Bài tập lớn PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP. XÂY DỰNG MỘT BỘ TÀI LIỆU (BAO GỒM KẾ HOẠCH; CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ VÀ GIẤY MỜI) VỀ HỘI NGHỊ CỤ THỂ

Trong một cơ quan, tổ chức thư ký là người có vai trò trung gian, cầu nối giữa các bộ phận trong công ty nhằm hỗ trợ, kết nối các công việc của bộ phận này với bộ phận kia, hoàn thành các mục tiêu của cơ quan, tổ chức. Nhiệm vụ của một thư ký văn phòng là hỗ trợ công tác quản lý, điều hành trong doanh nghiệp, các công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ, biên bản, lên kế hoạch chuẩn bị cho một cuộc họp , lịch trình công tác cho lãnh đạo, ghi chép, làm báo cáo lên ban lãnh đạo và quản lý các công việc tạp vụ hành chính khác. Với một thư kí, trách nhiệm trong việc chuẩn bị cho một cuộc họp tại tổ chức, cơ quan của mình là rất quan trọng. Thư kí cần chuẩn bị chỉnh chu để cuộc họp được diễn ra một cách thông suốt và có hiệu quả. Vì vậy, tác giả chọn đề tài “Phân tích trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp. Xây dựng bộ tài liệu (bao gồm kế hoạch; chương trình nghị sự và giấy mời) về một hội nghị cụ thể” để phân tích và làm rõ trách nhiệm của thư kí trước mỗi cuộc họp, từ đó có cơ sở để hoàn thành bộ tài liệu bao gồm kế hoạch, chương trình nghị sự và giấy mời cho một nghị sự cụ thể.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP XÂY DỰNG MỘT BỘ TÀI LIỆU (BAO GỒM KẾ HOẠCH; CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ VÀ GIẤY MỜI) VỀ HỘI NGHỊ CỤ THỂ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Nghiệp vụ thư ký văn phịng Mã phách:………………………………………… TP HỒ CHÍ MINH - 2022 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài NỘI DUNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Một số khái niệm 1.2 Vai trò tổ chức hội họp II TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP 2.1 Trách nhiệm thư ký văn phòng chuẩn bị tổ chức hội họp 2.2 Quan điểm cá nhân trách nhiệm thư ký văn phòng chuẩn bị tổ chức hội họp 13 III KẾ HOẠCH; CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ VÀ GIẤY MỜI VỀ HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CƠNG TÁC ĐỒN VÀ PHONG TRÀO THANH NIÊN NĂM HỌC 2021 – 2022 TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 14 3.1 Kế hoạch hội nghị tổng kết cơng tác Đồn phong trào 14 3.2 Chương trình nghị hội nghị tổng kết cơng tác Đồn phong trào niên năm học 2021 – 2022 Trường Đại học Y dược TP Hồ Chí Minh 16 3.3 Giấy mời hội nghị tổng kết công tác Đoàn phong trào niên năm học 2021 – 2022 trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh 17 KẾT LUẬN 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong quan, tổ chức thư ký người có vai trị trung gian, cầu nối phận công ty nhằm hỗ trợ, kết nối công việc phận với phận kia, hoàn thành mục tiêu quan, tổ chức Nhiệm vụ thư ký văn phịng hỗ trợ cơng tác quản lý, điều hành doanh nghiệp, công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ, biên bản, lên kế hoạch chuẩn bị cho họp , lịch trình cơng tác cho lãnh đạo, ghi chép, làm báo cáo lên ban lãnh đạo quản lý công việc tạp vụ hành khác Với thư kí, trách nhiệm việc chuẩn bị cho họp tổ chức, quan quan trọng Thư kí cần chuẩn bị chỉnh chu để họp diễn cách thơng suốt có hiệu Vì vậy, tác giả chọn đề tài “Phân tích trách nhiệm thư ký văn phòng chuẩn bị tổ chức hội họp Xây dựng tài liệu (bao gồm kế hoạch; chương trình nghị giấy mời) hội nghị cụ thể” để phân tích làm rõ trách nhiệm thư kí trước họp, từ có sở để hồn thành tài liệu bao gồm kế hoạch, chương trình nghị giấy mời cho nghị cụ thể Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: + Mục đích 1: hệ thống hóa lý luận nêu trách nhiệm thư ký văn phòng chuẩn bị tổ chức hội họp; + Mục đích 2: xây dựng tài liệu cho hội nghị cụ thể - Nhiệm vụ nghiên cứu: hệ thống hóa sở lý thuyết vấn đề lý thuyến thư kí trách nhiệm thư kí trước họp, nghị quan, tổ chức Phân tích trách nhiệm thư kí chuẩn bị trước họp, sở rút kiến thức để lập tài liệu bao gồm kế hoạch, chương trình giấy mời cho hội nghị cụ thể Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: trách nhiệm thư ký văn phòng việc chuẩn bị tổ chức hội họp Nghiên cứu xây dựng tài liệu cho hội nghị cụ thể - Phạm vi nghiên cứu: tài liệu liên quan đến trách nhiệm thư ký văn phòng việc chuẩn bị tổ chức hội họp Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu sử dụng để thực đề tài: + Phương pháp nghiên cứu lý luận: Bài tập lớn sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, khái quát hóa tài liệu để xây dựng khái niệm công cụ khung lý luận cho đề tài Nghiên cứu tài liệu, phân tích tổng hợp tài liệu hoạt động lập kế hoạch; + Phương pháp thu thập thông tin: tài liệu, sách, báo internet; + Phương pháp thống kê - phân tích, Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài Thư ký văn phịng cơng việc phải thực nhiều công việc khác Với quan, tổ chức thư ký văn phịng có nhiệm vụ đặc thù riêng biệt Song, đầu việc thư ký văn phòng hỗ trợ cho phòng ban báo cáo kết lên ban lãnh đạo để đảm bảo công việc hiệu Và với việc chuẩn bị trước họp công việc quan trọng cần thư ký phải chuẩn bị chu đáo Do đó, việc nghiên cứu đề tài góp phần giúp thân tơi biết hiểu công việc cần làm thư ký trước họp, từ rút học kĩ cần chuẩn bị cho thân sau NỘI DUNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm thư ký văn phòng Khái niệm thư ký: Thư ký thuật ngữ dùng phổ biến giới Việt Nam Chính phổ biến dùng rộng rãi nên thực tế có nhiều định nghĩa cách hiểu khác sau: Thứ nhất, thư ký người giao làm công việc liên quan đến văn thư, liên lạc, thư tín thủ tục hành văn phòng quan, chức Thứ hai, thư ký người giao việc ghi chép soạn thảo văn bản, giấy tờ quan trọng họp hay hội nghị (Thư ký hội nghị, Thư ký hội đồng khoa học ) Thứ ba, thư ký người đại diện giao nhiệm vụ điều hành công việc hàng ngày số tổ chức đoàn (Tổng Thư ký Hội Nhà văn) Thứ tư, thư ký người giúp việc cho người lãnh đạo cao quan nhân vật cao cấp cơng việc giấy tờ, giao thiệp, xếp chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày (thư ký riêng) Thư ký Giáo trình nghiệp vụ thư ký định nghĩa: Thư ký người trợ lý giúp việc đồng thời người đảm nhận cơng việc có tính chất tổ chức, điều hành Mặc dù có nhiều cách định nghĩa khác nhau, dù vị trí cơng việc người thư ký luôn gắn liền với giấy tờ, văn bản, thơng tin giao tiếp, hay nói ch khac cơng việc mang tính chất hành (theo nghĩa hẹp) [5, tr.6] Từ cách hiểu định nghĩa hiểu sau:“Thư ký đảm nhận nhiều cơng việc văn phịng làm trợ lý, giúp việc cơng việc mang tính tổ chức, điều hành dù có vị trí cơng việc thư ký ln gắn liền với giấy tờ, văn thông tin giao tiếp, hay nói cách khách cơng việc mang tính chất hành chính” Khái niệm thư ký văn phòng: Hiện với phát triển kinh tế xuất ngày nhiều tổ chức, quan thuật ngữ “thư ký văn phịng” khơng cịn q xa lạ, từ có khơng định nghĩa, quan niệm khác thư ký văn phòng Trong Nghiệp vụ thư ký văn phịng (Nhà xuất Chính trị Quốc gia, 1997), tác giả quan niệm rằng: “Thư ký văn phòng người giúp việc trực tiếp cho thủ trưởng (hoặc lãnh đạo) quan”.[2, tr.6] Trong đó, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký soạn thảo văn quản lý hồ sơ tài liệu Trường Hành Thành phố Hồ Chí Minh (1994) đưa định nghĩa sau: “Các nhân viên chuyên viên văn phòng gọi chung thư ký văn phòng”[3, tr.8] Theo Nghiệp vụ thư ký văn phịng tác giả Vũ Thị Phụng định nghĩa thư ký văn phòng sau: “Thư ký văn phòng người giao đảm nhận phần tồn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức doanh nghiệp” [6, tr.8] Mặc dù có nhiều cách hiểu khơng phải thư ký thư ký văn phòng, mà thư ký thực công việc chuyên mơn thuộc lĩnh vực văn phịng gọi thư ký văn phịng Từ tác giả đồng ý thống sử dụng khái niệm: “Thư ký văn phòng người giao đảm nhận phần tồn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phịng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức doanh nghiệp” 1.1.2 Khái niệm tổ chức hội họp Khái niệm tổ chức: Theo Chester I.Barnard thì: “Tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức” Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weihrich cơng tác tổ chức là: “Việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm cho người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, việc tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc cấu doanh nghiệp” [4, tr.227] Tóm lại hiểu tổ chức bố trí, phân cơng, xếp cơng việc, có phối kết hợp nhiều người nhằm đạt mục tiêu chung quan, tổ chức, đơn vị Khái niệm hội họp: Theo Khoản Điều định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước đưa định nghĩa hội nghị, hội họp sau: “Họp, hội nghị hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan theo quy định pháp luật” Như vậy, định nghĩa hội nghị, hội họp sau: “Hội nghị, hội họp nội dung quan trọng, hình thức hoạt động quan tiếp xúc có tổ chức vào mục tiêu quan nhằm định vấn đề thuộc thẩm quyền thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị, thơng qua thủ trưởng quan trực tiếp lãnh đạo, đạo điều hành hoạt động việc thực công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật theo nội quy, quy chế hoạt động quan đó” 1.2 Vai trò tổ chức hội họp Tổ chức hội họp hoạt động thiếu quan, tổ chức Đây hình thức để thu thập, truyền đạt thơng tin, với hình thức thu thập, truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin lưu chuyển thông suốt Hội họp nơi để phát huy quyền làm chủ người để người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có định đắn Qua hội họp, số định ban hành, số tư tưởng quan điểm thừa nhận Hội họp nơi bàn bạc triển khai thực định, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, phát hiện, phổ biến ưu điểm, lệch lạc quản lý, thực nhiệm vụ, từ có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy việc phát triển Hội họp nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, môi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ trương, sách, pháp luật Nhà nước Các họp yếu tố quan trọng sống doanh nghiệp Trong xã hội kinh doanh phức tạp ngày nay, cá nhân khơng thể có đầy đủ tất thông tin cần thiết để làm định quan trọng Doanh nghiệp tuỳ thuộc vào cá nhân cung cấp thông tin, đưa nhận xét Phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều cá nhân lúc thảo luận nhóm Các họp hay hội nghị hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham dự vào tiến trình làm định II TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP 2.1 Trách nhiệm thư ký văn phòng chuẩn bị tổ chức hội họp 2.1.1 Lập kế hoạch tổ chức hội họp Đối với họp dù lớn hay nhỏ người thư ký cần phải lập kế hoạch, điều giúp cho hoạt động diễn cách khoa học, tránh trường hợp xảy sai sót khơng đáng có Để xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh người thư ký cần làm rõ vấn đề sau:Tên chủ đề họp, hội nghị; Mục đích, yêu cầu, nội dung họp, hội nghị hướng tới giải quyết; Thời gian tổ chức; Địa điểm tổ chức Thành phần tham dự; Kinh phí tổ chức; Phân cơng tổ chức thực Bản kế hoạch sau thư ký xây dựng cần để chế độ dự thảo, trình lãnh đạo phê duyệt, sau thư ký phối hợp với phận chức văn phòng, in nhiều gửi cho cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức thực Trong trường hợp định phải gửi cho số quan quản lý cấp để báo cáo 2.1.2 Xây dựng chương trình nghị hội họp dự tốn kinh phí Xây dựng chương trình nghị hội họp việc làm quan trọng thư ký văn phòng việc chuẩn bị tổ chức hội họp, họp dù lớn hay nhỏ phải xác định chương trình nghị thời gian để thực chương trình Cơng việc giúp người thư ký văn phòng xác định rõ số nội dung quan trọng chương trình như: - Các hoạt động diễn họp hội nghị trình tự diễn hoạt động - Bộ phận người giao thực hay phụ trách việc điều hành hoạt động họp Ví dụ: Hiệu trưởng nhà trường lên đọc báo cáo tổng kết năm học (2020- 2021) - Xác định thời gian tối thiểu thời gian tối đa dành cho việc diễn hoạt động Ví dụ: hoạt động tuyên bố lý giới thiệu đại biểu diễn tối thiểu phút tối đa 10 phút - Những hoạt động dự phịng biện pháp xử lý có tình đột xuất xảy Khi xây dựng chương trình nghị hội họp người thư ký cần phải xây dựng số hoạt động dự phòng để việc hội họp diễn cách thành công Ví dụ: xây dựng thêm tiết mục văn nghệ dự phòng đại biểu chưa chuẩn bị sẵn sàng phát biểu hoạt động văn nghệ thay kéo dài thời gian đợi đại biểu chuẩn bị Sau xây dựng xong chương trình nghị hội họp xong cần dự tốn kinh phí cho họp hay hội nghị đó, cơng việc liên quan đến q trình diễn hội nghị Để có kinh phí tổ chức cho hoạt động hội họp, người thư ký cần vào quy mô yêu cầu tổ chức để lập dự tốn kinh phí Bản dự tốn phải lập chi tiết tỉ mỉ cho mục đích chi phí phải thủ trưởng (hoặc người có trách nhiệm) xác nhận chuyển qua cho phận phụ trách tài quan Ngồi ra, để chuẩn bị tốt cho họp hội nghị, thư ký văn phịng cần phải nhanh chóng giải thủ tục để tạm ứng trước kinh phí Việc sử dụng nguồn kinh phí phải cần theo dõi ghi chép cẩn thận việc thu thập hóa đơn vơ cần thiết để tiện cho việc toán 2.1.3 Lập danh sách đại biểu soạn thảo giấy mời Lập danh sách đại biểu Căn vào mục đích, nội dung, tính chất hội nghị để xác định thành phần tham dự hội nghị: - Với thành phần tham dự nội quan nên lựa chọn người có liên quan trực tiếp có khả giải vấn đề đặt hội nghị - Với đại biểu, khách mời cá nhân, quan bên cần phải lập danh sách theo đạo lãnh đạo dựa sở đề nghị người thư ký Danh sách phải lãnh đạo duyệt (hoặc người chủ tọa) Soạn thảo gửi thư mời Đối với thư mời phải ngắn gọn, toát lên tính lịch sự, trang trọng thu hút quan tâm người mời Thư mời phải gửi tới người nhận đảm bảo người nhận có đủ thời gian xếp, chuẩn bị cho cơng việc cho việc tham dự hội nghị Trường hợp khẩn cấp gọi điện báo trước gửi giấy mời sau Nội dung giấy mời thông thường bao gồm thông tin: - Chủ đề, tên lý hội nghị (cuộc họp) đề tài (hội thảo) - Tên, chức danh người mời tham dự - Thời gian diễn hội nghị (ngày, tổ chức) - Địa điểm tổ chức (ghi rõ số phòng, lầu, đường phố, phường…) - Giấy tờ, tài liệu cần thiết mà người mời cần mang theo - Quy định khác trang phục, thành phần dự (nếu có) Sau người chủ tọa thơng qua danh sách đại biểu tham dự, phận thư ký có trách nhiệm thơng báo gửi giấy mời đến đại biểu Cần lưu ý việc gửi công văn giấy mời phải đảm bảo tới tay người nhận trước thời gian họp tổ chức để đại biểu kịp bố trí cơng việc Trong trường hợp khẩn cấp, cần gọi điện báo trước gửi giấy mời sau Việc ghi tên, chức vụ đại biểu nội dung giấy mời cần phải xác thận trọng 2.1.4 Chuẩn bị địa điểm phương tiện phục vụ hội họp - Về địa điểm tổ chức hội họp: vào tính chất, mục đích, số lượng đặc điểm họp hội nghị mà người thư ký văn phịng cần bố trí địa điểm cách phù hợp Sau xác định địa điểm phù hợp, người thư ký văn phòng cần đăng ký với phận quản trị trước tránh việc chồng chéo hoạt động khác Ngoài ra, phải thông báo cho đại biểu tham dự địa điểm họp cụ thể thông qua công văn mời họp giấy mời 10 Để việc tổ chức hội họp không bị gián đoạn người thư ký cần chuẩn bị thêm địa điểm họp dự phòng, tránh trường xấu không may địa điểm chọn tiến hành hội họp - Về trang trí: để gây ấn tượng tốt với người tham dự cần trang trí địa điểm phù hợp với yêu cầu mục đích họp, vừa hình thức khơng nên q đại khái, qua loa - Về bàn ghế: phần lớn bố trí theo kiểu hội trường có bục cao để diễn giả thuyết trình, ghế đại biểu, người tham dự Trường hợp cần thiết bố trí thêm bàn đồn chủ tịch (chủ tọa), bàn thư ký, phóng viên Với hội nghị có số lượng người tham dự mang tính chất trao đổi bình đẳng bố trí bàn theo hình chữ nhật, hình trịn hay hình e-lip, hình bầu dục Người chủ tọa phải ngồi vị trí người dễ nhìn thấy Nếu hội nghị có tham dự khách quan trọng, cần ngồi theo thứ tự, cần chuẩn bị biển (họ tên, chức danh, chức vụ hai mặt) đặt vào vị trí xác định giúp đại biểu nhanh chóng biết vị trí Với đàm phán, thương thảo bố trí hai bên ngồi đối diện, lãnh đạo hướng (hướng cửa chính), đối tác hướng vào (quay lưng cửa chính) để tạo chủ động cho lãnh đạo - Về trang thiết bị: chuẩn bị chu đáo đảm bảo vận hành thông suốt hệ thống âm (micrro, loa), ánh sáng, quạt (điều hịa khơng khí), thơng gió; hình, máy chiếu, máy tính xách tay… cần ý tới nguồn điện dự phòng Chuẩn bị sẵn sàng loại trang thiết bị khác hỗ trợ điện thoại, máy in, photocopy, máy ghi âm, chụp ảnh, fax… 11 Trường hợp có người nước ngồi tham dự, thư ký người phiên dịch phải chuẩn bị người khác phiên dịch Hiện số quan, doanh nghiệp lớn trang bị hệ thống máy phiên dịch, giúp cho hội nghị đạt hiệu tốt 2.1.5 Chuẩn bị ghi biên hội họp Để chuẩn bị hồ sơ, tài liệu họp hay hội nghị, thư ký phải vào mục đích nội dung họp bàn tới để chuẩn bị tài liệu thật đầy đủ Ví dụ: Với họp mục đích truyền đạt, phổ biến chủ trương, sách cần chuẩn bị văn bản, tài liệu có nội dung cần thông báo, truyền đạt nghị quyết, kế hoạch… quan cấp trên, nhà nước, đồng thời chụp văn khác có liên quan để gửi tới thành viên tham dự Cần chuẩn bị kiểm tra văn bản, tài liệu cho đầy đủ trước hội nghị tiến hành, kể trường hợp văn phải đảm bảo yếu tố pháp lý cần đóng dấu treo, dấu giáp lai Lưu ý tới danh sách đại biểu hay tác giả có tham luận trình bày hội nghị Nếu có người nước ngồi tham dự cần chuẩn bị tài liệu dịch ngôn ngữ đại biểu (hoặc tiếng Anh) Thông thường, người thư ký phải chuẩn bị diễn văn khai mạc, bế mạc họp, hội nghị lãnh đạo Để chuẩn bị diễn văn này, thư ký cần trao đổi trước với lãnh đạo, ghi chép thông tin cần thiết dự thảo thành văn Bài diễn văn phải thật ngắn gọn trang giấy A4, cần trình lãnh đạo duyệt trước 2.1.6 Chuẩn bị khác - Chuẩn bị công tác hậu cần 12 Ngoài chuẩn bị quan trọng cho việc tổ chức hội họp, người thư ký văn phòng cần quan tâm chuẩn bị nước uống cho người tham dự dù họp nhỏ Đặc biệt phải linh hoạt việc phối hợp với phận lễ tân phận quản trị việc chuẩn bị đồ ăn nước giải khát giải lao, bữa ăn ngày họp quan trọng kéo dài nhiều ngày chuẩn bị tiệc chia tay chiêu đãi điều gây thiện cảm uy tín người tham dự với quan Trường hợp nơi diễn hội nghị nghỉ ngơi không địa điểm, người thư ký văn phịng chịu trách nhiệm xếp bố trí phương tiện lại hướng dẫn cho người tham dự nơi để xe, nơi ăn nghỉ, vệ sinh giải trí Ngồi ra, họp khen thưởng tổng kết cuối năm, lễ hội kỷ niệm quan, thư ký văn phòng cần phải xin ý kiến lãnh đạo để chuẩn bị phần thưởng quà tặng - Chuẩn bị mặt truyền thơng, báo chí Với hội nghị, lễ kỷ niệm lớn ý tới việc tuyên truyền phương tiện thông tin đại chúng để nâng cao hiệu quảng bá cho hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Cần trao đổi xin ý kiến đạo lãnh đạo vấn đề để thống hình thức nội dung đưa tin báo chí hoạt động tác nghiệp cụ thể phóng viên hội nghị Công việc cần chuẩn bị chu đáo, cẩn thận ràng buộc hợp đồng thức bên 2.2 Quan điểm cá nhân trách nhiệm thư ký văn phòng chuẩn bị tổ chức hội họp 13 Ngoài việc chuẩn bị tổ chức hội nghị, người thư ký văn phòng đồng thời người tiến hành họp nhiều công việc khác cần phải thực sau việc hội họp kết thúc Có thể thấy quan, tổ chức người thư ký văn phịng đảm nhận nhiều cơng việc khơng thể tránh khỏi sai sót q trình thực Tuy nhiên, qua việc phân tích trách nhiệm người thư ký văn phòng chuẩn bị tổ chức hội họp tìm hiểu trách nhiệm tiến hành kết thúc hội nghị Có thể đánh giá tầm quan trọng công tác chuẩn bị tổ chức hội họp, việc chuẩn bị giúp hội nghị diễn thông suốt sở để thực trách nhiệm người thư ký văn phịng tổ chức hội họp, qua tránh thiếu sót khơng cần thiết III KẾ HOẠCH; CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ VÀ GIẤY MỜI VỀ HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CƠNG TÁC ĐỒN VÀ PHONG TRÀO THANH NIÊN NĂM HỌC 2021 – 2022 TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 3.1 Kế hoạch hội nghị tổng kết cơng tác Đồn phong trào niên niên năm học 2021 – 2022 THÀNH ĐỒN TP HỒ CHÍ MINH ĐỒN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TPHCM ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH *** Số: 150-KH/ĐTN Tp Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 01 năm 2022 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CÔNG TÁC ĐOÀN VÀ PHONG TRÀO THANH NIÊN NĂM HỌC 2020 – 2021 I Mục đích 14 - Tổng kết cơng tác Đoàn phong trào niên năm học 2021 – 2022, đánh giá mặt hạn chế, học kinh nghiệm - Tuyên dương, khen thưởng số cá nhân, tập thể đóng góp cho cơng tác Đồn phong trào niên năm học 2021 – 2022 II Nội dung thực Thời gian, địa điểm - Thời gian: 8g00, ngày 26/01/2022 - Địa điểm: Phòng D.02 Nội dung chương trình - Văn nghệ mở đầu - Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần - Phát biểu Ban Thường vụ Đoàn Trường - Khen thưởng danh hiệu: Chi đoàn vững mạnh tiêu biểu, cán Đoàn tiêu biểu, đoàn viên tiêu biểu, Thanh niên tiên tiến làm theo lời Bác, chi đoàn “3 nắm, biết, làm”, học sinh tốt, thực hiệu vận động xây dựng mẫu hình niên, vận động xây dựng phong cách cán Đoàn, vận động “Người cộng sản trẻ” - Trao chứng nhận lý luận trị - Tuyên dương giải thưởng hội thi trực tuyến - Phát biểu cán Đoàn tiêu biểu - Văn nghệ - Kết thúc III Tổ chức thực phối hợp - Đ/c Nguyễn Trường: Chịu trách nhiệm, phụ trách chung - Đ/c Mai Quế Trâm: Điều hành tổ chức - Đ/c Phan Thành Lộc: Dẫn chương trình, điều hành khen thưởng - Đ/c Nguyễn Mai Trâm HS: giấy khen, trao thưởng 15 - Đ/c Ngơ Sỹ Tồn HS: Chụp hình, sở vật chất - Phịng QTTB: Phối hợp hỗ trợ phòng, âm TM BTV ĐỒN Nơi nhận: BÍ THƯ - Đảng ủy – Ban Giám hiệu Trường (để báo cáo); - Các chi đoàn (để thực hiện); Nguyễn Thế Trường - Lưu: ĐTNĐHDB 3.2 Chương trình nghị hội nghị tổng kết cơng tác Đoàn phong trào niên năm học 2021 – 2022 Trường Đại học Y dược TP Hồ Chí Minh CHƯƠNG TRÌNH TỔNG KẾT CƠNG TÁC ĐỒN VÀ PHONG TRÀO THANH NIÊN NĂM HỌC 2021 – 2022 TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - Thời gian: 8g00, ngày 26/01/2022 - Địa điểm: Phòng D.02 STT Thời gian 7h30 – 8h00 Nội dung Đón tiếp đại biểu 8h00 – 8h30 Văn nghệ mở đầu 8h30 – 8h50 Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần 16 Điều hành Đồng chí Nguyễn Trường Đồng chí Mai Quế Trâm phối hợp với phịng QTTB Đồng chí Mai Quế Trâm Thực Tổ lễ tân Đồn trường Đội văn nghệ Đồn trường Bí Thư Đồn 8h50 – 9h15 Đồng chí Ban Thường Nguyễn vụ Đồn Trường Trường Đồng chí Phan Đồn viên Thành Lộc đạt danh hiệu HS Trao chứng nhận Đồng Chí Đồn viên lý luận trị Nguyễn Mai đạt chứng Trâm HS nhận Tuyên dương giải Đồng Chí Đồn viên thưởng hội thi Nguyễn Mai đạt giải trực tuyến Trâm HS 9h30 – 9h50 9h15 – 9h30 9h30 – 9h50 9h50 – 10h10 Phát biểu cán Đoàn tiêu biểu 10h10 – 10h30 Văn nghệ bế mạc 10 10h30 - 11h00 Phát biểu bế mạc Phát biểu Ban Thường vụ Đoàn Trường Khen thưởng danh hiệu Đồng chí Mai Cán Bộ Đồn Quế Trâm phối trường hợp với phịng QTTB Đồng chí Mai Đội Văn Quế Trâm phối nghệ Đồn hợp với phịng trường QTTB Đồng Chí Ban thường Nguyễn vụ Đồn Trường trường 3.3 Giấy mời hội nghị tổng kết cơng tác Đồn phong trào niên năm học 2021 – 2022 trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh THÀNH ĐỒN TP HỒ CHÍ MINH ĐỒN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TPHCM ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH *** Số: …-KH/ĐTN Tp Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 01 năm 2022 17 GIẤY MỜI Về việc tham dự hội nghị tổng kết cơng tác Đồn phong trào niên năm học 2021 – 2022 trường Đại học Y dược Tp Hồ Chí Minh Để đánh giá hoạt động cơng tác Đồn 2021-2022 nhằm kịp thời nắm bắt khó khăn cơng tác Đồn trường Đại học Y dược TP Hồ Chí Minh; từ tun dương; khen thưởng chi đồn, đồn viên có thành tích xuất sắc hoạt động cơng tác Đồn Được chấp thuận Thành Đồn TP.Hồ Chí Minh, Hội nghị kết cơng tác Đồn phong trào niên năm học 2021 – 2022 trường Đại học Y dược Tp Hồ Chí Minh tổ chức trang trọng, hiệu quả, đảm bảo tuân thủ biện pháp phòng dịch Covid-19 Thời gian: 8g00, ngày 26/01/2022 Địa điểm: Phòng D.02 Thành phần tham dự: - Ban Chấp hành Liên Chi đoàn, Liên chi hội, chi đoàn, chi hội trực thuộc; - Ban Chấp hành Chi đoàn lớp (Gồm Bí thư phó Bí thư Chi đồn); - Ban Chấp hành Chi hội lớp (gồm Lớp trưởng lớp phó) Kính mong q đại biểu xếp thời gian đến tham dự đóng góp ý kiến cho Hội nghị Xin chân thành cảm ơn! TM BTV ĐỒN Nơi nhận: BÍ THƯ - Như thành phần mời; Nguyễn Thế Trường - Lưu: VT 18 KẾT LUẬN Hội họp hoạt động thường xuyên diễn phổ biến quan, tổ chức với nhiều mục đích khác Trong quan, tổ chức hoạt động tổ chức hội họp thường giao cho thư ký văn phịng thực hiện, việc hiểu rõ trách nhiệm việc tổ chức chuẩn bị cho công tác hội họp việc làm vô cần thiết Việc làm tốt khâu chuẩn bị giúp cho hoạt động tổ chức hội họp chỉnh chu diễn thông suốt Từ đó, khơng tạo dựng thiện cảm với quan, tổ chức khac, mà cịn tạo dựng tin tưởng, tín nhiệm cấp Đề tài “Phân tích trách nhiệm thư ký văn phòng chuẩn bị tổ chức hội họp Xây dựng tài liệu (bao gồm kế hoạch; chương trình nghị giấy mời) hội nghị cụ thể” thực khơng hệ thống hóa sở lý luận có liên quan đến cơng tác chuẩn bị tổ chức hội họp, mà trách nhiệm người thư ký hoạt động chuẩn bị tổ chức hội họp Từ đó, xây dựng tài liệu (bao gồm kế hoạch; chương trình nghị giấy mời) về hội nghị tổng kết cơng tác Đồn phong trào niên năm học 2021 – 2022 Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh nhằm giúp người đọc dễ dàng tiếp cận 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Thủ Tướng (2018), Quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 Quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước Dương Văn Khâm, Nguyễn Hữu Thời, Trần Hoàng (1997), Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội Lê Văn In – Phạm Hưng (1994), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký quản lý hồ sơ tài liệu (lưu hành nội bộ) Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành văn phịng, NXB Lao động – Thương binh – Xã hội, Hồ Chí Minh Nguyễn Văn Hậu (2007), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, NXB Khoa học & Kỹ thuật, Hà Nội Vũ Thị Phụng (2007), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 20 ... cơng tác chuẩn bị tổ chức hội họp, mà trách nhiệm người thư ký hoạt động chuẩn bị tổ chức hội họp Từ đó, xây dựng tài liệu (bao gồm kế hoạch; chương trình nghị giấy mời) về hội nghị tổng kết cơng... ký văn phòng chuẩn bị tổ chức hội họp Xây dựng tài liệu (bao gồm kế hoạch; chương trình nghị giấy mời) hội nghị cụ thể? ?? để phân tích làm rõ trách nhiệm thư kí trước họp, từ có sở để hồn thành tài. .. 2.1 Trách nhiệm thư ký văn phòng chuẩn bị tổ chức hội họp 2.2 Quan điểm cá nhân trách nhiệm thư ký văn phòng chuẩn bị tổ chức hội họp 13 III KẾ HOẠCH; CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ VÀ GIẤY