Bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 7 do ThS. Trương Quang Vinh biên soạn nhằm cung cấp cho các bạn những kiến thức về hướng dẫn, điều khiển trong quản lý; những vấn đề về khả năng lãnh đạo; một số kỹ năng cần có trong quan hệ với các thành viên trong tổ chức.
Chương VII Chức hướng dẫn, điều khiển-lãnh đạo I Hướng dẫn, điều khiển quản lý II Những vấn đề khả lãnh đạo III.Một số kỹ cần có quan hệ với thành viên tổ chức I Hướng dẫn, điều khiển quản lý Khái quát thúc đẩy Những yếu tố ảnh hưởng đến thúc đẩy Các lý thuyết thúc đẩy dựa thỏa mãn nhu cầu Các lý thuyết thúc đẩy dựa theo trình I Hướng dẫn, điều khiển quản lý Hướng: xoay về- trông vào (Từ điển Hán Việt – Đào Anh- trang 405) Dẫn: kéo đến, đem đến (nt- trang 201) Điều khiển: điều độ sai khiến (nt- trang 279) Chỉ đạo: bảo, bày vẽ cho- dẫn (guider) (nt- trang 162) “Có số số tác giả làm cho người ta có cảm tưởng lãnh đạo từ đồng nghĩa với quản trị Sự khác biệt lãnh đạo quản trị trình bày sau: Lãnh đạo phần quản trị, toàn việc quản trị….Lãnh đạo lực thuyết phục người khác hăng hái phấn đấu cho mục tiêu xác định Chính yếu tố lãnh đạo, người gắn kết nhóm lại với thúc đẩy hướng đến mục tiêu Các hoạt động quản trị lập kế hoạch, tổ chức định kén nằm im người lãnh đạo khơi dậy động lực người dẫn dắt họ hướng đến mục tiêu.” (James H Donnelly) Một đặc điểm quan trọng định nghĩa nêu lãnh đạo chỗ, lãnh đạo trình mà nhờ cá nhân gây ảnh hưởng người khác Trong hoạt động quản lý, chức lãnh đạo, hướng dẫn, huy người khác tự họ làm công việc cụ thể nhằm đạt mục tiêu tổ chức, nhóm vạch Như vậy, hướng dẫn, huy, lãnh đạo hoạt động quản lý mang tính quyền hạn quyền lực mà nhà quản lý ảnh hưởng đến người khác tổ chức (giáo trình) Khái quát thúc đẩy 1- Khái niệm: Thúc đẩy trình tâm lý diễn tác động có mục đích theo định hướng người Trong hoạt động quản trị, thúc đẩy tác động có hướng đích tổ chức nhằm động viên nhân viên nâng cao thành tích giúp họ hoàn thành nhiệm vụ cách có hiệu Bổ sung giáo trình 10 Giai đoạn hoạt động Một vài nhóm không trở thành nhóm hoạt động có hiệu không quan tâm chúng tồn Trong giai đoạn nầy, thành viên nên tin tưởng chấp nhận Để hoàn thành nhiệm vụ, nhóm ủng hộ khuyến khích đa dạng hóa quan điểm tuân theo cách mù quáng 81 Các thành viên sẵn sàng chấp nhận rủi ro đưa ý kiến mà không sợ bị nhóm đánh giá thấp Sự lắng nghe phản hồi thông tin cách cẩn thận tập trung vào nhiệm vụ mục tiêu nhóm vào cá tính thành viên Các thành viên điều hiểu rõ chia xẻ mục tiêu Sự lãnh đạo nhóm mềm dẽo thay đổi thành viên nhóm cho có khả vấn đề Nhóm chấp nhận khác biệt bất đồng đòi hỏi hợp tác nhiệt tình 82 Một nhóm hoạt động có hiệu thường có tính chất sau: Các thành viên hiểu rõ nhóm tồn Các thành viên làm theo quy trình định Các thành viên đạt dược tin cậy cởi mở với Các thành viên biết cách giúp đỡ người khác nhận giúp đỡ Các thành viên ý thức tự mối liên hệ với tự người khác 83 Các thành viên biết cách chấp nhận giải xung đột nhóm Các thành viên biết cách cải thiện hoạt động họ Mức độ diện nhiều hay điểm nhóm định tính hiệu 84 Giai đoạn chấm dứt hoạt động Giai đoạn chấm dứt hoạt động nhóm bao gồm kết thúc nhiệm vụ không đồng ý mối quan hệ Sự chấm dứt hoạt động nhóm dự liệu trước, mà nhiều trường hợp xảy đột ngột Sự chấm dứt hoạt động nhóm theo kế hoạch thường bao hàm công nhận thành tích, đóng góp nhóm dự liệu trước thới gian 85 III Một số kỹ cần có quan hệ với thành viên tổ chức Kỹ lắng nghe ý kiến nhân viên Kỹ phản hồi thông tin Kỹ ủy quyền Kỹ bắt buộc thành viên tổ chức tuân thủ chuẩn mực quy tắc tổ chức Kỹ giải mâu thuẫn Kỹ đàm phán 86 Kỹ lắng nghe ý kiến nhân viên Lắng nghe tích cực đối lập với lắng nghe thụ động Lắng nghe tích cực thông tin tập trung để hiểu, có phản ứng cần thiết thông tin, đòi hỏi người nghe phải tập trung, thấu cảm, tiếp nhận mong muốn tham gia vào để xử lý thông tin Lắng nghe tích cực đòi hỏi hai bên phải có sư chuẩn bị cho tiếp xúc 87 Trong kỹ lắng nghe tích cực cần ý : Sử dụng ánh mắt biểu Sử dụng công cụ khác để thể ý (ghi chép, gạch chân nơi cần) Tránh biểu thể muốn chấm dứt tiếp xúc (nhìn đồng hồ, xem báo cáo khác…) Hỏi vài câu hỏi nhỏ Không tìm cách ngắt lời người nói cách đột ngột Không nói dài dòng Làm chuyển giao nhẹ nhàng người nói 88 người nghe Mười điều để lắng nghe tốt (QTHCB 503) oNgưng nói chuyện oLàm cho người nói cảm thấy thoải mái oTỏ rõ cho người nói thấy bạn muốn lắng nghe oDẹp bỏ chuyện phân tâm ý oĐồng cảm với người nói 89 oKiên nhẫn oKiềm chế giận oThận trọng việc lập luận phê phán oĐặt câu hỏi oNgưng nói chuyện Quan trọng nhà quản trị có tự giác định lắng nghe không! 90 Kỹ giải mâu thuẫn Thuật ngữ mâu thuẫn không nên hiểu khía cạnh không đồng ý, trái ngược, không giống mà nhiều trường hợp mâu thuẩn tạo hội để hoàn thiện không cho nhân viên mà cho nhà quản lý Mâu thuẫn coi tượng mang tính phổ biến tổ chức.Nếu tổ chức mâu thuẫn , vấn đề tổ chức có “vấn đề” 91 Nhiều nhà nghiên cứu cho tuỳ thuộc vào mức độ hoạt động, động tổ chức theo chức mà mà đánh giá tình trạng hợp lý hay xấu mâu thuẫn Khi tổ chức không hoạt động không hết nhiệm vụ, chức mình, dù mâu thuẩn nhiều hay ít, cao hay thấp vấn đề tổ chức, nhà quản lý cần quan tâm Nếu tổ chức hoạt động thực cao nhiệm vụ mình, mức độ mâu thuẫn chưa thực cần quan tâm thông thường lại mâu thuẫn tích cực 92 Kỹ đàm phán Đàm phán kỹ cần thiết để góp phần thúc đẩy, khuyến khích người lao động tham gia công việc tổ chức Đàm phán trình mà hai hay nhiều người trao đổi với loại hàng hóa hay dịch vụ cố gắng để đạt mức độ tỉ lệ trao đổi Điều nầy có nghĩa nhà quản lý nhận sau qua trình đàm phán, trao đổi với nhân viên để đổi cho việc phải áp dụng biện pháp khuyến khích nhà quản 93 lý nhận mức độ cao hiệu hoatï động nhân viên Có hai cách tiếp cận đàm phán : oĐàm phán với để thực phân chia loại lợi ích cà mong muốn Trong trường hợp nầy, có người được, người có mâu thuẫn định oĐàm phán mang ý nghĩa tích hợp, lồng ghép, bị mất, tất giành thắng lợi Các bên cảm nhận hài lòng với trì mối quan hệ lâu dài sau kết thúc Đàm phán giúp cho nhà quản lý thực tốt chức 94 khuyến khích, thúc đẩy, điều khiển thành viên làm việc tốt Để đàm phán có hiệu quả, cần quan tâm : Nghiên cứu kỹ lưỡng bên tham gia trình đàm phán Quan tâm đề nghị tích cực Bổ sung thêm vấn đề, không mục đích riêng Ít ý đến đề nghị ban đầu Nhấn mạnh cách giải bên hài lòng Mở rộng tham gia trợ giúp bên thứ ba 95