Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ ĐỀ TÀI KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng Mã phách HÀ NỘI – 2022 2 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa môn Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơ.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ ĐỀ TÀI KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác văn phòng Mã phách: HÀ NỘI – 2022 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đưa môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác văn phịng vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên môn – cô Đinh Thị Hải Yến dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học tập vừa qua Em có thêm cho nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắn kiến thức quý báu, hành trang để em vững bước sau Tuy nhiên, vốn kiến thức nhiều hạn chế khả tiếp thu thực tế nhiều bỡ ngỡ, dù em cố gắng chắn tiểu luận khó tránh khỏi thiếu sót nhiều chỗ cịn chưa xác Kính mong thầy (cơ) xem xét đóng góp ý kiến để em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Đề tài nghiên cứu Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ hoàn thành với nỗ lực, cố gắng thân em Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng em, khơng chép người khác Các số liệu, kết nêu tiểu luận trung thực, có nguồn gốc rõ ràng trích dẫn đầy đủ theo quy định Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật giảng viên môn nhà trường đề có vấn đề xảy DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức CTVT – LT Công tác văn thư – lưu trữ HĐND Hội đồng nhân dân HTQLCL Hệ thống quản lý chất lượng NXB Nhà xuất TLLT Tài liệu lưu trữ UBND Ủy ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ISO 9000 .12 1.1 Các khái niệm 12 1.1.1 ISO 12 1.1.2 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 12 1.2 Lợi ích áp dụng hệ thống ISO .12 1.3 Nguyên tắc tiêu chuẩn ISO 9000 .13 1.4 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9000 .13 1.4.1 Triết lý tiêu chuẩn ISO 9000 13 1.4.2 Nội dung 14 CHƯƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 16 2.1 Khái quát UBND quận Tây Hồ 16 2.1.1 Lịch sử hình thành 16 2.1.2 Chức UBND quận Tây Hồ 18 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ 18 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 19 2.2 Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ 20 2.2.1 Lưu đồ .20 2.2.2 Diễn giải chi tiết .22 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 39 3.1 Đánh giá thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ 39 3.1.1 Ưu điểm 39 3.1.2 Hạn chế 39 3.1.3 Nguyên nhân .40 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ 41 3.2.1 Nâng cao trách nhiệm người đứng đầu .41 3.2.2 Đào tạo, bổi dưỡng cán công chức .41 3.2.3 Đầu tư trang thiết bị 42 3.2.4 Tăng cường kiểm tra, giám sát việc xây dựng, áp dụng trì HTQLCL .42 3.2.5 Những giải pháp khác 42 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 46 Phụ lục Biên giao nhận tài liệu 47 Phụ lục Bản Lịch sử đơn vị hình thành phơng Lịch sử phơng 49 Phụ lục Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 51 Phụ lục Mẫu phiếu tin .52 Phụ lục Mẫu nhãn dán 54 Phụ lục Danh mục tài liệu loại 55 Phụ lục Văn định .56 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày xã hội phát triển nhu cầu sử dụng TLLT gia tăng Bởi TLLT chứa đựng thông tin khứ, phản ảnh trung thực hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Mà muốn tài liệu sử dụng để phục vụ cho cơng tác nghiên cứu trước hết phải làm tốt công tác chỉnh lý Chỉnh lý TLLT quan, tổ chức yêu cầu cấp bách nay; tài liệu phơng lưu trữ quan, tổ chức cịn tồn đọng tích đóng nhiều năm tình trạng bó gói, lộn xộn, không chỉnh lý xếp, phân loại khoa học, không lập thành hồ sơ nên đưa phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí Tại quan, tổ chức phải bảo quản khối lượng tài liệu lớn có phần lớn tài liệu khơng có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây nhiều lãng phí, tốn tiền của, nhân lực, vừa không tạo đủ điều kiện cần thiết để bảo quản tài liệu khơng có giá trị làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mát, hư hỏng khôi phục Chính vậy, em chọn đề tài Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân quận tây Hồ làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần với hy vọng cơng tác chỉnh lý nói riêng cơng tác lưu trữ nói chung quản lý cách đồng thống hơn, góp phần nâng cao suất hiệu hoạt động quan Lịch sử nghiên cứu Từ năm 2000, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức nhiều hội thảo, hội nghị chuyên đề với nhiều tham luận có liên quan đến việc áp dụng ISO 9000 CTVT – LT Năm 2005, tổ chức hội nghị khoa học Công tác văn thư cải cách hành Nhà nước, có hai tham luận đáng ý là: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 khả ứng dụng vào công tác văn thư nước ta[1] Ths Nguyễn Trọng Biên Một số vấn đề xây dựng áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 quan Bộ Công nghiệp[4] tác giả Nguyễn Ngọc Đồng Hai tham luận đề cập đến việc áp dụng ISO 9000 CTVT tiếp cận hai góc độ khác Tham luận Ths Nguyễn Trọng Biên tiếp cận góc độ lý luận, phân tích điều kiện lợi ích việc áp dụng ISO 9000 CTVT Dưới góc độ kiểm nghiệm từ thực tiễn, tham luận tác giả Nguyễn Ngọc Đồng sâu nghiên cứu trình áp dụng, học kinh nghiệm việc áp dụng tiêu chuẩn vào thực tiễn hoạt động Bộ Công nghiệp nói chung CTVT – LT Bộ nói riêng Năm 2006, Cục tiếp tục tổ chức hội nghị khoa học chuyên đề: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 công tác văn thư lưu trữ Toàn tham luận tham gia hội nghị xoay quanh chủ đề này, đáng ý bài: Cơng tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000[7] Ths Nguyễn Thị Tâm Ngồi cịn sách, như: Giáo trình Quản trị chất lượng (2012)[6]; Quản lý chất lượng đồng - John S Oakland[5]; Introduction to Statistical Quality Control - Douglas C Montgomery[3] Một số website: www.tcvn.gov.vn (Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng) www.iso.org (Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế) Những nghiên cứu ISO có nhiều cán quan nhà nước, doanh nghiệp nước đề cập đến chưa có giáo trình hay cơng trình nghiên cứu trình bày cụ thể việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác chỉnh lý TLLT quan Đây hướng đề tài, với mong muốn không nâng cao hiệu hoạt động công tác chỉnh lý tài liệu quan UBND quận Tây Hồ mà bổ sung thêm kiến thức thực tiễn vào hoạt động nghiên cứu, học tập sinh viên Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác chỉnh lý TLLT Tại UBND quận Tây Hồ, TLLT giấy nên em nghiên cứu quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn ISO Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi không gian: UBND quận Tây Hồ - Phạm vi thời gian: Từ năm 2018 – 2022 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Khảo sát làm rõ cần thiết việc xây dựng quy trình ISO công tác chỉnh lý TLLT UBND quận Tây Hồ Để thực mục đích nói trên, tiểu luận có nhiệm vụ: - Nghiên cứu tiêu chuẩn ISO 9000 lợi ích việc ứng dụng ISO 9000 - Tìm hiểu thực trạng ứng dụng ISO 9000 vào nghiệp vụ chỉnh lý TLLT UBND quận Tây Hồ - Đánh giá thực trạng công tác chỉnh lý, từ đề xuất giải pháp để cơng tác chỉnh lý TLLT đạt hiệu Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, phương pháp luận chủ nghĩa Mác – Lê-nin em sử dụng số phương pháp sau: - Khảo sát thực tế: Trao đổi, vấn cán lưu trữ, lãnh đạo văn phịng; khảo sát cơng tác chỉnh lý quan sát quy trình thực nghiệp vụ - Phương pháp thu thập, xử lý thông tin: Tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: sách, báo, tạp chí, Internet… sau chọn lọc xử lý thông tin liên quan đến mục đích nghiên cứu - Phương pháp so sánh: So sánh quy trình thực nghiệp vụ theo lý thuyết ISO với quy trình thực tế UBND quận Tây Hồ - Sơ đồ hóa: Mơ tả bước thực lưu đồ Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục, tiểu luận gồm 03 chương: Chương Cơ sở lý luận ISO 9000 Chương Thực trạng ứng dụng ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ 10 Tiếp tục rà soát, sửa đổi ban hành lại quy trình để đảm bảo tính phù hợp để trì áp dụng, khơng ngừng nâng cao chất lượng hiệu công tác Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chỉnh lý kết hợp xây dựng sở liệu lưu trữ nhằm hỗ trợ cho công tác khai thác tài liệu phục vụ nhu cầu đáng người dân Xây dựng kế hoạch đánh giá chất lượng nội đánh giá chéo phận theo quy trình tiêu chuẩn ISO 9000 43 KẾT LUẬN Cán bộ, công chức thuộc UBND quận Tây Hồ có cố gắng, bước đầu áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9000 vào cơng tác chỉnh lý tài liệu nói riêng cơng tác văn phịng nói chung Tuy nhiên q trình áp dụng cịn tồn số bất cập, khó khăn, cần phải có biện pháp phù hợp để tiếp tục ứng dụng ưu điểm hệ thống tiêu chuẩn ISO Trong thời gian qua UBND quận Tây Hồ cố gắng tiến hành chỉnh lý tài liệu Kết công tác chỉnh lý xếp số tài liệu tương đối gọn gàng, ngăn nắp, có trật tự, giúp cho việc nghiên cứu, sử dụng để giải yêu cầu kinh tế – xã hội địa phương, ngành lĩnh vực quản lý đất đai, khơi phục cơng trình nhà – điện – nước – cầu đường… địa bàn quận 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Trọng Biên (2005), Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 khả ứng dụng vào công tác văn thư nước ta Nghị định số 69/CP ngày 28/10/1995 Chính phủ việc thành lập quận Tây Hồ thuộc thành phố Hà Nội Douglas C Montgomery (2009), Introduction to Satistical Quality Control (6th edition), NXB John Wiley & Sons, Inc, the USA Nguyễn Ngọc Đồng (2005), Một số vấn đề xây dựng áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 quan Bộ Công nghiệp John S Oakland (1994), Quản lý chất lượng đồng bộ, NXB Thống kê, Hà Nội Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Ths Nguyễn Thị Tâm (2006), Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng Hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001:2000 45 Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Chủ tịch Nguyễn Đình Khuyến PCT - VH - XH PCT – Kinh tế PCT – Đất đai Phạm Xuân Tài Hồng Tuấn Anh Nguyễn Lê Hồng Phịng Nội vụ Phịng Lao động TB-XH Phịng Văn hóa – Thơng tin Phòng Giáo dục đào tạo Phòng Y tế Phòng Nội vụ Văn phòng HĐND UBND Thanh tra quận Phòng Tài – Kế hoạch Phịng Kinh tế 46 Phịng TN&MT Phịng Quản lý thị Phịng Tư pháp Phụ lục Biên giao nhận tài liệu 47 48 Phụ lục Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông Lịch sử phông 49 50 Phụ lục Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 51 Phụ lục Mẫu phiếu tin 52 53 Phụ lục Mẫu nhãn dán 54 Phụ lục Danh mục tài liệu loại 55 Phụ lục Văn định 56 57 ... ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3.1 Đánh giá thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND. .. QUẢ ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 39 3.1 Đánh giá thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu. .. liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ 10 Chương Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ 11 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ISO 9000 1.1 Các khái