Kỹ Năng Hoạch Định Trong Quản Trị Văn Phòng

PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI Ủ.

PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Mã phách:………………… TP HỒ CHÍ MINH – 2022 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh” thành thân tự thực sau nhiều tuần học tập nghiên cứu Trong thực đề tài có tham khảo tài liệu có liên quan việc tham khảo nguồn tài liệu trích dẫn theo quy định LỜI CẢM ƠN Để đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh” hồn thành tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn TS Nguyễn Mạnh Cường người trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ suốt trình thực đề tài Mặc dù cố gắng, chắn đề tài khơng thể tránh khỏi sai sót, mong nhận nhiều ý kiến góp ý, dẫn giúp đỡ Xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 1.1 Khái quát Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh 1.2.1 Vị trí, chức 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI ỦY BAN NHÂN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 10 2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định 10 2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu 11 2.3 Tổ chức xây dựng thực giải pháp 12 2.3.1 Tuyển dụng nhân 13 2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân 15 2.3.3 Bố trí sử dụng nhân 16 2.3.4 Đãi ngộ nhân 17 2.3.5 Kiểm tra đánh giá nhân 17 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 19 3.1 Nhận xét 19 3.1.1 Kết đạt 19 3.1.2 Hạn chế 19 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế 20 3.2 Các giải pháp 21 3.2.1 Nâng cao ý thức, trách nhiệm cán bộ, công chức công tác hoạch định nhân 21 3.2.2 Tổ chức thực quy trình hoạch định nhân văn phòng 22 3.2.3 Đẩy mạnh thực cải cách chế độ công vụ, công chức 24 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Một tổ chức muốn vững mạnh cần góp mặt nhiều yếu tố như: nhân lực, vật lực, tài lực… quan trọng yếu tố nhân lực Nguồn nhân lực hay lực lượng lao động xã hội góp phần làm nên thành cơng hay thất bại tổ chức Từ cho thấy máy Nhà nước, đội ngũ cán cơng chức có vai trị quan trọng quan hành từ trung ương đến địa phương Đội ngũ đại diện quan, nhân tố quan trọng định ổn định, vững mạnh quan, theo cơng tác quản trị nhân lực điều kiện tiên đặc biệt vấn đề hoạch định nguồn nhân lực để sử dụng có hiệu nguồn lực Để thực cơng tác nhà quản trị văn phịng cần có trình độ chun mơn định Tuy nhiên, thực tế quan hành Nhà nước nói chung Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng vai trị Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân lực chưa thực đề cao, điều làm cho công tác hoạch định nhân lực hay nguồn nhân lực không hiệu quả, nhận thấy vấn đề định chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trị Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh” để thực nhằm góp phần làm rõ nâng cao vai trị nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Vai trò Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh - Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt không gian: Đề tài thực khảo sát cơng tác hoạch định nhân văn phịng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú + Về mặt thời gian: Từ năm 2019 đến + Về mặt nội dung: Vai trò nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú từ năm 2019 đến Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Nhằm nâng cao vai trị Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú - Nhiệm vụ nghiên cứu + Nghiên cứu khái quát tổ chức hoạt động Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú; + Khảo sát, đánh giá vai trị Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh; + Chỉ ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân Từ đó, đề xuất giải pháp nhằm góp phần nâng cao vai trị Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu - Trong trình thực hiện, tiểu luận kết thúc học phần sử dụng số phương pháp sau: + Phương pháp nghiên cứu lý luận: Bài tiểu luận sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, khái quát hóa tài liệu để xây dựng khái niệm công cụ khung lý luận cho đề tài Nghiên cứu tài liệu, phân tích tổng hợp tài liệu vai trò Nhà quản trị văn phòng hoạch định nguồn nhân + Phương pháp thu thập thông tin: tài liệu, sách, báo internet,… + Phương pháp thống kê - phân tích,… Ý nghĩa lý luận thực tiễn - Về mặt khoa học: Đề tài tổng hợp, hệ thống hóa cách khái quát Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú vấn đề lý luận pháp lý liên quan đến công hoạch định nhân sự, nhằm tạo điều kiện vận dụng có hiệu vào cơng tác hoạch định nhân có hiệu cao Ủy ban nhân dân quận Tân Phú - Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá vai trò Nhà quản trị Văn phòng công tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú với ưu điểm, hạn chế, từ đề xuất giải pháp cần thiết, giúp việc hoạch định nhân quan đạt chất lượng hiệu tốt Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục, đề tài có chương: Chương Khái quát tổ chức hoạt động Văn Phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh Chương Vai trị Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Ủy ban nhân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh Chương Giải pháp nâng cao vai trị Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 1.1 Khái quát Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Quận Tân Phú thành lập sở tách từ quận Tân Bình trước với diện tích tự nhiên 1.606,98 ha, dân số tách quận 310.876 nhân đến thời điểm năm 2013, quận có dân số 442.348 nhân khẩu, tăng 131.472 nhân khẩu, nhân tạm trú chiếm 36,06% Tổ chức máy mới, vận hành chưa linh hoạt, đội ngũ cán từ quận đến phường non trẻ, hệ thống trị bước kiện tồn Xác định phát triển kinh tế nhiệm vụ quan trọng để nâng cao chất lượng đời sống vật chất, tinh thần cho nhân dân, Đảng bộ, quyền quận tập trung xây dựng, triển khai Đề án chuyển dịch cấu kinh tế để thực phát triển kinh tế địa bàn Ngoài việc vận động sở sản xuất gây ô nhiễm khu dân cư chuyển đổi ngành nghề, khắc phục ô nhiễm, di dời vào Khu công nghiệp, quận thực nhiều giải pháp đồng nhằm thu hút doanh nghiệp đầu tư vốn, phát triển sản xuất kinh doanh Các thành phần kinh tế phát triển nhanh với nhiều loại hình phong phú, đa dạng, góp phần tăng trưởng bình qn quận hàng năm giá trị sản xuất công nghiệp 16,38%, thương mại - dịch vụ 29,73% Cơ sở sản xuất, hộ kinh doanh cá thể tăng cao chiếm tỷ trọng lớn, đến tồn quận có 12.461 doanh nghiệp với tổng số vốn đăng ký 20.548,643 tỷ đồng, khối kinh doanh cá thể có 9.858 hộ với tổng vốn đăng ký 530,799 tỷ đồng, khối hợp tác xã có 13 hợp tác xã 18 Chi nhánh hợp tác xã, giải việc làm cho hàng chục ngàn lao động, đem lại nguồn thu ngân sách quận từ năm 2011 đạt 1.000 tỷ đồng, tổng thu ngân sách đến năm 2013 tăng 5,64 lần thành lập quận, đạt 1.146,02 tỷ đồng Dù trước mắt cịn nhiều khó khăn, thử thách với truyền thống đoàn kết, thống nhất, Đảng bộ, quyền, Mặt trận Tổ quốc đồn thể tin rằng, thời gian tới quận Tân Phú phát triển vững mạnh, thực thành công Nghị Đại hội Đảng quận lần thứ X , góp phần thực thắng lợi Nghị Đại hội Đảng thành phố lần thứ IX, xứng đáng với niềm tin yêu lãnh đạo thành phố toàn thể nhân dân quận nhà 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Theo Điều Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân quận Nghị 131/2020/QH14 việc tổ chức quyền thị thành phố Hồ Chí Minh Ủy ban nhân dân quận Tân Phú có nhiệm vụ, quyền hạn sau: Thực nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị dự toán ngân sách trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố theo quy định Luật Ngân sách nhà nước; phân bổ dự toán ngân sách, điều chỉnh dự toán ngân sách, toán ngân sách phường trực thuộc Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án đầu tư cơng nhóm B, nhóm C sử dụng vốn ngân sách quận, phường trực thuộc theo quy định Luật Đầu tư công; tham gia ý kiến chủ trương đầu tư dự án thuộc thẩm quyền định quan, cá nhân có thẩm quyền mà Luật Đầu tư cơng quy định phải có tham gia ý kiến Hội đồng nhân dân cấp huyện; tổ chức thực chương trình, dự án đầu tư cơng theo phân cấp quản lý; phê duyệt kế hoạch đầu tư công trung hạn năm Ủy ban nhân dân phường trực thuộc; định giao nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội cho Ủy ban nhân dân phường trực thuộc Công tác tổ chức xây dựng thực giải pháp hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh ln Văn phịng Ủy ban nhân dân quận tuân thủ theo sở pháp lý cụ thể Với sở này, cán thực thi người dân tường minh quy trình tuyển dụng công chức cụ thể là: Luật cán bộ, công chức 2008 số 22/2008/QH12 sửa đổi bổ sung năm 2019, Luật áp dụng năm 2022 Luật quy định cán bộ, công chức; bầu cử, tuyển dụng, sử dụng, quản lý cán bộ, công chức; nghĩa vụ, quyền cán bộ, công chức điều kiện bảo đảm thi hành công vụ Nghị định 24/2010/NĐ-CP: Nghị định quy định quy trình tuyển dụng công chức, sử dụng quản lý công chức Nghị định số 161/2018/NĐ-CP: Nghị định quy định tuyển dụng công chức, viên chức, nâng ngạch công chức, thăng hạng viên chức,… Việc tuân theo quy định nhà nước giúp cho việc thực dễ dàng, việc đảm tính cơng bằng, cơng khai minh bạch 2.3.1 Tuyển dụng nhân Tuyển dụng trình tìm kiếm lựa chọn hoạch người phù hợp với yêu cầu công việc số người ứng tuyển cho vị trí việc làm quan Tuyển dụng nhân có vai trị vơ quan trọng nguồn nhân lực hoạt động quan: - Đối với quan: tuyển dụng có ý nghĩa bổ sung nguồn nhân vốn bị thiếu quan, trẻ hóa lực lượng lao động; giúp quan cắt giảm chi phí thời gian phải liên tục tuyển dụng lại, đào tạo, bồi dưỡng để nhân viên sớm bắt nhịp với công việc hịa nhập với văn hóa quan; đảm bảo hoạt động quan diễn liên tục, thơng suốt, hồn thành mục tiêu đặt ra, đồng thời nâng cao lực cạnh tranh quan 13 - Đối với xã hội: hoạt động tuyển dụng quan tạo tăng việc làm cho lực lượng lao động xã hội, giảm tình trạng thất nghiệp, sử dụng có hiệu nguồn nhân lực đất nước Tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh việc tuyển dụng công chức tùy vào vị trí chức danh cơng việc mà đặt u cầu trình độ chun mơn phẩm chất đạo đức cho phù hợp Hiện nay, việc tuyển dụng cán công chức Ủy ban nhân dân quận Tân Phú thực sau: Về điều kiện dự tuyển công chức Ủy ban nhân dân quận Tân Phú: Tất đối tượng phù hợp với điều kiện ứng tuyển công chức nhà nước Các điều kiện không phân biệt dân tộc, nam nữ, thành phần xã hội, tín ngưỡng hay tơn giáo Có quốc tịch Việt Nam Đang cư trú Việt Nam Có lý lịch rõ ràng Có văn bằng, chứng đào tạo, chứng hành nghề có khiếu kỹ phù hợp với vị trí việc làm Nộp đơn đăng ký dự tuyển Đủ sức khỏe để thực công việc nhiệm vụ Đáp ứng tiêu chí tuyển dụng vị trí cơng việc đơn vị nghiệp công lập xác định Từ đủ 18 tuổi trở lên Riêng người đăng ký dự tuyển vào vị trí việc làm đơn vị nghiệp cơng lập thuộc lĩnh vực: văn hóa, nghệ thuật, thể dục, thể thao thấp 18 tuổi Tuy nhiên, phải từ đủ 15 tuổi trở lên đồng ý văn người đại diện theo pháp luật Về quy trình tuyển dụng cơng chức: chia làm giai đoạn 14 Giai đoạn 1: Cơ quan có thẩm quyền thực thơng báo tuyển dụng cơng chức Sau đó, quan tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng công chức theo quy định nhà nước Giai đoạn 2: Thành lập Hội đồng tuyển dụng để tiến hành thi tuyển Trong vài trường hợp, có phận chuyên trách tổ chức thực tuyển dụng theo quy định nhà nước Giai đoạn 3: Sau tiến hành thi tuyển sàng lọc, quan có thẩm quyền gửi thông báo kết trúng tuyển tới ứng viên văn Sau niêm yết danh sách phúc khảo kết quả, người đứng đầu quan có thẩm quyền phê duyệt kết cuối 2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân Đào tạo nhân hoạt động học tập giúp nhân nâng cao trình độ, kỹ năng, nắm vững cách thức thực cơng việc để hồn thành chức năng, nhiệm vụ hiệu Việc đào tạo nhân góp phần đáp ứng nhu cầu thực tốt công việc nhân Phát triển nhân q trình học tập vượt qua khỏi phạm vị cơng việc trước mắt nhằm nâng cao lực động nhân sự, mở cho nhân hướng phát triển vị trí việc làm mới, cao tương lai Ủy ban nhân dân quận Tân Phú coi trọng việc xây dựng chương trình đào tạo, từ việc xác định nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo, lựa chọn giáo viên, phương pháp đào tạo/bồi dưỡng xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng Ủy ban nhân dân quận tình hình thực tế phận, phịng ban để xác định nhu cầu đào tạo cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế tổ chức, phận cần phải đào tạo, đào tạo nội dung gì, hình thức cho phù hợp với đặc thù cơng việc để từ lựa chọn phương pháp đào tạo cho phù hợp 15 Lãnh đạo Văn phòng quận Tân phú thường xuyên tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận tổ chức đào tạo phát triển nguồn nhân nhẫn thức rõ vai trò người quan trọng cán nhân viên cũ cần trang bị thêm kiến thức cho bắt kịp chuyển biến thời đại, cán cần đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ thật vững để phục vụ cơng việc hiệu 2.3.3 Bố trí sử dụng nhân Bố trí sử dụng nhân việc đặt nhân vào vị trí làm việc phù hợp, khai thác, phát huy tối đa lực làm việc tiềm nhân nhằm đạt hiệu cao công việc Ủy ban nhân dân quận Tân Phú năm gần đây, việc sử dụng nhân thay đổi nhiều theo hướng đổi động Điều đánh giá qua hiệu lao động nhân sự, chuyên môn, lực công khai minh bạch, phần lớn cơng sức tham mưu Văn phịng Ủy ban nhân dân quận lãnh đạo Văn phòng Sau nhân quan vào tổ chức, hoạt động, lãnh đạo Văn phòng thường xuyên sát thực dự báo, theo dõi hiệu hoạt động của phận, từ điều chỉnh, hoàn thiện phận, nâng cao hoạt động văn phịng Điều thực việc theo dõi hiệu suất lao động cán viên chức quan, việc tự đánh giá thực phê bình tự phê bình đơn vị, phận, cá nhân Văn phòng triển khai tốt quy trình tuyển dụng cơng chức viên chức thời kỳ Lãnh đạo Văn phịng phân cơng cho tổ văn phịng tổ Hành tổng hợp, thường xuyên thu thập thông tin báo cáo với lãnh đạo Văn phịng tình hình nhân chung quan Năm 2021, nhận đạo quan cấp trên, mở rộng quy mô cấu tổ chức số 16 phận, văn phòng kịp thời tham mưu cho lãnh đạo quan việc xây dựng sở vật chất song song với bố trí xếp nhân Điều chỉnh chức nhiệm vụ máy văn phòng, phận trực thuộc văn phòng, tham mưu cho lãnh đạo quan việc xếp nhân phận khác 2.3.4 Đãi ngộ nhân Đãi ngộ nhân việc áp dụng hài hịa sách quan; hành động, lời nói, thái độ nhà quản trị để thỏa mãn đời sống vật chất tinh thần cho nhân viên, tạo động lực làm việc hăng say tinh thần gắn bó lâu dài với quan Đối với người có trình độ chun mơn tốt, quan sử dụng lao động cần phải có sách, chế độ đãi ngộ đặc biệt để giữ chân đồng thời thu hút nhân tài từ quan khác Ở Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, năm gần đây, mặt tài chi theo cơng quỹ Nhà nước, nhiên quan tâm quận thể việc nâng lương thưởng cho cán qua việc giao thêm đầu việc cho nhân phận, để có hội tăng thêm thu nhập, song song với giảm biên chế, tạo hội việc làm cho cán công chức quan Cùng với quan tâm mặt vật chất lãnh đạo Văn phòng đưa đề xuất cho lãnh đạo quan việc đãi ngộ tinh thần Đó việc quan tâm đến nhu cầu tinh thần người, thoả mãn nhu cầu tinh thần người như: có niềm vui công việc, tôn trọng quý trọng, thăng tiến công việc, quan tâm giúp đỡ, khuyến khích gặp khó khăn có rủi ro xảy thân gia đình họ Đặc biệt dịp lễ tết Văn phong thường chủ trì hội nghị, tổ chức chuyến tham quan, du lịch, nhằm tạo đoàn kết gắn bó nhân viên, lãnh đạo với nhân viên 2.3.5 Kiểm tra đánh giá nhân 17 Kiểm tra đánh giá nhân văn phòng thực chất hoạt động đánh giá thực công việc nhân lực văn phịng, đánh giá có hệ thống thức tình hình thực cơng việc người lao động cở sở với tiêu chuẩn xây dựng phương pháp đánh giá nhân Thực chức Văn phòng, lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú giao cho thành viên Văn phòng xây dựng văn xét, đánh giá cán cơng chức tồn quan Lãnh đạo Văn phòng đề xuất xây dựng tổ Thanh tra, thực nghiêm tiêu chí đánh giá nhân viên: theo kết công việc, theo hành vi, theo phẩm chất Và công việc tổ Thanh tra thực dựa tiêu chí đánh giá cá nhân phận, từ kiểm tra cán văn phòng Văn phòng sử dụng cách kiểm tra kiểm tra trước, kiểm tra trong, kiểm tra sau thường xuyên theo dõi hoạt động cán nhân viên ủy ban đặc biệt thời gian giấc làm việc Trước công việc giao, cần đánh giá mực trung thực công thành tích mà người lao động đạt được, động viên khuyến khích kịp thời, đồng thời rút tồn yếu để họ tiếp thu rút kinh nghiệm làm tốt 18 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 3.1 Nhận xét 3.1.1 Kết đạt Qua việc nghiên cứu tìm hiểu, khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng Ủy ban nhân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh thấy cơng tác hoạch định nhân số kết sau: - Số lượng chất lượng cán cơng chức tồn Ủy ban nhân dân quận phận phòng, ban tương đối phù hợp với quy mô công việc thực tế - Số lượng nam, nữ phù hợp với công việc cụ thể Trình độ chun mơn Ủy ban nhân dân quận phận có tăng trưởng chất lượng qua năm - Tháp tuổi kinh nghiệm làm việc lực lượng công chức: Tuổi trẻ chiếm 50% nên sức trẻ Ủy ban nhân dân quận, kinh nghiệm làm việc có giao thoa người vào người có kinh nghiệm làm việc lâu năm, tỉ lệ tương đối cân (51% lao động có kinh nghiệm năm 49% lao động có kinh nghiệm làm việc năm) - Kết đánh giá thực công việc năm qua: đạt 77% thực tốt theo định kỳ, tức chưa có hệ thống đánh giá thực cơng việc đến tồn cán bộ, cơng chức toàn Ủy ban nhân dân quận - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác hoạch định nhân nhà quản trị văn phòng trang bị đầy đủ, phù hợp để phục vụ cho công tác hoạch định nhân cách thuận tiện, nhanh chóng kịp thời 3.1.2 Hạn chế Hiện nay, công tác hoạch định nhân Văn phòng Ủy ban nhân dân quận bên cạnh ưu điểm cịn có hạn chế như: 19 - Về hoạch định nguồn nhân sự: Văn phòng Ủy ban hoạch định nhân ngắn hạn mà không quan tâm hoạch định nhân dài hạn Văn phòng thực xác định nhu cầu dựa số lượng cán công chức cần thay thế, thêm vào đó, việc xác định thừa hay thiếu cán bộ, cơng chức phòng ban xác định dựa vào khối lượng cơng việc khơng có tham gia Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Văn phịng Ủy ban nhân dân quận có chức nhận tiêu cán bộ, công chức thực việc tuyển dụng - Về phân tích cơng việc: Hầu hết Ủy ban nhân dân quận nói chung Ủy ban nhân dân quận Tân Phú nói riêng thực việc xây dựng cơng tác phân tích cơng việc Ủy ban nhân dân quận Tân Phú có mẫu soạn thảo mô tả công việc riêng , gồm nội dung như: Tên cơng việc; Tên phận chuyên trách công việc; Tên người giám sát; Phần mơ tả tóm tắt cơng việc; Các tiêu chuẩn hồn thành cơng việc… Đối với Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, việc đánh giá phân tích cơng việc chưa chi tiết, cụ thể Các tiêu chuẩn chung chung, chưa hợp lý - Về việc tuyển dụng: Mỗi quan lựa chọn cách thức tuyển dụng riêng hầu hết quan hành nhà nước thực bước trình tuyển chọn sau: tiếp nhận hồ sơ nghiên cứu; lựa chọn ứng viên đạt yêu cầu để vấn Tuy nhiên, việc tuyển dụng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú chưa thực công khai minh bạch 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế Những ngun nhân dẫn đến cơng tác hoạch định nhân Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú chưa đạt hiệu cao: - Về hoạch định nhân lực: Đối với công tác đánh giá tình hình thực hoạch định nhân lực đưa dự kiến cho kế hoạch năm tiếp theo, 20 nay, Ủy ban nhân dân quận Tân Phú chưa coi trọng q trình này, cơng tác Ủy ban nhân dân quận đơn giản - Về phân tích cơng việc: Cơng tác phân tích cơng việc tiến hành có chỗ trống Ủy ban nhân dân quận Tân Phú Ủy ban nhân dân quận chưa đưa quy trình, hay đánh giá cơng tác mà chủ yếu cá nhân thực sau trưởng phịng phịng ban ký duyệt gửi tới lãnh đạo - Về tuyển dụng nhân sự: Sau kết thúc trình tuyển dụng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú chưa có đánh giá hiệu đợt tuyển dụng nào, có đạt mục tiêu q trình tuyển dụng khơng… Chính vậy, cơng việc đánh giá hiệu công tác tuyển chọn chưa tiến hành cách 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Nâng cao ý thức, trách nhiệm cán bộ, công chức công tác hoạch định nhân Trách nhiệm công chức, viên chức công tác hoạch định nhân nội dung quan trọng hoạt động quan Đây yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động quan, tổ chức nói chung Ủy ban nhân dân quận Tân Phú nói riêng Từ thực tiễn Ủy ban nhân dân quận, trách nhiệm cán bộ, viên chức thực cụ thể sau: - Đối với Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận: Trước hết, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận phải đổi nhận thức công tác hoạch định nhân sự, xác định tầm quan trọng việc hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận cần có hình thức khen thưởng, kỷ luật rõ ràng cơng tác hoạch định nhân quan Vì vậy, nâng cao 21 nhận thức Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem yếu tố quan trọng giúp nâng cao chất lượng, hiệu công tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận cần kiểm tra, rà sốt cơng tác hoạch định nhân quan Đồng thời, xác định cán bộ, công chức cần bồi dưỡng để cử tham gia khóa bồi dưỡng nhằm đáp ứng yêu cầu công tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận - Đối với nhà quản trị văn phòng: Để nâng cao ý thức trách nhiệm công tác hoạch định nhân sự, Nhà quản trị văn phòng phải nắm quy định Nhà nước việc tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân sự, không ngừng trau dồi kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhật văn để áp dụng thời điểm cụ thể Thường xuyên tham gia buổi tập huấn chuyên đề kỹ hoạch định nhân nhằm trang bị cho cá nhân kỹ công tác hoạch định nhân Cần phải tiến hành tuyên truyền để nâng cao nhận thức Nhà quản trị văn phòng tầm quan trọng hoạch định hoạch định nhân sự, để họ quan tâm đầu tư thích đáng thời gian cơng sức vào cơng việc giao nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú 3.2.2 Tổ chức thực quy trình hoạch định nhân văn phịng Để việc hoạt định nhân văn phòng Ủy ban nhân dân diễn cách khoa học, có hiệu quả, Nhà quản trị văn phòng cần thực theo quy trình hoạch định nhân văn phịng, cụ thể: Bước Phân tích mơi trường, xác định mục tiêu chiến lược văn phịng 22 Mơi trường hoạt động văn phòng yếu tố nằm bên ngồi văn phịng có ảnh hưởng đến mơi trường tác nghiệp, tạo hội thách thức văn phịng Sau phân tích ảnh hưởng môi trường hoạt động cần xác định số vấn đề: - Thế mạnh nhân văn phịng, điều có ảnh hưởng đến việc hình thành thực chiến lược, sách hoạt động văn phịng - Các chế độ sách, pháp luật nhà nước lao động có ảnh hưởng đến điều kiện làm việc nhân văn phòng - Các nhân tương lai mong đợi quan, đơn vị Bước Phân tích trạng quản trị nhân lực văn phòng Nhằm xác định điểm mạnh, điểm yếu, khó khăn, thuận lợi văn phịng, cần phải phân tích yếu tố: - Nhân lực có: số lượng, cấu, trình độ, kỹ nghề nghiệp, kinh nghiệm, khả hoàn thành nhiệm vụ phẩm chất cá nhân khác mức độ nhiệt tình, tận tâm, sáng tạo công việc - Cơ cấu tổ chức: loại hình tổ chức, phân cơng chức quyền hạn phận, cấu văn phịng - Chính sách: sách tuyển dụng, đào tạo, sử dụng, khen thưởng Bước Dự báo khối lượng công việc (đối với mục tiêu kế hoạch dài hạn, trung hạn) xác định khối lượng công việc tiến hành phân tích cơng việc (đối với mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn) Bước Dự báo nhu cầu nhân lực (đối với mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) xác định nhu cầu nhân lực (đối với mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn) 23 Bước Phân tích nhu cầu nhân lực khả đáp ứng để đề sách, kế hoạch, chương trình thực giúp văn phịng thích ứng với nhu cầu nâng cao hiệu sử dụng nhân lực Phân tích cho kế hoạch ngắn hạn đề sách, kế hoạch, chương trình cụ thể nhân lực văn phịng: + Tuyển thêm nhân lực + Cơ cấu ngành nghề + Tiêu chuẩn + Áp dụng chương trình, khóa huấn luyện + Nguồn kinh phí cho huấn luyện, đào tạo + Chế độ lương bổng, đãi ngộ, thay đổi Bước Kiểm tra, đánh giá tình hình thực Trong giai đoạn, nhà quản trị văn phòng phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá Mục đích việc kiểm tra, đánh giá để xác định sai lệch kế hoạch thực hiện, tìm nguyên nhân dẫn đến sai lệch đề phương pháp hoàn thiện 3.2.3 Đẩy mạnh thực cải cách chế độ công vụ, công chức - Thực tốt việc tuyển dụng, sử dụng quản lý cơng chức, viên chức gắn với Đề án vị trí việc làm cơng tác cải cách hành chính, xây dựng hành phục vụ, chuyên nghiệp, gắn với xếp tổ chức máy hệ thống trị theo hướng tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu có trình độ quản lý đại theo tinh thần Nghị số 18-NQ/TW số 19-NQ/TW Hội nghị lần thứ sáu Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII - Tập trung hồn chỉnh triển khai thực Đề án thí điểm thi tuyển chức danh lãnh đạo, quản lý quan, đơn vị khối Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc đồn thể trị - xã hội thành phố, tạo bước đột phá công tác quy hoạch, sử dụng, đề bạt phát huy lực cán 24 - Triển khai thực có hiệu cơng tác đánh giá cán bộ, công chức, viên chức theo tiêu chí định lượng, có tính xác cao, đảm bảo công khai, minh bạch, công làm sở chi thu nhập tăng thêm nửa cuối năm 2018 năm tiếp theo, góp phần động viên, khuyến khích, nâng cao tinh thần trách nhiệm đội ngũ cán - Tăng cường công tác giáo dục trị, tư tưởng cho cán bộ, cơng chức, viên chức phịng chống “tự diễn biến, tự chuyển hóa” theo Nghị Hội nghị lần thứ tư Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII gắn với việc học tập làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh Thực tốt cơng tác tra, kiểm tra, phát xử lý kịp thời trường hợp cán bộ, công chức, viên chức vi phạm, đảm bảo kỷ luật, kỷ cương, hóa máy 25 KẾT LUẬN Nhân văn phòng bao gồm nhà quản trị cấp đội ngũ nhân viên thừa hành, trình thực nhiệm vụ nhân văn phịng cần triển khai thực nghiệp vụ chuyên môn khác tùy thuộc vào vị trí việc làm Đối với nhà quản trị văn phịng, ngồi việc thực nghiệp vụ chun mơn cịn phải thực cơng tác hoạch định nhân quan, tổ chức Đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh” thực nhằm khảo sát, đánh giá cách tổng thể vai trò Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú Qua nghiên cứu, khảo sát, rút số kết luận sau: Một là, đề tài khái quát tình hình tổ chức hoạt động Ủy ban nhân dân quận Tân Phú nói chung Văn phịng Ủy ban nhân dân quận nói riêng cách chi tiết đầy đủ Hai là, khảo sát đánh giá vai trị nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Ủy ban nhân dân quận Tân Phú với số vấn đề như: tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định; Tổ chức thiết lập mục tiêu; Tổ chức xây dựng thực giải pháp cách dễ hiểu đầy đủ Ba là, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định Ủy ban nhân dân quận Tân Phú Như vậy, thấy Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Nhà quản trị văn phịng có vai trị vơ quan trọng cơng tác hoạch định nhân sự, nhờ có Nhà quản trị văn phịng mà cơng việc, hoạt động Ủy ban nhân dân thực cách khoa học có hệ thống 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Đức Hùng (2020), Giáo trình quản trị văn phịng, NXB Bách khoa Hà Nội Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An (2008), Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống kê, Hà Nội Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm (2014), Giáo trình Quản trị nhân lực, Trường Đại học kinh tế quốc dân Nguyễn Hải Sản (2007), Giáo trình quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội Nguyễn Văn Chiều (2015), Bài giảng kỹ quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Quốc Hội (2014), Nghị 131/2020/QH14 việc tổ chức quyền thị thành phố Hồ Chí Minh Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình lý luận quản trị văn phịng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội UBND quận Tân Phú, Giới thiệu chung, http://www.tanphu.hochiminhcity.gov.vn/gioi-thieu-chung-c267.aspx [truy cập ngày 27/06/2022] 27