.5-2 inches, nội dung thư nên tóm gọn trang Thành phần thư tín Tiêu đề Địa trả lời thư: cách tiêu đề dòng Ngày tháng năm: cách dòng trở lên Địa người nhận: cách dòng trở lên Lưu ý: cách dòng trở lên Lời mở đầu: cách dòng Dòng chủ đề: cách dòng Phần thư: đoạn cách dòng Lời chào kết thúc: cách dòng Chữ ký: thường 3-5 dòng Nguyên tắc viết thư: Áp dụng nguyên tắc STARS SPECIFIC – Cụ thể, xác Các thơng tin đưa ngày giờ, địa điểm, giá phải xác, cụ thể ảnh thưởng trực tiếp đến uy tín cơng ty khách hàng Phải kiểm tra, rà sốt lại thơng tin trước gửi cho khách hàng THOUGHTFUL – Cẩn trọng Các thơng tin đưa phải mang tính chắn, kiểm tra, rà sốt Những thơng tin khơng chắn khơng nên đưa vào AFFIRMATIVE - Khẳng định, dứt khoát Một thư với lời khẳng định , dứt khoát gây ấn tượng ghi dấu lòng người đọc RESPECTFUL – Kính trọng Khi viết thư cho khách hàng nên dùng lời lẽ, ngôn từ lịch sự, nhã nhặn, phù hợp với văn hóa người đọc Qua đó, thể tơn trọng , hiểu biết lẫn nhau, từ đạt hiệu tốt SIMPLE – Đơn giản, ngắn gọn Nên thẳng vào vấn đề, tránh lòng vòng, gây hiệu ứng không tốt với người đọc Thông qua ý rõ ràng ngắn gọn,người đọc dễ dàng nắm ý thư, tránh gây hiểu nhầm ý thư gây khó chịu Chiến thuật viết thư: GIRO Gaining attention: Thu hút ý người đọc Nên lơi cuốn, thu hút người đọc từ đầu làm họ quan tâm ý đến vấn đề mà người viết đề cập đến Và dễ dàng dẵn dắt người đọc đến cuối thư Các phần sau nên triển khai thơng tin muốn trình bày lập luận mang tính thuyết phục cao Trang 10/21 Truyền thơng kinh doanh – Nhóm Increase desire : Tăng mong muốn Sử dụng lập luận , chứng rõ ràng, sắc bén nhằm để thuyết phục đối tượng muốn hướng tới Đưa nhấn mạnh vào lợi ích, quyền lợi mà họ nhận Từ đó, tạo mong muốn muốn hợp tác để đạt lợi ích Reducing resistance : Giảm đề phòng Tạo điều kiện để bên thực mục tiêu , giúp đối tác khó khăn gặp phải trình thực Orchestration action: Lên kế hoạch làm việc Khi hướng đối tác phải lên kế hoạch rõ ràng để tạo tin tưởng định, thúc đẩy họ tới việc hành động Kỹ viết thư tín kinh doanh Kỹ viết thơng điệp tích cực trung lập Kỹ viết thông điệp ước muốn Kỹ viết thông điệp tiêu cực Kỹ viết thơng điệp tích cực 10 Quy trình viết thư tín kinh doanh : Áp dụng quy trình 5D Bước 1: Determing the End and the Means (Xác định mục đích phương tiện thực hiện.) Trước viết thư phải xác định mục đích viết thư gì, viết để làm gì? Viết cho ai? Từ ta xác định sử dụng loại thư gì, giọng văn , lời lẽ, phương tiện cho phù hợp Bước 2: Defining the Reader and the Situation (Xác định người đọc bối cảnh.) Cần xác định rõ đối tượng người đọc nhắm đến Trình độ văn hóa, chun mơn, trị- xã hội… họ ? Họ quan tâm đến khía cạnh, lĩnh vực người viết? Mong muốn người viết sau người đọc xem thư Cần quan tâm đến bối cảnh thời điểm xã hội, kinh tế, trị xung quanh Từ đó, đưa lời lẽ , cách xưng hơ, văn phong cho phù hợp Bước 3: Developing the Message (Viết phác thảo thư) Có phần sau: Phần : Viết thông tin đầu thư: thông tin người viết, thông tin người nhận Phần hai: Mở đầu: chào đầu thư, chủ đề, thăm hỏi Phần ba: Nội dung : Tùy loại thư mà cấu trúc khác nhau, thường có phần sau: Mục đích viết thư Trao đổi, đề nghị, yêu cầu Kết thúc, tóm tắt Phần bốn: Cuối thư: thường chào hỏi cuối thư, chữ ky, chức vụ, tái bút Trang 11/21 Truyền thơng kinh doanh – Nhóm Bước 4: Detecting Deficiencies (Kiểm tra, rà soát lại) Cần kiểm tra lại thứ, trước chuyển thư đi, cá nhân, tổ chức có vị trí quan trọng Vì sai sót dẫn đến nhiều kết quả, trường hợp nặng đối tác, uy tín, hội làm ăn, tránh điều khơng đáng có xảy Bước 5: Distributing the Message.( Phát hành thư) Khi hoàn tất thư, xem lại phát hành đến người đọc 11 Cấu trúc câu dùng viết thư tiếng anh thương mại Salutation – Chào hỏi • Starting – Mở đầu Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước • Dear Mr …./ Ms… (Nếu bạn biết tên người nhận) • Dear Sir or Madam (Nếu bạn khơng biết tên người nhận) • I am writing – Tơi viết e-mail nhằm… • to inform you that … – thông báo với bạn rằng… to confirm … – xác nhận… • to request/ enquire about … – yêu cầu • I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì… • I recently read/heard about … and would like to know … – Tôi biết rằng… muốn biết… • Thank you for your e-mail of March 15 – Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng • Thank you for contacting us – Cám ơn liên hệ với chúng tơi • In reply to your request, … – Tôi xin trả lời yêu cầu bạn… • Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail bạn việc… • With reference to our telephone conversation yesterday… – Như trao đổi qua điện thoại ngày hôm qua,… • Further to our meeting last week … – Như họp vào tuần trước,… Trang 12/21 Truyền thơng kinh doanh – Nhóm Making a request – Đưa lời yêu cầu Offering help – Đưa lời giúp đỡ Giving good news Thông báo tin tốt – Giving bad news – Thơng • It was a pleasure meeting you in London last month – Tơi vui có gặp gỡ với bạn London vào tháng trước… • I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday – Tôi muốn xác nhận nội dung thảo luận vào thứ • We would appreciate it if you would … – Chúng đánh giá cao bạn có thể… • I would be grateful if you could … – Tơi cảm kích bạn có thể… • Could you please send me … – Bạn gửi cho tơi… • Could you possibly tell us / let us have … – Bạn cho chúng tơi biết… • In addition, I would like to receive … – Ngồi ra, tơi muốn nhận được… • It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn gửi cho chúng tơi…thì thật tốt q • Please let me know what action you propose to take – Xin cho tơi biết phương hướng giải bạn • Would you like us to …? – Bạn có muốn chúng tơi…? • We would be happy to … – Chúng tơi hân hạnh được… • We are quite willing to … – Chúng tơi sẵn sàng… • Our company would be pleased to … – Công ty chúng tơi sẵn lòng… • We are pleased to announce that … – Chúng vui thông báo rằng… • I am delighted to inform you that – Tôi vui thông báo với bạn rằng… • You will be pleased to learn that … – Bạn vui biết rằng… • We regret to inform you that … – Chúng tiếc Trang 13/21 Truyền thơng kinh doanh – Nhóm phải thông báo rằng… báo tin xấu Complaining – Phàn nàn 12 • I’m afraid it would not be possible to … – Tơi e khơng thể… • Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tơi khơng thể… • After careful consideration we have decided (not) to … – Sau xem xét kỹ lưỡng, chúng tơi định khơng… • I am writing to express my dissatisfaction with … – Tơi viết nhằm bày tỏ khơng hài lòng với… • I am writing to complain about … – Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về… • Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived – Xin lưu ý hàng đặt ngày ….vẫn chưa đến • We regret to inform you that our order number … is now considerably overdue – Chúng tiếc phải thông báo với bạn đơn hàng số… bị hạn lâu Những lỗi hay mắc phải viết thư tín Theo Gary Blake (1995), viết thư tín có 10 lỗi hay mắc phải sau, xếp theo thứ tự từ nhẹ đến nặng nhất: • Chính tả sai • Ngữ pháp sai • Dùng từ sai • Viết dài • Khách sáo • Sử dụng đoạn q dài • Có câu q dài • Dùng từ ngữ, câu văn không phù hợp • Văn phong không phù hợp • Bố cục Cách khắc phục: nắm vững nguyên tắc giao tiếp kinh doanh Người viết cần nhìn nhận tình giao tiếp , phân tích đối tượng cẩn thận trước viết thư Trang 14/21 Truyền thông kinh doanh – Nhóm * Một số lưu ý: Bố cục ngắn gọn, rõ ràng Bên cạnh kiến thức chun mơn, loại thư có u cầu riêng ngôn ngữ sử dụng cho chúng Mặc dù vậy, việc viết loại thư cần tuân theo số lưu ý đề cập phần Ngoài phần phụ Tiêu đề thư (Letter head), Lời chào mở thư (Salutation), Lời chào kết thư (Complimentary Close) nội dung thư cần đảm bảo phần: Mở, Thân Kết - Phần Mở (Opening): Đề cập đến mục đích thư (để hỏi thơng tin, để chào giá, để khiếu nại…) Câu thường sử dụng: “We are writing to inform you that … / It is our pleasure to offer ….” - Phần Thân (Body): Chuyển tải nội dung thơng tin - Phần Kết (Closing): Thường thể mong muốn nhận phản hồi nhanh từ phía người nhận Đây phần người viết để lại ý mà họ cho cần nhấn mạnh Ví dụ: “We would like to stress that delivery should be completed before Christmas time We look forward to your early reply.” Thực theo nguyên tắc ABC Ngoài ra, bạn cần kiểm tra thư xem thỏa nguyên tắc ABC chưa? Vậy ABC gì? A – Accuracy: Tính chuẩn xác:Chỉ nói điều cần nói, kèm theo minh chứng rõ (vd “With reference to our invoice number 12312 dated 20 Nov 2015…”) B – Brief: Tính tinh gọn:Bức thư ngắn gọn, khơng viết dài dòng, đề cập trực tiếp vấn đề Đây ví dụ thể văn hóa mang tính trực tiếp phương Tây Với họ, thời gian vàng bạc (time is money) nên việc đọc thư dài dòng lê thê phí phạm thời gian khơng đáng có C – Clear: Tính rõ ràng:Bố cục thư chia rõ ràng, chia thành nhiều đoạn ý cần đề cập nhiều Chẳng hạn, viết thư Chào hàng (offer), phải đề cập đến điều khoản hợp đồng (Contract), người viết nên chia thành gạch đầu dòng cho điều khoản: Tên hàng (Commodity), Quy cách (Specification), Giá (Price), Giao hàng (Delivery), Thanh toán (Payment)… Một số lưu ý ngữ pháp Văn phong viết thư thường trang trọng so với văn phong viết thông thường nên ta cần trọng vào ngữ pháp để câu trau chuốt - Tránh viết ngắn trợ động từ “to be”, “have”, “would”… Thay viết “We’re”, ta nên viết “We are”, thay “they’d like…”, ta nên dùng “they would like…” - Sử dụng đại từ nhân xưng:dùng “I” muốn xưng hô mang tính cá nhân, dùng “We” “You” muốn đề cập đến vấn đề ý kiến mang tính tập thể, tương tự tính từ sở hữu “my”, “your”, “our” Các từ dùng phổ biến thư, thay cho “Our company” “Your company” Trang 15/21 Truyền thơng kinh doanh – Nhóm Chẳng hạn thay nói “Our company specializes in consulting services.”, nên viết “We specialize in consulting services.” - Sử dụng cấu trúc câu ngắn gọn, khơng dài dòng.Ví dụ như: thay cho cách viết “We should be grateful if you would be good enough to advise us…” thường thấy mẫu thư tín cổ điển, dùng “Please let us know…” “Please inform us…” - Dùng Thể chủ động (Active Voice) thay cho Thể bị động (Passive Voice) Trong tiếng Anh, dùng thể chủ động, muốn đề cập trực tiếp đến hành động người / vật gây hành động Ngược lại, dùng thể bị động, trạng thái hay người / vật bị ảnh hưởng ý nhiều Vì dạng thư thông thường, nên sử dụng Thể chủ động để tăng tính trực tiếp cho câu từ - Dùng Thể bị động (Passive Voice) cách khéo léo Như đề cập, Thể bị động sử dụng làm cho ý câu, từ tính trực tiếp Tuy nhiên, thực tế kinh doanh có tình mà cần khéo léo xử lý để tránh đụng chạm đến cá nhân, ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài, tình đó, Thể bị động nên sử dụng Ví dụ, bạn nhận thư khiếu nại có nội dung giống cách viết khác nhau, bạn dành ưu cho thư hơn? + Bức thứ có câu “Your despatch department caused the delay in shipment.” + Bức thư có câu “The delay in shipment is likely to be caused by your despatch department.” Chúng ta dễ dàng nhận câu thứ có ý giảm nhẹ so với câu 1, góp phần tránh gây tổn thương trực tiếp cho người đọc hơn, từ dễ nhận thơng cảm hợp tác 13 Những mẫu thư tham khảo: Trang 16/21 Truyền thơng kinh doanh – Nhóm LOGO CƠNG TY Đia chi cua công ty THƯ NGO V/v chao ban hô penthouse SSG Tower – Pearl Plaza Kinh gưi: Quy khach hang Vươt lên bôi canh kho khăn cua thi tr ương bât đông san, vươt lên kho khăn viêc chuyên đôi chu th âu, h ô penthouse SSG Tower đa đươc hoan trươc dư ki ên vơi niêm hy vong trơ nh ưng hô cao câp bâc nhât Thanh phô Hô Chi Minh Đo chinh la kêt qua đuc k êt đươc tư s quy êt tâm, sư sang t ao va ch inh chu đên tưng chi tiêt cua cac đôi ngu thi công xây dưng, ma h êt, đo chinh la mong muôn đươc thoa man đ ên tưng Quy khach hang kho tinh nh ât cua SSG Tower Trong niêm hân hoan đo, cung đap lai sư mong m oi cua Quy khach hang, lanh đao SSG Tower quyêt đinh chao ban san phâm hô penthouse cao câp tai toa nha Pearl Plaza – viên ngoc hoan my va tinh tê t ưng chi ti êt c ua t âp đoan hô penthouse năm tâng cao nhât cua toa nha Pearl Plaza – m ôt khu phưc hơp hiên đai hang đâu tai quân Binh Thanhvơi cac kh ôi thương mai, khôi văn phong, khôi chung cư va hoang loat cac d ich v u ti ên ich hiên đai khac như: California Fitness and Yoga, CGV Cinemas, Starbucks Coffee, … - đap ưng đươc yêu câu cao câp nhât cua Quy khach hang Toa nha Pearl Plaza toa l ac tai vi tri đ ăc đia năm m ăt ti ên đương Đi ên Biên Phu, giao thông cưc ky thuân tiên tai trung tâm ph ô, vi êc s h ưu Trang 17/21 Truyền thông kinh doanh – Nhóm hơ penthouse khơng nh ưng đem lai cho Quy khach hang s đ ăng câp ma không kem phân thuân lơi cuôc sông Gia nhâp SSG Tower la Quy khach hang đa gia nhâp vao c ông đ ông dân c nhân văn va la tư cho phep ban thân đươc thu h ương công trinh chât l ương qu ôc tê tai Viêt Nam Moi thông tin vê h ô, bên canh cac mâu sô li ky thuât, cung m âu phôi canh đươc đinh kem email, Quy khach hang co th ê liên h ê t … ho ăc qua sô điên thoai … - câu slogan cua tâp đoan – Trân Thanh phô Hô Chi Minh, thang năm 2017 TM HĐTV ĐÃ KÝ Northwest Hardware Warehouse June 20, 2012 Mr James E Murphy, Accounts Payable Salt Lake Equipment Rentals 5600 Wasatch Boulevard Salt Lake City, Utah 84121 Dear Jim: The following items totaling $393.09 are still open on your account A Invoice #01R-784391 After the bill for this invoice arrived on May 14, you wrote saying that the material had not been delivered to you On May 29, our Claims Department sent you a copy of the delivery receipt signed by an employee of Salt Lake Equipment You have had proof of delivery for over three weeks, but your payment has not yet arrived Please send a check for $78.42 B Voucher #59351 The reference line on your voucher #59351, dated June 16, indicates that it is the gross payment for invoice #01G-002345 However, the voucher was only for $1171.25, while the invoice amount was $1246.37 Please send a check for $75.12 to clear this item Trang 18/21 Truyền thông kinh doanh – Nhóm C Voucher #55032 Voucher #55032, dated June 16, subtracts a credit for $239.55 from the amount due Our records not show that any credit is due on this voucher Please send either an explanation or a check to cover the $239.55 immediately D Total Amount Due Please send a check for $393.09 to cover these three items and to bring your account up to date Sincerely, NeilHutci CreditRer cc: Joan Stottlemyer, Credit 11408 Brussels Avenue NE Albuquerque, NM 87111 November 5, 2012 Mr Tom Miller, President Miller Construction P.O Box 2900 Lincolnshire, IL 60197-2900 Subject: Invoice No 664907, 10/29/12 Dear Mr Miller: As part of our kitchen remodeling, your crew installed beautiful cabinets The next day they varnished them, but the varnish was not even It had bubbles and drip marks, and in some places looked and felt rough My wife complained to the Trang 19/21 Sanchez Truyền thông kinh doanh – Nhóm foreman, and he had the crew revarnish the cabinets If anything, they looked even worse At that point, the foreman said he could not any better and if we wanted a better job, we would have to see to it ourselves So we did We called Mr Sancehz, who sent some of his men over, and now the cabinets are lovely Because a professional-looking ftnish on the cabinets is part of what we expected in the remodeling, we ask you to cover Mr Sanchez’s $1050 fee as part of your contract, and to remove it from our bill The entire kitchen now looks lovely; we love your granite-top counters Please send us a new invoice showing Mr Sanchez’s fee removed and our balance paid in full Sincerely, William T Mozing Encl.: Check #7587 KẾT LUẬN Thiện cảm đến từ dấu câu nhỏ hay câu văn ngắn gọn, rõ ràng, truyền tải đủ thông tin thiện chí tạo nên khác biệt to lớn Nội dung, chiến lược, chiến thuật cụ thể nêu giúp bạn trình bày vấn đề cách khoa học chiếm niềm tin, cảm tình người nhận thư/ đối tác Có thể nói, thư tín thương mại chưa đánh tầm quan trọng dù giới ngày xuất nhiều phương tiện trao đổi thông tin tiên tiến khác Trang 20/21 Truyền thông kinh doanh – Nhóm NGUỒN THAM KHẢO Kỹ viết thư tín by Trung Kiên Nguyễn https://prezi.com/kg3di0kuckpa/ky-nang-viet-thu-tin/ Sách giáo trình giao tiếp kinh doanh Thuyết trình kỹ viết thư tín kinh doanh (text.123doc.org) Mơn học giao tiếp kinh doanh https://www.google.com.vn/?gws_rd=ssl# Mẫu thư tín giao dịch thương maị http://123doc.org/document/510957-mau-thu-tin-trong-giao-dich-va-thuongmai.htm Trang 21/21 ... MỞ ĐẦU Thư tín thư ng mại thư ngỏ đóng vai trò quan trọng lĩnh vực thư ng mại, kinh doanh Mọi thư tín kinh doanh thể lực chuyên nghiệp người viết thư mặt cơng ty, tập đồn làm việc Một thư tín hiệu... hành động Kỹ viết thư tín kinh doanh Kỹ viết thơng điệp tích cực trung lập Kỹ viết thông điệp ước muốn Kỹ viết thông điệp tiêu cực Kỹ viết thơng điệp tích cực 10 Quy trình viết thư tín kinh doanh... lại, thư tín khơng rõ ràng, khó hiểu dẫn đến việc hiểu sai vấn đề, gây chậm trễ làm niềm tin nơi đối tác Nhận thức tầm quan trọng đó, cần phải trang bị kiến thức thư tín thư ng mại để viết thư tín