Giáo trình quản trị học đại cương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH KHOA KINH TẾ - DU LỊCH GIÁO TRÌNH (Lưu hành nội bộ) QUẢN TRỊ HỌC ĐẠI CƯƠNG Dành cho đối tượng Sinh viên Cao đẳng chuyên ngành Kế toán/Quản trị kinh doanh Hệ quy Tác giả: Trương Quang Hùng [2017] MỤC LỤC Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ iv 1.1 KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Hiệu quản trị 1.1.3 Chức quản trị 1.2 NHÀ QUẢN TRỊ 1.2.1 Một số khái niệm 1.2.2 Cấp bậc quản trị 1.2.3 Các kỹ nhà quản trị 1.2.4 Vai trò nhà quản trị 1.3 KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ 1.3.1 Quản trị khoa học 1.3.2 Quản trị nghệ thuật 10 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG 10 Chương LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA TƯ TƯỞNG QUẢN TRỊ 12 2.1 LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN 12 2.1.1 Vai trò nghiên cứu lịch sử phát triển tư tưởng quản trị 12 2.1.2 Lịch sử phát triển tư tưởng quản trị 12 2.2 CÁC TRƯỜNG PHÁI QUẢN TRỊ 13 2.2.1 Trường phái quản trị cổ điển 13 2.2.2 Trường phái tâm lý xã hội quản trị 17 2.2.3 Trường phái định lượng quản trị 19 2.2.4 Trường phái hội nhập quản trị 21 2.2.5 Trường phái quản trị đại 22 Chương MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 24 3.1 KHÁI NIỆM – PHÂN LOẠI MÔI TRƯỜNG 24 3.1.1 Khái niệm 24 3.1.2 Phân loại môi trường 24 3.1.3 Phương pháp nghiên cứu môi trường 25 3.2 VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CÁC LOẠI MÔI TRƯỜNG 26 3.2.1 Môi trường Vĩ mô (Môi trường tổng quát) 26 3.2.2 Môi trường Vi mô 31 3.2.3 Môi trường nội 33 Chương QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 37 4.1 NỘI DUNG CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 37 4.1.1 Khái niệm 37 4.1.2 Các loại định 37 4.1.3 Các cấp làm định 38 4.1.4 Chức yêu cầu định quản trị 39 4.2 QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH 40 4.2.1 Môi trường làm định 40 4.2.2 Các bước định quản trị 40 4.2.3 Các hình thức định 42 i 4.3 CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH 43 4.3.1 Các công cụ định lượng 43 4.3.2 Các công cụ bán định lượng 44 4.4 NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 45 4.4.1 Những phẩm chất cá nhân cần cho định hiệu 45 4.4.2 Nâng cao hiệu việc thực định 46 4.4.3 Các trợ giúp làm định 46 Chương CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 49 5.1 KHÁI NIỆM VÀ TÁC DỤNG CỦA HOẠCH ĐỊNH 49 5.1.1 Khái niệm 49 5.1.2 Tác dụng hoạch định 49 5.2 CÁC LOẠI HOẠCH ĐỊNH 49 5.2.1 Hoạch định chiến lược 49 5.2.2 Hoạch định tác nghiệp 49 5.3 MỤC TIÊU 50 5.3.1 Khái niệm 50 5.3.2 Vai trò mục tiêu 51 5.3.3 Các yêu cầu mục tiêu 51 5.3.4 Đặt mục tiêu theo lối truyền thống 51 5.3.5 Quản trị mục tiêu (MBO) 51 5.4 QUÁ TRÌNH CƠ BẢN CỦA HOẠCH ĐỊNH 54 5.4.1 Những yếu tố ngẫu nhiên hoạch định 54 5.4.2 Quá trình hoạch định 55 5.4.3 Hoạch định chiến lược 56 5.4.4 Hoạch định tác nghiệp 57 5.5 NHỮNG CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC TRONG NHỮNG DOANH NGHIỆP LỚN 58 5.5.1 Ma trận BCG (Boston Consulting Group) 58 5.5.2 Những khuôn mẫu chu kỳ đời sống 60 5.5.3 Những chiến lược tổng loại 60 Chương CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 64 6.1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 64 6.1.1 Khái niệm 64 6.1.2 Vai trò chức tổ chức 65 6.1.3 Những vấn đề khoa học công tác tổ chức 65 6.2 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 67 6.2.1 Khái niệm 67 6.2.2 Các nguyên tắc tổ chức quản trị 68 6.2.3 Các yêu cầu thiết kế cấu tổ chức 68 6.2.4 Quan điểm thiết kế cấu tổ chức 69 6.2.5 Các giai đoạn hình thành cấu tổ chức 70 6.2.6 Các mô hình cấu tổ chức 71 6.3 SỰ PHÂN CHIA QUYỀN LỰC 75 6.3.1 Khái niệm 75 6.3.2 Uỷ quyền 76 ii Chương CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN 81 7.1 KHÁI NIỆM VÀ NỘI DUNG CỦA CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN 81 7.1.1 Khái niệm 81 7.1.2 Vai trò chức điều khiển quản trị 81 7.2 TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN 81 7.2.1 81 Tuyển dụng 81 2.2 Đào tạo phát triển nhân 82 7.3 LÃNH ĐẠO 85 7.3.1 Các khái niệm 85 7.3.2 Phân loại phong cách lãnh đạo 86 7.3.3 Lựa chọn phong cách lãnh đạo 87 7.4 ĐỘNG VIÊN 88 7.4.1 Khái niệm 88 7.4.2 Các lý thuyết động viên 89 Chương CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT .94 8.1 KHÁI NIỆM VÀ CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT 94 8.1.1 Khái niệm 94 8.1.2 Các nguyên tắc xây dựng chế kiểm soát 94 8.2 TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT 96 8.3 CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT 97 8.3.1 Kiểm soát lường trước 98 8.3.2 Kiểm soát thực 98 8.3.3 Kiểm soát sau thực 98 8.4 CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT 99 8.4.1 Ngân quỹ 99 8.4.2 Kỹ thuật phân tích thống kê 101 8.4.3 Các báo cáo phân tích chuyên môn 101 8.4.4 Quan sát cá nhân 101 Chương THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 103 9.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THÔNG TIN 103 9.1.1 Khái niệm 103 9.1.2 Các loại thông tin tổ chức 104 Một vài đặc điểm cần quan tâm thông tin 105 9.2 THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 105 9.2.1 Vai trò yêu cầu thông tin tổ chức 105 9.2.2 Thông tin tổ chức 107 9.2.3 Những đòi hỏi thông tin quản lý 108 9.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 109 9.3.1 Khái niệm 109 9.3.2 Các giai đoạn hình thành phát triển hệ thống thông tin quản lý111 9.3.3 Sự phản ứng việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý 114 9.3.4 Quản trị thông tin để định 115 iii LỜI MỞ ĐẦU Quản trị học môn học tiên nhằm cung cấp kiến thức quản trị tổ chức Do tầm quan trọng quản trị nên kiến thức quản trị ngày trọng đào tạo trường đại học, không cho khối ngành kinh tế cho sinh viên chuyên ngành khác Tuy nhiên, vai trò quan trọng quản trị nên thời gian gần giới xuất nhiềucông trình nghiên cứu với nhiều cách tiếp cận khác để giải thích vấn đề quản trị Điều làm cho khoa học quản trị trở nên phức tạp Với mục tiêu cung cấp cho sinh viên hệ đại học cao đẳng kiến thức quản trị tổ chức, biên soạn giáo trình nhằm hệ thống kiến thức quản trị học dạng đơn giản dễ hiểu để giúp sinh viên nắm dễ dàng nội dung chủ yếu quản trị học Sau này, suốt trình làm việc mình, sinh viên có nhiều hội để tìm hiểu thêm vấn đề phức tạp quản trị học ứng dụng chúng tình quản trị cho có hiệu Để học tốt môn này, người học cần đọc trước mới, tìm thêm thông tin thử giải độc lập tình đưa có liên quan đến học Đối với học, người học đọc trước mục tiêu tóm tắt học, sau đọc nội dung học Kết thúc bài, người đọc cần giải tình theo nhóm, thảo luận trả lời câu hỏi sau nội dung lý thuyết iv Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ 1.1 KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ 1.1.1 Khái niệm Hoạt động quản trị hoạt động phát sinh người kết hợp với thành tập thể Nếu cá nhân tự sống hoạt động hoạt động quản trị Các hoạt động quản trị phát sinh người kết hợp thành tập thể, cần thiết khách quan Bởi vì, hoạt động quản trị, người tập thể sẻ làm gì, làm lúc hay làm cách lộn xộn không theo hướng chủ định Như vậy, quản trị hoạt động cần thiết phải thực người kết hợp với tổ chức nhằm thực mục tiêu chung Từ khái niệm cho thấy, thuật ngữ quản trị dùng có nghĩa phương thức làm cho hoạt động hướng tới mục tiêu hoàn thành với hiệu cao, thông qua người khác Phương thức bao gồm chức mà nhà quản trị sử dụng, hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm tra 1.1.2 Hiệu quản trị Hiệu xác định sở so sánh kết đạt với chi phí bỏ Hiệu cao kết đạt nhiều so với chi phí ngược lại Như vậy, cách quản trị đạt kết định xét chi phí cao không chấp nhận được, l1úc ta nói có kết hiệu Bảng 1.1 So sánh hiệu kết quản trị Hiệu quả: - Gắn liền với phương tiện - Làm việc (doing things right) - Tỉ lệ thuận với kết (KQ) đạt - Tỷ lệ nghịch với phí tổn (PT) bỏ Kết quả: - Gắn liền với mục tiêu thực mục đích - Làm việc (doing the right KQ O HQ  ; P  (P: suất, O: giá trị đầu ra, I giá things) I PT trị đầu vào) => P>1 tăng hiệu cao Trong thực tế hoạt động quản trị xem có hiệu đạt vấn đề sau: - Giảm thiểu chi phí nguồn lực đầu vào mà giữ nguyên sản lượng đầu - Giữ nguyên yếu tố đầu vào mà gia tăng sản lượng đầu - Vừa giảm chi phí đầu vào, vừa tăng sản lượng đầu Có nhiều cách so sánh hiệu kết Chúng ta nghiên cứu so sánh qua bảng 1.1 Trong kinh tế thị trường, doanh nghiệp ngày tìm cách nâng cao hiệu cách hạn chế chi phí gia tăng kết Từ phân tích ta thấy rằng: Lý tồn hoạt động quản trị tổ chức muốn có hiệu quan tam đến hiệu lúc quan tâm đến hoạt động quản trị 1.1.3 Chức quản trị Có nhiều quan điểm khác phân chia chức quản trị Theo Henri Fayol quản trị có năm chức hoạch định, tổ chức, huy, phối hợp kiểm tra Nhưng vào thập niên 30 Gulick Urwick lại cho có bảy chức quản trị Hoạch định, tổ chức, nhân sự, huy, phối hợp, kiểm tra tài Vào cuối thập niên 80 trở lại đây, nhà khoa học quản trị Mỹ lại có bàn luận số chức quản trị Theo James Stoner Stephen Robbins quản trị có bốn chức hoạch địch, tổ chức, điều khiển kiểm tra Nhìn chung, quan điểm có khác số lượng chức Tuy nhiên nội dung nhằm diễn tả công việc nhà quản trị Vì vậy, giảng đề nghị chia chức quản trị thành bốn chức hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm tra Trong chức điều khiển bao gồm việc tuyển dụng, động viên, lãnh đạo tạo mạng lưới thông tin hữu hiệu nhằm hoàn thành mục tiêu tổ chức 1.1.3.1 Hoạch định Là chức có mục đích xác định tương lai tổ chức mà thông qua ta nhận hội, rủi ro sở xác định công việc phải làm để có hiệu Như vậy, hoạch định việc xác lập mục tiêu cần đạt tương lại phương thức để đạt mục tiêu Nếu tổ chức kế hoạch thận trọng phương thức đắn dễ dẫn đến thất bại quản trị Hoạch định có nghĩa đem nhân tài vật lực để khai thác hội thời ngăn chặn hữu hiệu rủi ro, bất trắc môi trường 1.1.3.2 Tổ chức Là chức quản trị có mục đích phân công nhiệm vụ, tạo dựng cấu, thiết lập thẩm quyền phân phối ngân sách cần thiết để thực kế hoạch Nó xác định xem hoàn thành nhiệm vụ nào, đâu xong Tổ chức đắn tạo nên môi trường nội thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức dẫn đến thất bại cho dù hoạch định tốt 1.1.3.3 Điều khiển Là chức quản trị nhằm thực mục tiêu tổ chức thông qua việc tác động, thúc đẩy hướng dẫn thực nhà quản trị đến nguồn nhân Thể vai trò người lãnh đạo thông qua việc tuyển dụng, đào tạo bố trí nhân Sau hoạt động thúc đẩy quan hệ cá nhân nhóm mối quan hệ quản trị nhằm xây dựng sắc văn hoá cho tổ chức Cuối trình thông tin truyền thông tin tổ chức 1.1.3.4 Kiểm soát Là chức nhằm mục tiêu đo lường hoạt động, kết hoạt động để xem xét kết thực mục tiêu đề Trên sở tìm nguyên nhân tích cực tiêu cực để tìm giải pháp khắc phục phát huy nhằm mở chu kỳ quản trị có hiệu Đây chức giúp nhà quản trị biết phải điều chỉnh hoạt động, cần phải hoạch định 1.2 NHÀ QUẢN TRỊ 1.2.1 Một số khái niệm Tổ chức tập hợp đặt có hệ thống nhằm thực mục tiêu định Trường đại học tổ chức, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, quan nhà nước, đội bóng đá, tổ chức Tất chúng có ba đặc trưng - Thứ nhất, Chúng có mục đích riêng biệt thể thông qua mục tiêu cụ thể - Thứ hai, Mỗi tổ chức bao gồm nhiều người - Thứ ba, Các tổ chức phát triển thành kiểu đặt định Kiểu đặt định rõ giới hạn hành vi thành viên, chẳng hạn bao gồm việc đặt luật lệ, định số người giữ chức vụ thủ trưởng có số quyền hành định với số người khác, Như vậy, tổ chức thực thể có mục đích riêng biệt, có thành viên có cấu chặt chẽ có tính hệ thống Nhà quản trị làm việc tổ chức, thành viên tổ chức nhà quản trị Nói chung tổ chức có hai loại người: nhà quản trị người thừa hành Người thừa hành người trực tiếp làm công việc hay nhiệm vụ trách nhiệm trông coi công việc người khác Ví dụ người hầu bàn, công nhân đứng máy tiện, Trái lại, Nhà quản trị người có quyền có trách nhiệm điều khiển công việc người khác, họ bố trí vào vị trí có tầm quan trọng khác tổ chức Ví dụ tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân xưởng hay vị tổng giám đốc 1.2.2 Cấp bậc quản trị Các nhà quản trị tổ chức thường chia thành cấp: Nhà quản trị cấp cao (Quản trị viên cấp cao), nhà quản trị cấp trung gian (Quản trị viên trung gian) nhà quản trị cấp sở (Quản trị viên cấp sở) Lao động tổ chức chia loại, lao động trực tiếp lao động gián tiếp Bộ máy điều hành tổ chức lao động gián tiếp, lao động quản lý Tất người huy máy điều hành tổ chức gọi nhà quản trị (quản trị viên) 1.2.2.1 Quản trị viên hàng đầu (QTV cấp cao) Bao gồm giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị, phó giám đốc phụ trách phần việc; chịu trách nhiệm đường lối, chiến lược, công tác tổ chức hành tổng hợp tổ chức Nhóm quản trị viên thường gọi cấp điều khiển, với số lượng nhỏ, có trách nhiệm chung tồn phát triển tổ chức Công việc họ phức tạp căng thẳng, đòi hỏi thời gian, sáng tạo gắn bó với tổ chức Có thể nêu lên nhóm công tác sau: + Xác định mục tiêu tổ chức thời kỳ, phương hướng, biện pháp lớn + Tạo dựng máy quản trị tổ chức: Phê duyệt cấu tổ chức, chương trình hoạt động vấn đề nhân tuyển dụng, lựa chọn quản trị viên cấp dưới, giao trách nhiệm, uỷ quyền, thăng cấp, định mức lương, + Phối hợp hoạt động bên có liên quan + Xác định nguồn lực đầu tư kinh phí cho hoạt động tổ chức + Quyết định biện pháp kiểm tra, kiểm soát chế độ báo cáo, kiểm tra, tra, định giá, khắc phục hậu + Chịu trách nhiệm hoàn toàn định ảnh hưởng tốt, xấu đến doanh nghiệp 1.2.2.2 Quản trị viên trung gian Là nhà quản trị hệ thống, nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm nhân viên cấp Họ quản đốc phân xưởng, trưởng phòng, ban chức Đây đội ngũ quản trị viên trung gian có nhiệm vụ đạo thực phương hướng, đường lối quản trị viên hàng đầu phê duyệt cho ngành mình, phận chuyên môn Nhiệm vụ quản trị viên trung gian + Nghiên cứu, nắm vững định quản trị viên hàng đầu nhiệm vụ ngành, phận thời kỳ, mục đích, yêu cầu, phạm vi quan hệ với phận, với ngành khác + Đề nghị chương trình, kế hoạch hoạt động, đưa mô hình tổ chức thích hợp, lựa chọn, đề bạt người có khả vào công việc phù hợp, chọn nhân viên kiểm tra, kiểm soát + Giao việc cụ thể cho nhân viên, tránh bố trí người đảm nhận nhiều công việc không liên quan với + Dự trù kinh phí trình cấp phê duyệt chịu trách nhiệm việc sử dụng kinh phí + Thường xuyên rà soát kết hiệu công việc + Báo cáo kịp thời với quản trị viên hàng đầu kết vướng mắc theo uỷ quyền chịu trách nhiệm hoàn toàn công việc đơn vị việc làm nhân viên cấp Điều lưu ý quản trị viên trung gian: + Phải nắm vững mục đích, ý định cấp Báo cáo kịp thời cho cấp biết hoạt động đơn vị + Tìm hiểu, xác định mối liên hệ đơn vị với đơn vị khác tìm cách phối hợp hoạt động nhiệt tình, chặt chẽ với đơn vị khác có liên quan + Phải nắm vững lý lịch người đơn vị Hướng dẫn công việc cho người đánh giá mức kết người, động viên, khích lệ họ làm việc 1.2.2.3 Quản trị viên cấp sở Là nhà quản trị cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc quản trị, họ chiếm số lượng lớn Thông thường họ tổ trưởng, trưởng nhóm, chịu trách nhiệm thi hành kế hoạch hành động quản trị viên cấp soạn thảo, họ kiểm tra, đôn đốc, chịu trách nhiệm trước kết hàng ngày nhân viên Tuy nhiên vị trí nhà quản trị cấp cở sở thường trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể nhân viên quyền họ Quản trị viên sở có nhiệm vụ sau: + Hiểu rõ công việc phụ trách, phấn đầu hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch, lịch trình, tiêu chuẩn quy định số lượng chất lượng + Luôn cải tiến phương pháp làm việc, rèn lyện tinh thần kỷ luật lao động tự giác để trở thành thành viên đáng tin cậy đơn vị, giữ gìn nơi làm việc gọn gàng, ngắn nắp + Rèn luyện thói quen lao động theo tác phong đại công nghiệp + Báo cáo, xin ý kiến đạo kịp thời thủ trưởng đơn vị, có tinh thần đồng đội, quan hệ mật thiết với đồng nghiệp Các nhà quản lý cần phải có hệ thống kiểm tra hữu hiệu tính khách quan thông tin 9.2.3.2 Chất lượng thông tin Tính chất lượng thông tin đòi hỏi tính khách quan mà xác định nhiều thông số khác Do đó, tiêu chí để đo thông tin có chất lượng thấp 9.2.3.3 Tính phù hợp thông tin Các cấp quản lý khác có nhu cầu loại thông tin cấp độ khác (vĩ mô, khái quát, chi tiết, cụ thể v.v ) Sự phù hợp thông tin đem lại cho nhà quản lý hội đưa định nhanh hơn, hợp lý Sự cần thiết thông tin chi tiết thị trường, giá cả, cạnh tranh, sức mua hàng giúp cho nhà quản lý tác nghiệp có sở để có định điều chỉnh nhanh hoạt động kinh doanh; nhà chiến lược đòi hỏi thông tin vĩ mô để xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp 9.2.3.4 Khối lượng thông tin đủ đa dạng Đủ dung lượng thông tin lĩnh vực đa dạng nguồn thông tin Một định quản lý thường đòi hỏi loại thông tin Cần tạo điều kiện để thu nhận nhiều dạng thông tin cần thiết 9.2.3.5 Tính lúc, thời gian Thông tin có giá trị đưa đến lúc, kịp thời để nắm bắt thời Nếu đưa muộn thông tin tác dụng lạc hậu; đưa sớm bị lãng quên 9.2.3.6 Tính đơn giản, dễ hiểu cách xử lý chúng Nhiều trường hợp thông tin mang nhiều ý nghĩa khác không giúp cho nhà quản lý giải vấn đề 9.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 9.3.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý hiểu hệ thống dùng để tiến hành quản lý với thông tin cần thiết (các loại) cung cấp thường xuyên để hỗ trợ cho việc hoạch định, kiểm soát định cấp quản lý Hệ thống thông tin quản lý hiểu tập hợp nhiều hệ thống thông tin tổ chức như: - Các hệ thống thông tin văn phòng bao gồm thư điện tử, phận xử lý liệu, mạng máy tính…Các hệ thống cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho công việc 109 văn phòng ngày thảo văn bản, phục vụ hội nghị, viễn thông, tính toán xử lý đơn đặt hàng… - Hệ thống xử lý liệu bao gồm hệ thống xử lý liệu kế toán, lương bổng, kiểm soát sản xuất, tồn kho, ghi chép, xử lý lập báo cáo tình hình kinh doanh hàng ngày doanh nghiệp - Hệ thống hỗ trợ định (DSS = Decision Support System) bao gồm báo biểu, kỹ thuật dự báo, mô hình định, chương trình tuyến tính, phân tích thống kê….người sử dụng liên kết hệ thống với để triển khai hoạt động, nhiên chúng thay óc suy xét người Các hệ thống hỗ trợ hoạt động xây dựng kế hoạch định Người xử dụng liên kết hệ thống với để triển khai hoạt động - Một hệ thống thông tin quản lý (management information system - MIS) phải đảm bảo dòng thông tin vận hành thông suốt tổ chức, vượt qua ranh giới phận, từ xuống từ lên, đáp ứng nhu cầu thông tin tổ chức phản hồi xác, kịp thời Tuy nhiên chúng thay óc suy xét người định Trong thời đại ngày nay, tổ chức dù tổ chức nhà nước hay tư nhân thiếu số liệu, thông tin Điều quan trọng phải xử lý số liệu cách có ích cho số liệu đến vị trí người cần Điều có nghĩa nhà quản lý cần phải tổ chức, xây dựng cho tốt hệ thống thông tin quản lý tổ chức tiến hành hoạt động quản lý có hiệu - DSS (Decision Support System): hệ thống thông tin hỗ trợ định cần phải thoả mãn nhu cầu quản trị hàng đầu là: cung cấp cho nhà quản trị thông tin cần thiết để định khôn ngoan Điều quan trọng cung cấp thông tin Cần phải có hệ thống biến liệu thô thành thông tin mà ban lãnh đạo sử dụng thực Để đạt mục đích hệ thống thông tin phải tính đến nhu cầu thông tin cụ thể nhà quản trị yêu cầu thông tin loại hình định cụ thể DSS hệ thống thông tin hỗ trợ việc định hệ thống thông tin chuyên dụng thiết kế để hỗ trợ kỹ nhà quản trị tất giai đoạn định_nhận dạng vấn đề, lựa chọn liệu liên quan, chọn phương thức sử dụng để định đánh giá phương án hành động DSS phải cung cấp thông tin dạng mà nhà quản trị hiểu được, vào lúc cần đến thông tin đặt thông tin kiểm soát trực tiếp nàh quản trị 110 Nói tóm lại, DSS định hình thông tin theo nhu cầu cuả quản trị Vì mà DSS đảm bảo việc hỗ trợ cho “quyết định chương trình hoá” “quyết định chưa chương trình hoá” điều kiện chắn, rủi ro không chắn Nhìn khái quát ta thấy DSS hiệu thực việc sau đây: - Hỗ trợ không thay việc định quản trị - Hỗ trợ việc định toàn tổ chức, chủ yếu cấp quản trị trung gian tối cao - Cho phép người định tương tác với máy tính để xem xét hiệu phương án định - Thu thập, lưu giữ đảm bảo cung cấp liệu mô hình định phù hợp với loại hình định cụ thể - Các loại vấn đề gặp phải thủ tục quy định sử dụng để xử lý chúng thay đổi (phù hợp) theo cấp quản trị khác yêu cầu loại thông tin tuỳ thuộc vào cấp quản trị khác Cần phải đảm bảo thông tin đến nơi, lúc cần thiết, phù hợp với loại định khác cấp quản trị káhc - Thân thiện với người dùng (dễ dùng) 9.3.2 Các giai đoạn hình thành phát triển hệ thống thông tin quản lý Trong lịch sử hình thành phát triển hoạt động quản lý, hệ thống thông tin quản lý (MIS) hình thành phát triển qua giai đoạn khác giai đoạn thứ Giai đoạn 1: Xử lý số liệu tập trung Đây giai đoạn việc sử dụng hệ thống MIS cho hạch toán, kế toán Nhưng tất số liệu tập trung quan kiểm soát Thông tin đưa thường chậm chạp không đáp ứng đủ nhu cầu quản lý hàng ngày Giai đoạn 2: Xử lý số liệu tập trung hoạt đông quản lý (1963-1979) nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản lý để họ đưa định tốt Mọi nhà quản lý gắn với thông tin Các nhà quản lý nhận thức vai trò thu thập xử lý số liệu máy tính, không cung cấp số liệu liên quan đến hoạt động quản lý hàng tuần, tháng, năm mà đưa cho nhà quản lý lời khuyên biện pháp xử lý Có thể nói bắt đầu thực MIS Và phận bắt đầu thành lập phận kiểm soát thông tin quản lý Giai đoạn 3: Phi tập trung hóa kiểm soát thông tin Nghĩa người quản lý người sử dụng máy vi tính kiểm soát thông tin họ phải kiểm soát thành công hay không thành công (?) 111 Giai đoạn 4: Nối mạng, nghĩa máy tính cá nhân thông tin cho Giai đọan 5: Giai đoạn tiếp theo, tồn phát triển Đây giai đoạn phát triển cao MIS thông tin trao đổi quy mô rộng (ví dụ công ty Digital thiết kế hệ thống nối 27.000 công ty 26 nước giới) Trong tổ chức, mạng nối mạng thông tin trở thành phổ biến nhằm đảm bảo liên hệ trực tiếp nhà quản lý cấp cao tổ chức với cấp quản lý khác Trong giai đoạn tiếp theo, người ta muốn xây dựng hệ thống chuyên gia, tức tạo phận xử lý thông minh loại thông tin dể giúp lời khuyên cụ thể theo loại vấn đề nhiều cho nhà quản lý Trong sử dụng hệ thống thông tin quản lý, không nhà quản lý coi nhẹ giá trị hệ thống thông tin quản lý hặc dã có đánh giá cao Cần phải thấy hệ thống thông tin có tiện ích hạn chế cần phải tiếp tục nghiên cứu phát triển Đánh giá vai trò hệ thống thông tin quản lý (MIS) hoạt động quản lý tổ chức có xu hướng: - Cho hệ thống thông tin quản lý thay toàn loại thông tin khác - Càng nhiều thông tin quản lý, định tốt - Các nhà quản lý cần nhiều công nghệ thông tin tiên tiến * Giả sử có ý kiến hệ thống thông tin quản lý (MIS) thay toàn loại thông tin khác? Như nêu, hệ thống thông tin quản lý dựa vào máy tính góp phần tăng cường khả nhà quản lý Nhưng cần xem hệ thống có tích chất hỗ trợ thay hoàn toàn nguồn thông tin khác Những phương pháp khác xử dụng hoạt động thu thập, xử lý thông tin như: Hội họp, tiếp xúc tình huống, tiếp xúc mặt đối mặt; dạo chơi không theo quy định; điện thoại; hoạat động xã hội hình thức tương tự khác đóng vai trò quan trọng cho việc định nhà quản lý Giao tiếp lời nói giao tiếp cá nhân phận quan trọng công việc nhà quản lý Những thông tin không thức nhắc nhở nhà quản lý việc xảy theo đường thông tin thức MIS Do đó, không nên xem MIS thay cho toàn hệ thống thông tin khác có liên quan hoạt động quản lý tổ chức * Càng nhiều thông tin quản lý, định tốt hơn? 112 Hiện nay, với bùng nổ thông tin phát triển công nghệ thông tin, nhiều nhà quản lý tin có nhiều thông tin có điều kiện định quản trị hơn, có nhiều vấn đề cần xem xét - Khi có nhiều thông tin, liệu nhà quản lý có đủ khả xử lý chúng không? Hay họ bị chìm ngập biển thôngn tin mà không tìm lối Các thông tin thường có tính phụ thuộc lẫn nên nhà quản lý khó đánh giá chúng cách xác - Cái mà nhà quản lý cần giá trị thông tin số lượng Có nhiều thông tin làm cho việc ban hành định bị che mờ thông tin chưa phân tích kỹ lưỡng * Các nhà quản lý cần nhiều công nghệ thông tin tiên tiến - Hiện nay, số tổ chức có xu hướng vươn đến công nghệ thông tin: hệ thống phần cứng phần mềm đại nhà quản lý nghĩ đến, nhiều độ trang trí Tất điều trở thành có ích nhà quản lý thấy cần chi phí cho chúng Đây vấn đề đặt cho Chính phủ quốc gia giới đưa công nghệ thông tin đại vào quản lý nhà nước Bên cạnh đó, đưa công nghệ đòi hỏi thay đổi (nhân sự) lớn cấu tổ chức để đáp ứng nhu cầu công nghệ thông tin Điều đòi hỏi nhàn quản lý phải cân nhắc khía cạnh tâm lý chi phí Trong hoạt động quản lý nay, nói chung hệ thống thông tin quản lý khai thác mức độ thấp Nguyên nhân chủ yếu là: - Đội ngũ quản lý chưa biết chưa thông tin quan trọng cho hoạt động định quản lý họ nhận chúng - Đội ngũ người làm việc máy hành nhà nước chưa đào tạo để thích ứng nhanh với hệ thống thông tin quản lý, chưa thể thu thập, xử lý quản lý số liệu Đào tạo kiến thức tin học sử dụng hệ thống thông tin quản lý vấn đề cần đặt sớm cho quốc gia phát triển Hệ thống thông tin quản lý (MIS) đem lại cho tổ chức nhà quản lý nhiều lợi mà loại thông tin thông thường không giải - Các nhà quản lý, nhà sản xuất, kinh doanh xem thông tin vũ khí lợi hại để giành cạnh tranh thị trường - Một lợi khác hệ thống thông tin quản lý làm thay đổi phương cách làm việc nhà quản lý Điều thấy qua nhà quản lý hệ trẻ sau (thế hệ 90) Đó người biết sử dụng thành thạo chương trình quản lý, sử dụng thành tưụ máy tính Họ ngồi nhà để tham gia 113 họp; thay cho việc chờ đợi báo cáo cấp dười họ có thông tin mà họ cần Việc nhanh chóng cung cấp thông tin theo nhu cầu nhà quản lý cho phép nâng cao lực định, chọn lựa phương án tốt để nâng cao tính hiệu định - Một điều quan trọng sử dụng MIS làm thay đổi cách thức hoạt động tổ chức làm cho tổ chức dường nhỏ gắn bó với Điều nầy thể thông qua việc xếp lại tổ chức, thu hẹp phận không cần thiết giúp cho nhà quản lý sâu sát với tình hình nhiều - MIS làm thay đổi cấu quyền lực tổ chức theo kiểu truyền thống Trong tổ chức theo kiểu truyền thống, thông tin có sức mạnh nó, có thông tin người có quyền Cấp thường đưa thông tin có lợi cho lên cấp trên, họ thường chế biến chúng trước gữi thông tin Như thế, cấu tổ chức có nhiều cấp trung gian có nhiều nguy thông tin bị sai lệch Trái lại, hệ thống thông tin hoạt động theo chế nối mạch trực tiếp từ người quản lý cao đến đơn vị sở nên vai trò cấp trung gian bị bãi bỏ Như vậy, hệ thống thông tin quản lý (MIS) tăng thêm quyền lực cho nhà quản lý cấp cao họ tiếp cận trực tiếp đến loại thông tin họ cần mà qua cấp trung gian 9.3.3 Sự phản ứng việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý Đó tâm lý lo sợ phát sinh từ người lao động tổ chức có áp dụng công nghệ thông tin công nhân sợ việc, cấp quản trị sợ bị giảm hay thay đổi quyền lực Sự chống đối hay không ủng hộ việc áp dụng công nghệ thông tin hoạt đông quản lý iểu nhiều hình thức son phổ biến thờ với công nghệ thông tin hay chống đối việc không cung cấp liệu Trình độ nhà quản lý cản trở lớn việc áp dụng công nghệ thông tin Nguồn tài dành cho đầu tư phát triển chưa ủng hộ cho việc đưa công nghệ thông tin vào quản lý Thiếu phối hợp tổ chức có liên quan vấn đề cạnh tranh bảo mật Để đưa công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý cần: - Có chiến lược bước cho phát triển - Dành ngân sách cho phát triển (đào tạo, mua trang thiêt bị) - Huy động tham gia nhiều người - Tập trung vào đối tượng sử dụng thừa hưởng - Xây tiêu chí đánh giá hoạt động 114 9.3.4 Quản trị thông tin để định Khi tổ chức trở nên phức tạp nhà quản trị phụ thuộc nhiều vào nguồn thông tin khác bên bên Mức độ phức tạp tăng lên làm tăng nơi (các cấp quản lý) cần định từ cấp định tác nghiệp riêng rẽ thấp đến cấp định chiến lược cấp tối cao Nhu cầu quản trị thông tin cung cấp thông tin cho người định chắn vấn đề nhận thức mới: Chúng ta biết nỗ lực quản trị thông tin từ ngày phát triển hệ thống kế toán Ngoài ra, nhiều công ty có hệ thống thông tin marketing, hồ sơ thông tin khách hàng, hệ thống thông tin kho tàng nhiều hệ thống thông tin khác Người ta thường dùng thuật ngữ “hệ thống thông tin quản lý (MIS)” tất kiểu hệ thống nguồn thông tin khác Nhưng gần xuất thuật ngữ quan trọng “hệ thống thông tin hỗ trợ định (DSS)” Để hiểu hệ thống thông tin hỗ trợ định, cần lần lược nghiên cứu vấn đề sau: - Những nguồn thông tin đến tổ chức - Nhu cầu hệ thống hỗ trợ định - Những chức cụ thể hệ thống hỗ trợ định - Những vấn đề liên quan đến thiết kế hệ thống hỗ trợ định 9.3.4.1 Các nguồn thông tin Bước việc thiết kế hệ thống hỗ trợ định (DSS) tìm hiểu dòng thông tin khác mà nhà quản lý phải quản lý Nói chung, ta phân biệt nguồn bên bên dòng thông tin hình bên Thông tin truyền đến khỏi tổ chức Khi tổ chức di chuyển theo chiều dọc lẫn theo chiều ngang ▪ Những dòng thông tin bên Những dòng nầy từ tổ chức môi trường hay từ môi trường đến tổ chức Dòng đến gọi thông tin tình báo dòng gọi truyền đạt thông tin tổ chức - Thông tin tình báo Những dòng thông tin liên quan đến thành tố khác môi trường hoạt động tổ chức _ chẳng hạn thân chủ, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, người cung ứng, chủ nợ quyềnđược sử dụng để đánh giá thông tin lập kế hoạch ngắn hạn chiến lược liên quan đến môi trường kinh tế (xã hội, văn hoá) mà tổ chức hoạt động 115 - Việc truyền đạt thông tin tổ chức Những dòng thông tin từ tổ chức môi trường bên mà tổ chức hoạt động Quảng cáo nỗ lực khuyến khác xem việc truyền đạt thông tin tổ chức Bất kể tổ chức thuộc loại hình nào, nội dung dòng thông tin bị tổ chức kiểm soát ▪ Những dòng thông tin nội tổ chức Đó thông tin lưu hành nội tổ chức Để trở nên hữu ích, thông tin tình báo thông tin phát sinh nội phải đến nhà quản trị lúc Trong nội tổ chức có dòng thông tin dọc (cả lên xuống) thông tin ngang Nguyên tắc DSS dòng thông tin phải trở thành phận kế hoạch không để hoạt động mà kế hoạch đạo thức Mục tiêu kế hoạch truyền bá thông tin đến người lúc 9.3.4.2 Quản lý thông tin để định tốt Như ta biết, chất lượng định phụ thuộc nhiều vào mức độ hiểu rõ hoàn cảnh xung quanh vấn đề việc lựa chọn chiến lược phù hợp với vấn đề Thông tin tốt định đưa đắn mức độ rủi ro không chắn Nhu cầu hệ thống hỗ trợ định hoàn hảo bắt nguồn từ ba yếu tố: ý nghĩa quan trọng thông tin việc định, tình trạng quản trị tồi thông tin nay, việc sử dụng ngày nhiều máy tính nhân người định riêng rẽ 9.3.4.3 Ý nghĩa quan trọng thông tin định Thông tin thứ chất đốt tạo nên động lực tổ chức Mục đích nhà quản trị biến thông tin thành hành động thông qua trình định Vì thế, nhà quản trị tổ chức thực vai trò hệ thống thông tin-quyết định Các hệ thống thông tin-quyết định phải xem xét gắn liền với chức quản trị như: hoạch định, tổ chức kiểm tra v.v Nếu tổ chức muốn hoạch định, mà việc hoạch định tổ chức bị ràng buộc vào việc trao đổi thông tin, việc trao đổi thông tin thể hệ thống thông tin- định chìa khoá để thành công việc hoạch định kiểm tra nằm hệ thống thông tin-quyết định 116 Việc xem tổ chức hệ thống thông tin-quyết định nói lên ý nghĩa quan trọng việc phát thông tin cần thiết cho việc định có hiệu Nếu ban lãnh đạo biến thông tin thành hành động, đó, hành động có hiệu qủa phụ thuộc vào chỗ thông tin có đầy đủ, thích hợp đáng tin cậy đến mức độ Hiệu hoạt động tổ chức thường hay bị chi phối thông tin truyền đạt đến nhà quản trị tổ chức 9.3.4.4 Nhu cầu hệ thống thông tin hỗ trợ định (DSS) DSS thỏa mãn nhu cầu quản trị hàng đầu: cung cấp cho nhà quản trị thông tin cần thiết đẻ định khôn ngoan Điều quan trọng cung cấp thông tin mà cần phải có hệ thống biến liệu thô thành thông tin mà ban lãnh đạo sử dụng thực Để đạt mục đích hệ thống thông tin phải tính đến nhu cầu thông tin nhà quản trị cụ thể yêu cầu thông tin loại hình định cụ thể ▪ Những nhu cầu thông tin nhà quản trị DSS hệ thống thông tin chuyên dụng để hỗ trợ kỹ nhà quản trị tất giai đoạn định: nhận dạng vấn đề; lựa chọn liệu liên quan; đánh giá lựa chọn phương án; chọn phương thức để định DSS phải cung cấp thông tin dạng mà nhà quản trị hiểu được, vào lúc cần đến thông tin đặt thông tin kiểm soát nhà quản trị Nói tóm lại, DSS định hình thông tin theo nhu cầu cuả quản trị Vì mà DSS đảm bảo việc hỗ trợ cho “quyết định chương trình hoá” “quyết định chưa chương trình hoá” điều kiện chắn, rủi ro không chắn Nhìn khái quát ta thấy DSS hiệu thực việc sau đây: Hỗ trợ không thay việc định quản trị Hỗ trợ việc định toàn tổ chức, chủ yếu cấp quản trị trung gian tối cao Cho phép người định tương tác với máy tính để xem xét hiệu phương án định Thu thập, lưu giữ đảm bảo cung cấp liệu mô hình định phù hợp với loại hình định cụ thể Thân thiện với người dùng (dễ dùng) 117 Các loại vấn đề gặp phải thủ tục quy định sử dụng để xử lý chúng thay đổi (phù hợp) theo cấp quản trị khác yêu cầu loại thông tin tuỳ thuộc vào cấp quản trị khác Cần phải đảm bảo thông tin đến nơi, lúc cần thiết, phù hợp với loại định khác cấp quản trị khác ▪ Nhu cầu thông tin cụ thể để định cụ thể Các loại hình thông tin cần thiết phân loại theo loại hình định khác như: định hoạch định, định kiểm tra, định tác nghiệp Hệ thống thông tin hỗ trợ định phải phát loại thông tin cần cho loại hình định cụ thể - Các định hoạch định: Những định đòi hỏi phải đề mục tiêu cho tổ chức, xác định số lượng chủng loại nguồn tài nguyên cần thiết để đạt mục tiêu nầy sách chi phối việc sử dụng nguồn tài nguyên Nhiều thông tin hoạch định đến từ nguồn bên liên quan đến yếu tố tình hình kinh tế dự đoán, khả kiếm nguồn tài nguyên (phi nhân lực nhân lực), môi trường trị pháp luật Việc hoạch định có hiệu qủa quan trọng việc thực công việc có hiệu tổ chức công tư Thông tin hoạch định hình thành nên đầu vào loại hình định không theo chương trình đưa cấp quản trị tối cao tổ chức - Các định kiểm tra: Các cấp quản trị trung gian đưa định kiểm tra nhằm đảm bảo chắn kết thực công việc tổ chức với mục tiêu đề Thông tin kiểm tra đến chủ yếu từ nguồn nội (thường liên phận) liên quan đến vấn đề xây dựng ngân sách đo lường kết qủa thực công việc giám sát viên sở Tính chất định (bài toán) chương trình hoá hay không chương trình hoá - Những định tác nghiệp: Những định loại thường tập trung vào hoạt động hàng ngày tổ chức cách phải sử dụng nguồn tài nguyên cho có hiệu Thông tin hoạt động đến từ nguồn bình thường cần thiết kế toán tài chính, kiểm tra liệu vật tư lịch tiến độ sản xuất 118 Thông tin phát từ nội thường liên quan đến nhiệm vụ cụ thể nên thường đến từ phận phân công Đây loại thông tin mà giám sát viên sở sử dụng chủ yếu việc định cấp thường liên quan đến định chương trình hoá (quyết định hàng ngày) 9.3.4.5 Các chức hệ thống thông tin hỗ trợ định Một DSS có hiệu phải cung cấp cho nhà quản trị bốn dịch vụ chính: ▪ Xác định nhu cầu thông tin Trong bước đầu, nhà quản trị phải cố gắng trả lời câu hỏi sau: - Cần thông tin? - Nó sử dụng nào, ai? - Nó cần có dạng nào? Nói cách khác, nhà quản trị bắt đầu xem xét việc đầu Các câu hỏi có ích cho việc nhận dạng nhu cầu thông tin nhà quản trị thấy sau: Bạn thường xuyên phải định loại nào? Những thông tin bạn cần đề định thuộc loại nào? Bạn thường xuyên nhận thông tin loại nào? Những thông tin bạn muốn có không nhận thuộc loại nào? Những thông tin bạn cần có hàng ngày? Hàng tuần? Hàng tháng? Hàng năm? Những chương trình phân tích liệu loại bạn muốn có sẵn Việc xây dựng DSS cần có tham gia cấp quản trị trình triển khai Vì vậy, yêu cầu đầu dựa sở câu trả lời câu hỏi sau: Những thông tin cần thiết cho việc định kiểm tra cấp khác nhau? Những thông tin cần thiết cho việc phân bổ nguồn tài nguyên? Những thông tin cần thiết cho việc đánh giá thành tích? Những câu hỏi cho thấy loại thông tin cần cho việc xây dựng mục tiêu, loại thông tin cho việc lập tiến độ sản xuất Vì vậy, nhà quản trị phải biết phân biệt loại thông tin “cần phải biết” với loại thông tin “nên biết” Do đó, nhiều thông tin dẫn đến định đắn Việc xác định nhu cầu thông tin có ý nghĩa thu thập thông tin cần thiết từ thực tiễn công việc hàng ngày từ chuyên gia (do cần phải xây dựng thêm hệ thống ES nữa) 119 ▪ Thu thập xử lý thông tin Mục đích dịch vụ nầy cải thiện chất lượng chung thông tin Nó bao gồm dịch vụ htành phần: Đánh giá: đòi hỏi phải xác định đặt niềm tin đến mức vào mẫu thông tin cụ thể Những yếu tố uy tín người độ tin cậy liệu phải xác định - Tóm tắt: phải biên tập rút ngắn thông tin đến để cung cấp cho nhà quản trị thông tin liên quan đến nhiệm vụ cụ thể họ - Đánh số: đòi hỏi phải phân loại để lưu giữ truy xuất dễ dàng sau thu thập thông tin - Phổ biến: đòi hỏi phải đưa thông tin đến nhà quản trị vào lúc cần Đây mục đích DSS - Lưu giữ: dịch vụ xử lý thông tin cuối Như nêu trên, tổ chức nhớ tự nhiên DSS phải đảm bảo lưu giữ thông tin cho sử dụng cần đến Ngày nay, máy tính có vai trò to lớn việc giúp cho dung lượng “bộ nhớ” tổ chức tăng lên nhiều ▪ Sử dụng thông tin Thông tin sử dụng tuỳ thuộc vào chất lượng (tính xác), cách trình bày (dạng thức) tính kịp thời Việc sử dụng có hiệu thực từ đầu đặt câu hỏi để xác định nhu cầu thông tin hệ thống thiết kế cách cẩn thận Mục tiêu DSS cung cấp thông tin cho người định vào lúc cần thiết Để đạt mục tiêu nầy tính kịp thời ưu tiên tính xác Nếu thông tin cần đến tính chích xác không quan trọng Tuy nhiên, phần lớn trường hợp tính xác lẫn kịp thời đêu quan trọng ▪ Thiết kế hệ thống hỗ trợ định Trong tổ chức, có nhiều hệ thống thông tin khác để phục vụ chức khác hệ thống thông tin kế toán, nhân nghiệp vụ khác v.v DSS giúp cho nhà quản trị chung khai thác thông tin từ hệ thống chức (ES) Việc thiết kế DSS cần phải có quan điểm hệ thống nghĩa phải phát triển ngân hàng liệu trung tâm trung tâm thông tin phải xem thông tin nguồn tài nguyên quan trọng tổ chức - Ngân hàng liệu trung tâm Ngân hàng liệu trung tâm cốt lõi DSS Thông qua ngân hàng liệu trung tâm này, thông tin thuộc chức khác cung cấp nhanh chóng Công nghệ thông tin cho phép có khả xây dựng DSS 120 Điều nầy có nghĩa là: việc tập trung thông tin phận riêng rẽ phận khác kế toán, marketing sản xuất để lưu giữ ngân hàng liệu trung tâm Các cấp quản trị thoải mái truy cập thông tin từ ngân hàng liệu cần thiết - Trung tâm thông tin Trong nhiều thập kỷ vừa qua, tổ chức, người sử dụng thông tin lẫn người cung cấp thông tin nằm rải rác khắp tổ chức Ngày nay, nên cần thiết có đơn vị để giám sát hoạt động ngân hàng liệu trung tâm, thu thập xử lý thông tin Để xây dựng thông tin cần có nhiệm vụ: + Phát họat động thông tin phân tán toàn tổ chức + Những họat động phải xem phận chỉnh thể + Các hoạt động phải đặt quản trị trung tâm thông tin riêng biệt Trung tâm thông tin người tư vấn, phối hợp người kiểm tra chức DSS (xác định nhu cầu thông tin, thu thập, xử lý thông tin; sử dụng thông tin) - Thông tin nguồn tài nguyên của tổ chức Để đẩy mạnh việc sử dụng có hiệu DSS cần phải nhìn nhận thông tin tài nguyên tổ chức tiền bạc, vật tư, nhân sự, nhà máy, trang thiết bị Vì vậy, với tính cách nguồn tài nguyên thi thông tin : + Có ý nghĩa định sống tổ chức + Chỉ sử dụng có trả tiền + Phải cung cấp chỗ lúc + Phải sử dụng có hiệu để đạt lợi nhuận tối ưu BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Giá trị thông tin: Phillip A.Mos chủ công ty gia công thực phẩm Mỹ Một hôm, ông đọc báo tin ngắn với chục chữ nói bệnh dịch gia súc lan tràn Mêhico thu hút ý ông A.Mos nghĩ: thực Mêhico có dịch bệnh định dịch bệnh phải từ bang California bang Texas vùng biên giới nước Mỹ tràn vào (bởi Mêhico nhập thịt gia súc từ hai bang này) Và hai bang nguồn cung cấp thịt chủ yếu cho toàn nước Mỹ Nếu California bang Texas thực xảy bệnh dịch, định thị trường cung ứng thịt căng thẳng, giá thịt tăng vọt Để chắn, A.Mos cho nhân viên tới Mêhico thăm dò tình hình Người ông hôm sau báo về, xác nhận bệnh dịch hoành hành Sau A.Mos lại tiếp tục cho nhân viên theo dõi công ty chuyên nhập gia công gia súc, biết hầu hết công ty lớn hạn chế tạm dùng nhập chế biến thịt gia súc 121 Khác với doanh nghiệp né tránh “con đường xấu”, A.Mos thu gom tiền tới bang California bang Texas mua bò lợn sống, mau chóng vận chuyển sang vùng Đông nước Mỹ để tích trữ Quả không tính toán, sau lâu, bệnh dịch nhanh chóng tràn sang bang lân cận phía Tây nước Mỹ Chính phủ Mỹ hạ lệnh nghiêm cấm vận chuyển thực phẩm gia súc từ bang sang nơi khác, cấm vận chuyển sang vùng phía Đông nước Mỹ Ngay mặt hàng thực phẩm thịt toàn nước Mỹ trở nên khan hiếm, giá thịt tăng cao chóng mặt Tới lúc đó, A.Mos cho làm số thịt gia súc tích trữ tung thị trường Chỉ tháng ngắn ngủi, ông kiếm cho khoản tiền khổng lồ lên tới triệu đô la Câu hỏi: - Câu 1: Anh (chị) rút điều từ cách nắm bắt xử lý thông tin A.Mos? - Câu 2: Anh (chị) đánh giá giá trị thông tin việc định ? HẾT 122 TÀI LIỆU THAM KHẢO Phan Thị Minh Châu, Quản trị học - NXB Thống kê, 2011 Nguyễn Thị Liên Diệp, Quản trị học - NXB Thống kê, 2011 Nguyễn Văn Trình, Phạm Văn Nam (2003), Quản trị học, NXB Lao động Bùi Văn Danh, Quản trị học - NXB Lao động, 2011 Bùi Tường Trí, Giáo trình phân tích định lượng quản trị, 2007 John Calvin Maxcell, The 360° Leader: Developing Your Influence from Anywhere in the Organization (2006) James A.F Stoner, Charles Wankel, Management, Prentice Hall Inc,1996 Robert Kreitner), Management, Fifth Edition Houghton Mifflin,1992 Render, Stair, Hanna, Quantitative Analysis for Management (11th edition) 123 ... bậc quản trị Các nhà quản trị tổ chức thường chia thành cấp: Nhà quản trị cấp cao (Quản trị viên cấp cao), nhà quản trị cấp trung gian (Quản trị viên trung gian) nhà quản trị cấp sở (Quản trị. .. Cấp bậc quản trị 1.2.3 Các kỹ nhà quản trị 1.2.4 Vai trò nhà quản trị 1.3 KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ 1.3.1 Quản trị khoa học 1.3.2 Quản trị nghệ... X, giáo sư quản trị mời đến để trình bày số vấn đề việc quản trị tổ chức Bài báo cáo giáo sư kéo dài gần hai ngày, ông trình bày khía cạnh : mục tiêu quản trị, kỹ thuật quản trị, chức quản trị,