më ®Çu V¨n b¶n qu¶n lý nhµ níc (QLNN) lµ mét trong nh÷ng ph¬ng tiÖn quan träng vµ chñ yÕu ®Ó tiÕn hµnh tæ chøc mäi ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ nãi chung. §ång thêi, nã lµ nguån t liÖu x¸c thùc vµ cã gi¸ trÞ cÇn thiÕt cho viÖc nghiªn cøu ë trªn tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc: chÝnh trÞ, kinh tÕ, v¨n hãa x• héi, khoa häc c«ng nghÖ, lÞch sö… Thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt tèt v¨n b¶n qu¶n lý nhµ níc lµ mét trong nh÷ng yÕu tè cã tÝnh chÊt quyÕt ®Þnh ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc vµ cã ¶nh hëng rÊt tÝch cùc ®Õn chÊt lîng ho¹t ®éng chung cña c¬ quan, ®¬n vÞ. §Æc biÖt, trong c«ng cuéc ®æi míi ®Êt níc hiÖn nay, khi §¶ng vµ Nhµ níc ta ®• vµ ®ang thùc hiÖn chñ tr¬ng tõng bíc c¶i c¸ch nÒn hµnh chÝnh quèc gia, th× c«ng t¸c qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n QLNN cã ý nghÜa vµ tÇm quan träng h¬n bao giê hÕt. Thêi gian qua, còng nh nhiÒu ®Þa ph¬ng trong tØnh Qu¶ng B×nh, UBND x• §øc Tr¹ch ®• quan t©m ®Çu t c¬ së vËt chÊt, trang thiÕt bÞ phôc vô v¨n phßng, göi c¸n bé ®i tËp huÊn ®Ó n©ng cao kiÕn thøc vÒ nghiÖp vô, ®ång thêi ban hµnh quy chÕ vÒ c«ng t¸c v¨n th lu tr÷ cña UBND. C¸n bé v¨n phßng cña UBND x• ®• cã sù nç lùc cè g¾ng, ph¸t huy tèt tinh thÇn tr¸ch nhiÖm ®èi víi nhiÖm vô ®îc giao…Nhê nh÷ng cè g¾ng ®ã mµ c«ng t¸c qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n cña x• vÒ c¬ b¶n ®îc thùc hiÖn tèt. Tuy nhiªn, bªn c¹nh ®ã vÉn cßn nh÷ng yÕu kÐm, h¹n chÕ: Mét bé phËn c¸n bé trong UBND cßn xem nhÑ c«ng t¸c qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n; c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n phßng cßn h¹n chÕ vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô, qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n cha khoa häc, hiÖu qu¶ kh«ng cao… Nh÷ng h¹n chÕ trªn phÇn nµo ¶nh hëng, g©y trë ng¹i cho ho¹t ®éng cña UBND x•. Lµ mét c¸n bé cña UBND x• §øc Tr¹ch, trong nhiÒu n¨m c«ng t¸c t«i lu«n t©m huyÕt víi c«ng viÖc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt c¸c v¨n b¶n cña UBND x•. VËy nªn, sau thêi gian tham gia häc tËp ch¬ng tr×nh Trung cÊp Hµnh chÝnh t¹i Trêng ChÝnh trÞ Qu¶ng B×nh, víi lý luËn, chuyªn m«n nghiÖp vô ®îc Nhµ trêng trang bÞ vµ nh÷ng hiÓu biÕt tõ thùc tiÔn, t«i chän ®Ò tµi Công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN của UBND xã Đức Trạch ®Ó lµm tiÓu luËn cuèi khãa. Mong muèn ®Çu tiªn cña t«i lµ th«ng qua tiÓu luËn nµy ®ãng gãp mét phÇn nhá c«ng søc vµ trÝ tuÖ cña m×nh cho x• nhµ trong viÖc thùc hiÖn c«ng t¸c c¶i c¸ch hµnh chÝnh mµ §¶ng vµ Nhµ níc ®• ®Ò ra . Bªn c¹nh ®ã, riªng ®èi víi b¶n th©n, viÖc thùc hiÖn nghiªn cøu, viÕt tiÓu luËn lÇn nµy thùc sù lµ mét dÞp tèt ®Ó t«i vËn dông nh÷ng kiÕn thøc vµ lý luËn ®• ®îc häc vµo thùc tiÔn c«ng t¸c nh»m n©ng cao h¬n n÷a vÒ tr×nh ®é nhËn thøc vµ chuyªn m«n nghiÖp vô, trau dåi kû n¨ng so¹n th¶o, qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n QLNN ngµy mét tèt h¬n.
mở đầu Văn quản lý nhà nớc (QLNN) phơng tiện quan trọng chủ yếu để tiến hành tổ chức hoạt động quan, đơn vị nói chung Đồng thời, nguồn t liệu xác thực có giá trị cần thiết cho việc nghiên cứu tất lĩnh vực: trị, kinh tế, văn hóa - xà hội, khoa học- công nghệ, lịch sử Thực tốt công tác quản lý giải tốt văn quản lý nhà nớc yếu tố có tính chất định đến hiệu công việc có ảnh hởng tích cực đến chất lợng hoạt động chung quan, đơn vị Đặc biệt, công đổi đất nớc nay, Đảng Nhà nớc ta đà thực chủ trơng bớc cải cách hành quốc gia, công tác quản lý giải văn QLNN có ý nghĩa tầm quan trọng hết Thời gian qua, nh nhiều địa phơng tỉnh Quảng Bình, UBND xà Đức Trạch đà quan tâm đầu t sở vật chất, trang thiết bị phục vụ văn phòng, gửi cán tập huấn để nâng cao kiến thức nghiệp vụ, đồng thời ban hành quy chế công tác văn th - lu trữ UBND Cán văn phòng UBND xà đà có nỗ lực cố gắng, phát huy tốt tinh thần trách nhiệm nhiệm vụ đợc giaoNhờ cố gắng mà công tác quản lý giải văn xà đợc thực tốt Tuy nhiên, bên cạnh yếu kém, hạn chế: Một phận cán UBND xem nhẹ công tác quản lý giải văn bản; cán làm công tác văn phòng hạn chế trình độ chuyên môn nghiệp vụ, quản lý giải văn cha khoa học, hiệu không cao Những hạn chế phần ảnh hởng, gây trở ngại cho hoạt động UBND xà Là cán UBND xà Đức Trạch, nhiều năm công tác tâm huyết với công việc quản lý giải văn UBND xà Vậy nên, sau thời gian tham gia học tập chơng trình Trung cấp Hành Trờng Chính trị Quảng Bình, với lý luận, chuyên môn nghiệp vụ đợc Nhà trờng trang bị hiểu biết từ thực tiễn, chọn đề tµi " Cơng tác quản lý giải văn bn QLNN ca UBND xó c Trch " để làm tiểu luận cuối khóa Mong muốn thông qua tiểu luận đóng góp phần nhỏ công sức trí tuệ cho xà nhà việc thực công tác cải cách hành mà Đảng Nhà nớc đà đề Bên cạnh đó, riêng thân, việc thực nghiên cứu, viết tiểu luận lần thực dịp tốt để vận dụng kiến thức lý luận đà đợc học vào thực tiễn công tác nhằm nâng cao trình độ nhận thức chuyên môn nghiệp vụ, trau dồi kỷ soạn thảo, quản lý giải văn QLNN ngày tốt Với tinh thần trên, đề tài đợc kết cấu lời mở đầu kết luận, phần nội dung gồm mục sau: I: Nhận thức lý luận công tác quản lý giải văn QLNN II: Thực trạng công tác quản lý giải văn QLNN UBND xà Đức Trạch III: Phơng hớng giải pháp chủ yếu việc thực công tác quản lý giải văn QLNN UBND xà Đức Trạch Xây dựng, quản lý văn giải văn QLNN nội dung công việc đụng chạm đến nhiều quan, tổ chức, nhiều lĩnh vực hoạt động phong phú đa dạng Mặc dầu cố gắng nhng khả có hạn nên chắn không tránh khỏi khuyết điểm, hạn chế Bản thân mong nhận đợc đóng góp ý kiến thầy, cô giáo đồng nghiệp để tiểu luận đợc hoàn thiện Xin chân thành cảm ¬n ! Néi dung I- mét sè vÊn ®Ị chung công tác quản lý giải văn quản lý nhà nớc 1: Văn hình thức văn 1.1 - Văn bản: Là phơng tiện ghi truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý mặt đời sống xà hội mà văn đợc sản sinh với nhiều nội dung hình thức khác Trong hoạt động quản lý Nhà nớc, văn quản lý Nhà nớc (QLNN) văn hành quan quản lý hành Nhà nớc có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục thẩm quyền theo luật định, mang tính quyền lực đơn phơng làm phát sinh hệ pháp lý cụ thể 1.2 - Các hình thức văn quản lý nhà nớc: 1.2.1- Văn quy phạm pháp luật (QPPL) + Văn QPPL văn quan Nhµ níc cã thÈm qun ban hµnh theo thđ tục, trình tự luật định, có chứa quy tắc xữ chung đợc Nhà nớc bảo đảm thực nhằm điều chỉnh quan hệ xà hội theo định hớng XHCN + Hệ thống văn QPPL Điều Luật Ban hành văn QPPL ngày 12/11/1996 quy định hệ thống văn QPPL bao gồm: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị Thông t + Thẩm quyền ban hành văn QPPL Theo Hiến pháp luật tổ chức , thẩm quyền ban hành văn QPPL đợc quy định nh sau: - Quốc hội đợc ban hành Hiến pháp, Luật Nghị - ủy ban thờng vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh, Nghị - Chủ tịch nớc ban hành Lệnh, Quyết định - Chính phủ ban hành Nghị quyết, Nghị định - Thủ tớng phủ ban hành Quyết định, Chỉ thị - Bộ trởng, thủ trởng quan ngang quan thuộc phủ ban hành Quyết định, Chỉ thị Thông t - Viện trởng VKSNDTC ban hành Quyết định, Chỉ thị Thông t - Hội đồng thẩm phán TANDTC ban hành Nghị - Hội đồng nhân dân cấp ban hành Nghị - ủy ban nhân dân cấp ban hành Quyết định Chỉ thị 1.2.2 - Văn quy phạm cá biệt Văn quy phạm cá biệt mang tính chất định, quy định vấn đề có liên quan đến việc, quan, cá nhân, phạm vi riêng biệt, thủ trởng quan có t cách pháp nhân ban hành dựa sở văn QPPL 1.2.3 - Văn hành Văn hành bao gồm loại văn mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi văn QPPL dùng để giải tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch trao đổi, ghi chép công việc quan Nhà nớc Hệ thống văn hành phổ biến quan Nhà nớc gồm có: Đề án, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, thông cáo, công văn, công điện, biên bản, giấy ®i ®êng, giÊy nghØ phÐp, giÊy giíi thiƯu, phiÕu gưi 1.2.4 - Văn chuyên môn - kỹ thuật Văn chuyên môn - kỹ thuật ngày tham mu đắc lực vào quản lý Nhà nớc Văn chuyên môn loại hình văn mang tính đặc thù chuyên môn cao Các lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nớc sau có nhiều văn chuyên môn nh: Thống kê, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, y tế, tòa án, t pháp, ngoại giao, an ninh, quốc phòng Văn kỹ thuật: Đặc điểm văn kỹ thuật khối lợng lớn công trình thờng hình thành văn bản, vài văn nh văn hành chuyên môn Văn kỹ thuật thờng đợc sử dụng nhiều quan thuộc lĩnh vực nh: Kiến trúc, xây dựng, khí, trắc địa, thủy văn 2- Công tác quản lý giải VBQLNN quan, đơn vị Tổ chức quản lý giải văn thực công việc cụ thể, khoa học để quản lý chặt chẽ giải kịp thời văn hình thành trình hoạt động quan, đồng thời phục vụ cho việc tra tìm văn đợc nhanh chóng, thuận tiện Trong đổi công tác quản lý nớc ta nay, quan Nhµ níc h»ng ngµy thêng tiÕp nhËn, xư lý vµ ban hành nhiều văn Cơ quan có vị trí, trách nhiệm cao khối lợng văn đến ban hành văn nhiều Vì vậy, việc quản lý giải văn quan phải đợc thống tuân theo quy trình chặt chẽ từ khâu: tiếp nhận, phân loại, chuyển giao (đối với văn đến); soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành nộp lu (đối với văn đi) Đồng thời, phải bảo đảm đuợc yêu cầu chung kịp thời, chuẩn xác, bảo mật an toàn Làm đợc nh góp phần đa công tác quản lý giải văn quan, đơn vị vào nề nếp ngày đợc hoàn chỉnh 2.1 - Tổ chức quản lý giải văn đến 2.1.1 - Tổ chức quản lý văn đến Công văn, giấy tờ, tài liệu quan tiếp nhận nơi khác chuyển đến đợc gọi "công văn đến" hay " văn đến " Văn đến quan từ nguồn phải đợc chuyển tập trung vào đầu mối văn th quan Đăng ký vào sổ, quản lý thống Sau cã ý kiÕn ph©n phèi cđa ngêi cã thÈm quyền, văn phải đợc chuyển đến tổ chức, cá nhân thực văn kịp thời, địa Ngời nhận văn quản lý ký nhận vào sổ chuyển văn có trách nhiệm tổ chức thực văn quy định Thủ trởng quan có trách nhiệm kiểm tra đôn đốc việc thực văn 2.1.2 - Tổ chức quản lý giải văn Tất văn bản, giấy tờ, tài liệu mang danh nghĩa quan gửi đến quan, đơn vị, cá nhân đợc gọi " Văn đi" Văn quan ban hành phải đợc tập trung văn th quan để làm thủ tục đăng ký, trình ký, đóng dấu, nộp lu phát hành Cá nhân hay đơn vị soạn thảo văn có trách nhiệm kiểm tra rà soát nội dung, thể thức văn xem đà đầy đủ, xác cha, kiểm tra lại mức độ "Khẩn", "Mật' (nếu có), Kiểm tra số lợng văn bản, địa gửi văn sau chuyển cho cán văn th quan để làm thủ tục đăng ký, phát hành Văn th quan nhận thảo phải có trách nhiệm rà soát lại lần cuối, đồng thời kiểm tra mặt thể thức, nội dung thẩm quyền ban hành văn Nếu phát có sai sót trao đổi với phận soạn thảo văn để bổ sung, sửa chữa cho hoàn chỉnh Để quản lý việc ban hành văn quan đợc thống mặt nội dung thể thức, yêu cầu văn quan, đơn vị cá nhân ban hành phận cán chuyên môn soạn thảo văn thực Văn đợc lập thành hồ sơ lu trữ để ghi lại hoạt động quan Vì vậy, cần phải đợc lu giữ để phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng Mỗi văn quan ban hành gửi đợc lu lại quan 02 đó, 01 lu đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc; 01 lu văn th quan để thành lập tập lu văn Bản lu văn phải gốc Việc xếp, bảo quản nghiên cứu, sử dụng văn lu phải thực theo quy định hành Nhà nớc 2.1.3 - Quản lý, giải văn nội Những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng nội quan gọi chung văn nội Văn nội bao gồm: Những định nhân sự, thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ công văn Mỗi loại giấy tờ phải có sổ đăng ký riêng, nêu rõ: Số, ký hiệu, ngày, tháng ký, ngời ký công văn, nội dung tóm tắt, ngời nhận, nơi nhận, ký nhận theo quy định nh việc quản lý công văn đến công văn 2.1.4 - Quản lý, giải văn mật Số đăng ký công văn, văn mật đến có nội dung tơng tự sổ đăng ký công văn, văn thờng, thêm cột "mức độ mật" sau cột "trích yếu" Đối với văn "tối mật", "tuyệt mật" có thủ trởng quan ngời đợc ủy quyền bóc quản lý Đối với văn "mật", "tối mật", "tuyệt mật" thủ trơng quan ủy nhiệm cho chánh văn phòng phó văn phòng hành quản lý Chỉ có ngời đợc giao quản lý văn "mật", "tối mật", "tuyệt mật" trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản, công văn Sổ đăng ký văn công văn mật tơmg tự nh sổ đăng ký công văn ®i, nhng thªm cét ghi "møc ®é mËt" sau cét "trích yếu" Những văn có dấu "khẩn", "thợng khẩn", "hỏa tốc", việc đóng dấu vào công văn phải đánh dấu vào phong bì công văn Riêng công văn "mật", "tối mật", "tuyệt mật" đợc đánh dấu vào công văn, ngời chịu trách nhiệm làm bì ghi đầy đủ, số, ký hiệu, nơi nhận đóng dấu "mật", "tối mật", "tuyệt mật" lên bì trong, chuyển cho văn th làm phiếu chuyển làm phong bì Đối với văn Mật đợc phổ biến phạm vi đối tợng cần biết có trách nhiệm thi hành Không đợc mang tài liệu, văn kiện mật nhà riêng Khi cán công tác xa, không đợc mang tài liệu, công văn mật không liên quan đến công tác đợc giao Trong giải công việc không đợc ghi chép điều bí mật vào giấy vào sổ tay cha đợc quan quản lý vào sổ đánh số Sổ tay có ghi điều bí mật xem nh tài liệu, công văn mật, đợc bảo quản nh tài liệu mật Phải có hòm, tủ, khóa chắn để bảo quản công văn, tài liệu mËt 2.1.4 - Qu¶n lý, sư dơng dÊu Con dấu đợc sử dụng quan, đơn vị kinh tế, tổ chức xà hội, đơn vị vũ trang số chức danh khác theo quy định pháp luật Mỗi quan, tổ chức đợc dùng 01 dấu loại giống Con dấu đợc đóng lên văn giấy tờ sau đà có chữ ký cấp có thẩm quyền Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không đợc tïy tiƯn mang dÊu theo ngêi Con dÊu cđa quan, tổ chức phải giao cho ngời có trách nhiệm có trình độ chuyên môn văn th lu giữ, bảo quản phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật việc giữ đóng dấu II Thực trạng công tác quản lý giải văn UBND xà Đức trạch - Tình hình chung - Vài nét điều kiện tự nhiên xà hội Đức Trạch xà miền biển: phía Đông giáp biển Đông, phía Tây giáp đờng QL1A, phía Nam tiếp giáp xà Đồng Trạch, phía Bắc giáp sông Lý Hoà Với vị trí địa lý nêu trên, Đức Trạch có nhiều điều kiện thuận lợi việc giao lu, trao đổi kinh tế, văn hoá nhiều lĩnh vực khác với địa phơng huyện, tỉnh nớc Đức Trạch có diện tích tự nhiên tơng đối khiêm tốn, toàn xà có 249 ®Êt, ®ã diƯn tÝch ®Êt ®åi c¸t hoang chiÕm 97 ha, lại đất ở, đất canh tác hầu nh Tổng dân số 1.436 hộ, 6.523 khẩu, có 3.126 lao động, đợc phân bố gần nh đồng thôn Ngời dân Đức Trạch có bề dày truyền thống tình đoàn kết, gắn bó, tinh thần hăng say lao động, cần cù sáng tạo công việc Hơn nữa, Đức Trạch xà anh hùng, hai kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ, Đảng Nhân dân Đức Trạch đà góp phần xứng đáng công sức với nớc đấu tranh bảo vệ độc lập, thống toàn vệ lÃnh thổ, xây dựng Tổ quốc bình yên Trong thời kỳ đổi mới, với nớc, Đức Trạch hàng ngày hàng phấn đấu vơn lên, xoá đói, giảm nghèo, sức thi đua phát triển kinh tế, đẩy mạnh công nghiệp hoá, đại hoá nông nghiệp, nông thôn; phát triển văn hoá, xây dựng xà hội ấm no hạnh phúc Bên cạnh đó, Đức Trạch giữ vững ổn định trị, trật tự an toàn xà hội; làm tốt công tác quốc phòng - an ninh, đặc biệt địa bàn xà có đồn biên phòng 192 đóng quân nên thuận lợi cho công tác đảm bảo quốc phòng- an ninh cđa x· - VỊ kinh tÕ 10 thĨ nh Hội niên, Hội cựu chiến binh, Hội nông dân, Hội phụ nữ, Hội ngời cao tuổi Hội chữ thập đỏ Nhìn chung, thời gian gần đây, xà Đức Trạch đà có nhiều bớc chuyển biến thay đổi so vơi trớc nhiều mặt Song so với mặt chung toàn huyện Đức Trạch gặp nhiều khó khăn ( 9,7% hộ dân thuộc diện hộ nghèo) Tuy nhiên, phát huy trun thèng cđa mét x· Anh hïng, ph¸t huy cao độ đức tính cần cù, chịu khó ngời dân đây; với tiềm lực phát triển kinh tế địa phơng dồi với lÃnh đạo sáng suốt Đảng nguồn nội lực thúc đẩy kinh tế-xà hội xà nhà phát triển mạnh mẽ năm đầu kỷ nguyên mới, đặc biệt vấn đề chuyển dịch cấu kinh tế theo hớng CNH, HĐH - Tình hình thực công tác quản lý giải văn UBND xà Đức Trạch ủy ban nhân dân (UBND) xà Đức Trạch quan hành chÝnh cÊp x·, cã tr¸ch nhiƯm tỉ chøc thùc hiƯn nhiệm vụ theo quy định Hiến pháp, Pháp luật nhiệm vụ khác quan Nhà nớc cấp Đồng thời, quan chấp hành Hội đồng nhân dân xà Đức Trạch - UBND xà phải thực nhiệm vụ mà Nghị Hội đồng nhân dân đề thực chức quản lý Nhà nớc tất lĩnh vực sở Với chức nhiệm vụ nh nên thờng ngày UBND xà tiếp nhận xử lý nh soạn thảo ban hành nhiều văn thuộc chức thẩm quyền 12 Trong khoảng năm trở lại đây, công tác quản lý giải văn UBND xà đợc thực tốt, thông qua kết đà làm đợc: Trớc hết, từ đầu nhiệm kỳ (2004-2009), UBND đà xây dựng đợc quy chế quy định nội dung chủ yếu công tác văn th - lu trữ, ®ã cã néi dung nãi vỊ viƯc tỉ chøc quản lý giải văn UBND xà Đây sở ban đầu để đa công tác quản lý giải văn UBND xà bớc vào nề nếp + Năm 2004, UBND xà đà tiếp nhận xử lý toàn 476 văn đến; ban hành 185 văn Trong 155 văn có 42 văn quy phạm pháp luật, 98 văn nội bộ, lại văn hành thông thờng + Năm 2005, tiếp nhận 658 văn đến ban hành 345 văn Trong có 55 văn QPPL,185 văn nội bộ, lại văn hành thông thờng + tháng đầu năm 2006, UBND xà đà tiếp nhận 350 văn đến , ban hành 225 văn Trong có 45 văn QPPL, 120 văn nội , lại văn hành thông thờng Về công tác cán bộ: Thực Nghị định 09/1998/NĐ-CP phủ "Quy định chức danh chuyên môn thuộc UBND xÃ, phờng, thị trấn"; có chức danh văn phòng làm việc chuyên môn UBND xà đà lựa chọn xếp lại chức danh đảm bảo có đầy đủ tiêu chuẩn lý lịch, sức khỏe, trình độ lực nhiệt tình công tác, đặc biệt đà đợc qua đào tạo bồi dỡng chuyên môn nghệp vụ công tác văn phòng 13 Đến nay, hoạt động công tác văn phòng UBND ổn định vào nề nếp, công tác giải công văn giấy tờ UBND, nhờ mà công việc UBND đợc giải trôi chảy Về phơng tiện sở vật chất: Văn phòng UBND xà đợc trang bị đầy đủ phơng tiện nh máy vi tính, bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, tài liệu phơng tiện cần thiết khác Công tác xây dựng văn đà bảo đảm hợp lý, hợp pháp, thể thức, quy trình kỹ thuật Công tác quản lý văn đi, đến, nội bảo đảm tính chặt chẽ phải theo nguyên tắc chung, công văn , giấy tờ đến UBND xà đờng nào, phơng tiện đợc qua văn th, đăng ký vào sổ, đóng dấu quản lý thống Các văn đến sau có ý kiến ngời có thẩm quyền đợc chuyển giao đến ngời thực kịp thời, xác Các văn gửi đợc kiểm tra bảo đảm đắn, xác nội dung thể thức Ngời nhận văn ký nhận vào sổ đầy đủ, công t¸c tỉ chøc thùc hiƯn, kiĨm tra viƯc thùc hiƯn văn nguyên tắc thủ tục trình tự luật định Công tác quản lý sử dụng dấu đợc thực quy định theo Nghị định số 62 Chính phủ Công tác lập hồ sơ vào chức năng, nhiệm vụ đợc giao vào nguyên tắc, phơng pháp lập hồ sơ để tập hợp văn Tuy nhiên bên cạnh kết đạt đợc ( hay u điểm) nêu trên, công tác công tác quản lý giải văn UBND xà có số khuyết điểm nh sau: 14 - Lực lợng cán đợc giao làm công tác văn th trình độ nghiệp vụ nhiều hạn chế, ngời đợc giao soạn thảo văn Trong soạn thảo văn có cha bảo đảm đợc yêu cầu, thể thức văn bản, ghi tên quan ban hành văn cha địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn đặt không vị trí, không dấu phẩy địa danh ngày, tháng Tên loại trích yếu văn ghi cha đầy đủ Đặc biệt thẩm quyền chức vụ ngời ký văn cha thể kỹ thuật biên tập văn hạn chế nội dung cách dùng từ ngữ văn - Phơng tiện sở vật chất đầu t cha cao, dừng lại mức đáp ứng yêu cầu Từ thực trạng nh rút đợc nguyên nhân u điểm hạn chế nh sau: - Nguyên nhân 3.1 - Nguyên nhân u điểm Trớc hết, khẳng định nhận thức phần lớn cán ngày đợc nâng cao đà thấy đợc tầm quan trọng công tác xây dựng, quản lý sử dụng văn Thấy đợc trách nhiệm quan UBND xÃ, trớc hết đồng chí Chủ tịch Văn phòng việc điều hành hoạt động UBND xà nh công việc thực chức thuộc chuyên môn để từ có điều chỉnh kịp thời có ý thúc xây dựng tốt Để tiến tới bớc cải cách hành chÝnh quèc gia, cho nªn thêi gian qua, l·nh đạo cấp từ xà đến huyện đến tỉnh thờng xuyên quan tâm đầu t sở vật chất, trang thiết bị phục vụ văn phòng thờng xuyên mở lớp bồi dỡng 15 kiến thức nghiệp vụ cho cán văn phòng cấp sở Nhờ mà cán văn phòng UBND xà có điều kiện để học tập nâng cao kiến thức nghiệp vụ để làm việc đạt hiệu cao Đợc quan tâm đạo trực tiếp UBND xà công tác văn phòng thể qua việc ban hành Quy chế công tác văn th - lu trữ UBND xÃ, phải kể đến nổ lực cố gắng cán văn phòng đà phát huy tốt tinh thần trách nhiệm dối với chức trách nhiệm vụ đợc giao 3.2 - Nguyên nhân hạn chế Cũng nói nhận thức, nhng nhận thức mét bé phËn nhá c¸n bé UBND võa xem nhẹ công tác quản lý giải văn vừa có thái độ coi thờng cán làm công tác văn phòng Là cấp sở, nhiều cán UBND làm việc với nể nang nhau, tin tởng vào để dể bỏ qua cho nhau, kể nguyên tắc Cán văn phòng đà có nhiều cố gắng công việc, nhng cha thực phát huy hết chức việc điều hành hoạt động UBND nh việc thực công việc thuộc chuyên môn Từ u điểm hạn chế nh nguyên nhân dẫn đến u điểm hạn chế nêu , UBND xà cần phải phát huy nguyên nhân tích cực có biện pháp khắc phục nguyên nhân gây cản trở để từ làm cho công tác quản lý giải văn 16 xà ngày tốt hơn, đáp ứng đòi hỏi ngày cao hoạt động quản lý Nhà nớc III - phơng hớng Những giải pháp chủ yếu việc thực công tác quản lý giải văn quản lý nhà nớc UBND xà Đức Trạch 1- Phơng hớng chung Báo cáo trị Đại hội lần thứ XXI nhiệm kỳ 2005 2010 BCH Đảng xà Đức Trạch nêu rõ phơng hớng hoạt động năm năm tới là: Tập trung phát triển kinh tế sở đẩy mạnh chuyển dịch cấu kinh tế phát triển kinh doanh, phát triển đa dạng hóa nghành nghề theo hớng sản xuất hàng hóa Nâng cao chất lợng giáo dục đào tạo; quan tâm chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho nhân dân; tăng cờng cố QP - AN, giữ vững ổn định trị bảo đảm trật tự an toàn xà hội Nâng cao hiệu lực quản lý hiệu hoạt động UBND, trọng xây dựng máy quyền sạch, vững mạnh, có đủ khả thực nhiệm vụ quyền hạn hoạt động QLNN tất lĩnh vực sở Đổi bổ sung quy chế hoạt động UBND quy chế công tác văn th - lu trữ UBND Quy định rõ trách nhiệm thẩm quyền công tác quản lý giải văn Phát huy vai trò, chức hoạt động văn phòng việc điều hành hoạt động UBND, đồng thời đề cao tinh thần, trách nhiệm cán văn phòng việc thực nhiệm vụ chuyên môn thuộc phạm vi đợc giao 17 Coi trọng công tác đào tạo bồi dỡng nghiệp vụ cho cán văn phòng, bảo đảm có đủ lực, trình độ đáp ứng đợc với yêu cầu, nhiệm vụ thêi kú míi TiÕp tơc tỉ chøc thùc hiƯn nghiªm túc nghị 38/CP phủ cải cách thủ tục hành quan Nhà nớc Tăng cờng kiểm tra, giám sát theo dõi hoạt động văn phòng việc thực công tác quản lý giải văn hoạt động văn phòng UBND xà bớc vào nề nếp, quy, đại - Một số tiêu UBND xà Đức Trạch đến năm 2010 Tốc độ tăng trởng kinh tế hàng năm 11,5% Tổng sản lợng khai thác đánh bắt: 4.000 tấn/năm năm 2010 đạt 4.500 xuất 75 - 80%, chế biến hải sản 400 - 600 tấn/ năm Thu nhập bình quân đầu ngời: 10 - 11 triệu đồng/năm Phấn đấu xóa hết hộ nghèo vào năm 2008 Phấn đấu giảm tỷ lệ sinh đến năm 2010 0.9% Phấn đấu xây dựng Đảng vững mạnh Phấn đấu kết nạp đảng viên 50 - 60 đồng chí Năm 2007 ban hành 400 văn 60 văn QPPL, 150 văn nội - Một số giải pháp chủ yếu Trên sở thực trạng phơng hớng công tác quản lý giải văn UBND xà Đức Trạch; Để phát huy kết đà đạt đợc, đồng thời khắc phục mặt hạn chế góp phần thực hoàn thầnh phơng hớng tiêu đà đề ra, cần phải thực số giải pháp chủ yếu sau: 18 Một là: Cần có nhận thức công tác văn th Công tác văn th việc xây dựng văn bản, quản lý sử dụng văn hình thành hoạt động quản lý UBND xà Sử dụng nhiều hình thức, phơng pháp tuyên truyền, quán triệt văn pháp luật nói chung, quy định Nhà nớc công tác văn th, quản lý sử dụng văn Từ thấy đợc trách nhiệm toàn quan, từ đồng chí Chủ tịch, đ/c Phó Chủ tịch đến quan chuyên môn thuộc UBND xà Từ mà xác định trách nhiệm UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch thành viên việc xây dựng văn quản lý sử dụng văn bản, quản lý dấu bảo đảm có chất lợng, quy định nhà nớc Đồng thời kiểm tra, đôn đốc việc tổ chức thực văn Có nh nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nớc UBND xà Khắc phục tình trạng khoán trắng cho văn phòng, văn th Hai là: Sửa đổi, bổ sung hoàn thiện quy chế hoạt động UBND xÃ, quy chế hoạt động văn th - lu trữ UBND xà Xác định rõ chức trách, nhiệm vụ quản lý thành viên UBND, cán bộ, công chức đến việc thực công tác văn th - lu trữ Phổ biến tuyên truyền quy định Nhà nớc văn th - lu trữ; quy chế UBND, tổ chức thực nghiêm túc quy định, đa hoạt động văn th vào nề nếp Ba là: Đào tạo, bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ văn th - lu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức xà đảm bảo cho đội ngũ cán có hiểu biết cần thiết kỹ soạn thảo văn bản, nghiệp vụ quản lý, sử dụng văn bản, quản lý dấu công tác lập hồ sơ sở mà nâng cao chất l- 19 ợng công tác văn th đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý UBND xà Bốn là: Tăng cờng lÃnh đạo, quản lý UBND xà công tác văn th - lu trữ nói chung, hoạt động văn phòng nói riêng Quan tâm bố trí cán văn phòng, cán chuyên trách văn th - lu trữ có phẩm chất, lực đáp ứng yêu cầu công việc Cán văn phòng phải qua lớp bồi dỡng nghiệp vụ văn phòng, cán văn th phải đợc đào tạo trung cấp văn th - lu trữ Đồng thời UBND xà cần bồ trí kinh phí, trang bị kỹ thuật nh máy vi tính, máy photo nhằm phục vụ hoạt động văn th ngày tốt Năm là: Thực tốt chế độ sơ kết, tổng kết, rút kinh nghiệm hoạt động văn th - lu trữ Nên tổ chức gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm với đơn vị bạn đơn vị thực tốt công tác văn th để học hỏi vận dụng vào đơn vị Hàng năm cần kịp thời khen thởng tập thể, cá nhân thực tốt công tác văn th Nhắc nhở uốn nắn cá nhân, tập thể có khuyết điểm - Một số kiến nghị Nhìn chung công tác tổ chức quản lý giải văn UBND xà Đức Trạch năm trở lại đà có nhiều thay đổi song tồn nhiều mặt hạn chế làm ảnh hỏng trực tiếp đến hoạt động công tác nói riêng hoạt động quản lý nhà nớc UBND xà lĩnh vực Để khắc phục tồn nhằm đa công tác quản lý giải văn hoạt động Văn phòng UBND xà thực chức năng, nhiệm vụ phù hợp với yêu cầu 20 tình hình nay, xin đề xuất số kiến nghị nh sau: - Về công tác tổ chức: Theo Nghị định số 09/1998/NĐCP Chính phủ quy định cán văn phòng UBND xà công chức chuyên môn, xếp, bố trí cán làm công tác văn phòng cần phải lựa chọn ngời có đủ tiêu chuẩn nh tuổi đời, sức khỏe, trình độ văn hóa, chuyên môn, nhiệt tình công tác để bảo đảm thực công tác đợc lâu dài bền vững Văn phòng chức danh làm việc theo chuyên môn, đà đợc bố trí phân công phụ trách công tác văn phòng cần phải hạn chế việc thay đổi luân chuyển kiêm nhiệm - Về xây dựng văn phòng Để đảm bảo quy, đại đáp ứng đợc yêu cầu, nhiệm vụ tình hình mới, đề nghị lÃnh đạo cấp cần phải quan tâm việc đầu t xây dựng sở vật chất, phòng làm việc mua sắm trang thiết bị, máy móc trang bị cho văn phòng để nhằm phát huy hết chức năng, nhiệm vụ văn phòng vào công việc đợc tốt hiệu cao - Trong công tác tổ chức quản lý giải văn bản: Hiện nay, Nhà nớc đà ban hành nhiều văn QLNN ấn phẩm nhà xuất có liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị Đề nghị cần phải phổ biến rộng rÃi địa phơng sở để nắm bắt kịp thời thực thống theo quy định 21 Đối với văn phòng UBND cấp xÃ, việc đăng ký văn đi, đến vào sổ đăng ký theo mẫu quy định Nhà nớc hợp lý Tuy nhiên, sổ đăng ký theo mẫu quy định Nhà nớc đợc lập dày, văn đăng ký năm không hết nhng phải đem nộp lu nh lÃng phí Vì vậy, đề nghị Nhà nớc cần xem xét lại có mẫu sổ lập riêng dành cho cấp xà phù hợp Việc quản lý văn đến UBND xà cần phải đợc đóng dấu đến để tiện cho việc quản lý theo dõi Vì vậy, đề nghị UBND xà phải khăc dấu đến Việc ban hành văn yêu cầu thiết phải qua khâu soạn thảo qua đầy đủ trình tự bớc theo quy định Nhà nớc trớc phát hành Vì vậy, đề nghị UBND xà vào quy định Nhà nớc quy chế UBND xà để tổ chức thực cho Trên kiến nghị mà trình công tác thân nắm rút kinh nghiệm đợc, nên mạnh dạn đề đạt Hy vọng rằng, giải pháp để xây dựng công tác quản lý giải văn UBND xà thời gian tới đợc hoàn chỉnh Vì vậy, mong đợc lÃnh đạo cấp UBND xà Đức Trạch quan tâm xem xét giải 22 Kết luận Văn phơng tiện quan trọng hoạt động quản lý Nhà nớc Nhà nớc thực chức quản lý dựa sở ban hành văn QLNN nhằm mục đích điều chỉnh quan hệ xà hội Trong điều kiện nay, xây dựng Nhà nớc Việt nam Nhà nớc pháp quyền XHCN nhân dân, nhân dân nhân dân, tiến tới xây dựng nớc Việt nam dân giàu, nớc mạnh, xà hội công bằng, dân chủ, văn minh Do đó, hết, công tác xây dựng ban hành văn QLNN nh việc tổ chức quản lý giải văn cần phải đợc quan tâm thực tốt Trong công đổi đất nớc nay, Đảng Nhà nớc ta quan tâm coi trọng đến công tác cải cách thủ tục hành Nhà nớc Trong đó, công tác quản lý giải văn QLNN đặc biệt đợc coi trọng Có nhiều văn quy phạm pháp luật Nhà nớc từ trung ơng đến tỉnh, huyện đợc ban hành để chấn chỉnh bớc hoạt động công tác văn th quan, đơn vị nh cấp, ngành địa phơng nói chung Lý luận thực tiễn công tác quản lý giải văn QLNN phong phú đa dạng, nhng với điều kiện thời gian phạm vi nghiên cứu có hạn đề tài đợc đề cập đến phần lý luận công tác quản lý giải văn quan Nhà nớc nói chung; Đồng thời sâu tìm hiểu thực trạng công tác quản lý giải văn UBND xà Đức Trạch nói riêng để phần làm rõ thêm tâm quan trọng văn hoạt động quản lý Nhà nớc 23 Thông qua việc làm đề tài này, thân có dịp vận dụng lý luận kiến thức đà học đợc trờng vào thực tiễn Đây sở để sau hoàn thành khóa học trở địa phơng công tác, vận dụng vào thực tế đơn vị góp phần với quyền địa phơng tham gia vào hoạt động quản lý Nhà nớc sở Hy vọng đề tài có đợc tính khả thi, sớm đợc vận dụng vào sở mang lại hiệu tốt./ Tài liệu tham khảo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật (sủa đổi) Giáo trình quản lý Nhà níc (tËp 4) Häc viƯn chÝnh trÞ Qc gia xt năm 2001 Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 Chính phủ quy định điều lệ công tác công văn giấy tờ Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu Quyết định số 91/BT ngày 14/6/1998 Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Công văn số 1145/VPCP-HC ngày 01/4/1998 Văn phòng Chính phủ Báo cáo trị BCH Đảng xà Đại hội Đảng lần thứ XXI, nhiệm kỳ 2005 - 2010 Quy chế công tác văn th - lu trữ ban hành kèm theo định số 47/QĐ-UB ngày 15/2/2006 UBND xà Đức trạch 24 Mở đầu Mục lục Trang 1: Một số vấn đề chung công tác quản lý giải văn quản lý nhà nớc - Văn hình thức văn - Công tác quản lý giải văn QLNN quan, đơn vị II: Thực trạng công tác quản lý giải văn UBND xà Đức Trạch - Tình hình chung - Tình hình thực công tác quản lý giải văn 10 UBND xà Đức Trạch III - Phơng hớng giải pháp chủ yếu việc thực công tác quản lý giải văn QLNN UBND xà Đức Trạch 13 25 - Phơng hớng chung 13 - Một số tiêu UBND xà Đức Trạch đến năm 2010 14 - Một số giải pháp chủ yếu 14 - Một số kiến nghị 16 Kết luận 18 Tài liệu tham khảo 19 26 ... Một số vấn đề chung công tác quản lý giải văn quản lý nhà nớc - Văn hình thức văn - Công tác quản lý giải văn QLNN quan, đơn vị II: Thực trạng công tác quản lý giải văn UBND xà Đức Trạch - T×nh... vụ quản lý, sử dụng văn bản, quản lý dấu công tác lập hồ sơ sở mà nâng cao chất l- 19 ợng công tác văn th đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý UBND xà Bốn là: Tăng cờng lÃnh đạo, quản lý UBND xà công. .. thực công tác quản lý giải văn 10 UBND xà Đức Trạch III - Phơng hớng giải pháp chủ yếu việc thực công tác quản lý giải văn QLNN UBND xà Đức Trạch 13 25 - Phơng hớng chung 13 - Một số tiêu UBND xÃ