8. Kết cấu đề tài
2.2. Tình hình quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tạ
2.2.1. Nhân lực thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu
UBND quận Tây Hồ
2.2.1. Nhân lực thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ trữ tại UBND quận Tây Hồ
Để thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ cần có sự quan tâm và chỉ đạo, giám sát từ Lãnh đạo UBND quận, Chánh Văn phòng và các cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ.
- Lãnh đạo UBND quận:
Họat động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ là một hoạt động mới được thực hiện tại UBND quận Tây Hồ. Lãnh đạo UBND quận đã nhận biết được tầm quan trọng của rủi ro ảnh hưởng đến công tác văn thư, lưu trữ, do vậy hoạt động này được lãnh đạo UBND quận rất quan tâm và ngay từ đầu đã chỉ đạo, thực hiện mạnh mẽ vấn đề này.
- Chánh Văn phòng:
Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành tồn diện hoạt động của Văn phịng, trong đó có hoạt động quản trị rủi ro trong cơng tác văn thư, lưu trữ. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo UBND quận về tồn bộ hoạt động của Văn phịng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Trong hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ, Chánh văn phòng chịu trách nhiệm giám sát, chỉ đạo, điều hành những nhiệm vụ từ lãnh đạo chỉ đạo xuống. Do đó, Chánh văn phịng phải bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ có đủ điều kiện để thực hiện hoạt động này; chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời với lãnh đạo; chỉ đạo cho các phòng, ban liên quan phối hợp thực hiện.
- Cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ:
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ gồm 03 cán bộ văn thư, trong đó có 01 cán bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ, độ tuổi từ 36 đến 47 tuổi, đều tốt nghiệp hệ
đại học chính quy Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn. Theo như khảo sát, mỗi người đều có từ 10 năm kinh nghiệm văn thư trở lên.
UBND quận Tây Hồ là cơ quan nhà nước nên mỗi ngày, mỗi năm đều có rất nhiều văn bản đến và cả văn bản đi nên việc quản lý văn bản không thể phân tán đi mỗi phòng ban tự quản lý được. Do vậy, văn thư cơ quan là nơi quản lý tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan (hình thức tập trung).
Theo khảo sát, cán bộ các phịng ban nói chung, cán bộ văn thư nói riêng mỗi năm lãnh đạo đều tổ chức 1 - 2 lần tập huấn cho các cán bộ trong cơ quan (riêng cán bộ văn thư không những được lãnh đạo cho đi tập huấn do Bộ Nội Vụ tổ chức, do UBND Thành phố tổ chức, mà còn được đi tập huấn tại các tỉnh khác).
Công tác văn thư – lưu trữ bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức độ phức tạp khác nhau nên các cán bộ văn thư đều làm việc trên tinh thần trách nhiệm với cơng việc, với ngành nghề của mình, khơng cho phép việc sai sót.