Dưới đây là bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 11 - Thông tin trong quản lý do ThS. Trương Quang Vinh biên soạn. Bài giảng cung cấp cho các bạn những kiến thức về những vấn đề chung về thông tin; thông tin trong quản lý; hệ thống thông tin quản lý (MIS).
Chương XI Thông tin quản lý I Những vấn đề chung thông tin II Thông tin quản lý III Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Lộ trình Tin học hóa QLHCNN Việt Nam 1993-2000 NQ 49/CP 4-8-1993 KH tổng thể PT CNTT đền 2000 (7-4-1995) 1996-1998: 280 tỷ Trong 160 tỷ cho QLNN 2001-2005 Chỉ thị 58-CT/TW (17-10-2000) Đề án 112: Tin học hóa QLHCNN 2005-2010 CP điện tử Chủ trương phát triển CNTT Việt Nam Nghị 49/CP ngày 4-8-1993 CT PT CNTT đến năm 2000 Chỉ thị Bộ Chính trị 58-CT/TW, 17/10/2000 “Đẩy mạnh ứng dụng phát triển CNTT phục vụ nghiệp CNH-HĐH” Quyết định Thủ tướng Chính phủ 81/2001/QĐTTg, 24-5-2001 Phê duyệt Chương trình hành động triển khai Chỉ thị 58/CT/TW; Quyết định Thủ tướng Chính phủ 112/2001/QđTTg 25-7-2001 phê duyệt Dự án tin học hóa QLHCNN giai đoạn 2001-2005 Chỉ thị 58-CT/TW, 17/10/2000 Bộ CT “Đẩy mạnh ứng dụng phát triển CNTT phục vụ nghiệp CNHHĐH” Ưùng dụng phát triển CNTT nhiệm vụ ưu tiên chiến lược PT KT-XH, phương tiện chủ lực để tắt, đón đầu, rút ngắn khoảng cách; Mọi hoạt động KT-VH-XH, AN, PQ phải ứng dụng CNTT để phát triển; Mạng thông tin quốc gia kết cấu hạ tầng KT-XH quan trọng; Phát triển nguồn nhân lực CNTT yếu tố then chốt có ý nghĩa định việc ứng dụng PT CNTT; Phát triển Công nghiệp CNTT thành ngành kinh tế quan trọng, đặc biệt phát triển công nghiệp phần mềm Quyết định TT CP 81/2001/QĐ-TTg, 24-5-2001 phê duyệt Chương trình hành động triển khai Chị thị 58CT/TW Mục tiêu 2005: CNTT VN đạt trình độ trung bình khu vực, 1,5% dân số thuê bao internet; CN CNTT tăng 20-30% /năm Giá trị sản lượng phần mềm 500 triệu USD/năm Mục tiêu 2010: CNTT VN đạt trình độ tiên tiến khu vực; CN CNTT trở thành ngành KT mũi nhọn Đạt trung bình giới tỷ lệ người sử dụng internet QĐ TT Chính phủ 112/2001/QĐ-TTg, 25-72001 phê duyệt Dự án tin học hóa QLHCNN 20012005 Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ QL CQ HCNN; 2005 đưa hệ thống thông tin điện tử Chính phủ vào hïoạt động; Hiện đại hóa cơng nghệ hành chính, thực tin học hóa quy trình phục vụ nhân dân lĩnh vực DVC; Đào tạo tin học cho CBCC Nhà nước, sử dụng CN công việc thường xuyên, nhằm đáp ứng yêu cầu cao hiệu chất lượng công việc Thông báo 42 – TG/TW ngày 28/3/2002 Ban Bí Thư Trung Ương Đảng v/v thực Chỉ Thị 58-CT/TW Nhằm kiện toàn tổ chức Ban Chỉ Đạo Quốc Gia CNTT Viễn Thông, Ban Bí Thư đề nghị Thủ Tướng (hay Phó Thủ Tướng) trực tiếp làm trưởng ban, có tham gia đại diên Đảng, Quốc Hội Cần tổ chức triển khai gấp Đề án Tin học hóa hoạt động quan Đảng giai đoạn 2001-2005 đồng với đề án Chính Phủ Quốc Hội… I Những vấn đề chung thông tin Khái niệm chung thông tin Các loại thông tin tổ chức Một vài đặc điểm cần quan tâm thông tin Khái niệm chung thơng tin in·for·ma·tion [ìnfər máysh’n] noun knowledge: definite knowledge acquired or supplied about something or somebody • a bulletin giving the latest information on the trial gathered facts: the collected facts and data about a particular subject telephone information service: a telephone service that supplies telephone numbers to the public on request Also called directory assistance U.K term directory enquiries 10 Việc xây dựng DSS cần có tham gia cấp quản trị q trình triển khai Vì vậy, u cầu đầu dựa sở câu trả lời câu hỏi sau: Những thông tin cần thiết cho việc định kỉem tra cấp khác nhau? Những thông tin cần thiết cho việc phân bổ nguồn tài nguyên? Những thông tin cần thiết cho việc đánh giá thành tích 132 Những câu hỏi cho thấy loại thông tin cần cho việc xây dựng mục tiêu, loại thông tin cho việc lập tiến độ sản xuất Vì vậy, nhà quản trị phải biết phân biệt loại thông tin “cần phải biết” với loại thông tin “nên biết” Do đó, nhiều thơng tin khơng phải dẫn đến định đắn Việc xác định nhu cầu thơng tin có ý nghĩa thu thập thông tin cần thiết từ thực tiễn công việc hàng ngày từ chuyên gia (do cần phải xây dựng thêm hệ thống ES nữa) 133 4.2- Thu thập xử lý thơng tin Mục đích dịch vụ nầy cải thiện chất lượng chung thơng tin Nó bao gồm dịch vụ htành phần: Đánh giá: đòi hỏi phải xác định đặt niềm tin đến mức vào mẫu thông tin cụ thể Những yếu tố uy tín người độ tin cậy liệu phải xác định Tóm tắt: phải biên tập rút ngắn thông tin đến để cung cấp cho nhà quản trị thông tin liên quan đến nhiệm vụ cụ thể họ 134 Đánh số: đòi hỏi phải phân loại để lưu giữ truy xuất dễ dàng sau thu thập thơng tin Phổ biến: địi hỏi phải đưa thông tin đến nhà quản trị vào lúc cần Đây mục đích DSS Lưu giữ: dịch vụ xử lý thông tin cuối Như nêu trên, tổ chức khơng có nhớ tự nhiên DSS phải đảm bảo lưu giữ thông tin cho sử dụng cần đến Ngày nay, máy tính có vai trị to lớn việc giúp cho dung lượng “bộ 135nhớ” tổ chức tawn lên nhiều 4.3- Sử dụng thông tin: Thông tin sử dụng tuỳ thuộc vào chất lượng (tính xác), cách trình bày (dạng thức) tính kịp thời Việc sử dụng có hiệu thực từ đầu đặt câu hỏi để xác định nhu cầu thơng tin hệ thống thiết kế cách cẩn thận 136 Mục tiêu DSS cung cấp thông tin cho người định vào lúc cần thiết Để đạt mục tiêu nầy tính kịp thời ưu tiên tính xác Nếu khơng có thơng tin cần đến tính chích xác khơng cịn quan trọng Tuy nhiên, phần lớn trường hợp tính xác lẫn kịp thời đêu quan trọng 137 5- Thiết kế hệ thống hỗ trợ định Trong tổ chức, có nhiều hệ thống thơng tin khác để phục vụ chức khác hệ thống thơng tin kế tốn, nhân nghiệp vụ khác v.v DSS giúp cho nhà quản trị chung khai thác thơng tin từ hệ thống chức nầy (ES) Việc thiết kế DSS cần phải có quan điểm hệ thống nghĩa phải phát triển ngân hàng liệu trung tâm trung tâm thông tin phải xem thông tin nguồn nguyên quan trọng tổ chức 138 5.1- Ngân hàng liệu trung tâm Ngân hàng liệu trung tâm cốt lõi DSS Thông qua ngân hàng liệu trung tâm nầy, thông tin thuộc chức khác cung cấp nhanh chóng Cơng nghệ thơng tin cho phép có khả xây dựng DSS 139 Điều nầy có nghĩa là: việc tập trung thông tin phận riêng rẽ phận khác kế toán, marketing sản xuất để lưu giữ ngân hàng liệu trung tâm Các cấp quản trị thoải mái truy cập thông tin từ ngân hàng liệu cần thiết 140 Hệ thống thơng tin tài Hệ thống thông tin marketing Ngân hàng liệu trung tâm Hệ thống thông tin nguồn nhân lực Xu hướng bán hàng Thơng tin khách hàng Hệ thống thơng tin kế tốn Thông tin tiền lương Thông tin sản phẩm Hệ thống marketing Hệ thống thông tin hậu cần Thông tin chi phí Hệ thống thơng tin kế tốn Định giá Các chi phí quảng cáo Hàng mua ngồi Dữ liệu vật tư Kiểm tốn 141 5.2- Trung tâm thơng tin Trong nhiều thập kỷ vừa qua, tổ chức, người sử dụng thông tin lẫn người cung cấp thông tin nằm rải rác khắp tổ chức Ngày nay, nên cần thiết có đơn vị để giám sát hoạt động ngân hàng liệu trung tâm, thu thập xử lý thông tin 142 Để xây dựng thơng tin cần có nhiệm vụ: Phát họat động thông tin phân tán tồn tổ chức Những họat động phải xem phận chỉnh thể Các hoạt động phải đặt quản trị trung tâm thông tin riêng biệt Trung tâm thông tin người tư vấn, phối hợp người kiểm tra chức DSS (xác định nhu cầu thông tin, thu thập, xử lý thông; tin; sử dụng thông tin) 143 5.3- Thông tin nguồn tài nguyên của tổ chức Để đẩy mạnh việc sử dụng có hiệu DSS cần phải nhìn nhận thơng tin tài ngun tổ chức tiền bạc, vật tư, nhân sự, nhà máy, trang thiết bị 144 Vì vậy, với tính cách nguồn tài nguyên thi thơng tin : Có ý nghĩa định sống cịn tổ chức Chỉ sử dụng có trả tiền Phải cung cấp chỗ lúc Phải sử dụng có hiệu để đạt lợi nhuận tối ưu 145 146