8. Kết cấu đề tài
2.2. Tình hình quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tạ
2.2.3. Phịng ngừa rủi ro trong cơng tác văn thư, lưu trữ
2.2.3.1. Phòng ngừa rủi ro đối với văn bản, hồ sơ
Để phịng ngừa các tình huống rủi ro xảy ra trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, UBND quận Tây Hồ cần tăng cường cập nhật các văn bản quy định, hướng dẫn mới của Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ như Nghị định 30/2020/NĐ – CP về Công tác văn thư…
đăng tải những văn bản này trên trang thông tin nội bộ của UBND quận để các công chức, viên chức nắm được quy định mới sửa đổi và thực hiện theo đúng quy định, điều này sẽ hạn chế được rủi ro xảy ra trong quá trình soạn thảo văn bản.
Để hạn chế việc ký nhầm, ký sai chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, Chánh Văn phịng cần đơn đốc, nhắc nhở cán bộ, công chức tại các đơn vị, phòng ban nhớ rõ chức năng, quyền hạn và lĩnh vực được ký ban hành văn bản của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận, phịng tránh việc trình ký nhầm. Hơn nữa, cần đơn đốc, nhắc nhở Trưởng đơn vị giám sát chặt chẽ các văn bản do đơn vị mình soạn thảo và trình ký.
Tình trạng cấp trùng số, chèn số ban hành văn bản xảy ra khá phổ biến tại UBND quận Tây Hồ gây ra việc thiếu số, khuyết số, trùng số, văn bản không được đánh liên tục. Để hạn chế tình trạng này, Chánh Văn phịng cần giao việc thực hiện cấp số ban hành văn bản cho 01 cán bộ đảm nhiệm làm xuyên suốt, bởi họ sẽ hiểu rõ và biết quy trình cơng việc đang làm. Tránh được tình trạng nhiều cán bộ cùng thực hiện việc cấp số sẽ chồng chéo lên nhau và khơng đảm bảo tính thống nhất.
Việc sử dụng máy photocopy cũ, hết khấu hao gây tình trạng làm rách, nát, nhàu tài liệu khi photocopy, cán bộ văn thư, lưu trữ cần đề xuất Lãnh đạo UBND quận tu sửa lại hoặc mua mới thay thế máy photocopy tùy thuộc vào hiện trạng của từng máy và nguồn kinh phí của đơn vị được cấp ở hạng mục này. Cán bộ văn thư, lưu trữ cần chú ý hơn trong việc nhân bản tài liệu, tránh tình trạng thiếu trang, ngược trang, mờ chữ hoặc lệch lề.
Để hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện đăng ký văn bản đến, cán bộ văn thư, lưu trữ cần kiểm tra kỹ tất cả văn bản đến, hạn chế việc bỏ sót văn bản chưa đăng ký kịp thời. Sau khi in phiếu xử lý văn bản cần kiểm tra lại xem những trường thơng tin trong văn bản có đúng với thơng tin trong phiếu xử lý văn bản không để phòng tránh số ký hiệu trong văn bản đến và số ký
hiệu trong phiếu xử lý văn bản không thống nhất với nhau.
Đối với việc quản lý văn bản đi, đến: cần chun mơn hóa viên chức làm cơng tác văn thư, giảm bớt công việc kiêm nhiệm để viên chức làm văn thư có thời gian tập trung vào các nghiệp vụ, cũng tránh được sai sót khi thực hiện việc đăng ký, lưu văn bản đi, đến. Cán bộ văn thư, lưu trữ cần chú ý hơn và luôn kiểm tra việc đăng ký, lưu văn bản đi, đến đã đúng theo quy định chưa, thực hiện đúng tiến độ công việc không. UBND quận cần quan tâm, cử viên chức văn thư đi học tập các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ do Sở Nội vụ, Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước tổ chức.
Tăng cường tuyên truyền để nâng cao ý thức về lập hồ sơ cơng việc, có như vậy mới hình thành ý thức, thói quen về việc lập hồ sơ, tránh tình trạng viên chức khơng thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ làm cho hồ sơ lập ra khơng đầy đủ, khơng phản ánh được q trình giải quyết cơng việc.
2.2.3.2. Phịng ngừa rủi ro đối với hệ thống quản lý văn bản điện tử
Việc sử dụng hệ thống giúp cán bộ văn thư, lưu trữ biết được công việc cần xử lý, các cơng việc đang theo dõi; tìm được nhanh chóng bất cứ thơng tin, tài liệu nào khi cần; chi phí đầu tư thấp, hiệu quả mang lại cao; nâng cao hiệu quả xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động…
Tuy nhiên, để có được hiệu quả cao trong việc sử dụng hệ thống thì UBND quận phải có sự đầu tư mạnh mẽ bộ phận cơng nghệ thơng tin: chi phí mua phần mềm diệt virus; trang bị các máy tính có cấu hình cao, bộ xử lý mạnh…
2.2.3.3. Phịng ngừa rủi ro đối với con dấu
Cần có những quy định về bảo quản thiết bị lưu khóa bí mật, trong đó quy định việc bảo quản, bảo vệ, sử dụng thiết bị.
Cán bộ văn thư, lưu trữ sau khi sử dụng con dấu xong phải kiểm tra kỹ con dấu được đặt ngay ngắn, thoáng mát và cất vào tủ có khóa.
2.2.3.4. Phịng ngừa rủi ro đối với tài liệu lưu trữ
Để giảm giảm nguy cơ rủi ro xuất phát từ yếu tố chủ quan trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, đầu tiên phải xây dựng được ý thức về việc bảo vệ tài liệu, thiết kế quy trình nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu, có cơ chế đảm bảo quy trình thực hiện nghiêm túc trong điều kiện thực tiễn; xây dựng cơ chế giám sát kịp thời, sửa chữa những vấn đề còn tồn tại; đảm bảo an tồn, phịng ngừa những nhân tố bất lợi mang đến những thiệt hại, tổn thất.
Cán bộ văn thư, lưu trữ cần điều chỉnh lại cách sắp xếp và phải sắp xếp khoa học các giá, kệ bảo quản tài liệu lưu trữ. Nếu thiếu giá, kệ cần đề xuất mua thêm để bảo quản hồ sơ, tài liệu tránh tình trạng hồ sơ, tài liệu bị bó gói và chỉ được đặt trên bàn.
Hạn chế tối đa các tác động của yếu tố trong môi trường tự nhiên bằng cách sử dụng viên diệt chuột thay vì sử dụng miếng dính chuột nếu khơng tài liệu có thể sẽ bị rơi vào miếng dính chuột đó; sử dụng rèm che để hạn chế ánh sáng tiếp xúc tài liệu lưu trữ; vệ sinh kho tàng, tài liệu thường xuyên để loại bỏ bụi bẩn.
Trong quá trình vận chuyển tài liệu lưu trữ, cán bộ văn thư, lưu trữ cần đề xuất với Chánh Văn phòng nhờ cán bộ nam cùng vận chuyển tài liệu, hoặc đề xuất mượn xe ô tô để vận chuyển tài liệu với số lượng nhiều, đảm bảo tài liệu lưu trữ được vận chuyển an toàn, hạn chế được những nguy cơ rủi ro do điều kiện tự nhiên tác động.
Các bạn sinh viên thực tập chưa ý thức được và chưa có kinh nghiệm nên khơng biết những tài liệu nào quan trọng và tài liệu nào là bản nháp, vì vậy các cán bộ văn thư, lưu trữ cần giám sát chặt chẽ quá trình thực tập của sinh viên, hạn chế những rủi ro khơng đáng có.
Để giảm nguy cơ rủi ro trong quá trình thực hiện nghiệp vụ chuyên môn, cán bộ văn thư, lưu trữ cần thực hiện nghiệp vụ một cách nghiêm túc, có ý thức trong q trình thực hiện nghiệp vụ. Đối với những hồ sơ không phù hợp với yêu cầu cần tiến hành chỉnh lý lại.
2.2.3.5. Phòng ngừa rủi ro đối với cơ sở vật chất
Cần quan tâm xây dựng quy trình giám sát và bảo dưỡng thường xuyên trụ sở và các trang thiết bị, bởi nó giúp ngăn ngừa và giảm thiểu những rủi ro các lỗi đường điện, chập cháy thiết bị điện… Khi hệ thống thiết bị ổn định hoạt động cũng không được chủ quan, phải ghi chép, thiết lập một quy trình bảo dưỡng định kỳ và lên kế hoạch thực hiện theo lộ trình, thực hiện theo nguyên tắc ưu tiên.
Cần lắp đặt thêm hệ thống máy hút ẩm và quạt thơng gió để kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ được thơng thống, hạn chế ẩm mốc và nhiệt độ trong Kho quá cao.
Cần tuân thủ theo quy định Thông tư 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho Lưu trữ chuyên dụng, cần sắp xếp vị trí giá, kệ bảo quản tài liệu hợp lý.
2.2.3.6. Phòng ngừa rủi ro với người làm công tác văn thư, lưu trữ
Cần có những biện pháp quan tâm đến vấn đề đạo đức công vụ, đây là trách nhiệm, giải pháp quan trọng làm giảm nguy cơ xuất phát từ nguyên nhân chủ quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Với đặc thù công việc thầm lặng, làm việc trong môi trường độc hại, chắc hẳn nhiều viên chức cảm thấy chán nản, vì thế hãy quan tâm hơn nữa đến đời sống vật chất và tinh thần của những viên chức đó để khuyến khích tinh thần làm việc, gắn bó với nghề của mình, với cơ quan.
Lãnh đạo UBND quận cần quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ, chú trọng việc trang bị các cơ sở vật chất phù hợp bảo vệ sức khỏe người làm công tác văn thư, lưu trữ như: ánh sáng phòng làm việc, điều hòa nhiệt độ, bàn ghế làm việc hiện đại, phù hợp, không gian làm việc hiện đại thông thống, có nhiều cây xanh…
Đề xuất với lãnh đạo xem xét, sửa đổi chế độ phụ cấp độc hại, phụ cấp hiện vật cho người làm công tác văn thư, lưu trữ để phù hợp với tính chất cơng việc, với thực tiễn.