BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẬP BÀI GIẢNG TỔ CHỨC HỌC Nhóm tác giả TS Nguyễn Văn Tạo (Chủ biên) ThS Đoàn Văn Tình ThS Nguyễn Thị Hoa ThS Nguyễn Thị Thảo HÀ NỘI, 2019 MỤC LỤC 1LỜI NÓI ĐẦU 3C.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẬP BÀI GIẢNG TỔ CHỨC HỌC Nhóm tác giả: TS Nguyễn Văn Tạo (Chủ biên) ThS Đồn Văn Tình ThS Nguyễn Thị Hoa ThS Nguyễn Thị Thảo HÀ NỘI, 2019 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC 1.1 Khái niệm, đặc điểm tổ chức 1.1.1 Khái niệm tổ chức 1.1.2 Đặc điểm tổ chức .5 1.3 Vai trị tổ chức q trình phát triển 29 1.3.1 Vai trò tổ chức nhà quản lý thực mục tiêu chung 30 1.3.3 Vai trò tổ chức cá nhân 30 1.4 Phân loại tổ chức .32 1.4.1 Phân loại theo tính chất hoạt động tổ chức .33 1.4.2 Phân loại theo thời gian tồn làm việc tổ chức .33 1.4.3 Phân loại theo quy mô 33 1.4.4 Phân loại theo hình thức sở hữu .36 1.4.5 Phân loại theo mục tiêu lợi nhuận 36 1.5 Mối quan hệ khoa học tổ chức với khoa học khác .36 1.5.1 Tổ chức học với khoa học quản lý, lãnh đạo 36 1.5.2 Tổ chức học với khoa học hành vi 38 1.5.3 Tổ chức học với xã hội học tổ chức .39 1.6 Đối tượng nghiên cứu nội dung môn học 40 1.6.1 Đối tượng nghiên cứu 40 1.6.2 Nội dung môn học 41 Chương 42 MỘT SỐ QUAN ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC .42 2.1 Quan điểm tổ chức học 42 2.1.1 Khái niệm tổ chức học 42 2.1.2 Một số quan điểm nguồn gốc đời lý thuyết tổ chức học 43 2.1.4 Ưu điểm hạn chế quan điểm tổ chức học 52 2.2.4 Những ưu điểm hạn chế quan điểm tổ chức hữu 58 Chương 68 CÁC QUY LUẬT CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC 68 3.1 Quy luật mục tiêu rõ ràng tính hiệu tổ chức 68 3.1.1 Mục tiêu rõ ràng tổ chức 68 3.1.1.1 Khái niệm mục tiêu .68 3.1.1.2 Phân loại mục tiêu .69 3.1.1.3 Hình thành xác định mục tiêu 69 3.1.1.4 Những sai lầm thường mắc phải xác lập mục tiêu 70 3.1.2 Tính hiệu tổ chức 71 3.1.2.1 Khái niệm hiệu quả: 71 3.1.2.2 Tính hiệu 72 3.1.3 Mối quan hệ mục tiêu rõ ràng tính hiệu tổ chức 72 3.2 Quy luật hệ thống tổ chức 74 3.2.1 Một số khái niệm hệ thống 74 3.2.2 Quy luật hệ thống chi phối quan hệ tổ chức 76 3.3 Quy luật vận động khơng ngừng vận động theo quy trình tổ chức .79 3.3.1 Tổ chức vận động không ngừng 79 3.3.2 Tổ chức vận động theo quy trình 79 3.3.3 Mối quan hệ vận động không ngừng vận động theo quy trình tổ chức 80 3.4 Quy luật tính đồng tính đặc thù tổ chức 80 3.4.2 Tính đặc thù tổ chức 81 3.4.3 Mối quan hệ tính đồng đặc thù tổ chức 83 3.5 Quy luật tự điều chỉnh tổ chức 84 3.5.1 Điều kiện để tổ chức tự điều chỉnh 84 3.5.2 Những trở ngại trình tự điều chỉnh tổ chức .85 3.5.3 Giải pháp hạn chế trở ngại trình tự điều chỉnh tổ chức 86 Chương 88 NHỮNG THÀNH TỔ CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC 88 4.1 Mục tiêu tổ chức .88 4.1.1 Vai trò mục tiêu tổ chức 88 4.1.2 Xung đột mục tiêu chuyển đổi mục tiêu 88 4.1.3 Quá trình thực mục tiêu trình quyền lực .89 4.2 Cơ cấu tổ chức 89 4.2.1 Khái niệm cấu tổ chức 89 4.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức .92 4.2.3 Nguyên tắc xây dựng cấu tổchức 94 4.2.4 Một số mơ hình cấu tổ chức 96 4.3 Các nguồn lực tổ chức 101 4.3.1 Nguồn lực người tổ chức .101 a Khái niệm 101 b Vai trò nguồn lực người tổ chức 103 c Nội dung công tác quản lý nguồn lực người tổ chức 106 4.4 Yếu tố lợi ích tổ chức 130 4.4.1 Khái niệm lợi ích tổ chức 131 4.4.2 Phân loại lợi ích tổ chức .134 4.4.3 Quản lý, phân chia lợi ích tổ chức 136 4.5 Yếu tố xung đột tổ chức 137 4.5.1 Khái niệm xung đột tổ chức .137 4.5.2 Nguồn gốc xung đột 140 4.5.3 Phân loại xung đột tổ chức 141 4.5.4 Quản lý xung đột tổ chức 144 4.6 Yếu tố quyền lực tổ chức .146 4.6.1 Khái niệm quyền lực tổ chức 146 4.6.2 Các loại quyền lực tổ chức 149 4.6.3 Sử dụng quyền lực phong cách quản lý 153 4.6.4 Phân quyền kiểm soát quyền lực tổ chức 158 4.7 Yếu tố văn hóa tổ chức 162 4.7.1 Khái niệm đặc trưng văn hóa tổ chức .162 4.7.2 Vai trị văn hóa tổ chức 165 4.7.3 Tác động văn hóa tổ chức 166 4.7.4 Xây dựng văn hóa tổ chức 167 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 172 5.1 Phân tích tổ chức .172 5.1.1 Khái niệm phân tích tổ chức 172 5.1.2 Phân tích để nhận dạng tổ chức 172 5.1.2.1 Khái niệm phân tích nhận dạng tổ chức 172 5.1.2 Phân tích để đánh giá tổ chức 175 5.2 Thiết kế tổ chức 176 5.2.1 Khái niệm thiết kế tổ chức 176 5.2.2 Thiết kế tổ chức 176 5.2.2 Hoàn thiện tổ chức .178 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 180 LỜI NÓI ĐẦU Học phần Tổ chức học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đưa vào giảng dạy từ năm 2008, bậc cử nhân cho nhiều ngành đào tạo khác trường Quá trình giảng dạy học phần Tổ chức học nhận phản hồi tích cực người học quan sử dụng lao động tính thực tiễn, giá trị khoa học học phần Hiện có ngành đào tạo trường đưa học phần Tổ chức học vào giảng dạy Trên sở kinh nghiệm nhiều năm giảng dạy, với nguồn tư liệu có được, giảng viên chuyên môn cố gắng nghiên cứu để bước làm rõ vấn đề liên quan đến khoa học tổ chức Tuy nhiên, với phát triển khoa học kỹ thuật, biến đổi xã hội không ngừng làm cho vấn đề khoa học tổ chức ngày đa dạng, phức tạp phong phú Để thống nội dung giảng dạy, nhóm tác giả mạnh dạn tiến hành nghiên cứu, biên soạn tập giảng Tổ chức học Tập giảng Tổ chức học chia thành chương: Chương 1: Tổng quan tổ chức Chương 2: Một số quan điểm tổ chức Chương 3: Các quy luật tổ chức Chương 4: Các yếu tố tổ chức Chương 5: Phân tích, thiết kế cấu tổ chức Tập giảng Tổ chức học hoàn thành với nỗ lực, cố gắng tập thể tác giả: TS Nguyễn Văn Tạo (Chủ biên) chịu trách nhiệm chung nội dung, hiệu đính chương, tổ chức biên soạn Viết trực tiếp chương 1, chương 5, tham gia viết chương Ths Đồn Văn Tình, viết chương Ths Nguyễn Thị Hoa, tham gia viết chương 3, chương Ths Nguyễn Thị Thảo, tham gia viết chương 3, Chương Quá trình biên soạn Tập giảng Tổ chức học nhóm tác giả vận dụng kiến thức liên ngành, đa ngành nhiều lĩnh vực khác với nguồn tư liệu đa dạng phong phú Phương pháp nghiên cứu nhóm tác giả sử dụng đa dạng tập trung chủ yếu phương pháp khoa học xã hội nhân văn như: Phân tích tài liệu thứ cấp; phương pháp thống kế khoa học xã hội; phương pháp mô hình hóa; phương pháp phân tích tổng hợp; phương pháp chuyên gia….các phương pháp giúp cho nhóm tác giả có góc nhìn đa chiều hệ thống vấn đề khoa học tổ chức Nhóm tác giả mong muốn, Tập giảng kênh thông tin tham khảo chuyên môn cho nhà khoa học, anh chị học viên, sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường Đại học, Học viện khác quan tâm đến vấn đề khoa học tổ chức Mặc dù nhóm tác giả cố gắng, tham khảo, chắt lọc tài liệu thu thập được, với kinh nghiệm trình giảng dạy để hoàn thành tập giảng Tổ chức học, thời gian lực có hạn nên khơng thể tránh khỏi hạn chế, mong nhà khoa học, anh chị học viên, em sinh viên quý bạn đọc góp ý bổ sung để tập giảng chúng tơi hồn thiện Mọi ý kiến trao đổi xin liên hệ trực tiếp với nhóm tác giả Xin trân trọng cảm ơn Chương TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC 1.1 Khái niệm, đặc điểm tổ chức 1.1.1 Khái niệm tổ chức Hiện nói tới tổ chức khoa học tổ chức có nhiều cách tiếp cận khác nhau, điều dễ hiểu nhà khoa học đứng góc nhìn khác nhau, giai đoạn, hoàn cảnh khác để nhận định thân lĩnh vực khoa học tổ chức rộng, liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực Tuy nhiên, tiến hành đào tạo nguồn nhân lực lĩnh vực khoa học tổ chức cần có cách tiếp cận thống đề từ xây dựng nội dung chương chình, chuẩn đầu cho hợp lý Khái niệm tổ chức theo tiếng Hy Lạp cổ organon với nghĩa công cụ, phương tiện Như vậy, theo nghĩa gốc khái niệm tổ chức công cụ, phương tiện để đạt tới mục tiêu nhà quản lý, khơng phải mục tiêu Với cách tiếp cận tổ chức hiểu thực thể xã hội tiếng Việt danh từ Dưới góc độ danh từ, khái niệm tổ chức có nhiều cách hiểu khác Trong tác phẩm Những nguyên lý công tác tổ chức xuất năm 1922 tác giả P.M Kécgientxép người Xôviết cho rằng: “Tổ chức nghĩa liên hiệp nhiều người để thực công tác định Chúng ta gọi thân hình thức liên hiệp tổ chức”1 Theo Chesley Irving Barnard nhà khoa học quản lý nhà doanh nghiệp tiếng Mỹ đầu kỷ XX đưa quan điểm tổ chức: tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức nhằm hồn thành mục tiêu chung Theo Mitơkazu nhà nghiên cứu tổ chức Nhật Bản lại cho rằng: “Nói tới tổ chức nói tới hệ thống hợp lý tập hợp từ hai người trở lên để phát huy đến mức cao lực tương hỗ nhằm đạt mục tiêu mục Kécgientxép (1999), Những nguyên lý công tác tổ chức, Nxb Thanh niên, Hà Nội tiêu chung”22 Theo Gunter Buschges nhà nghiên cứu xã hội học người Đức tác phẩm Nhập môn xã hội học tổ chức, cho rằng: “Tổ chức dấu hiệu đặc trưng yếu tố cấu thành xã hội công nghiệp dịch vụ đại”33 Như vậy, quan niệm thống nhất, tổ chức tập hợp hai cá nhân trở lên, có mối liên hệ, phụ thuốc lẫn hướng đến mục tiêu chung Tổ chức coi thực thể xã hội đặc biệt nét đặc trưng tổ chức phân biệt với tổ chức tự nhiên Yếu tố liên kết, gắn bó cá nhân lại với mục tiêu chung, tham gia vào tổ chức cá nhân theo đuổi mục tiêu cá nhân khác họ hướng đến mục tiêu chung Tổ chức coi loại công cụ phương tiện đặc biệt để đạt mục tiêu, khơng có tổ chức khơng đạt mục tiêu Không nên coi tổ chức mục tiêu, điều dẫn đến sai lầm việc thiết kế, xây dựng, xếp tổ chức Việc xây dựng thành công tổ chức xây dựng xong công cụ phương tiện, việc vận hành, điều chỉnh, sử dụng để đạt mục tiêu cách hiệu quan trọng Do đó, yêu cầu xây dựng tổ chức với tư cách công cụ để đạt mục tiêu phải có cấu nhẹ, hoạt động linh hoạt, hiệu Xét góc độ tiếng Việt khái niệm tổ chức xem xét theo nghĩa động động từ, tổ chức tiếp cận hoạt động thực thể công tác tổ chức cán bộ, bố trí xếp nhận lực, công tác điều hành hoạt động quan, tổ chức…Dưới góc độ khoa học tổ chức xem xét hoạt động tổ chức cụ thể, đặc biệt ý đến cơng tác bố trí xếp nhân lực… Tuy nhiên, để phân biệt khái niệm tổ chức danh từ, tổ chức động từ mang tính chất tương đối khó cách rõ ràng, có đan xen vào ví dụ, cơng tác tổ chức cán tổ chức Như vậy, công tác tổ chức hiểu động từ, tổ chức 222 Nghệ thuật quản lý kiểu Nhật Bản, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1993, tr.104 33 Gunter Buschges, Nhập môn xã hội học tổ chức, Nxb Thế giới, Hà Nội, 1996, tr.26 lại danh từ Khi nghiên cứu khoa học tổ chức cần xác định rõ nội hàm khái niệm tổ chức để có cách tiếp cận thống Theo quan điểm tôi, nghiên cứu khoa học tổ chức cần tiếp cận góc độ danh từ, coi tổ chức thực thể xã hội công cụ, phương tiện để thực mục tiêu nhà quản lý Khi xem xét tổ chức góc độ danh từ thân khái niệm tổ chức bao hàm nghĩa động từ Bởi muốn thực mục tiêu chung tổ chức phải có hoạt động công tác xây dựng thiết kế tổ chức, cơng tác bố trí xếp nhân lực, cơng tác bố trí xếp cơng việc… Từ quan điểm thống khái niệm tổ chức sau: Tổ chức thực thể xã hội bao gồm cá nhân có mối quan hệ liên kết, tương tác, phụ thuộc chặt chẽ với dựa nguyên tắc định hướng đến mục tiêu chung Xét quan niệm đó, điều kiện để thành tổ chức phải đảm bảo: Thứ nhất, có số lượng từ hai người trở lên Thứ hai, cá nhân tổ chức phải có liên kết, tương tác, phụ thuộc lần để tạo thành thể thống Các cá nhân cá thể đơn lẻ tham gia vào tổ chức họ tạo thành thể thống khơng phải “những củ khoai tây bì khoai tây” Thứ ba, cá nhân tham gia vào tổ chức hướng đến mục tiêu chung, mục tiêu chung nên họ tham gia vào tổ chức * Khái nhiệm khoa học tổ chức: Khoa học tổ chức ngành khoa học đa ngành, liên ngành, nghiên cứu có hệ thống cấu trúc, lý thuyết xây dựng tổ chức, quy luật tổ chức, trình vận hành vấn đề liên quan đến hoạt động tổ chức 1.1.2 Đặc điểm tổ chức Tổ chức không tập hợp học người đơn lẻ, “những củ khoai tây bì khoai tây” mà liên kết chặt chẽ, tạo thành hệ thống Chính vậy, tổ chức coi thể sống, thực thể xã hội đặc biệt Việc cá nhân liên kết, tập hợp với nhau, hướng đến tực tế có yếu tố mang giá trị vật chất tinh thần nên việc phân chia mang ý nghĩa tương đối Ở cách tiếp cận khác tác giả xem xét yếu tố văn hóa tổ chức theo lát cắt dọc Theo văn hóa tổ chức thường cấu thành yếu tố sau: Thứ nhất, triết lý tổ chức: Triết lý tổ chức giá trị cốt lõi có tính định hướng hoạt động tổ chức Triết lý tổ chức thường thể thông qua phương châm hành động (slogan), hình ảnh, màu sắc, âm thanh….mang biểu tượng cho tổ chức (logo) Thông qua triết lý, tổ chức muốn gửi thông điệp đến thành viên tổ chức cam kết chất lượng phục vụ khách hàng Triết lý tổ chức nhà quản lý xác lập, đồng hành tồn với trình hình thành phát triển tổ chức, thay đổi theo giai đoạn định Việc xây dựng triết lý tổ chức cần thiết, kim nam hành động cho tổ chức, hoạt động tổ chức hướng theo triết lý Khi tạo dựng triết lý khách hàng nhanh chóng nhận diện tổ chức sản phẩm tổ chức Mọi tổ chức dù quy mô lớn hay nhỏ nên xây dựng cho triết lý riêng, yếu tố quan trọng tạo nên thương hiệu riêng, sắc riêng Và yếu tố quan trọng cấu thành văn hóa tổ chức Thứ ba, phong cách lãnh đạo chủ thể quản lý: Chủ thể quản lý cần tạo dựng cho phong cách lãnh đạo riêng Phong cách lãnh đạo tạo dấu ấn riêng cho chủ thể quản lý sở góp phần hình thành văn hóa tổ chức Phong cách lãnh đạo cách thức điển hình, chủ đạo mà chủ thể quản lý sử dụng để thực chức quản lý tác động đến người lao động Người lao động tổ chức chịu ảnh hưởng định phong cách lãnh đạo chủ thể quản lý Phong cách lãnh đạo hình thành chủ yếu việc sử dụng quyền lực Với kết nghiên cứu tác giả Tannenbaum Schmidt năm 1973 đưa bốn phong cách lãnh đạo điển hình là: Phong cách lãnh đạo chuyên quyền: Chủ thể quản lý tập trung quyền lực 167 vào khơng có san sẻ, phân chia xuống cho cấp dưới, trình định chủ thể quản lý định, nhân viên không tham gia vào trình định Phong cách lãnh đạo thuyết phục: Chủ thể quản lý định vấn đề sau thuyết phục, giải thích, khuyến khích nhân viên đồng thuận ủng hộ định Phong cách lãnh đạo dân chủ: Chủ thể quản lý có phân chia, san sẻ quyền lực, nhân viên tham gia vào trình định, chủ thể quản lý cân nhắc, xem xét ý kiến trước định Phong cách lãnh đạo tự do: Chủ thể quản lý phân chia quyền lực tối đa cho nhân viên Chủ thể quản lý đóng vài trị định hướng dẫn dắt nhân viên, giao cho họ quyền chủ động trình thực công việc Các chủ thể quản lý mang dấu ấn bốn phong cách lãnh đạo nói để tạo dấu ấn riêng gây ảnh hướng lớn đến nhân viên, chủ thể quản lý phải xây dựng cho phong cách lãnh đạo chủ đạo Việc lựa chọn phong cách lãnh đạo phụ thuộc vào mơi trường đặc biệt tính chất cơng việc Hình thành phong cách lãnh đạo góp phần tạo dựng lên văn hóa tổ chức Thứ tư, môi trường làm việc tổ chức: Môi trường làm việc tổ chức bao gồm không gian làm việc, mối quan hệ công việc, cách thức người tổ chức nói chuyện, trao đổi cơng việc, trao đổi tâm tư nguyện vọng với nhau, cách thức nhà quản lý quan tâm đến nhân viên Trong quan niệm nhiều tổ chức, nơi làm việc không đơn nơi đến để làm việc mà gia đình thứ hai người lao động, nơi mà người lao động thấy thoải mái, vui vẻ Do nhiều tổ chức quan tâm đến viêc xây dựng bầu khơng khí thân thiện chuyện nghiệp nơi làm việc Các tổ chức đặt nội quy, quy chế thành văn quy định bất thành văn cách ứng xử giao tiếp, cách ăn mặc, lời nói…giữa thành viên tổ chức với khách hàng Việc tạo dựng môi trường làm việc mà người cảm vui vẻ thoải mái, thân thiện tức góp phần xây dựng văn hóa tổ 168 chức Thứ năm, câu truyện truyền thuyết tổ chức: Xây dựng thành cơng văn hóa tổ chức làm cho người lao động thấy vinh dự, tự hào làm thành viên tổ chức Một yếu tố tạo nên điều câu chuyện, truyền thuyết tổ chức Câu chuyện có thật hư cấu thêm bớt cho phong phú Nhưng dù có tác dụng tích cực đến tinh thần người lao động Cũng điều mà hầu hết tổ chức có tính chun nghiệp xây dựng phòng truyền thống riêng, xây dựng truyền thuyết, giai thoại tổ chức Phịng truyền thống lưu trữ hình ảnh, vật người gây dựng lên tổ chức, người chèo lái tổ chức vượt qua khó khăn, người có đóng góp đặc biệt cho tổ chức Trong dịp lễ, ngày kỷ niệm người lao động tham quan để ôn lại truyền thống, để thấy tự hào, để thấy nghĩa vụ trách nhiệm mình, để họ cố gắng hơn, sống có trách nhiệm với tổ chức công việc Việc sáng tạo truyền miệng giai thoại câu chuyện tình thần làm việc, cách ứng xử người trước góp phần hình thành lan truyền nhanh văn hóa tổ chức Thứ sau, nghi lễ: Nghi lễ chuỗi hoạt động lặp lặp lại thường xuất dịp quan trọng tổ chức Do nghi lễ có tác dụng củng cố giá trị văn hóa tổ chức Thông qua nghi lễ người lao động nhận diện mục tiêu cốt lõi quan trọng tổ chức; nhận diện người quan trọng thực tổ chức Việc thực nghi lễ dịp đặc biệt có tác dụng đến tư tưởng hành động người lao động, họ cảm nhận tôn nghiêm giá trị tổ chức 169 Câu hỏi, tập Những lợi ích tổ chức Lấy ví dụ minh họa Khái niệm xung đột cách giải xung đột tổ chức Lấy ví dụ thực tế xung đột vai trị phân tích ngun nhân biện pháp giải xung đột Lấy ví dụ thực tế xung đột lợi ích, phân tích nguyên nhân biện pháp giải xung đột Khái niệm quyền lực phân loại quyền lực tổ chức Lấy ví dụ thực tế xung đột quyền lực, phân tích nguyên nhân biện pháp giải xung đột Khái niệm văn hóa tổ chức vai trị văn hóa tổ chức quản lý phát triển tổ chức Văn hóa tổ chức hình thành từ yếu tố Mơ hình đặc điểm số cấu tổ chức 10 Phân tích khái niệm vai trò nguồn lực sở vật chất tổ chức 11 Trình bày nội dung quản lý nguồn lực thông tin tổ chức 12 Nêu khái niệm phân loại nguồn lực tài tổ chức 170 Chương PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 5.1 Phân tích tổ chức 5.1.1 Khái niệm phân tích tổ chức Phân tích tổ chức trình tìm hiểu, nhận diện cấu trúc, chế vận hành, lợi ích, xung đột, quyền lực, văn hóa tổ chức, người tổ chức vấn đề liên quan đến trình hoạt động tổ chức Hoạt động phân tích tổ chức có ý nghĩa lớn đối nhà quản lý nhân viên Trên thực tế, hoạt động phân tích tổ chức cần tiến hành thường xuyên, định kỳ, có phương pháp sở khoa học Đối với nhà quản lý: Thơng qua phân tích tổ chức giúp cho nhà quản lý hiệu đầy đủ sâu sắc tổ chức quản lý, mơi trường bên bên ngồi tổ chức, tổ chức đối lập, tổ chức cạnh tranh để từ có phương pháp cách thức quản lý hiệu Đối với cá nhân: Phân tích tổ chức giúp cho họ có góc nhìn đầy đủ, đắn tổ chức mà định tham gia, xem xét tổ chức có phù hợp với tính cách, khả điều cần thiết cho cá nhân có ý định tham gia vào tổ chức Đối với cá nhân việc tìm hiểu kỹ để xem có phù hợp với tổ chức khơng có ý nghĩa vơ quan trọng Hiện nay, phân tích tổ chức, thường hướng đến hai nội dung phân tích để nhận dạng phân tích để đánh giá tổ chức 5.1.2 Phân tích để nhận dạng tổ chức 5.1.2.1 Khái niệm phân tích nhận dạng tổ chức Phân tích nhận dạng tổ chức trình tìm hiểu để nhận biết đắn, đầy đủ mơ hình hoạt động, lý thuyết xây dựng tổ chức, để từ biết chất hoạt động tổ chức Thơng thường phân tích để nhận dạng tổ chức người ta thường xem xét tổ chức xây dựng chủ yếu theo mơ hình lý thuyết nào: Lý thuyết học hay lý thuyết hữu Việc xem xét để nhận dạng tổ chức cần phải thực thời điểm xác định tổ chức ln biến đổi có vịng đời 171 Để nhận dạng tổ chức cần phải nhận dạng yếu tố sau: a Nhận dạng cấu trúc tổ chức Khi xem xét cấu trúc tổ chức cần ý ba điểm: mục tiêu, chức – nhiệm vụ cấu trúc tổ chức Xem xét mục tiêu cần mục tiêu chiến lượng mục tiêu trước mắt tổ chức Cũng cần thay đổi mục tiêu tổ chức nguyên nhân dẫn đến thay đổi mục tiêu (Người học kể tên tổ chức, xác định mục tiêu lần thay đổi mục tiêu tổ chức đó, lại thay đổi) Nhận diện xác đầy đủ mục tiêu tổ chức sở cho việc nhận diện chức nhiệm vụ tổ chức Chức nhiệm vụ hướng đến mục tiêu tổ chức Cũng cần phần biệt chức nhiệm vụ Chức vai trò, cộng dụng, vật, người, hay đối tượng Nhiệm vụ việc phải làm Nhiệm vụ cụ thể hóa chức năng, chức có nhiều nhiệm vụ Chức – nhiệm vụ ghi rõ ràng điều lệ định thành lập tổ chức Từ chức – nhiệm vụ tạo cấu tổ chức Cấu trúc tổ chức thường sơ đồ hóa hình vẽ, sơ đồ Trong sơ đồ cần thể mối quan hệ cấp cấp dưới, mối quan hệ phận với nhau; mối quan hệ bên bên b Nhận dạng quyền lực tổ chức Để nhận dạng quyền lực cần hiểu rõ chất quyền lực Khi xem xột quyền lực tổ chức cần phải nhận diện phương thức tồn hoạt động quyền lực, quyền lực tập trung hay phân quyền Nếu quyền lực tập trung tập trung vào tay hay nhóm tổ chức Quyền lực tổ chức thực nào? Giữa quyền lực quy định quyền lực thực tế có khác khơng khác Thực tế, 172 theo chế độ trị khác nhau, nhiều quốc gia, số vị trí đứng đầu tổ chức mang tình tượng trưng mà khơng có thực quyền Do đó, tham gia tổ chức cần nhận diện vị trí có thực quyền c Nhận dạng lợi ích xung đột tổ chức Lợi ích tổ chức tồn đa dạng phong phú: lợi ích trước mắt, lợi ích lâu dài, lợi ích trị, lợi ích kinh tế, lợi ích tinh thần, lợi ích vật chất, lợi ích cục bộ, lợi ích tổng thể đặc biệt cần xem xét có xuất nhóm lợi ích hay khơng? Nhận diện xung đột giúp nhà quản lý phân phối lợi ích cách hợp lý cá nhân Đồng thời, nhà quản lý sử dụng lợi ích loại cơng cụ để tác động, điều kiển đối tượng quản lý Lợi ích nguyên nhân chủ yếu đẫn đến xung đột cần thừa nhận tính tất yếu xung đột Cũng cần phải nhận diện xung đột nhỏ, không mang tính chất xung đột tiềm ẩn có nguy lan rộng Việc nhận diện xung đột sớm giúp nhà quản lý có khả kiểm soát, điều kiển xung đột để hướng đến phát huy tác dụng tích cực xung đột Nhận diện xung đột tổ chức giúp nhà quản lý tác động, quản lý tốt xung đột tổ chức Việc quản lý xung đột nội dung quan quan trọng công tác quản lý tổ chức d Nhận dạng văn hóa tổ chức Để nhận dạng văn hóa tổ chức trước hết cần hiểu chất văn hóa nói chung Văn hóa tổ chức không trái tách khỏi văn hóa dân tộc Văn hóa tổ chức tồn dạng hữu hình vơ hình Đối với giá trị văn hóa tổ chức hữu hình dễ dàng nhận diện, những giá trị văn hóa vơ hình, ngầm định cần phải cú xem xét đầy đủ kỹ lưỡng Khi phân tích để nhận dạng tổ chức cần phải xem xét cách đầy đủ toàn diện Nhận diện yếu tố góp phần hiểu rõ chất tổ chức mà tiến hành phân tích Kết q trình phân tích giúp nhà quản lý biết thực trạng tổ chức, từ đưa sách quản lý phù hợp 173 5.1.2 Phân tích để đánh giá tổ chức a Khái niệm phân tích đánh giá tổ chức Để phân tích khái niệm đánh giá tổ chức, trước hết cần hiểu đánh giá gì? Có nhiều quan điểm khác đánh giá hiểu cách đơn giản, đánh giá trình đối chiếu, so sánh vật lấy làm chuẩn mực, làm thước đo với vật đo, từ điểm so với vật làm chuẩn Trên sở kết đối chiếu so sánh có nhận định, đánh giá đối tượng đánh giá Như đánh giá tổ chức xem xét tiêu chí tổ chức đạt phù hợp với yêu cầu nhà quản lý hay chưa, để từ có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp Khi đánh giá tổ chức, thường quan tâm đến tiêu chí sau: Thứ nhất, nhóm tiêu chí liên quan đến mục tiêu, tầm nhìn tổ chức: Cần xem xét mục tiêu thiết kế phù hợp chưa, kể mục tiêu ngắn hạn dài hạn Căn vào quy mô phát triển tổ chức cần xem xét mục tiêu tổ chức có tương xứng khơng, có mang tính khả thi khơng, có định hướng phát triển tổ chức khơng Thứ hai, nhóm tiêu chí liên quan đến đầu vào: Bao gồm nguồn lực phục vụ cho trình hoạt động tổ chức: nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực Các nguồn lực phục vụ cho phát triển tổ chức cần đầy đủ, đảm bảo số lượng chất lượng Thứ ba, nhóm tiêu chí liên quan đến đầu ra: Đầu tiêu chí phản ánh kết hoạt động tổ chức Để đánh giá hiệu tổ chức cần so sánh yếu tố đầu vào yếu tố đầu Tùy vào tổ chức với tính chất hoạt động khác mà đầu tổ chức có kết khác Thứ tư, nhóm tiêu chí liên quan đến tác động xã hội tổ chức: Nhóm tiêu chí xem xét tác động, ảnh hưởng tổ chức đến tổ chức khác, đến phát triển xã hội Phân tích để nhận dạng phân tích để đánh giá tổ chức viêc làm quan trọng thường xuyên mà nhà quản lý phải quan tâm Việc phân tích 174 tổ chức khơng quan trọng cho nhà quản lý mà cần thiết quan trọng cho nhà đầu tư có ý định đầu tư vào tổ chức người có ý định xin việc vào tổ chức Các nước phát triển đặc biệt Mỹ hình thành quan chuyên nghiệp phân tích tổ chức Các quan phủ doanh nghiệp có quan phân tích riêng Ở Việt Nam hoạt động đánh giá chưa quan tâm coi trọng, quan chun nghiệp khơng có chun gia phân tích đánh giá tổ chức Các hoạt động đầu tư hầu hết mang tính cảm tính nên hiệu hoạt động chưa cao Các cá nhân muốn tham gia vào tổ chức nắm bắt thông tin đầu nên nhiều tham gia vào tổ chức nhận thấy khơng phù hợp, gây lãng phí cho tổ chức, cá nhân xã hội 5.2 Thiết kế tổ chức 5.2.1 Khái niệm thiết kế tổ chức Thiết kế tổ chức chức thuật ngữ du nhập từ ngành khoa học tự nhiên kỹ thuật Thiết kế tổ chức việc mô tả tổ chức sơ đồ, mơ hình, dẫn thuyết minh lời mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ phận tổ chức 5.2.2 Thiết kế tổ chức a Khái niệm thiết kế tổ chức Thiết kế tổ chức trình xây dựng, tạo cấu tổ chức hệ thống quy trình thực thi công việc cho tổ chức nhằm đạt mục tiêu mà nhà quản lý đặt Thiết kế tổ chức cần nghiên cứu kỹ hiểu rõ chất mục đích đời tổ chức: Tổ chức đời để làm gì; Tại cần phải có; Những yếu tố để tổ chức đời; Đích mà tổ chức mong muốn đạt gì? b Căn thiết kế tổ chức - Căn lý luận, tổ chức đời sở lý luận, với nguyên lý cho đời - Căn vào nhu cầu thực tiễn Mọi tổ chức đời xuất phát từ nhu cầu thực tế, đời để đáp ứng nhu cầu thực tế, để giải 175 vài vấn đề thực tế - Căn vào văn pháp lý để đảm bảo tổ chức thành lập theo trình tự khơng vi phạm pháp luật Tổ chức đời phải tuân theo quy định pháp luật quốc gia hay vùng lãnh thổ c Các bước thiết kế tổ chức * Mơ hình thiết kế tổ chức dựa nguyên tắc có tư vấn chủ thể tham gia vào trình thiết kế tổ chức Bước 1: Hợp đồng để thiết kế tổ chức; Bước 2: Đánh giá môi trường tổ chức; Bước 3: Xây dựng quan niệm thiết kế tổ chức lựa chọn; Bước 4: Thực thiết kế chi tiết; Bước 5: Gắn liền với hệ thống tổ chức; Bước 6: Thực thiết kế; Bước 7: Đổi chấp nhận * Quy trình thiết kế tổ chức Nadler Phân tích u cầu Phân tích quy trình cơng việc Phân tích hệ thống xã hội Thiết kế tổ chức Xây dựng kế hoạch xác lập cấu tổ chức Thực mô hình tổ chức Đánh giá, xem xét hồn thiện (nếu có) Theo tác giả Nguyễn Bá Dương Phạm Hồng Quý quy trình thiết kế tổ chức qua bước sau: Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức phương diện mục tiêu trước mắt mục tiêu lâu dài Bước 2: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ tổ chức Bước 3: Xác định nhiệm vụ trọng tâm mà tổ chức phải thực Các nhiệm vụ phải cụ thể hóa hướng đến thực chức tổ chức 176 Bước 4: Xây dựng cấu trúc tổ chức Bước 5: Dự báo phát triển tổ chức Bước 6: Thiết kế hệ điều kiển Bước 7: Đặt tổ chức vào hệ thống Bước 8: Xác định quan hệ thành phần cấu tổ chức * Dưới góc độ quy định pháp luật, tổ chức Việt Nam đời cần thực nội dung sau: Bước Trên sở nhu cầu thực tiễn quy định pháp luật, cá nhân nhóm người tiến hành xây dựng đề án thành lập tổ chức Đề án thành lập tổ chức thường gốm nội dung sau: + Tính cấp thiết việc thành lập tổ chức + Mục tiêu, địa vị, tính pháp lý tổ chức + Chức năng, nhiệm vụ tổ chức + Cơ cấu tổ chức mối quan hệ + Đội ngũ nhân lực + Cơ sở hạ tầng + Dự định hiệu hoạt động phát triển tổ chức + Kiến nghị hỗ trợ quan cú thẩm quyền Bước Trình quan có thẩm quyền định: Phải xác định rõ thẩm quyền thành lập tổ chức theo quy định pháp luật Sau hoàn tất việc trù bị thành lập hội, ban vận động thành lập hội lập thành hai hồ sơ gửi đến: Bộ Nội vụ hội có phạm vi hoạt động nước liên tỉnh; Sở Nội vụ hội có phạm vi hoạt động tỉnh, huyện, xã; Phòng Nội vụ (trong trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện thành lập hội có phạm vi hoạt động xã) Bước Xây dựng ban hành điều lệ 5.2.2 Hoàn thiện tổ chức a Khái niệm hoàn thiện tổ chức Hoàn thiện tổ chức q trình cấu lại, bố trí xếp lại tổ chức cho phù hợp với điều kiện môi trường thay đổi mục tiêu tổ chức 177 Khi mục tiêu, môi trường thay đổi, tổ chức cần phải có điều chỉnh cho phù hợp Do đó, việc hồn thiện tổ chức tiến hành thường xuyên b Căn hoàn thiện tổ chức - Căn thực trạng hoạt động tổ chức: nhà quản lý cần phải phân tích u tố bên bên ngồi tổ chức nhân lực, vật lực, tài chính, hệ thống thông tin, hệ thống quản trị, tiềm năng, đối thủ tổ chức, điều kiện kinh tế, văn hoám xã hội, phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ - Căn vào thay đổi lý luận - Căn vào thay đổi thực tiến - Căn vào văn pháp lý để đảm bảo tổ chức thành lập theo trình tự khơng vi phạm pháp luật c Các bước hoàn thiện tổ chức - Đánh giá trạng tổ chức: Qúa trình cần phân tích để thấy điểm bất cập, chỗ chưa hợp lý cấu tổ chức Cần soát lại mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức đặc biệt xem xét đội ngũ nhân lực hợp lý hay chưa - Hoàn thiện tổ chức: Trên sở phân tích trạng tổ chức, điểm bất hợp lý chỗ thưa, chỗ thiếu tiến hành bố trí xếp, luân chuyển, thuyên chuyển cho hợp lý, cú phận phải cắt bỏ, cú chỗ phải bổ sung, co phẩn mở rộng có chỗ bị thu hẹp, sáp nhập cho phù hợp Việc bố trí xếp lại đồng thời thay đổi chức nhiệm vụ phận - Xây dựng quy chế, quy định cho phù hợp Việc xây dựng quy chế quy định phải sở tảng quy định cũ để đảm bảo tính kế thừa, ổn định tổ chức - Hồn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền định 178 Câu hỏi ơn tập Nội dung phân tích để nhận dạng tổ chức Nội dung phân tích để đánh giá tổ chức Nội dung thiết kế tổ chức Nội dung việc hoàn thiện tổ chức 179 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban Tổ chức cán Chính phủ, Sổ tay nghiệp vụ cán làm công tác tổ chức nhà nước, Hà Nội, 2000 Nguyễn Bá Dương (chủ biên) (2004), Những vấn đề Khoa học tổ chức (sách tham khảo), NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội Nguyễn Bá Dương, Phạm Hồng Quý, (đồng chủ biên) (2018), Giáo trình Khoa học tổ chức, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội Vũ Hào Quang (2004), Xã hội học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Gareth Morgan (Nguyễn Văn Đóa dịch - Nguyễn Cao Thường hiệu đính), Cách nhìn nhận tổ chức từ nhiều góc độ, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Văn Bình NNK (1999), Khoa học tổ chức quản lý, số vấn đề lý luận thực tiễn, Nxb Thống kê, Hà Nội Kécgientxép (1999), Những nguyên lý công tác tổ chức, Nxb Thanh niên, Hà Nội Gunter Buschges (1996), Nhập môn Xã hội học tổ chức dịch từ nguyên tiếng Đức (Người dịch: Nguyễn Tuệ Anh Lê Việt Anh), NXB Thế giới, Hà Nội Harold Koontz , Cyril Odonnell, Heinz Weihrich (1994), Những vấn đề cốt yếu quản lý, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 10 Paul Hersey – Ken Blanc Hard (2005), Quản trị hành vi tổ chức, NXB Thống kê, Hà Nội 11 Học viên Hành (2009), Giáo trình Quản lý học đại cương, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 12 Một vài vấn đề xã hội học nhân loại học, Nhà Xuất Khoa học xã hội Nghệ thuật quản lý kiểu Nhật Bản, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1993, tr.104 13 Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học, NXB Thống Kê, Hà Nội 14 Phạm Ngọc Thanh (chủ biên) (2019), Giáo trình Khoa học quản lý đại 180 cương, NXb Đại học Quốc gia 15 Phạm Huy Tiến (2007), Tổ chức học đại cương 16 Phạm Huy Tiến (2004), Cấu trúc ma trận – mô hình tổ chức đại, Yapj chí hoạt động khoa học 17 Nguyễn Hữu Tri (2013) Lý thuyết tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 18 V.I Lênin: Toàn tập, Nxb Tiến bộ, Mátxcơva 19 Bùi Thế Vĩnh (2006), Mười hai vấn đề thiết kế phân tích tổ chức quan hành nhà nước, NXB Giao thông Vận tải, Hà Nội 20 Viện Nghiên cứu Đào tạo quản lý (2003), Tinh hoa quản lý, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội 21 https://caphesach.wordpress.com 22 https://kynangquantri.com/to-chuc-la-gi.html 23 https://vi.bestarticleonline.com/what-is-virtual-organisation 24 https://hocthuyetdoanhnghiep.edu.vn/cau-truc-ao/ 25.https://vi.wikipedia.org/wiki/T%E1%BB%95_ch%E1%BB %A9c#:~:text=T%E1%BB%95%20ch%E1%BB%A9c%20l%C3%A0%20c %C3%A1c%20ho%E1%BA%A1t,hi%E1%BB%87n%20nhi%E1%BB%87m %20v%E1%BB%A5%20%C4%91%C6%B0%E1%BB%A3c%20giao 26.https://tcnn.vn/news/detail/45433/%E2%80%9CXu-the-ao-hoa %E2%80%9D-Tu-goc-nhin-quan-ly-nha-nuoc.html 27.https://www.brandsvietnam.com/congdong/topic/6902-Triet-ly-cua-chade-quan-tri-hoc-hien-dai-Peter-Drucker 181 ... Chương 1: Tổng quan tổ chức Chương 2: Một số quan điểm tổ chức Chương 3: Các quy luật tổ chức Chương 4: Các yếu tố tổ chức Chương 5: Phân tích, thiết kế cấu tổ chức Tập giảng Tổ chức học hoàn... chức với khoa học khác .36 1.5.1 Tổ chức học với khoa học quản lý, lãnh đạo 36 1.5.2 Tổ chức học với khoa học hành vi 38 1.5.3 Tổ chức học với xã hội học tổ chức .39... thuyết tổ chức - Các quy luật tổ chức - Các yếu tố tổ chức - Phân tích thiết kế tổ chức Câu hỏi, tập Khái niệm đặc điểm tổ chức Chứng minh mối quan hệ khoa học tổ chức với ngành khoa học khác