TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ ĐỀ TÀI KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng Mã phách HÀ NỘI – 2022 2 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa môn Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơ.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ISO 9000
Các khái niệm cơ bản
ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) được thành lập vào năm 1947 và hiện có hơn 150 quốc gia thành viên Việt Nam gia nhập ISO vào năm 1977, trở thành thành viên thứ 77 của tổ chức này.
ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản lý và đảm bảo chất lượng, được thiết kế nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý và hoạt động hiệu quả theo các tiêu chuẩn chất lượng nhất định.
ISO có nhiệm vụ thúc đẩy tiêu chuẩn hóa để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ quốc tế Nhờ vào lợi ích và hiệu quả của việc áp dụng ISO, hiện nay, phạm vi áp dụng đã được mở rộng cho tất cả các tổ chức, không phân biệt loại hình, quy mô và sản phẩm, bao gồm cả lĩnh vực quản lý hành chính và sự nghiệp.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm các tiêu chuẩn sau:
- ISO 9001:2015: Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu
- ISO 9000:2015: Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng
- ISO 9004:2018: Quản lý chất lượng – Chất lượng của một tổ chức – Hướng dẫn để đạt được thành công bền vững
- ISO 19011:2018: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý
Lợi ích khi áp dụng hệ thống ISO
- Kiểm soát quản lý tốt hơn
- Nhận thức một cách đầy đủ các vấn đề mang tính hệ thống
- Phòng ngừa lỗi trong hệ thống công việc
- Phân định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn trong tổ chức
- Liên tục nâng cao chất lượng của sản phẩm, dịch vụ
- Xây dựng các hệ thống văn bản chất lượng để đào tạo, chia sẻ kiến thức
- Nâng cao uy tín, hỉnh ảnh của tổ chức/ doanh nghiệp đối với xã hội và quốc tế.
Nguyên tắc trong tiêu chuẩn ISO 9000
- Đảm bảo tập trung vào sự hài lòng của khách hàng
- Phát triển khả năng lãnh đạo thúc đẩy mục đích của tổ chức
- Thu hút sự tham gia của mọi người trong tổ chức
- Quản lý các hoạt động dưới dạng quy trình
- Quản lý mối quan hệ
- Ra quyết định dựa trên bằng chứng.
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9000
1.4.1 Triết lý của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
ISO 9000 nhấn mạnh mối quan hệ nhân quả giữa chất lượng sản phẩm và chất lượng quản trị, trong đó chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào chất lượng quản trị Chất lượng quản trị là yếu tố cốt lõi trong quản lý chất lượng.
Phương châm chiến lược của ISO 9000 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thực hiện đúng ngay từ đầu, với phòng ngừa là nguyên tắc cốt lõi Doanh nghiệp cần chú trọng vào việc thiết kế và lập kế hoạch cho các sản phẩm mới để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong quá trình sản xuất.
ISO 9000 khuyến nghị các doanh nghiệp cần tập trung vào việc giảm thiểu lãng phí trong toàn bộ quy trình sản xuất và kinh doanh Để đạt được điều này, các doanh nghiệp nên lập kế hoạch loại trừ và phòng ngừa lãng phí, đồng thời thường xuyên xem xét và điều chỉnh kế hoạch thực hiện trong suốt quá trình hoạt động.
Thứ tư, ISO 9000 là điều kiện cần thiết để tạo ra hệ thống “mua bán tin cậy” trên thị trường trong nước và quốc tế
Bộ tiêu chuẩn ISO hướng tới việc thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, nhằm sản xuất các sản phẩm và dịch vụ đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là hệ thống tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng, không phải là quy định kỹ thuật về sản phẩm Mặc dù các thuộc tính kỹ thuật của sản phẩm quan trọng, nhưng chúng không đủ để đáp ứng tất cả các nhu cầu của khách hàng Hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách tập trung vào quy trình và hiệu quả.
9000 bổ sung thêm vào các thuộc tính kỹ thuật của sản phẩm nhằm thỏa mãn tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cung cấp hướng dẫn xây dựng hệ thống chất lượng hiệu quả, không áp đặt một mô hình chung cho tất cả doanh nghiệp Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào tầm nhìn, văn hóa, phương thức quản trị, ngành nghề, loại sản phẩm hoặc dịch vụ, và hoàn cảnh cụ thể Mô hình này linh hoạt, có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực, bao gồm sản xuất, dịch vụ, hành chính và tổ chức xã hội.
HTQLCL theo ISO 9000 tập trung vào việc áp dụng mô hình quản lý phòng ngừa, đảm bảo chất lượng sản phẩm trong toàn bộ quy trình từ thiết kế, sản xuất, phân phối cho đến tiêu dùng.
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
Khái quát về UBND quận Tây Hồ
Địa chỉ trụ sở: 657 Lạc Long Quân – Tây Hồ - Hà Nội
Ngành nghề chính bao gồm hoạt động của Đảng Cộng sản, các tổ chức chính trị - xã hội, quản lý nhà nước, an ninh quốc phòng, và bảo đảm xã hội bắt buộc Những lĩnh vực này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì ổn định và phát triển xã hội.
Tây Hồ, một vùng đất xinh đẹp bao quanh hồ Tây, nổi bật với phong cảnh hữu tình và khí hậu mát mẻ, được xem như lá phổi của Hà Nội Những con đường và góc phố tại đây không chỉ mang giá trị lịch sử mà còn gắn bó sâu sắc với đời sống của người dân Thủ đô.
Quận Tây Hồ, nằm ở phía Tây Bắc Thủ đô Hà Nội, có địa giới phía Đông giáp quận Long Biên, phía Tây giáp quận Bắc Từ Liêm và quận Cầu Giấy, phía Nam giáp quận Ba Đình, và phía Bắc giáp huyện Đông Anh Địa hình của quận tương đối bằng phẳng, với độ cao giảm dần từ Bắc xuống Nam Quận Tây Hồ bao gồm 8 phường: Bưởi, Nhật Tân, Phú Thượng, Quảng An.
Tứ Liên, Thụy Khuê, Xuân La, Yên Phụ
Vùng đất Tây Hồ, thuộc huyện Vĩnh Thuận, tỉnh Hà Nội, trước năm 1945 là một phần của đại lý Hoàn Long ngoại thành Hà Nội Đến năm 1961, Tây Hồ được chia thành hai phần, một thuộc khu phố Ba Đình và một thuộc huyện Từ Liêm cũ.
Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, từ những năm 1990 của thế kỷ
Hà Nội đang trải qua quá trình phát triển kinh tế và đô thị hóa nhanh chóng Để đáp ứng nhu cầu xây dựng và phát triển trong thời kỳ công nghiệp hóa - hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động mở rộng nội thành Ngày 28/10/1995, Chính phủ đã ban hành Nghị định số
Quận Tây Hồ được thành lập theo quyết định 69/CP, tách ra từ 3 phường Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ của quận Ba Đình và 5 xã Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng của huyện Từ Liêm cũ Bộ máy tổ chức của quận chính thức hoạt động từ tháng 01/1996 và hiện tại quận Tây Hồ bao gồm 08 phường, giữ ổn định cho đến nay.
Sau khi thành lập, Đảng bộ và chính quyền quận Tây Hồ đã tập trung xây dựng tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ trước mắt và lâu dài Dưới sự lãnh đạo của Thành ủy, HĐND, UBND thành phố, cùng sự hỗ trợ của các sở, ban, ngành, quận, huyện, trong 20 năm qua, Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ đã đoàn kết nỗ lực phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội, đảm bảo an ninh chính trị và tăng cường quốc phòng Hệ thống chính trị được củng cố và phát huy hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ đang nỗ lực xây dựng quận phát triển toàn diện và bền vững, phát huy thành tích đã đạt được cùng sức mạnh của khối đại đoàn kết toàn dân và hệ thống chính trị Những bước đi vững chắc này nhằm khai thác hiệu quả các nguồn lực để đạt được mục tiêu phát triển.
Trong 20 năm qua, quận Tây Hồ đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, phản ánh quá trình phấn đấu kiên trì và quyết tâm của Đảng bộ cùng nhân dân Những kết quả này không chỉ ghi dấu sự phát triển mạnh mẽ trong xây dựng và phát triển quận mà còn thể hiện trí tuệ và nỗ lực chung của cộng đồng.
18 phát triển mà còn là tiền đề quan trọng cho sự phát triển trong những năm tiếp theo
2.1.2 Chức năng của UBND quận Tây Hồ
UBND là cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, có trách nhiệm quản lý lãnh thổ quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và Nghị quyết của HĐND quận cùng với cơ quan cấp trên UBND đảm nhận các lĩnh vực quan trọng như kinh tế, chính trị, an ninh – xã hội và quốc phòng.
- Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa, xã hội, giáo dục, y tế và dịch vụ
- Thu chi ngân sách của địa phương
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân
- Thi hành án, giải quyết đơn khiếu nại
UBND quận hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của UBND TPHN, có trách nhiệm thực hiện các văn bản của UBND Thành phố và Chủ tịch UBND Thành phố Đồng thời, UBND quận phải thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất khi được yêu cầu bởi UBND Thành phố Ngoài ra, UBND quận cũng chịu sự giám sát của HĐND quận trong việc thực hiện các Nghị quyết của HĐND quận, cũng như các đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
UBND quận hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân Đồng thời, UBND quận kết hợp giữa trách nhiệm tập thể và việc nâng cao trách nhiệm cá nhân trong công việc.
Chủ tịch UBND quận và các Uỷ viên UBND quận phải tuân thủ lãnh đạo của Quận ủy và giám sát của HĐND quận Mỗi cá nhân cần đề cao trách nhiệm, với một người phụ trách cho từng công việc cụ thể Nếu nhiệm vụ được giao cho một cơ quan, người đứng đầu cơ quan đó sẽ chịu trách nhiệm chính.
Để đảm bảo tính công khai, minh bạch và hiệu quả, công việc cần được giải quyết trong phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm được phân công, tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác và quy chế làm việc của UBND quận.
Mỗi Uỷ viên UBND quận có trách nhiệm cá nhân đối với nhiệm vụ công tác của mình trước UBND quận, đồng thời cùng với các Uỷ viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Quận ủy, HĐND quận và UBND TPHN.
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc
Sơ đồ bộ máy tổ chức của UBND quận Tây Hồ (xem Phụ lục 1)
Thực trạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
Bước 1 trong quy trình giao nhận tài liệu bao gồm việc thực hiện các thủ tục cần thiết khi xuất tài liệu từ kho để chỉnh lý, đặc biệt đối với các lưu trữ lịch sử và hiện hành có bộ phận quản lý kho riêng Số lượng tài liệu được ghi nhận theo mét giá, và đối với các phông hoặc khối tài liệu đã có hồ sơ sơ bộ, cần ghi rõ số lượng cặp, hộp và hồ sơ cùng với đơn vị bảo quản Biên bản giao nhận tài liệu phải được lập theo mẫu quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, như hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu hành chính Tại UBND quận Tây Hồ, quy trình giao nhận tài liệu diễn ra giữa kho lưu trữ và bộ phận chỉnh lý.
Bước 2 Vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
Khi vận chuyển tài liệu, cần chú ý giữ nguyên trật tự sắp xếp của các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, cũng như các hồ sơ và tập tài liệu bên trong Đồng thời, cần đảm bảo không làm hư hại đến tài liệu trong quá trình di chuyển.
Trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu, cần thực hiện vệ sinh sơ bộ để giảm thiểu tác hại từ bụi bẩn Sử dụng các loại chổi lông phù hợp để quét và chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, sau đó tiếp tục vệ sinh từng tập tài liệu.
Bước 4 Khảo sát tài liệu và biên soạn các văn bản hướng dẫn a) Khảo sát tài liệu
Mục đích của khảo sát tài liệu là thu thập thông tin về tình hình của phông hoặc khối tài liệu cần chỉnh lý, từ đó làm cơ sở cho việc biên soạn văn bản hướng dẫn chỉnh lý Đồng thời, khảo sát cũng giúp lập kế hoạch và tiến hành sưu tầm các tài liệu chủ yếu còn thiếu, nhằm bổ sung cho phông và đảm bảo việc chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu nghiệp vụ.
Yêu cầu khảo sát tài liệu là phải xác định rõ những vấn đề sau:
Tên phông và giới hạn thời gian tài liệu là yếu tố quan trọng trong việc xác định khoảng thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý Việc này giúp quản lý và tổ chức tài liệu một cách hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và dễ dàng trong quá trình chỉnh sửa.
Khối lượng tài liệu cần chỉnh lý bao gồm số mét giá cho tài liệu chưa lập hồ sơ, và đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ, cần xác định số cặp, gói tài liệu hoặc số lượng hồ sơ trong đơn vị bảo quản.
Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản và giấy tờ chủ yếu như tài liệu kỹ thuật, phim ảnh, và ghi âm Ngoài tài liệu hành chính, còn có các loại tài liệu khác trong phông và khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý Cần xác định số lượng cụ thể của từng loại tài liệu này để quản lý hiệu quả.
Quá trình khảo sát yêu cầu cán bộ cần nắm vững nội dung cơ bản của khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý Tài liệu của phông hoặc đơn vị phải phản ánh rõ lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, giúp cán bộ hiểu rõ hơn về thông tin được ghi nhận trong tài liệu.
Tình trạng phông hoặc khối tài liệu cần được chỉnh lý cần phản ánh rõ ràng về mức độ thiếu hụt hoặc đầy đủ của tài liệu, quy trình xử lý nghiệp vụ phân loại như lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu, cũng như tình trạng vật lý của phông và khối tài liệu Ngoài ra, cần đánh giá tình trạng công cụ thống kê và khả năng tra cứu tài liệu để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng tài liệu.
Để nắm bắt thông tin ban đầu về tài liệu, cần nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ và tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ Nếu biên bản và mục lục chưa phản ánh đầy đủ nội dung, có thể cần đọc trực tiếp tài liệu, đặc biệt trong trường hợp tài liệu cần chỉnh lý chưa được lập hồ sơ hoặc bó gói.
- Trực tiếp xem xét khối tài liệu Nếu có nhiều người cùng tham gia thì phân công mỗi người khảo sát một phần
- Tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát
Theo khảo sát, nếu phát hiện thiếu thành phần tài liệu của phông, cần thu thập và bổ sung trước khi chỉnh lý Việc xác định phạm vi và thành phần tài liệu cần thu thập dựa trên các yếu tố liên quan.
- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu
Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị là cơ sở để xác định phông hoạt động của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ của từng cá nhân liên quan.
- Sổ đăng ký văn bản đi, đến
Biên bản giao nhận tài liệu giữa các đơn vị, bộ phận và cá nhân là rất quan trọng, bao gồm nguồn bổ sung từ thủ trưởng cơ quan, các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc, cũng như cán bộ đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác Ngoài ra, cần biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của tài liệu.
❖ Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông:
Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu
Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu
Lịch sử hình thành phông và đơn vị phải được biên soạn chi tiết và đầy đủ trong lần chỉnh lý đầu tiên Các lần chỉnh lý sau chỉ cần cập nhật thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông cùng khối tài liệu được chỉnh lý, nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của tài liệu.
- Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp
Căn cứ để biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể trong lĩnh vực chỉnh lý bao gồm: hướng dẫn phân loại tài liệu, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và phương án phân loại tài liệu.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
Đánh giá thực trạng áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ giúp lãnh đạo cấp phòng và cán bộ chuyên môn tuân thủ quy trình một cách chính xác, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp trong xử lý công việc và tiết kiệm thời gian.
Cán bộ, công chức có trách nhiệm rõ ràng trong xử lý công việc, với quy trình được niêm yết công khai, minh bạch Điều này giúp xác định rõ người, việc và thời gian giải quyết, từ đó tạo thuận lợi cho công tác quản lý của lãnh đạo.
Hầu hết các quy trình đã được rà soát, điều chỉnh và bổ sung để phù hợp với thực tế và tuân thủ quy định của Nhà nước cũng như yêu cầu của ISO 9000 Cán bộ, công chức thể hiện ý thức tự giác và trách nhiệm trong công việc, thường xuyên xem xét và đánh giá định kỳ để kịp thời khắc phục sai sót và hạn chế.
Quy trình thực hiện công tác chỉnh lý TLLT gặp nhiều khó khăn do các thủ tục rườm rà và việc phân định trách nhiệm, quyền hạn chưa rõ ràng Sự chồng chéo giữa các đơn vị cũng là một vấn đề cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả công việc.
Lãnh đạo văn phòng đã chú trọng áp dụng tiêu chuẩn ISO, tuy nhiên, kiến thức và kỹ năng của đội ngũ CBCCVC trong quá trình chỉnh lý vẫn còn hạn chế Nhiều công việc, mặc dù không phức tạp như đánh số thứ tự, đòi hỏi sự cẩn thận và tập trung cao; một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến nhiều quy trình khác.
Tình trạng lộn xộn trong việc quản lý tài liệu của UBND quận Tây Hồ đang gây khó khăn cho việc phân loại và lưu trữ Nhiều tài liệu tồn đọng nhiều năm chưa được sắp xếp khoa học, trong khi số lượng tài liệu mới ngày càng gia tăng Các tài liệu cũ hiện được bảo quản ở những kho tạm, thiếu trang thiết bị và không gian, dẫn đến nguy cơ xuống cấp nghiêm trọng do tác động của môi trường như nắng nóng và ẩm thấp Hậu quả là nhiều tài liệu bị rách, mối xông, giòn, mục, mờ chữ và oxy hóa.
Kiểm soát hoàn toàn thủ công khiến chỉ những người tham gia quy trình biết được trạng thái thực hiện công việc của các công đoạn trước đó thông qua phiếu kiểm soát ISO Việc tra cứu và tổng hợp thông tin về tình trạng công việc trở nên rất khó khăn.
Nguồn nhân lực cho công tác lưu trữ tài liệu (CTLT) còn thiếu, trong khi cán bộ phụ trách ISO thường xuyên thay đổi, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Sự mâu thuẫn giữa khối lượng tài liệu lớn và đội ngũ chỉnh lý hạn chế chưa được giải quyết Hơn nữa, cán bộ làm CTLT còn kiêm nhiệm công việc văn thư, dẫn đến thiếu thời gian cho các nghiệp vụ bảo quản và chỉnh lý tài liệu.
Một số đơn vị thực hiện chỉnh lý tài liệu nhưng không chỉ đạo quyết liệt việc giao nộp, dẫn đến tình trạng "có chừng nào làm chừng đó", thiếu sự chú ý đến vấn đề đầy đủ của phông tài liệu.
Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý hiện còn thiếu thốn, với nhiều tài liệu lưu trữ phải bảo quản trong những kho tạm, chật chội và ẩm thấp, không đáp ứng đủ tiêu chuẩn bảo quản tối thiểu Kinh phí dành cho hoạt động này hạn chế và chưa được bố trí hợp lý trong ngân sách hàng năm Hơn nữa, sự gia tăng văn bản trùng lặp trong cơ quan đã làm cho khối lượng tài liệu tích lũy ngày càng lớn.
Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
3.2.1 Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu Điều kiện tiên quyết để thực hiện thành công việc áp dụng HTQLCL vào cơ quan quản lý nhà nước là phải có sự lãnh đạo, chỉ đạo sát sao, thường xuyên, liên tục của cấp ủy và chính quyền; trong đó, quan trọng nhất vẫn là cam kêt và quyết tâm thực hiện mục tiêu của người đứng đầu (Chủ tích
3.2.2 Đào tạo, bổi dưỡng cán bộ công chức
Bố trí lực lượng cán bộ, viên chức có chuyên môn nghiệp vụ về VTLT để thực hiện chỉnh lý
Để nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng cho cán bộ công chức viên chức (CBCCVC) trong công tác chỉnh lý tài liệu, cần tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn và hội nghị trao đổi kinh nghiệm Việc này giúp thống nhất nghiệp vụ chỉnh lý và cải thiện chất lượng công việc tại các cơ quan, đơn vị.
3.2.3 Đầu tư trang thiết bị
Hàng năm, UBND bố trí kinh phí cho các đơn vị phòng ban để thực hiện việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng dựa trên nhu cầu thực tế.
3.2.4 Tăng cường kiểm tra, giám sát việc xây dựng, áp dụng và duy trì
HTQLCL đang đổi mới công tác kiểm tra, giám sát nhằm phát hiện những điểm yếu và thiếu sót của các cơ quan, đơn vị Mục tiêu là hạn chế tình trạng tích lũy do cán bộ, công chức, viên chức không lập hồ sơ công việc đúng quy định Đồng thời, HTQLCL cũng sẽ hướng dẫn và đề xuất các giải pháp khắc phục hiệu quả.
Thực hiện chính sách khen thưởng công chức, tuyên dương đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ, khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê trong công việc
Xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với công chức chưa có thái độ hợp tác hoặc vi phạm các quy định về lưu trữ
3.2.5 Những giải pháp khác Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức đối với từng
CBCCVC và những người làm công tác chỉnh lý tài liệu về Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về CTLT
Huy động nguồn nhân lực để xử lý tài liệu tích đống của cơ quan, thuê nhân công ngoài (nếu cần), hợp đồng với cơ quan có chuyên môn
Xây dựng và áp dụng quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9000 là nhiệm vụ trọng tâm nhằm cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý hiện nay Đây cũng là tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá thi đua và khen thưởng hàng năm cho các cơ quan, đơn vị và từng cán bộ, công chức, viên chức.
Tiếp tục xem xét và điều chỉnh các quy trình nhằm đảm bảo tính phù hợp, đồng thời duy trì và nâng cao chất lượng hiệu quả công tác.
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chỉnh lý và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ sẽ hỗ trợ hiệu quả cho việc khai thác tài liệu, đáp ứng nhu cầu chính đáng của người dân.
Xây dựng kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ và đánh giá chéo từng bộ phận theo đúng quy trình tiêu chuẩn ISO 9000
