MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài : 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu: 1 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài: 1 4. Đối tượng nghiên cứu: 2 5. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu: 2 6. Nội dung nghiên cứu 2 7. Đóng góp của đề tài: 2 8. Phương pháp nghiên cứu 2 9. Danh mục tài liệu tham khảo: 2 10. Kết cấu đề tài: 3 CHƯƠNG I. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ TRUNG ƯƠNG ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH VÀ ĐẶC ĐIỂM VĂN BẢN, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN 4 1. Một số nét khái quát về Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 4 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 4 1.2.Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 5 1.2.1.Chức năng 5 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 6 2. Các loại văn bản hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 8 3. Quy định về thể thức văn bản của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh 10 CHƯƠNG II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN 19 1. Nhận thức của cán bộ, công nhân viên cơ quan Trung ương Đoàn về công tác văn thư nói chung và công tác quản lý và giải quyết văn bản nói riêng 19 1.1.Về tổ chức: 19 1.2.Về ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư 19 2.2.Thực trạng công tác Quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn 20 2.2.1.Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đi 20 2.2.2. Thực trạng công tác Quản lý và giải quyết văn bản đến 26 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN 34 1. Nhận xét 34 1.1. Ưu điểm 34 1.2. Tồn tại 35 2. Kiến nghị và đề xuất 35 2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ,công chức,viên chức cơ quan Trung ương Đoàn về công tác quản lý và giải quyết văn bản 35 2.2. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ 35 2.3. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các văn bản của cơ quan về công tác văn thư nói chung và công tác quản lý và giải quyết văn bản nói riêng 36 KẾT LUẬN 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 39
MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài : Văn phương tiện, công cụ cho hoạt động quản lý Bất quan , tổ chức phải ban hành văn để phục vụ cho hoạt động quản lý Để phát huy hiệu vai trò chức văn bản, công tác quản lý giải văn phải quan tâm mức Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tổ chức trị-xã hội hệ thống trị, môi trường thuận lợi cho hệ niên cống hiến trưởng thành Đây nơi cung cấp luận khoa học cho việc hoạch định đường lối, chiến lược, kế hoạch sách phát triển niên đáp ứng yêu cầu đổi đất nước hội nhập quốc tế Trong trình hoạt động, Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh ban hành thường xuyên nhận nhiều loại văn quan tổ chức gửi đến để đạo, phối hợp công tác hay tham mưu xin ý kiến vấn đề đời sống xã hội liên quan trực tiếp đến niên chức nhiệm vụ Trung ương Đoàn Để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý kịp thời, xác, nhiều năm qua Trung ương Đoàn có nhiều cố gắng tích cực đổi mới, thực hiệu công tác quản lý giải văn Bởi quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh thực tốt tuân theo quy định Nhà nước góp phần nâng cao hiệu quản lý giải công việc quan; đồng thời khẳng định vị trí tầm quan trọng quan hệ thống trị Với sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội số sở giáo dục khác, việc nghiên cứu công tác quản lý giải văn Trung ương Đoàn nói riêng tổ chức trị-xã hội nói chung vấn đề chưa có đề tài nghiên cứu Xuất phát từ lý trên, chúng em chọn đề tài “Nghiên cứu công tác quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn niên cộng sản Hồ Chí Minh” làm đề tài nghiên cứu khoa học với mong muốn góp phần tìm hiểu công tác quản lý giải văn tổ chức trịxã hội hiểu rõ môn học “Công tác văn thư quan, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội” mà chúng em học nhà trường Tổng quan tình hình nghiên cứu: Đã có nhiều đề tài nghiên cứu, luận văn, luận án sinh viên nghiên cứu vấn đề quản lý giải văn Tuy nhiên, tổ chức trị-xã hội chưa có đề tài nghiên cứu vấn đề Mục đích nghiên cứu đề tài: - Tìm hiểu loại văn hình thành hoạt động quan công tác quản lý giải văn Trung ương Đoàn TNCS HCM - Kết đề tài tài liệu tham khảo cho việc giảng dạy học tập giảng viên, sinh viên trường học phần “Quản lý giải văn hoạt động quản lý” học phần “Công tác văn thư quan, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội” Đối tượng nghiên cứu: - Các loại văn bản,tài liệu hình thành hoạt động Trung ương Đoàn - Việc áp dụng quy trình nghiệp vụ công tác quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý giải văn Văn phòng khối ban phong trào nhiệm kỳ Đại hội toàn quốc lần thứ (20072012) (do thời gian hạn chế nên chúng em không nghiên cứu việc quản lý giải văn đơn vị nghiệp, doanh nghiệp, báo chí, xuất bản) Nội dung nghiên cứu Thực trạng việc quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; số giải pháp kiến nghị nâng cao chất lượng tổ chức quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Đóng góp đề tài: - Đóng góp số ý kiến, giải pháp giúp cho việc quản lý giải văn Trung ương Đoàn TNCSHCM thuận lợi hiệu - Là tài liệu nghiên cứu, phục vụ cho việc dạy học môn học “Quản lý giải văn hoạt động quản lý” học phần “Công tác văn thư quan Đảng tổ chức trị-xã hội” trường Đại học Nội vụ số sở giáo dục có đào tạo học phần Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài chúng em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp thống kê: tác giả sử dụng phương pháp để thống kê số lượng văn hình thành hoạt động Trung ương Đoàn theo quy định - Phương pháp so sánh: phương pháp sử dụng để so sánh thực trạng việc quản lý giải văn Trung ương Đoàn với lý thuyết học nhà trường - Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp sử dụng để phân tích, rút ưu điểm hạn chế công tác quản lý giải văn Trung ương Đoàn, từ đưa biện pháp để giúp cho công tác quản lý giải văn Trung ương Đoàn thực tốt nếp Danh mục tài liệu tham khảo: - Giáo trình môn Nghiệp vụ công tác văn thư trường CĐ Nội vụ Hà Nội; - Các văn quy phạm pháp luật, văn đạo, hướng dẫn Bộ Nội vụ, Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có liên quan tới vấn đề - Một số đề tài nghiên cứu, luân văn cao học, khóa luận tốt nghiệp có liên quan tới vấn đề 10 Kết cấu đề tài: Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung luận văn gồm phần sau: Chương I: Một số nét khái quát Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh đặc điểm văn bản, tài liệu hình thành hoạt động quan Trung ương Đoàn Chương II: Khảo sát công tác quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Chương III: Một số nhận xét giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Nhân chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo trường, thầy cô giáo khoa Văn thư - Lưu trữ đặc biệt cô giáo Trịnh Thị Năm hướng dẫn, trang bị cho chúng em kiến thức kỹ nghiệp vụ cần thiết cho việc khảo sát hoàn thành báo cáo đề tài cách thuận lợi hoàn thiện Xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, cán công nhân viên Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp thông tin số liệu giúp chúng em hoàn thành đề tài khoa học Tuy nhiên, có nhiều cố gắng, khả năng, kinh nghiệm chúng em nhiều hạn chế nên đề tài khó tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý thầy cô bạn Chúng em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2012 CHƯƠNG I MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ TRUNG ƯƠNG ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH VÀ ĐẶC ĐIỂM VĂN BẢN, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN Một số nét khái quát Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh tổ chức trị - xã hội niên Việt Nam Đảng Cộng sản Việt Nam Chủ tịch Hồ Chí Minh sáng lập, lãnh đạo rèn luyện Đoàn bao gồm niên tiên tiến, phấn đấu mục tiêu, lý tưởng Đảng độc lập dân tộc gắn liền với chủ nghĩa xã hội, dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh Đoàn 26/3/1931 , Hội nghị Ban chấp hành Trung ương Đảng lần thứ 2, Trung ương Đảng giành phần quan trọng chương trình làm việc để bàn công tác niên đến định thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Đó vận động khách quan phù hợp với cách mạng nước ta; đồng thời, phản ánh công lao trời biển Đảng, Chủ tịch Hồ Chí Minh vô kính yêu - Người sáng lập rèn luyện tổ chức Đoàn Được Bộ Chính trị Ban chấp hành Trung ương Đảng Bác Hồ cho phép, theo đề nghị Trung ương Đoàn niên Lao động Việt Nam, Đại hội toàn quốc lần thứ họp từ ngày 22 - 25/3/1961 định lấy ngày 26/3/1931 (một ngày thời gian cuối Hội nghị Trung ương Đảng lần thứ 2, dành để bàn bạc định vấn đề quan trọng công tác niên) làm ngày thành lập Đoàn hàng năm Ngày 26/3 trở thành ngày vẻ vang tuổi trẻ Việt Nam, Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh quang vinh Từ ngày 26/3/1931 đến nay, để phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ thời kỳ cách mạng, Đoàn đổi tên nhiều lần: Từ 1931 - 1936: Đoàn TNCS Việt Nam, Đoàn TNCS Đông Dương Từ 1937 - 1939: Đoàn Thanh niên Dân chủ Đông Dương Từ 11/1939 - 1941: Đoàn Thanh niên phản đế Đông Dương Từ 5/1941 - 1956: Đoàn Thanh niên cứu quốc Việt Nam Từ 25/10/1956 - 1970: Đoàn Thanh niên Lao động Việt Nam Từ 2/1970 - 11/1976: Đoàn Thanh niên lao động Hồ Chí Minh Từ 12/1976 đến nay: Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Được xây dựng, rèn luyện trưởng thành qua thời kỳ đấu tranh cách mạng, Đoàn tập hợp đông đảo niên phát huy chủ nghĩa anh hùng cách mạng, cống hiến xuất sắc cho nghiệp giải phóng dân tộc, thống đất nước, xây dựng bảo vệ Tổ quốc Bước vào thời kỳ mới, Đoàn tiếp tục phát huy truyền thống quý báu dân tộc chất tốt đẹp mình, kế tục trung thành, xuất sắc nghiệp cách mạng vẻ vang Đảng Chủ tịch Hồ Chí Minh; thường xuyên bổ sung lực lượng trẻ cho Đảng; tổ chức động viên đoàn viên, niên nước đầu nghiệp công nghiệp hóa, đại hoá đất nước bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.Những hệ niên chiến đấu anh dũng độc lập tự Tổ Quốc, chủ nghĩa xã hội liên tiếp lập nên chiến công xuất sắc trưởng thành vượt bậc 1.2.Chức , nhiệm vụ, cấu tổ chức Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 1.2.1.Chức Trung ương Đoàn quan chuyên trách Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trung ương, có chức cấp hoạch định tổ chức thực chủ trương, kế hoạch, chương trình công tác Đoàn phong trào thiếu nhi 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn + Nghiên cứu cụ thể hoá chủ trương, nghị Đảng, sách, pháp luật Nhà nước để tổ chức thực hệ thống Đoàn TNCS Hồ Chí Minh quan Trung ương Đoàn + Đề xuất với Đảng, Nhà nước chủ trương, đường lối, sách liên quan đến niên, thiếu niên, nhi đồng, công tác đoàn phong trào thiếu nhi + Tham mưu cho Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban chấp hành Trung ương Đoàn chủ trương, nghị quyết, kế hoạch, chương trình công tác Đoàn phong trào thiếu nhi + Hướng dẫn kiểm tra việc triển khai, thực chủ trương, nghị Đảng, sách pháp luật Nhà nước hệ thống Đoàn TNCS Hồ Chí Minh quan Trung ương Đoàn + Hướng dẫn kiểm tra việc tổ chức thực chủ trương nghị chương trình công tác Đoàn phong trào thiếu nhi; chương trình phối hợp, nghị liên tịch Trung ương Đoàn với Bộ ngành, đoàn thể, tổ chức kinh tế - xã hội + Tổ chức thực hiên chủ trương, nghị Đảng, sách pháp luật Nhà nước; chủ trương, nghị quyết, kế hoạch, chương trình công tác Đoàn phong trào thiếu nhi + Tổ chức thực hiên công tác tổng hợp thông tin tình hình niên, thiếu niên, nhi đồng, công tác đoàn phong trào thiếu nhi phục vụ công tác đạo điều hành Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn + Thực mối quan hệ làm việc với quan Đảng, Nhà nước, bộ, ngành, đoàn thể, tổ chức kinh tế - xã hội nước; địa phương để tiến hành công tác Đoàn phong trào thiếu nhi, nội dung công tác có liên quan + Thực nhiệm vụ Thường trực Trung ương Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam, Hôi đồng Trung ương Đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh, Uỷ ban kiểm tra Trung ương Đoàn Uỷ ban Quốc gia niên Việt Nam + Công tác tổ chức cán bộ, chế độ sách, lao động tiền lương cán người lao động + Tài tài sản quan Trung ương Đoàn + Công tác nghiên cứu khoa học liên quan đến niên, thiếu nhi, nhi đồng, công tác Đoàn phong trào thiếu nhi + Công tác đào tạo, bồi dưỡng cãn Đoàn, Hội, Đội + Hoạt động đối ngoại niên + Công tác bảo vệ trị nội Đoàn TNCS Hồ Chí Minh quan Trung ương Đoàn + Các quan báo chí, xuất bản, doanh nghiệp, đơn vị nghiệp thuộc Trung ương Đoàn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Theo Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh * Đại hội đại biểu Đoàn toàn quốc: quan lãnh đạo cao Đoàn, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn triệu tập thường lệ năm lần Đại hội có nhiệm vụ thảo luận biểu thông qua báo cáo Ban Chấp hành Trung ương Đoàn; định phương hướng, nhiệm vụ công tác Đoàn phong trào thanh, thiếu nhi; bầu Ban Chấp hành Trung ương Đoàn * Ban Chấp hành Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh: quan lãnh đạo kỳ đại hội Đại hội đại biểu Đoàn toàn quốc có nhiệm vụ: - Lãnh đạo công tác xây dựng Đoàn, Hội, Đội - Tổ chức thực Nghị Đại hội Đoàn toàn quốc đạo, hướng dẫn tổ chức Đoàn cấp thực nghị quyết, thị Đảng Trung ương Đoàn - Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động Trung ương Đoàn với Ban Chấp hành Trung ương Đảng thông báo cho tổ chức Đoàn cấp - Kiến nghị, đề xuất phối hợp với quan Nhà nước, đoàn thể, tổ chức kinh tế, xã hội Trung ương để giải vấn đề có liên quan đến công tác Đoàn phong trào niên, thiếu nhi * Ban Thường vụ Trung ương Đoàn: thay mặt Ban Chấp hành Trung ương Đoàn lãnh đạo cấp Đoàn việc thực nghị Đại hội Đoàn toàn quốc nghị Ban Chấp hành Trung ương Đoàn * Ban Bí thư Trung ương Đoàn: quan thường trực Ban Thường vụ Trung ương Đoàn gồm Bí thư thứ Bí thư, thay mặt Ban Thường vụ Trung ương Đoàn tổ chức đạo, hướng dẫn kiểm tra việc thực nghị Đoàn; chuẩn bị vấn đề trình Ban Thường vụ xem xét định chủ trương công tác Đoàn, phong trào thiếu nhi giải công việc hàng ngày Đoàn * Các quan, tham mưu giúp việc Ban Chấp hành Trung ương Đoàn gồm 39 ban, đơn vị, đó: a Khối ban phong trào (11 đơn vị) Ban Thanh niên Trường học Ban Thanh niên xung phong Ban Công tác thiếu nhi Ban Kiểm tra Ban Tuyên giáo Ban Đoàn kết tập hợp niên Ban Quốc tế Ban Thanh Niên Công nhân Đô thị Ban Thanh niên Nông thôn Ban Tổ chức Văn phòng b Khối đơn vị nghiệp (21 đơn vị) Trung tâm Dạy nghề Dịch vụ việc làm niên Trung ương Đoàn Trung tâm Thanh thiếu nhi miền Trung Trung tâm dạy nghề Dịch vụ việc làm niên khu vực sông Hồng Trung tâm thiếu nhi miền Nam Trung tâm hỗ trợ phát triển niên Nông thôn Trung tâm Hướng dẫn hoạt động Thiếu nhi Trung ương Trung tâm Thanh thiếu niên miến Bắc Bảo tàng hệ trẻ Việt Nam Trung tâm Phát triển khoa học công nghệ Tài trẻ Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam Báo Tiền Phong Báo Thanh niên Báo Sinh viên Việt Nam Báo Thiếu niên Tiền phong Báo Nhi Đồng Tạp chí niên Tạp chí Thời trang trẻ Trung tâm truyền hình niên Ban phát thiếu nhi Nhà xuất Thanh niên Nhà xuất Kim đồng c Khối đơn vị doanh nghiệp (7 đơn vị) Công ty xuất nhập khầu Tổng hợp Sài Gòn (INCOMEX Sài Gòn) Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Viêt Nam (DETESCO Việt Nam) Công ty TNHH thành viên du lịch Thanh niên Việt Nam (Công ty FESTIVAL) Công ty TNHH thành viên đầu tư phát triển thương mại Vạn Xuân Trung tâm Du lịch niên Việt Nam Công ty sản xuất xuất nhập Thanh niên Việt Nam (Công ty VYPEXCO) Tổng đội Thanh niên xung phong Trường Sơn Ngoài có Văn phòng Uỷ ban Quốc gia Thanh niên Việt Nam tổ chức, hoạt động theo quy chế Uỷ ban Quốc gia Thanh niên Việt Nam quy định; BCH đảng bộ, BCH Công đoàn, BCH Đoàn niên quan Trung ương Đoàn hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ xác định định thành lập Các loại văn hình thành hoạt động Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Cơ quan Trung ương Đoàn quan chuyên trách Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cấp Trung ương Hệ thống văn quan gồm toàn loại văn Đoàn sử dụng hoạt động hệ thống tổ chức từ Trung ương đến sở Văn Trung ương Đoàn ban hành phong phú thể loại gồm: - Điều lệ Đoàn: Điều lệ Đoàn văn xác định tôn chỉ, mục đích, nguyên tắc tổ chức máy Đoàn, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn đoàn viên tổ chức Đoàn - Nghị quyết: Nghị văn ghi lại định thông qua đại hội, hội nghị quan lãnh đạo Đoàn cấp, hội nghị đoàn viên đường lối, chủ trương sách, kế hoạch vấn đề cụ thể - Quyết định: Quyết định văn dùng để ban hành bãi bỏ quy định, định cụ thể chủ trương, sách, tổ chức máy, nhân thuộc phạm vi quyền hạn tổ chức, quan Đoàn - Chỉ thị: Chỉ thị văn dùng để đạo cấp Đoàn, tổ chức Đoàn cấp thực chủ trương, công tác số nhiệm vụ cụ thể quan lãnh đạo vấn đề định chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể - Kết luận: Kết luận văn ghi lại ý kiến thức tổ chức, quan lãnh đạo vấn đề định chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể - Quy chế: Quy chế văn xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ lề lối làm việc tổ chức, quan lãnh đạo Đoàn - Quy định: Quy định văn xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục chế độ cụ thể lĩnh vực công tác định cấp Đoàn, tổ chức, quan lãnh đạo Đoàn hệ thống quan chuyên môn có chức năng, nhiệm vụ - Thông tri: Thông tri văn đạo, giải thích, hướng dẫn cấp Đoàn, tổ chức quan Đoàn cấp thực nghị quết, định, thị…của cấp Đoàn quan lãnh đạo Đoàn cấp - Hướng dẫn: Hướng dẫn văn banrgiair thích, dẫn cụ thể việc tổ chức thực văn chủ trương cấp Đoàn cưa quan lãnh đạo Đoàn cấp - Thông báo: Thông báo văn giải thích, dẫn cụ thể việc tổ chức thực văn chủ trương cấp Đoàn quan lãnh đạo Đoàn cấp - Tuyên bố: Tuyên bố văn dung để thức công bố lập trường, quan điểm, thái độ Đoàn niên kiện, việc quan trọng - Lời kêu gọi: Lời kêu gọi văn dung để yêu cầu động viên đoàn viên, thiếu nhi thực nhiệm vụ hưởng ứng chủ trương có ý nghĩa trị - Báo cáo: Báo cáo văn dùng để tường trình tình hình hoạt động cấp Đoàn, tổ chức, quan lãnh đạo Đoàn đề án, vấn đề việc định - Kế hoạch: Kế hoạch văn dung để xác định mục đích, yêu cầu, tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành khoảng thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ - Chương trình: Chương trình văn dùng để xếp nội dung công tác, lịch việc cụ thể tổ chức, quan Đoàn đồng chí lãnh đạo thời gian định - Đề án: Đề án văn dùng để trình báy có hệ thống kế hoạch, giải pháp giải nhiệm vụ, vấn đề cụ thể để cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tờ trình: Tờ trình văn dùng để thuyết trình tổng quát dự án, vấn đề, dự thảo văn để cấp xem xét, định - Công văn: Công văn văn dùng để truyền đạt, trao đổi công việc cụ thể trình thực chức năng, nhiệm vụ tổ chức, quan Đoàn - Biên bản: Biên văn ghi chếp diễn biến, ý kiến phát biểu ý kiến kết luận đại hội Đoàn, hội nghị họp Đoàn mang đến nơi nhận thời gian quy định Những văn mật, tối mật, tuyệt mật cần kiểm tra nơi nhận, thời gian văn bản, có dấu mức độ mật phải gửi kèm phiếu gửi Phải viết rõ ràng, đầy đủ văn tên quan gửi, số, ký hiệu công văn, văn hoả tốc có hẹn ghi thêm ngày, văn phải đến người nhận Các văn gửi phải vào sổ chuyển giao văn đi, giao nhận phải ký rõ ràng Đối với văn bản, tài liệu mật, tài liệu có quy định thu hồi phải đánh số bản, ghi rõ nơi nhận người nhận đóng dấu thu hồi phía trang đầu tài liệu Đối với văn chuyển đi: tất văn văn thư quan ban, đơn vị tự gửi chuyển qua đường bưu điện chuyển trực tiếp đến nơi nhận phải đăng ký vào sổ chuyển văn có chữ ký nơi nhận văn Ở quan Trung ương Đoàn có điểm khác so với hầu hết quan Nhà nước cán văn thư không cần phải khắp quan để chuyển giao văn Ở phận văn thư Phòng Hành chính, Văn phòng Trung ương Đoàn lắp đặt sẵn kệ tủ lớn, nhiều ô nhỏ, ô phòng, ban đơn vị khác Mỗi có văn cần chuyển giao cho đơn vị cán văn thư cần để tài liệu vào ô phòng ban, đơn vị đó, ngày lần đơn vị cử người xuống ô lấy tài liệu vào đầu làm việc buổi sáng buổi chiều, kí nhận mang văn đơn vị Lưu văn đi, theo dõi kiểm tra thu hồi văn Mỗi văn phát hành phải lưu 01 bản( chính, giấy tốt, có chữ ký tay) đưa vào hồ sơ tên gọi Bản lưu phải đóng dấu sau sao, chụp đủ số lượng phát hành Bản thảo cuối tài liệu quan trọng văn có bút tích đồng chí Bí thư Trung ương Đoàn phải lưu giữ lâu dài Sau công văn gửi đi, phận văn thư phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi chặt chẽ kết giao nhận tài liệu kịp thời phát xử lý trường hợp chậm trễ, thất lạc * Đối với văn thư quan, đơn vị: Việc quản lí văn phòng ban, đơn vị quan thực cẩn thận Mỗi phòng ban, đơn vị quan lập sổ đăng ký quản lý văn theo mẫu thống văn phòng Trung ương Đảng Tuy nhiên phòng ban, đơn vị quan thường có sổ đăng ký chung số lượng văn không nhiều chủ yếu loại văn bản: Công văn, Báo cáo, Tờ trình Trong năm 2010, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban 25 hành tất 1721 văn bản, Công văn quan 1114 văn bản, chiếm 64,7%, Quyết định 443 văn chiếm 25,8%, lại loại văn khác chiếm 9,5% Trong năm 2011, quan ban hành tổng cộng 3364 văn bản, chiếm 55,8% Công văn quan (1810 văn bản), chiếm 36,3% Quyết đinh (1222 văn bản), lại 7.9% loại văn khác Có thể thấy số lượng văn Trung ương Đoàn ngày tăng lên, năm 2011 gần gấp đôi năm 2010 chiếm phần lớn số lượng văn quan Công văn quan Quyết định 2.2.2 Thực trạng công tác Quản lý giải văn đến Văn đến tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn thư, thư gửi đến quan, tổ chức Tất văn bản, tài liệu gửi đến Trung ương Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh (do bưu điện, liên lạc quan khác chuyển đến, cán trực tiếp nhận quan khác, dự án hội nghị đem về) phận văn thư thuộc Phòng hành chính, Văn phòng Trung ương Đoàn tiếp nhận quản lý thống Việc quản lý giải văn đến khâu quan trọng công tác văn thư Vì văn gửi đến quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, phận văn thư quan luôn thực cẩn thận tuân theo quy trình từ tiếp nhận chuyển phát văn đến Công tác quản lý giải văn đến quan Trung ương Đoàn thực sau: Tiếp nhận văn đến Theo định số: 617QĐ/TWĐTN ngày 05 tháng 5năm 2009 Ban hành quy định quy trình tiếp nhận, xử lý, chuẩn bị ban hành văn quan Trung Ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Điều 1.Tiếp nhận văn đến - Văn tổ chức, cá nhân quan Trung ương Đoàn gửi đến Trung ương Đoàn, Phòng hành thuộc Văn phòng Trung ương Đoàn tiếp nhận vào sổ công văn đến, chuyển Chánh Văn phòng Trung ương Đoàn xử lý - Văn ban, đơn vị trực thuộc quan Trung ương Đoàn trình Ban Bí thư Bí thư Trung ương Đoàn phải chuyển đến Chánh văn phòng Trung ương Đoàn, Thư ký Bí thư thứ nhất, Thư ký Ban Bí thư theo mẫu phiếu trình văn thống Điều Thời gian xử lý văn - Chánh Văn phòng Trung ương Đoàn có trách nhiệm xử lý văn ngày làm việc - Thường trực Ban Bí thư đồng chí Bí thư Trung ương Đoàn có trách nhiệm xử lý văn không 02 ngày làm việc 26 - Đối với chương trình, đề án Đoàn thời gian xử lý không 05 ngày - Đối với văn liên quan đến kinh tế , tài thời gian xử lý không 07 ngày - Khi Bí thư phụ trách công tác vắng, ban, đơn vị có trách nhiệm trình nội dung liên quan với Bí thư thường trực xem xét xử lý Văn bản, tài liệu, đơn thư gửi đến quan (văn bưu điện, liên lạc quan chuyển tới, các quan khác trực tiếp gửi tới, dự hội nghị đem về) phận văn thư thuộc Phòng Hành Văn phòng Trung ương Đoàn tiếp nhận Khi tiếp nhận văn đến, phận văn thư trực tiếp kiểm tra, đối chiếu nới gửi, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), số, ký hiệu văn ghi bì với sổ giao nhận Nếu có nghi vấn, bì văn rách, chậm (đối với văn có hỏa tốc hẹn giờ) lập biên yêu cầu người chuyển văn ký xác nhận Phân loại, bóc bì; đóng dấu, ghi ngày, số đến * Phân loại, bóc bì Cán văn thư Phòng Hành chính, Văn phòng Trung ương Đoàn sau phân loại xem văn thuộc thẩm quyền bóc bì Cán văn thư mở bì tài liệu gửi đến Ban Bí thư, Ban thường vụ, Ban chấp hành, Văn phòng quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh (kể bì có kí hiệu mật “A,B” cán văn thư bóc b́) Đối với tài liệu gửi đích danh đồng chí Bí thư Trung ương Đoàn ban, đơn vị thuộc quan, phận văn thư không mở bì văn tài liệu có trách nhiệm ghi váo sổ tiếp nhận công văn chuyển bì tới nơi nhận Các bì công văn, tài liệu có dấu khẩn, hoả tốc, mời họp phải mở bì chuyển Chánh Văn phòng kịp thời giải Khi mở bì không để sót, rách, nhàu nát tài liệu; cần đối chiếu tài liệu có phong bì với số, kí hiệu ghi bì Nếu thiếu, nhầm lẫn, phải báo cáo kịp thời với Chánh Văn phòng đề nghị nơi gửi kiểm tra lại Những trường hợp phải giữ bì kèm theo tài liệu, gồm: bì tài liệu ghi độ mật, khẩn, số kí hiệu không thống nhất; ngày gửi ngày nhận cách xa; có dấu hoả tốc hẹn giờ; đơn từ cán bộ, nhân dân gửi đến; thư từ từ nước gửi * Đóng dấu đến Văn đến sau phân loại, bóc bì xong cán văn thư đóng dấu đến phía số, kí hiệu văn bản, ghi đầy đủ nội dung cần thiết khung dấu “Đến” Đối với tài liệu phận văn thư không bóc bì cán văn thư phải đóng dấu đến bì 27 Tài liệu, văn đến sau bóc bì kiểm tra, cán văn thư trực tiếp đóng dấu đến lên văn bản, bên số, ký hiệu văn ghi đầy đủ thông tin cần thiết có khung dấu đến Tài liệu văn không mở bì, văn thư đóng dấu đến trực tiếp lên bì Mẫu dấu đến TRUNG ƯƠNG ĐOÀN T.N.C.S HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG Số: ĐẾN NGÀY Mẫu dấu đến Đoàn làm theo qui định so với mẫu dấu đến Đảng Đăng ký văn đến Tài liệu văn không bóc bì, sau đóng dấu đến, văn thư đăng ký số, ký hiệu, nơi gửi văn vào sổ “văn đến” Riêng đơn thư cán bộ, nhân dân gửi tới quan đăng ký vào sổ đăng ký riêng Theo Hướng dẫn số 06 HD/VP ngày 11/01/2008 Văn phòng Trung ương Đoàn việc hướng dẫn đăng ký văn quan Trung ương Đoàn, văn đến quan đăng ký theo năm (đánh số 01 cho văn năm tính từ ngày 01/01 số cuối văn cuối nhận vào ngày 31/12 năm) Với cách đăng ký thông thường lập sổ để viết, sổ đăng ký văn đến quan chia thành sổ, tương ứng với hệ thống quan sau: - Sổ 1: Đăng ký loại văn Trung ương Đảng, ban Đảng, tỉnh, thành ủy gửi đến - Sổ 2: Đăng ký loại văn Chính phủ gửi tới - Sổ 3: Đăng ký loại văn ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành gửi đến - Sổ 4: Đăng ký loại văn đoàn thể Trung ương gửi đến Cách chia sổ đăng ký văn đến giúp phân biệt dễ dàng nhóm văn gửi tới quan, tiện cho việc tra tìm văn bản, tài liệu cần Nhưng có số điểm không thuận tiện cho với sổ viết tay thông thường lâu dần theo thời gian bị mờ, nhòe chữ, thông tin văn đăng ký mát, thiếu sót Chưa kể tới sổ đăng ký văn 28 giấy, dễ cháy,… Bởi vậy, theo quy định Quyết định số 1340 QĐ/TWĐTN ngày 11/8/2010 Ban Chấp hành Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định công tác văn thư, lưu trữ Trung ương Đoàn Tất tài liệu, văn đến quan thống đăng ký quản lý máy tính, phần mềm máy tính Lotus Notes theo quy định Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng Cách quản lý thuận tiện khoa học nhiều việc quản lý văn bản, tài liệu, tra tìm văn bản, tài liệu cần thiết Từ sau năm 2009 Trung ương Đoàn niên cộng sản hồ chí minh không sử dụng sổ cho việc đăng kí văn đến Tất việc đăng kí thực máy không in định kỳ để theo dõi Dưới mẫu sổ đăng kí công văn đến mà quan sử dụng năm 2008: ………………………………………… TRUNG ƯƠNG ĐOÀN ………………………………………… SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN CÁC CƠ QUAN ĐOÀN THỂ TRUNG ƯƠNG NĂM… Quyển số: Bắt đầu: Kết thúc ngày: 29 Phần bên Ngày tháng Số đến Công văn đến Tác giả Tên Số gọi Ngày Số Số Chuyển ký tháng trang cho hiệu trích yếu Lưu hồ sơ Ghi So với lý thuyết học trường phần đăng ký bên văn đến có khác rõ rệt Mục “Chuyển cho ai” phần thực ghi đơn vị, cá nhân nhận nhận khác so với lý thuyết tai trường ghi đơn vị, cá nhân nhận chính, đơn vị nhận ghi vào sổ chuyển giao Điều cho thấy bất cập cách sử dụng từ ngữ chưa xác quan tiến hành đăng ký văn đến phải để trống nhiều diện tích dành cho tên đơn vị nhận văn đến Trình văn đến Văn đến sau đăng kí xong cán văn thư quan có trách nhiệm trình văn đến Tuỳ thuộc vào đối tượng nhận văn đến mà cán văn thư quan trình văn cho người có thẩm quyền: + Văn tổ chức, cá nhân quan trung ương Đoàn gửi đến Trung ương Đoàn, phận văn thư Phòng Hành thuộc Văn phòng Trung ương Đoàn tiếp nhận, bóc bì,đăng ký chuyển cho Chánh văn phòng Trung ương Đoàn xử lí + Văn ban, đơn vị trực thuộc quan Trung ương Đoàn trình Ban Bí thư Bí thư Trung ương Đoàn phải chuyển đến Chánh Văn phòng trung ương Đoàn, Thư kí Bí thư thứ nhất, thư kí ban Bí thư theo mẫu phiếu trình văn thống Văn sau trình lên xử lí sau: - Chánh Văn phòng Trung ương Đoàn: + Đối với văn gửi Trung ương đoàn mang tính chất thông báo để biết, cho văn gửi ban Bí thư Trung ương Đoàn ban, đơn vị có liên quan + Đối với văn cần giải tuỳ theo tính chất tham mưu trình Ban Bí thư, Bí thư thứ nhất, Bí thư Trung ương Đoàn định 30 - Lãnh đạo ban đơn vị: Tiếp nhận văn tổ chức, cá nhân gửi đến có trách nhiệm xem xét, giải yêu cầu nội dung, thời gian thẩm quyền Những văn không thuộc thẩm quyền ban, đơn vị đề nghị chuyển văn phòng trung ương Đoàn * Sao văn đến Sau trình văn đến xong, vào ý kiến phân phối giải văn Chánh Văn phòng, quan Nhà nước, cán văn thư quan Trung ương Đoàn chịu trách nhiệm văn đến theo ý kiến đạo Mẫu dấu sao: VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐOÀN SAO Y BẢN CHÍNH Hà Nội, ngày tháng năm… Qui định sao: Trung ương Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh văn quy định văn đến Việc văn đến thực sau: văn đến TW Đoàn sau đóng dấu đến đem Chuyển giao văn đến Cũng giồng việc chuyển giao văn đi, việc chuyển giao văn đến quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh thuận lợi nhanh chóng dễ dàng cho cán văn thư Cán văn thư chuyển văn đến cho đơn vị, phòng ban vào ô nơi ngày lần có người từ phòng ban đơn vị xuống nhận văn Việc chuyển giao văn chuyển giao cho chức vụ như: đồng chí bí thư, bí thư, phó bí thư … chuyển giao phải kí nhận Theo khảo sát, giao, nhận văn văn giao nhận phải ký nhận ( %) Nhưng thực tế tiếp xúc trực tiếp với khâu nghiệp vụ Trung ương Đoàn Thanh niên Coongjsanr Hồ Chí Minh chúng em nhận thấy rằng: Bản sao, photo gửi cho ban, đơn vị đưa vào ô văn thư quan chuyển giao không ký nhận, nhận tiến hành đăng ký vào sổ chuyển giao ký nhận 31 Mẫu sổ giao nhận văn đến ……………………………………………… TRUNG ƯƠNG ĐOÀN ……………………………………………… Tài vụ: 2011… Sổ chuyển CÔNG VĂN ĐẾN Đ/C Nguyễn Thái Bình Phó văn phòng trung ương Đoàn Năm:… Quyển số:………………… Bắt đầu ngày:…… Kết thúc ngày:……………… Bên Ngày tháng chuyển Số đến Đơn vị, người nhận công văn Ký nhận Ghi Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Các đơn vị, cá nhân quan có trách nhiệm giải nhanh, thời hạn văn đến có nội dung công việc thuộc phạm vi phụ trách Những văn đến có yêu cầu thời hạn giải xin ý kiến, văn thư phải đăng kí đầy đủ vào mục phần mềm quản lý văn đến để theo dõi, Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc đảm bảo thời hạn quy định Sổ theo dõi giải văn đến Trung ương Đoàn lập máy sử dụng phần mềm văn Nhìn chung giống số lượng công văn Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh năm 2010 & 2011 số lượng công văn đến năm quan tăng theo năm Số lượng công văn đựoc gửi đến từ Bộ ngành lớn công văn đến gửi từ Đoàn thể Trung ương 32 Thống kê văn đến Trung ương Đoàn: - Năm 2009 Thể loại Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 tháng đầu năm 2012 Trung ương Đảng 650 403 662 403 Chính phủ 591 345 554 278 Bộ ngành 1356 823 1228 706 Đoàn thể Trung ương 75 52 83 64 Tổng số 2672 1623 2572 1451 33 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN Nhận xét 1.1 Ưu điểm - Đội ngũ cán văn thư quan người có đào tạo có trình độ đại học trở lên với phẩm chất trị có lòng say mê nghề nghiệp,tận tuỵ hết lòng với công việc - Công tác văn thư Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh thực theo quy định Cục văn thư lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.Việc tổ chức văn thư theo hình thức tập trung lại khoa học giúp cho công việc thực cách nhanh chóng đạt hiệu cao - Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành chi tiết quy chế, quy định, hướng dẫn chế độ công tác văn thư Những văn giúp cho cán văn thư cán công chức, viên chức quan làm tốt khâu công tác văn thư - Văn quan Trung ương Đoàn ban hành đựơc kiểm tra kỹ mặt thể thức, thẩm quyền, nội dung nên có sai sót -Việc áp dụng công nghệ đại vào công việc khiến cho việc đăng ký văn đi, đến, quản lý văn dễ dàng thuận tiện nhanh chóng nhiều Tất văn đến theo dõi chặt chẽ xác, đôn đốc, giải kịp thời - Nhờ có ô phòng ban riêng biệt phận văn thư phòng Hành chính, Văn phòng Trung ương Đoàn khiến cho việc chuyển giao văn đến nhanh chóng, kịp thời, xác, đối tượng, văn ngày chuyển hết ngày giúp cho cán văn thư giảm bớt phần vất vả công việc, khiến cho cán phòng ban quan chủ động với tài liệu công việc -Việc lưu văn bản, lập hồ sơ hành quan thực tốt cẩn thận, - Điều kiện làm việc cán văn thư quan quan tâm cách chu đáo, phòng làm việc xếp cách khoa học, đầy đủ trang thiết bị cho văn phòng như: điều hoà, máy tính, máy in, máy điện thoại, cặp đựng hồ sơ, kẹp, ghim tài liệu … Điều giúp cho cán văn thư giải công việc cách nhanh chóng, thuận tiện giúp cho cán văn thư yên tâm công tác hoàn thành tốt công việc 34 1.2 Tồn Bên cạnh ưu điểm, công tác văn thư nói chung công tác quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn nói riêng số tồn cần phải khắc phục - Việc đăng ký văn đi, đến phần mềm quản lý văn có nhiều ưu điểm có hạn chế quan Trung ương Đoàn không dùng sổ đăng kí nên máy vi tính hỏng hay gặp cố điện, mạng LAN khâu văn thư phải thực máy bị đình trệ lại kéo theo chậm trễ tới khâu sau công tác văn thư - Việc vệ sinh dấu nên làm thường xuyên để đóng dấu nét không bị nhoè - Việc sử dụng kệ với ô nhỏ cho phòng ban, đơn vị có nhiều ưu điểm ô nhỏ lại nắp đậy, khoá khiến cho việc có ý đồ xấu muốn tráo đổi lấy văn để xem vô dễ dàng để lại hậu vô nghiêm trọng cho quan Và việc có nhiều ô nhỏ liền mà nắp khiến cán văn thư không cẩn thận chút cho nhầm văn cần chuyển vào ô khác bên cạnh xao nhãng hay không để ý Kiến nghị đề xuất 2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ,công chức,viên chức quan Trung ương Đoàn công tác quản lý giải văn Công tác quản lí giải văn quan có vai trò quan trọng Tuy nhiên nhận thức, ý thức rõ ý nghĩa công việc trách nhiệm nghĩa vụ công việc việc nâng cao nhận thức lãnh đạo, cản bộ, công chức, viên chức quan Trung ương Đoàn công tác quản lí giải văn việc tiên tất Lãnh đạo quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cần quan tâm nhiều tới đời sống tinh thần đời sống vật chất cán bộ, công chức quan đặc biệt cán làm công tác văn thư, đưa quy định khen thưởng xử phạt kịp thời Biện pháp nêu để tăng cường ý thức tầm quan trọng công việc cản bộ, để ai tự giác làm việc có khoa học nếp, coi trọng công tác quản lí giải văn tầm quan trọng 2.2 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Để thực công việc cách có hiệu quả, khoa học suất, kịp thời việc phải thường xuyên rèn luyện, cập nhật thông tin mới, phương pháp làm việc thiếu: - Ngay từ khâu tuyển chọn nên chọn cán có chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo ngành nghề, tốt nghiệp cao đẳng trở lên - Nên có khóa đào tạo học tập ngắn hạn cho cản đơn vị 35 chuyên ngành trường Đại học Nội vụ Hà Nội, học viện Hành chính, trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn - Nên thường xuyên tố chức lớp học bồi dưỡng công tác văn thư công tác quản lí giải văn cho tất cán chuyên môn cán văn thư quan để nâng cao trình độ hiểu biết họ công việc cập nhật thông tin, thay đổi để áp dụng vào công việc khắc phục lỗ hỏng thiếu sót cá nhân công việc 2.3 Tiếp tục xây dựng hoàn thiện văn quan công tác văn thư nói chung công tác quản lý giải văn nói riêng Cần hoàn thiện văn công tác chuyên ngành quan ban hành văn qui định, hướng dẫn quan công tác văn thư để cán có chuẩn xác để thực theo - Việc sử dụng kệ với ô nhỏ cho phòng ban, đơn vị có nhiều ưu điểm ô nhỏ lại nắp đậy, khoá khiến cho việc có ý đồ xấu muốn tráo đổi lấy văn để xem vô dễ dàng để lại hậu vô nghiêm trọng cho quan Và việc có nhiều ô nhỏ liền mà nắp khiến cán văn thư không cẩn thận chút đút nhầm văn cần chuyển vào ô khác bên cạnh xao nhãng hay không để ý Hơn việc để văn vào ô nắp đậy dẫn tới tình trạng an toàn cho văn bới dễ dàng thực việc tráo đổi, xem trộm, đánh cắp văn tài liệu Vì quan nên làm nắp đậy khoa cho riêng ô phòng ban đơn vị cung cấp khóa ô đơn vị, cá nhân cán bộ, cá nhân phòng ban, đơn vị xuống lấy văn bản, tài liệu có khóa để mở, cán văn thư có trách nhiệm chuyển văn vào ô nhỏ phận khoa học, xác đảm bảo an toàn cho văn bản, tài liệu quan - Cần định kì kiểm tra, sửa chữa bảo dưỡng thiết bị để máy móc hoạt động tốt, tăng độ bền tránh lãng phí hay phải thay thiết bị cũ hỏng hóc sử dụng không cách - Công tác quản lí giải văn đến công việc quan trọng nên có phối hợp thống chặt chẽ cán văn thư quan với cán bộ, công chức chuyên môn để giải công việc nhanh chóng theo dõi kiểm tra đôn đốc công việc dễ dàng - Bộ phận văn thư quan Trung ương Đoàn nơi tập trung nhiều cán bộ, công chức, viên chức quan để lấy giấy tờ, giải công việc nhiên có nhiều cán công chức sau nhận văn đơn vị, cá nhân đứng phận văn thư để đọc nghiên cứu thông tin văn bản, điều làm an toàn bảo mật văn quan trọng yêu cầu bảo mật quan nên có qui định chặt chẽ không cho cán công chức viên chức vừa nhận, vừa đọc văn abnr chỗ để đảm bảo qui định an toàn văn bản, nội dung văn đề 36 KẾT LUẬN Công tác văn thư hoạt động thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước nói chung, quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh nói riêng Qua quãng thời gian khảo sát thông tin thực đề tài “Nghiên cứu công tác Quản lí giải văn quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh” trường quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh không dài, không ngắn, cho chúng em rút tìm hiểu nhiều thông tin kinh nghiệm quý báu, học hỏi thêm nhiều điều mới, tạo điều kiện cho chúng em có hội tiếp cận thực tế, làm quen dần với công việc, với chuyên ngành theo học Thời gian thu thập thông tin khảo sát thực tế Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, chúng em nhận nhiều giúp đỡ, bảo tận tình từ cán bộ, công chức, viên chức quan giúp chúng em học hỏi nhiều điều, xem xét kĩ thực tế công việc để sâu vào hiểu rõ công tác quản lí giải văn quan Trung ương Đoàn Công tác văn thư nói chung khâu nghiệp vụ quản lí giải văn công tác văn thư nói riêng Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh nhìn chung thực cách chặt chẽ, khoa học, theo trình tự khâu nghiệp vụ Với cách làm việc chúng em thấy ưu lớn công việc, không giúp cho quan, mà giúp cho phòng ban, đơn vị, cá nhân làm tốt công việc nhiệm vụ giao, góp phần đưa hiệu hoạt động quan ngày lên Thực đề tài chúng em mong muốn góp phần nhỏ suy nghĩ ý kiến chúng em giúp công tác văn thư lưu trữ quan công tác quản lí giải văn quan ngày hoàn thiện thật nhiều Qua chúng em xin chân thành cảm ơn bác lãnh đạo, cô chú, anh chị quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cho chúng em tới khảo sát cung cấp thông tin, hết lòng yêu quý, bảo, giúp đỡ em thời gian làm đề tài nghiên cứu Đồng thời chúng em xin gửi lời biết ơn tới thầy cô giáo trường khoa Văn thư, lưu trữ giới thiệu, tạo điều kiện cho chúng em tham gia thực đề tài Xin gửi lời cảm ơn biết ơn sâu sắc chúng em tới cô giáo Trịnh 37 Thị Năm hướng dẫn, giúp đỡ chúng em thực đề tài Với kiến thức lý thuyết kiến thức thực tế kinh nghiệm hạn chế thân, chúng em cố gắng thực đề tài cách tốt nhiên không tránh khỏi thiếu sót Chúng em mong nhận ủng hộ, động viên, bảo ý kiến đánh giá thầy cô trường Khoa Chúng em xin chân thành cảm ơn! 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Hướng dẫn số 06HD/VP ngày 11 tháng 01 năm 2008 hướng dẫn đăng ký văn quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh - Hướng dẫn số: 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 văn phòng Trung ương đảng thể thức văn Đảng - Hướng dẫn số: 29DH/VP ngày 20 tháng năm 2009 Hướng dẫn thể thức văn Đoàn TNCS Hồ Chí Minh - Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ công tác văn thư - Nghị định số: 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính Phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu - Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu - Quyết định số: 1340QĐ/TWĐTN ngày 11 tháng năm 2010 ban hành quy định công tác văn thư lưu trữ trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh - Quyết định số: 1836QĐ/TWĐTN ngày 23 tháng năm 2006 Ban hành quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đoàn - Quyết định số: 617QĐ/TWĐTN ngày 05 tháng năm 2009 ban hành quy định quy trình tiếp nhận, xử lý, chuẩn bị ban hành văn quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh - Thông báo số: 444/TB-TWĐTN ngày 06 tháng năm 2011 thông báo ý kiến Ban Bí thư Trung ương Đoàn việc uỷ quyền ký thừa lệnh Ban Bí thư Trung ương Đoàn - Thông tư số: 01/2011/BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ thể thức kỹ thuật trình bày văn - Thông tư số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ văn phòng Chính Phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Hành 39