Đối với các cơ quan hành chính nhà nước thì công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Trong công tác văn thư, lưu trữ có nhiểu quy trình nghiệp vụ từ soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu vào lưu trữ; xác địch giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Ngoài ra, trong công tác văn thư, lưu trữ còn có quy trình quản lý hồ sơ mà đặc biệt hơn là quy trình, nghiệp vụ quản lý hồ sơ công việc. Đây là một loại hồ sơ quan trọng được hình thành phổ phiến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức. Bởi trong quá trình hoạt động các cơ quan tổ chức đều sản sinh ra hồ sơ, tài liệu. Các hồ sơ này chính là minh chứng cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, các hồ sơ công việc còn cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong quản lý hồ sơ sao cho đầy đủ, khoa học đang là một yêu cầu cấp thiết. Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp trong quá trình hoạt động thực thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đã sản sinh ra rất nhiều loại hồ sơ, tài liệu khác nhau như: Hồ sơ Văn phòng HĐND – UBND; Hồ sơ ngành Nông nghiệp – Môi trường,.. Những hồ sơ này minh chứng cho các hoạt động hành chính nhà nước tại đây. Việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp cũng được lãnh đạo quan tâm và đã dần đi vào nề nếp việc thực hiện cũng dần được đồng bộ, có hiệu. Tuy nhiên, công tác này tại đây vẫn còn xuất hiện một số bất cập khi thực hiện, xuất phát từ tình hình thực tế của UBND Phường 7, quận Gò Vấp việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong quản lý hồ sơ công việc, tác giả quyết định chọn đề tài :“Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp” để làm bài tiểu luận kết thúc học phần.
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác văn phịng Mã phách:………………… TP Hồ Chí Minh – 2023 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp” thành thân tự thực sau nhiều tuần học tập nghiên cứu Trong thực đề tài có tham khảo tài liệu có liên quan việc tham khảo nguồn tài liệu trích dẫn theo quy định LỜI CẢM ƠN Để đề tài:“Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp” hồn thành tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn ThS Đinh Thị Hải Yến người trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ suốt trình thực đề tài Mặc dù cố gắng, chắn đề tài tránh khỏi sai sót, mong nhận nhiều ý kiến góp ý, dẫn giúp đỡ Xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ ISO International Organization Standardization UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân TP Thành phố CB,CC Cán bộ, công chức for MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC 1.1 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.1.1 Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 1.1.2 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2015 1.1.3 Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 1.1.4 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 1.1.5 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 1.2 Khái quát công tác quản lý hồ sơ công việc 1.2.1 Một số khái niệm 1.2.2 Tác dụng việc quản lý hồ sơ công việc 10 Chương TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP 12 2.1 Khái quát chung Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp 12 2.1.1 Đặc điểm tình hình 12 2.1.2 Vị trí, chức 12 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 14 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 15 2.2 Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp 16 2.2.1 Các loại hồ sơ hình thành hoạt động Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp 16 2.2.2 Lưu đồ 17 2.2.3 Phân tích chi tiết 17 2.3 Đánh giá chung 22 2.3.1 Kết đạt 22 2.3.2 Hạn chế 23 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 23 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP 25 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn quản lý hồ sơ công việc việc ứng dụng ISO cách chi tiết 25 3.2 Tăng cường đạo, điều hành cấp lãnh đạo 26 3.3 Tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 công tác quản lý hồ sơ công việc 27 3.4 Nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức 27 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHẦN PHỤ LỤC 31 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối với quan hành nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Trong công tác văn thư, lưu trữ có nhiểu quy trình nghiệp vụ từ soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thu thập tài liệu vào lưu trữ; xác địch giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; bảo quản tài liệu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Ngồi ra, cơng tác văn thư, lưu trữ cịn có quy trình quản lý hồ sơ mà đặc biệt quy trình, nghiệp vụ quản lý hồ sơ công việc Đây loại hồ sơ quan trọng hình thành phổ phiến hoạt động quan tổ chức Bởi trình hoạt động quan tổ chức sản sinh hồ sơ, tài liệu Các hồ sơ minh chứng cho hoạt động quan, tổ chức Bên cạnh đó, hồ sơ cơng việc cịn cung cấp thơng tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Chính vậy, việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 quản lý hồ sơ cho đầy đủ, khoa học yêu cầu cấp thiết Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp q trình hoạt động thực thực chức năng, nhiệm vụ sản sinh nhiều loại hồ sơ, tài liệu khác như: Hồ sơ Văn phòng HĐND – UBND; Hồ sơ ngành Nông nghiệp – Môi trường, Những hồ sơ minh chứng cho hoạt động hành nhà nước Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp lãnh đạo quan tâm dần vào nề nếp việc thực dần đồng bộ, có hiệu Tuy nhiên, cơng tác xuất số bất cập thực hiện, xuất phát từ tình hình thực tế UBND Phường 7, quận Gò Vấp việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 quản lý hồ sơ công việc, tác giả định chọn đề tài :“Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp” để làm tiểu luận kết thúc học phần Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp - Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt không gian: Đề thực khảo sát tình hình việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp + Về mặt thời gian: từ năm 2020 đến + Về mặt nơi dung: Khái qt tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp từ năm 2020 đến Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Nhằm nâng cao việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Nghiên cứu hệ thống sở lý luận liên quan đến tiêu chuẩn ISO 9000 việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ cơng việc; + Khảo sát, đánh giá tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế; + Đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục, đề tài có chương: Chương Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Chương Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp Chương Một số giải pháp nâng cao việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC 1.1 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.1.1 Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 Vào năm 1987, tiêu chuẩn ISO 9000 ban kỹ thuật 179 ban hành lần đầu sửa đổi lần vào năm 1994, năm 2000 năm 2008 ISO 9000 tiêu chuẩn quốc tế hướng dẫn việc quản lý chất lượng áp dụng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa chuẩn mực chp hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn cho sản phẩm Mục đích ISO 9000 giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, tạo quy định chung nhằm giúp trình trao đổi thương mại dễ dàng giúp tổ chức hiểu mà không cần trọng nhiều tới vấn đề kỹ thuật Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm tiêu chuẩn sau: - ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng - sở từ vựng - ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng - yêu cầu - ISO 9004:2009 Quản trị thành công bền vững tổ chức - ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý Hiện nay, có thêm phiên ISO năm 2015 Phương châm gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 “Nếu tổ chức có hệ thống quản trị chất lượng tốt sản phẩm mà tổ chức sản xuất dịch vụ mà tổ chức cung ứng có chất lượng tốt nhất” ISO 9000 áp dụng cho loại hình tổ chức, lĩnh vực Kể từ ban hành nay, gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 qua bốn lần sốt xét từ năm 1994, 2000, 2008, 2015 Mỗi lần soát xét lại xuất phiên tương đương với năm ISO tổ chức soát xét văn bản, giấy tờ tư liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tướng ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm… Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo đảm bảo toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác cơng việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc Bước Kết thúc biên mục hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, CB,CC lập hồ sơ có trách nhiệm tiến hành kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ Ngoài cần xem xét loại khỏi hồ sơ trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ Công tác biên mục hồ sơ bao gồm việc sau: - Đánh số tờ: với mục đích để cố định thứ tự văn bản, tài liệu hồ, bảo đảm không bị thất lạc thuận lợi cho việc quản lý tra tìm thuận lợi Việc đánh số tờ cần đánh rõ ràng, xác Mỗi văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản đánh sốvào góc phải, phía tờ văn chữ số Ả Rập, bút chì đen, mềm - Ghi mục lục văn bản: mục lục văn thống kê văn tài liệu đơn vị bảo quản để thuận lợi cho việc quản lý tra tìm nghiên cứu Tờ mục lục đánh máy in khổ giấy A4 xếp lên đầu hồ sơ với thông tin gồm: số thứ tự; số ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; Tác 20 giả văn bản; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Tờ số; Ghi - Viết chứng từ kết thúc: chứng từ kết thúc nhận xét số lượng, chất lượng trạng thái vật lý văn bản, tài liệu đơn v ịbảo quản, tránh mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi trạng thái vật lý văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử lý kịp thời… Bước Bảo quản hồ sơ công việc Bảo quản hồ sơ, tài liệu sử dụng biện pháp để đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Đây nghiệp vụ quan trọng trong công tác quản lý hồ sơ Bởi muốn giữ gìn tài liệu lâu dài vĩnh viễn để phục vụ cho hoạt động UBND phường đòi hỏi phải thực tốt nghiệp vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu Thực tế việc việc bảo quản hồ sơ có bìa hồ sơ phịng, ban khơng nhiều Đa phần phòng, ban hồ sơ lập đưa vào bảo quản túi clear Ngồi ra, cịn tượng không lập hồ sơ mà đơn giản thu thập văn công việc sau giải xong để túi clear gián giấy note ghi tên công việc giải Các túi clear để bìa hộp đựng hồ sơ xếp vào tủ hồ sơ hay giá đựng tài liệu túi cất trực tiếp vào tủhồsơ hay giá đựng tài liệu (Xem phụ lục 04) Bước Tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ công việc Tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ trình tổ chức khai thác thơng tin có hồ sơ để phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức cá nhân Công tác tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụ quan trọng mục tiêu khâu nghiệp trước công tác quản lý hồ sơ công việc Thông qua công tác khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC nhận thức vị trí, vai trị ý nghĩa hồ sơ, việc cần thiết 21 phải lập hồ sơ công tác lưu trữ khẳng định Từ đó, CB,CC xây dựng ý thức, trách nhiệm việc bảo quản an tồn hồ sơ, tài liệu Cơng tác tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ hệ trình thực khâu nghiệp vụ quản lý hồ sơ trước Từ đó, đưa nhận xét, đánh giá khách quan kết thực nghiệp vụ như: công tác lập hồ sơ, công tác bảo quản hồ sơ có tốt khơng 2.3 Đánh giá chung 2.3.1 Kết đạt Qua việc tìm hiểu tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp thấy số kết đạt sau: Thứ nhất, việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nhận quan tâm đạo thường xuyên, kịp thời, sát xao từ ban lãnh đạo quan Chính mà cán bộ, cơng chức phần nhận thức vai trị, vị trí tầm quan trọng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 công tác quản lý hồ sơ ứng dụng công tác văn thư – lưu trữ Thứ hai, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 mà việc quản lý hồ sơ công việc UBND Phường 7, quận Gò Vấp dần vào nề nếp, thực cách thống nhất, đồng quản lý nâng cao giúp Ban lãnh đạo cán bộ, công chức đánh giá vấn đề quản lý dễ dàng phải thực theo quy trình Thứ ba, quy trình, quy định theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tương đối phù hợp với nhu cầu thực tế quan nên việc áp dụng triển khai thực tương đối dễ dàng thuận tiện, hạn chế sai sót Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo không ngừng cải tiến hoạt động để giảm thiểu thủ tục, quy trình khơng cần thiết nhằm giảm chi phí phát sinh Thứ tư, ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc thực 22 việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác quản lý hồ sơ cơng việc có kiểm tra chéo đơn vị nhằm đảm bảo tính khách quan tra, kiểm tra Từ thúc đẩy làm tốt việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc 2.3.2 Hạn chế Bên cạnh kết mà Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp đạt việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ cơng việc bên cạnh cịn tồn số hạn chế sau: - Thực tế Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp chưa có văn quy định cụ thể việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc phòng, ban - Vẫn tượng số CB, CC người lao động chưa nắm quy định khơng thực quy trình việc áp dụng ISO 9001:2015 việc quản lý hồ sơ công việc - Chưa thường xuyên tổ chức tập huần, hướng dẫn việc ứng dụng ISO 9001:2015 quản lý hồ sơ công việc công tác văn thư, lưu trữ cho CB,CC UBND Phường Ngoài chưa có biện pháp xử lý, giải nghiêm trường hợp không thực tốt qui định việc ứng dụng ISO 9001:2015 công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ - Ý thức chấp hành pháp luật văn UBND Phường 7, quận Gò Vấp ban hành quản lý hồ sơ công việc công tác văn thư, lưu trữ CB,CC chưa thực nghiêm túc 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp tồn số hạn chế đa phần nguyên nhân chủ yếu sau: Thứ nhất, CB,CC Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp cịn thiếu 23 thơng tin vấn đề chất lượng, chưa hiểu chất việc áp dụng ISO 9001:2015 vào công tác quản lý hồ sơ cơng việc Bên cạnh quan không thường xuyên tổ chức hướng dẫn việc áp dụng tiêu chuẩn 9001:2015 vào quản lý hồ sơ quan, thực cơng việc CB,CC lúng túng, chưa rõ cách thực Thứ hai, việc kiểm tra, đánh giá việc áp dụng ISO 9001:2015 việc quản lý hồ sơ thực cách qua loa, không mang lại hiệu cao Thứ ba, số CB,CC làm việc lâu năm quan họ quen với việc thực cơng việc theo thói quen kinh nghiệm nên khó thay đổi Cùng với việc chuẩn hóa thao tác quy định chi tiết trình tự cơng việc khiến cho người trực tiếp thực công việc không quen Thứ tư, trình độ, lực CB,CC Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vập khơng đồng đều, chưa hiểu giá trị việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Một số cán có trình độ kinh nghiệm cịn thấp, dẫn đến việc tiếp thu chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức, ý thức chấp hành yếu nên bỏ qua quy trình thực cơng việc 24 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GỊ VẤP 3.1 Hồn thiện hệ thống văn quản lý hồ sơ công việc việc ứng dụng ISO cách chi tiết Trong trình thực chức năng, nhiệm vụ quan có quản lý hồ sơ cơng việc hệ thống văn quy phạm pháp luật hành lang pháp lý cho quan, tổ chức trình thực Hiện nay, nhà nước xây dựng ban hành hệ thống văn quy phạm pháp luật từ văn có giá trị pháp lý cao đến văn có giá trị pháp lý thấp cho quan làm sở việc tổ chức thực thống Để việc ứng dụng ISO 9001:2015 công tác quản lý hồ sơ công việc ngày tốt, vào nề nếp ngồi số văn quy phạm pháp luật nhà nước ban hành UBND Phường 7, quận Gị Vấp cần ban hành thêm số văn quy định chi tiết, văn hướng dẫn việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 công tác quản lý hồ sơ công việc cụ thể: - UBND Phường 7, quận Gị Vấp cần ban hành văn trình tự, thủ tục triển khai khâu nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ công việc Cần xây dựng, ban hành văn nội dung sau: Hướng dẫn xây dựng hồ sơ lập hồ sơ; quy định việc bảo quản hồ sơ; quy định việc khai thác sử dụng hồ sơ công việc Đặc biệt, cần xây dựng danh mục hồ sơ danh mục hồ sơ đóng vai trị vơ quan trọng hoạt động quản lý UBND Phường 7, quận Gị Vấp để cơng tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ vào nề nếp dễ dàng kiểm soát, kiểm tra - Khi thực quy trình nghiệp vụ cơng tác quản lý hồ sơ công việc UBND Phường 7, quận Gò Vấp cần phải xây dựng, ban hành văn tra kiểm tra việc triển khai thực quy trình nghiệp vụ có 25 theo quy định khơng Từ đó, cấp lãnh đạo đôn đốc, nhắc nhở cần thiết - Ban hành văn quy định chế độ khen thưởng, xử phạt công tác quản lý hồ sơ công việc công tác văn thư, lưu trữ làm động lực thực tốt cơng việc Bên cạnh đó, làm khơng tốt, làm sai phải có chế tài xử phạt tùy vào mức độ vi phạm CB,CC để đưa hình phạt hợp lý khơng nâng lương, kỷ luật, trừ vào điểm thi đua cuối năm… 3.2 Tăng cường đạo, điều hành cấp lãnh đạo Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 công tác quản lý hồ sơ công việc nhiệm vụ cần thiết cấp bách hoạt động Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp Đây cơng việc có ý nghĩa quan trọng cơng tác quản lý Vì việc tăng cường quan tâm, đạo lãnh đạo đơn vị để CB,CC quan nhận thức tầm quan trọng công tác quản lý hồ sơ coi giải pháp quan trọng cần thiết để nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ UBND Phường 7, quận Gò Vấp Cần tiếp tục tuyên truyền nâng cao nhận thức trách nhiệm lãnh đạo quan, đơn vị toàn thể CB,CC quan công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, coi nhiệm vụ bắt buộc thường xuyên hoạt động quan, trình thực cải cách hành thủ tục hành Điều cho thấy nguyên nhân dẫn đến công tác quản lý hồ sơ công việc UBND Phường 7, quận Gò Vấp nhiều hạn chế đạo, điều hành cấp lãnh đạo Phường chưa thực quan tâm, chưa thường xuyên kịp thời Như vậy, nói đạo, quan tâm đứng mức, kịp thời cấp lãnh đạo góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ công việc 26 UBND Phường 7, quận Gò Vấp 3.3 Tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 công tác quản lý hồ sơ cơng việc Phải đảm bảo việc tồn thể CB,CC phải nắm hiểu rõ quy trình việc ứng dụng ISO 9001:2015 việc quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp Việc phổ biến ứng dụng ISO cần thực thường xuyên hơn, quan có nhiều CB,CC trẻ, vào, quy trình khơng biết đến dẫn đến tình trạng giải cơng việc khơng theo quy trình, mà chất việc ứng dụng ISO xây dựng bước thực hiện, cần người không thực khơng tn theo quy trình xây dựng tồn quy trình bị phá vỡ Việc tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng cần thực sau: - Về nội dung tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng: Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên đề lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan kết hợp với nội dung khác như: kỹ thuật soạn thảo văn bản, phương pháp quản lý văn Song song với việc hướng dẫn lý thuyết cần xen lẫn nội dung cho học viên thực hành lập hồ sơ công việc nộp hồ sơ cơng việc phụ trách vào lưu trữ quan - Về thời gian hướng dẫn, bồi dưỡng: Nên bố trí tiến hành liên tục khoảng thời gian liên tục tránh việc hướng dẫn bị dán đoạn khơng có liền mạch làm giảm hiệu trình hướng dẫn Do số lượng CB,CC UBND Phường đơng nên chia thành nhiều lớp tổ chức thành nhiều đợt khác 3.4 Nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức Việc ứng dụng ISO 9001:2015 cơng tác quản lý hồ sơ có vài trò quan trọng hoạt động UBND Phường 7, quận Gò Vấp Với việc quản lý hồ sơ nghiêm túc, khoa học giúp cho việc tra cứu thông tin 27 quan, tổ chức nhanh chóng, đủ xác để giải công việc kịp thời, hiệu Đối với CB,CC q trình giải cơng việc cần lập đầy đủ hồ sơ để có khoa học đề xuất ý kiến giải công việc, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác Từ lợi ích cần phải nâng cao ý thức trách nhiệm CB,CC chuyên môn tầm quan trọng việc ứng dụng ISO 9001:2015 công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Bởi họ ý thức rõ trách nhiệm nghiêm chỉnh thực quy định Nhà nước quan từ chất lượng hồ sơ lập tốt công tác giao nộp hồ sơ ngày hoàn thiện Mỗi CB,CC phải coi việc ứng dụng ISO 9001:2015 việc lập hồ sơ chuyên môn q trình theo dõi giải cơng việc nhiệm vụ thường xuyên để tạo lập lề lối phương pháp làm việc khoa học nhàm nâng cao chất lượng hiệu công việc 28 KẾT LUẬN Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp quan hành nhà nước, thực năng, nhiệm vụ quan hành địa bàn Phường Hàng năm UBND Phường giải vấn đề, công việc hành với minh chứng hồ sơ, tài liệu Vì vậy, UBND Phường 7, quận Gị Vấp tích cực tổ chức quản lý hồ sơ công việc, để làm điều UBND Phường quan tâm ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc đạt số thành tựu, nhiên bên cạnh nhiều vấn đề, hạn chế cần khắc phục Đề tài:“Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp” thực nhằm khảo sát, đánh giá cách tổng thể việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ UBND Phường 7, quận Gị Vấp, qua nghiên cứu, khảo sát rút số kết luận sau: Một là, đề tài khái quát vấn đề sở lý luận tiêu chuẩn ISO 9000, công tác quản lý hồ sơ công việc nội dung việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc nói chung UBND Phường 7, quận Gị Vấp nói riêng Hai là, khái quát chức năng, nhiệm vụ UBND Phường 7, quận Gò Vấp để qua biết tình hình việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Đồng thời qua khảo sát đánh giá ưu, nhược điểm từ tìm nguyên nhâ hạn chế việc ứng dụng ISO công tác quản lý hồ sơ công việc Ba là, thông qua hạn chế, nguyên nhân hạn chế từ tác giả xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc UBND Phường 7, quận Gò Vấp 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Khoa học Công nghệ, Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp GCN theo TCVN ISO 9001 Bộ Khoa học Công nghệ, Quyết định số 101/QĐ-BKHCN ngày 21 tháng năm 2019 Bộ Trưởng Bộ Khoa học Cơng nghệ việc cơng bố Mơ hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho quan tổ chức thuộc hệ thống hành địa phương; Bộ Khoa học Công nghệ, Thông tư số 07/2022/TT-BKHCN ngày 15 tháng năm 2022 Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật dịch vụ nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước tư vấn xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước Cao Việt Hiếu (2010), Quản trị chất lượng, Nhà xuất Nơng nghiệp, Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Chí Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Hữu Thái Hòa (2007), Hành trình văn hóa ISO Giấc mơ chất lượng Việt Nam, Nhà xuất Trẻ, Hà Nội Phan Minh Lý (2013), Nâng cao nhận thức hoạt động quản lý nhà nước vềcông tác lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, NXB Lao động, Hà Nội Ủy ban nhân dân Phường 7, Tổng quan Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, https://phuong7govap.gov.vn/tong-quanphuong-6- quan-go-vap-thanh-pho-ho-chi-minh/ [ Truy cập ngày 12/05/2023] 30 PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01 TRỤ SỞ LÀM VIỆC CỦA UBND PHƯỜNG Trụ sở làm việc UBND Phường 7, Quận Gò Vấp 31 Phụ lục 02 SỞ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH UBND PHƯỜNG 32 Phục lục 03 Bìa hồ sơ UBND Phường 7, quận Gò Vấp 33 Phụ lục 04 Bảo quản hồ sơ công việc hộp đựng hồ sơ UBND Phường 34