Thuyết trình kỹ năng viết thư và sử dụng email trong kinh doanh

Lịch sử ra đời của email:- 1961: Tom Van Vleck phát triển hệ thống giao dịch tin nhắn nhiều người dùng trên 1 máy tính.. 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:Nguyên tắc 1: Sử dụng e

KỸ NĂNG VIẾT THƯ VÀ

SỬ DỤNG EMAIL HIỆU QUẢ

B À I T H U Y Ế T T R Ì N H

N H Ó M 7

THÀNH VIÊN NHÓM 7 1 Tìm tài liệu

Thái Thùy Ân Nguyễn Tấn Cường

KỸ NĂNG VIẾT THƯ HIỆU QUẢ

1.Phân loại thư

2.Cấu trúc cơ bản của một bức thư

3.Kỹ năng viết thư hiệu quả

1 Phân loại thư:

- Thư xin việc

- Thư thôi việc

- Thư ngỏ

- Thư xin nghỉ phép

- Thư cảm ơn

- Thư mời thầu

- Thư khiếu nại

…

2 Cấu trúc cơ bản của một bức thư:

Địa chỉ người gửiĐịa chỉ người nhận

TP.HCM, Ngày…tháng…năm 2016

Kính thưa Ông/Bà + Tên Họ

Vấn đềTrình bày rõ hơn về vấn đề

Đề xuất ý kiến

Trân trọng,hay Chân thành cảm ơn,

Họ tên người gửiChức danh

3 Kỹ năng viết thư hiệu quả:

a Quy trình viết thư tín trong kinh doanh - Quy trình 5D

(Business Mail Writing Process – BizMailWP)

b Chiến thuật GIRO

c Nguyên tắc STARS

3 Kỹ năng viết thư hiệu quả:

a Quy trình viết thư tín trong kinh doanh

(Business Mail Writing Process – BizMailWP)

Quy trình 5D:

Bước 1: Xác định mục đích và cách đạt được mục đích

(Determing the End(s) and the Means)

Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan (Defining the Reader and the Situation)

Bước 3: Viết phác thảo bức thư

(Developing the Message)

Bước 4: Kiểm tra, phát hiện những thiếu hụt, sai sót

(Detecting Deficiencies)

Bước 5: Phát hành bức thư

(Distributing the Message)

b Chiến thuật GIRO

3 Kỹ năng viết thư hiệu quả:

Gaining attention (Tạo sự chú ý)

Increasing desire (Nâng cánh ước mơ/ Khởi nguồn khát

vọng)

Reducing resistance (Giảm bớt khó khăn, trở ngại)

Orchestrating action (Lên kế hoạch)

Những điểm cần lưu ý khi sử dụng chiến thuật GIRO

- Luôn giữ đạo đức, giữ chữ tín, không hứa hão, nói bừa

- Biết cách thu hút người đọc nhưng không phóng đại quá mức, không nịnh hót sáo rỗng, trơ trẽn

- Phải tự tin và biết cách hành văn quả quyết, đầy sức thuyết phục, nhưng không áp đặt, dồn ép đối tác

- Những luận cứ đưa ra phải có tính khoa học, hợp lý

- Chú ý ảnh hưởng của văn hóa (văn hóa dân tộc, văn hóa tổ chức và tính cách cá nhân) đến cách viết thư

3 Kỹ năng viết thư hiệu quả:

b Chiến thuật GIRO

S – Simple (Đơn giản)

3 Kỹ năng viết thư hiệu quả:

c Nguyên tắc STARS

CÁCH SỬ DỤNG EMAIL HIỆU QUẢ

1 Lịch sử ra đời của email

2 Một format email chuẩn

3 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp

1 Lịch sử ra đời của email:

 Email = Electronic Mail = Thư điện tử

xxxx@goldsun.vn ( Thư nội bộ )

1 Lịch sử ra đời của email:

- 1961: Tom Van Vleck phát triển hệ thống giao dịch tin nhắn nhiều người dùng trên 1 máy tính

- 1971: Ray Tomlinson phát triển hệ thống giao dịch tin nhắn nhiều người trên nhiều máy tính và gửi bức thư điện tử đầu tiên trên mạng ARPANET

- 1977: Định dạng chuẩn (RFC 733) được Dave Crocker đề xuất để phổ biến phương thức giao tiếp bằng thư điện tử qua mạng Internet

- 1978: Cậu bé Shiva đã tạo một hệ thống điện tử để gửi thư giữa các phòng trong nội bộ trường ĐH Y và Nha khoa New Jersey (UMDNJ).

- 1979: Các thành phần như To, From, Cc, Bcc, Subject, body, Attachment, Inbox, Outbox… được chuyển thành một hệ thống điện tử

- 1980: Hệ thống điện tử kể trên được ứng dụng thực tế cho trường ĐH Y và Nha khoa New Jersey

Email ra đời:

1 Lịch sử ra đời của email:

- 30/8/1982: Thuật ngữ "email" và hệ thống được trao bản quyền chính thức.

- 1985: Hệ thống phát triển hình thức email offline (khi không kết nối mạng), cho phép người nhận lưu trữ email trên máy tính. 

- 1988: Microsoft Mail là hòm thư điện tử thương mại đầu tiên được phát triển dành cho MAC

1 Lịch sử ra đời của email:

Email ra đời:

- 1991: IBM ra mắt Lotus Notes 1.0 - mô hình email server đầu tiên Đầu những năm 90, vấn nạn thư rác bắt đầu hoành hành.

- 1992: Microsoft Outlook phiên bản dành cho MS-DOS ra đời

- 1993: AOL và Delphi kết nối hệ thống email độc quyền của họ vào Internet

- 1993: IBM liên doanh với BellSouth sản xuất dòng điện thoại thông minh đầu tiên Simon Personal

Communicator, trong đó có tính năng email

1 Lịch sử ra đời của email:

Những năm đầu 90:

- 1996: Sabeer Bhatia và Jack Smith khởi động "HoTMaiL" - website cung cấp dịch vụ email miễn phí đầu tiên trên thế giới và nhanh chóng Hotmail trở thành dịch vụ email được

- Cuối những năm 90, email sử dụng ngôn ngữ HTML ra đời cho phép định dạng văn bản phong phú hơn so với văn bản thuần túy

1 Lịch sử ra đời của email:

Những năm đầu 90:

- 2003: Microsoft Outlook 2003 phát triển bộ lọc thư rác và thư lừa đảo.

- 2006: Outlook 2007 ra đời hỗ trợ duyệt tin qua RSS

- 2010: Outlook Mobile dành cho Windows Phone 7 và Outlook dành cho Mac 2011 ra đời Facebook công khai

kế hoạch kết hợp ứng dụng Microsoft Office nền web vào hệ thống nhắn tin mới

- 2011: Hệ thống quy ước AP Stylebook của Hoa Kỳ chính thức sử dụng chữ "email" trên các phương tiện truyền thông thay cho "e-mail"

- Hiện nay: Email Mọi lúc, mọi nơi, mọi thứ, bất kì ai… ( Cần : Thiết bị kết nối, kết nối Đủ: Biết sử dụng )

1 Lịch sử ra đời của email:

Những năm đầu thế kỉ 21:

- Tốc độ cao ( So sánh với thư viết tay truyền thống, fax )

- Thuận tiện

- Có thể giao tiếp nhiều người một lúc

- Tính di động cao

- Có thể đính kèm tài liệu, ảnh, file,

- Có thể kiểm tra, chỉnh sửa trước khi thực hiện

- Phù hợp với môi trường hiện tại

- Chi phí thấp

- Phải có kết nối internet, thiết bị có thể kết nối

- Có thể bị xâm phạm từ bên ngoài

Đặc điểm của Email:

Tại sao phải sử dụng Email ?

1 Nhu cầu truyền đạt thông tin

2 Tốc độ cao

3 Thuận tiện

4 Chi phí thấp

2 Một format email chuẩn:

3 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 1: Sử dụng email đúng dịp

- Nội dung liên lạc cần được lưu lại

- Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt

- Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì

- Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau

- Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

2 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 2: Cài đặt email chuyên nghiệp

- Background luôn luôn trắng

- Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm

- Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma,…

- Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in

(ABC) cho toàn bức thư

2 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 2: Cài đặt email chuyên nghiệp

- Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc

2 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 3: Quy luật chung cho nội dung email

- Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề

- Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần

- Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu

- Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả

VD: “2day I buy lunch 4 you”,

“khách hàng là người iu thích kinh

doanh”

hay “muốn mở lớp muh hông có giáo

viên”

2 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 3: Quy luật chung cho nội dung email

2 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 4: Viết Tiêu đề (Subject) có ý nghĩa

- Không được quá dài

- Đủ nghĩa

- Tóm tắt cụ thể nhất cho chủ đề của nội dung email

Vd: Tiêu đề email tồi

Quick question (câu hỏi nhanh) Important, read now (quan trọng, đọc ngay)

2 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 5: Trình bày rõ ràng

- Chào: “Dear …” hoặc “Hi …”

- Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi

- Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình

- Kết thúc thư bằng câu chào như “Regards” hoặc “Your faithfully”

- Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày

2 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 6: Tránh gửi attachment

2 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 7: Vai trò của bạn

- To: Email này gửi trực tiếp cho bạn

- Cc: Người gửi muốn bạn biết thông tin này

- Bcc: Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách

bí mật

2 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 8: Trả lời nhanh

«… Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhât có thể …»

2 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 9: Giữ các thông tin liên quan và trong cùng một đầu mối

- Cân nhắc khi tạo một email mới

- «Reply» hoặc «Reply to all»

2 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 10: Tỏ ra tôn trọng và tự trọng

TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ 

- Forward email của người/nhóm này cho người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa bỡn

- Sử dụng email công ty để làm việc riêng, tán dóc

- Sử dụng email công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ

- Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp

- Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật

Luôn dùng sự chân thành để truyền đạt.

- Thư xin việc

- Đòi nợ

- Thuyết phục

KINH NGHIỆM CHIA SẺ:

+ http://www.meavietnam.com/: Thư tín quan trọng như thế nào?

+ Bài giảng PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân

+ http://www.nanosoft.vn/: Cách viết một cái Email thế nào cho chuyên nghiệp - Phong cách viết email (Mr Nguyễn)

 + http://www.saga.vn/: 15 QUY TẮC VÀNG KHI SỬ DỤNG EMAIL + Đắc nhân tâm – Dale Carnegie – First New.

+ Nghệ thuật quản trị - Lê Thẩm Dương – Video + Nghệ thuật giao tiếp – Quách Tuấn Khanh - Video

NGUỒN TÀI LIỆU THAM KHẢO

Khi đọc bất cứ tài liệu nào về cách giao tiếp chỉ nên đọc để hiểu về bối cảnh, cách xử lý, tư tưởng, qua đó tự tạo kiến thức, kinh nghiệm cho chính bản thẩn mình Không nên áp dụng rập khuôn.

Đôi khi: “Bạn có gì? Không quan trọng Quan trọng là bạn sử dụng nó như thế nào”

Giỏi – Là hoàn thiện được những điều cơ bản nhất.