KỸ NĂNG VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

KỸ NĂNG SỬ DỤNG EMAIL DANG ANH MINH danganhminh2002@gmail.com CÁC BƯỚC VIẾT MỘT EMAIL Bước 1: Attach File Bước 2: Viết nội dung Bước 3: Đặt subject Bước 4: Kiểm tra lại nội dung File attach Bước 5: Nhập địa người nhận Bước 6: Gửi email Bước 1: Attach File ▪ Bạn nên gửi file có định dạng chung dễ mở cho tất máy tính Sử dụng Pdf Doc ▪ Nếu có nhiều file bạn muốn nén lại nên dùng zip khơng nên dùng rar ▪ Hoàn thiện đủ file gửi kèm ▪ Việc đặt tên file cần đảm bảo rõ ràng ▪ Khơng viết tiếng việt có dấu đặt tên file Bước 2: Viết nội dung email Nội dung thư Lời chào: ▪ Dear Anh/ Chị ▪ Hoặc Kính gửi tổ chức Nội dung thơng tin: Lý email Nội dung rõ rang, dễ hiểu, in đậm thông tin quan trọng Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận email Kết thúc: Thanks & B Regards Trân trọng, Em cảm ơn anh(chị) Chữ ký (bắt buộc theo chuẩn Karcher) Bước 2: Viết nội dung email ▪ NộiLưu dung: ý nên cô đọng rõ ràng, rõ ràng phần chính, nêu rõ lý viết email đoạn ▪ Sử dụng câu: câu ngắn, ngữ pháp, liên quan trực tiếp đến điều muốn nói ▪ Định dạng: khơng viết tồn chữ hoa, chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi, nhiều định dạng chữ, màu sắc chữ: thống nhất, hạn chế dùng màu đỏ ▪ Dấu câu: Viết đủ ý chấm câu, sử dụng dấu phẩy câu có nhiều ý, hạn chế dung dấu chấm cảm “!” ▪ Đoạn: Chia đoạn viết dài ▪ Chính tả: Đúng tả ▪ Văn phong: phù hợp (công việc, cá nhân, tôn trọng hay than thiện) Bước Đặt TIÊU ĐỀ (subject) ▪ Tiêu đề: chủ đề ▪ Nếu bạn đặt tiêu đề e-mail phù hợp hội để người nhận đọc e-mail bạn cao hơn, không họ xóa chẳng mở nghĩ thư rác ▪ Tiêu đề email cần đảm bảo nội dung sau: ❖ Thu hút ý người đọc ❖ Cho họ biết vấn đề nội dung thư bạn ▪ Tiêu đề: rõ ràng, mục đích khơng q dài, viết Tiếng Việt không dấu ▪ Nếu email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn báo cáo hàng tuần cơng việc nên ghi thêm ngày tháng gửi tiêu đề email ▪ Không bỏ trống tiêu đề e-mail Bước 4: Kiểm tra lại nội dung File attach ▪ Lỗi tả hình thức email, thể chun nghiệp khoa học bạn ▪ Tài liệu đính kèm: đầy đủ xác ▪ Chữ ký ▪ Tiêu đề Bước 5: Nhập địa người nhận ▪ Nếu bạn vơ ý gửi email chưa hồn chỉnh, bạn thấy khó giải thích người nhận người quan trọng ▪ Hãy viết nội dung thật hồn hảo, sau tới địa người nhận click để gửi ▪ Kiểm tra địa người nhận trước ấn nút send không muốn gửi nhầm Bước Gửi email * Một số quy tắc gửi email Quy tắc 48h: Trả lời e-mail vòng 48h từ bạn nhận e-mail Khơng gửi last minute e-mail: Ví dụ: bạn có việc cần nhờ đồng nghiệp giải trước 16h Bạn gửi e-mail lúc 14h việc cần 34h làm xong Người đồng nghiệp nhận e-mail trường hợp cảm thấy khó chịu giống người nhận lệnh bạn lệnh làm việc không làm Không gửi spam Khi forward e-mail đó, bạn cần phải có đồng ý người chủ email Đừng gửi e-mail bạn không muốn công khai Không gửi e-mail bạn giận Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân CHÚC CÁC BẠN VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP HƠN TRONG CÔNG VIỆC 11 ...CÁC BƯỚC VIẾT MỘT EMAIL Bước 1: Attach File Bước 2: Viết nội dung Bước 3: Đặt subject Bước 4: Kiểm tra lại nội dung File attach Bước 5: Nhập địa người nhận Bước 6: Gửi email Bước 1: Attach... bảo rõ ràng ▪ Khơng viết tiếng việt có dấu đặt tên file Bước 2: Viết nội dung email Nội dung thư Lời chào: ▪ Dear Anh/ Chị ▪ Hoặc Kính gửi tổ chức Nội dung thơng tin: Lý email Nội dung rõ rang,... nên ghi thêm ngày tháng gửi tiêu đề email ▪ Không bỏ trống tiêu đề e-mail Bước 4: Kiểm tra lại nội dung File attach ▪ Lỗi tả hình thức email, thể chuyên nghiệp khoa học bạn ▪ Tài liệu đính kèm: