Nghiên cứu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản HCM

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài : 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 1 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài: 2 4. Đối tượng nghiên cứu: 2 5. Phạm vi nghiên cứu: 2 6. Nhiệm vụ nghiên cứu: 2 7. Phương pháp nghiên cứu: 2 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT 11 VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN 11 2.1. Khái quát về Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh. 11 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển. 11 2.1.2. Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh. 12 2.1.2.1. Chức năng. 12 2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 12 2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức. 13 2.2 Các loại văn bản hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. 15 2.3. Quy định về thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh. 17 2.3.1.Tiêu đề: 17 2.3.2.Tên cơ quan ban hành văn bản: 17 2.3.3.Số và ký hiệu văn bản: 17 2.3.4.Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: 18 2.3.5.Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản: 19 2.3.6.Phần nội dung văn bản: 19 2.3.7.Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành: 19 2.3.8.Nơi nhận văn bản: 20 2.4. Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan. 21 2.5. Thực trạng công tác Quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 26 2.5.1.Trách nhiệm của cán bộ, công chức Trung ương Đoàn đối với việc quản lý và giải quyết văn bản: 26 2.5.1.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan (Bí thư Thứ nhất, Bí thư Thường trực, các đồng chí trong Ban Bí thư) 26 2.5.1.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng 27 2.5.1.3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức các đơn vị 27 2.5.1.4. Trách nhiệm của văn thư cơ quan 27 2.5.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 27 2.5.3.Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn bản 30 2.5.3.1.Nguyên tắc: 30 2.5.3.2.Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn bản đi 30 2.5.3.3.Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn bản đến 38 2.5.4. Công tác giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản 45 2.5.4.1. Giải quyết văn bản đi 45 2.5.4.2.Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: 47 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN 49 3.1. Nhận xét. 49 3.1.1. Ưu điểm. 49 3.1.2. Tồn tại. 49 3.2. Một số kiến nghị 50 3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ,công chức,viên chức cơ quan Trung ương Đoàn về công tác quản lý và giải quyết văn bản. 50 3.2.2. Tăng cường công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ. 50 3.2.3. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các văn bản của cơ quan về công tác văn thư nói chung và công tác quản lý và giải quyết văn bản nói riêng. 51 3.2.4. Đẩy nhanh tiến độ ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý và giải quyết văn bản 52 KẾT LUẬN 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

3 Mục đích nghiên cứu của đề tài: 2

4 Đối tượng nghiên cứu: 2

5 Phạm vi nghiên cứu: 2

6 Nhiệm vụ nghiên cứu: 2

7 Phương pháp nghiên cứu: 2

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT 11 VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN 11

2.1 Khái quát về Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 11

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 11

2.1.2 Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 12

2.1.2.1 Chức năng 122.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 122.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 132.2 Các loại văn bản hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh 15

2.3 Quy định về thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 17

2.3.1.Tiêu đề: 17

2.3.2.Tên cơ quan ban hành văn bản: 17

2.3.3.Số và ký hiệu văn bản: 17

2.3.4.Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: 18

2.3.5.Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản: 19

2.3.6.Phần nội dung văn bản: 19

2.3.7.Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành: 19

2.3.8.Nơi nhận văn bản: 20

2.4 Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan 21

2.5 Thực trạng công tác Quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 26

2.5.1.Trách nhiệm của cán bộ, công chức Trung ương Đoàn đối với việc quản lý

và giải quyết văn bản: 26

2.5.1.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan (Bí thư Thứ nhất, Bí thư Thường

trực, các đồng chí trong Ban Bí thư) 26

2.5.1.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng 27

2.5.1.3 Trách nhiệm của cán bộ, công chức các đơn vị 27

2.5.1.4 Trách nhiệm của văn thư cơ quan 27

2.5.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 27 2.5.3.Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn bản 30 2.5.3.1.Nguyên tắc: 30

2.5.3.2.Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn bản đi 30

2.5.3.3.Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn bản đến 38

2.5.4 Công tác giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản 45 2.5.4.1 Giải quyết văn bản đi 45

2.5.4.2.Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: 47

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN 49

3.1 Nhận xét 49 3.1.1 Ưu điểm 49 3.1.2 Tồn tại 49 3.2 Một số kiến nghị 50 3.2.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ,công chức,viên chức cơ quan Trung ương Đoàn về công tác quản lý và giải quyết văn bản 50 3.2.2 Tăng cường công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ 50 3.2.3 Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các văn bản của cơ quan về công tác văn thư nói chung và công tác quản lý và giải quyết văn bản nói riêng 51 3.2.4 Đẩy nhanh tiến độ ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý và giải quyết văn bản 52 KẾT LUẬN 53

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HCM : Hồ Chí Minh

TNCS : Thanh niên Cộng sảnBCH : Ban Chấp hànhBTV : Ban Thường vụBBT : Ban Bí thư

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài :

Văn bản là phương tiện, là công cụ cho hoạt động quản lý Bất cứ cơ quan ,

tổ chức nào cũng phải ban hành văn bản để phục vụ cho hoạt động quản lý củamình Để phát huy hiệu quả vai trò và chức năng của văn bản, công tác quản lý vàgiải quyết văn bản phải được quan tâm đúng mức

Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh là tổ chức chính trị

-xã hội trong hệ thống chính trị, là môi trường thuận lợi cho các thế hệ thanh niêncống hiến và trưởng thành.Đây cũng là nơi cung cấp những luận cứ khoa học choviệc hoạch định đường lối, chiến lược, kế hoạch và chính sách phát triển thanhniên đáp ứng yêu cầu đổi mới của đất nước và hội nhập quốc tế Trong quá trìnhhoạt động, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh đã ban hành vàthường xuyên nhận được nhiều loại văn bản của các cơ quan và tổ chức gửi đến đểchỉ đạo, phối hợp công tác hay tham mưu xin ý kiến về các vấn đề của đời sống xãhội liên quan trực tiếp đến thanh niên và chức năng nhiệm vụ của Trung ươngĐoàn Để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý được kịp thời, chính xác, trongnhiều năm qua Trung ương Đoàn đã có nhiều cố gắng và tích cực đổi mới, thựchiện hiệu quả hơn công tác quản lý và giải quyết văn bản Bởi quản lý và giảiquyết văn bản trong cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minhnếu được thực hiện tốt và tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước sẽ góp phầnnâng cao hiệu quả trong quản lý và giải quyết công việc của cơ quan; đồng thờikhẳng định vị trí và tầm quan trọng của cơ quan trong hệ thống chính trị

Với sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và một số cơ sở giáo dục khác,việc nghiên cứu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn nóiriêng và các tổ chức chính trị - xã hội nói chung là vấn đề mới hầu như chưa có đềtài nào nghiên cứu

Xuất phát từ những lý do trên, chúng em chọn đề tài “Nghiên cứu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh”làm đề tài nghiên cứu khoa học với mong muốn góp phần tìm

hiểu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại một trong những tổ chức chính trị

-xã hội và hiểu rõ hơn môn học “Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức

Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội” mà chúng em được học trong nhà trường.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Vấn đề quản lý và giải quyết văn bản đã có nhiều đơn vị, cá nhân nghiên cứu: + Nhóm tài liệu của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn

công tác văn thư - lưu trữ Trung ương Đảng.

+ Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên, học viên Khoa Văn thư lưu trữTrường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Các đề tài khóa luận, luận văn thạc sĩ của giảng viên, sinh viên Khoa Lưutrữ học và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn

Như vậy, đã có nhiều bài viết, luận văn, báo cáo và các công trình nghiêncứu khoa học về vấn đề quản lý và giải quyết văn bản

Đề tài đã có sự kế thừa những công trình nghiên cứu, về cách thức tiếp cậnkhảo sát và xây dựng kết cấu nội dung

3 Mục đích nghiên cứu của đề tài:

- Tìm hiểu các loại văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan và côngtác quản lý và giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản HồChí Minh

- Kết quả của đề tài là tài liệu tham khảo cho việc giảng dạy và học tập của

giảng viên, sinh viên trong trường về các học phần “Quản lý và giải quyết văn

bản trong hoạt động quản lý” và học phần “Công tác văn thư trong các cơ quan,

tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội”.

4 Đối tượng nghiên cứu:

- Các loại văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn

- Việc áp dụng các quy trình nghiệp vụ trong công tác quản lý và giải quyếtvăn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

5 Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Vănphòng và khối các ban phong trào nhiệm kỳ Đại hội toàn quốc lần thứ 9 (2007-2012) (Do thời gian hạn chế nên nhóm tác giả không có điều kiện nghiên cứu việcquản lý và giải quyết văn bản trong các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp, báochí, xuất bản)

6 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Thực trạng việc quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương ĐoànThanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; một số giải pháp và kiến nghị nâng cao chấtlượng tổ chức quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn

7 Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện đề tài này chúng em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứunhư sau:

- Phương pháp thống kê: phương pháp này được sử dụng để thống kê số lượng

văn bản được hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn theo quy định.

- Phương pháp so sánh: phương pháp này được sử dụng để so sánh thựctrạng việc quản lý và giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn với lý thuyết chúng

em được học trong nhà trường

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng để phântích, rút ra những ưu điểm và hạn chế của công tác quản lý và giải quyết văn bảntại Trung ương Đoàn, từ đó đưa ra các biện pháp để giúp cho công tác quản lý vàgiải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn được thực hiện tốt và nề nếp hơn

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng để phântích, rút ra những ưu điểm và hạn chế của công tác quản lý và giải quyết văn bảntại Trung ương Đoàn, từ đó đưa ra các biện pháp để giúp cho công tác quản lý vàgiải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn được thực hiện tốt và nề nếp hơn

- Phương pháp khảo sát: Quan sát, phát bảng hỏi, tìm hiểu về thực trạngcông tác soạn thảo, ban hành, quản lý và giải quyết văn bản tại Trung ương ĐoànThanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

8 Đóng góp của đề tài:

- Đóng góp một số ý kiến, giải pháp giúp cho việc quản lý và giải quyếtvăn bản tại Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh được thuận lợi

và hiệu quả hơn

- Là tài liệu nghiên cứu, phục vụ cho việc dạy và học môn học “Quản lý

và giải quyết văn bản trong hoạt động quản lý” và học phần “Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội” của trường Đại học Nội

vụ Hà Nội và một số cơ sở giáo dục có đào tạo các học phần này

9 Kết cấu đề tài:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài gồm những phần sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý và giải quyết văn bản

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nâng cao chất lượng công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn.

Nhân đây chúng em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cácthầy cô giáo trong trường, các thầy cô giáo trong khoa Văn thư - Lưu trữ đặc biệt

là cô giáo Trịnh Thị Năm đã hướng dẫn, trang bị cho chúng em những kiến thức

và kỹ năng nghiệp vụ cần thiết cho việc khảo sát và hoàn thành báo cáo đề tài mộtcách thuận lợi và hoàn thiện nhất Xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, cán bộ công

chức tại Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh đã nhiệt tình giúp

đỡ, cung cấp thông tin, số liệu giúp chúng em hoàn thành đề tài khoa học này

Tuy nhiên, mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do khả năng, kinh nghiệmcủa chúng em nhiều còn hạn chế nên đề tài khó tránh khỏi những thiếu sót Rấtmong nhận được sự góp ý của các thầy cô và quý bạn đọc

Chúng em xin chân thành cám ơn!

Hà Nội, ngày 16 tháng 8 năm 2012

tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành cáchoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định,đề áncông tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản Ngày nay, khái niệm được dùng mộtcách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Khái niệm văn bản dùngtrong đề tài này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên.

- Quản lý là tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý một cáchgián tiếp và trực tiếp nhằm thu được những diễn biến, thay đổi tích cực

- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm phát hành, tiếpnhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành

trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.(Tập bài giảng công tác Văn thư,

lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.Năm 2008).

- Văn bản đi: Là toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và gửi đi

(Tập bài giảng công tác Văn thư, lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.Năm 2008).

- Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được

chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.(Công

văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước).

- Văn bản của Đoàn là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết đểghi lại hoạt động của các tổ chức Đoàn,do các cấp bộ Đoàn, tổ chức,cơ quan cóthẩm quyền của Đoàn ban hành theo quy định của Điều lệ Đoàn và Ban Bí thư

Trung ương Đoàn (Quyết định số 1836QĐ/TWĐTN ngày 23/6/2006 của Ban Bí thư

Trung ương Đoàn về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn).

- Bản thảo văn bản là bản được viết tay hoặc đánh máy, hình thành trong quá

trình soạn thảo văn bản của cơ quan, tổ chức (Dương Văn Khảm, Từ điển giải

thích nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam,NXB văn hóa thông tin,H.2011).

- Bản gốc văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ

quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

- "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và

được cơ quan, tổ chức ban hành"

- Giải quyết là làm cho vấn đề không còn là vấn đề nữa (Theo từ điển Tiếng

Việt, NXB Đà Nẵng, Năm 2004).

- Giải quyết văn bản là thực hiện các nội dung mà văn bản nêu ra phục vụhiệu quả cho hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức

1.2.Các quy định của Nhà nước về quản lý và giải quyết văn bản

1.2.1 Các văn bản quy định về công tác quản lý và giải quyết văn bản:

Công tác văn thư là nghiệp vụ quan trọng và cần thiết đối với mỗi cơ quan,

tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động của Nhà nước Vì vậy, Nhànước ta đã ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn để thống nhất các khâunghiệp vụ trong công tác văn thư và có thể áp dụng chung cho tất cả các cơ quan,

tổ chức Đó là các văn bản sau đây:

- Luật số: 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 6 năm 2008 của Quốc hội ban hànhLuật ban hành văn bản Qui phạm pháp luật

- Luật số: 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 của Quốc hội banhành Luật ban hành văn bản Qui phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy bannhân dân

- Nghị định số: 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủQui định chi tiết thi hành một số điều của luật ban hành văn bản qui phạm phápluật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác Văn thư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về quản lí và sử dụng con dấu

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủsửa đối, bổ sung một số điều của Nghị định số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-

CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lí và sử dụng con dấu

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức trình bày và kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính

- Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thểthức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướngChính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm phápluật liên tịch

- Chỉ thị số: 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Thủ tướngChính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơquan hành chính Nhà nước

- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc hướngdẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập

hồ sơ trong môi trường mạng

- Công văn số: 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng qui chế công tác vănthư, lưu trữ cơ quan

1.2.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản

Công tác quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến theo Nghị định số:110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư baogồm các công việc sau đây:

1.2.2.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọichung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

a.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan,

tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng kýtại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

b.Trình, chuyển giao văn bản đến

1 Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyểngiao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩnphải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2 Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mậtnội dung văn bản

c Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịpthời văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạogiải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những vănbản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

- Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao chođơn vị hoặc cá nhân giải quyết Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu,giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy địnhcủa cơ quan, tổ chức

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng,Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện nhữngcông việc sau:

+ Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng,khẩn cấp;

+ Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;

+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bảnđi) được quản lý theo trình tự sau:

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,tháng của văn bản;

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đăng ký văn bản đi;

- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

+ Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngaytrong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

+ Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển quamạng để thông tin nhanh

- Lưu văn bản đi

+ Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổchức và một bản lưu trong hồ sơ.

+ Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tựđăng ký

3 Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơquan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được inbằng mực bền lâu

1.3 Các quy định của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn công tác quản lý và giải quyết văn bản trong các tổ chức chính trị-xã hội

Theo quyết định số 20-QĐ/BCHTW ngày 20/9/1987 và Quy định số QĐ/TW của Ban chấp hành Trung ương Đảng ngày 06 tháng 3 năm 2009 vềPhông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộng của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh thuộc Phông Lưu trữ ĐảngCộng sản Việt Nam Bởi vậy, công tác văn thư, lưu trữ Trung ương Đoàn đều thựchiện theo các quy định, theo sự chỉ đạo của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ươngĐảng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cũng đã ban hành nhiều văn bảnhướng dẫn công tác văn thư Lưu trữ tại Trung ương Đoàn:

210 Quy định số 210210 QĐ/TW của Ban chấp hành Trung ương Đảng ngày 06tháng 3 năm 2009 về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

- Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòngTrung ương Đảng hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng

- Hướng dẫn số 22-HD/VPTW ngày 06 tháng 11 năm 2009 của Văn phòngTrung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành củacác cơ quan, tổ chức Đảng các cấp

1.4 Các văn bản quy định hướng dẫn của Trung Ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh:

Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành ra rất nhiềuvăn bản chỉ đạo về công tác văn thư nói chung, công tác quản lý và giải quyết vănbản nói riêng giúp cho các cán bộ công nhân viên của cơ quan đặc biệt là các cán

bộ văn thư dễ dàng thực hiện, hoàn thành tốt công việc của mình

- Quyết định số: 1836QĐ/TWĐTN ngày 23 tháng 6 năm 2006 của Trungương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Ban hành quy định về thể loại,thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn

- Quyết định số: 617QĐ/TWĐTN ngày 05 tháng 5 năm 2009 Trung ươngĐoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định quy trình tiếp nhận,

xử lý, chuẩn bị và ban hành văn bản của cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niênCộng sản Hồ Chí Minh.

- Hướng dẫn số: 29DH/VP ngày 20 tháng 5 năm 2009 Hướng dẫn thể thứcvăn bản của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

- Quyết định số: 1340QĐ/TWĐTN ngày 11 tháng 8 năm 2010 Trung ươngĐoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định về công tác văn thưlưu trữ của Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

- Thông báo số: 444/TB-TWĐTN ngày 06 tháng 4 năm 2011 Trung ươngĐoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh về việc thông báo ý kiến của Ban Bí thưTrung ương Đoàn về việc uỷ quyền ký thừa lệnh Ban Bí thư Trung ương Đoàn

Tham mưu cho Bộ Công an ban hành Thông tư 20/2012/TT-BCA ngày13/4/2012 quy định về mẫu dấu trong các tổ chức Đoàn

Nhận xét: Như vậy, công tác quản lý và giải quyết văn bản đã có đầy đủ cơ

sở lý luận và hành lang pháp lý để đáp ứng yêu cầu quản lý và giải quyết văn bảntrong cơ quan một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo antoàn văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn TNCS HồChí Minh Vậy thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trungương Đoàn như thế nào? Có đáp ứng yêu cầu của hoạt động quản lý hay không? Sẽđược nhóm tác giả khảo sát và giới thiệu tại chương 2

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN 2.1 Khái quát về Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.

Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh là tổ chức chính trị - xã hội củathanh niên Việt Nam do Đảng Cộng sản Việt Nam và Chủ tịch Hồ Chí Minh sánglập, lãnh đạo và rèn luyện Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến, phấn đấu vìmục tiêu, lý tưởng của Đảng là độc lập dân tộc gắn liền với chủ nghĩa xã hội, dângiàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh

Ngày 26/3/1931, tại Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương Đảng lần thứ 2,Trung ương Đảng đã giành một phần quan trọng trong chương trình làm việc đểbàn về công tác thanh niên và đi đến quyết định thành lập Đoàn Thanh niên Cộngsản Hồ Chí Minh Đó là sự vận động khách quan phù hợp với cách mạng nước ta;đồng thời, phản ánh công lao trời biển của Đảng, của Chủ tịch Hồ Chí Minh vôcùng kính yêu - Người đã sáng lập và rèn luyện tổ chức Đoàn Được Bộ Chính trịBan Chấp hành Trung ương Đảng và Bác Hồ cho phép, theo đề nghị của Trungương Đoàn thanh niên Lao động Việt Nam, Đại hội toàn quốc lần thứ 3 họp từngày 22 - 25/3/1961 đã quyết định lấy ngày 26/3/1931 (một ngày trong thời giancuối của Hội nghị Trung ương Đảng lần thứ 2, dành để bàn bạc và quyết địnhnhững vấn đề rất quan trọng đối với công tác thanh niên) là ngày thành lập Đoànhàng năm Ngày 26/3 trở thành ngày vẻ vang của tuổi trẻ Việt Nam, của ĐoànThanh niên cộng sản Hồ Chí Minh quang vinh

Từ ngày 26/3/1931 đến nay, để phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của từng thời

kỳ cách mạng, Đoàn đã đổi tên nhiều lần:

Từ 1931 - 1936: Đoàn TNCS Việt Nam, Đoàn TNCS Đông Dương

Từ 1937 - 1939: Đoàn Thanh niên Dân chủ Đông Dương

Từ 11/1939 - 1941: Đoàn Thanh niên phản đế Đông Dương

Từ 5/1941 - 1956: Đoàn Thanh niên cứu quốc Việt Nam

Từ 25/10/1956 - 1970: Đoàn Thanh niên Lao động Việt Nam

Từ 2/1970 - 11/1976: Đoàn Thanh niên Lao động Hồ Chí Minh

Từ 12/1976 đến nay: Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

Được xây dựng, rèn luyện và trưởng thành qua các thời kỳ đấu tranh cáchmạng, Đoàn đã tập hợp đông đảo thanh niên phát huy chủ nghĩa anh hùng cáchmạng, cống hiến xuất sắc cho sự nghiệp giải phóng dân tộc, thống nhất đất nước,xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Bước vào thời kỳ mới, Đoàn tiếp tục phát huy nhữngtruyền thống quý báu của dân tộc và bản chất tốt đẹp của mình, kế tục trung thành,xuất sắc sự nghiệp cách mạng vẻ vang của Đảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh; thườngxuyên bổ sung lực lượng trẻ cho Đảng; tổ chức động viên đoàn viên, thanh niên cả

nước đi đầu trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước và bảo vệ Tổquốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Những thế hệ thanh niên kế tiếp nhau đã chiếnđấu anh dũng vì độc lập tự do của Tổ Quốc, vì chủ nghĩa xã hội, liên tiếp lập nênnhững chiến công xuất sắc và trưởng thành vượt bậc

2.1.2 Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.

2.1.2.1 Chức năng.

Trung ương Đoàn là cơ quan chuyên trách của Đoàn Thanh niên Cộng sản

Hồ Chí Minh ở Trung ương, có chức năng cấp hoạch định và tổ chức thực hiện cácchủ trương, kế hoạch, chương trình công tác của Đoàn và phong trào thiếu nhi

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

- Nghiên cứu cụ thể hoá các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách,

pháp luật của Nhà nước để tổ chức thực hiện trong hệ thống Đoàn Thanh niênCộng sản Hồ Chí Minh và cơ quan Trung ương Đoàn

- Đề xuất với Đảng, Nhà nước các chủ trương, đường lối, chính sách liên quanđến thanh niên, thiếu niên, nhi đồng, công tác đoàn và phong trào thanh thiếu nhi

- Tham mưu cho Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ươngĐoàn các chủ trương, nghị quyết, kế hoạch, chương trình công tác Đoàn và phongtrào thanh thiếu nhi

- Hướng dẫn, kiểm tra việc triển khai, thực hiện các chủ trương, nghị quyếtcủa Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước trong hệ thống Đoàn Thanh niênCộng sản Hồ Chí Minh và cơ quan Trung ương Đoàn

- Hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các chủ trương nghị quyếtchương trình công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi; các chương trình phốihợp, các nghị quyết liên tịch giữa Trung ương Đoàn với các Bộ ngành, đoàn thể,các tổ chức kinh tế - xã hội

- Tổ chức thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách phápluật của Nhà nước; các chủ trương, nghị quyết, kế hoạch, chương trình công tácĐoàn và phong trào thanh thiếu nhi

- Tổ chức thực hiện công tác tổng hợp thông tin về tình hình thanh niên,thiếu niên, nhi đồng, công tác đoàn và phong trào thanh thiếu nhi phục vụ công tácchỉ đạo điều hành của Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn

- Thực hiện mối quan hệ làm việc với các cơ quan của Đảng, Nhà nước, các

bộ, ngành, đoàn thể, các tổ chức kinh tế - xã hội trong và ngoài nước; các địaphương để tiến hành công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi, những nội dungcông tác có liên quan

- Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Trung ương Hội Liên hiệp Thanh niênViệt Nam, Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam, Hội đồng Trung ương Đội Thiếuniên Tiền phong Hồ Chí Minh, Uỷ ban kiểm tra Trung ương Đoàn và Uỷ ban Quốcgia về thanh niên Việt Nam

- Công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách, lao động tiền lương đối vớicán bộ và người lao động.

- Tài chính và tài sản của cơ quan Trung ương Đoàn

- Công tác nghiên cứu khoa học liên quan đến thanh niên, thiếu nhi, nhiđồng, công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi

- Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Đoàn, Hội, Đội

- Hoạt động đối ngoại thanh niên

- Công tác bảo vệ chính trị nội bộ của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ ChíMinh và cơ quan Trung ương Đoàn

- Các cơ quan báo chí, xuất bản, các doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệpthuộc Trung ương Đoàn

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức.

Theo Điều lệ Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh:

* Đại hội đại biểu Đoàn toàn quốc: là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đoàn,

do Ban Chấp hành Trung ương Đoàn triệu tập thường lệ 5 năm một lần Đại hội cónhiệm vụ thảo luận và biểu quyết thông qua các báo cáo của Ban Chấp hành Trungương Đoàn; quyết định phương hướng, nhiệm vụ công tác của Đoàn và phong tràothanh, thiếu nhi; bầu Ban Chấp hành Trung ương Đoàn

* Ban Chấp hành Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh: là

cơ quan lãnh đạo giữa 2 kỳ đại hội Đại hội đại biểu Đoàn toàn quốc có nhiệm vụ:

- Lãnh đạo công tác xây dựng Đoàn, Hội, Đội

- Tổ chức thực hiện Nghị quyết Đại hội Đoàn toàn quốc và chỉ đạo, hướngdẫn các tổ chức Đoàn cấp dưới thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Đảng và Trungương Đoàn

- Định kỳ báo cáo về tình hình hoạt động của Trung ương Đoàn với BanChấp hành Trung ương Đảng và thông báo cho các tổ chức Đoàn cấp dưới

- Kiến nghị, đề xuất và phối hợp với các cơ quan Nhà nước, các đoàn thể,các tổ chức kinh tế, xã hội ở Trung ương để giải quyết những vấn đề có liên quanđến công tác Đoàn và phong trào thanh niên, thiếu nhi

* Ban Thường vụ Trung ương Đoàn: thay mặt Ban Chấp hành Trung ương

Đoàn lãnh đạo các cấp bộ Đoàn trong việc thực hiện nghị quyết của Đại hội Đoàntoàn quốc và các nghị quyết của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn

* Ban Bí thư Trung ương Đoàn: là cơ quan thường trực của Ban Thường vụ

Trung ương Đoàn gồm Bí thư thứ nhất và các Bí thư, thay mặt Ban Thường vụTrung ương Đoàn tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các nghịquyết của Đoàn; chuẩn bị các vấn đề trình Ban Thường vụ xem xét quyết định cácchủ trương công tác Đoàn, phong trào thanh thiếu nhi và giải quyết các công việchàng ngày của Đoàn

* Các cơ quan, tham mưu giúp việc Ban Chấp hành Trung ương Đoàn gồm

39 ban, đơn vị, trong đó:

a Khối các ban phong trào (11 đơn vị):

Ban Thanh niên Trường học

Ban Thanh niên xung phong

Ban Công tác thiếu nhi

Ban Kiểm tra

Ban Tuyên giáo

Ban Đoàn kết tập hợp Thanh niên

Ban Quốc tế

Ban Thanh Niên Công nhân và Đô thị

Ban Thanh niên Nông thôn

Ban Tổ chức

Văn phòng

b Khối các đơn vị sự nghiệp (21 đơn vị):

Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm Thanh niên Trung ương ĐoànTrung tâm Thanh thiếu nhi miền Trung

Trung tâm dạy nghề và Dịch vụ việc làm Thanh niên khu vực sông HồngTrung tâm Thanh thiếu nhi miền Nam

Trung tâm hỗ trợ phát triển Thanh niên Nông thôn

Trung tâm Hướng dẫn hoạt động Thiếu nhi Trung ương

Trung tâm Thanh thiếu nhi miền Bắc

Bảo tàng thế hệ trẻ Việt Nam

Trung tâm Phát triển khoa học công nghệ và Tài năng trẻ

Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam

Báo Tiền Phong

Báo Thanh niên

Báo Sinh viên Việt Nam

Báo Thiếu niên Tiền phong

Ban phát thanh thiếu nhi

Nhà xuất bản Thanh niên

Nhà xuất bản Kim đồng

c Khối các đơn vị doanh nghiệp (7 đơn vị):

Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp Sài Gòn (INCOMEX Sài Gòn)

Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam (DETESCO Việt Nam)

Công ty TNHH một thành viên du lịch Thanh niên Việt Nam (Công tyFESTIVAL)

Công ty TNHH một thành viên đầu tư và phát triển thương mại Vạn XuânTrung tâm Du lịch Thanh niên Việt Nam

Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu Thanh niên Việt Nam (Công tyVYPEXCO)

Tổng đội Thanh niên xung phong Trường Sơn

Ngoài ra còn có Văn phòng Uỷ ban Quốc gia về Thanh niên Việt Nam được

tổ chức, hoạt động theo quy chế do Uỷ ban Quốc gia về Thanh niên Việt Nam quyđịnh; BCH đảng bộ, BCH Công đoàn, BCH Đoàn thanh niên cơ quan Trung ươngĐoàn hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ xác định trong các quyết định thành lập

2.2 Các loại văn bản hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.

Cơ quan Trung ương Đoàn là cơ quan chuyên trách của Đoàn Thanh niênCộng sản Hồ Chí Minh ở cấp Trung ương Hệ thống văn bản của cơ quan gồm toàn

bộ các loại văn bản của Đoàn được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức

từ Trung ương đến cơ sở Văn bản do Trung ương Đoàn ban hành ra rất phong phú

về thể loại gồm:

- Điều lệ Đoàn: Điều lệ Đoàn là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, cácnguyên tắc về tổ chức bộ máy của Đoàn, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyềnhạn của đoàn viên và các tổ chức Đoàn

- Nghị quyết: Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông quađại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo Đoàn các cấp, hội nghị đoàn viên về đường lối,chủ trương chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể

- Quyết định: Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quyđịnh, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộcphạm vi quyền hạn của tổ chức, cơ quan của Đoàn

- Chỉ thị: Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo cấp bộ Đoàn, tổ chức cơ sởĐoàn cấp dưới thực hiện các chủ trương, công tác hoặc một số nhiệm vụ cụ thể của

cơ quan lãnh đạo về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lýcông việc cụ thể

- Kết luận: Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của tổ chức, cơ quan

lãnh đạo về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc

cụ thể

- Quy chế: Quy chế là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyềnhạn, chế độ và lề lối làm việc của tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn

- Quy định: Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục

và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp bộ Đoàn, tổ chức, cơquan lãnh đạo Đoàn hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chứcnăng, nhiệm vụ

- Thông tri: Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp bộĐoàn, tổ chức cơ quan Đoàn cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị…của cấp bộ Đoàn hoặc của cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp trên

- Hướng dẫn: Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chứcthực hiện văn bản hoặc chủ trương của cấp bộ Đoàn hoặc của cơ quan lãnh đạoĐoàn cấp trên

- Thông báo: Thông báo là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chứcthực hiện văn bản hoặc chủ trương của cấp bộ Đoàn hoặc cơ quan lãnh đạo Đoàncấp trên

- Tuyên bố: Tuyên bố là văn bản dùng để chính thức công bố lập trường,quan điểm, thái độ của Đoàn thanh niên về một sự kiện, sự việc quan trọng

- Lời kêu gọi: Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên đoànviên, thanh thiếu nhi thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ýnghĩa chính trị

- Báo cáo: Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt độngcủa một cấp bộ Đoàn, tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn hoặc về một đề án, một vấn

đề sự việc nhất định

- Kế hoạch: Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉtiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biệnpháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó

- Chương trình: Chương trình là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác,lịch làm việc cụ thể của tổ chức, cơ quan Đoàn hoặc của các đồng chí lãnh đạotrong một thời gian nhất định

- Đề án: Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giảipháp giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề cụ thể để cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Tờ trình: Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một dự án,một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định

- Công văn: Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc

cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan Đoàn

- Biên bản: Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ýkiến kết luận của đại hội Đoàn, các hội nghị hoặc các cuộc họp của Đoàn

Các loại giấy tờ hành chính: Giấy giới thiệu; Giấy chứng nhận (hoặc giấyxác nhận, thẻ chứng nhận); Giấy đi đường; Giấy nghỉ phép; Phiếu gửi.

2.3 Quy định về thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.

Theo quy định tại hướng dẫn 29-HD/VP ngày 20/5/2009 của Trung ươngĐoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, mỗi văn bản chính thức của Đoàn cầnphải có đủ các thành phần thể thức sau:

2.3.1.Tiêu đề:

Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn Tiêu đề trên vănbản của Đoàn là:

“ ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH”.

Tiêu đề được trình bày ở góc trái, dòng đầu, bằng chữ in hoa đứng, chânphương

2.3.2.Tên cơ quan ban hành văn bản:

Văn bản Trung ương Đoàn ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau: Vănbản Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư Trung ương Đoàn Thanh niêncộng sản Hồ Chí Minh ghi chung là: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

Văn bản của ban tham mưu giúp việc Ban Chấp Hành Trung ương Đoàn vàĐoàn trực thuộc Trung ương

Ví dụ:

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINHBAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

***

BAN TỔ CHỨC

Văn bản do nhiều cơ quan ban hành, thì ghi đầy đủ tên cơ quan cùng banhành văn bản đó, giữa tên cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-).Ví dụ: Văn bảnliên Ban Tổ chức và Ban Tuyên giáo

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINHBAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

vụ, các văn bản thực hiện cho cả một nhiệm kỳ Đại hội Đoàn thì số văn bản đượctính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Đoàn lần này đến hết ngày bế mạcĐai hội Đoàn kế tiếp Các văn bản còn lại của Đoàn số của văn bản sẽ được tínhtheo năm Văn bản của liên cơ quan ban hành, số văn bản ghi theo cùng loại vănbản được ghi theo cùng loại văn bản của một trong số cơ quan tham gia ban hànhvăn bản.

Đối với công văn được ghi số theo năm

Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản (trừ côngvăn) và tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, ký hiệu văn bản đượcviết bằng chữ in hoa Giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), phía trên có 03 dấusao(***) để phân cách với các cơ quan ban hành văn bản.Ví dụ:

Đối với báo cáo

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

***

Số: 679 BC/TWĐTNĐối với công văn:

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

***

Số: 657/TWĐTNĐối với văn bản của ban tham mưu giúp việc, số và ký hiệu được trình bàycân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ:

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINHBAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG ĐOÀN

***

VĂN PHÒNG

Số: 186 TB/VP

2.3.4.Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố mà cơ quan ban hành có trụ sở.Ngày, tháng, năm ban hành văn bản đó, ngày dưới mùng 10 và tháng dưới 3thì phải ghi thêm số 0 đứng trước và viết đầy đủ các từ ngày…tháng…năm….không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu nổi ngang (-) hoặc dấu gạch chéo(/)v.v đểthay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu,

bên phải, giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (,).

2.3.5.Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản:

Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản do cấp bộ đoàn ban hành.Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn

Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề nộidung của văn bản Tên loại văn bản được trình bày chính giữa bằng chữ in hoađứng đậm Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại văn bản bằngchữ thường đứng, đậm Ví dụ:

CHỈ THỊ

Về việc sử dụng huy hiệu Đoàn và áo thanh niên Việt Nam

trong sinh hoạt, tổ chức hoạt dộng của Đoàn

Riêng công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu bằng chữthường, nghiêng không đậm Ví dụ:

Số 76/TWĐTN

“V/v giới thiệu thanh niên

tiêu biểu năm 2011”

2.3.6.Phần nội dung văn bản:

Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản.Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại của văn bản Phần nội dung văn bảnđược trình bày dưới phần tên loại và trích yếu

2.3.7.Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành:

Chữ ký: thể thức trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bảnđược ban hành Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên người ký Người kýkhông dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bản chính thức (nên dùngmực màu đen)

Thể thức đề ký: Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo (Ban Bí thư,Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn) ghi thể thức đề ký là “TM”(thay mặt)

Ví dụ:

TM.BAN CHẤP HÀNH

BÍ THƯ(Chữ ký)Nguyễn Văn VĐối với văn bản của các ban tham mưu giúp việc các cơ quan lãnh đạo docấp trưởng ký trực tiếp Ví dụ:

Thể thức đề ký, chức vụ người ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành văn bảnđược trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản.

2.3.8.Nơi nhận văn bản:

Nơi nhận văn bản là cá nhân hoặc cơ quan được nhận văn bản với mục đích

và trách nhiệm, cụ thể như: để báo cáo, để thực hiện… và để lưu

Đối với các loại văn bản nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nộidung văn bản

Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ “Kínhgửi…” và “ Đồng kính gửi” trên phần nội dung văn bản và còn được ghi như cácloại văn bản khác

Các thành phần thể thức bổ sung: Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc.tùy theo nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyếtđịnh bổ sung các thành phần sau:

Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phíadưới và ký hiệu văn bản

Dấu chỉ mức độ khẩn: Có 3 mức: KHẨN, THƯỢNG KHẨN và HỎA TỐC.Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày dưới dấu chỉ mức độ mật

Chỉ dẫn về tài liệu hội nghị, dự thảo văn bản, đường dẫn lưu văn bản.

Văn bản được sử dụng tại hội nghị do cấp bộ Đoàn triệu tập thì ghi chỉ dẫn

“Tài liệu Hội nghị Ban Thường vụ Trung ương Đoàn lần thứ…” được trình bày ởdưới số và ký hiệu

Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự thảo Chỉ dẫn về

dự thảo gồm tên cơ quan dự thảo và “DỰ THẢO LẦN THỨ…” được trình bàydưới số và ký hiệu

Ký hiệu chỉ dẫn lưu văn bản được ghi tại lề trái chân trang

2.4 Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan.

Theo Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản củaĐoàn ban hành kèm theo Quyết định số: 1836QĐ/TWĐTN của Trung ương ĐoànThanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ngày 23 tháng 6 năm 2006 ban hành quy định

về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn như sau:

Điều 6: Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp Trung ương

Đại hội đại biểu toàn quốc của Đoàn ban hành:

Điều lệ ĐoànBáo cáo chính trịNghị quyếtQuy chếThông báoThông cáoTuyên bốLời kêu gọi

Ban Chấp hành Trung ương Đoàn ban hành:

Nghị quyếtChương trìnhQuyết địnhKết luậnThông báoThông cáoTuyên bốLời kêu gọiQuy chếQuy định

Đề án

Kế hoạch Báo cáo

Ban Thường vụ ban hành:

Nghị quyết

Tờ trình

Kế hoạchQuyết địnhChỉ thịKết luậnQuy chếQuy định Thông báoBáo cáoChương trìnhCông văn

Đề án

Ban Bí thư ban hành:

Kết luậnThông triHướng dẫnThông báoBáo cáoCông vănChỉ thị

Kế hoạch

Tờ trìnhQuy chếQuyết địnhChương trìnhQuy định

Đề án

Điều 7: Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh):

Đại hội đại biểu Đoàn thanh niên cấp tỉnh, thành phố ban hành:

Nghị quyếtQuy chếThông báoBáo cáo chính trịThư

Ban chấp hành Đoàn tỉnh, thành phố ban hành:

Nghị quyếtQuyết địnhKết luậnQuy chếQuy địnhThông báoBáo cáo

Kế hoạch Chương trình

Ban Thường vụ tỉnh, thành Đoàn ban hành:

Nghị quyếtQuyết địnhChỉ thịQuy chếQuy địnhThông báoBáo cáo

Kế hoạchChương trìnhCông vănThông triHướng dẫnKết luận

Đề án

Tờ trình

Điều 8: Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện):

Đại hội đại biểu đoàn viên cấp huyện ban hành:

Nghị quyếtQuy chếThông báoBáo cáo

Ban chấp hành Đoàn huyện ban hành:

Nghị quyếtQuyết địnhKết luậnQuy chếQuy địnhThông báoBáo cáo

Kế hoạch

Tờ trìnhCông văn

Ban Thường vụ huyện Đoàn ban hành:

Nghị quyếtQuyết địnhChỉ thị

Kế hoạch

Tờ trìnhCông vănKết luậnQuy chếQuy địnhThông triHướng dẫnThông báoBáo cáo

Điều 9: Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp cơ sở:

Đại hội Đoàn (Đại hội đại biểu hoặc Đại hội toàn thể Đoàn viên) ban hành:

Nghị quyếtBáo cáo

Ban chấp hành Đoàn cơ sở ban hành

Nghị quyếtQuyết địnhKết luậnQuy chếQuy địnhThông báoBáo cáo

Kế hoạch

Tờ trìnhCông văn

Ban Thường vụ Đoàn cơ sở ban hành:

Nghị quyếtQuyết địnhBáo cáo

Kế hoạchKết luậnQuy đinhThông báo

Tờ trìnhCông vănNhận xét: Như vậy, để thực thi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình,trong quá trình hoạt động, Trung ương Đoàn Thanh niên Công sản Hồ Chí Minh vàcác tổ chức Đoàn đã ban hành rất nhiều loại văn bản, và mỗi loại văn bản có chứcnăng, nhiệm vụ và thẩm quyền ban hành khác nhau Các loại văn bản này đã phảnánh toàn diện các mặt hoạt động phong phú, đa dạng của tổ chức Đoàn, góp phầnthực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị mà Đảng và Nhà nước đã giao phó

2.5 Thực trạng công tác Quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Bộ phận văn thư trực thuộc Phòng Hành chính Văn phòng Trung ương Đoànđược hình thành từ rất sớm (Ngay sau giải phóng Điện Biên năm 1954) Đây chính

là nguồn thông tin đầu vào và trực tiếp tham mưu, tổng hợp của Văn phòng cholãnh đạo cơ quan, chỉ đạo công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu niên toàn quốcnên được quan tâm đặc biệt Các cán bộ làm công tác văn thư tại cơ quan có trình

độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, xử lý công việcnhanh chóng, chính xác và đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động của

2.5.1.Trách nhiệm của cán bộ, công chức Trung ương Đoàn đối với việc quản lý và giải quyết văn bản:

2.5.1.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan (Bí thư Thứ nhất, Bí thư Thường trực, các đồng chí trong Ban Bí thư)

a.Bí thư thứ nhất ban chấp hành Trung ương Đoàn:

Chịu trách nhiệm trước Trung ương Đảng; Ban chấp hành; Ban thường vụ;Ban Bí thư Trung ương Đoàn về việc tổ chức thực hiện các chủ trương chính sáchcủa Đảng; Nghị quyết Đại hội Đại biểu Đoàn toàn quốc; các Nghị quyết chủtrương của Ban Chấp hành; Ban thường vụ, Ban Bí thư Trung ương Đoàn

Thay mặt Ban Chấp hành, Ban thường vụ, Ban Bí thư kí các nghị quyết,quyết định, báo cáo, tờ trình lãnh đạo Đảng, Nhà nước và các văn bản quan trọngcủa Ban Chấp hành

b Bí thư thường trực Trung ương Đoàn:

Thay mặt Ban Bí thư; Ban Thường vụ; Ban Chấp hành Trung ương Đoàn kýcác Chỉ thị, Thông tri, Thông báo, Kết luận, Báo cáo, Chương trình, kế hoạch côngtác và văn bản khác của Ban Thường vụ, Ban Chấp hành, Ban Bí thư Trung ươngĐoàn, các Nghị quyết liên tịch với các ngành khi hai bên không yêu cầu ngườiđứng đầu ký, các văn bản thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách và cácvăn bản được Bí thư thứ nhất ủy nhiệm

c Bí thư Trung ương Đoàn:

Chủ trì, chuẩn bị các chương trình, kế hoạch, dự án, đề án; tổ chức, chỉ đạo

và kiểm tra việc thực hiện các quyết định của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ,Ban Bí thư Trung ương Đoàn về lĩnh vực công tác được phân công

Thay mặt Ban Bí thư, Ban Thường vụ Trung ương Đoàn giải quyết công

việc trong phạm vi lĩnh vực, địa bàn, đối tượng được phân công phụ trách trên cơ

sở các quyết định đã được tập thể Ban Bí thư, Ban Thường vụ Trung ương Đoànthông qua; kí các văn bản trao đổi công tác thuộc phạm vi, lĩnh vực, nhiệm vụ côngtác được phân công phụ trách hoặc được Bí thư thứ nhất ủy nhiệm

2.5.1.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng

Chủ trì biên tập, phối hợp biên tập và hoàn thiện các văn bản trình Ban Bíthư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành và Thủ trưởng cơ quan Trung ương Đoàn

Xử lý bước đầu các văn bản đến; ký chuyển các văn bản gửi đi; ký các vănbản của Trung ương Đoàn theo sự ủy quyền của Ban Bí thư và thủ trưởng cơ quanTrung ương Đoàn

Chánh Văn phòng được ký thừa lệnh Ban Bí thư và thủ trưởng cơ quan Trungương Đoàn một số văn bản thuộc phạm vi chức trách được giao; được đề nghị

2.5.1.3 Trách nhiệm của cán bộ, công chức các đơn vị

- Giải quyết văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng và cán bộ phụ tráchđơn vị

- Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình

- Lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ vào lưu trữ

- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu

- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thưcủa cơ quan

2.5.1.4 Trách nhiệm của văn thư cơ quan

Văn thư cơ quan thực hiện công việc theo sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh Vănphòng và Lãnh đạo cơ quan

Thống nhất việc tiếp nhận, đăng ký và phát hành công văn đi, đến tại bộphận văn thư thuộc phòng Hành chính, Văn phòng Trung ương Đoàn

1 Quá trình tiếp nhận, chuyển công văn đi, đến đảm bảo chặt chẽ, kịp thời,chính xác, tránh mất mát, thất lạc tài liệu

2 Quản lý đảm bảo bí mật tài liệu, tổ chức thu hồi đầy đủ và đúng thời hạnnhững tài liệu quy định thu hồi

3 Lập hồ sơ đầy đủ và giao nộp cho lưu trữ cơ quan đúng thời hạn

Công tác văn thư tại Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minhhiện tại rất được coi trọng Đây được xem là 1 bộ phận gắn liền với hoạt động quản

lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan Vì vậy hiệu quả hoạt động của cơquan phụ thuộc 1 phần vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt

2.5.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Nhận thức của cán bộ, công chức cơ quan về vấn đề soạn thảo văn bản:

Để khảo sát về vấn đề này nhóm tác giả đã gửi bảng câu hỏi tới các cá nhân