Đối với các cơ quan hành chính nhà nước thì công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Trong công tác văn thư, lưu trữ có nhiểu quy trình nghiệp vụ từ soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu vào lưu trữ; xác địch giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Ngoài ra, trong công tác văn thư, lưu trữ còn có quy trình quản lý hồ sơ mà đặc biệt hơn là quy trình, nghiệp vụ quản lý hồ sơ công việc. Đây là một loại hồ sơ quan trọng được hình thành phổ phiến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức. Bởi trong quá trình hoạt động các cơ quan tổ chức đều sản sinh ra hồ sơ, tài liệu. Các hồ sơ này chính là minh chứng cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, các hồ sơ công việc còn cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong quản lý hồ sơ sao cho đầy đủ, khoa học đang là một yêu cầu cấp thiết. Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp trong quá trình hoạt động thực thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đã sản sinh ra rất nhiều loại hồ sơ, tài liệu khác nhau như: Hồ sơ Văn phòng HĐND – UBND; Hồ sơ ngành Nông nghiệp – Môi trường,.. Những hồ sơ này minh chứng cho các hoạt động hành chính nhà nước tại đây. Việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp cũng được lãnh đạo quan tâm và đã dần đi vào nề nếp việc thực hiện cũng dần được đồng bộ, có hiệu. Tuy nhiên, công tác này tại đây vẫn còn xuất hiện một số bất cập khi thực hiện, xuất phát từ tình hình thực tế của UBND Phường 7, quận Gò Vấp việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong quản lý hồ sơ công việc, tác giả quyết định chọn đề tài :“Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp” để làm bài tiểu luận kết thúc học phần.
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác văn phịng Mã phách:………………… TP Hồ Chí Minh – 2023 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp” thành thân tự thực sau nhiều tuần học tập nghiên cứu Trong thực đề tài có tham khảo tài liệu có liên quan việc tham khảo nguồn tài liệu trích dẫn theo quy định LỜI CẢM ƠN Để đề tài:“Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp” hồn thành tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn ThS Đinh Thị Hải Yến người trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ suốt trình thực đề tài Mặc dù cố gắng, chắn đề tài tránh khỏi sai sót, mong nhận nhiều ý kiến góp ý, dẫn giúp đỡ Xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ ISO International Organization Standardization UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân TP Thành phố CB,CC Cán bộ, công chức for MỤC LỤCC LỤC LỤCC PHẦN MỞ ĐẦUN MỞ ĐẦU ĐẦN MỞ ĐẦUU 1 Lý chọn đề tàin đề tài tài Đối tượng phạm vi nghiên cứui tượng phạm vi nghiên cứung phạm vi nghiên cứum vi nghiên cứuu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứuc đích nhiệm vụ nghiên cứum vục đích nhiệm vụ nghiên cứu nghiên cứuu Cấu trúc đề tàiu trúc đề tàia đề tài tài PHẦN MỞ ĐẦUN NỘI DUNGI DUNG Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀng KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀ BỘI DUNG TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀN ISO 9000 VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆCN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC SƠ CÔNG VIỆC CÔNG VIỆCC 1.1 Khái quát tài tiêu chuẩn ISO 9000 tiêu chuẩn ISO 9000n ISO 9000 1.1.1 Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 tiêu chuẩn ISO 9000 tiêu chuẩn ISO 9000n ISO 9000 .4 1.1.2 Nộ tiêu chuẩn ISO 9000i dung tiêu chuẩn ISO 9001:2015a tiêu chuẩn ISO 9000n ISO 9001:2015 1.1.3 Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015ng tiêu chuẩn ISO 9000n ISO 9001:2015 .6 1.1.4 Nộ tiêu chuẩn ISO 9000i dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015ng tiêu chuẩn ISO 9000n ISO 9001:2015 1.1.5 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015ng tiêu chuẩn ISO 9000n ISO 9001:2015 1.2 Khái quát tài công tác quản lý hồ sơ công việcn lý hồ sơ công việc sơng KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀ công việm vụ nghiên cứuc 1.2.1 Mộ tiêu chuẩn ISO 9000t số khái niệm khái niệmm 1.2.2 Tác dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015ng tiêu chuẩn ISO 9001:2015a việmc quản lý hồ sơ công việcn lý hồ sơ công việc sơ công việc công việmc 10 Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀng TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONGNG DỤC LỤCNG BỘI DUNG TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆCN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC SƠ CÔNG VIỆC CÔNG VIỆCC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂNI ỦY BAN NHÂN DÂNY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤPNG 7, QUẬN GÒ VẤPN GÒ VẤPP 12 2.1 Khái quát chung tài ỦY BAN NHÂN DÂNy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấpng 7, quận Gò Vấpn Gò Vấu trúc đề tàip 12 2.1.1 Đặc điểm tình hìnhc điểm tình hìnhm tình hình 12 2.1.2 Vị trí, chức trí, chức năngc 12 2.1.3 Nhiệmm vụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, quyề tiêu chuẩn ISO 9000n hạnn 14 2.1.4 Cơ công việc cấu tổ chứcu tổ chức chức năngc 15 2.2 Tình hình ứung dục đích nhiệm vụ nghiên cứung tiêu chuẩn ISO 9000 tiêu chuẩn ISO 9000n ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việcn lý hồ sơ công việc sơng KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀ công việm vụ nghiên cứuc tạm vi nghiên cứui ỦY BAN NHÂN DÂNy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấpng 7, qu ận Gò Vấpn Gò Vấu trúc đề tàip 16 2.2.1 Các loạni hồ sơ cơng việc sơ cơng việc hình thành hoạnt độ tiêu chuẩn ISO 9000ng tiêu chuẩn ISO 9001:2015a Ủy ban nhân y ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấpng 7, quận Gò Vấpn Gò Vấu tổ chứcp 16 2.2.2 Lưu đồ sơ công việc 17 2.2.3 Phân tích chi tiếtt 17 2.3 Đánh giá chung 22 2.3.1 Kếtt quản lý hồ sơ công việc đạnt đượcc 22 2.3.2 Hạnn chết 23 2.3.3 Nguyên nhân tiêu chuẩn ISO 9001:2015a hạn chếng hạnn chết .23 Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀng MỘI DUNGT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU GIẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆCI PHÁP NÂNG CAO VIỆCC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONGNG DỤC LỤCNG BỘI DUNG TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆCN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC SƠ CÔNG VIỆC CÔNG VIỆCC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂNI ỦY BAN NHÂN DÂNY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤPNG 7, QUẬN GÒ VẤPN GÒ VẤPP 25 3.1 Hoàn thiệm vụ nghiên cứun hệm vụ nghiên cứu thối tượng phạm vi nghiên cứung văn lý hồ sơ công việcn tài quản lý hồ sơ công việcn lý h sơ công việc sơng KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀ công vi ệm vụ nghiên cứuc việm vụ nghiên cứuc ứung dục đích nhiệm vụ nghiên cứung ISO mộ tiêu chuẩn ISO 9000t cách chi tiếtt .25 3.2 Tăng cường 7, quận Gò Vấpng đạo, điều hành cấp lãnh đạo đạo, điều hành cấp lãnh đạo đạm vi nghiên cứuo, điề tàiu hành đề tàia c ấu trúc đề tàip lãnh đ ạm vi nghiên cứuo 26 3.3 Tăng cường 7, quận Gò Vấpng tuyên truyề tàin, hướng dẫn việc ứng dụng ng dẫn việc ứng dụng n việm vụ nghiên cứuc ứung dục đích nhiệm vụ nghiên cứung tiêu chuẩn ISO 9000n ISO 9001:2015 công tác quản lý hồ sơ công việcn lý h sơ công việc sơng KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀ công vi ệm vụ nghiên cứuc 27 3.4 Nâng cao ý thứuc trách nhiệm vụ nghiên cứum đối tượng phạm vi nghiên cứui vớng dẫn việc ứng dụng i m ỗi cán bộ, công chứci cán b ộ tiêu chuẩn ISO 9000, công ch ứuc 27 KẾT LUẬNT LUẬN GÒ VẤPN 29 DANH MỤC LỤCC TÀI LIỆCU THAM KHẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆCO 30 PHẦN MỞ ĐẦUN PHỤC LỤC LỤC LỤCC 31 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối với quan hành nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Trong cơng tác văn thư, lưu trữ có nhiểu quy trình nghiệp vụ từ soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thu thập tài liệu vào lưu trữ; xác địch giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; bảo quản tài liệu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Ngoài ra, cơng tác văn thư, lưu trữ cịn có quy trình quản lý hồ sơ mà đặc biệt quy trình, nghiệp vụ quản lý hồ sơ cơng việc Đây loại hồ sơ quan trọng hình thành phổ phiến hoạt động quan tổ chức Bởi trình hoạt động quan tổ chức sản sinh hồ sơ, tài liệu Các hồ sơ minh chứng cho hoạt động quan, tổ chức Bên cạnh đó, hồ sơ cơng việc cịn cung cấp thơng tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Chính vậy, việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 quản lý hồ sơ cho đầy đủ, khoa học yêu cầu cấp thiết Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp trình hoạt động thực thực chức năng, nhiệm vụ sản sinh nhiều loại hồ sơ, tài liệu khác như: Hồ sơ Văn phòng HĐND – UBND; Hồ sơ ngành Nông nghiệp – Môi trường, Những hồ sơ minh chứng cho hoạt động hành nhà nước Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp lãnh đạo quan tâm dần vào nề nếp việc thực dần đồng bộ, có hiệu Tuy nhiên, cơng tác xuất số bất cập thực hiện, xuất phát từ tình hình thực tế UBND Phường 7, quận Gò Vấp việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 quản lý hồ sơ công việc, tác giả định chọn đề tài :“Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp” để làm tiểu luận kết thúc học phần Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp - Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt không gian: Đề thực khảo sát tình hình việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp + Về mặt thời gian: từ năm 2020 đến + Về mặt nôi dung: Khái quát tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp từ năm 2020 đến Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Nhằm nâng cao việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Nghiên cứu hệ thống sở lý luận liên quan đến tiêu chuẩn ISO 9000 việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc; + Khảo sát, đánh giá tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế; + Đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gị Vấp Cấu trúc đề tài Ngồi phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục, đề tài có chương: Chương Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ cơng việc Chương Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp Chương Một số giải pháp nâng cao việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC 1.1 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.1.1 Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 Vào năm 1987, tiêu chuẩn ISO 9000 ban kỹ thuật 179 ban hành lần đầu sửa đổi lần vào năm 1994, năm 2000 năm 2008 ISO 9000 tiêu chuẩn quốc tế hướng dẫn việc quản lý chất lượng áp dụng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa chuẩn mực chp hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn cho sản phẩm Mục đích ISO 9000 giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, tạo quy định chung nhằm giúp trình trao đổi thương mại dễ dàng giúp tổ chức hiểu mà không cần trọng nhiều tới vấn đề kỹ thuật Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm tiêu chuẩn sau: - ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng - sở từ vựng - ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng - yêu cầu - ISO 9004:2009 Quản trị thành công bền vững tổ chức - ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý Hiện nay, có thêm phiên ISO năm 2015 Phương châm gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 “Nếu tổ chức có hệ thống quản trị chất lượng tốt sản phẩm mà tổ chức sản xuất dịch vụ mà tổ chức cung ứng có chất lượng tốt nhất” ISO 9000 áp dụng cho loại hình tổ chức, lĩnh vực Kể từ ban hành nay, gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 qua bốn lần soát xét từ năm 1994, 2000, 2008, 2015 Mỗi lần soát xét lại xuất phiên tương đương với năm ISO tổ chức soát xét