Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại UBND quận Tây Hồ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ ĐỀ TÀI KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Mã phách:………………… HÀ NỘI - 2021 LỜI CAM ĐOAN Đề tài nghiên cứu “Vai trò nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội” hoàn thành với nỗ lực, cố gắng thân em Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng em Các số liệu, kết nêu tiểu luận trung thực, có nguồn gốc rõ ràng trich dẫn dầy đủ theo quy định Do kinh nghiệm chưa nhiều, thời gian nghiên cứu hạn chế, nghiên cứu em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp, nhận xét từ q thầy (cơ) để báo cáo hoàn chỉnh hơn, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm q báu cơng việc tạo điều kiện thuận lợi cho bước tương lai Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CQHCNN Cơ quan hành nhà nước HĐND Hội đồng nhân dân HĐNS Hoạch định nhân NXB Nhà xuất QTVP Quản trị văn phòng UBND Uỷ ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 1.1 Các khái niệm 1.1.1.Hoạch định nhân 1.1.2 Nhà quản trị văn phòng 1.2 Vai trò hoạch định nhân 1.3 Phân loại hoạch định nhân 1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạch định nhân 1.6 Nội dung hoạch định nhân CHƯƠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 2.1 Khái quát UBND quận Tây Hồ 2.1.1 Lịch sử hình thành 2.1.2 Chức UBND quận Tây Hồ 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ 2.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 2.2 Thực trạng công tác hoạch định nhân nhà quản trị UBND quận Tây Hồ 2.2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định 2.2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu 2.2.3 Tổ chức xây dựng thực giải pháp 2.2.3.1 Tuyển dụng nhân 2.2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân 2.2.3.3 Bố trí sử dụng nhân 2.2.3.4 Đãi ngộ nhân 2.2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân Tiểu kết CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 3.1 Đánh giá công tác hoạch định nhân nhà quản trị 3.1.1 Ưu điểm 3.1.2 Nhược điểm 3.1.3 Nguyên nhân 3.2 Các giải pháp Tiểu kết KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nhân lực nhân tố quan trọng định phát triển quốc gia Trình độ phát triển nguồn nhân lực thước đo chủ yếu đánh giá phát triển quốc gia Các quốc gia giới coi trọng nguồn nhân lực Trong ký XX, có quốc gia nghèo tài nguyên thiên nhiên, phát huy tốt nguồn nhân lực nên đạt thành tựu phát triển kinh tế - xã hội, hồn thành cơng nghiệp hóa đại hóa vài ba thập kỷ Nhật, Israel, Singapore,,, Đảng Nhà nước ta khẳng định quan điểm người trung tâm phát triển, công xây dựng bảo vệ Tổ quốc Hiện nay, điều kiện đẩy mạnh công nghiệp hóa hội nhập quốc tế, phát triển nhân lực coi ba khâu đột phá chiến lược chuyển đổi mơ hình phát triển kinh tế - xã hội đất nước; đồng thời, phát triển nhân lực trở thành tảng phát triển bền vững tăng lợi cạnh tranh quốc gia Việc phát triển nhân lực, mặt, cần phải có tầm nhìn chiến lược phát triển tổng thể dài hạn, đồng thời, thời kỳ định, cần xây dựng định hướng cụ thể, để từ đánh giá thời cơ, thách thức, khó khăn, hạn chế nguyên nhân… để đề mục tiêu giải pháp phát triển thích hợp cho giai đoạn phù hợp với bối cảnh kinh tế - xã hội nước quốc tế UBND quận Tây Hồ CQHCNN, địi hỏi quyền nơi phải có chiến lược đắn phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Xác định điều với kiến thức trang bị học phần “Kỹ hoạch định quản trị văn phòng”, em nhận thức phức tạp tầm quan trọng cơng tác hoạch định nói chung HĐNS nói riêng, vai trị nhà QTVP cơng tác HĐNS Do đó, em chọn đề tài “Vai trò nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân UBND quận Tây Hồ” làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần nhằm nghiên cứu rõ vai trò nhà QTVP công tác hoạch định nguồn nhân Từ giúp em hiểu phần ngành học, cơng việc tương lai Lịch sử nghiên cứu Vấn đề hoạch định nhân lực đề tài mang tính thực tiễn cao, thu hút khơng quan tâm nhà nghiên cứu nước có nhiều hướng tiếp cận vấn đề Qua tìm hiểu, em thấy có số nghiên cứu liên quan như: Trong tác phẩm “Bản chất quản trị nguồn nhân lực” nhóm tác giả Business Edge “Giáo trình quản trị nhân lực” (2007) Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân, hoạch định nguồn nhân lực đề cập với vai trò khâu quan trọng quản trị nhân Trong đó, tác giả vẽ tranh tương đối hoàn thiện hoạch định nguồn nhân lực: khái niệm, chất, vai trị, quy trình… Tác phẩm “Hoạch định lực lượng lao động có ích bạn khơng tuyển dụng” đăng www.Block.profilesvietnam.com ngày 18/04/2012 đưa giải pháp nhằm hướng tới kế hoạch quản lý nguồn nhân lực toàn diện Tác giả Lê Thanh Hà “Giáo trình quản trị nhân lực” –NXB Lao động Xã hội năm 2009 có nghiên cứu sâu sở lý luận hoạch định nguồn nhân lực với việc đưa chất, nhân tố ảnh hưởng hoạch định nhân lực, mối quan hệ chiến lược kinh doanh chiến lược quản trị nhân lực, dự đốn cung, cầu nhân lực để từ đưa giải pháp khắc phục cân đối cung cầu nhân lực TS Lê Quân đề tài nghiên cứu “Hoạch định chiến lược doanh nghiệp thương mại Việt Nam” đưa cách tiếp cận định tính định lượng vấn đề hoạch định nguồn nhân lực, phương pháp dự báo nguồn nhân lực sở phân tích GAP (chênh lệch nhu cầu cung ứng lao động), tác giả đưa giải pháp đáp ứng nhân lực ngắn hạn dài hạn Nếu tác phẩm chủ yếu tập trung luận giải chất, vai trò đưa giải pháp để hoạch định nguồn nhân lực nghiên cứu Profiles International “Tìm hiểu cơng tác hoạch định lực lượng lao động chiến lược” (www.Blog.profilesvietnam.com) lại tập trung giải thích chi tiết quy trình thực nhằm đảm bảo tổ chức, doanh nghiệp giao việc cho người thời điểm để đạt kết mong muốn Tuy có phong phú nội dung, cách tiếp cận, đặt vấn đề đối tượng nghiên cứu cụ thể song chưa có cơng trình nghiên cứu đề cập trực tiếp đến HĐNS UBND quận Tây Hồ Đây vấn đề mới, nghiên cứu thành cơng góp phần xây dựng chiến lược hoạch định phù hợp, từ nâng cao hiệu công tác quản trị nguồn nhân lực Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài đội ngũ nhân lực, hoạt động quản lý sử dụng nhân lực UBND quận Tây Hồ Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi không gian: Tiến hành nghiên cứu phạm vi quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội - Phạm vi thời gian: Giai đoạn 2020- 2025 tầm nhìn đến năm 2030 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài nghiên cứu khảo sát công tác HĐNS, đồng thời đánh giá thực trạng nhà QTVP UBND quận Tây Hồ để thấy vai trò quan trọng nhà QTVP công tác hoạch định Căn vào định hướng chiến lược Đảng, chương trình hành động Chính phủ; thơng tư, định Bộ, ngành liên quan; xu phát triển đất nước, chiến lược phát triển UBND quận Tây Hồ, em có đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quản trị nhân lực UBND quận Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu dựa sở phương pháp luận vật biện chứng, vật lịch sử chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh văn hóa Tiểu kết Chương sâu vào thực trạng, vai trò quan trọng nhà QTVP, người làm công tác lãnh đạo, quản lý công tác HĐNS cho quan Từ thực tế này, em đưa giải pháp cụ thể , khắc phục tồn nhằm phát huy vai trị nhà QTVP cơng tác HĐNS CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 3.1 Đánh giá công tác hoạch định nhân nhà quản trị văn phòng 3.1.1 Ưu điểm Hiện nay, UBND quận Tây Hồ đơn vị có đội ngũ nguồn nhân lực xếp vào loại bình qn trẻ, có trình độ chun mơn nghiệp vụ, trang bị đầy đủ nhận thức lý luận trị, có khả ứng dụng tốt ngoại ngữ tin học Đây điều kiện thuận lợi để nguồn nhân lực đáp ứng u cầu q trình hội nhập tồn cầu hóa đất nước UBND quận Tây Hồ CQHCNN, lấy tiêu chí phục vụ nhân dân làm gốc nên lực lượng lao động Ủy ban qua đào tạo, có chất lượng, có kinh nghiệm trình độ chun mơn cao, có mức trì liên tục qua nhiều năm Người lao động có phẩm chất đạo đức, ý thức chấp hành kỉ luật tốt, nhiệt tình sáng tạo công việc Nguồn nhân lực quan có quy mơ phù hợp có xu hướng giảm dần nhằm nâng cao suất lao động Trình độ chun mơn nghiệp vụ, kỹ làm việc nhân lực dần nâng cao nhờ quan tâm lãnh đạo quan công tác đào tạo phát triển nhân Hệ thống sách chi trả tiền lương, tiền thưởng chế độ phúc lợi thể chế văn bản; nhân viên quyền có ý kiến hiệu chỉnh theo tình hình thực tiễn đơn vị, phổ biến cơng khai có tham gia giám sát cơng đồn sở 3.1.2 Nhược điểm Cơ quan thực HĐNS ngắn hạn (1 năm) mà chưa thực HĐNS dài hạn chưa ý đến số lao động cần thay nghỉ hưu, sức khỏe, thay đổi công nghệ, khoa học… Công tác quy hoạch cán chưa đảm bảo cấu theo độ tuổi tiêu chuẩn quy định Trong tuyển dụng nặng giới thiệu, quen biết, nể, ưu tiên tuyển dụng em cán bộ, nhân viên quan, thiếu công khai minh bạch Chất lượng quy trình tuyển dụng nhân lực cịn nhiều bất cập: mang tính dập khn, máy móc, chưa khoa học, sáng tạo; đặc biệt công tác tham mưu tuyển dụng, nhiều trường hợp người tài có thiếu số thơng tin cần thiết nên bị loại Việc bố trí nhân chưa thật người, việc Hoạt động phân tích cơng việc, cụ thể xây dựng bảng mô tả công việc chưa đạt mục tiêu mong muốn Đối với công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực, việc luân chuyển cán quản lý, đào tạo cán thuộc diện quy hoạch để đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn cán thời gian qua chưa thực quy định Việc đào tạo sau tuyển dụng (nội quy, quy chế, văn hóa quan,…), việc đào tạo lại cho nhân thay đổi công nghệ, kĩ thuật, thay đổi cấu tổ chức, bố trí lại chưa xây dựng kế hoạch cụ thể khoa học Điều cho thấy hoạt động đào tạo chưa gắn kết chặt chẽ hoạt động HĐNS, tuyển dụng nhân sự, phân tích cơng việc người lao động Ngồi ra, quan chưa đánh giá hiệu sau đào tạo Qua hoạt động phân tích đánh giá thực cơng việc cho thấy tiêu chí đánh giá cịn định tính, mang tính chất chủ quan người đánh giá, chưa thuyết phục Nhà QTVP chưa xây dựng bảng tiêu chí đánh giá cho đơn vị theo mục tiêu cho nhân viên Ngoài ra, kết đánh giá nhân viên chưa thông tin kịp thời cho người lao động ưu điểm, hạn chế người để làm sở chi trả tiền lương kích thích người lao động nâng cao hiệu làm việc, cống hiến nhiều cho tổ chức có kế hoạch đào tạo lại Việc chi trả tiền lương, thưởng phúc lợi cho người lao động thực theo quy định Nhà nước Tuy nhiên, việc chi trả lại phụ thuộc vào kết đánh giá thực công việc nhân viên Quy định hệ thống thang lương, bảng lương chế độ phụ cấp quan Nhà nước chưa phù hợp với thực tiễn, cần xem xét lại hệ thống thang lương, bảng lương đề xuất thay đổi 3.1.3 Nguyên nhân - Nguyên nhân khách quan:  Nước ta thuộc kinh tế nông nghiệp, cịn lạc hậu, thu nhập bình qn đầu người thấp Trong bối cảnh tồn cầu hóa, hội nhập kinh tế giới, sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu thời đại nên việc nâng cao chất lượng nhà quản trị chưa thực quan tâm chưa đào tạo nhiều hội cho nhà QTVP phát huy hết lực  Trình độ phát triển dân trí, thói quen, tập qn, sở thích, văn hóa vùng miền ảnh hưởng khơng nhỏ đến công tác hoạch định đơn vị Mặc khác, khó khăn kinh tế, đặc biệt đại dịch Covid 19 vừa qua làm ảnh hưởng đến cơng ăn việc làm, sách đãi ngộ cho người lao động  Hệ thống văn quy phạm pháp luật vai trò nhà QTVP nước ta chưa cụ thể, chồng chéo nhiều bất cập gây khó khăn cho hoạt động tuyển dụng - Nguyên nhân chủ quan:  Công tác đạo, lãnh đạo Đảng ủy, UBND vị trí, vai trị nhà QTVP chưa quan tâm sâu sắc  Mức lương văn phòng thấp so với ngành kinh tế khác nên không nhiều người muốn làm việc lâu dài  Nhận thức cán quản lý chưa đầy đủ, chưa coi trọng yếu tố nhân lực, nên ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác tuyển dụng, bố trí, quy hoạch đánh giá cơng việc  Đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác tuyển dụng nhiều hạn chế  Quá trình đào tạo mang tính tràn lan dẫn đến tốn chi phí 3.2 Các giải pháp - Nâng cao nhận thức trách nhiệm nhà QTVP Tăng cường quan tâm đạo cấp lãnh đạo việc hoạch định kế hoạch tuyển dụng, công tác sơ tuyển, thi tuyển để tuyển người có lực, phẩm chất đạo đức vào máy hành cấp sở Tăng cường cơng tác kiểm tra giám sát công chức tuyển dụng vào Qua kết kiểm tra thấy điểm mạnh, điểm yếu, bất cập trình thực - Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị quan Mua sắm trang thiết bị cho việc quản lý nhân sự, hồ sơ cán bộ, cơng chức, viên chức máy tính, quản lý phần mềm UBND - Giao quyền, ủy quyền cho nhà QTVP Tạo niềm tin cho nhà QTVP lãnh đạo quan - Xây dựng đội ngũ cán đủ phẩm chất, lực uy tín Trước hết, cán bộ, đảng viên cần phải đề cao trách nhiệm, phải làm hết trách nhiệm trước Đảng, trước đất nước nhân dân Đồng thời, cán bộ, đảng viên cần phải tự tu dưỡng, rèn luyện theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh Đối với cán cấp nào, đặc biệt cấp chiến lược phải “mẫu mực đạo đức, tiêu biểu trí tuệ, động sáng tạo hành động, uy tín Đảng, uy tín với nhân dân chí quốc tế” Cán cấp chiến lược phải người có lực trội, khơng cần tâm đổi mà phải có tư đổi mới, tầm nhìn chiến lược Là người đứng đầu quan, địi hỏi họ khơng có hồi bão, khát vọng đổi dân, nước, ý thức, trách nhiệm với vận mệnh, tương lai dân tộc mà phải có kiến thức tồn diện để tham gia thảo luận, đóng góp, hoạch định đường lối, sách lãnh đạo tập thể UBND quận Tây Hồ Tiểu kết Trong giai đoạn nay, việc nâng cao vai trò nhà QTVP công tác HĐNS UBND quận Tây Hồ cần thiết cấp bách, xuất phát từ thực trạng HĐNS thời gian qua Nhà QTVP người giúp cho lãnh đạo quan đạt hiệu công tác HĐNS Bên cạnh kết đạt khơng thể tránh khỏi sai sót hạn chế, tác động từ bên ngồi bên Vì cần tìm hiểu đưa giải pháp khắc phục hạn chế phát huy điểm mạnh để công tác HĐNS quan hoàn thiện nâng cao vai trị nhà QTVP cơng tác HĐNS KẾT LUẬN Hoạch định tiến trình nhà quản trị cần định hướng, xác định hướng cho quan tương lai; trình hoạch định nhà quản trị cần phải xác định mục tiêu, hoạch hành động nhằm đạt mục tiêu tổ chức đề Hoạch định giữ chức mở đường cho hoạt động quản trị khác quan, doanh nghiệp Để công tác hoạch định đạt kết tối ưu phải đáp ứng yêu cầu như: Nhất quán, khả thi, cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, khoa học, linh hoạt, khách quan Nhà quản trị giữ vai trò người lãnh đạo, đầu tàu dẫn dắt nhân viên thực công việc, nhiệm vụ tổ chức Phạm vi lãnh đạo nhà quản trị rộng, bao gồm từ việc tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, đánh giá, khen thưởng việc cho dừng hợp đồng lao động Với chức vai trị mình, nhà quản trị giữ vai trị quan trọng thành cơng hay thất bại tổ chức lý nhu cầu cấp bách phải đào tạo nhà quản trị, nghiệp phát triển kinh tế xã hội nước TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Chính trị (2015), Nghị số 39/NQ-TW ngày 17/4/2015 Tinh giản biên chế Chính phủ (1995), Nghị định số 69/CP ngày 28/10/1995 việc Thành lập quận Tây Hồ thuộc thành phố Hà Nội Chính phủ (2010), Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 quy định Tuyển dụng, sử dụng quản lý công chức Lê Thanh Hà (2009), Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội Nguyễn Thanh Hội (1999), Quản trị nhân sự, NXB Thống kê, Hà Nội Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2007), giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội UBND thành phố Hà Nội (2019), Quyết định số 1059/QĐ-UBND ngày 06/3/2019 việc Phê duyệt tiêu ban hành kế hoạch tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn thuộc thành phố Hà Nội Business Edge (2006), Bản chất quản trị nguồn nhân lực, NXB Trẻ Shimon L Dolan and Randall S Schuler (1994), Human Resource Management 10 Hoạch định lực lượng lao động có ích bạn khơng tuyển dụng, www.Block.profilesvietnam.com 18/4/2012 11 Tìm hiểu công tác hoạch định lực lượng lao động chiến lược, www.Block.profilesvietnam.com PHỤ LỤC Ảnh 2.1 Hồ Tây – trung tâm phát triển du lịch vùng Nguồn: Internet Ảnh 2.2 Chùa Trấn Quốc ven Hồ Tây – “Thăng Long Tứ Trấn” Nguồn: Báo Người lao động Ảnh 2.3 Trụ sở UBND quận Tây Hồ Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân, phường Xuân La, quận Tây Hồ, Hà Nội Ảnh 2.4 Phiếu khảo sát UBND quận Tây Hồ ... lượng cao Để thực tiểu luận, em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây phương pháp chủ yếu sử dụng để xây dựng sở lý luận, sở thực tiễn tiểu luận - Phương pháp... đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 1.1 Các khái niệm... quan tâm ban lãnh đạo vấn đề hoạch định nhân - Phương pháp so sánh Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Kết nghiên cứu tiểu luận nhằm đánh giá ưu điểm hạn chế việc HĐNS nhà QTVP UBND quận Tây Hồ Đưa