8. Kết cấu của đề tài
3.2. Một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà
3.2.4. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá hệ thống văn
bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
3.2.4.1. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ cần xây dựng và ban hành những văn bản quản lý của cơ quan để truyền đạt các quyết định, chi đạo quản lý; đề ra chủ trương, chính sách, biện pháp cơng tác, chương trình, kế hoạch cơng tác. Để những chủ trương, chính sách đó được thực hiện thì cần phải văn bản hóa, nhằm rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo và cán bộ, nhân viên. Là căn cứ để hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đối tượng quản lý thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả cao. Là cơ sở pháp lý đúng đắn để họ tiến hành thực hiện, giúp họ hiểu nhau hơn về công việc được giao, các quy trình, cách thức, cơng việc phải làm để hoàn thành trách nhiệm và nhiệm vụ được giao tốt nhất.
UBND quận Tây Hồ cần xây dựng và bổ sung thêm một số văn bản hướng dẫn thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: Quyết định ban hành Bộ tiêu chí đánh giá xếp loại công tác văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn triển khai thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo chuẩn ISO 9001:2008; Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Nghị định số 30/2020/NĐ – CP; Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của quận Tây Hồ; Hướng dẫn quy trình xác định giá trị tài liệu và chỉnh lý tài liệu; Kế hoạch tổ chức tập huấn, đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ định kỳ hàng quý, hàng năm; Kế hoạch thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ hàng quý, hàng năm.
Tổ chức Hội nghị triển khai công tác văn thư, lưu trữ định kỳ hàng năm, nhằm phổ biến vai trò, tầm quan trọng của văn thư, lưu trữ cho các phịng, ban chun mơn; định hướng triển khai, thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, thảo luận để đưa ra những cách giải quyết khắc phục những mặt cịn hạn chế trong cơng tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan.
Ngoài ra, UBND quận Tây Hồ cần ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ qua môi trường mạng, khai thác tối đa chức năng của phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác quản lý cũng như hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư qua môi trường mạng, nâng cao hiệu suất và chất lượng hồn thành cơng việc. Hướng dẫn cách khắc phục sự cố khi trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên mơi trường mạng trong phịng, ban chun mơn và UBND các phường.
Xây dựng, ban hành những văn bản về quy định công tác văn thư, lưu trữ, khen thưởng đối với cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ, tuân thủ đúng nội quy quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; bên cạnh đó, có những hình thức kỷ luật nghiêm chỉnh đối với hành vi vi phạm về công tác văn thư, lưu trữ. Nhằm khuyến khích tinh thần làm việc có trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức trong công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo mang lại hiệu quả công việc tốt nhất; kỷ luật nghiêm khắc những hành vi vi phạm để làm gương cho những người khác, khắc phục hạn chế những rủi ro khác trong quá trình hoạt động.
Việc xây dựng hệ thống các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở cơ quan, tổ chức.
3.2.4.2. Hoạt động chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
Trong cơng tác quản lý nhà nước nói chung và quản lý nhà nước về
động quản lý và đưa ra những quyết định, chỉ đạo quản lý có hiệu lực và hiệu quả cần phải sử dụng các hình thức văn bản quản lý nhà nước khác nhau. Do đó, lãnh đạo cơ quan cần có những văn bản hướng dẫn cụ thể các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình của cơ quan mình để cấp dưới có thể tuân thủ và thực hiện công việc một cách thuận lợi, hiệu quả nhất.
UBND quận Tây Hồ cần xây dựng và ban hành các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ để cụ thể hoá như: hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo Nghị định số 30/2020/NĐ – CP; hướng dẫn về việc thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Phòng Nội vụ tham mưu cho UBND quận Tây Hồ cần căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của cơ quan, tổ chức của mình như hướng dẫn về hình thức và thể thức văn bản; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; hướng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, quy định thời hạn bảo quản tài liệu trong hoạt động của cơ quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
Tổ chức Hội nghị triển khai công tác văn thư, lưu trữ định kỳ hàng năm. Hướng dẫn cán bộ, công chức làm ở bộ phận văn thư, lưu trữ căn cứ vào các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ của lãnh đạo cơ quan, tổ chức để tiến hành công việc theo quy định của cơ quan và không trái với các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
3.2.4.3. Tổ chức, thanh tra, kiểm tra, đánh giá hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
UBND quận Tây Hồ cần tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; UBND quận Tây Hồ giao phòng Nội vụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu
trữ, thực hiện tổ chức các cụm kiểm tra chéo theo hướng dẫn của UBND thành phố Hà Nội. Sau khi kiểm tra xong tổng hợp kết quả, đưa ra kết luận, kiến nghị và thông báo bằng văn bản cho các đơn vị được kiểm tra biết.
Hàng năm, UBND quận Tây Hồ tiến hành tổng kết công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi quận để đánh giá những kết quả đạt được và đề ra phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ và biểu dương khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích trong việc chấp hành và thực hiện tốt cơng tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, để các cơ quan, tổ chức khác đến tham quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm.
Công tác kiểm tra và xử lý vi phạm pháp luật: mục đích của cơng tác này nhằm phát hiện văn bản có nội dung trái pháp luật, sai thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, để điều chỉnh việc thi hành, sửa đổi, huỷ bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đúng với quy định của hiến pháp, đảm bảo tính khả thi và thống nhất của hệ thống pháp luật.
Quá trình quản lý văn bản cũng cần được chú trọng và quan tâm một cách đúng mực. Việc thanh tra, kiểm tra cơng tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện những sai trái của văn thư trong thực hiện công tác quản lý văn bản. Thanh tra, kiểm tra sẽ nâng cao hơn nữa trách nhiệm, tinh thần làm việc của bộ phận văn thư, như vậy sẽ thúc đẩy hiệu quả, tính khả thi của việc quản lý trong cơ quan.
Định kỳ hàng tháng, quý, năm Phòng Nội vụ tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ về hoạt động quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các phịng, ban chun mơn, đơn vị sự nghiệp và UBND các phường. Quá trình kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị, Đoàn thanh tra, kiểm tra tập trung vào các vấn đề như: kiểm tra việc thực hiện quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; kiểm tra công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ; trình độ
và số lượng cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan. Từ đó sơ kết, tổng kết kết quả, đưa ra đánh giá chính xác về cơng tác văn thư, lưu trữ cơ quan xây dựng phương án, biện pháp để khắc phục hạn chế còn tồn tại.
Cơng tác thanh tra, kiểm tra do phịng Nội vụ trực tiếp thực hiện dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo UBND quận phối hợp cùng các phòng, ban liên quan và được thực hiện theo một trình tự nhất định, cụ thể như sau:
- Lập kế hoạch thanh tra, kiểm tra;
- Thành lập Đoàn thanh tra, kiểm tra (gồm Trưởng đồn, Phó trưởng đồn, thành viên và thư ký);
- Xây dựng chương trình làm việc; - Tổ chức thanh tra, kiểm tra; - Đánh giá kết quả.