Bài giảng quản trị học đại cương

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH . TS TRẦN TỰ LỰC Bài giảng QUẢN TRỊ HỌC ĐẠI CƢƠNG (LƯU HÀNH NỘI BỘ) Đối ĐốiThủ ThủMới Mới Tiềm TiềmẨn Ẩn Nhà Nhà Cung CungỨng Ứng Khách KháchHàng Hàng Sản Sản Phẩm Phẩm Thay Thay Thế Thế QUẢNG BÌNH - 2016 Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Chƣơng MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ 1.1 KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ 1.1.1 Khái niệm Hoạt động quản trị hoạt động phát sinh ngƣời kết hợp với thành tập thể Nếu cá nhân tự sống hoạt động hoạt động quản trị Các hoạt động quản trị phát sinh ngƣời kết hợp thành tập thể, nhƣ cần thiết khách quan Bởi vì, hoạt động quản trị, ngƣời tập thể sẻ làm gì, làm lúc hay làm cách lộn xộn không theo hƣớng chủ định Nhƣ vậy, quản trị hoạt động cần thiết phải thực người kết hợp với tổ chức nhằm thực mục tiêu chung Từ khái niệm cho thấy, thuật ngữ quản trị dùng có nghĩa phƣơng thức làm cho hoạt động hƣớng tới mục tiêu đƣợc hoàn thành với hiệu cao, thông qua ngƣời khác Phƣơng thức bao gồm chức mà nhà quản trị sử dụng, hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm tra 1.1.2 Hiệu quản trị Hiệu đƣợc xác định sở so sánh kết đạt đƣợc với chi phí bỏ Hiệu cao kết đạt đƣợc nhiều so với chi phí ngƣợc lại Nhƣ vậy, cách quản trị đạt đƣợc kết định nhƣng xét chi phí cao không chấp nhận đƣợc, lúc ta nói có kết nhƣng hiệu Bảng 1.1 So sánh hiệu kết quản trị Hiệu quả: - Gắn liền với phƣơng tiện - Làm đƣợc việc (doing things right) - Tỉ lệ thuận với kết (KQ) đạt đƣợc - Tỷ lệ nghịch với phí tổn (PT) bỏ Kết quả: - Gắn liền với mục tiêu thực mục đích - Làm việc (doing the right KQ O ; P  (P: suất, O: giá trị đầu ra, I giá things) HQ  I PT trị đầu vào) => P>1 tăng hiệu cao Trong thực tế hoạt động quản trị đƣợc xem có hiệu đạt đƣợc vấn đề sau: - Giảm thiểu chi phí nguồn lực đầu vào mà giữ nguyên sản lƣợng đầu Biên soạn: TS Trần Tự lực -2- Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình - Giữ nguyên yếu tố đầu vào mà gia tăng sản lƣợng đầu - Vừa giảm đƣợc chi phí đầu vào, vừa tăng sản lƣợng đầu Có nhiều cách so sánh hiệu kết Chúng ta nghiên cứu so sánh qua bảng 1.1 Trong kinh tế thị trƣờng, doanh nghiệp ngày tìm cách nâng cao hiệu cách hạn chế chi phí gia tăng kết Từ phân tích ta thấy rằng: Lý tồn hoạt động quản trị tổ chức muốn có hiệu quan tam đến hiệu lúc quan tâm đến hoạt động quản trị 1.1.3 Chức quản trị Có nhiều quan điểm khác phân chia chức quản trị Theo Henri Fayol quản trị có năm chức hoạch định, tổ chức, huy, phối hợp kiểm tra Nhƣng vào thập niên 30 Gulick Urwick lại cho có bảy chức quản trị Hoạch định, tổ chức, nhân sự, huy, phối hợp, kiểm tra tài Vào cuối thập niên 80 trở lại đây, nhà khoa học quản trị Mỹ lại có bàn luận số chức quản trị Theo James Stoner Stephen Robbins quản trị có bốn chức hoạch địch, tổ chức, điều khiển kiểm tra Nhìn chung, quan điểm có khác số lƣợng chức Tuy nhiên nội dung nhằm diễn tả công việc nhà quản trị Vì vậy, giảng đề nghị chia chức quản trị thành bốn chức hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm tra Trong chức điều khiển bao gồm việc tuyển dụng, động viên, lãnh đạo tạo mạng lƣới thông tin hữu hiệu nhằm hoàn thành mục tiêu tổ chức 1.1.3.1 Hoạch định: Là chức có mục đích xác định tƣơng lai tổ chức mà thông qua ta nhận hội, rủi ro sở xác định công việc phải làm để có hiệu Nhƣ vậy, hoạch định việc xác lập mục tiêu cần đạt đƣợc tƣơng lại phƣơng thức để đạt đƣợc mục tiêu Nếu tổ chức kế hoạch thận trọng phƣơng thức đắn dễ dẫn đến thất bại quản trị Hoạch định có nghĩa đem nhân tài vật lực để khai thác hội thời ngăn chặn hữu hiệu rủi ro, bất trắc môi trƣờng 1.1.3.2 Tổ chức: Là chức quản trị có mục đích phân công nhiệm vụ, tạo dựng cấu, thiết lập thẩm quyền phân phối ngân sách cần thiết để thực kế hoạch Nó xác định xem hoàn thành nhiệm vụ nào, đâu xong Tổ chức đắn tạo nên môi trƣờng nội thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức dẫn đến thất bại cho dù hoạch định tốt Biên soạn: TS Trần Tự lực -3- Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình 1.1.3.3 Điều khiển: Là chức quản trị nhằm thực mục tiêu tổ chức thông qua việc tác động, thúc đẩy hƣớng dẫn thực nhà quản trị đến nguồn nhân Thể vai trò ngƣời lãnh đạo thông qua việc tuyển dụng, đào tạo bố trí nhân Sau hoạt động thúc đẩy quan hệ cá nhân nhóm mối quan hệ quản trị nhằm xây dựng sắc văn hoá cho tổ chức Cuối trình thông tin truyền thông tin tổ chức 1.1.3.4 Kiểm tra: Là chức nhằm mục tiêu đo lƣờng hoạt động, kết hoạt động để xem xét kết thực mục tiêu đề Trên sở tìm nguyên nhân tích cực tiêu cực để tìm giải pháp khắc phục phát huy nhằm mở chu kỳ quản trị có hiệu Đây chức giúp nhà quản trị biết phải điều chỉnh hoạt động, cần phải hoạch định 1.2 NHÀ QUẢN TRỊ 1.2.1 Một số khái niệm Tổ chức tập hợp đƣợc đặt có hệ thống nhằm thực mục tiêu định Trƣờng đại học tổ chức, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, quan nhà nƣớc, đội bóng đá, tổ chức Tất chúng có ba đặc trƣng - Thứ nhất, Chúng có mục đích riêng biệt thể thông qua mục tiêu cụ thể - Thứ hai, Mỗi tổ chức bao gồm nhiều ngƣời - Thứ ba, Các tổ chức phát triển thành kiểu đặt định Kiểu đặt định rõ giới hạn hành vi thành viên, chẳng hạn bao gồm việc đặt luật lệ, định số ngƣời giữ chức vụ thủ trƣởng có số quyền hành định với số ngƣời khác, Nhƣ vậy, tổ chức thực thể có mục đích riêng biệt, có thành viên có cấu chặt chẽ có tính hệ thống Nhà quản trị làm việc tổ chức, nhƣng thành viên tổ chức nhà quản trị Nói chung tổ chức có hai loại ngƣời: nhà quản trị ngƣời thừa hành Ngƣời thừa hành ngƣời trực tiếp làm công việc hay nhiệm vụ trách nhiệm trông coi công việc ngƣời khác Ví dụ nhƣ ngƣời hầu bàn, công nhân đứng máy tiện, Trái lại, Nhà quản trị người có quyền có trách nhiệm điều khiển công việc người khác, họ bố trí vào vị trí có tầm quan trọng khác tổ chức Ví dụ tổ trƣởng tổ sản xuất, quản đốc phân xƣởng hay vị tổng giám đốc 1.2.2 Cấp bậc quản trị Các nhà quản trị tổ chức thƣờng đƣợc chia thành cấp: Nhà Biên soạn: TS Trần Tự lực -4- Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình quản trị cấp cao (Quản trị viên cấp cao), nhà quản trị cấp trung gian (Quản trị viên trung gian) nhà quản trị cấp sở (Quản trị viên cấp sở) Lao động tổ chức chia loại, lao động trực tiếp lao động gián tiếp Bộ máy điều hành tổ chức lao động gián tiếp, lao động quản lý Tất ngƣời huy máy điều hành tổ chức gọi nhà quản trị (quản trị viên) 1.2.2.1 Quản trị viên hàng đầu (QTV cấp cao): Bao gồm giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị, phó giám đốc phụ trách phần việc; chịu trách nhiệm đƣờng lối, chiến lƣợc, công tác tổ chức hành tổng hợp tổ chức Nhóm quản trị viên thƣờng đƣợc gọi cấp điều khiển, với số lƣợng nhỏ, có trách nhiệm chung tồn phát triển tổ chức Công việc họ phức tạp căng thẳng, đòi hỏi thời gian, sáng tạo gắn bó với tổ chức Có thể nêu lên nhóm công tác sau: + Xác định mục tiêu tổ chức thời kỳ, phƣơng hƣớng, biện pháp lớn + Tạo dựng máy quản trị tổ chức: Phê duyệt cấu tổ chức, chƣơng trình hoạt động vấn đề nhân nhƣ tuyển dụng, lựa chọn quản trị viên cấp dƣới, giao trách nhiệm, uỷ quyền, thăng cấp, định mức lƣơng, + Phối hợp hoạt động bên có liên quan + Xác định nguồn lực đầu tƣ kinh phí cho hoạt động tổ chức + Quyết định biện pháp kiểm tra, kiểm soát nhƣ chế độ báo cáo, kiểm tra, tra, định giá, khắc phục hậu + Chịu trách nhiệm hoàn toàn định ảnh hƣởng tốt, xấu đến doanh nghiệp 1.2.2.2 Quản trị viên trung gian: Là nhà quản trị hệ thống, dƣới nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm nhân viên cấp dƣới Họ quản đốc phân xƣởng, trƣởng phòng, ban chức Đây đội ngũ quản trị viên trung gian có nhiệm vụ đạo thực phƣơng hƣớng, đƣờng lối quản trị viên hàng đầu phê duyệt cho ngành mình, phận chuyên môn Nhiệm vụ quản trị viên trung gian + Nghiên cứu, nắm vững định quản trị viên hàng đầu nhiệm vụ ngành, phận thời kỳ, mục đích, yêu cầu, phạm vi quan hệ với phận, với ngành khác + Đề nghị chƣơng trình, kế hoạch hoạt động, đƣa mô hình tổ chức thích hợp, lựa chọn, đề bạt ngƣời có khả vào công việc phù hợp, chọn nhân viên kiểm tra, kiểm soát + Giao việc cụ thể cho nhân viên, tránh bố trí ngƣời đảm nhận nhiều công việc không liên quan với Biên soạn: TS Trần Tự lực -5- Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình + Dự trù kinh phí trình cấp phê duyệt chịu trách nhiệm việc sử dụng kinh phí + Thƣờng xuyên rà soát kết hiệu công việc + Báo cáo kịp thời với quản trị viên hàng đầu kết vƣớng mắc theo uỷ quyền chịu trách nhiệm hoàn toàn công việc đơn vị việc làm nhân viên cấp dƣới Điều lưu ý quản trị viên trung gian: + Phải nắm vững mục đích, ý định cấp Báo cáo kịp thời cho cấp biết hoạt động đơn vị + Tìm hiểu, xác định mối liên hệ đơn vị với đơn vị khác tìm cách phối hợp hoạt động nhiệt tình, chặt chẽ với đơn vị khác có liên quan + Phải nắm vững lý lịch ngƣời đơn vị Hƣớng dẫn công việc cho ngƣời đánh giá mức kết ngƣời, động viên, khích lệ họ làm việc 1.2.2.3 Quản trị viên cấp sở: Là nhà quản trị cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc quản trị, họ chiếm số lƣợng lớn Thông thƣờng họ tổ trƣởng, trƣởng nhóm, chịu trách nhiệm thi hành kế hoạch hành động quản trị viên cấp soạn thảo, họ kiểm tra, đôn đốc, chịu trách nhiệm trƣớc kết hàng ngày nhân viên Tuy nhiên vị trí nhà quản trị cấp cở sở thƣờng trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể nhƣ nhân viên dƣới quyền họ Quản trị viên sở có nhiệm vụ sau: + Hiểu rõ công việc phụ trách, phấn đầu hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch, lịch trình, tiêu chuẩn quy định số lƣợng chất lƣợng + Luôn cải tiến phƣơng pháp làm việc, rèn lyện tinh thần kỷ luật lao động tự giác để trở thành thành viên đáng tin cậy đơn vị, giữ gìn nơi làm việc gọn gàng, ngắn nắp + Rèn luyện thói quen lao động theo tác phong đại công nghiệp + Báo cáo, xin ý kiến đạo kịp thời thủ trƣởng đơn vị, có tinh thần đồng đội, quan hệ mật thiết với đồng nghiệp Các cấp bậc quản trị tổ chức thƣờng đƣợc thể qua hình 1.1 Cấp I Cấp II Cấp III Ngƣời lao động Hình 1.1: Các cấp bậc quản trị Biên soạn: TS Trần Tự lực -6- Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình I II III Sơ đồ 1.1: Sự trùng lặp quản trị cấp quản trị Sơ đồ có ranh giới tuyệt đối cấp Trong thực tế số công việc lẫn lộn cấp, tức quản trị viên cấp cao có vài việc lấn xuống quản trị viên trung gian Quản trị viên trung gian lại có số việc lấn xuống quản trị viên sở ngƣợc lại Những công việc quản trị viên cấp cao lấn xuống công việc quản trị viên sở đƣợc Cần quan tâm đến chổ trùng hợp nhƣ để tránh dẫm chân lên nhƣ có việc nhiều ngƣời làm, ngƣợc lại có việc lại ngƣời phụ trách 1.2.3 Các kỹ nhà quản trị Để hoàn thành nhiệm vụ phức tạp khó khăn nhà quản trị cần phải có số kỹ cần thiết Robert Katz trình bày loại kỹ mà nhà quản trị phải có kỹ ảnh hƣởng đến hoạt động doanh nghiệp mà nhà quản trị phụ trách, đồng thời ảnh hƣởng đến phát triển nghề nghiệp nhà quản trị, ba kỹ kỹ kỹ thuật, kỹ nhân kỹ tƣ - Kỹ kỹ thuật: Là khả cần thiết để thực công việc cụ thể, nói cách khác trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhà quản trị Ví dụ viết chƣơng trình điện toán, soạn thảo hợp đồng, Nhà quản trị có đƣợc chuyên môn qua đào tạo trƣờng hay qua bồi dƣỡng đơn vị - Kỹ nhân sự: Là khả làm việc chung, động viên điều khiển ngƣời làm việc Kỹ nhân tài đặc biệt nhà quản trị, việc quan hệ với ngƣời khác nhằm tạo thuận lợi thúc đẩy hoàn thành công việc chung Có thể nói nhà quản trị nào, dù cấp cao hay cấp thấp cần có kỹ nhân xét đến quản trị cấp phải tiếp xúc làm việc với ngƣời Một vài kỹ nhân cần thiết cho nhà quản trị phải biết cách thông đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến ngƣời khung cảnh làm việc, xây dựng không khí làm việc tích cực thân ái, biết cách động viên nhân viên dƣới quyền, - Kỹ tư duy: Là kỹ đặc biệt quan trọng nhà quản trị, quản trị cấp cao Kỹ đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu rõ mức độ phức tạp môi trƣờng, biết phân tích giải vấn đề cách hệ thống biết cách giảm thiểu mức độ phức tạp xuống mức độ Biên soạn: TS Trần Tự lực -7- Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình đối phó đƣợc Kỹ tƣ khó tiếp thu nhà quản trị đạt đƣợc mức độ tƣ cần thiết công việc Tuy nhiên kỹ đƣợc gia tăng trình làm việc tiếp xúc với thực tế công việc Các nhà quản trị phải có đầy đủ kỹ trên, nhƣng tầm quan trọng kỹ phụ thuộc theo cấp bậc nhà quản trị tổ chức Nói chung, kỹ kỹ thuật giảm dần độ quan trọng lên cao dần hệ thống cấp bậc nhà quản trị Ở cấp cao, nhà quản trị cần có nhiều kỹ tƣ chiến lƣợc Ở cấp thấp kỹ kỹ thuật cần thiết tính trực tiếp công việc Kỹ nhân cần thiết cho nhà quản trị tất cấp, cấp nhà quản trị phải làm việc với ngƣời Tầm quan trọng kỹ cấp quản trị đƣợc thể qua hình sau Kỹ tƣ Kỹ nhân Kỹ kỹ thuật Nhà Quản trị cấp thấp Nhà Quản trị cấp Nhà Quản trị cấp cao Hình 1.2 Các kỹ nhà quản trị 1.2.4 Vai trò nhà quản trị Các nhà quản trị phải thể vai trò trình quản trị, thể mặt sau: 1.2.4.1 Vai trò quan hệ với người Trước hết, nhà quản trị phải đóng vai trò đại diện, có tính chất nghi lễ, ví dụ giám đốc lễ tân tiếp đón khách quan trọng đến khách sạn Nhà quản trị đóng vai trò đại diện cho tổ chức họ Xét mối tƣơng quan ngƣời tổ chức, vai trò nhà quản trị cho thấy hình ảnh tổ chức mà họ quản trị mức độ định, cho thấy nét tổ chức Thứ hai, vai trò ngƣời lãnh đạo, đòi hỏi nhà quản trị phải phối hợp kiểm tra công việc nhân viên dƣới quyền Vai trò đƣợc nhà quản trị thực trực tiếp hay gián tiếp Việc tuyển dụng, đào tạo, động viên việc mà nhà quản trị phải trực tiếp làm Trái lại, ấn định tiêu chuẩn chất lƣợng công việc, phân chia chịu trách nhiệm, làm định, hay ấn định thời gian để cấp dƣới hoàn thành công việc, nhà quản trị thực vai trò lãnh đạo cách gián tiếp nhân viên Biên soạn: TS Trần Tự lực -8- Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Thứ ba, vai trò liên lạc nhà quản trị quan hệ với nhiều ngƣời khác, hay tổ chức nhằm hoàn thành công việc đƣợc giao Thí dụ, quản đốc phân xƣởng điện thoại cho phòng vật tƣ yêu cầu chuẩn bị nguyên liệu kịp thời cho công việc tuần sau Nhà quản trị làm vai trò liên lạc Xét cho cùng, vai trò liên lạc cho phép nhà quản trị phát triển hệ thống thu thập thông tin bên hữu ích cho hoàn thành nhiệm vụ 1.2.4.2 Vai trò thông tin Thu thập, phổ biến thông tin thay mặt cho tổ chức để phát biểu vai trò thông tin nhà quản trị Vai trò xuất phát từ vai trò quan hệ với ngƣời trình bày Do mối quan hệ nhà quản trị với thuộc cấp nhƣ với cá nhân bên tổ chức nhà quản trị trở thành trung tâm đầu não thông tin tổ chức mà họ phụ trách Với chức đó, nhà quản trị thu thập, tiếp nhận chuyển giao thông tin liên quan đến hoạt động thành viên đơn vị Vai trò thu thập thông tin cách thƣờng xuyên xem xét, phân tích bối cảnh chung quanh đơn vị để nhận tin tức, hoạt động kiện đem lại hội tốt hay đe doạ hoạt động đơn vị Công việc đƣợc thực qua việc đọc báo chí, văn qua trao đổi, tiếp xúc với ngƣời Vai trò thông tin thứ hai nhà quản trị phổ biến thông tin liên hệ đến ngƣời có liên quan, thuộc cấp, ngƣời đồng cấp, hay thƣợng cấp Vai trò thông tin sau mà nhà quản trị phải đảm nhiệm thay mặt đơn vị để cung cấp thông tin đơn vị, hay cho quan bên Mục tiêu thay mặt phát biểu để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm ủng hộ cho đơn vị 1.2.4.3 Vai trò định Vai trò cuối nhà quản trị bao gồm có vai trò: vai trò doanh nhân, vai trò ngƣời giải xáo trộn, vai trò ngƣời phân phối tài nguyên vai trò nhà thƣơng thuyết - Vai trò doanh nhân: Xuất nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động đơn vị Việc đƣợc thực cách áp dụng kỹ thuật vào tình cụ thể, nâng cấp điều chỉnh kỹ thuật áp dụng - Vai trò người giải xáo trộn: Nhà quản trị kịp thời đối phó với biến cố bất ngờ nhằm đƣa đơn vị sớm trở lại ổn định - Vai trò nhà phân phối tài nguyên: Nhà quản trị phải định nên phân phối tài nguyên cho với số lƣợng nhƣ Tài nguyên tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang bị, hay ngƣời Thông thƣờng, Biên soạn: TS Trần Tự lực -9- Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình tài nguyên dồi dào, nhà quản trị thực vai trò cách dễ dàng Nhƣng tài nguyên khan hiếm, định nhà quản trị vấn đề ảnh hƣởng lớn đến kết hoạt động đơn vị hay chí, toàn thể đơn vị - Vai trò nhà thương thuyết: Nhà quản trị khác thƣơng thuyết tay ngƣời có tài nguyên đơn vị để đem trao đổi, chuyển nhƣợng Vì vậy, nhà quản trị lên cao hệ thống cấp bậc nhà quản trị, họ đóng vai trò thƣơng thuyết nhiều Tuy nhiên, phối hợp nhƣ tầm quan trọng vai trò thay đổi tuỳ theo quyền hành cấp bậc nhà quản trị đơn vị Nhƣng dù có vai trò đƣợc nhấn mạnh vai trò khác tính chất công việc, nhà quản trị nhiều đảm nhiệm vai trò 1.3 KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ 1.3.1 Quản trị khoa học Khoa học lĩnh vực tri thức gồm kinh nghiệm đƣợc tổng kết khái quát hoá, áp dụng tổng quát trƣờng hợp Khoa học quản trị có đặc tính nhƣ ngành khoa học, học áp dụng thực tế Khoa học quản trị phận tri thức đƣợc tích luỹ qua nhiều năm, thân khoa học tổng hợp thừa hƣởng kết từ ngành khoa học khác nhƣ toán học, kinh tế học, điều khiển học,… Khoa học quản trị nhằm: - Cung cấp cho nhà quản trị cách suy nghĩ có hệ thống trƣớc vấn đề phát sinh, phƣơng pháp khoa học giải vấn đề thực tiễn làm việc,… - Cung cấp cho nhà quản trị quan niệm ý niệm nhằm phân tích, đánh giá nhận diện chất vấn đề Từ hiểu biết vận dụng xác định để giải vấn đề nảy sinh thực tế - Cung cấp cho nhà quản trị “Kỹ thuật” đối phó với vấn đề công việc, hình thành lý thuyết, kinh nghiệm lƣu truyền giảng dạy cho hệ sau,… Đồng thời hình thành phƣơng pháp khoa học tạo tảng cho việc ứng dụng cải tiến khoa học quản trị 1.3.2 Quản trị nghệ thuật Quản trị học thuộc lòng hay áp dụng theo công thức Nó nghệ thuật nghệ thuật sáng tạo Nghệ thuật quản trị có đƣợc qua kinh nghiệm, nghiên cứu quan sát,… Nhà quản trị thực nghệ thuật công việc hàng ngày Tất nhà quản trị bị nhầm lẫn nhƣng nhà quản trị giỏi học hỏi đƣợc từ sai lầm để trau dồi kỹ năng, kỹ xảo quản trị gọi nghệ thuật quản trị họ thông qua việc linh hoạt vận dụng lý thuyết quản trị tình Biên soạn: TS Trần Tự lực - 10 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Nhiều trƣờng hợp thông tin mang nhiều ý nghĩa khác không giúp cho nhà quản lý giải vấn đề 9.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 9.3.1.Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý hiểu hệ thống dùng để tiến hành quản lý với thông tin cần thiết (các loại) cung cấp thường xuyên để hỗ trợ cho việc hoạch định, kiểm soát định cấp quản lý Hệ thống thông tin quản lý hiểu nhƣ tập hợp nhiều hệ thống thông tin tổ chức nhƣ: - Các hệ thống thông tin văn phòng bao gồm thƣ điện tử, phận xử lý liệu, mạng máy tính…Các hệ thống cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho công việc văn phòng ngày nhƣ thảo văn bản, phục vụ hội nghị, viễn thông, tính toán xử lý đơn đặt hàng… - Hệ thống xử lý liệu bao gồm hệ thống xử lý liệu kế toán, lƣơng bổng, kiểm soát sản xuất, tồn kho, ghi chép, xử lý lập báo cáo tình hình kinh doanh hàng ngày doanh nghiệp - Hệ thống hỗ trợ định (DSS = Decision Support System) bao gồm báo biểu, kỹ thuật dự báo, mô hình định, chƣơng trình tuyến tính, phân tích thống kê….ngƣời sử dụng liên kết hệ thống với để triển khai hoạt động, nhiên chúng thay óc suy xét ngƣời Các hệ thống hỗ trợ hoạt động xây dựng kế hoạch định Ngƣời xử dụng liên kết hệ thống với để triển khai hoạt động - Một hệ thống thông tin quản lý (management information system MIS) phải đảm bảo dòng thông tin đƣợc vận hành thông suốt tổ chức, vƣợt qua ranh giới phận, từ xuống dƣới nhƣ từ dƣới lên, đáp ứng nhu cầu thông tin tổ chức phản hồi xác, kịp thời Tuy nhiên chúng thay óc suy xét ngƣời định Trong thời đại ngày nay, tổ chức dù tổ chức nhà nƣớc hay tƣ nhân thiếu số liệu, thông tin Điều quan trọng phải xử lý số liệu cách có ích cho số liệu đến vị trí ngƣời cần Điều có nghĩa nhà quản lý cần phải tổ chức, xây dựng cho tốt hệ thống thông tin quản lý tổ chức tiến hành hoạt động quản lý có hiệu đƣợc Biên soạn: TS Trần Tự lực - 102 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình - DSS (Decision Support System): hệ thống thông tin hỗ trợ định cần phải thoả mãn đƣợc nhu cầu quản trị hàng đầu là: cung cấp cho nhà quản trị thông tin cần thiết để định khôn ngoan Điều quan trọng cung cấp thông tin Cần phải có hệ thống biến liệu thô thành thông tin mà ban lãnh đạo sử dụng thực Để đạt đƣợc mục đích hệ thống thông tin phải tính đến nhu cầu thông tin cụ thể nhà quản trị yêu cầu thông tin loại hình định cụ thể DSS hệ thống thông tin hỗ trợ việc định hệ thống thông tin chuyên dụng đƣợc thiết kế để hỗ trợ kỹ nhà quản trị tất giai đoạn định_nhận dạng vấn đề, lựa chọn liệu liên quan, chọn phƣơng thức sử dụng để định đánh giá phƣơng án hành động DSS phải cung cấp thông tin dƣới dạng mà nhà quản trị hiểu đƣợc, vào lúc cần đến thông tin đặt thông tin dƣới kiểm soát trực tiếp nàh quản trị Nói tóm lại, DSS định hình thông tin theo nhu cầu cuả quản trị Vì mà DSS đảm bảo đƣợc việc hỗ trợ cho “quyết định đƣợc chƣơng trình hoá” “quyết định chƣa đƣợc chƣơng trình hoá” điều kiện chắn, rủi ro không chắn Nhìn khái quát ta thấy DSS hiệu thực đƣợc việc sau đây: - Hỗ trợ nhƣng không thay việc định quản trị - Hỗ trợ việc định toàn tổ chức, chủ yếu cấp quản trị trung gian tối cao - Cho phép ngƣời định tƣơng tác với máy tính để xem xét hiệu phƣơng án định - Thu thập, lƣu giữ đảm bảo cung cấp liệu mô hình định phù hợp với loại hình định cụ thể - Các loại vấn đề gặp phải thủ tục quy định đƣợc sử dụng để xử lý chúng thay đổi (phù hợp) theo cấp quản trị khác yêu cầu loại thông tin tuỳ thuộc vào cấp quản trị khác Cần phải đảm bảo thông tin đến nơi, lúc cần thiết, phù hợp với loại định khác cấp quản trị káhc - Thân thiện với ngƣời dùng (dễ dùng) 9.3.2 Các giai đoạn hình thành phát triển hệ thống thông tin quản lý Trong lịch sử hình thành phát triển hoạt động quản lý, hệ thống thông tin quản lý (MIS) hình thành phát triển qua giai đoạn khác giai đoạn thứ Biên soạn: TS Trần Tự lực - 103 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Giai đoạn 1: Xử lý số liệu tập trung Đây giai đoạn việc sử dụng hệ thống MIS cho hạch toán, kế toán Nhƣng tất số liệu tập trung quan kiểm soát Thông tin đƣa thƣờng chậm chạp không đáp ứng đủ nhu cầu quản lý hàng ngày Giai đoạn 2: Xử lý số liệu tập trung hoạt đông quản lý (19631979) nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản lý để họ đƣa định tốt Mọi nhà quản lý gắn với thông tin Các nhà quản lý nhận thức đƣợc vai trò thu thập xử lý số liệu máy tính, không cung cấp số liệu liên quan đến hoạt động quản lý hàng tuần, tháng, năm mà đƣa cho nhà quản lý lời khuyên biện pháp xử lý Có thể nói bắt đầu thực MIS Và phận bắt đầu thành lập phận kiểm soát thông tin quản lý Giai đoạn 3: Phi tập trung hóa kiểm soát thông tin Nghĩa ngƣời quản lý ngƣời sử dụng máy vi tính kiểm soát thông tin họ phải kiểm soát thành công hay không thành công (?) Giai đoạn 4: Nối mạng, nghĩa máy tính cá nhân thông tin cho Giai đọan 5: Giai đoạn tiếp theo, tồn phát triển Đây giai đoạn phát triển cao MIS thông tin đƣợc trao đổi quy mô rộng (ví dụ công ty Digital thiết kế hệ thống nối 27.000 công ty 26 nƣớc giới) Trong tổ chức, mạng nối mạng thông tin trở thành phổ biến nhằm đảm bảo liên hệ trực tiếp nhà quản lý cấp cao tổ chức với cấp quản lý khác Trong giai đoạn tiếp theo, ngƣời ta muốn xây dựng hệ thống chuyên gia, tức tạo phận xử lý thông minh loại thông tin dể giúp lời khuyên cụ thể theo loại vấn đề nhiều cho nhà quản lý Trong sử dụng hệ thống thông tin quản lý, không nhà quản lý coi nhẹ giá trị hệ thống thông tin quản lý hặc dã có đánh giá cao Cần phải thấy hệ thống thông tin có tiện ích nhƣ hạn chế cần phải đƣợc tiếp tục nghiên cứu phát triển Đánh giá vai trò hệ thống thông tin quản lý (MIS) hoạt động quản lý tổ chức có xu hƣớng: - Cho hệ thống thông tin quản lý thay toàn loại thông tin khác - Càng nhiều thông tin quản lý, định tốt - Các nhà quản lý cần nhiều công nghệ thông tin tiên tiến * Giả sử có ý kiến hệ thống thông tin quản lý (MIS) thay toàn loại thông tin khác? Biên soạn: TS Trần Tự lực - 104 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Nhƣ nêu, hệ thống thông tin quản lý dựa vào máy tính góp phần tăng cƣờng khả nhà quản lý Nhƣng cần xem hệ thống có tích chất hỗ trợ thay hoàn toàn nguồn thông tin khác Những phƣơng pháp khác đƣợc xử dụng hoạt động thu thập, xử lý thông tin nhƣ: Hội họp, tiếp xúc tình huống, tiếp xúc mặt đối mặt; dạo chơi không theo quy định; điện thoại; hoạat động xã hội hình thức tƣơng tự khác đóng vai trò quan trọng cho việc định nhà quản lý Giao tiếp lời nói giao tiếp cá nhân phận quan trọng công việc nhà quản lý Những thông tin không thức nhắc nhở nhà quản lý việc xảy theo đƣờng thông tin thức MIS Do đó, không nên xem MIS thay cho toàn hệ thống thông tin khác có liên quan hoạt động quản lý tổ chức * Càng nhiều thông tin quản lý, định tốt hơn? Hiện nay, với bùng nổ thông tin phát triển công nghệ thông tin, nhiều nhà quản lý tin có nhiều thông tin có điều kiện định quản trị hơn, nhƣng có nhiều vấn đề cần đƣợc xem xét - Khi có nhiều thông tin, liệu nhà quản lý có đủ khả xử lý chúng không? Hay họ bị chìm ngập biển thôngn tin mà không tìm đƣợc lối Các thông tin thƣờng có tính phụ thuộc lẫn nên nhà quản lý khó đánh giá chúng cách xác - Cái mà nhà quản lý cần giá trị thông tin số lƣợng Có nhiều thông tin làm cho việc ban hành định bị che mờ thông tin chƣa đƣợc phân tích kỹ lƣỡng * Các nhà quản lý cần nhiều công nghệ thông tin tiên tiến - Hiện nay, số tổ chức có xu hƣớng vƣơn đến công nghệ thông tin: hệ thống phần cứng nhƣ phần mềm đại đƣợc nhà quản lý nghĩ đến, nhƣng nhiều độ trang trí Tất điều trở thành có ích nhà quản lý thấy cần chi phí cho chúng nhƣ Đây vấn đề đặt cho Chính phủ quốc gia giới đƣa công nghệ thông tin đại vào quản lý nhà nƣớc Bên cạnh đó, đƣa công nghệ đòi hỏi thay đổi (nhân sự) lớn cấu tổ chức để đáp ứng nhu cầu công nghệ thông tin Điều đòi hỏi nhàn quản lý phải cân nhắc khía cạnh tâm lý nhƣ chi phí Biên soạn: TS Trần Tự lực - 105 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Trong hoạt động quản lý nay, nói chung hệ thống thông tin quản lý đƣợc khai thác mức độ thấp Nguyên nhân chủ yếu là: - Đội ngũ quản lý chƣa biết chƣa đƣợc thông tin quan trọng cho hoạt động định quản lý họ nhận đƣợc chúng - Đội ngũ ngƣời làm việc máy hành nhà nƣớc chƣa đƣợc đào tạo để thích ứng nhanh với hệ thống thông tin quản lý, chƣa thể thu thập, xử lý quản lý số liệu Đào tạo kiến thức tin học sử dụng hệ thống thông tin quản lý vấn đề cần đặt sớm cho quốc gia phát triển Hệ thống thông tin quản lý (MIS) đem lại cho tổ chức nhà quản lý nhiều lợi mà loại thông tin thông thƣờng không giải đƣợc - Các nhà quản lý, nhà sản xuất, kinh doanh xem thông tin nhƣ vũ khí lợi hại để giành cạnh tranh thị trƣờng - Một lợi khác hệ thống thông tin quản lý làm thay đổi phƣơng cách làm việc nhà quản lý Điều thấy đƣợc qua nhà quản lý hệ trẻ sau (thế hệ 90) Đó ngƣời biết sử dụng thành thạo chƣơng trình quản lý, sử dụng thành tƣụ máy tính Họ ngồi nhà để tham gia họp; thay cho việc chờ đợi báo cáo cấp dƣời họ có đƣợc thông tin mà họ cần Việc nhanh chóng cung cấp thông tin theo nhu cầu nhà quản lý cho phép nâng cao lực định, chọn lựa đƣợc phƣơng án tốt để nâng cao tính hiệu định - Một điều quan trọng sử dụng MIS làm thay đổi cách thức hoạt động tổ chức làm cho tổ chức dƣờng nhỏ gắn bó với Điều nầy thể thông qua việc xếp lại tổ chức, thu hẹp phận không cần thiết giúp cho nhà quản lý sâu sát với tình hình nhiều - MIS làm thay đổi cấu quyền lực tổ chức theo kiểu truyền thống Trong tổ chức theo kiểu truyền thống, thông tin có sức mạnh nó, có thông tin ngƣời có quyền Cấp dƣới thƣờng đƣa thông tin có lợi cho lên cấp trên, họ thƣờng chế biến chúng trƣớc gữi thông tin Nhƣ thế, cấu tổ chức có nhiều cấp trung gian có nhiều nguy thông tin bị sai lệch Trái lại, hệ thống thông tin hoạt động theo chế nối mạch trực tiếp từ ngƣời quản lý cao đến đơn vị sở nên vai trò cấp trung gian bị bãi bỏ Biên soạn: TS Trần Tự lực - 106 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Nhƣ vậy, hệ thống thông tin quản lý (MIS) tăng thêm quyền lực cho nhà quản lý cấp cao họ tiếp cận trực tiếp đến loại thông tin họ cần mà qua cấp trung gian 9.3.3 Sự phản ứng việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý Đó tâm lý lo sợ phát sinh từ ngƣời lao động tổ chức có áp dụng công nghệ thông tin nhƣ công nhân sợ việc, cấp quản trị sợ bị giảm hay thay đổi quyền lực Sự chống đối hay không ủng hộ việc áp dụng công nghệ thông tin hoạt đông quản lý đƣợc iểu dƣới nhiều hình thức son phổ biến thờ với công nghệ thông tin hay chống đối việc không cung cấp liệu Trình độ nhà quản lý cản trở lớn việc áp dụng công nghệ thông tin Nguồn tài dành cho đầu tƣ phát triển chƣa ủng hộ cho việc đƣa công nghệ thông tin vào quản lý Thiếu phối hợp tổ chức có liên quan vấn đề cạnh tranh bảo mật Để đƣa công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý cần: - Có chiến lƣợc bƣớc cho phát triển - Dành ngân sách cho phát triển (đào tạo, mua trang thiêt bị) - Huy động tham gia nhiều ngƣời - Tập trung vào đối tƣợng sử dụng thừa hƣởng - Xây tiêu chí đánh giá hoạt động 9.3.4 Quản trị thông tin để định Khi tổ chức trở nên phức tạp nhà quản trị phụ thuộc nhiều vào nguồn thông tin khác bên nhƣ bên Mức độ phức tạp tăng lên làm tăng nơi (các cấp quản lý) cần định nhƣ từ cấp định tác nghiệp riêng rẽ thấp đến cấp định chiến lƣợc cấp tối cao Nhu cầu quản trị thông tin cung cấp thông tin cho ngƣời định chắn vấn đề nhận thức mới: Chúng ta biết nỗ lực quản trị thông tin từ ngày phát triển hệ thống kế toán Ngoài ra, nhiều công ty có hệ thống thông tin marketing, hồ sơ thông tin khách hàng, hệ thống thông tin kho tàng nhiều hệ thống thông tin khác Ngƣời ta thƣờng dùng thuật ngữ “hệ thống thông tin quản lý (MIS)” tất kiểu hệ thống nguồn thông tin khác Nhƣng gần xuất thuật ngữ quan trọng “hệ thống thông tin hỗ trợ định (DSS)” Biên soạn: TS Trần Tự lực - 107 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Để hiểu đƣợc hệ thống thông tin hỗ trợ định, cần lần lƣợc nghiên cứu vấn đề sau: - Những nguồn thông tin đến tổ chức - Nhu cầu hệ thống hỗ trợ định - Những chức cụ thể hệ thống hỗ trợ định - Những vấn đề liên quan đến thiết kế hệ thống hỗ trợ định 9.3.4.1 Các nguồn thông tin Bƣớc việc thiết kế hệ thống hỗ trợ định (DSS) tìm hiểu dòng thông tin khác mà nhà quản lý phải quản lý Nói chung, ta phân biệt nguồn bên bên dòng thông tin nhƣ hình bên Thông tin truyền đến khỏi tổ chức Khi tổ chức di chuyển theo chiều dọc lẫn theo chiều ngang  Những dòng thông tin bên Những dòng nầy từ tổ chức môi trƣờng hay từ môi trƣờng đến tổ chức Dòng đến đƣợc gọi thông tin tình báo dòng đƣợc gọi truyền đạt thông tin tổ chức - Thông tin tình báo Những dòng thông tin liên quan đến thành tố khác môi trƣờng hoạt động tổ chức _ chẳng hạn nhƣ thân chủ, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, ngƣời cung ứng, chủ nợ quyềnđƣợc sử dụng để đánh giá thông tin lập kế hoạch ngắn hạn chiến lƣợc liên quan đến môi trƣờng kinh tế (xã hội, văn hoá) mà tổ chức hoạt động - Việc truyền đạt thông tin tổ chức Những dòng thông tin từ tổ chức môi trƣờng bên mà tổ chức hoạt động Quảng cáo nỗ lực khuyến khác đƣợc xem việc truyền đạt thông tin tổ chức Bất kể tổ chức thuộc loại hình nào, nội dung dòng thông tin bị tổ chức kiểm soát  Những dòng thông tin nội tổ chức Đó thông tin lƣu hành nội tổ chức Để trở nên hữu ích, thông tin tình báo thông tin phát sinh nội phải đến nhà quản trị lúc Trong nội tổ chức có dòng thông tin dọc (cả lên xuống) thông tin ngang Nguyên tắc DSS dòng thông tin phải trở thành phận kế hoạch không đƣợc để hoạt động mà kế hoạch đạo thức Biên soạn: TS Trần Tự lực - 108 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Mục tiêu kế hoạch truyền bá thông tin đến ngƣời lúc 9.3.4.2 Quản lý thông tin để định tốt Nhƣ ta biết, chất lƣợng định phụ thuộc nhiều vào mức độ hiểu rõ hoàn cảnh xung quanh vấn đề việc lựa chọn chiến lƣợc phù hợp với vấn đề Thông tin tốt định đƣợc đƣa đắn mức độ rủi ro không chắn Nhu cầu hệ thống hỗ trợ định hoàn hảo bắt nguồn từ ba yếu tố: ý nghĩa quan trọng thông tin việc định, tình trạng quản trị tồi thông tin nay, việc sử dụng ngày nhiều máy tính nhân ngƣời định riêng rẽ 9.3.4.3 Ý nghĩa quan trọng thông tin định Thông tin thứ chất đốt tạo nên động lực tổ chức Mục đích nhà quản trị biến thông tin thành hành động thông qua trình định Vì thế, nhà quản trị tổ chức thực vai trò hệ thống thông tin-quyết định Các hệ thống thông tin-quyết định phải đƣợc xem xét gắn liền với chức quản trị nhƣ: hoạch định, tổ chức kiểm tra v.v Nếu tổ chức muốn hoạch định, mà việc hoạch định tổ chức bị ràng buộc vào việc trao đổi thông tin, việc trao đổi thông tin đƣợc thể hệ thống thông tin- định chìa khoá để thành công việc hoạch định kiểm tra nằm hệ thống thông tin-quyết định Việc xem tổ chức nhƣ hệ thống thông tin-quyết định nói lên ý nghĩa quan trọng việc phát thông tin cần thiết cho việc định có hiệu Nếu ban lãnh đạo biến thông tin thành hành động, đó, hành động có hiệu qủa nhƣ phụ thuộc vào chỗ thông tin có đầy đủ, thích hợp đáng tin cậy đến mức độ Hiệu hoạt động tổ chức thƣờng hay bị chi phối thông tin đƣợc truyền đạt đến nhà quản trị tổ chức 9.3.4.4- Nhu cầu hệ thống thông tin hỗ trợ định (DSS) DSS thỏa mãn đƣợc nhu cầu quản trị hàng đầu: cung cấp cho nhà quản trị thông tin cần thiết đẻ định khôn ngoan Điều quan trọng cung cấp thông tin mà cần phải có hệ thống biến liệu thô thành thông tin mà ban lãnh đạo sử dụng thực Để đạt mục đích hệ thống thông tin phải tính đến nhu cầu thông tin nhà quản trị cụ thể yêu cầu thông tin loại hình định cụ thể Biên soạn: TS Trần Tự lực - 109 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình  Những nhu cầu thông tin nhà quản trị DSS hệ thống thông tin chuyên dụng để hỗ trợ kỹ nhà quản trị tất giai đoạn định: nhận dạng vấn đề; lựa chọn liệu liên quan; đánh giá lựa chọn phƣơng án; chọn phƣơng thức để định DSS phải cung cấp thông tin dƣới dạng mà nhà quản trị hiểu đƣợc, vào lúc cần đến thông tin đặt thông tin dƣới kiểm soát nhà quản trị Nói tóm lại, DSS định hình thông tin theo nhu cầu cuả quản trị Vì mà DSS đảm bảo đƣợc việc hỗ trợ cho “quyết định đƣợc chƣơng trình hoá” “quyết định chƣa đƣợc chƣơng trình hoá” điều kiện chắn, rủi ro không chắn Nhìn khái quát ta thấy DSS hiệu thực đƣợc việc sau đây: Hỗ trợ nhƣng không thay việc định quản trị Hỗ trợ việc định toàn tổ chức, chủ yếu cấp quản trị trung gian tối cao Cho phép ngƣời định tƣơng tác với máy tính để xem xét hiệu phƣơng án định Thu thập, lƣu giữ đảm bảo cung cấp liệu mô hình định phù hợp với loại hình định cụ thể Thân thiện với ngƣời dùng (dễ dùng) Các loại vấn đề gặp phải thủ tục quy định đƣợc sử dụng để xử lý chúng thay đổi (phù hợp) theo cấp quản trị khác yêu cầu loại thông tin tuỳ thuộc vào cấp quản trị khác Cần phải đảm bảo thông tin đến nơi, lúc cần thiết, phù hợp với loại định khác cấp quản trị khác  Nhu cầu thông tin cụ thể để định cụ thể Các loại hình thông tin cần thiết đƣợc phân loại theo loại hình định khác nhƣ: định hoạch định, định kiểm tra, định tác nghiệp Hệ thống thông tin hỗ trợ định phải phát loại thông tin cần cho loại hình định cụ thể - Các định hoạch định: Những định đòi hỏi phải đề mục tiêu cho tổ chức, xác định số lƣợng chủng loại nguồn tài nguyên cần thiết để đạt mục tiêu nầy sách chi phối việc sử dụng nguồn tài nguyên Biên soạn: TS Trần Tự lực - 110 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Nhiều thông tin hoạch định đến từ nguồn bên liên quan đến yếu tố nhƣ tình hình kinh tế dự đoán, khả kiếm đƣợc nguồn tài nguyên (phi nhân lực nhƣ nhân lực), môi trƣờng trị pháp luật Việc hoạch định có hiệu qủa quan trọng việc thực công việc có hiệu tổ chức công nhƣ tƣ Thông tin hoạch định hình thành nên đầu vào loại hình định không theo chƣơng trình đƣợc đƣa cấp quản trị tối cao tổ chức - Các định kiểm tra: Các cấp quản trị trung gian đƣa định kiểm tra nhằm đảm bảo chắn kết thực công việc tổ chức với mục tiêu đề Thông tin kiểm tra đến chủ yếu từ nguồn nội (thƣờng liên phận) liên quan đến vấn đề xây dựng ngân sách đo lƣờng kết qủa thực công việc giám sát viên sở Tính chất định (bài toán) chƣơng trình hoá hay không chƣơng trình hoá - Những định tác nghiệp: Những định loại thƣờng tập trung vào hoạt động hàng ngày tổ chức cách phải sử dụng nguồn tài nguyên nhƣ cho có hiệu Thông tin hoạt động đến từ nguồn bình thƣờng cần thiết nhƣ kế toán tài chính, kiểm tra liệu vật tƣ lịch tiến độ sản xuất Thông tin đƣợc phát từ nội thƣờng liên quan đến nhiệm vụ cụ thể nên thƣờng đến từ phận đƣợc phân công Đây loại thông tin mà giám sát viên sở sử dụng chủ yếu việc định cấp thƣờng liên quan đến định đƣợc chƣơng trình hoá (quyết định hàng ngày) 9.3.4.5 Các chức hệ thống thông tin hỗ trợ định Một DSS có hiệu phải cung cấp cho nhà quản trị bốn dịch vụ chính:  Xác định nhu cầu thông tin Trong bƣớc đầu, nhà quản trị phải cố gắng trả lời câu hỏi nhƣ sau: - Cần thông tin? - Nó đƣợc sử dụng nhƣ nào, ai? - Nó cần có dạng nhƣ nào? Biên soạn: TS Trần Tự lực - 111 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Nói cách khác, nhà quản trị bắt đầu xem xét việc đầu Các câu hỏi có ích cho việc nhận dạng nhu cầu thông tin nhà quản trị thấy nhƣ sau: Bạn thƣờng xuyên phải định loại nào? Những thông tin bạn cần đề định thuộc loại nào? Bạn thƣờng xuyên nhận đƣợc thông tin loại nào? Những thông tin bạn muốn có nhƣng không nhận đƣợc thuộc loại nào? Những thông tin bạn cần có hàng ngày? Hàng tuần? Hàng tháng? Hàng năm? Những chƣơng trình phân tích liệu loại bạn muốn có sẵn Việc xây dựng DSS cần có tham gia cấp quản trị trình triển khai Vì vậy, yêu cầu đầu dựa sở câu trả lời câu hỏi sau: Những thông tin cần thiết cho việc định kiểm tra cấp khác nhau? Những thông tin cần thiết cho việc phân bổ nguồn tài nguyên? Những thông tin cần thiết cho việc đánh giá thành tích? Những câu hỏi nhƣ cho thấy loại thông tin cần cho việc xây dựng mục tiêu, loại thông tin cho việc lập tiến độ sản xuất Vì vậy, nhà quản trị phải biết phân biệt loại thông tin “cần phải biết” với loại thông tin “nên biết” Do đó, nhiều thông tin dẫn đến định đắn Việc xác định đƣợc nhu cầu thông tin có ý nghĩa thu thập đƣợc thông tin cần thiết từ thực tiễn công việc hàng ngày nhƣ từ chuyên gia (do cần phải xây dựng thêm hệ thống ES nữa)  Thu thập xử lý thông tin Mục đích dịch vụ nầy cải thiện chất lƣợng chung thông tin Nó bao gồm dịch vụ htành phần: Đánh giá: đòi hỏi phải xác định đặt niềm tin đến mức vào mẫu thông tin cụ thể Những yếu tố nhƣ uy tín ngƣời độ tin cậy liệu phải đƣợc xác định - Tóm tắt: phải biên tập rút ngắn thông tin đến để cung cấp cho nhà quản trị thông tin liên quan đến nhiệm vụ cụ thể họ - Đánh số: đòi hỏi phải phân loại để lƣu giữ truy xuất dễ dàng sau thu thập đƣợc thông tin - Phổ biến: đòi hỏi phải đƣa thông tin đến nhà quản trị vào lúc cần Đây mục đích DSS Biên soạn: TS Trần Tự lực - 112 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình - Lƣu giữ: dịch vụ xử lý thông tin cuối Nhƣ nêu trên, tổ chức nhớ tự nhiên DSS phải đảm bảo lƣu giữ thông tin cho sử dụng đƣợc cần đến Ngày nay, máy tính có vai trò to lớn việc giúp cho dung lƣợng “bộ nhớ” tổ chức tăng lên nhiều  Sử dụng thông tin Thông tin đƣợc sử dụng nhƣ tuỳ thuộc vào chất lƣợng (tính xác), cách trình bày (dạng thức) tính kịp thời Việc sử dụng có hiệu thực đƣợc từ đầu đặt câu hỏi để xác định nhu cầu thông tin hệ thống đƣợc thiết kế cách cẩn thận Mục tiêu DSS cung cấp thông tin cho ngƣời định vào lúc cần thiết Để đạt mục tiêu nầy tính kịp thời đƣợc ƣu tiên tính xác Nếu đƣợc thông tin cần đến tính chích xác không quan trọng Tuy nhiên, phần lớn trƣờng hợp tính xác lẫn kịp thời đêu quan trọng  Thiết kế hệ thống hỗ trợ định Trong tổ chức, có nhiều hệ thống thông tin khác để phục vụ chức khác nhƣ hệ thống thông tin kế toán, nhân nhƣ nghiệp vụ khác v.v DSS giúp cho nhà quản trị chung khai thác thông tin từ hệ thống chức (ES) Việc thiết kế DSS cần phải có quan điểm hệ thống nghĩa phải phát triển ngân hàng liệu trung tâm trung tâm thông tin nhƣ phải xem thông tin nguồn tài nguyên quan trọng tổ chức - Ngân hàng liệu trung tâm Ngân hàng liệu trung tâm cốt lõi DSS Thông qua ngân hàng liệu trung tâm này, thông tin thuộc chức khác đƣợc cung cấp nhanh chóng Công nghệ thông tin cho phép có khả xây dựng DSS nhƣ Điều nầy có nghĩa là: việc tập trung thông tin phận riêng rẽ phận khác nhƣ kế toán, marketing sản xuất để lƣu giữ ngân hàng liệu trung tâm Các cấp quản trị thoải mái truy cập thông tin từ ngân hàng liệu cần thiết - Trung tâm thông tin Trong nhiều thập kỷ vừa qua, tổ chức, ngƣời sử dụng thông tin lẫn ngƣời cung cấp thông tin nằm rải rác khắp tổ chức Ngày nay, nên cần thiết có đơn vị để giám sát hoạt động ngân hàng liệu trung tâm, thu thập xử lý thông tin Biên soạn: TS Trần Tự lực - 113 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Để xây dựng thông tin cần có nhiệm vụ: + Phát họat động thông tin phân tán toàn tổ chức + Những họat động phải xem phận chỉnh thể + Các hoạt động phải đặt dƣới quản trị trung tâm thông tin riêng biệt Trung tâm thông tin ngƣời tƣ vấn, phối hợp ngƣời kiểm tra chức DSS (xác định nhu cầu thông tin, thu thập, xử lý thông tin; sử dụng thông tin) - Thông tin nguồn tài nguyên của tổ chức Để đẩy mạnh việc sử dụng có hiệu DSS cần phải nhìn nhận thông tin nhƣ tài nguyên tổ chức nhƣ tiền bạc, vật tƣ, nhân sự, nhà máy, trang thiết bị Vì vậy, với tính cách nguồn tài nguyên thi thông tin : + Có ý nghĩa định sống tổ chức + Chỉ đƣợc sử dụng có trả tiền + Phải đƣợc cung cấp chỗ lúc + Phải đƣợc sử dụng có hiệu để đạt lợi nhuận tối ƣu HẾT! Biên soạn: TS Trần Tự lực - 114 - Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình MỤC LỤC Nội dung Trang LỜI NÓI ĐẦU MỤC LỤC Chương 1:Một số vấn đề chung quản trị 1.1 Khái niệm quản trị 1.2 Nhà quản trị 1.3 Khoa học nghệ thuật quản trị Chương 2: Lịch sử phát triển tƣ tƣởng quản trị 2.1 Lịch sử phát triển 2.2 Các trƣờng phái quản trị Chương 3: Môi trƣờng hoạt động doanh nghiệp 3.1 Khái niệm - phân loại môi trƣờng 3.2 Vai trò đặc điểm loại môi trƣờng Chương 4: Quyết định quản trị 4.1 Nội dung định quản trị 4.2 Quá trình định 4.3 Các công cụ hỗ trợ việc định 4.4 Nâng cao hiệu định Chương 5: Chức hoạch định 5.1 Khái niệm tác dụng hoạch định 5.2 Các loại hoạch định 5.3 Mục tiêu 5.4 Quá trình hoạch định 5.5 Những công cụ hoạch định chiến lƣợc doanh nghiệp lớn Chương 6: Chức tổ chức Khái niệm vai trò chức tổ chức Xây dựng cấu tổ chức Sự phân chia quyền lực Chương 7: Chức điều khiển 7.1 Khái niệm nội dung chức điều khiển 7.2 Tuyển dụng đào tạo nhân viên 7.3 Lãnh đạo 7.4 Động viên Chương 8: Chức kiểm soát 8.1 Khái niệm nguyên tắc xây dựng chế kiểm soát 8.2 Tiến trình kiểm soát 8.3 Các loại hình kiểm soát 8.4 Các công cụ kiểm soát Biên soạn: TS Trần Tự lực - 115 - 1 11 11 12 23 23 25 35 35 38 41 43 46 46 46 47 51 55 59 59 62 70 75 75 79 82 86 86 88 89 91 Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình Chương 9: Thông tin quản lý 9.1 Những vấn đề chung thông tin 9.2 Thông tin quản lý 9.3 Hệ thống thông tin quản lý 95 95 97 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO Biên soạn: TS Trần Tự lực - 116 - Bài giảng: Quản trị học đại cương ... bậc quản trị Các nhà quản trị tổ chức thƣờng đƣợc chia thành cấp: Nhà Biên soạn: TS Trần Tự lực -4- Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình quản trị. .. cấp bậc quản trị Biên soạn: TS Trần Tự lực -6- Bài giảng: Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình I II III Sơ đồ 1.1: Sự trùng lặp quản trị cấp quản trị Sơ đồ... Quản trị học đại cương Khoa Kinh tế - Du lịch, Trƣờng Đại học Quảng Bình 2.2 CÁC TRƢỜNG PHÁI QUẢN TRỊ 2.2.1 Trƣờng phái quản trị cổ điển Trƣờng phái bao gồm tƣ tƣởng quản trị khoa học tƣ tƣởng quản