8. Kết cấu đề tài
3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro
3.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt động
động quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ
3.2.2.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
Để hoạt động quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ được hiệu quả, việc đầu tiên cần phải có những quy định, quy chế về hoạt động quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ. Nhà nước cần xây dựng, ban hành những quy định chi tiết về hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Sở Nội vụ thành phố Hà Nội có trách nhiệm quản lý về hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tham mưu cho UBND thành phố cần đẩy mạnh việc xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết về hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình. Trên cơ sở các văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết của cấp trên, UBND quận Tây Hồ cần xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết về hoạt động này phù hợp với cơ quan mình. Có những văn bản đó, giúp cho hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ được thống nhất, thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình. Tạo điều kiện tránh khỏi những rủi ro khơng đáng có trong cơng tác văn thư, lưu trữ.
Ngoài ra, cần ban hành những chế tài xử phạt hay quy chế khen thưởng để thực hiện hoạt động này một cách nghiêm túc, đúng quy trình. Điều này sẽ tạo động lực cho các cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thực hiện tốt hơn cơng việc mình được giao. Cũng như tránh được việc thờ ơ, không nghiêm túc trong việc xử lý công việc.
3.2.2.2. Hoàn thiện cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
Kho lưu trữ là nơi bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Tài liệu lưu trữ cần đươc bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. Do vậy, việc xây dựng, cải tạo kho kho lưu trữ là rất cần thiết, đây là nhiệm vụ hàng đầu trong việc bảo quản tài liệu.
Kho lưu trữ chuyên dụng cần đảm bảo các yêu cầu theo Thông tư 09/2007/TT – BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho chuyên dụng. Ngoài ra, hàng năm cán bộ đảm nhiệm về kho lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ cần kiểm tra toàn bộ kho lưu trữ để phát hiện kịp thời những hư hại để có biện pháp phịng, chống, và sửa chữa kịp thời. Nhất là hiện nay các yếu tố tự nhiên có sự gia tăng mạnh mẽ (do biến đổi khí hậu) ảnh hưởng đến cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ UBND quận.
Các yếu tố tự nhiên gây ra những tàn phá nặng nề về cơ sở vật chất hạ tầng, do đó Lãnh đạo UBND quận cần có sự quan tâm, đầu tư kinh phí để cải tạo, tu bổ kho lưu trữ trước tình trạng xuống cấp như bây giờ. Kho lưu trữ cơ quan cần kiên cố, trang thiết bị cần thiết để đảm bảo không gian, môi trường tốt nhất cho tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có giá trị.
Bảo quản tài liệu lưu trữ khơng thể thiếu những thiết bị hỗ trợ bảo quản tài liệu lưu trữ. UBND quận cần quan tâm, đầu tư kinh phí hàng năm cho lưu trữ để phục vụ cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Trong đó, việc mua sắm, lắp đặt trang thiết bị hỗ trợ bảo quản tài liệu lưu trữ rất cần kinh phí những đảm bảo được an toàn tài liệu lưu trữ. Kho lưu trữ cần trang bị đầy đủ những thiết bị như: thiết bị phịng cháy, báo cháy, máy điều hồ, thiết bị thơng gió, máy hút ẩm, thiết bị đo độ ẩm và nhiệt độ… Trước khi lắp đặt, sử dụng các trang thiết bị, cần chú trọng đến an toàn nguồn điện. Hệ thống điện trong kho phải tuyệt đối an toàn, do các trang thiết bị chủ yếu sử dụng nguồn điện. Những trang thiết bị hỗ trợ trên sẽ đảm bảo điều kiện môi trường tốt nhất để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định. Từ đó, hạn chế tối đa những ảnh hưởng xấu từ điều kiện tự nhiên.
3.2.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực
Nhân lực là yếu tố quan trọng, quyết định đến hiệu quả công việc. Trong công tác văn thư, lưu trữ rất cần những cán bộ, nhân viên có trình đơ chun mơn nghiệp vụ, kinh nghiệm. Tại UBND quận Tây Hồ, nguồn nhân lực thực hiện công tác này đa số là những cán bộ có kinh nghiệm, chun
mơn nghiệp vụ cả về văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, cần trẻ hố và bổ sung thêm nhân sự thực hiện cơng tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là nhân sự làm cơng tác lưu trữ.
Bên cạnh đó, hàng năm UBND quận Tây Hồ cần tổ chức những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao năng lực cho các cán bộ hoặc cử cán bộ đi học tại các lớp bồi dưỡng về các nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả công việc, công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan sẽ đi vào nề nếp và khoa học, cán bộ, công chức chủ động, hồn thành cơng việc.
Tổ chức các cuộc thi, tìm hiểu về cơng tác văn thư, lưu trữ. Khuyến khích các cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ thực hiện nghiên cứu khoa học về lĩnh vực của mình nhằm nâng cao trình độ, tìm hiểu và đưa ra những lý luận, phương pháp mới nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ.
Hiện nay, điều kiện tự nhiên ngày càng ảnh hướng đến công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt là công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Do đó, đội ngũ cán bộ nhân viên ln ln sẵn sàng, chủ động trong việc phòng chống những tác hại của điều kiện tự nhiên đến công tác văn thư, lưu trữ. Đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ cần trau dồi, sáng tạo, nâng cao kỹ năng thực hiện các nghiệp vụ của mình để đáp ứng được yêu cầu ngày càng phức tạp của công tác này.
TIỂU KẾT
Tại chương 3, tôi đã đưa ra một số nhận xét về ưu điểm cần phát huy trong thời gian tiếp theo, hạn chế và tồn tại đang còn gặp phải cần giải quyết nhanh chóng và kịp thời của hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. Trong đó cần chú trọng giải pháp về hoàn thiện hệ thống văn bản quy định cho việc quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ và nhận thức của con người.
KẾT LUẬN
Công tác văn thư, lưu trữ có chức năng bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc một phần vào cơng tác này có được làm tốt hay khơng. Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ tạo động lực thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, tổ chức và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngược lại, công tác văn thư, lưu trữ thực hiện không tốt sẽ dẫn đến nhiều khó khăn và hiệu quả đạt được khơng như mong muốn. Vì vậy, việc nhận diện trước nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ vơ cùng quan trọng, từ đó ta có thể đưa ra các đề xuất, biện pháp phòng ngừa rủi ro. Nếu xảy ra rủi ro, mức độ rủi ro sẽ nhẹ hơn và xử lý rủi ro cũng dễ dàng hơn, hạn chế được những thiệt hại, tổn thất, hậu quả để lại cũng thấp hơn, giảm bớt những gánh nặng và tổn thất khơng đáng có.
Thơng qua việc phân tích thực trạng hoạt động tại UBND quận Tây Hồ, tôi nhận thấy rằng việc thực hiện hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ đã đạt được những kết quả cao, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế đang còn tồn tại: các quy định, chính sách về quản trị rủi ro trong cơng tác văn thư, lưu trữ chưa đồng bộ; chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức về hoạt động quản trị rủi ro đang cịn chồng chéo, khơng phân định rõ trách nhiệm; việc thanh tra, kiểm tra chưa chặt chẽ…
Qua đó, tơi thấy hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động cần thiết, quan trọng và rất phức tạp. Từ lãnh đạo đến các cán bộ, công chức, viên chức phải nhận thức được vai trị của cơng tác văn thư, lưu trữ để xây dựng, ban hành những văn bản chỉ đạo về hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
2. Hà Thị Tuyết Dung (2021), Quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội, Đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
3. Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình Lý luận và phương pháp cơng tác lưu trữ, Nxb Lao động 2016;
4. Học viện Tài chính (2020), Giáo trình Quản trị rủi ro, Nxb Tài
chính 2020;
5. Trường Đại học Kinh tế quốc dân (2018), Giáo trình Quản trị học, Nxb Giao thơng vận tải 2018;
6. Trần Thanh Tùng (2018), Luận án tiến sĩ: “Quản trị rủi ro trong lưu trữ (Qua thực tế ở Việt Nam)”, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn;
7. Quốc hội (2011), Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về Luật Lưu trữ;
8. Vương Đình Quyền (2011); Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư; Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.
PHỤ LỤC