Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận tây hồ

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ – LƢU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : TH.S NGÔ THỊ KIỀU OANH Sinh viên thực : NGUYỄN LÊ HOA VĂN Mã số sinh viên : 1805LTHB044 Khóa : 2018-2022 Lớp : 1805LTHB HÀ NỘI - 2022 LỜI CẢM ƠN Trong chương trình đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng, việc thực khố luận tốt nghiệp nội dung quan trọng nhằm giúp cho sinh viên có khả tổng hợp kiến thức, rèn luyện kỹ nghiên cứu khoa học sở kết hợp lý luận thực tiễn Được đồng ý nhà trường, tiến hành thực đề tài: “Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND Quận Tây Hồ” làm hướng nghiên cứu Trong thời gian thực đề tài, nhận quan tâm, giúp đỡ nhiều cá nhân, tập thể ngồi trường Trước hết, tơi gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo nhà trường toàn thể thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành chương trình học tập, góp phần nâng cao kiến thức kỹ cần thiết để thực đề tài khố luận Đặc biệt, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh, giảng viên hướng dẫn trực tiếp, tận tình giúp đỡ thời gian tơi thực khố luận Tiếp đến, xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, Lãnh đạo Văn phòng UBND & HĐND quận Tây Hồ, tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức UBND quận Tây Hồ tạo điều kiện thuận lợi trình khảo sát, thu thập thơng tin lời khun, góp ý cho tơi thực đề tài Trong trình thực đề tài này, có chuẩn bị cố gắng khố luận tơi khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận góp ý thầy để khố luận hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Đề tài khoá luận sản phẩm nỗ lực nghiên cứu qua trình thực tập UBND quận Tây Hồ Trong thực hiện, tơi có tham khảo số tài liệu có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng Nếu có vấn đề xảy tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm Sinh viên Nguyễn Lê Hoa Văn DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ BC BÁO CÁO BCA BỘ CÔNG AN BGD&ĐT BỘ GIÁO DỤC&ĐÀO TẠO BNV BỘ NỘI VỤ BTTTT BỘ THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG CCVTLT CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ CP CHÍNH PHỦ CT CHỈ THỊ HD HƯỚNG DẪN 10 HĐND HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN 11 KH KẾ HOẠCH 12 NĐ NGHỊ ĐỊNH 13 QĐ QUYẾT ĐỊNH 14 QH QUỐC HỘI 15 SNV SỞ NỘI VỤ 16 TT THÔNG TƯ 17 TTg THỦ TƯỚNG 18 UBND UỶ BAN NHÂN DÂN 19 VP VĂN PHÒNG 20 VTLT VĂN THƯ LƯU TRỮ DANH MỤC HÌNH, BẢNG BIỂU I Hình Hình 1.1 Sơ đồ hệ thống quan quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 14 Hình 2.1 Tập huấn trực tuyến nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 Sở Nội vụ thành phố Hà Nội tổ chức 52 Hình 2.2 Hội nghị biểu dương kết phong trào thi đua năm 2021 53 II Bảng biểu Bảng 2.1 Nhân làm việc phòng Nội vụ UBND quận Tây Hồ 25 Bảng 2.2 Các trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn cần nhật vào Phần mềm quản lý văn điều hành 42 Bảng 2.3 Các trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến cần nhật vào Phần mềm quản lý văn điều hành 43 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH, BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Kết cấu đề tài CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Quản lý 1.1.2 Quản lý nhà nước 1.1.3 Công tác văn thư 1.1.4 Công tác lưu trữ 1.1.5 Tài liệu lưu trữ 10 1.1.6 Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 10 1.2 Nội dung quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ 11 1.3 Hệ thống quan quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ 12 1.3.1 Trách nhiệm quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 12 1.3.2 Sơ đồ hệ thống quan quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 14 1.4 Cơ sở pháp lý 15 1.4.1 Các văn Luật 15 1.4.2 Các văn Luật 16 TIỂU KẾT 19 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 20 2.1 Giới thiệu khái quát UBND quận Tây Hồ 20 2.1.1 Lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ 20 2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 22 2.2 Giới thiệu Phòng Nội vụ - UBND quận Tây Hồ 23 2.2.1 Vị trí chức 23 2.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 23 2.2.3 Cơ cấu tổ chức 24 2.3 Tình hình quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ UBND quận Tây Hồ 25 2.3.1 Tổ chức quan quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ 26 2.3.2 Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ 27 2.3.3 Quản lý thống nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 31 2.3.4 Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư, lưu trữ 48 2.3.5 Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ 50 2.3.6 Quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ 52 2.3.7 Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ 53 2.3.8 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 55 TIỂU KẾT 56 CHƢƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC 58 VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 58 3.1 Một số đánh giá thực trạng quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ UBND quận Tây Hồ 58 3.1.1 Ưu điểm 58 3.1.2 Hạn chế tồn 60 3.1.3 Nguyên nhân 62 3.2 Một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ UBND quận Tây Hồ 65 3.2.1 Nâng cao nhận thức, vai trò quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 65 3.2.2 Tổ chức nhân quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 66 3.2.3 Công tác đào tạo, bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 67 3.2.4 Đẩy mạnh công tác tra, kiểm tra, đánh giá hệ thống văn quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 69 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 việc quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 73 3.2.6 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 75 TIỂU KẾT 76 KẾT LUẬN 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 DANH MỤC PHỤ LỤC 81 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư, lưu trữ lĩnh vực có ý nghĩa, vai trị quan trọng công tác thường xuyên quan hoạt động quản lý hành nhà nước Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khác trình hoạt động sản sinh văn bản, tài liệu liên quan có giá trị lưu giữ lại để phục vụ tra cứu, khai thác, sử dụng cần thiết Hiện nay, công tác cải cách hành quan đặc biệt quan tâm nhằm hướng tới hành cơng đáp ứng nhu cầu ngày cao kinh tế, văn hoá – xã hội…Trong đó, cơng tác văn thư, lưu trữ ln trọng, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua hệ thống văn bản, tài liệu Đảng nhà nước ta quan tâm, giúp đỡ, có chủ trương sách ngày đại nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước nói chung hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nói riêng quan Theo chức năng, nhiệm vụ giao UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ quản lý nhà nước v cơng tác văn thư, lưu trữ Vì để thực chức này, UBND quận Tây Hồ xác định rõ trách nhiệm cơng tác thơng qua việc ban hành văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ địa bàn kịp thời, quy định, công tác tuyên truyền thực quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo Để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ phải cần có đạo, lãnh đạo, quản lý thống có hiệu từ nhiều công việc khác như: ban hành văn đạo việc thực công tác văn thư, lưu trữ; quản lý, kinh phí hoạt động, chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức cán bộ… Tại UBND quận Tây Hồ thực quy định nhà nước soạn thảo, ban hành phát hành văn kiểm tra chặt chẽ theo quy trình thủ tục; quản lý giải văn đi, văn đến theo quy định; việc lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quan chủ trương triển khai thực có hiệu quả… Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt cịn tồn số hạn chế cần giải kịp thời như: hệ thống văn quản lý chưa đầy đủ, thống đồng bộ; cơng tác tra, kiểm tra cịn mang nặng tính hình thức dẫn đến việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan thiếu đồng bộ, không đầy đủ Từ lý trên, định lựa chọn đề tài: “Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ” để làm khố luận tốt nghiệp Thơng qua đề tài này, muốn nghiên cứu việc vận dụng lý luận, pháp lý vào thực tiễn quản lý nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ, từ phân tích, đánh giá, nhận xét kết đạt hạn chế cịn tồn để đưa giải pháp giúp nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ giúp ích cho quan, tổ chức nhà nước khác Lịch sử nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội, khẳng định vấn đề khơng cịn có nhiều viết, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập đến Tuy nhiên, cơng trình nghiên cứu đề cập đến khía cạnh vấn đề khác nhau, quan cụ thể khác mức độ khác hồn tồn nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề theo cách riêng đề tài Những cơng trình nghiên cứu vào nghiên cứu khía cạnh quan định, có tác dụng việc vận dụng hoạt động quan Dưới số cơng trình nghiên cứu đề cập tới vấn đề công tác văn thư, lưu trữ: Giáo trình “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư” tác giả Vương Đình Quyền Giáo trình “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Công an (2020), Thông tư số 24/2020/TT – BCA ngày 10 tháng năm 2020 ban hành biểu mẫu sử dụng cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước; Bộ Nội vụ (2014), Thông tư 05/2021/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã; Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 13/2014/TT – BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 quy định mã số tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ; Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/TT – BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ quan, tổ chức; Bộ Nội vụ (2021), Thông tư số 02/2021/TT – BNV việc quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ xếp lương ngạch công chức chun ngành hành cơng chức chun ngành văn thư; Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ – CP ngày 05/3/2020 Cơng tác văn thư; Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Chính phủ (2020), Nghị định số 26/2020/NĐ – CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 Chính phủ việc quy định chi tiết số điều Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018 quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; 10 Hà Thị Tuyết Dung (2021), Quản lý văn điện tử UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội, Đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 11 Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội; 79 12 Học viện Hành Quốc gia (1999), Quản lý hành nhà nước, Nxb Hà Nội; 13 Dương Văn Khảm (2004), Cơng tác văn thư – lưu trữ, Nxb Chính trị Quốc gia; 14 Lê Thị Ngọc Mai (2019), Thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 15 Quốc hội (2015), Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng năm 2015 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; 16 Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật Lưu trữ; 17 Quốc hội (2015), Luật số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 06 năm 2015 Luật tổ chức quyền địa phương; 18 Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội; 19 Trường Đại học Phương Đông (2006), Quản lý hành nhà nước, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội; 20 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2014), Nghiệp vụ công tác văn thư, Nxb Giao thông vận tải; 21 Đinh Thị Trang (2018), Quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ - Thực UBND thành phố Hồ Bình – Thực trạng giải pháp, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 22 Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ (2018), Quyết định số 389/QĐ – UBND ngày 23/3/2018 UBND quận việc ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ; 23 Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ (2016), Quyết định số 04/2016/QĐ – UBND ngày 18/11/2016 UBND quận Tây Hồ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Nội vụ; 80 DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 1: Các hình ảnh UBND quận Tây Hồ Phụ lục 2: Các hình ảnh liên quan đến Phần mềm quản lý văn điều hành UBND quận Tây Hồ Phụ lục 3: Quyết định số 04/2016/QĐ – UBND ngày 18/11/2016 UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Nội vụ Phụ lục 4: Quyết định số 389/QĐ – UBND ngày 23/3/2018 UBND quận Tây Hồ việc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ Phụ lục 5: Hướng dẫn số 1741/HD – UBND(NV) ngày 13/11/2017 UBND quận Tây Hồ việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Phụ lục 6: Kế hoạch số 218/KH – UBND(NV) ngày 12/10/2017 UBND quận Tây Hồ việc Tơng rà sốt, phân loại, xác định giá trị để tiêu huỷ, chỉnh lý đưa vào lưu trữ hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống quận Tây Hồ Phụ lục 7: Báo cáo số 58/BC – UBND ngày 05/3/2019 UBND quận Tây Hồ việc Tổng kết công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 nhiệm vụ trọng tâm năm 2019 Phụ lục 8: Báo cáo số 288/BC – UBND ngày 19/8/2019 UBND quận Tây Hồ việc Kết thực công tác văn thư, lưu trữ từ tháng 1/2018 đến tháng 7/2019 phương hướng nhiệm vụ tháng cuối năm 2019 81 Phụ lục 1: Các hình ảnh UBND quận Tây Hồ Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ (Nguồn: Văn phịng HĐND – UBND cung cấp) 82 Hình 1.2: Trang thiết bị, sở vật chất Phòng Văn thư – UBND quận Tây Hồ Hình 1.3: Kho lưu trữ nằm tầng Trụ sở UBND quận Tây Hồ 83 Hình 1.4: Các tài liệu thu thập, bổ sung vào kho lưu trữ UBND quận để bảo quản Hình1.5: Hồ sơ, tài liệu trước sau chỉnh lý UBND quận Tây Hồ 84 Phụ lục 2: Các hình ảnh liên quan đến Phần mềm quản lý văn điều hành UBND quận Tây Hồ Hình 2.1 Giao diện Hệ thống quản lý văn điều hành UBND quận Tây Hồ (Nguồn: Phịng Văn thư cung cấp) Hình 2.2 Danh sách văn đến đưa vào Phần mềm quản lý văn điều hành (Nguồn: Phòng Văn thư cung cấp) 85 Hình 2.3 Danh sách văn đưa vào Phần mềm quản lý văn điều hành (Nguồn: Phịng Văn thư cung cấp) Hình 2.4 Mạng nội UBND quận bị lỗi khiến cán bộ, công chức truy cập phần mềm quản lý văn điều hành (Nguồn: Phòng Văn thư cung cấp) 86 Phụ lục 3: Quyết định số 04/2016/QĐ – UBND ngày 18/11/2016 UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Nội vụ 87 Phụ lục 4: Quyết định số 389/QĐ – UBND ngày 23/3/2018 UBND quận Tây Hồ việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ 88 89 Phụ lục 5: Hƣớng dẫn số 1741/HD – UBND(NV) ngày 13/11/2017 UBND quận Tây Hồ việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan 90 Phụ lục 6: Kế hoạch số 218/KH – UBND(NV) ngày 12/10/2017 UBND quận Tây Hồ việc Tông rà soát, phân loại, xác định giá trị để tiêu huỷ, chỉnh lý đƣa vào lƣu trữ hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống quận Tây Hồ 91 Phụ lục 7: Báo cáo số 58/BC – UBND ngày 05/3/2019 UBND quận Tây Hồ việc Tổng kết công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2018 nhiệm vụ trọng tâm năm 2019 92 Phụ lục 8: Báo cáo số 288/BC – UBND ngày 19/8/2019 UBND quận Tây Hồ việc Kết thực công tác văn thƣ, lƣu trữ từ tháng 1/2018 đến tháng 7/2019 phƣơng hƣớng nhiệm vụ tháng cuối năm 2019 93 ... nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; hệ thống quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ Trong... quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu hệ thống sở lý luận sở pháp lý công tác văn thư, lưu trữ; quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ. .. phủ thực quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ theo nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước có