Thuyết trình kỹ năng viết thư và sử dụng email trong kinh doanh

BÀI THUYẾT TRÌNH NHĨM KỸ NĂNG VIẾT THƯ VÀ SỬ DỤNG EMAIL HIỆU QUẢ THÀNH VIÊN NHÓM Tìm tài liệu Thái Thùy Ân Nguyễn Tấn Cường Lê Khắc Bình Tổng hợp biên tập Đại Đăng Kha Phạm Thị Hồng Hà Làm slide Trần Phương Anh Thuyết trình Nguyễn Đăng Hữu KỸ NĂNG VIẾT THƯ HIỆU QUẢ Phân loại thư Cấu trúc thư Kỹ viết thư hiệu Phân loại thư: - Thư xin việc - Thư việc - Thư ngỏ - Thư xin nghỉ phép - Thư cảm ơn - Thư mời thầu - Thư khiếu nại … Cấu trúc thư: Địa người gửi a Địa Địa người nhận TP.HCM, Ngày…tháng…năm 2016 Kính thưa Ơng/Bà + Tên Họ Vấn đề Trình bày rõ vấn đề Đề xuất ý kiến b Ngày tháng c Phần chào hỏi d Nội dung thư Trân trọng, hay Chân thành cảm ơn, e Kết thư Họ tên người gửi Chức danh f Ký tên Kỹ viết thư hiệu quả: Kỹ viết thư hiệu quả: a Quy trình viết thư tín kinh doanh - Quy trình 5D (Business Mail Writing Process – BizMailWP) b Chiến thuật GIRO c Nguyên tắc STARS Kỹ viết thư hiệu quả: a Quy trình viết thư tín kinh doanh (Business Mail Writing Process – BizMailWP) Quy trình 5D: Bước 1: Xác định mục đích cách đạt mục đích (Determing the End(s) and the Means) Bước 2: Xác định người đọc bối cảnh có liên quan (Defining the Reader and the Situation) Bước 3: Viết phác thảo thư (Developing the Message) Bước 4: Kiểm tra, phát thiếu hụt, sai sót (Detecting Deficiencies) Bước 5: Phát hành thư (Distributing the Message) Kỹ viết thư hiệu quả: b Chiến thuật GIRO Gaining attention (Tạo ý) Increasing desire (Nâng cánh ước mơ/ Khởi nguồn khát vọng) Reducing resistance (Giảm bớt khó khăn, trở ngại) Orchestrating action (Lên kế hoạch) Kỹ viết thư hiệu quả: b Chiến thuật GIRO Những điểm cần lưu ý sử dụng chiến thuật GIRO - Luôn giữ đạo đức, giữ chữ tín, khơng hứa hão, nói bừa - Biết cách thu hút người đọc khơng phóng đại q mức, khơng nịnh hót sáo rỗng, trơ trẽn - Phải tự tin biết cách hành văn quyết, đầy sức thuyết phục, không áp đặt, dồn ép đối tác - Những luận đưa phải có tính khoa học, hợp lý - Chú ý ảnh hưởng văn hóa (văn hóa dân tộc, văn hóa tổ chức tính cách cá nhân) đến cách viết thư 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp: Nguyên tắc 2: Cài đặt email chuyên nghiệp - Background luôn trắng - Chỉ dùng màu mực đen xanh đậm - Chỉ dùng font chữ Unicode thông dụng Arial, Time New Roman, Tahoma,… - Không dùng chức tô đậm (bold) viết chữ in (ABC) cho toàn thư 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp: Nguyên tắc 2: Cài đặt email chuyên nghiệp - Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác thông tin liên lạc - Lấy email tên mình, tồn chữ ngắn tốt X badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@,Tracy_love_u@ danghuu.n@, nguyendanghuu&@, nd.huu@ 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp: Nguyên tắc 3: Quy luật chung cho nội dung email - Mỗi email viết vấn đề - Không spam mail, enter địa email người lần - Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu - Tuyệt đối không viết ngơn ngữ @ hay sai tả VD: “2day I buy lunch you”, “khách hàng người iu thích kinh doanh” hay “muốn mở lớp muh hơng có giáo viên” 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp: Nguyên tắc 3: Quy luật chung cho nội dung email - Cách hàng ý - Sử dụng nhiều gạch đầu dịng (bullets point) số (numbering) - Ở cuối thư, ghi rõ bạn mong đợi điều người nhận - Đọc lại lần trước nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy ln có xu hướng đánh máy nhanh viết email) 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp: Nguyên tắc 4: Viết Tiêu đề (Subject) có ý nghĩa - Khơng q dài - Đủ nghĩa - Tóm tắt cụ thể cho chủ đề nội dung email Vd: Tiêu đề email tồi Quick question (câu hỏi nhanh) Important, read now (quan trọng, đọc ngay) Vd: Tiều đề email tốt Royal 2009 schedule announcement (Thông báo lịch học Royal 2009) Thông tin tham quan chi nhánh CLBT thứ sáu 20/8 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp: Nguyên tắc 5: Trình bày rõ ràng - Chào: “Dear …” “Hi …” - Nhắc đến vấn đề mà muốn trao đổi - Đưa ý kiến đề nghị - Kết thúc thư câu chào “Regards” “Your faithfully” - Nhất email cho khách hàng cho nhóm đơng người cần phải cẩn thận với việc trình bày 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp: Nguyên tắc 6: Tránh gửi attachment 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp: Nguyên tắc 7: Vai trò bạn - To: Email gửi trực tiếp cho bạn - Cc: Người gửi muốn bạn biết thông tin - Bcc: Người gửi muốn bạn biết thơng tin cách bí mật 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp: Nguyên tắc 8: Trả lời nhanh «… Tơi nhận email bạn, chưa có thời gian xử lý, tơi phản hồi nhanh nhât …» 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp: Nguyên tắc 9: Giữ thông tin liên quan đầu mối - Cân nhắc tạo email - «Reply» «Reply to all» 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp: Nguyên tắc 10: Tỏ tôn trọng tự trọng TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ - Forward email người/nhóm cho người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa bỡn - Sử dụng email cơng ty để làm việc riêng, tán dóc - Sử dụng email cơng ty để bàn luận trị, nói xấu chế độ - Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp - Gửi thông tin quan trọng mật KINH NGHIỆM CHIA SẺ: Luôn xác định rõ: - Làm gì? - Cái gì? - Cho ai? - Như nào? - Thời gian? Luôn xác định rõ, vị trí, vai trị, nhiệm vụ thân Ln “nói theo cách người ta muốn nghe” Hãy nhớ khơi gợi nhu cầu muốn đọc người đọc Luôn dùng chân thành để truyền đạt - Thư xin việc - Đòi nợ - Thuyết phục NGUỒN TÀI LIỆU THAM KHẢO + http://www.meavietnam.com/: Thư tín quan trọng nào? + Bài giảng PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân + http://www.nanosoft.vn/: Cách viết Email cho chuyên nghiệp - Phong cách viết email (Mr Nguyễn) + http://www.saga.vn/: 15 QUY TẮC VÀNG KHI SỬ DỤNG EMAIL + Đắc nhân tâm – Dale Carnegie – First New + Nghệ thuật quản trị - Lê Thẩm Dương – Video + Nghệ thuật giao tiếp – Quách Tuấn Khanh - Video Khi đọc tài liệu cách giao tiếp nên đọc để hiểu bối cảnh, cách xử lý, tư tưởng, qua tự tạo kiến thức, kinh nghiệm cho thẩn Khơng nên áp dụng rập khn Đơi khi: “Bạn có gì? Khơng quan trọng Quan trọng bạn sử dụng nào” Giỏi – Là hồn thiện điều ... Anh Thuyết trình Nguyễn Đăng Hữu KỸ NĂNG VIẾT THƯ HIỆU QUẢ Phân loại thư Cấu trúc thư Kỹ viết thư hiệu Phân loại thư: - Thư xin việc - Thư việc - Thư ngỏ - Thư xin nghỉ phép - Thư cảm ơn - Thư. .. d Nội dung thư Trân trọng, hay Chân thành cảm ơn, e Kết thư Họ tên người gửi Chức danh f Ký tên Kỹ viết thư hiệu quả: Kỹ viết thư hiệu quả: a Quy trình viết thư tín kinh doanh - Quy trình 5D (Business... DỤNG EMAIL HIỆU QUẢ Lịch sử đời email Một format email chuẩn 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp Lịch sử đời email: • Email = Electronic Mail = Thư điện tử • Phần mềm thư điện tử: Email