8. Kết cấu của đề tài
2.3. Tình hình quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ tạ
2.3.4. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ
nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ
Hiện nay, tại UBND quận Tây Hồ đã và đang thực hiện phần mềm
quản lý văn bản và điều hành đến tất cả các phịng, ban chun mơn và đã liên thông tới UBND các phường phần mềm này do quận lắp đặt. Đem lại hiệu quả cao, nhanh chóng, kịp thời, chính xác trong công tác tiếp nhận và xử lý văn bản. Tránh được tình trạng thất lạc, chậm trễ trong xử lý văn bản, đặc biệt những văn bản có tính chất khẩn, hoả tốc.
Thực hiện chỉ đạo của Thành uỷ Hà Nội về đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thơng tin, hiện đại hố nền hành chính theo tinh thần của Nghị quyết số 36 của Bộ Chính trị ngày 01 tháng 7 năm 2014 về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế và Quyết định số 28/2018/QĐ – TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 12 tháng 7 năm 2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Hàng năm, để lượng hóa kết quả ứng dụng công nghệ thông tin của từng cơ quan, đơn vị, đồng thời làm căn cứ triển khai
kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin, thành phố Hà Nội đều tổ chức triển khai việc đánh giá, xếp hạng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động các cơ quan nhà nước. Qua đó, giúp các đơn vị thấy được điểm mạnh, những điểm cịn hạn chế để có phương án khắc phục. Việc đánh giá, xếp hạng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin ở cấp Ban chỉ đạo công nghệ thông tin, kết quả đánh giá, xếp hạng đã tác động rất tích cực đến việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại mỗi đơn vị. Bên cạnh việc biểu dương, động viên kịp thời các tập thể tiêu biểu, có thành tích trong triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, kết quả cũng đã tạo được hiệu ứng lan tỏa đến nhiều đơn vị, đặc biệt là những đơn vị có kết quả chưa cao.
Nhằm quy định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân có liên quan trong việc cập nhật và khai thác thông tin tại phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của quận, ngày 25/5/2017, UBND quận đã ban hành Quyết định số 1238/QĐ – UBND về Quy chế quản lý và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của quận Tây Hồ. UBND quận Tây Hồ từ lãnh đến các công chức, viên chức đã cùng nhau nỗ lực, cùng nhau thực hiện để đạt được những kết quả cao nhất. Năm 2018, UBND quận Tây Hồ được đánh giá, xếp hạng là một trong ba đơn vị xếp loại tốt về ứng dụng công nghệ thông tin tổng thể (sau quận Long Biên và quận Thanh Xuân).
Năm 2019, UBND quận tiếp tục triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính, sử dụng các hệ điều hành tác nghiệp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận. Tất cả văn bản đi, văn bản đến được scan và lưu vào máy tính phục vụ cho việc theo dõi, tra tìm và truyền tải văn bản.
Qua khảo sát, hiện nay các phòng, ban chuyên môn và UBND các phường thuộc quận đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành để tiếp nhận văn bản và trao đổi nội bộ, việc đăng ký chủ yếu thực hiện trên file dữ liệu thiết kế trên máy tính. Tuy nhiên, vẫn cịn một số bất cập đó là: một số
đơn vị sự nghiệp trực thuộc quận vẫn chưa liên thông với phần mềm quản lý văn bản nên việc tiếp nhận và xử lý văn bản đôi lúc còn chậm trễ; cơ sở vật chất, trang thiết bị còn chưa thực sự đảm bảo: mạng Internet kém, thiếu máy tính hoặc máy tính đã lâu thường xuyên hư hỏng nên việc tiếp nhận thông tin cịn chậm, hiệu quả cơng việc chưa cao.
Nghiên cứu khoa học sẽ phát huy khả năng phân tích, đánh giá, liên tưởng, kết hợp với những điều mới để giải quyết những vấn đề đang quan tâm, thắc mắc… từ một vấn đề sẽ mở rộng ra nhiều vấn đề làm phong phú kiến thức cũng như vốn sống chúng ta. UBND quận Tây Hồ đã và đang đẩy mạnh việc tổ chức nghiên cứu khoa học dành cho tất cả các cán bộ, công chức, viên chức tại các phịng, ban chun mơn, đơn vị sự nghiệp.
Qua phỏng vấn và thu thập tài liệu tại các phịng, ban chun mơn, tơi nhận thấy rằng việc nghiên cứu khoa học đã được UBND quận Tây Hồ tổ chức, tuy nhiên việc áp dụng các cơng trình nghiên cứu đó vào thực tiễn quận Tây Hồ chưa được thực hiện. Việc bảo quản, lưu giữ các tài liệu liên quan đến các cơng trình nghiên cứu đó chưa được cơ quan lưu ý tới dẫn đến.