PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI Ủ.
Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
- Trong quá trình thực hiện, bài tiểu luận kết thúc học phần này đã sử dụng một số phương pháp sau:
Bài tiểu luận áp dụng phương pháp nghiên cứu lý luận thông qua việc phân tích, tổng hợp, so sánh và khái quát hóa tài liệu để phát triển các khái niệm và khung lý luận cho đề tài Nghiên cứu tập trung vào vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong việc hoạch định nguồn nhân sự, từ đó làm nổi bật tầm quan trọng của việc quản lý hiệu quả trong tổ chức.
+ Phương pháp thu thập thông tin: trong tài liệu, sách, báo và internet,…
+ Phương pháp thống kê - phân tích,…
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
Bài viết tổng hợp và hệ thống hóa thông tin về Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, đồng thời trình bày những vấn đề lý luận và pháp lý cơ bản liên quan đến công tác hoạch định nhân sự Mục tiêu là tạo điều kiện áp dụng hiệu quả vào quy trình hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, nâng cao hiệu quả công việc.
Đề tài này đánh giá vai trò quan trọng của Nhà quản trị Văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú Bài viết nêu rõ những ưu điểm và hạn chế hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp cần thiết nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của việc hoạch định nhân sự trong cơ quan.
Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài có
Chương 1 Khái quát về tổ chức và hoạt động Văn Phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh
Chương 2 Vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh
Chương 3 Giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ
Khái quát về Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh
1.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Quận Tân Phú được thành lập từ quận Tân Bình với diện tích 1.606,98 ha và dân số ban đầu là 310.876 người, tăng lên 442.348 người vào năm 2013, trong đó 36,06% là nhân khẩu tạm trú Bộ máy tổ chức còn mới và chưa linh hoạt, với đội ngũ cán bộ trẻ, nhưng hệ thống chính trị đang dần được kiện toàn Đảng bộ và chính quyền quận xác định phát triển kinh tế là nhiệm vụ quan trọng để nâng cao chất lượng đời sống của nhân dân, nên đã tập trung xây dựng và triển khai Đề án chuyển dịch cơ cấu kinh tế Quận cũng đã vận động các cơ sở sản xuất gây ô nhiễm chuyển đổi ngành nghề, khắc phục ô nhiễm và di dời vào các Khu công nghiệp, đồng thời thực hiện nhiều giải pháp thu hút doanh nghiệp đầu tư, phát triển sản xuất kinh doanh.
Các thành phần kinh tế của quận phát triển nhanh chóng với sự đa dạng về hình thức, góp phần tăng trưởng bình quân hàng năm trong sản xuất công nghiệp đạt 16,38% và thương mại - dịch vụ đạt 29,73% Hiện tại, quận có 12.461 doanh nghiệp với tổng vốn đăng ký lên tới 20.548,643 tỷ đồng, trong đó khối kinh doanh cá thể có 9.858 hộ với tổng vốn đăng ký 530,799 tỷ đồng, cùng với 13 hợp tác xã và 18 chi nhánh hợp tác xã, tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho người dân.
Kể từ năm 2011, quận đã thu hút hàng chục ngàn lao động, góp phần quan trọng vào nguồn thu ngân sách với tổng số thu đạt trên 1.000 tỷ đồng Đến năm 2013, tổng thu ngân sách tăng 5,64 lần so với thời điểm mới thành lập quận, đạt 1.146,02 tỷ đồng.
Mặc dù còn nhiều khó khăn và thách thức phía trước, Đảng bộ, chính quyền và Mặt trận Tổ quốc quận Tân Phú vẫn vững tin vào sự phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới Với truyền thống đoàn kết và thống nhất, quận sẽ nỗ lực thực hiện thành công Nghị quyết Đại hội Đảng bộ quận lần thứ X, góp phần vào việc hiện thực hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ thành phố lần thứ IX, xứng đáng với niềm tin yêu của lãnh đạo thành phố và nhân dân quận.
Theo Nghị quyết 131/2020/QH14, Ủy ban nhân dân quận Tân Phú tại thành phố Hồ Chí Minh được giao nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể, góp phần vào việc tổ chức chính quyền đô thị.
Đơn vị dự toán ngân sách trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước, bao gồm việc phân bổ, điều chỉnh và quyết toán ngân sách cho các phường trực thuộc.
Hội đồng nhân dân cấp huyện có trách nhiệm quyết định chủ trương đầu tư cho các chương trình, dự án đầu tư công nhóm B và C sử dụng vốn ngân sách quận, phường, theo quy định của Luật Đầu tư công Đồng thời, Hội đồng cũng tham gia ý kiến về các dự án thuộc thẩm quyền quyết định của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền, đảm bảo sự tham gia cần thiết theo luật Ngoài ra, Hội đồng tổ chức thực hiện các chương trình, dự án đầu tư công theo phân cấp quản lý, phê duyệt kế hoạch đầu tư công trung hạn và hàng năm của Ủy ban nhân dân phường, cũng như quyết định giao nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội cho Ủy ban nhân dân phường trực thuộc.
Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận được quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, đảm bảo phù hợp với hướng dẫn của Bộ quản lý ngành, lĩnh vực cùng các văn bản liên quan khác.
Chịu trách nhiệm về hiệu lực và hiệu quả của hệ thống hành chính nhà nước từ quận đến cơ sở, đảm bảo tính thống nhất và thông suốt trong nền hành chính; thực hiện cải cách hành chính cũng như cải cách công vụ và công chức tại địa phương Đề xuất và phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự và an toàn xã hội, đồng thời đấu tranh, phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác theo phân cấp quản lý.
Thực hiện nhiệm vụ tổ chức và bảo đảm thi hành Hiến pháp, pháp luật là rất quan trọng trong việc xây dựng chính quyền và địa giới hành chính Các lĩnh vực giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo và hành chính tư pháp cũng cần được chú trọng Bên cạnh đó, bổ trợ tư pháp và các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ, thiên tai, dịch bệnh, cùng với quản lý dân cư, đóng vai trò thiết yếu trong việc phát triển bền vững của xã hội.
Quản lý và tổ chức sử dụng công sở, tài sản, phương tiện làm việc và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật
Tổ chức việc thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định của pháp luật
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền
Ủy ban nhân dân quận thực hiện phân cấp và ủy quyền cho Ủy ban nhân dân phường, cũng như các cơ quan chuyên môn, hành chính khác và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc quận, nhằm thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của pháp luật.
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhằm quy định các vấn đề được giao bởi luật và nghị quyết của Quốc hội, đồng thời thực hiện phân cấp theo quy định Ngoài ra, cần đình chỉ thi hành và bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ các văn bản trái pháp luật của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận và văn bản trái pháp luật của Ủy ban nhân dân phường trực thuộc.
Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú được tổ chức và quản lý theo quy định của Quy chế tổ chức và hoạt động, đảm bảo hoạt động hiệu quả và minh bạch trong công việc của chính quyền địa phương.
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tân Phú đã ban hành Quyết định số 01/2018/QĐ-UBND vào ngày 25 tháng 07 năm 2018, nhằm mục đích quản lý và phát triển khu vực quận Tân Phú.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, viết tắt là Văn phòng, đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu, hỗ trợ và phục vụ cho các hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Đây là cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân quận, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và đồng bộ của các cơ quan nhà nước tại địa phương.
Văn phòng có tư cách pháp nhân với con dấu và tài khoản riêng, được cấp kinh phí hoạt động Văn phòng này chịu sự chỉ đạo và quản lý từ Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, đồng thời phải tuân thủ hướng dẫn chuyên môn từ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố.
Chức năng của cơ quan này bao gồm tham mưu tổng hợp cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, hỗ trợ Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận trong việc chỉ đạo điều hành Ngoài ra, cơ quan cũng có trách nhiệm kiểm soát thủ tục hành chính, cung cấp thông tin phục vụ quản lý, và đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của các cơ quan này Cuối cùng, tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa là một nhiệm vụ quan trọng khác của cơ quan.
Cửa liên thông là một giải pháp quan trọng trong việc giải quyết thủ tục hành chính tại quận, giúp hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ từ cá nhân, tổ chức trong tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân quận Qua đó, cửa liên thông cũng đảm nhiệm việc chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn để giải quyết và nhận kết quả, góp phần nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quản lý hành chính.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng và trình bày chương trình hoạt động hàng tháng, quý, sáu tháng và cả năm; thực hiện báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động; kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân quận, Thường trực Hội đồng nhân dân quận, và Ủy ban nhân dân quận; cùng với các báo cáo khác theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.
Cần kịp thời báo cáo và điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo và điều hành của Hội đồng nhân dân cũng như Ủy ban nhân dân.
Thực hiện công tác tổng hợp, thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật
Chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành công việc của Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch và Phó Chủ tịch theo quy định pháp luật là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Tổ chức hỗ trợ hoạt động của Hội đồng nhân dân, bao gồm Thường trực Hội đồng nhân dân, các ban thuộc Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân cấp quận.
Quản lý, chỉ đạo bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản
Theo dõi, chịu trách nhiệm quản lý việc thực hiện công tác tiếp công dân theo quy định của pháp luật
Thực hiện chế độ thông tin và bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật
Văn phòng có Chánh Văn phòng, không quá 03 Phó Chánh Văn phòng và các công chức khác
Chánh Văn phòng là người lãnh đạo Văn phòng, có trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân quận và pháp luật về việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng.
Chánh văn phòng có trách nhiệm báo cáo về tổ chức và hoạt động của Văn phòng, cũng như công tác trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận khi được yêu cầu Ngoài ra, Chánh văn phòng cần phối hợp với thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc và các tổ chức chính trị xã hội để giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
Phó Chánh Văn phòng hỗ trợ Chánh Văn phòng trong việc chỉ đạo các công tác cụ thể và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng cũng như pháp luật về các nhiệm vụ được phân công.
Một Phó Chánh Văn phòng phụ trách, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Trụ sở Tiếp công dân quận
Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy quyền điều hành các hoạt động của Văn phòng
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI ỦY BAN NHÂN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
Việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin là nhiệm vụ quan trọng và liên tục trong các cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc Để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ và đạt mục tiêu, nhà quản trị văn phòng cần tổ chức khoa học các bộ phận, thiết lập đầu mối thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin, đồng thời ban hành quy chế và triển khai nghiệp vụ theo quy định Việc theo dõi, kiểm tra và giám sát các hoạt động liên quan đến thông tin cũng là yếu tố then chốt trong quản lý văn phòng.
Mỗi khi lập kế hoạch cho nhân viên quản trị văn phòng, cần tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm văn bản từ cấp trên, đề nghị từ cấp dưới và khảo sát thực tế về nhân sự tại quận Tân Phú.
Trong quản lý của Ủy ban nhân dân quận, thông tin là yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của cơ quan và các đơn vị Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò cầu nối trung gian trong việc truyền đạt thông tin, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công việc của toàn bộ cơ quan.
Chánh văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú thực hiện việc thu thập thông tin bằng cách giao nhiệm vụ cho nhân viên trong văn phòng Các tổ chức trong văn phòng sẽ thu thập thông tin và báo cáo lại cho lãnh đạo Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng cũng có thể trực tiếp thu thập thông tin qua các kênh như văn bản và các nguồn thông tin khác.
Qua các hoạt động báo chí và hội họp văn phòng, chúng tôi thu thập và tiếp nhận thông tin liên quan đến tổ chức cán bộ cũng như hoạt động của Ủy ban nhân dân quận.
Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong việc cung cấp thông tin là rất quan trọng Sau khi thu thập, phân tích và xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động của đơn vị và Ủy ban nhân dân quận, lãnh đạo văn phòng sẽ chuyển giao thông tin này cho ban lãnh đạo Điều này nhằm hỗ trợ hoạt động quản lý nhân sự của Chủ tịch và các Phó chủ tịch, đảm bảo quyết định được đưa ra dựa trên thông tin chính xác và kịp thời.
Tổ chức thiết lập mục tiêu
Thiết lập mục tiêu là công cụ quan trọng cho nhà quản trị văn phòng trong hoạch định nhân sự Nắm vững quy trình này giúp nhà quản trị xác định rõ mục tiêu khởi đầu và kết thúc của quá trình hoạch định nhân sự tại cơ quan.
Hoạch định nguồn nhân sự là quy trình giúp tổ chức xác định khoảng cách giữa tình hình hiện tại và mục tiêu tương lai Qua đó, tổ chức có thể xây dựng các kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, đồng thời nhận diện rõ ràng những hạn chế và cơ hội từ nguồn tài sản nhân sự hiện có.
Xây dựng đội ngũ nhân sự hiệu quả là mục tiêu quan trọng của mọi cơ quan, với việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và chuyên nghiệp là nền tảng cho sự thành công Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú thực hiện công tác hoạch định nhân sự bằng cách đề ra các mục tiêu cụ thể, nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
+ Tối đa hóa được việc sử dụng nguồn nhân lực và đảm bảo phát triển liên tục của nguồn nhân lực
+ Đảm bảo đủ người, đúng người, đúng thời điểm để thực hiện các mục tiêu của tổ chức đạt được kết quả tốt nhất
+ Phối hợp các hoạt động về nguồn nhân lực với các mục tiêu mà Ủy ban nhân dân quận đề ra, giúp tăng năng suất cho tổ chức
Dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai là yếu tố quan trọng giúp tổ chức chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực Việc xác định số lượng và chất lượng cán bộ cần thiết vào thời điểm phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra.
Việc thiết lập mục tiêu cho cán bộ công chức tại Ủy ban nhân dân quận thường được thảo luận và xây dựng bởi ban lãnh đạo Văn phòng theo chu kỳ nhất định, nhằm đảm bảo phù hợp với các mục tiêu đề ra Để đạt được kết quả tốt nhất trong việc xác định mục tiêu, cần dựa trên những cơ sở vững chắc.
Phân tích tình hình kinh tế - xã hội tại quận Tân Phú, xem xét nó ảnh hưởng như thế nào đến quá trình thiết lập mục tiêu
Phân tích điểm yếu, điểm mạnh bên trong nội bộ Ủy ban nhân dân quận để lên công việc cho nhân viên thực hiện
Phân tích môi trường làm việc, bao gồm các yếu tố khác nhau như: pháp lý, kinh tế, xã hội, công nghệ
Tổng kết các mục tiêu chiến lược dài hạn và ngắn hạn đã được thiết lập trước đó, đánh giá mức độ hoàn thành của từng mục tiêu để xác định những mục đã đạt được và những mục còn lại cần tiếp tục thực hiện.
Những mục tiêu chiến lược mang tính dài hạn mà Ủy ban nhân dân quận đã phác thảo hoặc xây dựng
Sau khi xác định mục tiêu cụ thể, bước tiếp theo quan trọng là thực hiện hành động để thiết lập mục tiêu công việc cho nhân sự một cách hiệu quả Nhà quản trị văn phòng cần phổ biến mục tiêu đến tất cả các bộ phận, phòng ban và nhân viên, đồng thời yêu cầu họ cam kết thực hiện đúng và đạt hiệu quả cao trong công việc.
Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp
Công tác tổ chức và thực hiện giải pháp hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện theo các cơ sở pháp lý cụ thể, đảm bảo tính minh bạch cho cán bộ thực thi và người dân về quy trình tuyển dụng công chức.
Luật cán bộ, công chức 2008 số 22/2008/QH12 và sửa đổi bổ sung năm
Luật cán bộ, công chức được áp dụng từ năm 2019 và tiếp tục hiệu lực trong năm 2022 Luật này quy định các vấn đề liên quan đến bầu cử, tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức, đồng thời nêu rõ nghĩa vụ và quyền lợi của họ cũng như các điều kiện cần thiết để đảm bảo việc thi hành công vụ.
Nghị định 24/2010/NĐ-CP: Nghị định quy định về quy trình tuyển dụng công chức, sử dụng và quản lý công chức
Nghị định số 161/2018/NĐ-CP: Nghị định quy định về tuyển dụng công chức, viên chức, nâng ngạch công chức, thăng hạng viên chức,…
Việc tuân theo các quy định của nhà nước sẽ giúp cho việc thực hiện được dễ dàng, cũng như việc đảm tính công bằng, công khai minh bạch
Tuyển dụng là quá trình xác định và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho các vị trí công việc trong cơ quan Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nguồn nhân lực và đảm bảo hoạt động hiệu quả của tổ chức.
Tuyển dụng là một yếu tố quan trọng giúp cơ quan bổ sung nguồn nhân lực thiếu hụt và trẻ hóa đội ngũ lao động Qua đó, cơ quan có thể cắt giảm chi phí và thời gian cho việc tuyển dụng lại, đào tạo và bồi dưỡng nhân viên, giúp họ nhanh chóng hòa nhập với công việc và văn hóa cơ quan Điều này đảm bảo mọi hoạt động diễn ra liên tục, thông suốt, hoàn thành các mục tiêu đề ra và nâng cao năng lực cạnh tranh của cơ quan.
Hoạt động tuyển dụng của cơ quan đã góp phần tạo ra nhiều cơ hội việc làm, giúp giảm tỷ lệ thất nghiệp và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trong xã hội.
Tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh, quy trình tuyển dụng công chức được điều chỉnh theo từng vị trí chức danh và yêu cầu công việc, với tiêu chí về trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức Hiện nay, việc tuyển dụng cán bộ công chức tại đây được thực hiện theo các quy định cụ thể nhằm đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả trong công việc.
Về điều kiện dự tuyển công chức tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú:
Tất cả các cá nhân đáp ứng các tiêu chí dưới đây đều đủ điều kiện để nộp đơn ứng tuyển vào vị trí công chức nhà nước Các tiêu chí này hoàn toàn không phân biệt về dân tộc, giới tính, thành phần xã hội, tín ngưỡng hay tôn giáo.
1 Có quốc tịch Việt Nam
2 Đang cư trú tại Việt Nam
3 Có lý lịch rõ ràng
4 Có văn bằng, chứng chỉ đào tạo, chứng chỉ hành nghề hoặc có năng khiếu kỹ năng phù hợp với vị trí việc làm
5 Nộp đơn đăng ký dự tuyển
6 Đủ sức khỏe để thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ
7 Đáp ứng các tiêu chí tuyển dụng của vị trí công việc do đơn vị sự nghiệp công lập xác định
8 Từ đủ 18 tuổi trở lên Riêng người đăng ký dự tuyển vào vị trí việc làm trong các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực: văn hóa, nghệ thuật, thể dục, thể thao có thể thấp hơn 18 tuổi Tuy nhiên, phải từ đủ 15 tuổi trở lên và được sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật
Về quy trình tuyển dụng công chức: được chia làm 3 giai đoạn chính
Giai đoạn 1 của quá trình tuyển dụng công chức bắt đầu bằng việc cơ quan có thẩm quyền thông báo tuyển dụng Sau thông báo, cơ quan sẽ tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển theo quy định của nhà nước.
Giai đoạn 2 bao gồm việc thành lập Hội đồng tuyển dụng để tiến hành các kỳ thi tuyển Trong một số trường hợp, sẽ có bộ phận chuyên trách đảm nhận việc tổ chức và thực hiện quy trình tuyển dụng theo quy định của nhà nước.
Giai đoạn 3: Sau khi hoàn tất thi tuyển và sàng lọc, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo kết quả trúng tuyển cho ứng viên bằng văn bản Sau khi công khai danh sách và cho phép phúc khảo kết quả, người đứng đầu cơ quan sẽ phê duyệt kết quả cuối cùng.
2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân sự Đào tạo nhân sự là hoạt động học tập giúp nhân sự nâng cao trình độ, kỹ năng, nắm vững cách thức thực hiện công việc để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ hiệu quả hơn Việc đào tạo nhân sự góp phần đáp ứng được nhu cầu thực hiện tốt công việc hiện tại của nhân sự
Phát triển nhân sự là quá trình nâng cao năng lực và động cơ của nhân viên, mở ra cơ hội thăng tiến trong tương lai Ủy ban nhân dân quận Tân Phú chú trọng xây dựng chương trình đào tạo thông qua việc xác định nhu cầu, mục tiêu và lựa chọn phương pháp giảng dạy phù hợp Chương trình đào tạo được thiết kế dựa trên tình hình thực tế của từng bộ phận, nhằm đảm bảo nội dung và hình thức đào tạo phù hợp với đặc thù công việc, từ đó nâng cao hiệu quả công tác của tổ chức.
Lãnh đạo Văn phòng quận Tân Phú thường xuyên tư vấn cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận về việc tổ chức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, nhận thức rõ vai trò quan trọng của con người Các cán bộ nhân viên cũ cần được trang bị kiến thức mới để bắt kịp sự chuyển biến của thời đại, trong khi các cán bộ mới cần được đào tạo chuyên môn vững chắc nhằm phục vụ công việc hiệu quả nhất.
2.3.3 Bố trí sử dụng nhân sự
Bố trí sử dụng nhân sự là quá trình sắp xếp nhân sự vào vị trí phù hợp để tối ưu hóa năng lực và tiềm năng làm việc, nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc Trong những năm gần đây, Ủy ban nhân dân quận Tân Phú đã có nhiều cải tiến trong việc sử dụng nhân sự theo hướng đổi mới và năng động Hiệu quả lao động được đánh giá dựa trên sự phù hợp với chuyên môn, năng lực và tính công khai minh bạch, chủ yếu là nhờ vào sự tham mưu của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận và lãnh đạo Văn phòng.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
Nhận xét
Nghiên cứu vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh cho thấy công tác hoạch định nhân sự đã đạt được một số kết quả tích cực.
Số lượng và chất lượng cán bộ công chức tại Ủy ban nhân dân quận, cũng như từng phòng ban, hiện đang phù hợp với quy mô và yêu cầu công việc thực tế.
Số lượng nam và nữ làm việc tại Ủy ban nhân dân quận ngày càng phù hợp với yêu cầu của từng công việc cụ thể Chất lượng trình độ chuyên môn của nhân viên ở từng bộ phận cũng đã có sự cải thiện đáng kể qua từng năm.
Tháp tuổi và kinh nghiệm làm việc của lực lượng công chức tại Ủy ban nhân dân quận cho thấy sức trẻ chiếm hơn 50%, với sự giao thoa giữa nhân viên mới và những người có kinh nghiệm lâu năm Cụ thể, 51% lao động có kinh nghiệm dưới 3 năm và 49% lao động có kinh nghiệm trên 3 năm, tạo nên một tỷ lệ tương đối cân bằng trong đội ngũ nhân sự.
Kết quả đánh giá thực hiện công việc trong những năm qua cho thấy 77% cán bộ, công chức đạt tiêu chí thực hiện tốt theo định kỳ Tuy nhiên, vẫn chưa có hệ thống đánh giá công việc đồng bộ cho toàn bộ nhân viên trong Ủy ban nhân dân quận.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác hoạch định nhân sự của nhà quản trị văn phòng được trang bị đầy đủ, giúp quá trình hoạch định diễn ra thuận tiện, nhanh chóng và kịp thời.
Hiện nay, công tác hoạch định nhân sự tại Văn phòng Ủy ban nhân dân quận bên cạnh những ưu điểm còn có những hạn chế như:
Văn phòng Ủy ban chỉ tập trung vào hoạch định nguồn nhân sự ngắn hạn mà không chú trọng đến dài hạn Việc xác định nhu cầu nhân sự chỉ dựa trên số lượng cán bộ công chức cần thay thế, và tình trạng thừa hay thiếu cán bộ cũng do từng phòng ban tự đánh giá dựa trên khối lượng công việc hiện tại, không có sự tham gia của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Vai trò của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận chủ yếu là nhận chỉ tiêu và thực hiện tuyển dụng.
Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, như nhiều Ủy ban nhân dân quận khác, thực hiện công tác phân tích công việc nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Đặc biệt, Ủy ban đã xây dựng mẫu mô tả công việc riêng biệt, bao gồm các nội dung chính như tên công việc, bộ phận chuyên trách, người giám sát và phần mô tả tóm tắt về công việc.
Ủy ban nhân dân quận Tân Phú cần cải thiện quy trình đánh giá và phân tích công việc, hiện tại các tiêu chuẩn hoàn thành công việc vẫn còn chung chung và thiếu tính cụ thể Việc xây dựng các tiêu chuẩn hợp lý và chi tiết sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo sự minh bạch trong quá trình đánh giá.
Việc tuyển dụng tại các cơ quan hành chính nhà nước thường tuân theo quy trình gồm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu và phỏng vấn ứng viên đạt yêu cầu Tuy nhiên, Ủy ban nhân dân quận Tân Phú vẫn chưa đảm bảo tính công khai và minh bạch trong quá trình tuyển dụng.
3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Những nguyên nhân chính dẫn đến công tác hoạch định nhân sự tại Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú chưa đạt hiệu quả cao:
Đối với việc hoạch định nhân lực, việc đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch hiện tại và đưa ra dự kiến cho năm tiếp theo là rất quan trọng.
Ủy ban nhân dân quận Tân Phú vẫn chưa đánh giá đúng mức tầm quan trọng của quá trình này, dẫn đến việc công tác tại Ủy ban còn rất đơn giản và thiếu sự chú trọng cần thiết.
Phân tích công việc tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú chỉ được thực hiện khi có vị trí trống Hiện tại, Ủy ban chưa thiết lập quy trình hay tiêu chí đánh giá cụ thể cho công tác này, mà chủ yếu phụ thuộc vào cá nhân thực hiện Sau khi hoàn thành, kết quả sẽ được trưởng phòng ký duyệt và gửi đến lãnh đạo.
Ủy ban nhân dân quận Tân Phú vẫn chưa đánh giá hiệu quả của quá trình tuyển dụng nhân sự vừa qua, dẫn đến việc chưa xác định được liệu mục tiêu tuyển dụng có đạt được hay không Do đó, công tác đánh giá hiệu quả tuyển chọn vẫn chưa được thực hiện một cách bài bản.
Các giải pháp
3.2.1 Nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức trong công tác hoạch định nhân sự
Trách nhiệm của công chức, viên chức trong công tác hoạch định nhân sự là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của các cơ quan, đặc biệt là Ủy ban nhân dân quận Tân Phú Tại Ủy ban nhân dân quận, trách nhiệm của cán bộ, viên chức được thể hiện rõ ràng qua các hoạt động cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
- Đối với Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận:
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận cần thay đổi nhận thức về công tác hoạch định nhân sự, nhận thức rõ tầm quan trọng của việc này trong việc phát triển và quản lý hiệu quả tại Ủy ban nhân dân quận.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận cần thiết lập các hình thức khen thưởng và kỷ luật rõ ràng trong công tác quản lý nhân sự tại cơ quan Điều này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc và tạo động lực cho cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Nhận thức của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận cần thực hiện việc kiểm tra và rà soát công tác hoạch định nhân sự tại cơ quan, đồng thời xác định những cán bộ, công chức cần được bồi dưỡng để tham gia các khóa đào tạo, nhằm đáp ứng yêu cầu cho công tác hoạch định nhân sự của Ủy ban nhân dân quận.
Nhà quản trị văn phòng cần nâng cao ý thức và trách nhiệm trong công tác hoạch định nhân sự bằng cách nắm vững các quy định của Nhà nước về tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự Họ cũng nên không ngừng trau dồi kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và cập nhật các văn bản mới nhất để áp dụng hiệu quả trong từng thời điểm cụ thể.
Tham gia thường xuyên các buổi tập huấn về kỹ năng hoạch định nhân sự là cách hiệu quả để nâng cao năng lực cá nhân trong lĩnh vực này Những khóa học này giúp trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công tác hoạch định nhân sự, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc và phát triển sự nghiệp.
Cần tăng cường tuyên truyền để nâng cao nhận thức của các nhà quản trị văn phòng về tầm quan trọng của hoạch định và hoạch định nhân sự Việc này sẽ giúp họ chú trọng và đầu tư thời gian, công sức hợp lý vào công việc, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú.
3.2.2 Tổ chức thực hiện quy trình hoạch định nhân sự văn phòng Để việc hoạt định nhân sự văn phòng tại Ủy ban nhân dân được diễn ra một cách khoa học, có hiệu quả, Nhà quản trị văn phòng cần thực hiện theo quy trình hoạch định nhân sự văn phòng, cụ thể:
Bước 1 Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược của văn phòng
Môi trường hoạt động của văn phòng bao gồm các yếu tố bên ngoài có tác động đến quá trình làm việc, tạo ra cả cơ hội và thách thức cho văn phòng.
Sau khi phân tích ảnh hưởng của môi trường hoạt động cần xác định được một số vấn đề:
- Thế mạnh của nhân sự trong văn phòng, điều này có ảnh hưởng đến việc hình thành thực hiện các chiến lược, chính sách hoạt động của văn phòng
- Các chế độ chính sách, pháp luật của nhà nước về lao động có ảnh hưởng gì đến điều kiện làm việc của nhân sự trong văn phòng
- Các nhân sự tương lai sẽ mong đợi gì ở cơ quan, đơn vị
Bước 2 Phân tích hiện trạng quản trị nhân lực văn phòng
Nhằm xác định được điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi của văn phòng, cần phải phân tích các yếu tố:
Nhân lực hiện có bao gồm số lượng, cơ cấu, trình độ và kỹ năng nghề nghiệp, cùng với kinh nghiệm và khả năng hoàn thành nhiệm vụ Ngoài ra, các phẩm chất cá nhân như mức độ nhiệt tình, tận tâm và sự sáng tạo trong công việc cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của đội ngũ nhân sự.
- Cơ cấu tổ chức: loại hình tổ chức, phân công chức năng quyền hạn giữa các bộ phận, cơ cấu trong văn phòng
Chính sách tuyển dụng, đào tạo, sử dụng và khen thưởng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực Để đạt được các mục tiêu kế hoạch dài hạn và trung hạn, cần dự báo khối lượng công việc một cách chính xác Đối với các mục tiêu và kế hoạch ngắn hạn, việc xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc là cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Bước 4 là quá trình dự báo nhu cầu nhân lực cho các mục tiêu và kế hoạch dài hạn hoặc trung hạn, đồng thời xác định nhu cầu nhân lực cho các mục tiêu và kế hoạch ngắn hạn.
Bước 5 là phân tích nhu cầu nhân lực và khả năng đáp ứng của văn phòng, nhằm đề ra các chính sách, kế hoạch và chương trình thực hiện Điều này giúp văn phòng thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nhân lực.
Phân tích cho các kế hoạch ngắn hạn đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình cụ thể về nhân lực của văn phòng:
+ Áp dụng các chương trình, khóa huấn luyện nào
+ Nguồn kinh phí cho huấn luyện, đào tạo
+ Chế độ lương bổng, đãi ngộ, thay đổi
Bước 6 Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện
Trong quá trình quản lý văn phòng, nhà quản trị cần thường xuyên thực hiện việc kiểm tra và đánh giá Mục tiêu chính của hoạt động này là nhận diện những sai lệch giữa kế hoạch đã đề ra và kết quả thực hiện, từ đó tìm ra nguyên nhân của những sai lệch đó và đề xuất các phương pháp cải tiến hiệu quả hơn.
3.2.3 Đẩy mạnh thực hiện cải cách chế độ công vụ, công chức