kỹ năng giao tiếp: kỹ năng viết email

1.Khái quát về email.EMAIL LÀ GÌ?Email là từ viết tắt của electronic mail hay thư điện tử, là hình thức chuyển và nhận thư qua hệ thống mạng Internet.LỢI ÍCH CỦA EMAILCó thể gửi và nhận email ở bất cứ đâu với smartphone hoặc máy tính có kết nối enternet.Vận tốc truyền thư điện tử chỉ vài giây đến vài phút và chi phí rất nhỏ không đáng kể so với gửi qua đường bưu điện.2.Một format mail chuyên nghiệp và một số lưu ý khi sử dụng email.3.Những trường hợp không nên dùng email.

KỸ NĂNG VIẾT EMAIL

NỘI DUNG CHÍNH

1 Khái quát về email.

2 Một format mail chuyên nghiệp và một số lưu ý khi sử dụng email.

3 Những trường hợp không nên dùng email.

Email là từ viết tắt của electronic mail hay thư

điện tử, là hình thức chuyển và nhận thư qua

hệ thống mạng Internet.

EMAIL LÀ

GÌ?

LỢI ÍCH CỦA EMAIL

Có thể gửi và nhận email ở bất

cứ đâu với smartphone hoặc máy tính có kết nối enternet

Vận tốc truyền thư điện tử chỉ vài giây đến vài phút và chi phí rất nhỏ không đáng kể so với

gửi qua đường bưu điện

Một người có thể gửi đồng thời cho nhiều người khác, ở nhiều địa điểm khác nhau và ngược lại.

Khó bị người ở chung đọc lén

so với thư gửi bưu điện do có

tính bảo mật cao

Có thể gửi kèm tập tin

Khối lượng gửi và nhận thư điện tử có thể nhiều hơn thư

bưu điện rất nhiều lần

Mỗi người có thể có một hay

nhiều địa chỉ email

Thư từ của bạn còn lưu lại vĩnh viễn trên hòm thư của bạn mà

không bị mất

1 Người nhận: Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng phần mềm

thư điện tử.

2 Chủ đề: Chủ đề rõ dàng gắn gọn xúc tích nhất phần này sẽ

xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc mail của bạn

3 Lời chào: Kính gửi: ; Dear

4 Nội dung: Nội dung nên gắn gọn, xúc tích, trình bày ý nào ra ý

đó, nên gạch đầu dòng từng ý

5 File đính kèm: Nếu bạn định gửi File đính kèm, tuyết đối không

lên quên file đính kèm mọi người đánh giá rất thấp về sự lãng trí này

6 Chứ ký: Nên có Lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để

thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.

Một format mail chuyên nghiệp

Các bước để viết 1 email theo chuẩn

 Bước 1: Đặt tiêu đề hay subject cho email, đính kèm file vào email (nếu có), viết nội dung cho email và cần có lời chào và chữ ký cho email đó.

 Bước 2: Bước tiếp theo trong thao tác viết email đúng chuẩn đó là kiểm tra lại nội dung và file đã đính kèm xem có sai sót gì không.

 Bước 3: Nhập địa chỉ người nhận và tiến hành gửi

email.

1 Đặt tiêu đề cho email

2 Đính kèm tập tin vào email

3 Viết nội dung cho email

4 Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm

5 Không bao giờ gửi email trong tâm trạng bực dọc

6 Nhập địa chỉ email người nhận

7 Trả lời nhanh

BÍ QUYẾT VIẾT EMAIL

NHỮNG TRƯỜNG HỢP

KHÔNG NÊN GỬI EMAIL

Thông báo tin xấu

Gửi lời khen, động viên nên viết

thư hay trao đổi trực tiếp

Thông tin mang tính chất cá nhân như khen, chúc mừng

Tranh luận

Vấn đề cấp bách

Phát tán những thông điệp không liên quan đến nơi làm

việc của bạn

Trong lúc cảm xúc đang “nóng

hổi”

CẢM ƠN CÔ VÀ CÁC BẠN

ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE