TÌNH HÌNH TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN VIỆT NAM (VOSCO)

Công tác hành chính văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan nào từ cơ quan hành chính nhà nước đến các tổ chức doanh nghiệp. Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên cần phải tổ chức tốt nghiệp vụ công tác văn phòng, nếu công tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành của doanh nghiệp sẽ thông suốt, chất lượng. Phòng Hành chính của công ty Vosco là phòng tham mưu cho tổng giám đốc về công việc quản lý hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin. Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch mua sắm hợp lý các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm; quản lý đất đai nhà cửa; lập kế hoạch và thực hiện xây dựng, sữa chữa văn phòng công ty và chi nhánh,…bên cạnh đó cũng thực hiện một số nghiệp vụ công tác văn phòng khác. Hiện nay, việc tổ chức các nghiệp vụ công tác văn phòng tại phòng hành chính của Công ty Cổ phần Vosco đã được tổ chức thực hiện tương đối tốt và cũng đã đạt được nhiều hiệu quả cao. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn xuất hiện một số hạn chế không đáng có, xuất phát từ tình hình đó tác giả đã quyết định chọn đề tài: “Tình hình tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Phòng Hành chính Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco)” để thực hiện nghiên cứu làm bài tiểu luận kết thúc học phần

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI TÌNH HÌNH TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN VIỆT NAM (VOSCO) BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản trị văn phịng doanh nghiệp Mã phách:………………… TP Hồ Chí Minh – 2023 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Tình hình tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Phịng Hành Cơng ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco)” thành thân tự thực sau nhiều tuần học tập nghiên cứu Trong thực đề tài có tham khảo tài liệu có liên quan việc tham khảo nguồn tài liệu trích dẫn theo quy định LỜI CẢM ƠN Để đề tài:“Tình hình tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Phịng Hành Cơng ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco)” hồn thành tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn ThS Đặng Văn Phong người trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ suốt trình thực đề tài Mặc dù cố gắng, chắn đề tài khơng thể tránh khỏi sai sót, mong nhận nhiều ý kiến góp ý, dẫn giúp đỡ Xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt CNXH CBCNV Vosco Viết đầy đủ Chủ nghĩa xã hội Cán bộ, công nhân viên VIETNAM OCEAN SHIPPING COMPANY (Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam) MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa đề tài PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm cơng tác văn phịng 1.2 Nội dung hoạt động tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng 1.2.1 Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý 1.2.2 Tổ chức quản lý công tác hội họp 1.2.3 Tổ chức chuyến công tác 1.2.4 Tổ chức quản lý văn 10 1.2.5 Công tác lễ tân 12 Chương TÌNH HÌNH TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN VIỆT NAM (VOSCO) 13 2.1 Khái quát Công ty Cổ phần vận tải biển Việt Nam 13 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 13 2.1.2 Mục tiêu hoạt động ngành nghề kinh doanh 14 2.1.3 Cơ cấu tổ chức chức nhiệm vụ 14 2.2 Khái qt Phịng Hành 15 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 15 2.2.2 Cơ cấu tổ chức phịng Hành 16 2.3 Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phịng Phịng Hành Cơng ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam 16 2.3.1 Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý 16 2.3.2 Tổ chức quản lý công tác hội họp 17 2.3.3 Tổ chức chuyến công tác 19 2.3.4 Tổ chức quản lý văn 19 2.3.5 Công tác lễ tân 20 2.4 Nhận xét chung 22 2.4.1 Kết đạt 22 2.4.2 Hạn chế 23 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 25 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN VIỆT NAM (VOSCO) 26 3.1 Giải pháp đào bồi dưỡng cán bộ, công chức 26 3.2 Giải pháp công tác hậu cần 27 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn 28 KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHẦN PHỤ LỤC 33 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác hành văn phịng cơng tác quan trọng thiếu quan từ quan hành nhà nước đến tổ chức doanh nghiệp Văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu cần phải tổ chức tốt nghiệp vụ cơng tác văn phịng, cơng tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng tổ chức làm việc khoa học trật tự, nề nếp việc quản lý điều hành doanh nghiệp thông suốt, chất lượng Phịng Hành cơng ty Vosco phịng tham mưu cho tổng giám đốc công việc quản lý hành ứng dụng cơng nghệ thơng tin Phịng có nhiệm vụ lập kế hoạch mua sắm hợp lý trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm; quản lý đất đai nhà cửa; lập kế hoạch thực xây dựng, sữa chữa văn phịng cơng ty chi nhánh,…bên cạnh thực số nghiệp vụ cơng tác văn phịng khác Hiện nay, việc tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng phịng hành Cơng ty Cổ phần Vosco tổ chức thực tương đối tốt đạt nhiều hiệu cao Tuy nhiên, bên cạnh cịn xuất số hạn chế khơng đáng có, xuất phát từ tình hình tác giả định chọn đề tài: “Tình hình tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Phịng Hành Cơng ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco)” để thực nghiên cứu làm tiểu luận kết thúc học phần Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng phịng hành Công ty cổ phần Vosco - Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt không gian: Đề tài thực khảo sát tình hình tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng phịng hành Cơng ty Vosco + Về mặt thời gian: từ năm 2020 đến + Về mặt nơi dung: Khái qt tình hình tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng phịng hành Cơng ty Vosco từ năm 2020 đến Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Nhằm nâng cao hoạt động tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Phịng Hành Công ty Cổ phần Vosco - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Nghiên cứu hệ thống sở lý luận liên quan đến cơng tác quản trị hành doanh nghiệp; + Khảo sát, đánh giá tình hình hoạt động tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Phịng Hành Cơng ty Vosco ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân; + Đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao hoạt động tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng phịng hành Công ty Cổ phầnVosco Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, tác giả có sử dụng kết hợp số phương pháp như: - Phương pháp phân tích - tổng hợp: Trên sở lý luận liên quan đến công tác quản trị hành doanh nghiệp, thơng tin từ tài liệu tham khảo, tác giả sử dụng phương pháp phân tích để đánh giá hoạt động tổ chức nghiệp vụ công tác văn phịng phịng hành Cơng ty Vosco Dựa kết phân tích từ đánh giá toàn diện lý luận thực tiễn nhằm rút học kinh nghiệm đề xuất giải pháp góp phần nâng cao chất lượng hoạt động tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng phịng hành Cơng ty Vosco - Phương pháp điều tra khảo sát: Phương pháp vận dụng tiến hành khảo sát tình hình tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng cơng ty Vosco Thơng qua khảo sát trực tiếp để phát ưu điểm, hạn chế đề xuất giải pháp phù hợp Ngồi ra, báo cáo cịn sử dụng số phương pháp như: Phương pháp thu thập thông tin: tài liệu, sách, báo internet,…; Phương pháp thống kê - phân tích,… Ý nghĩa đề tài - Về mặt khoa học: Đề tài tổng hợp, hệ thống hóa vấn đề lý luận liên quan đến hoạt động tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng, nhằm tạo điều kiện vận dụng có hiệu vào hoạt động hình tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng cơng ty Vosco - Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá đầy đủ tình hình hoạt động tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng cơng ty Vosco với ưu điểm, hạn chế, tìm nguyên nhân hạn chế đó, để từ đề xuất giải pháp cần thiết, giúp nâng cao hoạt động tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng phịng hành Cơng ty Vosco Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục, đề tài có chương: Chương Cơ sở lý luận thực tiễn tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Chương Tình hình tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Phịng Hành Cơng ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco) Chương Giải pháp nâng cao việc tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco) PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng khái niệm nhiều sách, giáo trình, đưa với nhiều cách hiểu khác nhau, kể đến như: Theo Từ điển Tiếng Việt Viện Ngôn ngữ học (năm 1992), thì: “Văn phịng phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành quan” Văn phịng khơng nhắc đến với chức hậu cần, phục vụ, mà nhắc đến với chức tham mưu – tổng hợp như: “Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức đó” Theo Quản trị văn phòng tác giả Nguyễn Thành Độ, NXB Lao động xã hội (năm 2005), có đưa định nghĩa văn phòng theo hai nghĩa: Theo nghĩa hẹp:“Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị đó” Theo nghĩa rộng:“Văn phịng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị” Tóm lại, có nhiều định nghĩa văn phịng, qua tìm hiểu tham khảo tác giả mạnh dạn đưa cách hiểu cá nhân văn phòng: “Văn phòng máy điều hành tổng hợp tồn cách khách quan quan, tổ chức; Là nơi thực chức tham mưu tổng hợp chức hậu cần đảm bảo đầy đủ điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan, tổ chức nhằm đảm bảo cho hoạt động quan, tổ chức diễn hiệu quả.” thẻ, chấm công giấc làm việc Việc trang bị đồng bọ, toàn diện trang phục làm việc cho cán nhân viên tạo hình ảnh đẹp mắt khách hàng Thực chế độ giao ban hàng tuần, hàng tháng đặn giúp kịp thời giải khó khăn vướng mắc công việc tâm tư nguyện vọng cán nhân viên văn phòng Ban lãnh đạo trọng quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần cán nhân viên văn phịng, tồn lao động hình thức tăng thu nhập, chế độ lương, phụ cấp, phúc lợi cho lao động đầy đủ theo quy định Luật lao động hành, thường xuyên tổ chức tham quan du lịch nước từ đến lần năm Do nội văn phịng đồn kết, cán nhân viên hăng say nhiệt tình làm việc, đời sống cán nhân viên nâng cao, n tâm cơng tác gắn bó lâu dài với văn phịng cơng chứng Các quy/chế văn phịng khơng quy định rõ ràng chế độ đãi ngộ CBCNV người lao động văn phòng mà thể quan tâm thành viên gia đình người lao động, mục tiêu nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho tất cán nhân viên công ty Công tác thông tin tổ chức hiệu thông qua việc thực tốt tiếp nhận, giải kịp thời quy trình ý kiến thắc mắc, thông tin phản hồi từ đối tác khách hàng Hệ thống công nghệ thông tin áp dụng hoạt động ổn định Văn phòng trang bị đầy đủ, đồng trang thiết bị hỗ trợ cán nhân viên văn phịng q trình làm việc nhanh chóng, nâng cao xuất lao động hiệu cơng việc 2.4.2 Hạn chế Bên cạnh kết đạt được, Ban lãnh đạo Văn phịng Cơng ty Vosco quan tâm đạo sâu sát phận nghiệp vụ văn phịng có 23 nổ lực đáng kể, thường xuyên nghiên cứu nâng cao hiệu cơng tác Tuy nhiên cịn số tồn tại, hạn chế như: Khó khăn mặt làm việc chật chội, không đáp ứng yêu cầu đối tác, khách hàng đến làm việc Tình trạng số lượng khách đến giao dịch tải sức chứa phòng kéo dài tháng, cán nhân viên phải làm thêm để phục vụ khách hàng Khối lượng hồ sơ sản sinh nhiều tuần khiến tình trạng tồn đọng hồ sơ chưa đưa vào kho lưu trữ chưa giải triệt để Về việc áp dụng công nghệ thông tin sử dụng trang thiết bị văn phòng số nhân viên văn phịng cịn yếu khiến q trình giải cơng việc cịn chậm, thao tác chưa nhanh khoa học Công tác tham mưu tổng hợp, cịn thiếu tính chủ động, giải chưa kịp thời, chất lượng, hiệu chưa cao Việc tham mưu, đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng công tác hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt Khối lượng cơng việc nhiều, có nhiều chi tiết nhỏ nên cán làm công tác văn phịng dễ bị qn khơng nắm bắt kịp thời Trong thời gian nghiên cứu văn phòng Cơng ty Vosco, tác giả nhận thấy vị trí lễ tân khơng ổn định, u cầu vị trí lễ tân cần nắm vững quy định công ty số hoạt động công ty để bước đầu tư vấn cho khách hàng qua tổng đài, hay khách đến liên hệ; lọc hồ sơ làm được, hồ sơ không làm hay biết thủ tục không thuộc thẩm quyền văn phịng, để từ có cách giải linh hoạt, xác Chính ban lãnh đạo cần cân nhắc vị trí tuyển dụng cho đảm bảo nghiệp vụ văn phòng nghiệp vụ chuyên môn lĩnh vực pháp luật Tránh trường hợp, nhân viên lúc bận làm việc với khách hàng, lại phải nghe điện thoại tư vấn thủ tục công chứng chuyển từ phận lễ tân, gây gián đoạn, hiệu làm việc không cao 24 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế Việt xuất hạn chế việc tổ chức nghiệp vụ công tác văn phịng Phịng Hành Cơng ty Vosco hai nguyên nhân sau: Thứ nhất, hoạt động kiểm tra giám sát chưa thực thường xuyên nghiêm túc khiến việc xảy tình trạng tồn đọng hồ sơ chưa đưa vào lưu trữ xảy Khối lượng hồ sơ nhiều mà cán làm cơng tác lưu trữ cịn thiếu mặt nhân Thứ hai, trình độ nghiệp vụ văn phịng cán nhân viên đào tạo chuyên nghiệp số cán nhân viên lớp người trước chưa nhận thức đầy đủ sâu sắc tầm quan trọng văn phòng nghiệp vụ văn phòng, cơng việc đơi cịn lơ chủ quan 25 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN VIỆT NAM (VOSCO) 3.1 Giải pháp đào bồi dưỡng cán bộ, công chức - Cơ sở giải pháp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức: Đào tạo, bồi dưỡng cán có vai trị đặc biệt quan trọng việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhật kiến thức cần thiết, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thực thi công việc để phục vụ yêu cầu công việc tốt Thơng qua giúp họ nâng cao lực thực nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm giao, đồng thời hoàn thiện tiêu chuẩn công ty.Thời gian qua cán công ty đào tạo tốt song cịn khơng hạn chế cần tiếp tục đổi mới, khắc phục nhằm nâng cao hiệu cơng việc đảm nhận Trong nhiều năm qua CBCNV công ty cử đào tạo ln trọng Chính phủ Bộ nội vụ ban hành nhiều văn nhằm thể chế hóa quan điểm Đảng Nhà nước công tác đào tạo cán Thông qua khóa đào tạo, trình độ chun mơn, nghiệp vụ đội ngũ cán nhân viên ngày nâng cao, đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi nhiệm vụ tình hình Đội ngũ cán làm tốt nhiệm vụ tham mưu, đề xuất nhiều giải pháp để thực thi có hiệu nhiệm vụ, công cụ Các kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật, pháp luật kỹ mềm như: kỹ lãnh đạo, kiểm tra, giám sát, kỹ xây dựng tổ chức thực kế hoạch, kỹ quản lý phát triển nhân sự, kỹ giải công vụ, kỹ giải tình vận dụng vào giải công việc, bước đầu đào tạo đạt nhiều kết quan trọng - Nội dung giải pháp: Để nâng cao hiệu công việc thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, công chức cần thiết 26 Các cán cơng chức làm việc phận văn phịng công ty hầu hết cán lâu năm, có nhiều kinh nghiệm cơng việc Nhưng khơng phải có nhiều kinh nghiệm mà họ đáp ứng cách nhanh nhạy thay đổi, yêu cầu cơng việc mà trình độ khoa học áp dụng cơng tác văn phịng họ không đào tạo lại thường xuyên Nên để mang lại hiệu cao cơng tác văn phịng cơng ty Ban lãnh đạo cần lên chương trình đào tạo thường xuyên cho đội ngũ nhân viên để đáp ứng ngày tốt khối lượng cơng việc ngày nhiều phức tạp Ngồi việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên việc cử nhân viên học thêm lớp nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ cần thiết Bởi văn phịng coi cổng thơng tin tồn cơng ty, tồn thơng tin từ tổ chức quyền, từ quan quản lý cấp qua phận văn phòng cán công chức tập hợp phân phối cho phận liên quan Hơn việc truyền tải thông tin qua mạng internet phổ biến, cán nhân viên có trình độ tin học, ngoại ngữ việc giải cơng việc thu thập thông tin phục vụ lãnh đạo, phục vụ quan giản đơn nhiều Không thông tin thu thập đa dạng không thu thông tin nước mà cịn có thơng tin hữu ích nước ngồi 3.2 Giải pháp cơng tác hậu cần - Cơ sở giải pháp công tác hậu cần Xây dựng văn bản, kế hoạch đảm bảo liên quan đến công tác quản lý, sử dụng người, quản lý đất quốc phòng, sở vật chất cơng ty, kiểm tra, giám sát đạo phịng, phận quản lý sử dụng tốt, bền, an toàn, tiết kiệm, hiệu trang thiết bị sở vật chất khác công ty Tham mưu, đề xuất đạo thực Chỉ lệnh công tác hậu cần 27 công ty bảo đảm hậu cần (ăn, ở, mặc, chăm sóc sức khỏe, phịng chống dịch bệnh ) cho cán công ty - Nội dung giải pháp + Chuẩn bị chuyến công tác lãnh đạo: Đối với công tác này, Phịng Hành thực tương đối tốt, đảm bảo theo yêu cầu nguyên tắc định Tuy nhiên để công tác đảm bảo chặt chẽ nữa, Phịng Hành có quy định việc chuẩn bị cho chuyến cơng tác lãnh đạo Trưởng Phịng hành nên giao cho nhân viên phòng chuyên chịu trách nhiệm hoạt động để tạo chuối công việc quen thuộc nhân viên, từ tránh thiếu sót trình chuẩn bị chưa quen với cơng việc Bên cạnh cần có hạn mức kinh phí chuyến cơng tác lãnh đạo + Công tác mua sắm trang thiết bị quan: Phịng Hành phải thường xun theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị ln sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm văn phịng phẩm cho quan ln đầy đủ, kịp thời Ngồi cần có quản lý tránh tình trạng lãng phí khơng cần thiết + Cơng tác phục vụ: Cơng ty cần có u cầu định nhân viên tạp vụ yêu cầu phải địi hỏi nhiệt tình với cơng việc, ý thức tiết kiệm cho quan 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn - Cơ sở giải pháp ứng dụng CNTT Thực công tác văn thư – lưu trữ thực chất trách nhiệm tất cơng chức tồn đơn vị Trên thực tế, cán phịng chun mơn cịn suy nghĩ cơng việc cán văn thư nên trình phát hành văn bản, lập hồ sơ cơng việc cịn nhiều hạn chế chưa quy định nghiệp vụ văn thư 28 Từng lúc, nơi làm việc áp dụng CNTT công tác văn thư, ứng dụng chữ ký số làm cho việc giải hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực văn thư chưa kết nối với phần mềm, liệu khác Trong giai đoạn nay, mà ngày đòi hỏi yếu tố an tồn, mang bên cạnh vấn đề đặt hệ sở liệu, giải pháp công an ninh nghệ mối đe dọa yếu tố bảo mật, virus máy tính, nguy sở liệu thách thức trình ứng dụng công nghệ - Nội dung giải pháp: Hiện nay, ngồi nhiệm vụ bảo quản an tồn việc tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ tất yếu Tài liệu lưu trữ số hóa bảo quản file điện tử PDF Đây hình thức lưu trữ ngày phổ biến thư viện quan giới Chúng ta cần có thay đổi để làm phong phú thêm hình thức tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ thu hẹp không gian lưu trữ Đồng thời công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh Ngồi cơng ty cịn sử dụng số chương trình quản lý tài liệu lưu trữ như: “Phần mềm quản lý văn đi, văn đến điều hành cơng việc”; “Chương trình quản lý tài liệu lưu trữ”; “Chương trình quản lý văn bản” Qua q trình nghiên cứu, tơi nhận thấy văn công cụ đắc lực công tác quản lý hành văn phịng cơng ty Do đó, cơng tác lưu trữ có vị trí quan trọng đóng góp lớn vào hiệu hoạt động công ty Mỗi hoạt động quản lý, điều hành công ty dựa văn Ngoai tài liệu lưu trữ không đơn để khai thác sử dụng, mà chứng lịch sử vể hoạt động công ty thời điểm định Do việc nâng cao hiệu cơng tác lưu trữ Vosco cần thiết cấp bách 29 KẾT LUẬN Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phịng việc thực cơng việc hành đơn xử lý cơng văn, soạn thảo văn bản, giao dịch điện thoại… nhân viên hành văn phịng thực Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phịng Mặc dù nghiệp vụ hành văn phịng chủ yếu nhân viên văn phịng thực hiện, cơng việc hành văn phịng có mặt phịng ban tổ chức, thành viên (từ cấp nhân viên đến cấp quản trị) thực cơng việc hành mức độ khác Đề tài: “Tình hình tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Phịng Hành Cơng ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco)” thực nhằm khảo sát, đánh giá tình hình cách tổng thể hoạt động tổ chức nghiệp vụ văn phịng Phịng Hành Công ty Cổ phần Vosco Qua nghiên cứu, khảo sát, rút số kết luận sau: Một là, đề tài khái quát vấn đề sở lý luận thực tiễn việc tổ chức nghiệp vụ văn phòng nội dung hoạt động tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng nói chung Cơng ty Cổ phần Vosco nói riêng Hai là, khái quát chung địa bàn nghiên cứu công ty Cổ phần vận tải biển Việt Nam Vosco trình hình thành phát triển, chức nhiệm vụ cơng ty Vosco, khái qt tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Bên cạnh đó, đề tài tập trung phân tích thực trạng cơng tác hành văn phịng cơng ty Vosco Chỉ rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công tác Hành cơng ty Vosco Phân tích thực trạng cơng tác Hành văn phịng phịng hành bố trí cơng việc, tổ chức lao động, quy trình thực cơng tác văn thư, quy trình quản lý công văn công văn đến, thủ tục soạn thảo, trình ký văn bản, tổ chức họp phịng ưu, nhược điểm, nguyên nhân hạn chế để từ đưa giải 30 pháp phù hợp Ba là, từ thực trạng vấn đề, luận văn đưa giải pháp giải pháp nâng cao bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên, giải pháp công tác hậu cần, công tác văn thư lưu trữ Đặc biệt giải pháp cơng tác đào tạo, đặc biệt trú trọng việc nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ, đạo tạo để người cũ bắt theo kịp thay đổi khoa học kỹ thuật Một giải pháp không phần quan trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực công tác quản lý văn bản, xu tất yếu thời đại công nghệ nhằm ứng dụng vào quản lý Các giải pháp thực tốt góp phần nâng cao chất lượng hoàn thiện việc tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng cơng ty Vosco, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển không ngừng công ty xu hướng phát triển chung kinh tế đất nước 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Loan Thủy, (2016), Thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Bùi Văn Nhơn (2006) Quản lý phát triển nguồn nhân lực xã hội Nhà xuất Tư pháp, Hà Nội Các giáo trình, tài liệu: Hoàng Đức Thân (2010) Quan điểm giải pháp bảo đảm gắn kết tăng trưởng kinh tế tiến bộ, công xã hội nước ta Viện Thương mại Kinh tế Quốc tế, Hà Nội Mike Harvey (1996), Quản trị hành văn phịng, Nxb Thơng kê Ngơ Kim Thanh, (2014),Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, Trường ĐH Kinh tế Quốc dân Nguyễn Hữu Thân (2002) Quản trị hành chánh văn phịng Nhà xuất Thống kê thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Hữu Thân (2008) Quản trị nhân Nhà xuất Lao động xã hội, Hồ Chí Minh Nguyễn Mạnh Cường, Bài giảng Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Văn Chiều, (2016) Bài giảng Kỹ quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 10.Phạm Thị Thu Thảo (2010), Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phịng cơng ty TNHH Một thành viên Tổng cơng ty cơng nghiệp Tàu thủy Nam Triệu, khóa luận tốt nghiệp dại học trường Đại học Dân lập Hải Phòng 11.Trường bồi dưỡng cán trị (2013) Chuyên đề 16 - Kỹ thu thập xử lý thông tin Tài liệu bồi dưỡng cấp phòng tương đương 12.Từ điển Bách khoa Việt Nam Tập NXB Từ điển Bách khoa 2005 32 PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco) 33 Phục lục 02 Sơ đồ Phòng Hành Cơng ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco) 34 Phụ lục 03 Cơ cấu giới tính độ tuổi lao động Phịng Hành từ năm 2019 đến Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ