Kỹ năng viết email

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TPHCM - - Môn: Truyền thông kinh doanh Đề tài: Kỹ viết mail Lớp: D11 Giảng viên: Nguyễn Phúc Quý Thạnh Nhóm: H ÌNH THỨC EMAIL: Một email chun nghiệp cần có phần sau: User Email: - Nói cách đặt user email : hạn chế đặt user xì teen : congchuabongbong@gmail.com , changkho_nhokngok@yahoo.com,… + Hạn chế đặt, tháng, năm sinh địa email + Nếu số cách đặt user email : ví dụ ngừoi tên Nguyễn Văn Nam :  nguyenvanngam@ ; namvannguyen@ ; nam.vn@ ; … Người nhận - Cần xác định người nhận để gửi email, tránh trường hợp gửi nhầm email đến người khác To: -  Nơi đặt địa email người nhận thư  Cần xác định rõ địa email người nhận dòng to trước gửi email Phân biệt cc bcc, dùng cc bcc: Cc:   Cc (Carbon copy) tạo sao, tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+C Khi sử dụng CC tất người nhận thư nhìn thấy danh sách email người nhận thư Chính sử dụng tính CC để gửi thư cho nhiều thành viên lớp học, nhóm địa email hiển thị công khai không cần phải bảo mật thông tin, danh tính Bcc:  Bcc (Blind carbon copy) tạo tạm, tổ hợp phím  tắt Ctrl+Shift+B Tính BCC khác, bạn gửi nội dung cho nhiều người lúc không nhìn thấy Chính mà bạn sử dụng BCC trường hợp cần bảo mật danh tính người khác Tiêu đề Khái niệm: - Subject (tiêu đề) cho người nhận biết thư bạn nói mà khơng cần phải đọc hết thư Nó giúp cho người nhận xếp Email (theo loại) Bao Subject phải mang ý thư Lưu ý: - Một email khơng có tiêu đề sai lầm lớn mà nhiều người gặp phải Một thư gửi mà thiếu tiêu đề khơng có ý nghĩa mà chí khiến người nhận thấy khó chịu Khi cá nhân nhận nhiều email, tiêu đề thư yếu tố quan trọng bạn muốn email nhanh chóng đọc Tiêu đề thư trở thành chìa khố quan trọng - định email có mở đọc hay không Quá mơ hồ: Chủ đề mail cần thể xác nội dụng trọng tâm trao đổi giúp người nhận phân biệt mức độ ưu tiên email Đừng để người đọc phải tốn thời gian để đoán thư điện tử bạn gửi cho họ Sử dụng từ ngữ đơn giản, cụ thể hợp lý giúp bạn dễ dàng việc tìm - kiếm sau Viết hoa tất ký tự: Viết hoa tất chữ tiêu đề mail không ghi ý cho người nhận mà khiến họ cảm thấy lo lắng email bạn gửi, Leonov nhận định Thay vào đó, bạn sử dụng dấu gạch ngang - dấu hai chấm tránh ký tự đặc biệt dấu chấm than để diễn đạt Sử dụng câu hỏi: Một câu hỏi tiêu đề email gợi ý cho email chuyên nghiệp Điều khiến người nhận cảm thấy khó chịu tốn thời gian họ Hãy xem xét xem nội dung trò chuyện để có tiêu đề - email thể nội dung trọng tâm Nếu bạn nhận email khơng có tiêu đều, sau nhấn reply bạn chỉnh - sửa lại dòng tiêu đề email, với mục đích dễ phân biệt với email sau Phần tiêu đề mail nên lộ rõ đặc điểm email, ví dụ: [QUAN TRỌNG]……; [CẬP NHẬT]……; [GỬI LẠI]… ; ……[DEADLINE: 20/03/2017]; v.v Lời chào - Dù lời chào mở đầu thư hay lời chào kết thúc, bạn phải xem đối tượng để lựa chọn ngôn từ cho phù hợp Với email cần trang trọng, tốt nên mở đầu "Dear" với tên người nhận (có thể xem địa email họ) Để lịch hơn, bạn thêm tên đệm họ, - sử dụng Mr, Ms trước tên riêng Trong trường hợp tên người nhận, bạn mở đầu email lời chúc ngày tốt đẹp, nhớ, biết tên khơng dùng cách nói - Với email khơng cần phải q trang trọng, bạn dùng câu chào "xin - chào" "chào buổi sáng" để mở đầu Một điều cần ý lời chào lời kết nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức độ trang trọng để có lời chào phù hợp Với email trang trọng, dùng "Kind regards", văn phong gần gũi dùng "Regards" - "Best" thay lời kết Nghĩa là, trường hợp nào, bạn cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hơ mực Nội dung: Chữ ký - - Tăng độ tin cậy Cung cấp thông tin phản hồi + Họ tên đầy đủ + Nơi làm việc, học tập + Số điện thoại + Địa mạng xã hội (nếu cần) số thông tin khác Thể cá tính Một số dịch vụ giúp tạo chữ ký email: + https://htmlsig.com/ + https://webapp.wisestamp.com Đính kèm (nếu có) - Hạn chế tối đa việc quên đính kèm file gửi email Dù email loại nào, bạn khơng nên gửi file đính kèm với nhiều hình ảnh, đồ họa Nếu bạn gửi kèm với email file nặng cho người bạn quen biết, tốt nhất, nên hỏi trước xem họ có chắn - nhận file hay khơng Hơn thế, trường hợp, nên giữ thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, để gửi thật nhanh chóng, điều đồng nghĩa với việc khơng nên kèm thêm q nhiều hình ảnh, văn phức tạp Đặc biệt, điều kiện ngày nay, bạn upload file lên internet qua trang chia sẻ Google Drive, OneDrive, Dropbox… gửi link cho họ thay đính kèm email Cách làm đơn giản thể chuyên nghiệp nhiều Lưu ý - Hạn chế sai lỗi tả Hạn chế dùng chữ IN HOA (biểu lộ nóng giận!) Dùng tiếng Việt có dấu - Trả lời nhanh (tối đa 24h) Trong trường hợp khẩn cấp nên đánh dấu “Khẩn” Ghi rõ ràng có tập tin đính kèm Nên dùng chức “reply” để trả lời thư Xem lại toàn nội dung email, đọc lại vài lần trước gửi email Bật tính hồn tác gửi (với tính này, bạn thu hồi lại email 30 giây) Viết email cho nhà tuyển dụng Có thể nói gửi đơn xin việc online hay gởi đơn xin việc qua mail ngày người tìm việc sử dụng nhiều Vì gởi đến nhà tuyển dụng mà khơng tốn khoản chi phí Còn với nhà tuyển dụng sao? Họ vui điều này, khơng phải tiếp nhận hồ sơ người xin việc cách lộn xộn, cần kiểm tra mail lựa chọn ứng cử viên phù hợp Thơng thường bạn khơng có hội thứ hai để tạo nên ấn tượng Viết email xin việc việc không dễ dàng với người xin việc chí người nhiều kinh nghiệm xin việc Bởi để viết email xin việc ấn tượng với nhà tuyển dụng chuyện dễ dàng Sau số lưu ý viết email cho nhà tuyển dụng, bước ghi điểm không phần quan trọng Một thói quen viết hồ sơ xin việc qua email thường thấy nội dung sau - Bỏ trống khơng viết - CV - Gửi anh/chị - Ứng tuyển vị trí abc… bạn thử đặt vào vị trí người nhận, bạn nghĩ gì? mail thể điều gì? - Bạn khơng chun nghiệp - Bạn khơng tơn trọng người nhận - Bạn khơng thể Nội dung Email Nếu bạn có tên người liên lạc cụ thể, viết lời chào đầu thư Dear Mr/Ms tên họ (ví dụ Dear Mr Minh,) Nếu bạn khơng có tên người bạn gửi mail tới, bạn viết Dear Hiring Manager Bạn xem yêu cầu gửi hồ sơ ứng tuyển tới địa tin tuyển dụng để có lời chào phù hợp Khi bạn ứng tuyển vị trí cơng việc qua email, nên copy paste đơn xin việc bạn (Cover Letter) vào nội dung mail viết phần thân thư xin việc Nếu người tuyển dụng yêu cầu bạn gửi sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae) bạn đính kèm ln vào email file PDF file Word Khi bạn có hỏi hay thắc mắc vị trí bạn ứng tuyển nêu rõ lý bạn viết mục đích viết email Email bạn nên định dạng email thương mại với khoảng cách đoạn không viết tắt có lỗi ngữ pháp Phần đầu thư phần chào hỏi, kết thúc thư ký tên Ví dụ: Many thanks and best regards, Lan Liệt kê điểm mạnh thân - Trong email, đừng viết ngắn gọn “Tôi viết email để ứng tuyển vào vị trí X đính kèm sơ yếu lý lịch tôi” Hãy nêu khái quát điểm mạnh thân, lý nhà tuyển dụng nên ý tới bạn Từ khiến họ tò mò tìm hiểu nhiều bạn Đây phiên ngắn gọn thư xin việc bạn không cần gửi đính kèm thư xin việc - Tốt nên gạch - dòng ngắn gọn người nhận nhanh chóng lướt qua vài giây Hãy đọc kỹ phần mô tả công việc nhà tuyển dụng, bắt lấy vài “từ khóa” sử dụng chúng email để nhà tuyển dụng thấy phù hợp bạn với vị trí cơng việc Lựa chọn địa emai để gởi Bạn nên chọn E-mail "nghiêm túc", ví dụ dangthanhcong@yahoo.com (hoặc @gmail.com) bạn tên "Đặng Thành Công", email tương tự kiểu để sử dụng kih xin việc làm sử dụng lâu dài trình làm việc sau Đừng sử dụng email kiểu nhoccodon@ kelangthang@ deptrai8x@ E-mail gây thiện cảm từ nhìn Nhà tuyển dụng, đơn giản họ cảm thấy bạn không nghiêm túc thấy bị coi thường Ưu tiên gửi email xin việc đặc biệt sinh viên trường xin việc nên dùng email nhà trường cấp cho để gửi hồ sơ xin việc trường bạn có danh tiếng phần khẳng định tạo niềm tin từ nhà tuyển dụng với bạn Nhưng bạn làm tuyệt đối khơng nên dùng email quan cấp mà dùng email miễn phí gmail outlook mail Vì phần riêng tư bạn bị xâm phạm quan cũ quản lý email bạn muốn biết không thiện cảm với nhà tuyển dụng nhận email xin việc Hình thức mail Dòng tiêu đề “Những bạn viết tiêu đề email định thư bạn có đọc hay khơng”, Lydia Ramsey, chun gia văn hóa kinh doanh tác giả Manners That Sell “Đừng bỏ trống phần tiêu đề email bạn đừng lãng bí viết vào mã số cơng việc bạn ứng tuyển”, Ramsey nói “Tiêu đề email cần rõ ràng cụ thể cơng việc mà bạn tìm kiếm/ứng tuyển” Ví dụ: “Ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh làm việc văn phòng” Đừng quên để bao gồm dòng chủ để email bạn Nếu bạn quên điều email bạn chí khơng xem Dòng tiêu đề mail (Subject Line) phần quan trọng email bạn gửi tới Nội dung mail bắt buộc phải bao gồm dòng tiêu đề Nếu bỏ trống email bạn vào Spam bị xóa thể không chuyên nghiệp bạn Khi bạn ứng tuyển cho vị trí, chắn bạn bao gồm cơng việc bạn ứng tuyển dòng tiêu đề Điều giúp nhà tuyển dụng thấy rõ ví trí bạn quan tâm Khi bạn cụ thể điều email bạn có hội xem cao - Không để trống dòng chủ đề, dùng chủ đề chung chung “xin chào” "thư xin việc" Hãy cho Nhà tuyển dụng nhận biết mục đích email bạn check mail, Thay viết phần chủ đề chung chung “Ứng tuyển cho vị trí… ”, bạn áp dụng cơng thức “Vị trí ứng tuyển +Họ Tên + Số năm kinh nghiệm làm việc + Trình độ” Ví Dụ : “Ứng tuyển vào vị trí trưởng phòng kinh doanh + Nguyễn Văn A + 10 năm kinh nghiệm + MBA, ĐH Quốc gia Singapore” Hãy tập trung vào cụm từ nêu bật phẩm chất tốt bạn Kiểu chủ đề gây ấn tượng thu hút ý nhà tuyển dụng hơn, thúc họ mở đọc hết email bạn Đừng quên file đính kèm: Người ta hay quên gửi thêm tài liệu sơ yếu lý lịch (CV) E-mail sau suy nghĩ viết thư dài Hãy bạn nhớ file đính kèm, có thể, kiểm tra để bảo đảm mở mà khơng gặp khó khăn trước gửi Nhớ nên gửi file có định dạng chung dễ mở tất máy tính, ưu tiên số định dạng PDF, số DOC (Word), có nhiều file bạn muốn nén lại nên dùng ZIP, đừng dùng RAR (mặc dù nén thành dung lượng bé hơn) Hãy viết email bạn mong chờ nhận thông tin phản hồi sớm mong muốn có liên hệ tiếp sau E-mail cách tốt để tự giới thiệu thân Điều khôn ngoan nối tiếp việc gửi e-mail cách gọi điện đển Nhà tuyển dụng vài ngày sau cố gắng làm cho trình tìm việc tiến triển nhanh Những người phụ trách tuyển dụng thường bận rộn phải xem xét nhiều đơn xin việc Việc tiếp tục liên lạc cách gọi điện bảo đảm cho bạn khơng bị bỏ sót File đính kèm email xin việc chuẩn ấn tượng Một điểm đáng lưu ý email xin việc chuẩn và ấn tượng xin việc vấn đề liên quan tới file đính kèm email thường hồ sơ xin việc hay gọi resume Đầu tiên bạn nên trình bày nội dung file đính kèm theo tiêu chuẩn font chữ, cỡ chữ Tránh tình trạng người duyệt hồ sơ xin việc không đọc CV xin việc bạn họ chẳng rảnh để cố gắng đọc hồ sơ xin việc Tiếp theo nên lưu lại CV xin việc thành file pdf để tránh tình trạng sai bố cục trình bày máy tính người duyệt hồ sơ xin việc có độ phân dải hình thấp Cuối lưu tên hồ sơ xin việc chứa tên bạn để tiện lọc thông tin họ tải resume xin việc bạn Thêm điểm lưu ý toàn giấy tờ bạn nên nén lại file nén rar zip tùy ý phải đặt tên file nén giống file hồ sơ xin việc bạn Tên File đính kèm - Khi gửi kèm resume, CV hay tài liệu khác theo yêu cầu công ty, đảm bảo tên tài liệu có chứa tên bạn, ví dụ ‘Dang Thanh Cong - CV.pdf’ hay Dang Thanh Cong - DXV.doc’ Đừng quên số đơn xin việc gửi đến nhà tuyển dụng lên tới 100 Nếu có vài tài liệu xác định ‘resume.doc’, thay đặt tên khác cho chúng, người có trách nhiệm chẳng ngó ngàng đến - Bên cạnh đó, gửi tập tin dạng pdf đảm bảo quy cách tài liệu không bị thay đổi Và gửi chúng, nhớ báo cho người đọc bạn gửi tài liệu dạng văn Word Điều thiết lập đối thoại bạn người đọc hồ sơ bạn Đó khởi đầu tốt đẹp cho việc tiếp nhận công việc Cách đặt tên file Khi bạn gửi email ứng tuyển, tên file đính kèm điều nhà tuyển dụng nhìn vào để biết nội dung file bạn gửi Do tên file phần quan trọng giúp cho nhà tuyển dụng có ấn tượng với bạn Không nên đặt tên file tên nội dung file ví dụ “cover letter” mà bạn nên bao gồm tên bạn nhà tuyển dụng có vơ vàn hồ sơ gửi đến, đặt họ khó biết cover letter letter hay CV Do chắn tên file bạn đặt có tên nội dung file tên bạn Ví dụ Cover letter_Nguyễn Văn A, CV Marketing_Nguyễn Văn A Ghi thông tin liên lạc bạn vào E-mail: Những thông tin liên lạc đến bạn có hồ sơ bạn, điều lại đòi hỏi Nhà tuyển dụng phải mở file đính kèm để tìm thơng tin Một ý hay để giải vấn đề bạn ghi tất thông tin liên lạc bạn phần e-mail Việc điền thông tin liên lạc vào e-mail bảo đảm bạn liên lạc lại liên lạc trực tiếp Nhà tuyển dụng có thời gian rảnh với Nhà tuyển dụng có máy tính khơng thể mở định dạng file đính kèm bạn Sử dụng chữ ký email xin việc Nếu bạn người thông thái trình nộp hồ sơ xin việc nên dùng chữ ký email xin việc Trong chữ ký email xin việc nên bao gồm đầy đủ thơng tin liên hệ bạn email, số điện thoại, địa … Nếu hồ sơ xin việc bạn nhà tuyển dụng ý nhà tuyển dụng bạn dễ dàng có thơng tin liên hệ bạn email thay tốn mớ thời gian tải file đính kèm hồ sơ xin việc lại lục đống kiếm CV xin việc tìm thông tin liên hệ Đọc lại E-mail và kiểm tra lỗi tả: Chẳng có đau đớn kết trình học hành chịu khó làm việc tiếp thu kinh nghiệm lại bị loại lý đơn giản Bạn bị loại lỗi tả đánh vần cẩu thả Hãy chuyên nghiệp đọc lại hồ sơ cách cẩn thận Nên nhớ E-mail bạn mà bạn khơng muốn đọc khơng muốn đọc Chỉnh sửa lỗi tả email xin việc Người Việt Nam thường mắc nhiều lỗi tả lỗi cú pháp trình bày vấn đề Hồ sơ xin việc khơng phải ngoại lệ để có email xin việc ấn tượng bạn cần ý tới lỗi tả lỗi cú pháp Trước nhấn nút Send để gửi email xin việc tới nhà tuyển dụng bạn nên đảm bảo bạn sửa chi tiết lỗi tả lỗi cú pháp email xin việc ấn tượng hồ sơ xin việc hay CV xin việc bạn Hãy đừng để yếu tổ nhỏ nhặt làm ảnh hưởng tới kết nộp hồ sơ xin việc qua emal tới nhà tuyển dụng Bên cạnh đó, cách viết email cho thầy cô giáo, người lớn tuổi nhỏ tuổi cần thay số nội dung email cho phù hợp với nội dung cần gửi tên chủ đề, người nhân, nội dung mail, lời kết  ... ln vào email file PDF file Word Khi bạn có hỏi hay thắc mắc vị trí bạn ứng tuyển nêu rõ lý bạn viết mục đích viết email Email bạn nên định dạng email thương mại với khoảng cách đoạn khơng viết. .. tượng Viết email xin việc việc không dễ dàng với người xin việc chí người nhiều kinh nghiệm xin việc Bởi để viết email xin việc ấn tượng với nhà tuyển dụng chuyện dễ dàng Sau số lưu ý viết email. .. “reply” để trả lời thư Xem lại toàn nội dung email, đọc lại vài lần trước gửi email Bật tính hồn tác gửi (với tính này, bạn thu hồi lại email 30 giây) Viết email cho nhà tuyển dụng Có thể nói gửi