Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn iso 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường cao đẳng nội vụ hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ========☼☼☼======= TRỊNH THỊ KIM OANH NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN MINH PHƯƠNG Hà Nội - 2008 MỤC LỤC Trang BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG 18 CHƢƠNG 1: LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO 18 CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 19 đơn vị cấu thành 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trường 19 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức đơn vị cấu thành 22 1.2 Lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ 23 sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 1.2.1 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 23 1.2.2 Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 25 1.2.3 Lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác 28 lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ 33 SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1 Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành hoạt động 33 Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 2.1.1 Thành phần 33 2.1.2 Nội dung 34 2.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 42 2.2.1 Quy định công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ 42 áp dụng Trường 2.2.2 Đội ngũ cán đảm nhiệm công tác lập hồ sơ hành nộp hồ 44 sơ vào lưu trữ Trường 2.2.3 Thực trạng công tác lập danh mục hồ sơ 46 2.2.4 Thực trạng công tác lập hồ sơ hành 48 2.2.5 Thực trạng công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ 58 2.3 Nhận xét chung thực trạng công tác lập hồ sơ hành nộp hồ 59 sơ vào lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 2.3.1 Kết đạt 59 2.3.2 Tồn nguyên nhân 62 CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC 64 LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI 3.1 Các yêu cầu hệ thống quản lý chất lƣợng công tác lập hồ sơ 65 hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 3.1.1 Đối với trách nhiệm quản lý lãnh đạo Trường 65 3.1.2 Đối với nguồn lực tham gia công tác lập hồ sơ hành nộp 69 hồ sơ vào lưu trữ 3.1.3 Đối với quy trình nghiệp vụ lập hồ sơ hành nộp hồ sơ 70 vào lưu trữ quan 3.1.4 Đối với cơng tác phân tích, đánh giá, cải tiến 3.2 Các bƣớc xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng công tác theo tiêu 90 92 chuẩn ISO 9000 3.2.1 Xây dựng kế hoạch áp dụng 92 3.2.2 Biên soạn, phổ biến tài liệu 95 3.2.3 Áp dụng tài liệu hệ thống quản lý chất lượng 95 3.2.4 Đánh giá chất lượng nội 96 3.2.5 Chứng nhận HTQLCL 97 PHẦN KẾT LUẬN 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 105 PHỤ LỤC BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT BGH Ban Giám hiệu CĐNVHN Cao đẳng Nội vụ Hà Nội CBVC Cán viên chức DMHS Danh mục hồ sơ ĐVBQ Đơn vị bảo quản HCTC Hành Tổ chức HTQLCL Hệ thống quản lý chất lƣợng HSSV Học sinh, sinh viên KH Khoa học LTNN Lƣu trữ Nhà nƣớc TLLT Tài liệu lƣu trữ VB Văn VP Văn phòng VTLT Văn thƣ Lƣu trữ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể nói, cơng tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan có vị trí quan trọng công tác chuyên môn hàng ngày quan, tổ chức có ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng, hiệu công việc cá nhân cán bộ, viên chức (CBVC) Mỗi ngƣời muốn làm tốt cơng việc khơng thể khơng tham khảo tài liệu, quan trọng để giải công việc hàng ngày Và điều có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (CĐNVHN) Là trƣờng nằm hệ thống giáo dục quốc dân, Trƣờng CĐNVHN có chức đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực làm công tác văn thƣ lƣu trữ (VTLT) nghiệp vụ văn phịng, góp phần cho phát triển khơng ngừng ngành nói riêng đất nƣớc nói chung Trong q trình thực chức năng, nhiệm vụ mình, Trƣờng sản sinh khối tài liệu tƣơng đối lớn, phản ánh chân thực, khách quan hoạt động nhà trƣờng nói riêng nghiệp đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực làm cơng tác VTLT cho nƣớc nhà nói chung Công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ đƣợc tổ chức thực nhiều năm qua Trƣờng mang lại kết đáng kể nhƣ việc cung cấp thông tin sát thực cho lãnh đạo nhà trƣờng nên công tác tuyển sinh, đào tạo; tuyển dụng cán viên chức; công tác kiểm toán; khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, viên chức; công tác chứng thực tốt nghiệp cho học sinh, sinh, sinh viên Trƣờng…đã đạt hiệu cao Việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng đƣợc thực dựa sở pháp lý nhƣ: Thông đạt số 1C/CP ngày 03/01/1946; Nghị định số 142/CP ban hành Điều lệ Công tác công văn giấy tờ Công tác lƣu trữ; Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng việc Hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan; Đặc biệt, Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001 đƣợc ban hành khẳng định: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân trình xây dựng, ban hành văn sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ bảo vệ an toàn Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ quan, tổ chức phải giao nộp vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo thời hạn quy định” [30;4] Để cụ thể hóa Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia đƣợc Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội thơng qua năm 2001, ngày 08/4/2004, Chính phủ ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Công tác Văn thƣ Trong Nghị định này, trách nhiệm Thủ trƣởng quan, Chánh Văn phịng, Trƣởng phịng Hành chính, cán VTLT cá nhân công chức, viên chức công tác lập hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ hành quan, đơn vị đƣợc quy định cụ thể Ngồi ra, cơng tác đƣợc thực theo Quyết định số 643/QĐTI ngày 04/8/2003 Hiệu trƣởng Trƣờng Trung học Lƣu trữ Nghiệp vụ Văn phòng I (nay Trƣờng CĐNVHN) việc ban hành Quy chế làm việc Trƣờng Tuy nhiên, nay, công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN nhiều hạn chế nhƣ: việc lập nộp lƣu hồ sơ cịn mang tính tính tự phát, chƣa đƣợc chun mơn hố, hồ sơ tài liệu đƣợc lập đơn vị theo nhiều cách khác Trƣờng chƣa có danh mục hồ sơ hàng năm Mặt khác, văn thƣ quan khơng có đủ thời gian tinh thần trách nhiệm nên giải xong phần công việc hàng ngày mình, chủ yếu đăng ký phân phối cơng văn đóng dấu mà chƣa quan tâm nhiều đến đƣờng văn đƣa vào lập hồ sơ Việc hƣớng dẫn lập hồ sơ kiểm tra chất lƣợng hồ sơ không đƣợc thực Còn chuyên viên khác trực tiếp giải công việc văn nhƣng chƣa ý thức đƣợc nghĩa tầm quan trọng việc lập hồ sơ, nhiều hồ sơ đƣợc lập nhƣng chất lƣợng chƣa cao, việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào kho lƣu trữ Trƣờng chƣa định kỳ… điều gây nhiều cản trở cho việc việc tra tìm hồ sơ, tài liệu phục vụ hoạt động đơn vị nói riêng nhà trƣờng nói chung Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ nội dung nghiệp vụ thuộc chƣơng trình đào tạo nhà trƣờng, hoạt động nghiệp vụ có tác động trực tiếp tới cơng cải cách hành chính, nâng cao hiệu cơng tác Trƣờng, song lại tiềm ẩn nguy cản trở trình cải cách công tác giáo dục, đào tạo Trƣờng Một giải pháp đƣợc nhắc đến nhiều thời gian gần quan áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Với việc tích lũy kinh nghiệm quản lý tiên tiến, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng đem lại nhiều lợi ích thiết thực Một mặt góp phần giải đƣợc tồn nâng cao chất lƣợng công tác Trƣờng Mặt khác, cách thức hữu hiệu để quảng bá, nâng cao uy tín, danh tiếng cho Trƣờng - tiêu chí quan trọng mơi trƣờng cạnh tranh giáo dục diễn Việt Nam thực cam kết hội nhập quốc tế Chính lý trên, định chọn đề tài: “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” làm luận văn cao học Mục tiêu đề tài Đề tài đƣợc thực nhằm giải ba mục tiêu sau: - Khẳng định phù hợp giải pháp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 việc nâng cao chất lƣợng công tác lập hồ sơ hành nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ; - Xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN theo tiêu chuẩn ISO 9000; - Xây dựng bƣớc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN Đối tƣợng nghiên cứu đề tài Để thực đề tài, tập trung nghiên cứu đối tƣợng sau: - Thực trạng công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN; - Nghiên cứu khả ứng dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN; - Nghiên cứu kinh nghiệm số quan ứng dụng ISO 9000:2000 vào công tác văn phịng, cơng tác văn thƣ, lƣu trữ; - Hệ thống văn (VB) Nhà nƣớc quy định, hƣớng dẫn vấn đề liên quan đến lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ quan; VB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trƣờng CĐNVHN đơn vị cấu thành; - Ngoài ra, để xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN theo tiêu chuẩn ISO 9000, tiến hành khảo sát trực tiếp hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trƣờng, tình hình sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác đội ngũ CBVC làm việc đơn vị thuộc Trƣờng Phạm vi nghiên cứu đề tài Do hạn chế khả nghiên cứu điều kiện thời gian nên luận văn dừng mức thực trạng nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN mà chƣa thể mở rộng phạm vi nghiên áp dụng vào toàn hoạt động trƣờng hay áp dụng cho hệ thống trƣờng cao đẳng nƣớc Nhiệm vụ đề tài Để đạt đƣợc ba mục tiêu nêu trên, tập trung giải nhiệm vụ sau : - Phân tích lợi ích khả áp dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN; - Nghiên cứu xây dựng quy trình nghiệp vụ cơng tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ; - Nghiên cứu biện pháp tổ chức thực tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN Lịch sử nghiên cứu vấn đề * Về việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Về vấn đề này, năm qua, có nhiều ngƣời quan tâm nghiên cứu, đặc biệt kể từ Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ Cơng tác công văn giấy tờ Công tác lƣu trữ kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 Nhiều chuyên luận, báo cáo chuyên đề, giáo trình đại học, cao đẳng, trung học công tác văn thƣ đề cập đến vấn đề dƣới góc độ lý luận thực tiễn Trƣớc hết phải kể đến viết đăng Tài liệu nghiên cứu Công tác lƣu trữ Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng giai đoạn từ 1966 đến 1968; tập san Lƣu trữ hồ sơ giai đoạn 1969-1972; tập san VTLT giai đoạn 1973-1990; tạp chí Lƣu trữ Việt Nam giai đoạn 1990 đến năm 2003 đến tạp chí VTLT Việt Nam ... việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác 28 lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ 33 SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI... sát công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng 17 PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI... việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan, chƣa có cơng trình nghiên cứu đề cập đến việc nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn vào công tác lập hồ sơ hành