TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức sự kiện MỤC LỤC Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1 1 1 Các khái niệm 1 1 1 1 Sự kiện 1 1 1 2 Tổ chức sự kiện 4 1 2 Đặc điểm của tổ chức sự.
TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện MỤC LỤC Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Sự kiện 1.1.2 Tổ chức kiện 1.2 Đặc điểm tổ chức kiện 1.2.1 Đặc điểm sản phẩm dịch vụ tổ chức kiện 1.2.2 Đặc điểm lao động 1.2.3 Đặc điểm vị trí sở vật chất kỹ thuật 1.2.4 Đặc điểm hoạt động 1.3 Các thành phần tham gia kiện 1.3.1 Nhà đầu tư kiện 1.3.2 Nhà tài trợ kiện .7 1.3.3 Nhà tổ chức kiện .8 1.3.4 Nhà cung ứng dịch vụ tổ chức kiện .8 1.3.5 Khách mời tham gia kiện 1.3.6 Khách vãng lai quyền cư dân nơi diễn kiện 1.3.7 Giới báo chí truyền thơng 1.4 Phân loại kiện 10 1.4.1.Theo quy mô lãnh thổ 10 1.4.2 Theo thời gian 11 1.43 Theo hình thức nội dung .11 1.5 Những yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức kiện 12 1.5.1 Các yêu tô vi mô 12 1.3.2 Các yếu tố vi mô 15 1.6 Một số ý nghĩa tác động kiện 17 1.6.1 Ý nghia hoạt động tổ chức kiện với thành phần tham gia kiện .17 1.6.2 Một sô tác động kiện đên linh vực đời sông xã hội 19 Chương QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN .22 2.1 Hình thành chủ đề xây dựng chương trình kiện .23 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện 2.1.1 Hình thành chủ đề kiện 23 2.1.2 Lập chương trình tổng thể 25 2.2 Lập kế hoạch tổ chức kiện 27 2.2.1 Khái niệm vai trò kê hoạch tổ chức kiện 28 2.2.2 Lập kê hoạch cho tổ chức kiện 30 2.3 Công tác chuẩn bị tổ chức kiện 37 2.3.1 Thành lập ban tổ chức kiện 37 2.3.2 Xây dựng kịch tổ chức kiện 38 2.3.3 Xây dựng tiên độ tổ chức kiện 42 2.3.4 Chuẩn bị thủ tục hành 43 2.3.5 Các nội dung liên quan đên khách mời 44 2.3.6 Địa điểm tổ chức kiện 51 2.3.7 Nhân lực cho tổ chức kiện 56 2.3.8 Dự toán ngân sách cho tổ chức kiện 62 2.3.9 Các yêu tô diễn trình kiện 71 2.4 Quản trị hậu cần tổ chức kiện 76 2.4.1 Khái quát quản trị hậu cần 76 2.4.2 Quy trình quản trị hậu cần 77 2.4.3 Cung ứng dịch vụ vận chuyển tổ chức đưa đón 83 2.4.4 Cung ứng dịch vụ lưu trú 88 2.4.5 Cung ứng dịch vụ ăn uông 89 2.4.6 Tổ chức mạng lưới thông tin, liên lạc kiện 91 2.4.7 Cung ứng dịch vụ theo yêu cầu khách VIP phương tiện truyền thông 92 2.5 Tổ chức điều hành hoạt động kiện 93 2.5.1 Điều hành khai mạc kiện 93 2.5.2 Điều hành hoạt động kiện 95 2.5.2.1 Điêu hành sân khâu/ khu vực trinh diên/ khu vực thi đâu .95 2.5.3 Điều hành kêt thúc kiện 97 Chương TỔ CHỨC MỘT SỐ LOẠI SỰ KIỆN TIÊU BIỂU 103 3.1 Tổ chức kiện liên quan đến vòng đời người 104 3.1.1 Lễ sinh nhật 104 3.1.2 Lễ chúc thọ .105 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện 3.1.3 Lễ cưới 115 3.1.4 Lễ tang 116 3.2 Tổ chức kiện tiêu biểu quan 117 3.2.1 Lễ khai trương 117 3.2.2 Hội nghị, đại hội 118 3.2.3 Hội thảo 119 3.2.4 Giao lưu 121 3.2.5 Lễ tổng kêt 125 3.2.6 Nói chuyện chuyên đề 129 3.3 Tổ chức kiện thông dụng khác 130 TÀI LIỆU THAM KHẢO 136 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN (Tổng số giờ: 09; Lý thuyết: 06, Thảo luận/Bài tập/Thực hành: 03) Mục tiêu: Sau học xong chương này, người học có thể: O1.1.1 Giải thích định nghĩa kiện O1.1.2 Giải thích định nghĩa tổ chức kiện O1.1.3 Phân tích ví dụ kiện để làm rõ khái niệm kiện tổ chức kiện O1.2.1 Giải thích đặc điểm lao động tổ chức kiện O1.2.2 Giải thích đặc điểm hoạt động sở vật chất tổ chức kiện O.1.2.3 Giải thích đặc điểm sản phẩm tổ chức kiện O.1.3.1 Trình bày thành phần tham gia tổ chức kiện O.1.3.2 Hiểu vai trò, nhiệm vụ thành phần tham gia kiện O.1.4.1 Nêu tiêu chí phân loại loại hình kiện O.1.4.2 Hiểu loại hình hình kiện tiêu biểu O.1.4.3 Vận dụng để nhận diện loại hình kiện thực tế 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Sự kiện Tổ chức kiện thuật ngư tương đôi mơi me Việt Nam, có nhiều cách hiểu khác thuật ngư Theo tư điển tiêng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa vơi đời sông xa hội Theo nghia phổ biên đời sơng xã hội: kiện tượng, cơ, biến mang tính chất bất thường xuất Ví dụ: kiện kinh tế tiêu biểu Việt Nam: việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong sơ linh vực khác: kiện cịn có nghĩa hồn tồn khác hăn, ví dụ thơng kê học mơi trường hợp xuất biến cô xem kiện TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện Trong linh vực tổ chức kiện Việt Nam: kiện hoạt động diên lĩnh vực thể thao, thương mại, giải trí, lê hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động “sự kiện” cịn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Sự kiện theo nghĩa có hoạt động mang tính xa hội cao, vơi quy mơ lơn, có ý nghĩa định đời sơng kinh tế xa hội (cả tỉnh nươc, phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin) mơi xem kiện Ví dụ kiện như: hội nghị nươc nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, thi hoa hậu tồn qc… - Sự kiện theo nghĩa gần vơi “sự việc” có nghĩa ngồi kiện đương nhiên cách hiểu nói trên, cịn bao hàm hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng hẹp đời sông xa hội thường ngày như: tang ma, đám cươi, sinh nhật, tiệc mời… - Sự kiện chủ yếu hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại, marketing doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giơi thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lam… Ngay sơ cơng ty có dịch vụ tổ chức kiện Việt Nam, phần giơi thiệu sản phẩm “tổ chức kiện” tập trung nội dung mà quan tâm đề cập đến lĩnh vực xa hội đời sông thường ngày khác Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” mơi tiếp cận sô lĩnh vực, phạm vi định Vơi phát triển nghề “tổ chức kiện” tiếp cận theo ba hương se khơng đủ Do đó, cách tiếp cận “sự kiện” nghề Tổ chức kiện cần vào đặc trưng mô tả nghề, hoạt động nghề tổ chức kiện đa thưa nhận mang tính phổ biến giơi Vơi quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa nghĩa “tổ chức kiện” tương ứng vơi event management - tiếng Anh Cách hiểu hợp lý, nghiên cứu thuật ngư tư ngôn ngư phổ biến khác tiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan… mượn tư gôc event management (trư tiếng Tây Ban Nha gestión de eventos) Ơ nươc phát triển lĩnh vực đa trở thành nghề, ngành công nghiệp dịch vụ đặc thu, họ đa có hệ thơng lý luận nghề nghiệp tương đôi đầy đủ chặt che TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện Theo tiếng Anh, kiện (event) bao hàm lĩnh vực rộng như: + Bussiness event: Các kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lê ky niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng… + Fundraising events: Sự kiện nhăm mục đích gây quỹ + Exhibitions: Triển lam + Trade fairs: Hội chợ thương mại + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diên trực tiếp + Festive events: Lê hội, liên hoan + Government events: Sự kiện quan nhà nươc + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu + Seminars: Hội thảo chuyên đề + Workshops: Bán hàng + Conferences: Hội thảo + Conventions: Hội nghị + Social and cultural events: Sự kiện văn hoá, xa hội + Sporting events: Sự kiện lĩnh vực thể thao + Marketing events: Sự kiện liên quan tơi marketing + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mai, xúc tiến thương mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm… Như vậy, khái quát khái niệm kiện (trong lĩnh vực tổ chức kiện) sau: Sự kiện hoạt động xã hội linh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiêp xã hội, trò chơi cộng đồng, hoạt động khác liên quan đên lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán… Như kiện cần hiểu: - Bao gồm tất hoạt động đa đề cập - Không giơi hạn phạm vi không gian, thời gian lĩnh vực hoạt động TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện - Nó có nghĩa tương đương vơi ý nghĩa tư kiện (event) nghề tổ chức kiện (event management) tiếng Anh Việc nghiên cứu nội dung tài liệu dựa cách hiểu kiện đa đề cập 1.1.2 Tổ chức kiện Theo quan điểm hoạt động tổ chức kiện (event management) hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực kiện Theo quan điểm kinh doanh tổ chức kiện bao gồm sơ tồn hoạt động tư việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) hoạt động kiện nhăm đạt mục tiêu định mà kiện đa đề Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức kiện Việt Nam, thấy tổ chức kiện bao gồm hoạt động nghiên cứu kiện; lập kế hoạch, chương trình cho kiện; điều hành diên biến kiện; kết thúc kiện… Tư cách tiếp cận đa đề cập nêu trên, khái quát: Tổ chức kiện trinh bao gồm số hoăc tồn cơng việc: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trinh, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diên biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyên đạt thông điệp nhât định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện 1.2 Đặc điểm tổ chức kiện Tư cách hiểu, Tổ chức kiện trinh bao gồm số hoăc tồn cơng việc: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trinh, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diên biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyên đạt thông điệp nhât định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện Có thể khăng định tổ chức kiện loại hình kinh doanh dịch vụ, đa dạng phong phú vưa chịu chi phôi đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vưa mang TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện đặc điểm riêng biệt nghề tổ chức kiện Vơi cách tiếp cận ta xác định đặc điểm kinh doanh tổ chức kiện sau: 1.2.1 Đặc điểm sản phẩm dịch vụ tổ chức kiện Có thể khăng định răng, đặc điểm sản phẩm dịch vụ tổ chức kiện là: Sản phẩm tổ chức kiện mang tính tổng hợp cao, kết hợp hàng hố dịch vụ dịch vụ chiếm ty đa số Tính tổng hợp thể chô: tổ chức kiện cần đến dịch vụ nhiều ngành nghề khác như: vận chuyển, lưu trú, ăn ng, giải trí, biểu diên, in ấn, an ninh, xây dựng, thiết kế… Vì tổ chức kiện liên quan đến việc nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trinh, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diên biến kiện nên mang tính dịch vụ rõ rệt Cần lưu ý sản phẩm tổ chức kiện có yếu tơ hàng hóa (hưu hình) định, sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ ng… nói sản phẩm tổ chức kiện dịch vụ se khơng hồn tồn xác mà phải nói dịch vụ chiếm ty trọng đa sô Tư đặc điểm nói trên, mà sản phẩm tổ chức kiện thường có đặc điểm phổ biến dịch vụ như: - Sản phẩm dịch vụ tổ chức kiện không lưu kho - cất trư, không vận chuyển - Thời gian sản xuất thời gian tiêu dung thường trung Đánh giá chất lượng kiện thực cách xác sau kiện đa tiến hành - Khách thường mua sản phẩm nhà tổ chức kiện trươc nhìn thấy (hoặc tiêu dung) - Sản phẩm không lặp đi, lặp lại; môi sản phẩm (sự kiện) gắn liền vơi không gian thời gian; gắn liền vơi nhà tổ chức kiện nhà đầu tư kiện việc phơi hợp tạo 1.2.2 Đặc điểm lao động Lao động tổ chức kiện có đặc điểm như: - Lao động tổ chức kiện địi hoi tính chun mơn hóa cao đa dạng ngành nghề, cơng việc, máy móc khó thay người Lao động tổ chức TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện kiện lao động dịch vụ đặc thu, khó tự động hố giơi hố Trong thực tế mơi nghiệp vụ tổ chức kiện địi hoi sơ lượng nhân viên có chuyên môn phu hợp Do mục tiêu kiện đặt cao, tính chun mơn hóa mơi đạt kết cơng việc tổ chức kiện - Tính tổ chức, khả phôi hợp công việc phận kiện đòi hoi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhăm đảm bảo mục tiêu kiện Tổ chức kiện hôn hợp loại hình kinh doanh khác nhau, thực chức khác nhau, có kiến thức, quan điểm khác Tất phận quản lý nhân viên tham gia tổ chức kiện phải cung mục tiêu mang lại thành công chung cho kiện Do vậy, cần phải có hợp tác cách nhịp nhàng đồng giưa phận Có hàng trăm vấn đề khác cung xảy cung lúc quy trình tổ chức kiện Việc điều phôi giải vấn đề liên tục xảy không chấm dứt quy trình này, tư xây dựng chủ đề ý tưởng kết thúc kiện - Cường độ làm việc tương đơi nặng (về mặt trí óc), mang tính vụ, phụ thuộc nhiều vào tiến độ, kế hoạch kiện - Lao động tổ chức kiện phải chịu sức ep tâm lý tương đôi lơn Họ phải chịu chi phôi kế hoạch tiến độ, mặt khác lại đòi hoi động sáng tạo (hai đòi hoi trái ngược nhau); mặt khác đặc tính lao động dịch vụ nên phải giao tiếp vơi nhiều đôi tượng khác nhau, lại có u cầu ln phải có thái độ vui ve, chuẩn mực công việc 1.2.3 Đặc điểm vị trí sở vật chất kỹ thuật Vị trí sở vật chất kỹ thuật tổ chức kiện đa dạng phong phú, chúng có u cầu đặc thu cho tưng loại hình quy mô kiện cụ thể 1.2.4 Đặc điểm hoạt động Tính tổ chức, khả phôi hợp công việc phận tổ chức kiện đòi hoi phải đồng bộ, nhịp nhàng vơi mục tiêu phục vụ khách vơi chất lượng cao nhăm đáp ứng yêu cầu, đòi hoi khách TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện 1.3 Các thành phần tham gia kiện Một kiện diên ln có mặt khách mời, nhà đầu tư kiện, nhà tổ chức kiện, giơi truyền thông cộng đồng dân cư nơi diên kiện Tuy nhiên vơi thành phần mơi xem xet phần diên biến kiện; để tiến hành kiện cịn có thành phần khác nhà cung ứng địa điểm tổ chức kiện, cung ứng dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn ng Vì trình nghiên cứu tổ chức kiện cần thông cách hiểu thành phần Các thành phần tham gia kiện: Là tổ chức, doanh nghiệp cá nhân trực tiếp gián tiếp tham gia vào nhiều công việc, hoạt động, diên biến kiện Người tham gia kiện bao gồm nhóm chính: - Nhà đầu tư kiện; - Nhà tổ chức kiện; - Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho kiện nhà tổ chức kiện thuê; - Khách mời; - Khách vang lai tham dự kiện; - Chính quyền cư dân nơi diên kiện Chú ý: Việc phân chia nói mang tính chất tương đôi sô trường hợp nhà đầu tư kiện nhà tổ chức kiện Một sơ kiện khơng có khách vang lai tham dự kiện mà đơn khách mời, sô kiện ảnh hưởng liên quan đến quyền cư dân nơi diên kiện không đáng kể 1.3.1 Nhà đầu tư kiện Là chủ thể kiện, tổ chức doanh nghiệp cá nhân bo kinh phí để thực thuê nhà tổ chức kiện thực kiện chịu trách nhiệm chủ yếu đơi vơi yếu tơ có liên quan đến kiện, nhăm mang lại lợi ích khác cho tổ chức cho xa hội 1.3.2 Nhà tài trợ kiện Là tổ chức, doanh nghiệp cá nhân tài trợ cho kiện phần kinh phí, sở vật chất kỹ thuật, nhân lực…để góp phần vào thành cơng kiện, nhăm TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện Ví dụ: đêm giao lưu se có diên văn nghệ, chương trình văn nghệ người diên có cần tập dợt khơng, xử lý tình hng? Dàn âm ánh sáng chuẩn bị cỡ nào? Có chụp ảnh, quay phim? Có đại biểu dự nhiều khơng? Khán giả ai? Sô lượng ? vi) Nội dung giao lưu Cần trả lời câu hoi: chương trình giao lưu nội dung để giáo dục, ren luyện, giải trí, làm quen, để chúc mưng, để tự thể mình, hình thức thể nội dung đó, hình thức có phu hợp vơi đơi tượng vii) Phương tiện phục vụ cho giao lưu - Phục vụ cho ăn, ngủ, nghỉ, lại (nếu có) - Phục vụ cho hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, hoa, nươc ng, trang trí - Phục vụ cho nội dung: vật dụng trò chơi, câu hoi, đáp án, bảng điểm - Quà thưởng, quà lưu niệm viii) Ban tổ chức giao lưu Dự kiến Ban tổ chức người? Thành phần gồm có ai? Chia phận? Phân cơng nhiệm vụ cho mơi phận cá nhân? ix) Kinh phí - Dự kiến tổng kinh phí ? Có cần đơn vị bạn chia se không? - Để chuẩn bị tôt nội dung cần phôi hợp chặt che vơi đơn vị giao lưu để cung thoa thuận - Tránh tự ý đề nội dung sau buộc đơn vị bạn phải theo ý định riêng đơn vị * 10 kinhnghiệm nhỏ sau giúp bạn thêm tự tin trước tổ chức buổi sinh hoạt giao lưu: (1) Tìm hiểu kỹ đối tượng giao lưu: Đây công việc quan trọng, giúp bạn tránh khoi sai sót đáng tiếc q trình giao tiếp Người đơi diện se hài lịng thấy bạn to thiện chí băng cách tìm hiểu trươc họ tìm tiếng nói chung (2) Chuẩn bị kỹ nội dung giao lưu: Chăng có lang phí thời gian bạn lập sẵn chương trình chi tiết cho buổi giao lưu, có phân cơng trách nhiệm rõ ràng Thơng thường, buổi giao lưu se gồm trình tự sau: 123 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện -Tuyên bô lý do, giơi thiệu thành phần tham dự - Một vài trò chơi tập thể tiết mục văn nghệ để làm quen - Đi vào nội dung (tọa đàm, trao đổi, hoạt động thể thao, thi tìm hiểu ) - Kết thúc Có thể gút vấn đề, trao quà lưu niệm (3) Đừng quên chăm chút cho khung cảnh xung quanh Ví dụ: phơng chào mưng, bình hoa Nó se có tác dụng khơng nho việc tạo nên bầu khơng khí ban đầu (4) Vai trị người dẫn chương trình rât quan trọng Cần chọn bạn có khả ứng biến linh hoạt, biết kỹ quản trị, hiểu biết rộng, có óc hài hươc tơt để tạo khơng khí nhẹ nhàng, thoải mái cho môi người tham dự Nên ưu tiên cho bạn có uy tín để dê thuyết phục người nghe trường hợp có tranh luận (5) Thơng báo trước nội dung giao lưu cho người tham dự để họ chủ động đóng góp ý kiến tham gia tôt Chăng muôn đến họp mà khơng rõ se “múa may” (6) Sắp xếp thời gian thật hợp lý cho buổi giao lưu, để hạn chế nhiều tôt người ngồi mà không n tâm cơng việc bo dở (7) Xếp chô ngồi cho hai (hoặc nhiều hơn) đôi tượng se giao lưu nghệ thuật Tránh trường hợp “phe” nói chuyện vơi “phe” đó, tệ “ta” bơ vơ giưa người lạ hoắc Đâu phải bạn nhà ngoại giao! (8) Lưu ý tập tục, thói quen địa phương để tránh phạm sai lầm đáng tiếc Nhưng phải kheo leo tư chôi điều mà theo bạn không thật cần thiết (9) Tuyệt đôi không tạo ganh đua buổi thi đấu thể thao trị chơi đơi kháng Chơi khơng “ăn thua đủ” vơi đơi tượng Đó đâu phải mục đích ci cung tham gia giao lưu, phải không? (10) Cuôi cung, sau buổi giao lưu hay cô gắng mời gọi đôi tượng giao lưu cung tham gia hoạt động vơi có dịp thuận tiện Ví dụ: chiến dịch tình nguyện Mua he xanh, sau tổ chức giao lưu vơi niên địa phương mời bạn cung tham gia hoạt động chiến dịch vệ sinh môi trường, truyền thông dân sô – sức khoe 124 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện 3.2.5 Lễ tổng kêt Lê tổng kết dịp cá nhân, tổ chức nhìn lại chặng đường đa qua năm trươc củng thêm mục tiêu năm sau Cũng vậy, người ln mn ngày lê tổng kết thật ý nghĩa vơi nhiều niềm vui tiếng cười Để có kịch chương lê tổng kết tổ chức thật trọn vẹn, xây dựng kịch điều cần thiết Tư mơi tạo điểm nhấn cho tồn chương trình Kịch tổng kết ln có hai phần cần quan tâm phần lê phần hội Tại môi phần vô cung quan trọng, phần lê để thể trang trọng mục đích buổi tổng kết, phần hội lại điểm nhấn, tạo khoảnh khắc đáng nhơ cho toàn buổi tổng kết Chính lý đó, bạn cần phải chuẩn bị ý tưởng mơi lạ để khai thác tơt ngày kỉ niệm hơm cho cơng ty 125 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện Hinh 3.9 Hội trường tổ chức lê tổng kết - Kịch tât niên công ty cần có mục tiêu rõ ràng: Đơi vơi chương trình nào, rõ ràng khâu tổ chức ln yếu tơ hàng đầu để người tổ chức nắm bắt chủ đề chương trình tư sáng tạo concept phu hợp Có kịch tổng kết cuôi năm nhấn mạnh vào việc tưởng thưởng dự án đa qua có kịch chủ yếu nhắm đến phần giải trí, khơng đặt nặng cho phần hội, se kịch thường tìm thấy kiện nhà nươc - Kịch lễ tổng kết nên dự đốn sẵn số người tham dự: Đơi vơi tất chương trình, việc xác định quy mơ điều vô cung quan trọng Khi quy mô đa xác định người tổ chức mơi dự đốn xác sơ bàn, sơ ghế, vấn đề âm thanh, … Ví dụ chương trình có tư – 200 người se cần khơng gian băng khoảng 40% so vơi chương trình có 500 người tham dự Đây nguyên tắc không gian để đảm bảo tất người khán phịng có chơ ngồi thoải mái nghe âm rõ ràng Nếu bạn không xác định rõ sô người tham dự tư đầu kịch lê tổng kết ci năm nhiều khả se bị thất bại tư phần ý tưởng 126 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện Hinh 3.10 Hội trường tổ chức lê tổng kết - Kịch tât niên công ty nên xếp chỗ ngồi ngẫu nhiên Việc phòng ban buổi tiệc thường ngồi cạnh cản trở cho muôn tăng tính đồn kết người cơng ty Bạn nên thông báo se xếp chô ngồi ngâu nhiên để người có thêm hội tìm hiểu chơi trị chơi se có phần sau chương trình Cung vơi đó, bạn nên khuyến khích người cơng ty cung tham gia, có chương trình se có thêm phần ý nghĩa - Xác định cách thức triển khai concept Việc triển khai ý tưởng tổ chức kiện cịn quan trọng ý tưởng đó, có cách triển khai tôt, bạn se ghi dấu ấn kì tổ chức kiện Ngồi cách thơng thường tổ chức kiện phịng bạn bổ sung thêm buổi tổ chức trời để nâng cao trải nghiệm cho người 127 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện Một tiệc buffet tổ chức vào khơng khí trời mát me điều mong muôn việc phải ngồi nghe nhiều tiếng đồng hồ phát biểu khô khan Sự linh hoạt cách triển khai se điều bạn nên để ý st hành trình lên kịch tất niên công ty Hinh 3.11 Triển khai concept tổ chức lê tổng kết - Không gian tổ chức kiện Đôi vơi kiện dành cho nhân viên cơng ty tất niên việc chọn địa điểm điều quan trọng Một địa điểm coi hợp lý tổ chức tiệc tất niên phải đảm bảo yếu tô không gian không bị ảnh hưởng công ty khác, đủ rộng cho hoạt động diên bên Cung vơi đó, phải đảm bảo yếu tơ mặt thẩm mĩ để mang lại trải nghiệm tôt cho người tham gia kiện - Chuẩn bị thiết bị chu đáo Se thật tồi tệ tồn chương trình lại xuất hạt sạn việc máy móc bị hong chương trình phải dưng lại để sửa chưa khoảnh khắc khơng đáng có Vì kiện diên lần năm nên se muôn kiện tổ chức thật cẩn thận chu đến tưng chi tiết nho theo kịch chương trình tiệc ci năm 128 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện 3.2.6 Nói chuyện chun đề Nói chuyện chun đề hình thức tư vấn, trò chuyện giưa chuyên gia vơi tập thể, cộng đồng định - Các chuyên gia giúp cho khách hàng + Tuy tưng đơi tượng cụ thể chuyên gia se có cách tiếp cận phu hợp để cung cấp thông tin, giúp khách hàng hiểu vấn đề đưa lời khuyên thích hợp + Q trình tư vấn bao gồm nhiều hoạt động tương tác công cụ hô trợ trực quan se giúp cho buổi tư vấn diên hiệu thú vị - Các đối tượng sư dụng Nói chuyện chun đề Hình thức nói chuyện chun đề (tư vấn cho nhiều người cung lúc) đặc biệt phu hợp cho trường học doanh nghiệp * Trường học Lứa tuổi học trò lứa tuổi có nhiều biến động mặt tâm sinh lý Sự quan tâm gia đình nhà trường nhăm giúp đỡ em có hiểu biết đầy đủ kiến thức giơi tính, kỹ sơng để đơi mặt vơi áp lực học hành thi cử, biết cách ứng xử vơi thầy cơ, gia đình, bạn be cảm xúc vơi bạn khác phái điều cần thiết Ngoài em học sinh, bậc phụ huynh thầy cần tìm hiểu thêm biến đổi thể chất tâm lý em để có phương thức tiếp cận, hơ trợ em Nhưng buổi nói chuyện chun đề vơi chuyên gia tư vấn có kiến thức chuyên sâu tâm sinh lý tuổi học trò Tư vấn Thanh Xuân se giải pháp hiệu cung em vào tuổi dậy Một sơ chủ đề gợi ý (trường học chọn chủ đề sau tự chọn chủ đề khác: Tình yêu tuổi mơi lơn; Hương nghiệp; Áp lực thi cử; Bắt nạt học đường; IQ EQ sô định thành công; Thần tượng; Nghiện internet/mạng xa hội; Nghiện game; Xây dựng lịng tự tơn; Kỹ giao tiếp vơi thầy cô – bạn be; Kỹ quản lý thời gian; Kỹ quản lý thân; Kỹ lập kế hoạch, mục đích sơng;Kỹ vượt qua biến cô sông; Tư tich cực; Kỹ làm việc nhóm; Nguy tự tử tự hại; Tâm lý tuổi mơi lơn; Biến đổi sinh lý tuổi dậy thì; Phịng chánh 129 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện quấy rơi tình dục hiếp dâm; Các bệnh lây truyền qua đường tình dục; Tình dục an tồn; Có thai ngồi ý mn… * Doanh nghiệp: Áp lực tư công việc lo toan sông gia đình nguyên nhân khiến cho xuất lao động giảm sút Quá trình tư vấn cung cấp kỹ sông, kỹ giao tiếp, ứng xử vơi đồng nghiệp, người thân, môi quan hệ xa hội vơi chuyên gia se giải pháp giúp đời sông tinh thần người lao động cải thiện tư Một sơ chủ đề gợi ý: Bí gìn giư hạnh phúc hôn nhân; Môi quan hệ mẹ chồng nàng dâu thời đại; Hồ hợp tình dục; Cung chăm sóc giáo dục cái; Stress nơi cơng sở cách kiểm sốt cân băng công việc; Xây dựng môi quan hệ đồng nghiệp tôt nơi công sở; Xây dựng môi quan hệ giưa sếp nhân viên; Bình đăng giơi 3.3 Tổ chức kiện thông dụng khác 3.3.1 Các giai đoạn tổ chức kiện Hinh 3.12 Mô hinh giai đoạn tổ chức kiện – Giai đoạn trước diễn kiện: + Hiểu biết thương hiệu/ nhan hiệu chủ đầu tư tổ chức kiện 130 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện + Nghiên cứu yếu tô ảnh hưởng liên quan đến kiện mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,… + Hình thành chủ đề lập kế hoạch tổng thể cho kiện + Chuẩn bị tổ chức kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,… + Xúc tiến quảng bá kiện – Giai đoạn thực kiện: + Tổ chức đón tiếp khai mạc kiện + Tổ chức điều hành diên biến kiện + Tổ chức phục vụ ăn uông kiện + Tổ chức phục vụ lưu trú vận chuyển kiện + Tổ chức thực hoạt động phụ trợ kiện + Xác định tập đôi tượng công chúng mục tiêu mà kiện hương tơi – Kết thúc kiện giải công việc sau kiện bao gồm: + Xúc tiến quảng bá kiện + Quan hệ vơi nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho kiện + Quản trị tài tổ chức kiện + Chăm sóc khách hàng Ngồi q trình thực kiện bạn cần phải có phương án dự phịng giải cô tổ chức kiện đảm bảo vệ sinh, an toàn an ninh st q trình diên kiện, … 3.3.2 Những lưu ý để tổ chức kiện thành cơng Để có hiệu tơi ưu mà kiện mang lại cần phải có điều kiện định phải lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng đo lường Và để thành cơng, trươc tiên bạn phải hiểu nguyên lý để mang lại thành công cho kiện – Tìm ân định địa điểm tổ chức trước công bố kiện Việc sau ấn định ngày tổ chức kiện, bạn cần phải tìm địa điểm ưng ý để tổ chức Tôt bạn nên hoàn thiện hợp đồng 131 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện thủ tục liên quan đến địa điểm sơm tôt, tránh trường hợp bị tranh chô “đột ngột” Hinh 3.13 Địa điểm tổ chức kiện khách sạn – Gưi thư mời có thơng điệp hiệu Thư mời điều người nhìn thấy kiện bạn Vì thế, thư mời cần phải thông báo tơi người tham dự chi tiết như: Cái gì, đâu, nào, ai, nào,… có kiện bạn Nếu có thể, bạn nên gửi thư mời cho phep người tham dự gợi ý nội dung chương trình kiện bạn – Phát triển kế hoạch hành động theo 132 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện Một kế hoạch chi tiết đến phần việc nho nhất, phân công chi tiết công việc cho tưng người có deadline cụ thể, yếu tô cần để đạt mục tiêu đa đề Bạn cần phải đảm bảo quy trình tổ chức kiện ln bám sát theo kế hoạch Ngồi ra, bạn cần trì song song kế hoạch tru bị cho trường hợp xấu xảy diên kiện, thời tiết thay đổi, diên giả đến muộn,… để đảm bảo kiện bạn chuẩn bị tôt – Hãy làm việc băng đầu thay biết chăm Tổ chức lưu trư theo dõi thông tin người tham dự kiện cách chi tiết, đầy đủ, khoa học vào file Excel để sử dụng tổ chức kiện sau kiện kết thúc Các thông tin người tham dự kện thực cần thiết tạo bảng tên, the địa điểm chuẩn bị kiện hay thư cảm ơn để gửi cho họ sau kiện kết thúc Ngoài ra, việc quản lý thơng tin khách mời băng fele Excel cịn giúp bạn tránh lôi trung lặp, trồng cheo thông tin,… giưa kiện – Chú ý đến chi tiết nhỏ nhât 133 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện Nhưng chi tiết nho lại ảnh hưởng đến kết lơn Nếu vơ tình khơng để ý mà lên kế hoạch tổ chức kiện trung vơi ngày lê tơn giáo hay ý kỹ tơi giơi hạn thực đơn nhe – Lập kế hoạch B cho tình Sự kiện đổ bể bạn khơng có kế hoạch dự phịng tình hng xảy khơng theo kế hoạch Vì bạn ln phải có kế hoạch dự tru cho tình hng xảy ra, hay ln giư liên lạc vơi khách mời trường hợp thứ theo chiều hương xấu Nếu trời chuẩn bị mưa bạn cân nhắc sử dụng lều bạt chuẩn bị thêm ô khách mời cần phải để di chuyển – Trang bị số vận dụng “chữa cháy” khẩn câp Khách mời tham dự kiện bạn thường có xu hương tìm đến bạn họ gặp vấn đề khẩn cấp 134 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện Vì vật dụng nho bơng y tế, thc giảm đau hay băng dính hai mặt, keo, kim nho,… se vô cung hưu dụng trường hợp Nhưng chi tiết nho lại tạo nên ấn tượng lơn vơi khách mời bạn – Theo sát khách hàng chinh chìa khóa làm nên thành cơng Ln nhơ giư liên lạc thường xuyên vơi khách hàng xuyên suôt trình tổ chức kiện Hay gọi điện cho họ 2-3 ngày trươc kiện diên để xác nhận tham dự khách hàng Bạn hay gửi thư cảm ơn tơi người tơi tham dự chương trình sau kiện kết thúc Nếu có thể, hay gửi kem thư vài ảnh họ kiện se giúp bạn có thêm điểm cộng mắt khách hàng – Đừng quên sư dụng công nghệ kiện Để đảo bảo cho kiện diên tơt đẹp, ekip thực cần phải có phơi hợp nhịp nhàng đồng Vì thế, sản phẩm cơng nghệ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera, vật dụng thiếu Hay lên danh sách thiết bị có kế hoạch thuê đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập thiết bị vào vị trí, đảm bảo chúng ln hoạt động trơn tru suôt kiện – Chi tiêu phạm vi ngân sách 135 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện Se vô cung tuyệt vời bạn thương lượng giá định giá thêm vơi đơn vị phân phôi thực phẩm, cơng ty trang trí,… Bởi se có khoản chi tiêu dơi khoi kế hoạch, phần “mặc cả” se cứu ngân sách bạn khoi bàn lạm chi trông thấy TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu bắt buộc [1] Lưu Văn Nghiêm (2009), Tổ chức kiện : Sách chuyên khảo, Tái lần thứ có bổ sung, sửa chưa, Đại học kinh tế Quôc dân, Hà Nội [2] Lưu Đan Thọ - Lương Văn Quôc, Quản trị tổ chức kiện NXB Tài Tài liệu tham khảo [3] Trường Bồi dưỡng cán Quản lý văn hóa Thể thao du lịch (2017), Tài liệu bồi dưỡng công chức văn hóa xã hội xã, Hà Nội [4] Nghị định 154 ban hành 9/8/2004 phủ Nghi thức nhà nươc tổ chức mít tinh, lê ky niệm [5] Sửa đổi bổ sung sô điều nghị định sô 79/2012/NĐ-CP ngày 05 tháng 10 năm 2012 phủ quy định biểu diên nghệ thuật trình diên thời trang, thi người đẹp người mâu; lưu hành, kinh doanh ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu [6] Lê Thị Chinh (ch.b.) ( 2008), Phương pháp kinh nghiệm tuyên truyên, giới thiệu sách thư viện trường hoc, Nxb Giáo dục, Hà Nội 136 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện 137 ... thể tổ chức kiện Tiến kỹ thuật hô trợ cho tổ chức kiện nhiều lĩnh vực như: - Trong việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức kiện 13 TS Lê Thu Hương – Bài giảng Tổ chức kiện - Trong trình chuẩn bị kiện. .. doanh nghiệp tổ chức kiện phục vụ mang lại nguồn thu cho nhà tổ chức kiện, theo hình thức tổ chức kiện mà khách hàng kiện khác Trong trường hợp nhà tổ chức kiện tự đứng tổ chức kiện đó, khách... địa điểm tổ chức kiện O.2.3.7 Hiểu mơ hình tổ chức lao động vị trí, vai trị, u cầu chức danh tổ chức kiện O.2.3.8 Hiểu vai trò ngân sách tổ chức kiện hiểu nhóm ngân sách thường có tổ chức kiện O.2.3.9