BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẬP BÀI GIẢNG TỔ CHỨC HỌC Nhóm tác giả TS Nguyễn Văn Tạo (Chủ biên) ThS Đoàn Văn Tình ThS Nguyễn Thị Hoa ThS Nguyễn Thị Thảo HÀ NỘI, 2019 MỤC LỤC 1LỜI NÓI ĐẦU 3C.
Khái niệm, đặc điểm của tổ chức
Hiện nay khi nói tới tổ chức cũng như khoa học tổ chức vẫn có nhiều cách tiếp cận khác nhau, điều này cũng dễ hiểu vì các nhà khoa học đứng ở những góc nhìn khác nhau, ở từng giai đoạn, hoàn cảnh khác nhau để nhận định và bản thân lĩnh vực khoa học tổ chức cũng khá rộng, liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực Tuy nhiên, khi tiến hành đào tạo nguồn nhân lực trong lĩnh vực khoa học tổ chức cần có cách tiếp cận thống nhất đề từ đó có thể xây dựng nội dung chương chình, chuẩn đầu ra cho hợp lý.
Khái niệm tổ chức theo tiếng Hy Lạp cổ là organon với nghĩa là công cụ, phương tiện Như vậy, theo nghĩa gốc của khái niệm tổ chức là công cụ, phương tiện để đạt tới mục tiêu của nhà quản lý, nó không phải là mục tiêu Với cách tiếp cận này tổ chức được hiểu là một thực thể xã hội và trong tiếng Việt nó là một danh từ Dưới góc độ danh từ, khái niệm tổ chức cũng có nhiều cách hiểu khác nhau
Trong tác phẩm Những nguyên lý của công tác tổ chức được xuất bản năm
1922 tác giả P.M Kécgientxép người Xôviết cho rằng: “Tổ chức nghĩa là liên hiệp nhiều người để thực hiện một công tác nhất định Chúng ta cũng có thể gọi bản thân hình thức liên hiệp đó là một tổ chức” 1
Theo Chesley Irving Barnard một nhà khoa học về quản lý và là nhà doanh nghiệp nổi tiếng của Mỹ đầu thế kỷ XX đã đưa ra quan điểm về tổ chức: tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức nhằm hoàn thành mục tiêu chung.
Theo Mitơkazu một nhà nghiên cứu về tổ chức của Nhật Bản lại cho rằng:
“Nói tới tổ chức là nói tới một hệ thống hợp lý tập hợp từ hai người trở lên để phát huy đến mức cao nhất năng lực tương hỗ nhằm đạt được mục tiêu và mục
1 Kécgientxép (1999), Những nguyên lý của công tác tổ chức, Nxb Thanh niên, Hà Nội. tiêu chung” 22
Theo Gunter Buschges một nhà nghiên cứu về xã hội học người Đức trong tác phẩm Nhập môn xã hội học tổ chức, cho rằng: “Tổ chức là dấu hiệu đặc trưng và yếu tố cấu thành một xã hội công nghiệp và dịch vụ hiện đại” 33
Như vậy, các quan niệm đều thống nhất, tổ chức là một tập hợp của ít nhất hai cá nhân trở lên, có mối liên hệ, phụ thuốc lẫn nhau và đều hướng đến mục tiêu chung Tổ chức được coi là một thực thể xã hội đặc biệt và đây chính là nét đặc trưng cơ bản của tổ chức vì nó sẽ phân biệt với các tổ chức tự nhiên Yếu tố liên kết, gắn bó các cá nhân lại với nhau chính là mục tiêu chung, khi tham gia vào tổ chức các cá nhân có thể theo đuổi những mục tiêu cá nhân khác nhau nhưng họ đều hướng đến mục tiêu chung.
Tổ chức được coi là một loại công cụ phương tiện đặc biệt để đạt được mục tiêu, không có tổ chức sẽ không đạt được mục tiêu Không nên coi tổ chức là mục tiêu, điều đó sẽ dẫn đến những sai lầm trong việc thiết kế, xây dựng, sắp xếp tổ chức Việc xây dựng thành công các tổ chức mới chỉ là xây dựng xong công cụ phương tiện, việc vận hành, điều chỉnh, sử dụng nó như thế nào để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất mới là quan trọng Do đó, yêu cầu xây dựng tổ chức với tư cách là một công cụ để đạt được mục tiêu phải có cơ cấu ngọn nhẹ, nhưng hoạt động linh hoạt, hiệu quả
Xét dưới góc độ tiếng Việt khái niệm tổ chức còn được xem xét theo nghĩa động động từ, khi đó tổ chức được tiếp cận là một hoạt động của một thực thể như công tác tổ chức cán bộ, bố trí sắp xếp nhận lực, công tác điều hành các hoạt động trong một cơ quan, tổ chức…Dưới góc độ này khoa học tổ chức sẽ xem xét các hoạt động trong một tổ chức cụ thể, trong đó đặc biệt chú ý đến công tác bố trí sắp xếp nhân lực…
Tuy nhiên, để phân biệt khi nào khái niệm tổ chức là danh từ, khi nào tổ chức là động từ chỉ mang tính chất tương đối và khó có thể chỉ ra được một cách rõ ràng, có khi nó đan xen vào nhau ví dụ, công tác tổ chức cán bộ trong một tổ chức Như vậy, công tác tổ chức được hiểu là động từ, nhưng trong một tổ chức
2 22 Nghệ thuật quản lý kiểu Nhật Bản, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1993, tr.104.
3 33 Gunter Buschges, Nhập môn xã hội học tổ chức, Nxb Thế giới, Hà Nội, 1996, tr.26. lại là danh từ Khi nghiên cứu về khoa học tổ chức cần xác định rõ nội hàm của khái niệm tổ chức để có cách tiếp cận thống nhất.
Theo quan điểm của tôi, khi nghiên cứu về khoa học tổ chức cần tiếp cận dưới góc độ danh từ, coi tổ chức là một thực thể xã hội là một công cụ, phương tiện để thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý Khi xem xét tổ chức dưới góc độ danh từ thì bản thân khái niệm tổ chức đã bao hàm nghĩa của động từ Bởi muốn thực hiện được mục tiêu chung thì tổ chức phải có những hoạt động như công tác xây dựng thiết kế tổ chức, công tác bố trí sắp xếp nhân lực, công tác bố trí sắp xếp công việc….
Từ các quan điểm trên có thể thống nhất khái niệm tổ chức như sau: Tổ chức là một thực thể xã hội bao gồm những cá nhân có mối quan hệ liên kết, tương tác, phụ thuộc chặt chẽ với nhau dựa trên những nguyên tắc nhất định và cùng hướng đến mục tiêu chung.
Xét trên quan niệm đó, điều kiện để thành tổ chức phải đảm bảo:
Thứ nhất, có số lượng từ hai người trở lên
Thứ hai, các cá nhân trong tổ chức đó phải có sự liên kết, tương tác, phụ thuộc lần nhau để tạo thành thể thống nhất Các cá nhân là những cá thể đơn lẻ nhưng khi tham gia vào một tổ chức họ sẽ tạo thành một thể thống nhất chứ không phải “những củ khoai tây trong một bì khoai tây”.
Thứ ba, các cá nhân tham gia vào tổ chức bao giờ cũng hướng đến mục tiêu chung, vì mục tiêu chung nên họ mới tham gia vào tổ chức.
Vai trò của tổ chức trong quá trình phát triển
1.3.1 Vai trò của tổ chức đối với nhà quản lý trong thực hiện mục tiêu chung
Như nghĩa gốc của từ tổ chức là công cụ, phương tiện để thực hiện mục tiêu.Trên thực tế không thể thực hiện được mục tiêu nếu không có công cụ, phương tiện Trong quá trình thực hiện mục tiêu, các nhà quản lý sẽ phải xây dựng cho mình những công cụ, phương tiện phù hợp Để đạt được mục tiêu nhà quản lý có nhiều công, cụ phương tiện khác nhau, nhưng tổ chức là công cụ phương tiện quan trọng nhất vì nó tập hợp trong đó nhiều công cụ phương tiện khác.
Vai trò của tổ chức đã được V.I Lê-nin khái quát qua câu nói nổi tiếng:“Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng, và chúng tôi sẽ đảo lộn nước Nga lên” (V.I Lê-nin: Toàn tập, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2005, tập 6, tr.162) Trên thực tế, tổ chức có vai trò quan trong, thể hiện ở các mặt sau:
Tổ chức là công cụ, phương tiện để đảm bảo việc thực hiện đường lối, chủ trương và các nhiệm vụ chính trị đã đề ra Sự nghiệp các mạng thành công hay thất bại chủ yếu phụ thuộc vào công cụ tổ chức, cách thức tổ chức phù hợp hay không Tổ chức chỉ có thể phát huy sức mạnh tối đa của nó, khi nó hoàn toàn phù hợp và thích ứng với đường lối chính trị, đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chính trị Trong trường hợp ngược lại, thì tổ chức sẽ ngăn cản thực hiện đường lối và các nhiệm vụ chính trị
Các nhà quản lý luôn quan tâm xây dựng tổ chức vững mạnh, bộ máy tinh gọn, hiệu quả để thực hiện mục tiêu mà mình xây dựng nên Ngày nay, để đảm bảo cho xã hội vững mạnh, phát triển bền vững các nhà quản lý đều xây dựng, quan tâm, chăm lo từ chính các “tế bào”.
1.3.3 Vai trò của tổ chức đối với cá nhân
Con người khác động vật cơ bản ở ý thức xã hội, việc hình thành ý thức xã hội do quá trình tương tác giữa người với người Dưới góc độ xã hội học, quá trình đó được thực hiện qua ba môi trường cơ bản: gia đình, nhà trường và xã hội, đó cũng là quá trình xã hội hóa ở mỗi cá nhân Như vậy, con người hoàn thiện và trưởng thành cá nhân và mang tính xã hội hơn là nhờ sự tương tác giữa các cá nhân với nhau Sư tương tác này luôn diễn ra trong một tổ chức cụ thể Tổ chức này, tồn tại ở nhiều dạng với nhiều quy mô khác nhau từ gia đình, trường học, các nhóm, hội, cho đến nhà nước và cả thế giới.
Trong mỗi tổ chức, các cá nhân tương tác, học hỏi, xung đột, phát triển và hoàn thiện bản thân hơn Do đó, khi con người tham gia vào càng nhiều tổ chức,con người học hỏi, trưởng thành ngày càng nhanh chóng Khi con người ít hoặc bị tách ra khỏi các nhóm con người sẽ khó phát triển hoàn thiện và đẫn đến sự lệch lạc về mặt hành vi.
Con người tham gia vào tổ chức với nhiều vai trò khác nhau nhằm thỏa mãn các nhu cầu cá nhân, đặc biệt là những đam mê và sở thích riêng Nhiều cá nhân tham gia vào tổ chức bên cạnh nhữn mục tiêu chung họ sử dụng tổ chức như một công cụ, một môi trường để theo đuổi, thỏa mãn nhữn nhu cầu cá nhân
Trong một tổ chức, sự phát triển sự nghiệp của cá nhân, thể hiện qua việc cải thiện khả năng và thành tích khi thực hiện nhiệm vụ, điều này cũng làm tăng năng lực và hoàn thiện ở mỗi cá nhân Việc các cá nhân tham gia vào nhiều tổ chức khác nhau sẽ thúc đẩy nhanh quá trình xã hội hóa bản thân, cá nhân sẽ hoàn thiện mình hơn, học hỏi được nhiều kỹ năng hơn Khi cá nhân tách ra khỏi đời sống xã hội mà cụ thể là các tổ chức họ sẽ có xu hướng phát triển phần “con” với các hành vi bản năng nhiều hơn Như vậy, tổ chức là môi trường đầu tiên, môi trường xuyên suốt để con người thể hiện, thỏa mãn, hoàn thiện và phát triển nhu cầu, kỹ năng của mình.
Như vậy, tổ chức không chỉ đơn giản là “không gian sống” là “phương tiện để đạt mục tiêu” của mỗi cá nhân, mà còn là nơi họ hoạt động, trưởng thành, tiếp thu và chia sẻ tri thức, kinh nghiệm sống để từ đó nâng cao và hoàn thiện bản thân cũng như chất lượng cuộc sống.
1.3.2 Vai trò của tổ chức đối với sự phát triển xã hội
Tổ chức là nơi tập hợp những cá nhân riêng lẻ tạo thành một thể thống nhất tham gia góp phần tạo nên xã hội, xây dựng xã hội, phát triển xã hội Vai trò của tổ chức được khẳng định trong quan điểm “tổ chức là tế bào của xã hội” Như vậy, tế bào khỏe, xã hội sẽ vững mạnh và phát triển, ngược lại tế bào yếu làm cho xã hội bất ổn và yếu đi
Khi xã hội chuyển động và phát triển, cũng chính là sự chuyển đổi của mỗi tổ chức và con người trong tổ chức đó Và khi tổ chức vẫn động biến đổi cũng góp phần làm cho xã hội biến đổi theo Trong tác phẩm “Tổ chức và chuyển đổi xã hội” (1976), của tác giả Gabriel đã đưa ra nhận định: “Tổ chức là một sản phẩm sau của quá trình chuyển đổi xã hội - nếu xét về sự mở rộng về số lượng và cơ cấu chất lượng– và có thể được coi là một đại lượng quan trọng của sự chuyển đổi xã hội” Trong lịch sử phát triển của loài người, qua các mô hình, hình thái khác nhau cũng chính là sự biến đổi của các tổ chức từ sơ khai, nhóm nhỏ ban đầu, đến các tổ chức được thiết kế xây dựng như những cỗ máy, cho đến những tổ chức mềm dẻo mang tính xã hội và được liên kết mang tính toàn cầu Sự phát triển của các tổ chức qua các mô hình cũng phù hợp với sự biến đổi và phát triển của xã hội
Sự chuyển biến trong mỗi tổ chức cũng là một phần sự chuyển biến trong xã hội Trong tác phẩm “Các nghiệp đoàn và xã hội hiện đại” (1991), của tác giả Coleman J.S đã đưa ra nhận định “Thông qua các tổ chức, những sự giải quyết vấn đề đã từng được khẳng định được nêu lên để áp dụng lâu dài và các giải pháp mới được kiểm nghiệm Với trình độ đạt tới hình thức chủ yếu của việc giải quyết các vấn đề sinh tồn và tồn tại của mình, bản thân các tổ chức đã trở thành những nhân tố quan trọng của sự tiếp tục phát triển xã hội” Sự chuyển biến xã hội cần phải được thực hiện ban đầu từ chính trong các tổ chức, trong đó yếu tố thay đổi trong quan điểm, tư duy của con người bên trong tổ chức được đặt lên hàng đầu Tổ chức cũng dược coi như một xã hội thu nhỏ, những biến động của mỗi tổ chức đều được coi là tác nhân kích thích, đồng thời tạo sức ép làm cho xã hội biến chuyển Sự biến chuyển đó có thể theo chiều hướng tích cực, những cũng có thể theo chiều hướng tiêu cực tùy thuộc vào sự thay đổi trong mỗi tổ chức.
Phân loại tổ chức
Việc phân loại tổ chức là công việc phức tạp vì nội hàm khái niệm tổ chức rộng, chưa thống nhất Tuy nhiên, việc phân loại tổ chức là rất cần thiết khi nghiên cứu về tổ chức Hiện nay vẫn còn rất nhiều ý kiến khác nhau về cách phân loại tổ chức, cho nên việc phân loại chỉ mang tính chất tương đối Dựa trên các tiêu chí, có thể phân loại tổ chức như sau:
1.4.1 Phân loại theo tính chất hoạt động của tổ chức
Tổ chức chính thức Là những tổ chức được thừa nhận, có cơ cấu tổ chức,mục tiêu rõ ràng, các thành viên thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được phân công rõ ràng Trong tổ chức chính thức bao giờ cũng có sự phân chia thành các nhóm chỉ huy và nhóm tác nghiệp.
Tổ chức phi chính thức (không chính thức): là những tổ chức không được thừa nhận, các thành viên tham gia mang tính cảm tính và theo đuổi những mục tiêu cá nhân Các cá nhân tham gia có thể vì mục tiêu lợi ích (nhóm lợi ích) hoặc chỉ nhằm chia sẻ những quan điểm, tình cảm (nhóm bạn bè).
1.4.2 Phân loại theo thời gian tồn tại và làm việc của tổ chức
- Tổ chức ổn định: Tổ chức không xác định thời gian tồn tại, có thể mãi mãi.
Mục tiêu của tổ chức mang tính ổn định, lâu dài.
- Tổ chức tạm thời: Tổ chức chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian xác định, thực hiện nhiệm vụ nhất định Mục tiêu của tổ chức mang tính tạm thời.
1.4.3 Phân loại theo quy mô
- Tổ chức quy mô lớn
- Tổ chức quy mô trung bình
- Tổ chức quy mô nhỏ
Việc phân chia quy mô của tổ chức lớn, trung bình, nhỏ chỉ mang tính chất tương đối và hiện nay cũng không có quy định chung về các tiêu chí quy mô Chỉ có khu vực doanh nghiệp, theo quy định hiện nay được chia thành các quy mô cụ thể
Theo Nghị định quy định 39/2018/NĐ-CP ngày 11 tháng 3 năm 2018, doanh nghiệp nhỏ và vừa được phân theo quy mô bao gồm doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa.
Doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và lĩnh vực công nghiệp, xây dựng có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm ≤10 người và tổng doanh thu của năm ≤ 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn
Doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm ≤ 10 người và tổng doanh thu của năm ≤
10 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn ≤ 3 tỷ đồng.
Doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và lĩnh vực công nghiệp, xây dựng có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm ≤ 100 người và tổng doanh thu của năm ≤ 50 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn ≤
20 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định.
Doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm ≤ 50 người và tổng doanh thu của năm ≤ 100 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn ≤ 50 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định.
Doanh nghiệp vừa trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và lĩnh vực công nghiệp, xây dựng có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm ≤200 người và tổng doanh thu của năm ≤200 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn
≤100 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định.
Doanh nghiệp vừa trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm ≤100 người và tổng doanh thu của năm ≤300 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn ≤100 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ theo quy định.
Có thể tóm tắt các tiêu chí bằng bảng sau:
Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa
Doanh thu hoặc nguồn vốn
Doanh thu hoặc nguồn vốn
Doanh thu hoặc nguồn vốn
Nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và công nghiệp
Doanh thu =< 50 tỷ đồng hoặc nguồn vốn =