Hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI HOẠT ĐỘNG THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ ĐỀ TÀI KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác lưu trữ Mã phách: HÀ NỘI – 2021 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đưa môn Công tác lưu trữ vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên môn – thầy Trần Văn Quang dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học tập vừa qua Em có thêm cho nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắn kiến thức quý báu, hành trang để em vững bước sau Tuy nhiên, vốn kiến thức nhiều hạn chế khả tiếp thu thực tế nhiều bỡ ngỡ, dù em cố gắng chắn tập lớn khó tránh khỏi thiếu sót nhiều chỗ cịn chưa xác Kính mong thầy (cơ) xem xét đóng góp ý kiến để em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Đề tài nghiên cứu Hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ hoàn thành với nỗ lực, cố gắng thân em Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng em, không chép người khác Các số liệu, kết nêu tập lớn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng trích dẫn đầy đủ theo quy định Em xin chịu hoàn tồn trách nhiệm, kỷ luật giảng viên mơn nhà trường đề có vấn đề xảy DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CTLT Công tác lưu trữ HĐND Hội đồng nhân dân TLLT Tài liệu lưu trữ UBND Ủy ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG THU THẬP 10 TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ 1.1 Các khái niệm 10 1.1.1 Thu thập tài liệu 10 1.1.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 10 1.2 Mục đích, ý nghĩa cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu 11 1.3 Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 11 1.4 Nguyên tắc thu thập tài liệu lưu trữ 11 CHƯƠNG THỰC TRẠNG THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU 12 TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 2.1 Khái quát UBND quận Tây Hồ 12 2.1.1 Lịch sử hình thành 12 2.1.2 Chức UBND quận Tây Hồ 13 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ 14 2.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 15 2.2 Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND 15 quận Tây Hồ 2.2.1 Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ 15 2.2.2 Thu thập tài liệu vào kho 16 2.2.3 Chất lượng thành phần hồ sơ thu vào kho lưu trữ 16 2.3 Đánh giá công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND quận 17 Tây Hồ 2.3.1 Ưu điểm 17 2.3.2 Hạn chế 18 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC 20 THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3.1 Xây dựng thành phần tài liệu nộp lưu 20 3.2 Xây dựng văn quản lý công tác thu thập tài liệu 20 3.3 Đầu tư sở vật chất, thiết bị kinh phí 21 3.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán văn thư lưu trữ 21 3.5 Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ 21 3.6 Tăng cường hoạt động kiểm tra 21 Kết luận 23 Tài liệu tham khảo 24 Phụ lục 25 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại lịch sử thơng tin đóng vai trị quan trọng cho phát triển xã hội người Theo dòng chảy thời gian, giới ln có vận động phát triển khơng ngừng; nhu cầu tìm lại q khứ, hiểu biết khám phá điều mẻ tất yếu tồn xã hội Tài liệu nguồn thông tin thiếu nhằm phục vụ hoạt động xã hội người Thông tin gửi nhận nhiều phương tiện khác Trong văn giấy tờ phương tiện chủ yếu phổ biến Thông tin văn thực nhờ công tác văn thư quan CTLT đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Đảng Nhà nước ta đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng CTLT TLLT Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 cơng tác cơng văn, giấy tờ[4] Trong đó, Người rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” đánh giá “Tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng” Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng CTLT xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm “Ngày Lưu trữ Việt Nam”[5] Tuy nhiên, thực tế nay, khơng quan, đơn vị chưa trọng đến việc thu thập tài liệu, có tài liệu thu tài liệu nên tài liệu hồ sơ, phông lưu trữ chưa hoàn chỉnh Mặt khác, với phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ, TLLT điện tử hình thành thực tế lưu trữ lại chưa có biện pháp hữu hiệu để thu thập, quản lý loại hình tài liệu Từ dẫn đến hậu không tránh khỏi tài liệu bị thất lạc, mát, hư hỏng việc phục vụ khai thác tài liệu khơng đạt hiệu cao Chính vậy, em chọn đề tài Hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần với hy vọng cấp lãnh đạo, quản lý hiểu quan tâm đến công tác lưu trữ quan nhiều hơn, hướng tới nghiệp lưu trữ nói chung Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu sở lý luận thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ; nghiên cứu nguồn danh mục thành phần tài liệu thuộc diện thu thập, bổ sung vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ Để thực mục đích nói trên, tập lớn có nhiệm vụ: - Tìm hiểu lý luận chung thu thập tài liệu vào lưu trữ - Đánh giá thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu UBND quận Tây Hồ - Đề xuất giải pháp để công tác thu thập, bổ sung tài liệu đạt hiệu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: - Các văn hướng dẫn, đạo CTLT nói chung cơng tác thu thập, bổ sung TLLT nói riêng - Thực tiễn công tác thu thập, bổ sung tài liệu UBND quận Tây Hồ Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi không gian: UBND quận Tây Hồ - Phạm vi thời gian: UBND quận Tây Hồ thành lập từ 28/10/1995 nên phạm vi tính từ năm 1995 đến Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Là sở để áp dụng vào thực tiễn công tác thu thập TLLT UBND quận Tây Hồ Kết nghiên cứu đề tài cịn làm tài liệu tham khảo cho việc học tập, nghiên cứu sinh viên chuyên ngành người làm CTLT nói chung, UBND quận Tây Hồ nói riêng Cấu trúc đề tài Ngồi phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục, tập lớn gồm 03 chương: Chương Cơ sở lý luận hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ Chương Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ Chương Giải pháp nâng cao hiệu công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Thu thập tài liệu Trong tác phẩm Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan, PGS.TS Dương Văn Khảm đưa khái niệm thu thập tài liệu sau: “Thu thập tài liệu việc tập hợp tài liệu lưu trữ nguồn nộp lưu theo danh mục quan, đơn vị phê duyệt để chuyển vào bảo quản kho lưu trữ”[3,tr96] Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ PGS.TS Vũ Thị Phụng cho rằng: “Thu thập tài liệu trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quuyền hạn phạm vi Nhà nước quy định”[6,tr44] 1.1.2 Thu thập tài liệu lưu trữ Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, Khoản 12 Điều 2: “Thu thập tài liệu lưu trữ trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử”[2] Theo quy định trên, công tác thu thập TLLT tiến hành hai cấp độ: - Tài liệu có giá trị thu vào lưu trữ quan Nguồn thành phần tài liệu cần thu từ văn thư quan phòng, ban, đơn vị trực thuộc quan 10 Liêm cũ Tổ chức máy quận thức vào hoạt động từ tháng 01/1996 Sau điều chỉnh quận Tây Hồ gồm phường giữ ổn định ngày Theo định hướng phát triển Thủ đô Hà Nội đến năm 2030, quận Tây Hồ thuộc khu vực trọng điểm phát triển Thành phố Với tinh thần tâm xây dựng quận phát triển toàn diện vững chắc, phát huy thành tích đạt sức mạnh khối đại đoàn kết toàn dân, hệ thống trị nguồn lực, Đảng quyền nhân dân quận Tây Hồ ln ln nỗ lực, phấn đấu xây dựng phát triển kinh tế theo hướng tăng tỉ trọng ngành dịch vụ, du lịch gắn với lợi Tây Hồ Cùng với đó, tập trung xây dựng, nâng cao giá trị lịch sử, văn hóa, cảnh sắc thiên nhiên, mơi trường hồ Tây vùng phụ cận, tiếp tục xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật đô thị đại… để thực đưa hồ Tây trở thành trung tâm dịch vụ - du lịch văn hóa Thủ đô 2.1.2 Chức UBND quận Tây Hồ UBND quan hành nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND quận quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, trị, an ninh – xã hội, Quốc phịng Cụ thể là: - Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa, xã hội, giáo dục, y tế dịch vụ - Thu chi ngân sách địa phương - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân 13 - Thi hành án, giải đơn khiếu nại UBND quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND; thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành nhiệm vụ, chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ theo Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là: - Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng năm UBND quận, biện pháp thực Nghị HĐND quận kinh tế xã hội, an ninh, quốc phịng, thơng qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý - Kết luận vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán chủ chốt UBND quận quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại, tố cáo 14 - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 2.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch 12 phòng ban tham mưu, giúp việc Sơ đồ máy tổ chức UBND quận Tây Hồ (xem Phụ lục 1) Ngồi cịn có 06 Đồn thể trị: Hội cựu chiến binh, Hội Phụ nữ, Hội Nơng dân, Đồn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đồn Lao động Bên cạnh đó, cịn có đơn vị nội - hiệp quản: Đội Quản lý thị trường, Chi cục thi hành án dân sự, Đội Thanh tra giao thông vận tải, Viện Kiểm sát nhân dân, Tịa án nhân dân, Cơng an quận, Kho bạc quận Bộ máy UBND quận toàn hệ thống phòng, ban tổ chức theo cấu trực tuyến, nhìn chung phong phú lĩnh vực hoạt động phù hợp với yêu cầu chức Uỷ ban, thành viên UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực quản lý trước HĐND, UBND Chủ tịch UBND quận, với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND quận trước Thành ủy, HĐND UBND thành phố, Quận ủy, HĐND quận cấp 2.2 Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ 2.2.1 Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ 15 Tài liệu chủ yếu UBND quận Tây Hồ văn giấy tờ hành hình thành q trình hoạt động UBND, phường đơn vị trực thuộc Ngoài cịn có văn đạo cấp trên, văn Sở, ban, ngành liên quan Hằng năm, lưu trữ nhận tài liệu từ Phòng Văn thư phường 2.2.2 Thu thập tài liệu vào kho Kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ xây dựng tương đối hồn chỉnh cơng tác thu thập tài liệu Tồn khối tài liệu hình thành từ năm 1995 hầu hêt giao nộp vào kho lưu trữ Trong đó, chiếm số lượng nhiều tài liệu của: - Văn phòng: 54 mét giá - Phịng Xây dựng thị: 80 mét giá - Phòng Kinh tế: 55 mét giá Các tài liệu khác tương đối ít, cao 10 mét giá Về loại hình đặc điểm tài liệu: Tài liệu ghi vật mang tin khác như: băng, đĩa, ghi âm, ghi hình viết giấy: giấy dó, giấy; kỹ thuật ghi tin viết tay, đánh máy, sử dụng máy vi tính máy in đại theo giai đoạn Có nhiều loại mực sử dụng: mực tàu, mực hóa học; hai màu chủ yếu sử dụng: đen xanh 2.2.3 Chất lượng thành phần hồ sơ thu vào Kho lưu trữ 16 Về nội dung, tài liệu phản ánh hoạt động quan từ năm 1995 đến Tuy nhiên, thiếu hệ thống kho lưu trữ để bảo quản (trước đây), thiếu cán lưu trữ tài liệu hồ sơ chưa phản ánh đầy đủ hoạt động quan thời kỳ trước Hầu hết hồ sơ lập đạt yêu cầu, liên quan với vấn đề, việc có đặc trưng chung tên loại văn (tập Quyết định, Công văn,…) Bên cạnh cịn số hồ sơ chưa đạt u cầu đặc biệt nhiều hồ sơ chưa xác định thời hạn bảo quản, chưa viết lịch sử đơn vị hình thành phơng Về giá trị pháp lý độ tin cậy tài liệu hồ sơ không đồng Nhiều hồ sơ lập khoa học đầy đủ, có giá trị pháp lý độ tin cậy cao (trong hồ sơ gốc, hồn chỉnh pháp lý…) cịn có hồ sơ có sao, phơ tơ… Về thủ tục pháp lý: Theo lý thuyết, hồ sơ đưa vào lưu trữ phải biên mục đầy đủ có số, ký hiệu; có mục lục văn chứng từ kết thúc Có số hồ sơ hồn thành, cịn nhiều hồ sơ chưa đầy đủ 2.3 Đánh giá công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ 2.3.1 Ưu điểm Công tác quản lý nhà nước văn thư lưu trữ bước vào nề nếp Một số phịng chun mơn UBND quận bố trí phòng lưu trữ riêng khối lượng hồ sơ, tài liệu nhiều như: Phịng Tài ngun & Mơi trường (01 phòng), Nội vụ (02 phòng), Tư pháp (01 phòng), Tài (03 phịng), Văn hóa - Thơng tin (01 phịng) Giáo dục đào tạo (01 phòng) Tuy nhiên sở vật chất phòng lưu trữ đảm bảo phần nhỏ điều kiện theo quy định phòng chống cháy nổ, thiên tai, vệ sinh, độ ẩm 17 tài liệu lưu trữ Riêng Văn phòng HĐND & UBND quận quan trực tiếp UBND quận giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu UBND quận, bố trí kho lưu trữ chun dụng gồm 04 phịng với diện tích đảm bảo quy định trang bị sở vật chất tương đối đầy đủ Việc thu thập hồ sơ tài liệu tồn đọng từ năm 2016 trở trước, đơn vị thực thu kho báo cáo UBND quận, tình trạng tích đống, chờ chỉnh lý, xếp theo Đề án chỉnh lý tài liệu lưu tữ UBND quận Hồ sơ, tài liệu năm 2017, 2018 đơn vị gồm tài liệu văn thư đi, đến chuyển kho lưu trữ xếp lên giá phân theo năm để khai thác, tra cứu Công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có nhiều chuyển biến tích cực, nhanh chóng, kịp thời bước đa dạng hóa hình thức khai thác sử dụng tài liệu số lượng người đến khai thác, sử dụng ngày đông số lượng hồ sơ, tài liệu đưa nghiên cứu sử dụng ngày nhiều Tài liệu lưu trữ khai thác phát huy tác dụng, phục vụ kịp thời có hiệu cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử tất lĩnh vực đời sống trị, kinh tế, văn hóa, xã hội quận Có nhiều cơng cụ phục vụ khai thác sổ mục lục, khai thác qua mạng phích tra tìm tài liệu Đạt kết trên, trước hết nhờ quan tâm, đạo Đảng Nhà nước, Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận Tây Hồ đến công tác văn thư, lưu trữ nói chung cơng tác thu thập, bổ sung nói riêng; tiếp đến nhờ nỗ lực phấn đấu đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ 2.3.2 Hạn chế 18 Các đơn vị xây dựng văn đạo, tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ đơn vị, nhiên chưa đầy đủ, việc ban hành danh mục hồ sơ công việc đơn vị việc đạo cán bộ, công chức chuyên môn thực lập hồ sơ công việc chưa thực nghiêm túc theo quy định Một số đơn vị chưa thực quy trình thu thập phịng: Kinh tế, Y tế, Văn hóa - Thơng tin, Văn phịng HĐND & UBND UBND số phường: Yên Phụ, Tứ Liên, Phú Thượng Công tác lưu trữ tất đơn vị cịn nhiều thiếu sót, hạn chế: sở vật chất kho lưu trữ đơn vị chưa đầy đủ, chưa đồng theo quy định Thông tư 09/2007/TT-BNV hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; việc lập hồ sơ công việc cán bộ, công chức; việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ năm 2018 tài liệu tồn đọng phận chuyên môn, cá nhân cán công chức từ năm 2017 trước đơn vị; việc sưu tầm, thu thập tài liệu quý thực chưa đúng, chưa đầy đủ Số lượng cán lưu trữ cịn ít, trình độ chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, cán văn thư, lưu trữ chuyển công tác thường xuyên; bố trí cán chưa nghiệp vụ chun mơn 19 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3.1 Xác định thành phần tài liệu nộp lưu Việc xác định thành phần tài liệu cho quan, tổ chức làm cho thu thập tài liệu đầy đủ, xác mặt nội dung loại hình tài liệu Thành phần tài liệu nộp lưu bao gồm loại hình: - Tài liệu hành - Tài liệu khoa học kỹ thuật - Tài liệu nghe nhìn - Tài liệu điện tử Thành phần tài liệu phản ánh mặt hoạt động vấn đề sau: - Phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND - Phản ánh lịch sử hình thành phát triển UBND quận Tây Hồ - Phản ánh ý nghĩa, giá trị trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh – quốc phịng quận Tây Hồ - Đảm bảo tính bảo mật – đặc thù tài liệu quân - an ninh quốc gia 3.2 Xây dựng văn quản lý công tác thu thập tài liệu UBND cần tham mưu cho Bộ Nội vụ ban hành văn như: Nghị định thi hành Luật, Chỉ thị, Thông tư, Quyết định, Hướng dẫn công tác lưu trữ nói chung cơng tác thu thập tài liệu nói riêng Trong văn quy định thu thập cần quy định rõ chế tài cụ thể Ví dụ như: phê bình, nhắc nhở, xác 20 định trách nhiệm người đứng đầu, phạt hành quan đó; phê bình, nhắc nhở, phạt thi đua, khơng xét tăng lương, hạ mức lương cán bộ, công chức, viên chức 3.3 Đầu tư sở vật chất, thiết bị kinh phí cho cơng tác lưu trữ Bất công tác muốn tiến hành tốt cần có kinh phí để hoạt động Trước hết kinh phí để trả tiền lương cho cán cơng nhân viên, tiếp kinh phí để trì máy hoạt động phục vụ cơng tác văn phòng, điện, nước, xăng xe, văn phòng phẩm (giá, tủ, cặp, hộp)… Cao số tiền lớn đầu tư xây dựng kho lưu trữ hay kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, kinh phí khơi phục tài liệu hư hỏng, bảo hiểm tài liệu… Tuy nhiên phải đầu tư có chọn lọc 3.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán văn thư lưu trữ Hàng năm tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức chun mơn nói chung cán lãnh đạo quản lý nâng cao trình độ, nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn cho tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức quận việc thu thập tài liệu, lập danh mục hồ sơ công việc theo quy định 3.5 Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ 3.6 Tăng cường hoạt động kiểm tra Xây dựng kế hoạch, khảo sát thực tế UBND phường đơn vị thuộc UBND quận để đánh giá thực trạng sở vật chất; hồ sơ tài liệu đơn vị để có kế hoạch phân bổ kinh phí thực cơng tác văn thư, lưu trữ địa bàn đảm bảo quy định theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn kho lưu trữ chun dụng[1] 21 Đối với 12 phịng chun mơn UBND 08 phường, cần nghiêm túc rút kinh nghiệm khắc phục hạn chế, thiếu sót nêu việc ban hành văn đạo, hướng dẫn tổ chức thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đơn vị 22 KẾT LUẬN Công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ sáu mặt hoạt động nghiệp vụ lưu trữ mang tính định thành công, phát triển quan lưu trữ Nhiệm vụ sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ thực thường xuyên thực tốt mang lại hiệu cao hoạt động lưu trữ, góp phần phong phú nguồn tài liệu, đảm bảo độ toàn vẹn hồ sơ cập nhật kịp thời theo tiến trình thời gian hình thành tài liệu phông lưu trữ thuộc phạm vi quan lưu trữ quản lý Thực tốt công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực khâu nghiệp vụ lưu trữ 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Quốc hội (2011), Luật lưu trữ số 03/2011/QH13 Dương Văn Khảm (1998), Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội Chủ tịch Hồ Chí Minh (1946), Thơng đạt số 1C/VP cơng tác cơng văn, giấy tờ Thủ tướng Chính Phủ (2007), Quyết định số 1229/QĐ-TTg Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam PGS.TS Vũ Thị Phụng (2006), Nghiệp vụ lưu trữ bản, Nhà xuất Hà Nội 24 Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức máy UBND quận Tây Hồ Chủ tịch Nguyễn Đình Khuyến PCT - Y tế - VH - XH PCT – Kinh tế PCT – Đất đai Phạm Xuân Tài Hồng Tuấn Anh Nguyễn Lê Hồng Phịng Nội vụ Phịng Lao động TB-XH Phịng Văn hóa – Thơng tin Phịng Giáo dục đào tạo Phòng Y tế Phòng Nội vụ Văn phòng HĐND UBND Thanh tra quận Phòng Tài – Kế hoạch Phịng Kinh tế 25 Phịng TN&MT Phịng Quản lý thị Phịng Tư pháp Phụ lục 2: Một số hình ảnh UBND quận Tây Hồ Ảnh 2.1 Hồ Tây – Trung tâm phát triển du lịch vùng Nguồn: Internet Ảnh 2.2 UBND quận Tây Hồ 26 Ảnh 2.3 Kho lưu trữ UBND quận 27 ... luận hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ Chương Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ Chương Giải pháp nâng cao hiệu công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND quận. .. công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND 15 quận Tây Hồ 2.2.1 Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ 15 2.2.2 Thu thập tài liệu vào kho 16 2.2.3 Chất lượng thành phần hồ sơ thu vào kho lưu trữ 16... tác thu thập, bổ sung tài liệu 11 1.3 Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 11 1.4 Nguyên tắc thu thập tài liệu lưu trữ 11 CHƯƠNG THỰC TRẠNG THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU 12 TRỮ TẠI