Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận tây hồ

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ – LƢU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS PHẠM THỊ HỒNG QUYÊN Sinh viên thực : HÀ THỊ TUYẾT DUNG Mã số sinh viên : 1805LTHB010 Khóa : 2018-2022 Lớp : 1805LTHB HÀ NỘI - 2022 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập, riêng biệt Mọi số liệu thơng tin khóa luận có nguồn gốc rõ ràng cơng bố theo quy định Tơi thực khóa luận lấy ngun tắc trung thực, khách quan làm tảng trung tâm sợi đỏ cho vấn đề xuyên suốt trình thực nghiên cứu Các kết đề tài chưa công bố đề tài khác Sinh viên làm khóa luận Hà Thị Tuyết Dung LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn Th.S Phạm Thị Hồng Quyên đồng hành, giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện tốt để tơi có hội thực khóa luận; Tôi xin gửi lời cảm ơn tới UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội, tạo điều kiện cho tơi có hội tìm hiểu, tiếp cận với nguồn tài liệu hữu ích cơng tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ từ phục vụ q trình làm khóa luận Sinh viên làm khóa luận Hà Thị Tuyết Dung DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ NĐ Nghị định UBND Ủy ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Kết cấu đề tài CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận quản trị rủi ro công tác văn thƣ, lƣu trữ 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Đối tượng quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ 1.1.3 Nguyên tắc quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ 11 1.1.4 Vai trị quản trị rủi ro cơng tác văn thư, lưu trữ 13 1.1.5 Nội dung quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ 15 1.2 Cơ sở pháp lý quản trị rủi ro công tác văn thƣ, lƣu trữ 17 1.2.1 Về quản lý văn bản, lập hồ sơ 18 1.2.2 Về quản lý sử dụng dấu 18 1.2.3 Đảm bảo an toàn văn điện tử 19 1.2.4 Đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ 21 1.2.5 Bảo vệ bí mật thơng tin tài liệu lưu trữ 21 1.2.6 Đảm bảo sở vật chất 22 1.2.7 Đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ 22 TIỂU KẾT 23 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 24 2.1 Giới thiệu khái quát UBND quận Tây Hồ 24 2.1.1 Lịch sử hình thành UBND Quận Tây Hồ 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 25 2.2 Tình hình quản trị rủi ro công tác văn thƣ, lƣu trữ UBND quận Tây Hồ 27 2.2.1 Nhân lực thực quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ 27 2.2.2 Nhận diện dự báo nguy rủi ro công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ 28 2.2.3 Phịng ngừa rủi ro cơng tác văn thư, lưu trữ 44 2.2.4 Đánh giá mức độ thiệt hại rủi ro công tác văn thư, lưu trữ 49 2.2.5 Xử lý rủi ro công tác văn thư, lưu trữ 50 TIỂU KẾT 54 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ 55 QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 55 3.1 Ƣu điểm, hạn chế quản trị rủi ro công tác văn thƣ, lƣu trữ55 3.1.1 Ưu điểm 55 3.1.2 Hạn chế 56 3.2 Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản trị rủi ro công tác văn thƣ, lƣu trữ UBND quận Tây Hồ 56 3.2.1 Nhóm giải pháp chuyên môn nhằm thực quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ 56 3.2.2 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt động quản trị rủi ro văn thư, lưu trữ 60 TIỂU KẾT 62 KẾT LUẬN 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 PHỤ LỤC 65 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong lĩnh vực, ngành nghề ẩn chứa rủi ro tiềm ẩn để tránh hậu xấu xảy cần đơn vị, cá nhân xây dựng phương án dự phịng, phương án đối phó có biện pháp để phịng ngừa, ngăn chặn có rủi ro Nhưng để quản trị rủi ro cách có hệ thống hiệu quả, khoa học có lẽ quan, tổ chức hay cá nhân làm Nhiều quan, tổ chức trình hoạt động nhận định số rủi ro xây dựng phương án ngăn ngừa, giảm thiểu tổn thất mang lại rủi ro xảy Tuy nhiên, quan, tổ chức dừng lại việc xây dựng phương án cách tự phát, chưa có hệ thống, chưa xây dựng quy trình, quy định nghiêm ngặt hay chế tài để xảy rủi ro gây hiệu nghiêm trọng Đặc biệt, công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức quan tâm trọng tiềm ẩn nhiều nguy rủi ro, chí nguy rủi ro gây thiệt hại tổn thất lớn quan Vì sản phẩm cơng tác văn thư, lưu trữ gốc, hình thành q trình hoạt động quan, có vai trị giữ gìn thơng tin mật quan phục vụ công tác khai thác, sử dụng tài liệu cần thiết nên xảy rủi ro thường lớn nhiều khơng có bù đắp Nếu làm tốt quản trị rủi ro cơng tác văn thư, lưu trữ góp phần hình thành tư quản trị đại nhà quản lý nâng cao vai trò, trách nhiệm phận phụ trách công tác văn thư, lưu trữ quan; giúp cho hệ thống văn quy định công tác văn thư, lưu trữ quan ban hành đầy đủ, kịp thời đảm bảo tính cập nhật Khơng thế, việc quản trị rủi ro giúp cán làm công tác chủ động lập kế hoạch văn thư, lưu trữ giúp cho việc dự trù kinh phí quan hợp lý chủ động; giúp tăng cường hiệu thống kê, tổng kết tình hình thực công tác văn thư, lưu trữ Quản trị rủi ro công tác văn thư – lưu trữ góp phần hình thành ý thức đắn, kỹ chuyên nghiệp thái độ trân trọng hoạt động nghiệp vụ cán làm văn thư – lưu trữ; giúp cho nguyên tắc yêu cầu nghiệp vụ thực nghiêm túc, đầy đủ; đảm bảo cho nghiệp vụ thực quy trình hạn chế sai sót q trình thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Hơn nữa, Trụ sở UBND quận Tây Hồ trình tu bổ, cải tạo nên hầu hết đơn vị, phòng ban chuyển Trụ sở Tạm Trung tâm Văn hóa Thơng tin Thể thao Vì vậy, nguy xảy rủi ro cao, đặc biệt nguy văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ, sở vật chất người làm công tác văn thư, lưu trữ Từ lí trên, tơi định lựa chọn khóa luận “Quản trị rủi ro cơng tác Văn thư, Lưu trữ UBND quận Tây Hồ” để minh chứng cho giá trị quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ mang lại tìm kiếm giải pháp hiệu nhằm ngăn ngừa, hạn chế, khắc phục rủi ro công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước nói chung UBND quận Tây Hồ nói riêng Tổng quan tình hình nghiên cứu - Tình hình nghiên cứu nước: Công tác văn thư – lưu trữ quan hành nhà nước nghiên cứu nhiều, việc áp dụng biện pháp nhằm khắc phục rủi ro xảy làm hư hại, mát tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả, việc áp dụng chúng thực tiễn quan hành nhà nước cịn hạn chế Các nhà nghiên cứu Việt Nam nhận thấy cần phải tiến hành cơng trình nghiên cứu lĩnh vực Tuy nhiên, nghiên cứu chưa diễn cách toàn diện đồng Thực tế Việt Nam, cơng trình nghiên cứu nước có 01 luận án Tiến sĩ Trần Thanh Tùng: “Quản trị rủi ro Lưu trữ (qua thực tế Việt Nam)” chủ yếu báo khoa học, tham luận khoa học giới thiệu số quy định công tác lưu trữ quản trị rủi ro công tác lưu trữ đăng Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, giới thiệu số kỷ yếu Hội thảo khoa học Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước số sở đào tạo chuyên ngành Lưu trữ tổ chức Quản trị rủi ro nghiên cứu công tác lưu trữ, đề tài nghiên cứu cơng tác văn thư, hoạt động quản trị rủi ro cơng tác văn thư cịn chưa nghiên cứu Nhìn chung, cơng trình nghiên cứu quản trị rủi ro công tác văn thư – lưu trữ quan nhà nước Việt Nam cịn bỏ ngỏ Tuy nhiên, cơng trình nghiên cứu, viết đăng Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, kỷ yếu hội thảo khoa học cung cấp thêm sở lý luận, thực tiễn để tơi tham khảo q trình chúng tơi thực đề tài - Tình hình nghiên cứu giới: Từ thập niên 60 kỷ XX, học giả Liên Xô người cơng bố nghiên cứu có liên quan đến tác nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ Đến năm 90 kỷ XX, học giả phương tây như: Đức, Anh, Ba Lan… đề cập trực tiếp đầy đủ nghiên cứu nhận diện nguy rủi ro tài liệu lưu trữ đề xuất biện pháp để hạn chế nguy Từ năm 2000 đến nay, nhà lưu trữ học Trung Quốc quan tâm đến vấn đề nghiên cứu rủi ro lưu trữ Hướng nghiên cứu nhà lưu trữ học xoay quanh vấn đề: nghiên cứu hệ thống an toàn, cảnh báo nguy rủi ro xay biện pháp nhằm khắc phục rủi ro xảy tài liệu lưu trữ Từ thành tựu giúp học tập kế thừa kinh nghiệm trình thực đề tài Mục tiêu nghiên cứu Khóa luận mục tiêu tơi muốn hướng tới sau: tìm hiểu thực tiễn quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ, để đánh giá thực trạng đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục đích trên, đề tài đặt nhiệm vụ nghiên cứu sau: + Khảo sát tình hình thực tế vấn đề quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ + Chỉ ưu điểm mặt hạn chế phương pháp quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ Đối tƣợng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tƣợng nghiên cứu Quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ 5.2 Phạm vi nghiên cứu + Về thời gian: từ năm 2005 đến năm 2021 + Về không gian: phòng Văn Thư – Lưu trữ UBND quận Tây Hồ để khảo sát nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực nhiệm vụ khoa học đề tài đặt ra, áp dụng phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu kênh thông tin như: nghiên cứu học liệu, giáo trình, mạng internet, sách, báo, đài… - Phương pháp quan sát: quan sát trình thực quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ - Phương pháp vấn: trình thực khảo sát vấn cán phòng văn thư, lưu trữ để biết thuận lợi khó khăn việc quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ - Phương pháp phân tích tổng hợp: sử dụng phương pháp nhằm rõ ưu điểm để phát huy giữ gìn việc quản trị rủi ro, hạn chế nguyên nhân để có biện pháp khắc phục 2.2.5.6 Đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ Lãnh đạo đơn vị cần quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ trọng việc trang bị sở vật chất phù hợp bảo vệ sức khỏe người làm công tác văn thư lưu trữ ánh sáng phòng làm việc, điều hòa… Thực đo độc hại thực tế cho hưởng đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng vật cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Mở lớp bồi dưỡng ngắn hạn dài hạn, cử cán học lớp nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý Cử công chức, viên chức tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý thực nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ điện tử bối cảnh thực quyền điện tử Khi xảy rủi ro cơng tác văn thư, lưu trữ viên chức làm văn thư, lưu trữ đối tượng liên quan chịu trách nhiệm trực tiếp từ rủi ro này, biện pháp trên, viên chức làm công tác UBND quận thường xuyên nghiêm túc rút kinh nghiệm, đồng thời nghiên cứu biện pháp cách làm, ứng dụng công nghệ thông tin giúp giảm thiểu rủi ro xảy TIỂU KẾT Trong chương 2, giới thiệu sơ lược UBND quận Tây Hồ quy trình quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ Đã khảo sát, nêu thực trạng quy trình quản trị rủi ro công tác văn thư công tác lưu trữ UBND quận Tây Hồ Từ đưa giải pháp số đề xuất cho lãnh đạo giúp nâng cao cao hiệu quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ 54 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 3.1 Ƣu điểm, hạn chế quản trị rủi ro công tác văn thƣ, lƣu trữ 3.1.1 Ưu điểm Quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ cung cấp cách nhìn tồn diện, qn rủi ro tạo giá trị thơng qua việc góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Công tác quản trị rủi ro quan nhà nước Việt Nam nói chung UBND quận Tây Hồ nói riêng nhận thức triển khai mức độ khác phịng, ban chun mơn UBND phường Lãnh đạo cán bộ, công chức, viên chức UBND quận Tây Hồ có nhận thức thực đầy đủ quy trình quản trị rủi ro, vai trị quản trị rủi ro trình hoạt động phát triển quan Việc tổ chức công tác quản trị rủi ro UBND quận Tây Hồ nhìn chung thực cách rời rạc phận, phòng ban quan, chưa có đầy đủ khung quản trị rủi ro, phận chuyên trách quản trị rủi ro Tuy nhiên, điều đáng mừng nhận thức thay đổi, UBND quận Tây Hồ bắt đầu triển khai dần công tác quản trị rủi ro thông qua việc sử dụng dịch vụ đơn vị tư vấn chuyên nghiệp với bước đầu thực rà soát đánh giá trạng khoảng cách công tác quản trị rủi ro với thơng lệ chuẩn mực Hoạt động quản trị rủi ro giao cho phận kỹ thuật hai cán nam đảm nhiệm quản lý quản lý cách riêng lẻ đơn vị, phịng ban chun mơn UBND quận UBND quận Tây Hồ xác định xếp thứ tự ưu tiên việc quản lý, xử lý rủi ro giúp tối ưu hóa nguồn lực quan, tối ưu hóa mối quan hệ rủi ro, giám sát hiệu hoạt động quan thơng qua số rủi ro chính… Kho Lưu trữ UBND quận ln bảo vệ an tồn, trường hợp 55 vào kho Lưu trữ phải đồng ý cấp Lãnh đạo có thẩm quyền phải đăng ký vào sổ vào kho, từ giảm thiểu nguy rủi ro xảy tài liệu lưu trữ 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh kết đạt được, hoạt động quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ điểm bất cập: Thứ nhất, cấu tổ chức, chức nhiệm vụ liên quan đến công tác quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ, công tác tra kiểm sốt cơng bố thơng tin quan chưa thực hợp lý dẫn đến chồng chéo, không phân định rõ ràng trách nhiệm Chẳng hạn, chưa có phân tách chức rõ ràng lãnh đạo quan phận hoạt động quản trị rủi ro quan Tại UBND quận, cán Bộ phận tiếp công dân làm nhiệm vụ tiếp xúc với nhân dân làm việc theo dõi quy chế quan tiếp nhận ý kiến công dân Điều làm tính khách quan, dễ dẫn đến móc ngoặc Thứ hai, lực trình độ cán chưa đáp ứng yêu cầu công nghệ đại Đây thực tế chung không UBND quận Tây Hồ mà tồn ngành cơng tác văn thư, lưu trữ Hầu kinh nghiệm, kiến thức quản trị rủi ro nói chung, quản trị rủi ro văn thư, lưu trữ nói riêng cịn lạ 3.2 Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản trị rủi ro công tác văn thƣ, lƣu trữ UBND quận Tây Hồ 3.2.1 Nhóm giải pháp chun mơn nhằm thực quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ 3.2.1.1 Triển khai thực biện pháp xây dựng ý thức rủi ro Để nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng hoạt động quản trị rủi ro công tác văn thư, lữu trữ cần tăng cường trách nhiệm lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, lãnh đạo phịng, ban chun mơn, Chánh Văn phịng Phó chánh Văn phịng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ công tác đơn vị Từ lãnh đạo UBND quận đến lãnh đạo 56 phòng, ban phải chấp hành quy định công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước, Ngành Chú trọng công tác quán triệt để phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư, lưu trữ văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ UBND quận 3.2.1.2 Triển khai thực biện pháp đánh giá nguy nhận diện rủi ro UBND quận Tây Hồ cần đẩy nhanh việc xây dựng, lên phương án, kế hoạch tổ chức triển khai quy trình đánh giá nguy quản trị rủi ro để thiết lập đảm bảo an tồn cho cơng tác văn thư, lưu trữ Về bản, hoạt động đánh giá quản lý rủi ro bao gồm bốn bước: nhận diện rủi ro; đánh giá rủi ro; xử lý rủi ro; chấp nhận rủi ro hai trình cần thực song song: truyền thơng tư vấn rủi ro, giám sát xem xét rủi ro Cụ thể sau: - Nhận diện rủi ro: UBND quận cần đưa thông tin tổng quan, mục tiêu, quy mô, phạm vi yếu tố cần bảo vệ - Bước đánh giá rủi ro: UBND quận cần thực phân tích rủi ro ước lượng rủi ro - Bước xử lý rủi ro: cần xác định phương án xử lý rủi ro, bao gồm biện pháp quản lý kỹ thuật để xử lý, giảm thiểu mối đe dọa xảy tài liệu, dẫn tới hậu cho quan, tổ chức - Bước xác định mức chấp nhận rủi ro: cần xác định mức chấp nhận rủi ro rủi ro lại sau xử lý Bởi hệ thống tồn rủi ro khơng có phương án xử lý triệt giảm thiểu - Q trình truyền thơng tư vấn rủi ro: q trình UBND quận cần trao đổi, tham vấn ý kiến bên liên quan để có thơng tin đầu vào thực bước trước đó; thực tuyên truyền, phổ biến nguy cơ, rủi ro xảy 57 - Quá trình giám sát xem xét rủi ro: trình cần giám sát đánh giá tuân thủ, tính hiệu việc thực việc đánh giá xử lý rủi ro 3.2.1.3 Triển khai thực biện pháp phòng ngừa rủi ro Điều kiện tự nhiên nguyên nhân gây hư hại công tác văn thư, lưu trữ Biến đổi khí hậu gây tượng thời tiết cực đoan làm cho điều kiện tự nhiên trở nên khốc liệt, ảnh hưởng mạnh mẽ đến cơng tác đảm bảo an tồn cho đối tượng công tác văn thư, lưu trữ như: văn bản, tài liệu, dấu, phần mềm quản lý văn điện tử, tài liệu lưu trữ sở vật chất Nó làm cho đơi tượng bị hư hỏng, gặp phải hư hại mới, nặng nề Điều làm cho phận văn thư, lưu trữ cần có biện pháp xử lý kỹ thuật khắc phục hư hại Việc bảo quản an toàn công tác văn thư, lưu trữ cần tổ chức thực nghiên cứu yếu tố gây hư hại biện pháp để khắc phục phòng chống rủi ro Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu ảnh hưởng thay đổi điều kiện tự nhiên Đặc biệt, cần nghiên cứu chuyên sâu biện pháp xử lý kỹ thuật mới, có hiệu cao việc bảo quản tài liệu lưu trữ Trước hết toàn tài liệu phải đưa vào hộp bao gói cẩn thận thường xuyên vệ sinh hộp, giá, tủ, sàn kho tránh bụi, ẩm mốc, côn trùng, gặm nhấm, ánh sáng làm hư hại tình trạng vật lý tài liệu Những tài liệu bị hư hỏng cần phải xử lý kỹ thuật bảo quản Hiện nay, điều kiện tự nhiên ngày trở nên khốc liệt, ảnh hưởng đến tài liệu ngày trở nên mạnh mẽ phức tạp Do cần nghiên cứu áp dụng biện pháp xử lý kỹ thuật mới, hiệu phù hợp với thực tiễn UBND quận để hạn chế hư hại cho tài liệu Khuyến khích thực đề tài nghiên cứu khoa học biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu 58 3.2.1.4 Triển khai thực biện pháp kiểm soát ứng phó rủi ro Cháy nổ xảy lúc lường trước Do đó, xây dựng sẵn phương án ứng phó với tình cháy nổ xảy gặp phải bình tĩnh xử lý cách hiệu Ví dụ: phát có cháy, người phát bình tĩnh ứng phó theo phương án xây dựng Người phát nhận định đám cháy lớn hay nhỏ để ứng phó cho hiệu quả, đám cháy tự chữa cháy hay nằm khả chữa cháy cần đưa hành động kịp thời Bộ phận văn thư - lưu trữ UBND quận Tây Hồ cần xây dựng phương án chữa cháy cứu nạn, cứu hộ cố cháy, nổ xảy khu vực phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời xây dựng, bổ sung hoàn thiện nội quy phòng cháy chữa cháy kho lưu trữ Tăng cường nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật việc bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; không ngừng nâng cao mức độ khoa học hóa, quy phạm hóa cơng tác bảo đảm an tồn phịng tránh rủi ro cháy tài liệu lưu trữ Bên cạnh cần tích cực tăng cường nghiên cứu phương pháp kỹ thuật nhằm phòng tránh giảm nhẹ rủi ro tài liệu lưu trữ xảy cháy nổ Việc kiểm tra tồn diện cơng tác lưu trữ giúp phát hạn chế, bất cập liên quan đến tài liệu lưu trữ góp phần bảo vệ an tồn tài liệu lưu trữ, đảm bảo an tồn cơng tác phịng cháy chữa cháy Thơng qua việc kiểm tra trang thiết bị phòng cháy chữa cháy biết tình trạng trang thiết bị kịp thời bổ sung, sửa chữa, thay thiếu bị hư hỏng 59 3.2.2 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt động quản trị rủi ro văn thư, lưu trữ 3.2.2.1 Xây dựng, ban hành văn quản lý quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ Để hoạt động quản trị rủi ro văn thư, lưu trữ hiệu quả, việc cần phải có quy định, quy chế hoạt động quản trị rủi ro văn thư, lưu trữ Nhà nước cần xây dựng, ban hành quy định chi tiết hoạt động quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ thành phố Hà Nội có trách nhiệm quản lý hoạt động quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ tham mưu cho UBND thành phố cần đẩy mạnh việc xây dựng, ban hành văn quy định, hướng dẫn chi tiết hoạt động quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Trên sở văn quy định, hướng dẫn chi tiết cấp trên, UBND quận Tây Hồ cần xây dựng, ban hành văn hướng dẫn chi tiết hoạt động phù hợp với quan Có văn đó, giúp cho hoạt động quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ thống nhất, thực nghiêm túc, quy trình Tạo điều kiện tránh khỏi rủi ro khơng đáng có cơng tác văn thư, lưu trữ Ngoài ra, cần ban hành chế tài xử phạt hay quy chế khen thưởng để thực hoạt động cách nghiêm túc, quy trình Điều tạo động lực cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ thực tốt cơng việc giao Cũng tránh việc thờ ơ, không nghiêm túc việc xử lý cơng việc 3.2.2.2 Hồn thiện sở hạ tầng, trang thiết bị Kho lưu trữ nơi bảo quản tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ cần đươc bảo quản an toàn kho lưu trữ Do vậy, việc xây dựng, cải tạo kho kho lưu trữ cần thiết, nhiệm vụ hàng đầu việc bảo quản tài liệu 60 Kho lưu trữ chuyên dụng cần đảm bảo yêu cầu theo Thông tư 09/2007/TT – BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho chuyên dụng Ngoài ra, hàng năm cán đảm nhiệm kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ cần kiểm tra toàn kho lưu trữ để phát kịp thời hư hại để có biện pháp phịng, chống, sửa chữa kịp thời Nhất yếu tố tự nhiên có gia tăng mạnh mẽ (do biến đổi khí hậu) ảnh hưởng đến cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ kho lưu trữ UBND quận Các yếu tố tự nhiên gây tàn phá nặng nề sở vật chất hạ tầng, Lãnh đạo UBND quận cần có quan tâm, đầu tư kinh phí để cải tạo, tu bổ kho lưu trữ trước tình trạng xuống cấp Kho lưu trữ quan cần kiên cố, trang thiết bị cần thiết để đảm bảo không gian, môi trường tốt cho tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có giá trị Bảo quản tài liệu lưu trữ thiếu thiết bị hỗ trợ bảo quản tài liệu lưu trữ UBND quận cần quan tâm, đầu tư kinh phí hàng năm cho lưu trữ để phục vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trong đó, việc mua sắm, lắp đặt trang thiết bị hỗ trợ bảo quản tài liệu lưu trữ cần kinh phí đảm bảo an tồn tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ cần trang bị đầy đủ thiết bị như: thiết bị phòng cháy, báo cháy, máy điều hồ, thiết bị thơng gió, máy hút ẩm, thiết bị đo độ ẩm nhiệt độ… Trước lắp đặt, sử dụng trang thiết bị, cần trọng đến an toàn nguồn điện Hệ thống điện kho phải tuyệt đối an toàn, trang thiết bị chủ yếu sử dụng nguồn điện Những trang thiết bị hỗ trợ đảm bảo điều kiện môi trường tốt để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định Từ đó, hạn chế tối đa ảnh hưởng xấu từ điều kiện tự nhiên 3.2.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực Nhân lực yếu tố quan trọng, định đến hiệu công việc Trong công tác văn thư, lưu trữ cần cán bộ, nhân viên có trình chun môn nghiệp vụ, kinh nghiệm Tại UBND quận Tây Hồ, nguồn nhân lực thực công tác đa số cán có kinh nghiệm, chun 61 mơn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, cần trẻ hoá bổ sung thêm nhân thực công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt nhân làm cơng tác lưu trữ Bên cạnh đó, hàng năm UBND quận Tây Hồ cần tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao lực cho cán cử cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Từ đó, giúp nâng cao hiệu công việc, công tác văn thư, lưu trữ quan vào nề nếp khoa học, cán bộ, cơng chức chủ động, hồn thành cơng việc Tổ chức thi, tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ Khuyến khích cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ thực nghiên cứu khoa học lĩnh vực nhằm nâng cao trình độ, tìm hiểu đưa lý luận, phương pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, điều kiện tự nhiên ngày ảnh hướng đến công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Do đó, đội ngũ cán nhân viên luôn sẵn sàng, chủ động việc phòng chống tác hại điều kiện tự nhiên đến công tác văn thư, lưu trữ Đội ngũ nhân làm công tác văn thư, lưu trữ cần trau dồi, sáng tạo, nâng cao kỹ thực nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu ngày phức tạp công tác TIỂU KẾT Tại chương 3, đưa số nhận xét ưu điểm cần phát huy thời gian tiếp theo, hạn chế tồn gặp phải cần giải nhanh chóng kịp thời hoạt động quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ Đưa số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ Trong cần trọng giải pháp hoàn thiện hệ thống văn quy định cho việc quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ nhận thức người 62 KẾT LUẬN Cơng tác văn thư, lưu trữ có chức bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc phần vào cơng tác có làm tốt hay khơng Thực tốt công tác văn thư, lưu trữ tạo động lực thúc đẩy phát triển quan, tổ chức tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quan, tổ chức Ngược lại, công tác văn thư, lưu trữ thực không tốt dẫn đến nhiều khó khăn hiệu đạt khơng mong muốn Vì vậy, việc nhận diện trước nguy rủi ro công tác văn thư, lưu trữ vơ quan trọng, từ ta đưa đề xuất, biện pháp phòng ngừa rủi ro Nếu xảy rủi ro, mức độ rủi ro nhẹ xử lý rủi ro dễ dàng hơn, hạn chế thiệt hại, tổn thất, hậu để lại thấp hơn, giảm bớt gánh nặng tổn thất khơng đáng có Thơng qua việc phân tích thực trạng hoạt động UBND quận Tây Hồ, nhận thấy việc thực hoạt động quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ đạt kết cao, nhiên số hạn chế tồn tại: quy định, sách quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ chưa đồng bộ; chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức hoạt động quản trị rủi ro chồng chéo, không phân định rõ trách nhiệm; việc tra, kiểm tra chưa chặt chẽ… Qua đó, tơi thấy hoạt động quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ hoạt động cần thiết, quan trọng phức tạp Từ lãnh đạo đến cán bộ, cơng chức, viên chức phải nhận thức vai trị công tác văn thư, lưu trữ để xây dựng, ban hành văn đạo hoạt động quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ Từ đó, đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư; Hà Thị Tuyết Dung (2021), Quản lý văn điện tử UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội, Đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình Lý luận phương pháp công tác lưu trữ, Nxb Lao động 2016; Học viện Tài (2020), Giáo trình Quản trị rủi ro, Nxb Tài 2020; Trường Đại học Kinh tế quốc dân (2018), Giáo trình Quản trị học, Nxb Giao thông vận tải 2018; Trần Thanh Tùng (2018), Luận án tiến sĩ: “Quản trị rủi ro lưu trữ (Qua thực tế Việt Nam)”, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn; Quốc hội (2011), Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội Luật Lưu trữ; Vương Đình Quyền (2011); Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư; Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội 64 PHỤ LỤC Hình 1: Trụ sở Tạm UBND quận Tây Hồ 65 Hình 2: Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 66 Hình 3: Phòng Văn thư Trụ sở Tạm UBND quận Tây Hồ 67 Hình 4: Kho Lưu trữ UBND quận Tây Hồ 68 ... thư, lưu trữ 1.1.3 Nguyên tắc quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ 11 1.1.4 Vai trò quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ 13 1.1.5 Nội dung quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ ... lý quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản trị rủi ro công tác. .. hình thực tế vấn đề quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ + Chỉ ưu điểm mặt hạn chế phương pháp quản trị rủi ro công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ Đối tƣợng nghiên