Bài giảng: Tổ chức học đại cương; dùng cho sinh viên các trường đại học và cao đẳng chuyên ngành, Tài liệu được biên soạn bởi giàng viên có kinh nghiệm giảng dạy và nghiên cứu lâu năm.Tai liệu hữu ích cho các bạn đọc gần xa
Trang 3MUC LUC Trang | _ Mỡ đầu | | | 1 - ChươngL Tổ chức và xã hội | | 6
1.1 Xã hội hiện đại là xã hội tổ chức | 6
1⁄2_ Mối quan hệ giữa tổ chức và xã hội 3
1.3 Tổ chức phi chinh thứa 7 16
Chương Các học thuyết về tô chức 22
2.1 Lý thuyết tổ chức cơ học SỐ _—_ 2 "
2.2_ Lý thuyết tổ chức hữu cơ | 31 °
2.3 Cấu trúc ma trận - mô hình tổ chức hiện đại 42 ChươngIH Tổ chức ảo " : _— 46 ° 3.1 Đặc trưng của tô chức ảo | S 46 3.2 Quan ly tổ chức ảo | | 47 3.3 Thương mại điện tử | | 49 3.4 Chính phủ điệntử _ | | _— 38, | Chuong IV Các quy luật cơ bản của tổ chức học _69
— 41 Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tô chức 69 4.2_ Quy luật hệ thống | : — 7S 43 Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức _ §2 4.4 Quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình 84
của tổ chức |
ro " 4.5 Quy luật tự điều chỉnh của tổ chức 85 cự 4 | Chwong V Loi ích xung đột và quyền lực trong tổ chức 93
5.1 Lợiíhtrongtổchúc ~~ 93
52 Xung độttrongtổchức - -.09
Trang 5OE aly cL eine UV EE, mo haere: Chương VỊ c 6.1 6.2 6.3 6:4 6.5 Chương VII 7.1 1.2 7.3 Lời kết Or ee on
2 SBE Se Sport er ee ———, SRT ea ey SE
Văn hoá tô chức
Tô chức - một hiện tượng văn hoá
Bản sắc dân tộc của văn hoá tổ chức Bản sắc nghề nghiệp của văn hoá tổ chức
Những yếu tố khác ảnh hưởng đến văn hoá tổ chức
Trang 7TO CHUC HOC DAI CUONG
LOI MO DAU:
5 “Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng, chúng tôi sẽ đảo lộn cả nước Nga””, câu nói bất hủ ấy của Lênin làm cho chúng ta hiểu về tô chức và vai trò của nó đối với xã hội Tổ chức quan trọng như vậy nhưng
nó lại là một khái niệm rất thông dụng trong xã hội hiện dai Thuật ngữ này có
: nguồn gốc từ tiếng Hylạp cỗ; organon tức là công cụ, là phương tiện Trong
— tiếng Việt “tổ chức” có thể là danh từ, động từ, hoặc trạng từ Khi là danh từ
thì coi tổ chức như là một thực thể xã hội, lúc này tổ chức chỉ sự hiện điện của
-một cơ quan, nhà máy, trường học với những chức nang, nhiệm Vụ rõ ràng,
có cơ cầu bộ máy, có cơ sở hạ tầng vv và đang hoạt động Khi tổ chức là
động từ thì nó có nghĩa là chỉ một tập hợp những hoạt động nào đó đã được chuẩn bị và thực hiện trong một thời gian nhất định nhằm hoàn thiện một mục
„ tiêu nào đó Tổ chức là động từ thường được thực hiện thông qua tổ chức
(danh từ) nhất là trong xã hội hiện đại Khi chỉ trạng thái của hoạt động “to
chức” là trạng từ thí dụ “lối làm việc vô tổ chức” hay “hoạt động của cơ quan này có tổ chức” Dù là ở thể nào thì các loại “tô chức” có liên quan đến nhau Trong cuốn sách này, khi nói đến tổ chức là chỉ nói đến việc xem tổ chức là 1
thực thể xã hội nêu ở ý nghĩa đầu tiên
Xuất phát từ thuật ngữ organon cho nên nhiều nhà tổ chức định nghĩa
hết sức giản đơn "Tế chức là công cụ thực hiện mục tiêu Định nghĩa này thật giản đơn nhưng đột phá vào sự thân bí của tổ chức vốn tồn tại nhiều thập kỷ, với sự kín đáo, kém cởi mở tới mức_ công việc tổ chức như là việc riêng của ai
_ ‘ đó chứ không phải việc chung của cộng đồng, mang day su bí hiểm, ai nắm _ được điều bí hiểm đó sẽ làm chủ thực sự Định nghĩa đơn giản này mang tính
a
thực dụng ở thời điểm này giúp con người có một tư duy thực tiễn hơn về tô
chức và tránh được sự lạm dụng nó
Theo ngôn ngữ thông thường, tô chức được xem như tập hợp của nhiêu
người, nhiêu nhóm người nhăm thực hiện một mục tiêu chung mà nêu chỉ một -
người hay một nhóm người không thực hiện được Cách hiểu tổ chức như vậy
“V,JLênin Toàn tập, NXB Sự thật — Hà Nội 1962, tập 5 trang 559
Trang 8cũng vẫn còn đơn giản va nhiều khi còn gây ra tranh cãi, đặc biệt trong giới /
khoa học Như vậy khái niệm này đòi hỏi phải bao hàm nhiều nghĩa hơn khái! : niệm thông thường Với ngôn ngữ khoa học thì Tô chức là một thực thê xã hội do các cá nhân hoặc các nhóm kết hợp để thực hiện mục tiêu chung có 3 đặc -
trung co ban ngang nhau:
1 Tô chức được tạo ra nhăm thực hiện các mục tiêu chung của cộng
đồng; | | _
2 Có cầu trúc phân công lao động nghĩa là mọi người tham gia tổ chức không phải đều được nhận việc như nhau mà được giao những việc phù hợp Với yêu câu của tô chức, trình độ và năng lực cá nhân Tổ chức cảng phát triển thì phân công lao động càng triệt đề;
3 Có một ban quản lý Ban quản lý có bôn phận đại diện cho cộng đồng với công việc trong và ngoài tổ chức Ban quản lý chịu trách nhiệm đảm bảo
sự điều phối và thực hiện mục tiêu của té chức
Như vậy định nghĩa này dễ phân biệt tổ chức với các nhóm người thí dụ / sẽ phân biệt được với tô chirc lang, x4 voi lang giéng, .vv
Với khái niệm này, tổ chức phục vụ cho các mục tiêu xác định chứ ˆ
“không thé tuỳ ý hành động Thí dụ, cơ quan công quyền nhằm phục vụ quản lý
nhà nước thì không kiêm hành nghề buôn bán hay sắn xuất hàng hóa, các Trường Đại học thì không nhận thầu bốc vác ở bến cảng hay nhận trông trẻ con vv Trong xã hội hiện đại chúng ta đang: chứng kiến sự xuất hiện những tô chức cực lớn như các tập đồn kinh tế, các cơng ty xuyên quốc gia thi
mục tiêu của nó là tô hợp nhiều mục tiêu hợp thành, tuy nhiên cũng phải chịu sự chỉ phối của những quy luật mà †a sẽ ban ¢ 6 những chương sau
Trang 9-c
nhìn khác nhau có cách tiêp cận nghiên cứu khác nhau với môi quan tâm: khác
nhau khó có thể tổng hợp Nhiều ngành, nhiều giới khoa học cũng lẫy tổ chức làm đôi tượng nghiên cứu như các nhà tâm lý học, các nhà xã hội học, các nha kinh tê, các kỹ sư, các nhà nghiên cửu hệ thông vv Các nhà tô chức nghiên
họ lựa chọn Có nhiêu tiên đê nhưng thường quan tâm đên một sô tiên đê sau: Tiên đê “chức năng — cơ câu”, tiên đê của “quyết định luận”, tiên đề “lý thuyêt
"hệ thống”, tiên đề “lý thuyết xung đột”, tiên đề “xã hội học quản lý”, tiên đề
“kỹ-thuật — xã hội” .vv Từ những tiên đề đó, học quan tâm đến nghiên cứu cứu tổ chức cũng có những cách tiêp cận rât khác nhau theo những tiền đề mà:
những khía cạnh rất khác nhau của tổ chức Trong tác phẩm “những cơ sở lý
luận về tổ chức”, Scott (1986) đã chú ý nghiên cứu 3 khía cạnh phát triển của tổ chức là những khía cạnh phát triển của hệ thống hợp lý, hệ thống tự nhiên
và hệ thống mé (Organirations Rational National and Open systerms) Nhiéu
người nghiên cứu tỏ chức cho răng vê cơ bản tô chức là một thực thê phát triên mang tính lịch sử, là một tập thê được cơ câu giữa những con người liên
kết với nhau cũng như là 1 phần của hệ thống kinh tế - xã hội cụ thể, hệ thống
này xác định tô chức trong cơ cầu và quá trình hoạt động của nó, tác động tới- thục tiêu của tô chức Không ít nhà khoa học nghiên cứu tô chức theo tiên đề ly thuyét hệ thống, cách tiếp cận này xem con người như là một nhân tố của hệ |
thống nên nhiều khi không lý giải được các hiện tượng tổ chức phức tạp Vì
vậy, nghiên cứu về tổ chức phải đặt yếu tố con người với vai trò chủ đạo của
hệ thống để có thé phan tích tổ chức, đự báo xu thế phát triển và đặt nền móng cho công việc quản lý.tô chức Ngày nay, nghiên cứu về tô chức người ta thường chú ý đên những khía cạnh như: Môi trường của tô chức và sự tương
tác tổ chức — môi trường, câu trúc tô chức, phân loại tô chức, xã hội học tô chức, tâm lý học tô chức, tiễn hóa của tô chức, tổ chức và kỹ thuật VV
- Nghiên cứu tổ chức không chỉ nghiên cứu những vấn đề lý thuyết mà chú ý
ro
nhiều đến phân tích tổ chức phục vụ cho quản lý và những nghiên cứu ứng dụng khác về tô chức
Phân loại tô chức là công việc cân thiệt nhưng rât khó khăn; vì thé cho
nên có nhiêu người nghiên cửu và đưa ra những kiêu phân loại khác nhau Có thê chia tô chức theo khái niệm mô hình tô chức và như vậy ta có 3 mô hình
khác nhau:
- Tổ chức chính thức là tổ chức có tư cách pháp nhần;
Trang 10- Tổ chức phi chính thức là tổ chức không có tư cách pháp nhân;
- Tổ chức tựa phì chính thúc là dạng trung gian
- Phần tô chức học đại cương chủ yếu nghiên cứu về loại hình tổ chức
chính thức Tổ chức phi chính thức đề cập tại Chương I :
Khi phân loại tô chức, theo hướng dẫn của Scott nên chú ý đến một số
tiêu chuẩn sau: | - Các mục tiêu của tổ chức; - Các thành quả của tổ chức; - Chương trình của tổ chức; - Tôn chỉ của tổ chức; - Thành viên của tô chức; - Công nghệ tô chức; - Câu trúc tổ chức; - Lãnh đạo tổ chức;
- Người tài trợ cho tổ chức
Dé m6 ta va phan tich tổ chức người †a còn chú ý phân loại tổ chức theo quy mô vì tổ chức cùng một loại nhưng có thể có những quy mô khác nhau Vì vậy, cần xem xét kỹ ảnh hưởng của quy mô tổ chức trong từng trường hợp
Căn cứ vào quy mô tổ chức đề phân loại tổ chức là đều hết sức cần thiết |
_ Chỉ tiết hoá những tiêu chuẩn trên ta có cơ sở để phân chia nhỏ hơn các
loại hình tổ chức, thí dụ: tiêu chuẩn cuối cùng về người tài trợ cho tô chức ta
có thể chỉ nhỏ hơn: Tổ chức tự trị (các tô chức này do các thành viên tài trợ và - nó chịu trách nhiệm với các thành viên đó), nhà tài trợ tư nhân (tổ chức tư 2 - nhân), nhà tài trợ chính phủ (tô chức công) .vv Đối với những nhà tải trợ lại
có thể chia nhỏ nữa theo mục tiêu của các nhà tài trợ .vv Việc phân loại này
hết sức phức tạp nhưng cần nghiên cứu kỹ và tiến hành phân loại hợp lý, chính
Trang 11-o
OB UY ATs Was be nepali tin tee,
le en lên tt fone ne en ES TNT PR cae Le Math dt
Quản lý và tổ chức luôn gẵn liền với nhau Hoạt động quản lý bắt nguồn
từ sự phân công lao động, điều hành mọi hoạt động nhằm đạt tới mục tiêu của
tổ chức Phân công lao động nhằm đạt tới năng suất cao hơn, phân công lao động ngày càng triệt để hơn là mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào , đi đôi với
phân công là điều hành và kiểm tra đó là công việc của lãnh đạo và quản lý Mác có nói “một nghệ sỹ vĩ cầm thì tự điều khiển mình, còn dàn nhạc thì cần
nhạc trưởng” Thuật ngữ “quản lý” trong tiếng Việt mô tả chính xác bản chất
“11 é6
-hoạt động này trong thực tiễn tô chức Quản lý gồm “quản” và “lý”, “quản” là
-gự coi sóc giữ gìn, duy trì tô chức ở trạng thái ôn định, con “ly” gdm sự sửa
sang, sắp xếp, đổi mới nhằm đưa tổ chức vào trạng thái phát triển Nếu chỉ lo
“quân” thì đễ đưa tổ chức vào sự trì trệ, nếu chỉ lo “lý” thì có thể đưa tô chức
vào sự phát triển không bền vững Đề tô chức phát triển thì phải vừa quản, vừa
lý, như vậy mới làm cho tổ chức thoát khỏi trì trệ và phát triển bên vững Tô
chức và quản ly là 2 phạm trù độc lập nhưng tương tác với nhau Có tố chức mới có quản lý, quản lý có thể làm cho tổ chức phát triển, nhưng quản lý cũng có thê kìm hãm sự phát triên của tô chức và dân đên tiêu vong của tô chức
AM» ————— _ 6 i ee rae
Trang 13
CHUONG I
TO CHUC VA XA HOI
1.1 Xã hội hiện đại là xã hội tô chức 1.I.1.Đặc trưng của xã hội hién dai
Khác với xã hội truyền thông là xã hội thuộc vê “văn minh nông ; -
nghiệp”, xã hội hiện đại ra đời cùng với chủ nghĩa tư bản và q trình cơng, ‹
nghiệp hố Những đặc trưng cơ bản của nó thê hiện ở các mặt sau: - Kinh tế hàng hoá phát triển, hình thành nhiều loại thị trường cùng tồn BL
tại và tương tác với nhau, thúc đẩy kinh tế phát trién
- Phân công lao động ngày càng triệt để và ngày nay đã đạt trình độ rất Cao
- Công nghiệp phát triển, cuộc cách mạng công nghệ hiện đại phát triển như vũ bão khiến cho công nghiệp có những bước phát triển chưa từng có -
trong lịch sử loài người tạo ra nang suất lao động ngày cảng cao
- Qúa trình đô thị hố cùng với cơng nghiệp hoá, đến nay cư dân đô thị ngày cảng đông, ở các nước phát triển đân cư chủ yếu tập trung ở đô thị
- Văn hố đơ thị chiến ưu thế
- Xu thế hội nhập ngày cảng tang
- Tôn tại nhiễu thể chế chính trị, nhiều chính thể khác nhau từ dan cht:
đên độc tài nhưng xu hướng dân chủ hoá ngày càng cao
Từ những đặc trưng đó ta có thấy xã hội hiện đại là hệ thống đa cơ cấu - bị
4 cùng tôn tai, tạo nên bức tranh đa đạng, nhiều màu sắc như những cơ cấu xã i m hội - giai cắp, xã hội - dân tộc, xã hội - nghề nghiệp, xã hội - lãnh thổ v.v ˆ Sự đa dạng này là động lực thúc đây xã hội phát triển nhưng tạo ra không it:
phiên phức cho xã hội qua xung đột cơ câu Sự phân tâng xã hội tôn tại từ-” -
trước và kéo đến thời kỳ hiện đại Tầng xã hội là tap hợp các cá nhân, nhóm ¬ có cùng vị thế xã hội, cùng hoàn cảnh xã hội được sắp xếp theo trật tự thang
ˆ bậc nhất định trong hệ thông xã hội Các thành viên của tầng xã hội ngang |
nhau về tài sản, về trình độ học vấn, địa vị, vai trò hay uy tín trong xã hội, khả năng thăng tiễn cũng như có được những ân huệ hay thứ bậc như nhau trong
Trang 15
4
xã hội Phân tầng xã hội là sự phân chia xã hội thành các tầng xã hột khác nhau về địa vị kinh tế, địa vị chính trị, địa vị xã hội cũng như nhiều khác biệt khác Phân tầng xã hội là kết quả của sự phân công lao động xã hội vá sự binh
đẳng mang tính cơ cấu của mọi chế độ xã hội Người ta thường nói xã hội hiện
đại là xã hội bất bình đẳng Sự bất bình đẳng ở đây được hiểu theo nghĩa là sự
không ngang bằng nhau giữa các cá nhân, giữa các nhóm xã hội về lợi ích, thé chất, trí tuệ, cơ may va đặc biệt là bất bình đẳng về thông tin và quyền lực
'Phấn tầng xã hội là hiện tượng khách quan phổ biến và khó tránh khỏi Ngày
nay các quốc gia đêu nô lực tìm kiểm giải pháp tiên đên công bằng xã hội ở
mức độ nào đó, song quả không đơn giản Công bằng tuyệt đối chỉ có ở lý
tưởng và gan như không bao giờ có trong thực tại Đặc trưng xã hội hiện đại
chỉ phối sự hình thành và phát triên tổ chức | _
1.1.2 TỔ chức trong xã hội hiện đại
Nhìn vào cuốn niên giám điện thoại ta sẽ thấy tô chức nhiều như thé
nào Có lẽ chỉ có sử dụng công nghệ thông tin như hiện nay ta mới cập nhật
nỗi số lượng tổ chức hiện có tại một thời điểm nào đó Thế nhưng chúng ta lại
không thể tìm được 2 tổ chức hoản toàn giống nhau từ mục tiêu, chức năng, |
nhiệm vụ, cấu trúc v.v Như vậy quả thực xã hội hiện đại là xã hội tổ chức
Tổ chức không chỉ nhiều về số lượng mà còn hết sức đa dạng Không một lĩnh vực nào, không một địa phương nào, không một câp nảo văng mặt tô chức
Lĩnh vực quản lý nhà nước thì có đủ các loại, các câp tô chức được lập ra để
thực thi nhiệm vụ, đó là bộ máy công quyên có câu trúc đăng câp và chặt chẽ,
tô chức này có ở khắp nơi đủ là hải đảo xa xôi, hay vùng rùng thiêng nước
độc Dé hoạt động thương mại thì có công ty, có tập đoàn, có cửa hàng, có siêu thị kê cả siêu thị ảo v.v Có những tô chức lập ra vì mục tiêu lợi nhuận,
lại có những tÔ chức công ích không vụ lợi Như vậy có không biết bao nhiêu
_ loại hình tổ chức có pháp nhân, lại cũng có không biết bao nhiêu tổ chức phi
chính thức tôn tại Có lẽ ngày nay không có người dân nảo lại không có chân
trong một tô chức hiện hữu
Các tô chức là sợi dây nôi con người với xã hội Con người và nhóm sinh hoạt của con người đó trong tô chức, nội với những con người, những nhóm khác trong tô chức với nhau theo những kiểu liên kết nhất định: Con người được kiên tạo cuộc sông của mình trong tô chức Tô chức làm con
Trang 16người gắn bó với nhau Người dân trong xã hội hiện đại | đều cống hiến phần
không nhỏ cuộc đời mình trong các tổ chức, hoặc có quan hệ chặt chế với các
tổ chức và chịu ảnh hưởng của tô chức Con người cống hiến cho xã hội thông
qua tô chức để phục vụ chính cuộc sông của họ và của cả cộng đồng Chính
trong tô chức hoặc thông qua nó chúng ta được sinh ra, được nuôi dưỡng, được giáo dục, được chăm lo, được làm việc Tất cả mọi người đều thực hiện nghề nghiệp của minh trong tô chức, để kiếm tiền phục vụ cho cuộc sống, để
- thoả mãn nhu cầu thăng tiến và đóng góp cho xã hội Qua tổ chức, con người
ngày nay hiểu rõ những xung đột và sự hợp tác, sự sẵn lòng giúp đỡ và sự
đoàn kết, uy quyên, thông trị và lệ thuộc, quyên tự quyét, tinh tu chu va su vang lời thừa hành
Tổ chúc nối con người với xã hội, với các hệ thống tổ chức đang tồn tại trong xã hội Tổ chức gắn chặt với các hệ thống kinh tế xã hội nơi nó đang tổn
tại, mục tiêu của tổ chức có thực hiện được hay không còn tuỳ thuộc vào hệ
thống kinh tế xã hội mà ta gọi là môi trường của tổ chức Tô chức chịu sự chi phối lớn bởi tính chất, loại hình của hệ thông xã hội mà nó đang tồn tại, chịủ sự phân công lao động của hệ thống lớn đó và điều đó ảnh hưởng đến các
quyết định của tô chức kê cả mục tiêu Và ngược lại từ tổ chức cũng có ảnh ˆ
hưởng đên hệ thông xã hội, nó không chỉ chịu sự chi phôi mà còn có thê có tác
động tích cực thúc đây hệ thống kinh tế xã hội phát triển vì mục tiêu của hệ
thông và còn vì mục tiêu phát triển của chính tô chức Đây chính là điều ta sẽ
nói ở những chương sau, tô chức không chỉ chịu sự chí phôi của môi trường mà:nó hoàn toàn có thể tác động lên môi trường làm cho môi trường biến động
CỐ lợi cho tô chức
| Xã hội hiện đại là xã hội năng động, luôn phát triển dé tao lap cho con,
người cuộc sống ngày càng tốt đẹp hơn Tôn tại và phát triển trong xã hội ấy
tổ chức luôn phải tự điều chỉnh để thích nghi với môi trường đầy biến động
Con người sống, làm việc trong tổ chức, cống hiến cho xã hội thông qua tô
chức và tạo lập cuộc sống của mình trong tô chức hoặc chịu ảnh hưởng của tô
chức Cơn người cũng không ngừng tự điều chỉnh hoạt động của mình dé dong
_góp nhiêu hơn cho tô chức, thông qua đó công hiến cho xã hội và được thụ
Trang 172
TA—«—ke Tim —en sen =ns|.c—
nỗ lực cải thiện cuộc sống của mình khi điều kiện thiên nhiên khắc nghiệt
Sống và làm việc trong tổ chức con người không chỉ cân thích nghi với môi
trường quanh ngôi nhà tổ chức của mình mà luôn tác động đến môi trường đó
để làm cho tổ chức luôn tiến hoá và điều kiện cho con người ngày càng tốt hơn Con người trong xã hội hiện đại phần lớn sống trong tổ chức hoặc có
quan hệ chặt chế với tổ chức Tổ chức mang lại chất lượng đặc biệt cho tật cả
những người mà cuộc sông của họ găn liên với tô chức Như vậy đôi với con 'người tô chức không chỉ là “phương tiện đê đạt mục tiêu” mà còn là nơi họ tô "chức cuộc sông của mnình,-họ-biên chât lượng cuộc sông hằng mơ ước thành
hiện thực ở trong và thông qua tổ chức Chất lượng cuộc sống này tuỳ thuộc ở
nỗ lực cá nhân con người, tuỳ thuộc ở loại hình và vị thế của tổ chức Chất
lượng cuộc sông không ngừng tăng khi tô chức không ngừng phát triển và đó là sự phát triển bình thường và bền vững Nếu một xã hội phát triển không bình thường thì tình hình không hoàn toàn như mồ tả ở trên Xã hội hiện đại là
xã hội tô chức
1.2 Mỗi quan hệ tô chức và xã hội
-_1⁄2.1 Tô chức là thực thể xã hội
Xuất phát từ định nghĩa về tổ chức ta sẽ thấy các cá nhân thành viên của tô chức hành động cá nhân nhưng theo sự phân công lao động của tô chức, họ không hành động theo ý thích riêng mà phải tuân thủ những thể chế, những
nguyên tắc mà tổ chức cũng như xã hội đã xác lập Đương nhiên là những hoạt
động riêng lẻ được phối hợp này không phải lúc nào cũng phủ hợp với chủ định của các cá nhân Kêt quả của hoạt động từng cá nhân ngoài nỗ lực của họ
còn phụ thuộc nhiều vào thê chê, sâu trúc của tô chức và vị thê tô chức trong xã hội Các tổ chức đều có một bộ phận quản lý và đó chính là một trung tâm
quyết định Trung tâm này được uỷ quyền chuẩn bị và đưa ra các quyết định
cho các thành viên của tô chức Như vậy tô chức là những thực thê xã hội, cơ
cầu của nó là kêt quả của nhiêu hành động có liên quan với nhau ở trong tô
chức Cơ câu này thê hiện sự liên kêt luôn được điêu chỉnh theo các thê chê
của các môi quan hệ, các ảnh hưởng và động tác qua lại với nhau Tât cả những điều đó được thể hiện trong quy chế của tổ chức, trong các chương „
trình hoạt động của tô chức, cũng nhự trong các hành động luôn tự điều chỉnh
Trang 18của tô chức Tổ chức là một thực thể xã hội được thể hiện ngay trong định - nghĩa về tô chức
Tổ chức không chỉ là một thực thể, mà còn là một thực thê xã hội đặc
biệt Trong tổ chức người ta có “một sự liên kết sắp xếp giữa những con người
để cùng tác động liên tục nhằm đạt được một mục đích nhất định” (Biischges 1977) chứ không phải những nhóm người có liên quan nhất thời trong xã hội
Thực thể xã hội đặc biệt tạo ra những tính chất đặc trưng.của tổ chức:
1, Tô chức phục vụ cho việc xác lập mục tiêu, và vì mục tiêu mà no - - _hình thành và tồn tại
| 2 Có sự khác biệt về VỊ trí, vai trò phân công lao động nhằm thực hiện
_ mục tiêu do chính tổ chức xác lập Tổ chức cũng định ra những nguyên tắc, _ những quy định cho hoạt động của tô chức bằng văn bản, không lệ thuộc vào ý
chi ca nhan, dù cá nhân đó là người đứng đầu tổ chức
3, Tô chức được cấu trúc bậc thang quyên lực phục vụ cho quản lý, có những bộ phận kiêm tra để điều chỉnh va đảm bảo sự hoạt động nhịp nhàng
khi thực hiện mục tiêu
4 Tô chức là nơi tập hợp những con người có nguồn gốc, trình độ văn hoá, khả năng, kỹ năng, kiên thức và cương vị khác nhau, nhưng có chung một
điểm là cùng nhau thực hiện mục tiêu của tổ chức, qua đó đạt được Các mục tiêu cá nhân
5 Tô chức tôn tại đòi hỏi luôn tự điêu chỉnh đề thích nghi với môi trường và luôn có những giải pháp thúc đây hoạt động của các thành viên
-6, Tô chức không chỉ bao gôm các cá nhân liên kết với nhau thông qua
vai tro cua họ trong tô chức mà còn bao gôm cả liên minh của các nhóm lợi
ích | | _
7 Thực tiên tô chức có cơ cầu được xác định bởi những hình thức chễ
_ngự trong xã hội bởi việc xác định giá trị thông qua các chính sách của tô chức
cũng như định hướng giá trị của những nhóm lợi ích khác nhau
Coi tổ chức là một thực thể xã hội đặc biệt cũng chính là định hướng +
quan trọng khi phân tíchtổ chức —_ sẽ o 1.2.2 Tô chức là kết quả của sự phái triển xã hội:
Trang 19ad
Gabriel (1976) trong tác phầm “Iỗ chức và chuyên đôi xã hội” đã việt
“Tô chức là một sản phâm sau của quá trình chuyên đôi xã hội - nêu xét vê sự mở rộng về sô lượng và cơ câu chât lượng - và có thê được coi là một đại
lượng quan trọng của sự chuyên đôi xã hội” Sự trên hoá và phát triên của tô
chức luôn gắn liền với những biến đổi của trật tự kinh tế và tác động vào qúa trình hình thành chính những trật tự đó Nhìn vào lịch sử, sự tiễn triển của tô
chức gắn với quá trình công nghiệp hoá tạo ra những biên đôi sâu sắc của xã
'hội trên phạm vi toàn cầu Hình thành các tô chức mới như nhà máy, công
- sở Ở thời kỳ đầu cơng nghiệp hố đến những-biến đổi xã hội và những biến
đôi xã hội đã dân hình thành nên tô chức mới và hệ thông tô chức mới trong
- xã hội Tô chức và xã hội tạo ra những nét rât đặc trưng của thời kỷ cơng nghiệp hố
| 1 Xuat hién sw tach biét khéng gian lam viéc va khéng gian sông, con người ở một nơi, làm việc nơi khác _
2 Xuất hiện những hoạt động nghề nghiệp
3 Co câu giai cấp có nhiêu thay đổi, hình thành các tầng lớp xã hội mới, phân tầng xã hội ngày càng rõ nét hơn, đầu tranh giai cấp ngày càng trở nên phức tạp hơn và xuất hiện các đẳng phái chính trị, thúc đây các phong trào , thí dụ phong trào công nhân
4 Thúc đây xuất hiện các xí nghiệp lớn, các tập đoàn xuyên quốc gia và
dẫn đến hình thành độc quyền | |
5 Hình thành nên bộ máy công quyền quan liêu ảnh hưởng đến: quản lý nên kinh tế
6 Sự phát triển công nghệ ngày càng mạnh như cơ khí hoá, tự động
hoá, máy tính và viên thông tạo nên những biên chuyển quan trọng vê cau trúc tổ chức và phương thức quản lý
7 Sự thay đổi cơ cấu quyên lực trong xã hội
Những biến động này của xã hội do sự xuất hiện tổ chức và lập tức nó
quay trở lại ảnh hưởng đến tổ chức, thúc đây các tổ chức phát triển, hình thành
nên nhiều loại hình tổ chức mới và luôn tự điều chỉnh để thích nghỉ với biến
động thường xuyên của môi trường do chính tổ chức tạo ra Sự phát triển của xã hội không chỉ tạo ra những tô chức mới mà nó còn tác động đên những tô
11
Trang 20_ chức truyền thống làm những tô chức nay có những thay đổi quan trọng Những tổ chức tôn giáo tưởng chừng như không bao giờ thay đổi thế mà nay _©ó những biến đổi cho phủ hợp: với người dân làm việc trong thời kỳ cơng nghiệp hố, cầu trúc của tôn giáo cũng có nhiều thay đổi Bộ máy công quyền
cũng có nhiễu biến động do xã hội phát triển hơn, cộng đồng cư dân có nhiều
thay đổi, các nhóm lợi ích được tô chức tốt hơn như các đảng phái hoặc các
phong trào lớn mạnh nhiêu khi chỉ phối chính quyên Trong xã hội hiện đại, tổ chức vừa nhiêu vừa đa dạng là sản phâm tât yêu của sự phát triên xã hội
1.2.3 Tô chức là tác nhân chuyên đôi xã hội
Như phân trên ta đã nhận định tổ chức là sản phẩm muộn mắn của sự
phát triển xã hội Tổ chức gắn liền với phân công lao động xã hội Sự phân công lao động trong xã hội nguyên thuỷ là sự phân công giản đơn, được hình thành trong quan hệ gia đình nhằm đạt được những mục đích riêng của họ Sự xuất hiện của tổ chức đã làm cho phân công lao động có những bước phát triển quan trọng từ phân công đơn giản đến sự phần công ngày một hợp lý hơn -
và mang tính khoa học hơn Mức độ phân công lao động triệt để phản ánh sự _
tiến hoá của tổ chức, sự tiến hoá tổ chức thúc đây phân công lao động xã hệi một yếu tố quan trọng hàng đầu về biến đổi xã hội Trong tiêu chuẩn để tả
chức trở thành tổ chức phát triển, có nề nếp quản lý thích hợp là việc liên kết
được các thành viên của mình trong điều kiện xã hội nhất định, phải đương
đầu với nhiều vấn để của sự tồn tại, phát triển của tổ chức và của các thành
viên trong: tổ chúc thì tổ chúc đã trở thành nhân tổ quan trọng trong phát triển
tiếp theo của xã hội và đó chính là nhân tố tạo nên sự chuyển đối xã hội Tổ
_ chức có thể tác động làm tăng quá trình chuyển đổi xã hội nhưng cũng có thê - kìm hăm thậm chí làm lệch hướng của những chuyển đổi ấy Tác động mạnh |
hay yéu con tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất của tổ chức kha di tạo ra sức
_ mạnh chuyển đổi Có nhiều thí dụ minh chứng cho tác nhân chuyên đổi của tổ chức Như vậy môi trường xã hội không phải lúc nào cũng chỉ phối tổ chức,
nên nhiều khi thường thấy tổ chức làm biến đổi xã hội Mật trận Việt Minh
(1945) đã lam chuyên đối về căn bản Việt 1 nam với cuộc cách " mạng, Thang
vane a đến chuyển b biến xã hội: cũng là Hợp tác xã nông z nghiệp có khi thì nó
thúc đây phát triển nền nông nghiệp, có lúc nó trì trệ làm nền nông nghiệp di
Trang 21xuống Quá trình tự điều chỉnh của tổ chức làm cho nó thoát khỏi khủng hoảng
là đóng góp vào thúc đây xã hội phát triển Như vậy người thiết kế tổ chức,
lãnh đạo và quản lý tổ chức cần phải hiểu hết ý nghĩa của tổ chức đến chuyển
_biến xã hội để thiết kế cho hợp lý, lãnh đạo và quản lý cho hiệu quả Thông qua tổ chức đóng góp vào sự chuyền biên của xã hội Tổ chức thường có vòng
đời của nó, có giai đoạn hưng thịnh và có giai đoạn tàn lụi, sớm phát hiện ra
- ølai đoạn tàn lui dé có giải pháp phục hưng làm tơ chức thốt khỏi trì trệ và
“bước vào chu kỳ mới của sự phát triên, cũng chính là tác động đên chuyên đôi
~~~ 7 > x8 hoi te - - ~ TRỢ vi : Ce
Tổ chức là sáng tạo của con người, con người tác động đến chuyển đỗi xã hội thông qua tổ chức, thông qua sản phẩm mà mình sáng tạo nên Một lần nữa cần nhắc lại lời của Lênin “Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người - cách mạng, chúng tôi sẽ làm đảo lộn cả nước Nga”
_1.2.4 Tổ chức và biễn đỗi xã hội
Phần trên đã nói đến tổ chức là sản phẩm sáng tạo của con người Tô chức vừa là kết quả cảu sự phát triển xã hội vừa là nơi thể hiện rõ ràng nhất
những biến đổi ấy của xã hội Sự biến đổi xã hội nói lên quá trình phân hoá
chức năng và cầu trúc đặc trưng cho sự phát triển của các xã hội hiện đại trong
quá trình phân công lao động ngày càng triệt để đang diễn ra trong xã hội hiện
đại Tổ chức đang tác động đến những thay đổi lâu dài và cơ bản các thành tô
cầu trúc chủ yếu của xã hội Ở đây ta xét đến 2 yếu tố: Biến đổi xã hội trong tổ
chức và biến đổi xã hội thông qua tổ chức
(1) Biến đổi xã hội trong tô chức
_Tổ chức không phải hệ cô lập, nó luôn có tương tác với môi trường, chịu ảnh hưởng của môi trường và cũng có khả năng tác động lên môi trường - Những biến động của môi trường có ảnh hưởng không nhỏ đến tổ chức Trong những trường hợp này muốn ion tại và phát triển tổ chức phải tự điều chỉnh Tự điều chỉnh của tổ chức tạo nên những biến đối của xã hội ngay trong lòng tổ chức Khi môi trường thay đỗi nếu pitt nguyén san phẩm trao đổi môi
trường thì phải thay đổi trong nội bộ tổ chức để tạo ra sản phẩm thích nghi và _ được sự chấp nhận Khi đó sự thay đối không thực sự nhiều lắm Ngược lại |
_ khi mà sản phẩm chính của tổ chức trao đổi với môi trường không còn thích
hợp nữa, muốn tốn tại tô chức phải tạo ra sản phâm mới theo nhu câu của môi -
Trang 22truong mới thì sự điều chỉnh nội tại của tổ chức phải lớn hơn nhiều Trường hợp thứ hai vừa nói là chuyển đỗi mục tiêu của tô chức cho thích nghỉ VỚI môi trường là thay đổi lớn nhất Khi mục tiêu thay đổi dẫn đến những thay đổi quan trọng của cấu trúc tổ chức và phương thức vận hành, quản lý tổ chức Từ đó dẫn đến nhiều thay đổi như cân bố trí lại vai trò và cấu trúc chức năng hoặc _cấu trúc dụ án, có bộ phận đang là chính yêu trở lên thứ yếu Nhân lực cũng |
phai bé tri lai, sw sap xếp nhân lực gây ra nhiều thay đổi trong tổ chức Trong SỐ
trường hợp những biến động nhỏ hơn không cần thay đổi sản phẩm trao đổi _ VỚI môi trường mà chỉ cần điều chỉnh sản phẩm đó cho thích nghỉ thì bản than
tổ chức không cần những điều chỉnh lớn mà chỉ cần điều chỉnh một số khía
_ cạnh nào đó Những điều chỉnh trong tổ chức thường gặp là điều chỉnh chức
năng của bản thân tổ chức hay của các bộ phận hợp thành từ đó dẫn đến điều
chỉnh nhiệm vụ vả sự phân phối nguồn lực Nhiều khi không cân điều chỉnh ` nang ma chi cé nhting thay đỗi nhỏ trong sắp xếp tổ chức hợp lý hơn dẫn: đến sự thay đổi vai trò một số bộ phận của tổ chức và như vậy ảnh hưởng ngay đến các nhóm lợi ích, sự thay đổi nảy tuy nhỏ nhưng gây ra biến động xã hội | trong tổ chức nhiều khi không nhỏ và có nguy cơ dẫn đến xung đột trong tổ |
chức Việc bố trí nhân lực cho thích hợp với môi trường hoặc theo sự điều -
chỉnh nào đó mang tính nội bộ trong tổ chức cũng tạo ra những biến động trong tô chức và ảnh hưởng ra cả ngồi phạm v1 tơ chức nữa
Trong điều kiện hiện nay khi cách mạng công nghệ đang diễn ra hết sức - nhanh và mạnh tổ chức luôn phải tính đến hiện đại hoá, tăng cường năng lực
công nghệ của mình trong sản xuất cũng như trong quản lý Sự thay đôi này sẽ tạo ra những biến đôi xã hội quan trọng trong bản thân tô chức Đôi mới công
nehệ sẽ thúc đây sự phát triển, có bộ phận nhân lực bị loại bỏ, có bộ phận khác '
lại phát triển do làm việc Có năng xuất cao và thu nhập cao hơn, vị thế của con người trong tổ chức sẽ có nhiều thay đối Các giá trị và văn hoá tổ chức sẽ CÓ nhiều thay đôi, tiên bộ hơn thúc đây tổ chức phát triển hơn với những công
nghệ mới và những con người làm chủ những công nghệ đó |
Tất cả những thay đổi cho thích nghỉ với môi trường của tổ chức hoặc nhu cầu cải thiện vị thế của tổ chức làm cho tổ chức luôn biển động, sự biến
động ấy chính là những, bỉ ến động xã hội trong dòng tổ chức, -đây ehiah- là -
những biến động tích cực Bên cạnh những biến động tích cực là những biến động tiêu cực Khi tổ chức trì trệ không thích nghi với môi trường làm cho tổ
Trang 23chức khủng hoảng và đi dẫn tới tan rã Trong trường hợp này những biến đổi
xã hội theo chiều hướng tiêu cục tăng dần và vượt cả ra ngoài phạm vi tổ chức, từ những biến đổi trong tổ chức dẫn đến những biến đổi tiêu cực trong
xã hội | |
Tổ chức là một xã hội thu nhỏ, những điều chỉnh của tô chức đều dẫn đến những biến động của xã hội, những biễn động ấy có thể thúc đầy sự tiến _hoá của tổ chức và cũng có thể có tác động ngược lại
.(2) Biến đổi xã hội thông qua tô chức
Trong tác phẩm “Các nghiệp đoàn và xã hội hiện đại” (1991) Coleman
J.S đã viết: “Thông qua các tổ chức, những sự pial quyét van đề đã từng được
khang định được nêu lên để áp đụng lâu dài và các giải pháp mới được kiểm
nghiệm Với trình độ đạt tới hình thức chủ yếu của việc giải quyết các vấn để
sinh sông va ton tại cua minh, ban than cac tô chức đã trở thành những yếu tố quan trọng của su tiếp tục phát triển xã hội” Sự phát triển của xã hội được phan ánh rõ nét trong tổ chức Nghiên cứu xã hội hiện đại người ta thấy rõ
toàn bộ sự đổi mới với mức độ và quy mô khác nhau đang diễn ra hoàn toàn
phụ thuộc vào việc các tô chức đang tồn tại trong xã hội có thực sự có những
hoạt động đổi mới không Sự đôi mới của tổ chức áp dụng ở lĩnh vực nảo và
nhằm mục đích øỉ có ảnh hưởng ngay đến những lĩnh vực đó của xã hội Vì vậy mọi biến đôi của xã hội đều xây ra thông qua tổ chức Tổ chức trì trệ dẫn
đến xã hội kém phát triển Ngày nay người ta chú ý đến những tiến bộ KHKT
được đưa vào áp dụng trong kinh tế xã hội Những tiến bộ này, những công nghệ mới được áp dụng trong các tổ chức, các tổ chức làm chủ được những
công nghệ đem lại lợi ích không chỉ riêng cho tổ chức mà còn cho toàn xã hội
Công nghệ mới tạo ra năng xuất lao động cao hơn, sản phẩm nhiều và tốt hơn
_ lâm cho tô chức phát triên và qua đó làm biến đổi xã hội Việc chuyển dịch cơ
cấu kinh tế ở các nước chậm phát triển từ tỉ trọng nông nghiệp chiếm ưu thế
Sang tỉ trọng công nghiệp, dịch vụ chiếm ưu thế đó là thời kỳ cơng nghiệp hố,
chuyển dịch này tạo ra những biến đôi xã hội quan trọng làm cho những nước
nông nghiệp lạc hậu trở thành nước công nghiệp, từ xã hội nông nghiệp truyền
thống thành xã hội công nghiệp Cư dân từ chỗ nông dân chiếm tới 90% giảm ,
Trang 24cấu trac của tất cả các loại hình tổ chức ở những nước này khi bước vào cơng
nghiệp hố và thực hiện cái mà người ta thường nó: là “hội nhập”
"Tổ chức đại diện cho biến đổi xã hội, vì mọi biến đổi xã hội diễn ra
thông qua tổ chức Mọi ý tưởng phát triển kinh tế, văn hoá của xã hội chỉ có
thể biến thành hiện thực nếu có những tổ chức được thành lập hoặc đang có và
biết tiễn hành thực hiện những ý tưởng đó tạo ra những sản phẩm cho xã hội Nội dung, phương hướng và mức độ biến đổi xã hội phụ thuộc vào việc có tìm
ra được tô chức coi đó là nhiệm vụ của mình Các ý tưởng, các du kiến, những
văn bản đã dự thảo phải trở thành chương trình hành động của tổ chức mới tạo
ra những biến đổi xã hội Đương nhiên khi thực hiện còn phụ thuộc vào chính
những tổ chức đó từ mục tiêu, cấu trúc và văn hoá của các tổ chức đó
_ Sự biến đổi xã hội không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với tiến bộ xã
hội Thời kỳ đầu của công nghiệp hoá là bước phát triển của xã hội là tiến bộ
xã hội nhưng sự biến đổi xã hội ở thời kỳ này là đáng để lưu ý đó là thất
nghiệp Ở nước ta hiện nay khi thực hiện cơng nghiệp hố, các khu công
nghiệp nhanh chóng mọc lên ở khắp các tỉnh nhất là các tỉnh đông bằng Bắc bộ, hàng ngàn hecta ruộng biến thành khu công nghiệp, nông dân mất ruộng
lại chưa có nghề và hầu như không thể làm việc trong các khu công nghiệp ở - liền kể làng mình, trở nên thất nghiệp vả bổ xung vào “chợ người” ở các 'thành phố lớn, không ít tệ nạn xã hội xây ra trong hoàn cảnh này, Tình trạng
_ thất nghiệp không chỉ có ở các nước chậm phát triển, ở các nước phát triển
“thất nghiệp ”luôn là nỗi đau đầu của các nhà.lãnh-đạo quốc gia Mỗi lần đổi
mới công nghệ là một lân dẫn thợ Trong xã hội hiện đại, những biên đôi xã
hội với xu thê tích cực hơn nên gần với tiên bộ xã hội, những trở ngại như ta _ vừa nói nhanh chóng được khắc phục và lại nảy sinh những vân đê mới Mâu :
“thuần này là mâu thuẫn của sự phát triên Đương nhiên không thê có tiên bộ
nào mà lại không gặp trở ngại và tiên bộ xã hội cùng với sự biên đôi xã hội
luôn có những vận đề cần khắc phục để đi lên | 1.3 Tô chức phi chính thức
Con người trong xã hội hoạt động nhắm thực hiện mục đích hoặc mục
tiêu nào đó cần thiết phái tập hợp nhau lại thành nhóm Căn cứ vào phương
thức và nguyên tắc kết hợp người ta phân chia thành nhóm chính thức và nhóm phi chính thức như đã đề cập ở phần mở đầu và ta xếp vào thành tổ chức
Trang 25Sn tn cs l 1
chính thức và tổ chức phi chính thức Tổ chức phi chính thức hình thành ngay trong lòng tô chức chính thức bắt nguồn từ kết qua giao tiép giữa các thành
viên trong tổ chức dần hình thành nên Khi quản lý tổ chức chính thức cần lưu
ý tới những tô chức phi chính thức trong tổ chức mình Đề có thé quản lý được
_ phải nghiên cứu kỹ loại hình tổ chức nay
1.3.1 Nguyên nhân hình thành và phân loại tô chức phì chính thức Con người trong tô chức chính thức được phân công một sô nhiệm vụ : nào đó phải hoàn thành, nhưng ngay khi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của _ mình không có nghĩa là mọi nhu câu của người đều được thoả mãn Cuộc sông
ngày càng phát triển ngày càng đa dạng và phong phú với nhu cầu không
- ngừng tăng, đề thoả mãn những nhu câu-và những lợi ích ngồi tơ chức người ta can giao du rong hon, tiép xúc và chia xẻ với nhau Chính trong quá trình
giao tiếp đó người ta gặp nhau khi cùng cảnh ngộ, cùng sở thích, cùng có suy
nghĩ về giá tri, clung giup nhau về cuộc sông tốt đẹp hơn mà hình thành nên tổ chức phi chính thúc
(1) Nguyên nhân hình thành tô chức phi chính thúc: Thông thưởng có 4 nguyén nhdin sau:
- Lợi Ích cá nhân: Con người làm việc trong tổ chức chính thức có thu
nhập nhưng nhiều khi thu nhập đó không đủ cho sinh hoạt phải làm việc thêm
lúc đó cần nhờ cậy bạn bè, có những khi phải giải quyết một số việc cấp bách
mà một mình mình không đủ sức cũng nhờ cậy bạn bè Nay mình nhờ bạn,
mai-mình: lại giúp-bạn Giup nhau trong-cuộc sống là chuyện bình thường, con người luôn mang trong tâm mình lòng biết ơn, những quan hệ này phát triển
làm cho họ gần nhau hơn và hình thành nên những tổ chức phi chính thức từ
lợi ích
- Quan niệm giá trị giỗng nhau: Trong quá trình giao tiếp trong tô chức nhiều người gặp gỡ nhau trao đổi những suy nghĩ của mình về cuộc sống phong phú đa dạng trong và ngoài tổ chức có những quan niệm, cách nhìn, cách đánh giá giông nhau dân dân hiệu nhau và đên mức cao thành tri âm, tri
_ kỷ và cũng dần đến hình thành tô chức phi chín!: thức Ở thời kỳ đầy biến _
động như hiện nay dễ xuất hiện những loại hình tổ chức này Có quá nhiều | vẫn đề xã hội ảnh hưởng trực tiệp hoặc gián tiêp đến tô chức và tạo ra những
17
Trang 26
nhóm nhận thức, đánh giá các hiện tượng đó và những người có chung đánh
giá thường dễ chia xẻ với nhau
- Sở thích cá nhân giống nhau: Loại hình này thì ở tổ chức nào cũng có,
sở thích con người đa dạng và gặp nhau tổ chức chính thức của những Con
người có sở thích chung và đến mức là cái “thú” của người ta thì trở nên dễ
gặp nhau lắm Thú chơi chim cảnh, thú chơi hoa, thú đánh bài, thú bia hơi sau ngày làm việc căng thang ở cơ quan, thú đá bóng hoặc xem bóng đá v.v Những sở thích giống nhau cũng làm người ta trở nên trị âm, tri kỷ -
không kém gì loại hình trên | |
- Cùng cảnh ngộ: Bao nhiêu nổi vui buồn của cuộc sống xã hội, gia đình đều theo con người mang vào tổ chức vả họ tìm đến nhau Song những “hội”
có cùng cảnh ngộ và thường là khó khăn họ dễ gặp nhau hơn để chia xẻ và sẽ
_ trở nên sâu sắc hơn Còn những người luôn vui vẻ thường không có nhu cầu
chia xẻ Nhưng cuộc sống có biết bao điều cần tìm người để xẻ chia
(2) Đặc trưng của tổ chức phi chính thúc:
Tổ chức phi chính thức hình thành từ những nguyên nhân nói trên nên
khá phức tạp nhưng có thể nêu ra 3 đặc trưng chính đề nhận biết, phân tích và
quản lý: -
- Hinh thành trên nền tảng tình cảm nên thường cố chấp, tự vệ, bài
ngoại | |
- Thường có thủ lĩnh Thủ lĩnh thường là người có năng lực, có uy tín -trong tô chức phi chính thức này, họ có ảnh hưởng không chỉ trong phạm vi nhóm mà có thể có ảnh hưởng đến cả nhóm khác trong tổ chức chính thức Quyên lực của thủ lĩnh là quyền lực cá nhân, đôi khi là quyền lực truyền thống
- Thường không bền vững Mặc dù các thành viên đến với tơ chức hồn
tồn tự nguyện nhưng khơng phải vì thế mà tổ chức luôn ổn định và phát triển Những tô chức này thường không thật sự chặt chế, không có quy định nghiêm ngặt, để thay đổi khi môi trường thay đôi, điều kiện sống cá nhân thay đôi hay
biển động về thủ lĩnh Đặc trưng này cần lưu ý khi quản lý
(3) Phân loại tổ chức phi chính thức Căn cứ vào câu trúc thành viên
người ta chia 3 loại hình chủ yêu sau:
Trang 27
- Tổ chức dọc: Những thành viên tham gia là những người có địa VỊ, chức vụ khác nhau không phân biệt đẳng cấp, sang hèn trong tổ chức
- Tổ chức ngang: Những người tham gia có địa vi, dang cấp như nhau
loại này là phố biến nhất
- Loại hỗn hợp: gồm những nhóm dọc xen lẫn những nhóm ngang
Căn cứ vào vai trò và ảnh hưởng với tô chức chính thức người ta chia
-làm 3 loại: tích cực, tiêu cực và vô hại
1.3.2 Tác dụng của tô chức phi chính thức:
Khi xem xét tác dụng của tổ chức phi chính thức ta chú ý đến tác dụng
_ _ với các thành viên và tác dụng đến tổ chức chính thức Thông thường tô chức — phi chính thức có tác dụng tích cực đối với các thành viên của họ trừ một vài ngoại lệ Còn đối với tô chức chính thức sẽ có 2 tác dụng hoặc tích cực, hoặc
tiêu cực ˆ_ |
(1) Tác dụng tích cực:
- Hỗ trợ cho tổ chức chính thức hoàn thành mục tiêu Khi hoạt động của
tô chức phi chính thức có mục đích pha hợp tô chức chính thức thì hoạt động
đó rất có lợi cho tổ chức Khi ây bản thân đặc trưng cấu trúc tổ chức phi chính
thức sẽ là động cơ thúc đây thành viên của họ hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức ta sẽ Sử dụng được bộ máy và nhất là thủ lĩnh của họ vào công việc
chung | |
- La lực lượng vô hình hỗ trợ cho tô chúc chính thức, đặc: biệt người
lãnh đạo tổ chức Bên cạnh quyên lực địa vị của mình, người lãnh đạo tăng
thêm quyền lực cá nhân do ảnh hưởng của thủ lĩnh tổ chức phi chính thức đối với nhóm làm tăng quyền uy cho nhà lãnh đạo tổ chức Việc điều hành tổ chức - thêm thuận lợi do sự trợ giúp của các thủ lĩnh và tốt hơn nữa nếu lại trở thành
thủ lĩnh của tổ chức chính thức
- Thực hiện xã hội hoá hoạt động tổ chức chính thức Tổ chức chính
thức xử dụng tổ chức phi chính thức hỗ trợ giải quyết thêm những nhu cầu của
các thành viên tổ chức mà bản thân-tô chức không có điều ki én hoặc không thể thực hiện được Mặt khác dù là loại hình tổ chức nào tích cực hoặc tiêu cực |
đều giúp cho tô chức phát hiện được những bất cập của mình đề tự khắc phục
Trang 29
_(2) Tác dụng tiêu cực
Không ít các tô chức phi chính thức gây phiền toái cho tổ chức, nhữn
tác dụng tiêu cực của nó thường thê hiện ở các mặt sau:
- Trở ngại cho hoàn thành mục tiêu của tổ chức, tổ chức phi chính thứ
thường gây khó dễ cho công việc quản lý, tạo ra những lợi ích nhóm cục b
mâu thuẫn với lợi ích chung của tổ chức, nhiều khi đối lập với lãnh đạo đơn x
và có những hành vi chống đỗi phương hại đến lợi ích tổ chức
- Trở ngại cho tự điều chỉnh hoặc đổi mới của tổ chức Khi tổ chức để mới thê nào tô chức cũng và vào tư duy cũ, phong thái làm việc cũ, lợi ích củ - nhóm bị thay đôi, lúc này để tụ tập lại để chỗng đối vì họ không nhìn xa đ thấy lợi ích của đổi mới cho nên những kẻ bảo thủ dễ dàng tập hợp và chốn
lại đổi mới
- Thường lan truyền thông tin thất thiệt không có lợi ích cho tổ chức Những tin tức không chính thông này truyền thông theo phương thức “rỉ tai dễ sinh bán tín bán nghi và những người nhẹ dạ đễ tin theo Những tin đô thường được lan truyền thông qua các tổ chức phi chính thức gây tác h¿ không nhỏ cho tổ chức
- Có thê xây ra xung đột với tô chức dưới các dạng xung đột lợi ích dã đến xung đột quyền lực và tạo nguy cơ tan vỡ tô chức
1.3.3 Quân lý tễ chức phi chính thức:
_ Quản lý tổ chức chính thức bằng điều lệ, quy định, luật pháp với nhữn
lý luận mà nhà quản lý nào cũng được học đã khó, còn quản lý loại tô chú
| chăng theo quy định nào, chẳng chịu khuất phục ai và thiếu hắn lý thuyết quả lý nó quả là còn khó khăn ấp bội Đề quản lý tổ chức này cẩn:
(1) Nghiên cứu kỹ các đặc trưng của tô chức phi chính thức có trong { chức của mình về các mặt nguyên nhân hình thành, loại hình tô chức, thàn
- viên tham gia, hoạt động của nó và nhất là tìm hiểu thật kỹ thủ lĩnh
(2) Phải thừa nhận và không đánh giá thấp tổ chức này đặc biệt khôn đánh giá thập các thủ lĩnh
(3) Phải đánh giá tổ chức chính thức của mình để hiểu rõ hơn những
Trang 31(4) Một số giải pháp xử lý
Trước hết phải nói rằng xử lý không hê đơn giản chút nào, làm sao đánh chuột không đô vỡ bình quý, làm sao hạn chế được tiêu cực, phát huy và lợi dụng được sự tích cực Các nhà lý luận thường khuyên một số điều sau:
- Các tổ chức này thường hình thành bằng con đường tình cảm không xem hoặc xem nhẹ lý trí nên khi cần xử lí, tiếp xúc với các thành viên cũng
cần bằng con đường tình cảm, không vận dụng lý trí, không sử dụng kỷ luật
với họ được, cần sự cảm thông dé thuyết phục
- Phải nghiên cứu kỹ thủ lĩnh, hiểu được thế mạnh của họ, điều mà các
foe thành viền bị họ lôi cuốn Trên cơ sở hiểu rõ họ sẽ lựa chọn giải pháp hợp tác
_— "để sử dụng hợ như một tổ chức phr chính thức tích cực hoặc tìm-những giải - -
pháp trấn áp đây là việc cực chẳng đã Vì đối đầu với họ không phải dễ, có thể
đi từ vô hiệu hoá đến xử lý bằng quy chế, điều lệ của tô chức
Lâm tốt công tác phân hoá, tranh thủ những phân tử tích cực, thuyết
[ phục phân tử tiêu cực, cô lập và xử lý Khi phân hoá công việc hàng đầu là
{ — tách thủ lĩnh ra khỏi các thành viên
Đọc VỐ - Nghiên cứu đánh giá lại chính tô chức chính thức của minh xem
những gì còn bất cập, giải pháp tốt nhất là đáp ứng tốt hơn những nhu cầu của thành viên lý do mà họ cần tham gia vào tô chức phi chính thức để thế chỗ của
tổ chức này trong cuộc sống của con người trong tổ chức | qo - Cần chú ý sử dụng phương pháp giáo dục, thuyết phục, cố gắng tránh -
| phải dùng giải pháp ky luật hay đàn áp
| -
Hầu như không nhà lãnh đạo nào không “dị ứng” với tổ chức phi chính thức, đây là trở ngại lớn cho quản lý và xử lý các tổ chức phi chính thức
21
Trang 32CHUONGII
CAC HQC THUYET VE TO CHUC
Các tổ chức được phân thành 2 loại dựa trên: Tính năng động, mềm déo hay cúng nhắc của CƠ câu, của chính sách, thủ tục, phong cách hoạt động, sự
kiểm soát và thậm chí cả triết lý hoặc chủ thuyết của chúng Những tổ chức _
nào thể hiện chi li, chi tiét các quyén lực với quan hệ đẳng cấp, những thủ tục
làm việc với phương pháp cứng nhắc thì được liệt vào loại tổ chức cơ học
Những tổ chức có tính thích ứng cao hơn về cơ cầu của chúng, về các thủ tục,
phương pháp và chính sách thì được xếp vào loại tổ chức hữu eơ: Trong khi những tô chức được xây dựng trên các nguyên tắc truyền thông đều rơi vào
loại cơ học thi các tổ chức hiện đại thường được hình thành theo lý thuyết t6
chức hữu cơ Gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin thì dần hình
thành những loại hình tổ chức mới mà người ta tạm gọi là tổ chức tự tổ chức Các nhà lý luận về tổ chức dự báo rằng những tổ chức tương lai sẽ đòi
hỏi phải phát triển những cơ câu mới và những quá trình mới để nhằm đáp
ứng những đòi hỏi đối với chúng và nhằm thích ứng với các điều kiện môi
trường biến đổi nhanh cũng như những phương tiện điều khiển phát triển nhanh như hiện nay Những cơ cấu và những quá trình mới này sẽ ngày càng làm tăng nhu cầu phải sáng tạo và năng động trong việc sử dụng nguồn dự trữ năng lực con người trong tô chức Sự phát triển của tổ chức thúc đẩy sự phát
triển của các học thuyết quản lý và ngược lại sự hiện đạt hoá của các lý thuyết
quản lý do sự phát triển của khoa học công nghệ sẽ thúc đây sự phát triển của
các tô chức ngày một hoàn thiện hơn và dẫn đến hình thành những học thuyết
tổ chức mới ngày một hiện đại hơn và phù hợp với sự phát triển của xã hội,
với những tiến bộ như vũ bão của khoa học và công nghệ 2.1 Lý thuyết tổ chức cơ học (máy móc)
Chúng ta hãy đến một cơ quan nảo đó hiện nay và có ngay nhận xét „,
rằng mọi nhân viên đều đến đúng ĐIỜI, ngồi vào đúng vị trí, làm những thao
tác định trước, lặp ởi lặp lại ngày nay qua thang khac rồi nghỉ ngơi vào giờ
nhật định sau đó đúng giờ lại ngôi vào vị trí cũ và lại làm những thao tắc quá -
Trang 33
RETTIG oe eS Ta
quen thuộc cho đến hết ngày làm việc Công việc thực hiện như một cái máy,
lặp đi lặp lại Việc điều hành những cơ quan như vậy chẳng khác gì điều hành
một cỗ máy Các nơi làm việc như vậy được thiết kế như những cỗ máy vả người nhân viên như những bánh xe của cỗ máy Ngảy nay người ta gọi tổ chức quan liêu là những tổ chức được thiết kế như những cỗ máy Song ở các mức độ khác nhau, phần lớn các tổ chức đều mang dấu ấn của quan liêu, vi với tư duy máy móc đã hình thành trong chúng ta những quan niệm về một tổ 'chức mang tính quan liêu như vậy Khi nói đên tô chức là người ta mường tượng ra một tập hợp các môi liên hệ hải hoà, chặt chẽ giữa các phân tử được
xác định rõ ràng và theo một trật tự nhất định Cỗ máy được thiết kế chính
_ xác, được vận hành theo quy trình xác định chặt chế, hoạt động nhịp nhàng,
ˆ gản xuất ra sản phẩm định trước và cứ thế lặp đi lặp lại và những-lô sản phẩm
sau như lô sản phầm trước, cứ thê đêu đặn sản sinh ra Một tô chức như vậy
thật là hiệu quả Tuy nhiên nó cũng có thể trở nên kém hiệu quả hoặc không
hoạt động được |
2.1.1 Nguân gốc của lý thuyết tô chức cơ học
Một tổ chức ít khi mang trong nó mục tiêu tự thân, mà chỉ là một công ‘cu duoc tao dung nhăm thực hiện mục tiêu của tô chức mà thôi, điều đó được thê hiện ngay trong định nghĩa về tổ chức nói trên Và vì vậy, mục tiêu là khái
niệm cơ bản của tổ chức, để tiễn dén mục tiêu cần định ra nhiệm vụ của mình, từ đó xác định cơ cấu, bố trí nguồn lực và lựa chọn cách đi ngăn nhất đến mục
tiêu sớm nhất và hiệu quả nhất Như vậy ý niệm về công cụ gắn liền với khái
niệm về tô chức |
Cudc cach mang céng nghiép 6 Chau Âu đã làm cho nền sản xuất được
cơ khí hoá và nhờ đó mà nên kinh tê thê giới có sự phát triên vượt bậc đem lại
lợi ích to lớn cho nhân loại Việc sử dụng máy móc đòi hỏi con người păn bó với máy móc, tổ chức thích nghỉ với nhu cầu của máy móc và quản lý theo lý thuyết cơ học Cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp ta thấy
sự hình thành và phát triển lý thuyết tổ chức cơ học Nhiều doanh nghiệp, gia
đình, cùng nhiều thợ thủ công tự do đã từ bỏ quyền tự chủ và sự tự do của mình đê vào làm việc trong các xí nghiệp công nghiệp Cùng lúc đó các chủ , nhà máy thấy cần có những thay đổi trong quản lý và giám sát lao động đề đảm bảo hiệu quả hoạt động của xí nghiệp Nhu cầu đó thúc đẩy sự phân công
Trang 34lao động triệt đề hơn và sử dụng nhân lực hiệu quả hơn và người lao động dân
dân châp nhận lôi mòn của các thao tác và chịu sự phân công và quân ly rat khát khe trong nhà mắy
— Ngoài khu vực công nghiệp, người ta còn nhìn đến khu vực quân sự với
tổ chức quân đội Từ năm 1786 Frédéric Đại để đã tổ chức lại quân đội của
nước Phổ, xây dựng từ những đám quân cực kỳ ô hợp thành đội quân hùng
mạnh được tổ chức hết sức chặt chẽ trên cơ sở áp dụng kinh nghiệm tổ chức
các quân đoàn thời La Mã và đặc biệt là dựa theo những khuôn mẫu cơ khí
trong cuộc cách mạng công nghiệp vào tổ chức quân đội Trong nỗ lực cải tổ 7 quân đội, Fréđéric đã biến quân đội thành công cụ vững chắc, hoạt động có
hiệu quả và cả quân đội là một cỗ máy khổng lễ, từng người lính là một chỉ
tiết trong cỗ máy đó Những chỉ tiết đó được tiêu chuẩn hoá từ việc chế tạo đến bố trí vị trí và nhiệm vụ trong bộ máy Ông đã xây dựng cấp bậc, quân
hàm, đồng phục, tất cả được tiêu chuẩn hoá và hình thành nên ngôn ngữ chỉ
huy Quy chế đào tạo cho phép sản xuất ra các chỉ tiết bất kỳ nguồn nguyên
liệu nào và có thể dễ dàng thay thế khi cần thiết trong thời chiến Để đảm bảo
đặc thù của bộ máy quân sự Erédéric đã huấn luyện và đảo tạo làm cho người
lính phải sợ sỹ quan của mình hơn là sợ kẻ địch Đề làm được việc đó ông vừa thực hiện mục tiêu tập trung chỉ huy vừa đễ nghiên cứu dự báo và tổ chức điều
chỉnh hoạt động quân sự trong thời chiến
Ở Châu Âu suốt thế kỷ XIX các chủ doanh nghiệp đã cố tìm ra hình - thức tổ chức phù hợp với cơ giới hoá công việc Năm 1832 Charles Bubbage - |
một trong những người phát mình ra máy tính cơ học đã công bố 1 chuyên
luận ca tụng cách tiếp cận khoa học đối VỚI VIỆC tổ chức và quản lý, nhân
mạnh tầm quan trọng của kế hoạch hố và phân cơng lao động Max Weber - một nhà xã hội học Đức có đóng góp rất quan trọng cho lý thuyết này khi đối
chiêu giữa cơ khí hoá và hình thành máy móc của tổ chức, tổ chức cơ học coi _
| trong tinh chinh xac , tinh nhanh chong, tính sáng stia , tính đều đặn, đô tin cây -
và xây dựng các quy chế hoạt động rất chỉ tiết Cũng theo ông tổ chức cơ học đồng nghĩa với tổ chức quan liêu, với tổ chức ấy bệnh quan liêu thật khó tránh và ngày cảng trở nên trầm trọng, nó xói mòn nên dân chủ và biến tư duy con người trở nên quan liêu Bên cạnh lo ngại của Weber thì nhiều nhà lý luận tổ chức tìm thấy sự hữu hiệu của loại hình tổ chức này và các nhà lý luận quản lý xây dựng trường phái lý thuyết quản lý cho loại hình tổ chức cơ học và quan
Trang 35
liêu đó Họ xây dựng nên "Trường phái ly thuyết cô điển về quản lý" Trường phái này đã biện hộ mạnh mẽ cho tình trạng quan liêu hoá khi thực thi quản lý tổ chức cơ học với những nguyên lý và phương pháp ngày càng hoàn thiện và
từ đó các nguyên tặc tô chức máy móc dân dân chiêm vi trí quan trọng trong mọi suy nghi cia chúng ta
2.1.2 Đặc trưng của tô chức cơ học
Tô chúc cơ học được xem như một tập hợp các vị trí công tác được xác định rõ ràng, sắp xêp thành thứ bậc và quy định rõ môi quan hệ giữa chúng Tô chức này rõ ràng được xem như một cõ máy và người ta thiệt kê nó như một cỗ máy Trong tổ chức các bộ phận chức năng được chia nhỏ thành mạng ˆ
_ lưới và sắp xếp trật tự theo thứ bậc Loại hình tổ chức này thường cónhững _
đặc trưng sau
1) Sự phân công lao động tỷ mỉ và chặt chẽ, vị trí công tác của từng cá | nhân được phân định chính xác, nhiệm vụ chính thức mà tổ chức giao cho họ
cùng đồng thời cũng là những công việc hàng ngày Những nhiệm vụ này được quy định rõ ràng, cụ thể thường bằng văn bản hành chính Số lượng các
vị trí được cấp trên quy định rõ ràng và chúng ta thường được hiểu đó là khái”
niệm "định biên" trong tổ chức Khi khuyết một vị trí, người quản lý thay vào
đó một nhân viên có đủ điều kiện và tiêu chuẩn như người tiên nhiệm không
khác gì thay thế một chỉ tiết trong cỗ máy
2) Cấu trúc bậc thang quyền lực: Các thành viên được sắp xếp vào các vị trí công tác theo đẳng cấp của bậc thang cấu trúc của tô chức cùng -đồng
thời là bậc thang quyền lực Mỗi thành viên chịu sự chỉ đạo của một thành
viên ở cấp cao hơn, đồng thời lại chỉ đạo một số thành viên ở cấp thấp hơn Mô hình quyền lực điều phối mọi hoạt động của tô chức, nó làm cho mệnh
lệnh ở câp cao nhất sẽ đi xuyên suôt tô chức một cách chính xác đên người
thực hiện tạo ra hiệu quả cao của việc thực hiện quyết định Tuy nhiên với mô
hình bậc thang nhiều nắc nên nhiều khi quyết định đến người thực hiện bị sai
lệch đo sự điều chỉnh hoặc truyền đạt thiếu chính xắc của cấp trung gian Cũng vì điều này, người lãnh đạo giảm nắc trung gian nhưng do sự phát triển của tổ chức nên lại rất cần nhiều nấc trung gian Sự mâu thuẫn này chính là mâu '
thuẫn của sự phát triển, giải pháp duy nhất khắc phục mâu thuẫn nảy là nâng
cao trình độ lãnh đạo và quản lý của cấp cao nhất trong hệ thống
Trang 36
3) Mọi hoạt động và quan hệ của bộ máy được xác định rõ ràng bằng
văn bản, mọi sự thay đổi phải do người ra văn bản đó thực hiện Điều hành bộ
may bang văn bản và dựa theo các văn bản đã quy định, các cấp và đến nhân
viên thực hiện báo cáo định kỳ hoặc báo cáo theo yêu cầu bằng văn bản "bệnh _
quan liêu giấy tờ" là đặc trưng cho tổ chức này, nếu không có giấy tờ thì
không còn là tổ chức máy móc nữa Nếu lãnh đạo ngại đọc văn bản và ra văn bản, cấp dưới và nhân viên ngại làm văn bản thì không nên làm việc ở loại
- hình tổ chức này Đây là Cơ quan hành chính nên hành chính bao giờ cũng gắn với giấy tờ Mọi thủ tục hoạt động trong tổ chức này được quy định rõ ràng, © chặt chẽ và qua nhiều cấp vì vậy cải cách thủ tục hành chính bao giờ cũng được đặt ra song mỗi ngày một phức tạp hơn lại có nhu cầu cải cách cao hơn ˆ 4) Thăng tiến nghề nghiệp cá nhân thường được gắn với viên leo lên bậc cao hơn trong cầu trúc bậc thang quyền lực Nhưnê do số vị trí ở mỗi nắc thang đã được xác định nên việc thăng tiễn theo chiều thắng đứng có nhiều khó khăn vì khi trống một chỗ người ta phải tô chức thi tuyến, chỉ trong _trường hợp đặc biệt mới cất nhắc một người nào đó ở cấp thấp hơn Việc thăng tiến nghề ngiệp trong tổ chức này thuận lợi cho nhân viên là tăng bậc nhưng không tăng ngạch, tuy điều này không thực hấp dẫn vì sẽ có thêm thu nhập không có thêm quyên lực còn thăng tiến theo chiều thăng đứng thì được cả hai Thăng tiến nghề nghiệp trong tô chức này vừa là động cơ làm việc tốt hơn cho tổ chức nhưng cũng đề ra không ít điều phiền tối cho tơ chức
5) Trong tổ chức cơ học người quản lý và người bị quản lý đều xác định
được rõ ràng nhiệm vụ, quyên hạn và hành động của mình Điều này tạo ra
câu trúc hành chính ốn định và đoán trước được Mọi cá nhân hành động theo
quy định phụ thuộc vào những nguyên tắc đã được xác định trong các luật lệ “được ban hành trong tổ chức chứ không phụ thuộc vào mong muốn của người có dia vi cao hon trong tô chức Người lãnh đạo cũng được xác định rõ quyên - hạn của mình, không thể tuỳ tiến hành động hoặc ban hành quyết định vượt quá thẩm quyên cho phép Như vậy rõ ràng quan hệ giữa người lãnh đạo và bị lãnh đạo không phải là quan hệ cá nhân giữa 2 con người mà là quan hệ của công việc Vì thế việc phục tùng mệnh lệnh của cá nhân trong tổ chức không
phải đối với một con người mả là đối với cấp dưới trong bộ máy Cần phải làm
rõ điều này mới hiểu được tính nhân quyên của con người trong tổ chức cơ học Song không phải lúc nào điều này cũng được người ta hiểu và tôn trọng
Trang 37
Park or REODT rgny
Vì vậy trong bất kỳ tổ chức nào, vấn để văn hóa tổ chức không chỉ dùng lại ở văn bản với những thiết chế thành văn mà những quan hệ phi chính thức hay
những thiết chế bất thành văn nhằm tạo ra sắc thái văn hoá của tổ chức là rat
quan trong
6) Các phương tiện và tài sản phục vụ cho công việc (công vụ) là của bộ máy chứ không phải của cá nhân nào dù cho là người lãnh đạo cao nhât của tô
_ chức Cá nhân còn không được sử dụng cương vị của mình vào mục đích riêng
tử,
2.1.3 Ưu điểm của tô chức cơ học
Với những đặc trưng trên ta thây rõ tô chức cơ học có nhiêu ưu điểm:
1) Mục tiêu của tô chức được xác định rõ rang bao gom cả hệ thông từ: - - mục tiêu chiên lược đên những mục tiêu ngăn hạn làm cơ sở khoa học cho sự
phát triên bên vững của tô chức
_2) Tổ chức được thiết kế hợp lý, xuất phát từ mục tiêu phải đạt đến của
tô chức mà xác định chức năng, nhiệm vụ của tô chức từ đó thiết kế cơ cầu tô
chức hợp lý nhất và hiệu quả nhất Cơ cấu tổ chức được thiết kế chặt chẽ nên
rat ít biến động trong quá trình vận hành
3) Từng con người trong tổ chức được sắp xếp một cách hợp lý vào vị
trí nhất định, họ hiểu về việc mình phải làm, trách nhiệm và quyền hạn được
quy định rõ ràng nên rất thuận lợi khi họ thi hành nhiệm vụ và thuận lợi cho việc quản lý
4) Tô chức được vận hành chính xác với độ tin cậy cao vì cả quy trình
vận hành được xác lập hoàn hảo và chặt chẽ ngay khi thiết kế tổ chức, mọi |
trục trặc dù nhỏ trong khi vận hành nhanh chóng được phát hiện để khắc phục
_ hoặc điêu chỉnh Sự vận hành của bộ máy không phụ thuộc vào ÿ muôn cá nhân của bất kỳ ai dù là người lãnh đạo cao nhất vì vậy nên sự thay đối nhân
sự không có ảnh hưởng gì đến hoạt động của tổ chức Sản phẩm của tô chức
đảm bảo đồng đều với chất lượng như thiết kê
5) Hiệu quả hoạt động của tổ chức cao do cấu trúc hợp lý, phần cộng,
phân nhiệm rõ ràng, ý thức phục tùng cao, vận hành trơn tru rật ít khi phải sửa
fl
chữa nên loại hình này thường tiêu tốn ít "năng lượng”
Trang 386) Quan ly tổ chức cơ học tương đối dễ và lại càng thuận lợi khi đã hình
thành lý luận quản lý khá hoàn chỉnh đối với loại hình tô chức này
“Tổ chức cơ học thực sự mạnh khi có đầy đủ các điệu kiện:
- Khi nhiệm vụ cần thực hiện lả đơn giản,
_ Khi môi trường én định,
_~ Sản xuất ôn định: Sản xuất một sản phẩm trong một thời gian đài, - Khi sản xuất sản phẩm và điều hành độ chính xác là 1 tiêu chuẩn quan
trọng,
- Khi yếu tổ con người của tổ chức được tuân thủ và hoạt động như dự
kiến |
Những tô chức đạt được thành công khi hội đủ cá 5 yếu tổ đó
Nhiều tổ chức đòi hỏi độ chính xác cao thường thiết kế theo loại hình
này Thí dụ như bộ máy hành chính nhà nước, công ty dịch vụ tài chính,
xưởng bảo dưỡng máy bay .vv
Tuy nhiên loại hình này cũng có nhiều nhược điểm, đôi khi lại là rất
trâm trọng |
2.1.4 Nhược điểm của tô chức cơ học
Tổ chức cơ học dẫn đến:
- Một loại hình tô chức rất khó thích nghi với môi trường,
- Quan liêu thiên cận và cứng nhắc,
- Có hiệu quả bất ngờ ngoài mong muốn như lợi ích của nhân viên làm việc trong tổ chức đứng trên mục tiêu mà tô chức cân đạt được
- Có tác dụng phản nhân tính đối với nhân viên nhất là những người ở
cuối bậc thang ngôi thứ |
Các tổ chức cơ học rất khó thích nghi với môi trường vì nó được thiết -
kế nhằm mục tiêu định trước chứ không nhằm đổi mới và khi mục tiêu thay
đổi thì tổ chức lại được thiết kế lại Khi môi trường thay đổi đòi hỏi tổ chức _
phải có phan ứng, tính linh hoạt, khả năng thực hiện những hoạt động sáng tạo trở nên quan trọng hơn sự hiệu quả và chặt chẽ vốn đã được định trước Nhiéu người cho rằng phải làm cái cần phải làm một cách kịp thời và thích hợp hơn
CC 7T ———————
Trang 39
làm tốt cái không còn cân phải làm hay làm quá muộn cái cần phải làm Với
loại hình tô chức cơ học, sự phân chia quá máy móc ngôi thứ đẳng cấp, giữa chức năng của các bộ phận và vai trò con người trong hệ thống làm nảy sinh
biết bao nhiêu vẫn đề phiến phức của tô chức và quản lý Khi nảy sinh các vẫn đề mới thì tô chức loại này không quan tâm vì nó không nắm rong lời giải
sản có, Khi tô chức xuât hiện vân đê, lẽ ra phải tìm mọi cách tiếp cận tìm hiều - nguyên nhân sâu sa để giải quyết thì người ta lại chỉ loanh quanh bám vào những phương châm chỉ đạo đã lỗi thời, những kiến thức đã lạc hậu và những ' thủ tục đã trở nên khô cứng trong tô chức nhưng đã được tiêu chuẩn hoá thực thi trong tô chức ở điều kiện môi trường ôn định tỏ ra không có khả nắng đương đầu với tình hình mới Việc ra quyết định phi chương trình quá châm
trễ không kịp đối phó với những biến động của môi trường dẫn đến hành động - - - - chậm và thiếu sự phối hợp Sự chậm trễ do cản trở hoạt động von thông suốt
của tô chức, hoạt động của tổ chức bị đảo lộn Hàng loạt vấn đề phức tạp nhấn
chìm tất cả các cáp kế cả cấp cao vì không đủ sức giải quyết Trong tình hình này thông tín thường bị bóp méo vì các thành viên ở các cấp dưới che dấu sai lầm cũng như quy mô và bản chất sự việc nguy cấp đang xây ra vì họ sợ trách
nhiệm Những người lãnh dao lúc đó buộc phải đối mặt với những vấn đề
không được xác định rõ ràng và thường phải giao cho các nhóm công tác giải quyết Những nhóm công tác này không phải người tại chỗ nên để hiểu được
bản chất vẫn đề để có giải pháp xử lý là rất khó khăn, không phải lúc nào cũng
thành công và thường là hết sức chậm chạp Cũng phải nói thêm rằng trong tỉnh trạng này thườn xẩy ra tắc nghẽn thông tìn khi các tô công tác làm việc vả
thông tin đến tổ thường là cục bộ, thiếu chuẩn xác nên cực kỹ khó khăn khi
tìm hiểu sự việc chứ chưa nói tới giải pháp giải quyết vì thế nên cần có một
cái nhìn tổng thé thì nhiều trường hợp tô công tác li không thể nhìn xa và nhận
định cũng như giải pháp rất thiển cận nên khi đưa tổ chức ra khỏi cuộc khủng
hoảng, làm cho các bộ phận phân rã và lợi ích cục bộ đặt trên lợi ích tô chức
và lợi ích của bộ phận này làm thiệt hại cho bộ phận khác Đó cũng là làm cho tổ chức bị rạn nứt và có nguy cơ †an vỡ
Như phân trên đã nói do trách nhiệm từng người chỉ có vào công việc cụ thể cho nên gặp khủng hoảng dễ bị trầm trọng thêm vì mọi người đều nghĩ '
răng "không phải trách nhiêm của tôi" vì "tôi chỉ làm cái người ta bảo tôi làm"
vv và không chỉ nhân viên mà người quản lý câp dưới cũng nghĩ như thê vả
29
Trang 40
nói như thế | Suy nghĩ đó là thật và bắt nguồn tử phong cách làm việc và
nguyên tắc quản lý các tổ chức cơ học Việc quy định trách nhiệm quá tỷ mỉ lúc này biểu hiện rõ đó là con dao 2 lưỡi vì khi môi trường biến động đòi hỏi
con người phái linh hoạt và chủ động thì họ không có hoặc chưa có ngay
được Tính thụ động, phụ thuộc làm người ta không đủ năng lực thích ứng và họ tự biện hộ rằng mình làm theo lệnh và chờ lệnh Cấu trúc đẳng cấp ngôi thứ cũng làm tăng tính lệ thuộc và ỷ lại, tước đi của người lao động phản ứng
trước cái mới Nhân viên thường cho rằng mình được phép sai lầm và khi có
sai lầm họ tự nhủ "chẳng tội gì mình sửa chữa sai lầm, đây chính là trách -
_ nhiệm của quản lý chứ!", Điều này làm cho nhân viên lãnh đạm với tổ chức,
nhất là những lúc tổ chức gặp khó khăn, họ không đủ sức và kẻ cả không
muốn đề xuất gi vi luôn nghĩ đó không phải lả việc của họ
Cau truc may moc lam nhụt tính chủ động, đưa người ta đến chỗ chấp hành lệnh và giữ mình hơn là quan tâm đến việc mình lảm và không bao giờ
nghĩ đến vì sao mình làm thế này, vì đơn giản cho rằng người ta bảo phải làm
thé Nhung người trong tổ chức cơ học mà nghi ngờ tính thông minh của các
luật lê thì bi coi là những người gây rối Thành ra, sự lãnh dam tập thể ngự trị
vì người lao động có thói quen không can dự vào công việc của lãnh đạo mà thực ra họ có thể tham gia cùng giải quyết
Khi môi trường biến động tác động đến tổ chức thường khiến xuất hiện
mục tiêu phụ làm phương hại đến mục tiêu chung của tô chức , nhiều khi làm tổ chức không có khả năng đạt tới mục tiêu của mình: Giữa các bộ phận trong
tổ chức vốn hoạt động nhịp nhàng theo điều khiển chung thì việc xuất hiện
mục tiêu phụ sẽ sinh thành ra tô chức mới trong lòng tổ chức cũ, các bộ phận
từ chỗ hợp tác để hoàn thành nhiệm vụ chung thì lại cạnh tranh, giành nguồn lực vốn hạn hẹp để thực hiện mục tiêu riêng của bộ phận mình Điều này đưa
tô chức lâm vào khủng hoảng trầm trọng hơn và khó tránh khỏi đỗ vỡ |
Câu trúc đăng cấp thứ bậc không chi 14 cau trúc nhiệm vụ và vai trò mà
nó còn là cầu trúc đẳng cấp quyền lực Trong hệ thống quá trình đầu tranh cho
quyền lực không ngừng diễn ra và cá nhân luôn muốn vươn lên những bậc cao ' của nấc thang quyền lực này nhất là khi quyền luc nay có khả năng chỉ phối :