Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Lý do chọn đề tài Có thể nói, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí rất quan trọng trong công tác chuyên môn hàng ngày của các cơ quan, tổ chức bởi vì

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

========☼☼☼=======

TRỊNH THỊ KIM OANH

NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ

TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS NGUYỄN MINH PHƯƠNG

CHƯƠNG 1: LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO

CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

18

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

và các đơn vị cấu thành

19

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường 19

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các đơn vị cấu thành 22

1.2 Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ

sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

23

1.2.1 Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 23

1.2.2 Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 25

1.2.3 Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác

lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ

Hà Nội

28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ

SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

33

2.1 Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của

Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

33

2.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại

Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

42

2.2.1 Quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ

đang được áp dụng tại Trường

42

2.2.2 Đội ngũ cán bộ đảm nhiệm công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ

sơ vào lưu trữ của Trường

44

2.2.3 Thực trạng công tác lập danh mục hồ sơ 46

2.2.4 Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành 48

2.2.5 Thực trạng công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ 58

2.3 Nhận xét chung về thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ

sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

59

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC

LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO

ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

64

3.1 Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng công tác lập hồ sơ

hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

65

3.1.1 Đối với trách nhiệm quản lý của lãnh đạo Trường 65

3.1.2 Đối với nguồn lực tham gia công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp

hồ sơ vào lưu trữ

69

3.1.3 Đối với quy trình nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ

vào lưu trữ cơ quan

70

3.2 Các bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng công tác theo tiêu

chuẩn ISO 9000

92

3.2.1 Xây dựng kế hoạch áp dụng 92

3.2.2 Biên soạn, phổ biến các tài liệu 95

3.2.3 Áp dụng tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng 95

3.2.4 Đánh giá chất lượng nội bộ 96

BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Có thể nói, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí rất quan trọng trong công tác chuyên môn hàng ngày của các cơ quan, tổ chức bởi vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân cán bộ, viên chức (CBVC) Mỗi người muốn làm tốt công việc của mình thì không thể không tham khảo tài liệu, đây chính là những căn cứ quan trọng để giải quyết các công việc hàng ngày Và điều này càng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (CĐNVHN)

Là một trong các trường nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân, Trường CĐNVHN có chức năng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác văn thư lưu trữ (VTLT) và các nghiệp vụ văn phòng, góp phần cho sự phát triển không ngừng của ngành nói riêng và đất nước nói chung Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Trường đã sản sinh ra một khối tài liệu tương đối lớn, phản ánh chân thực, khách quan hoạt động của nhà trường nói riêng sự nghiệp đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác VTLT cho nước nhà nói chung

Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ đã được tổ chức thực hiện nhiều năm qua tại Trường và mang lại những kết quả đáng kể như việc cung cấp thông tin sát thực cho lãnh đạo nhà trường nên công tác tuyển sinh, đào tạo; tuyển dụng cán bộ viên chức; công tác kiểm toán; khen thưởng,

kỷ luật cán bộ, viên chức; công tác chứng thực bằng tốt nghiệp cho học sinh, sinh, sinh viên của Trường…đã đạt hiệu quả cao Việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ của Trường được thực hiện dựa trên cơ sở pháp lý như: Thông đạt số 1C/CP ngày 03/01/1946; Nghị định số 142/CP ban hành Điều lệ

về Công tác công văn giấy tờ và Công tác lưu trữ; Công văn số 261/NV ngày

12/10/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng về việc Hướng dẫn công tác lập

hồ sơ hiện hành ở các cơ quan; Đặc biệt, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm

2001 được ban hành đã khẳng định: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá

trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành

hồ sơ và bảo vệ an toàn Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó theo thời hạn quy định” [30;4]

Để cụ thể hóa Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua năm 2001, ngày 08/4/2004, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thư Trong Nghị định này, trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, cán bộ VTLT và của mỗi cá nhân công chức, viên chức đối với công tác lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở các cơ quan, đơn vị được quy định rất cụ thể

Ngoài ra, công tác này còn được thực hiện theo Quyết định số

643/QĐ-TI ngày 04/8/2003 của Hiệu trưởng Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I (nay là Trường CĐNVHN) về việc ban hành Quy chế làm việc của Trường

Tuy nhiên, cho đến nay, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN vẫn còn nhiều hạn chế như: việc lập và nộp lưu

hồ sơ còn mang tính tính tự phát, chưa được chuyên môn hoá, hồ sơ tài liệu được lập giữa các đơn vị còn theo nhiều cách khác nhau vì Trường chưa có danh mục hồ sơ hàng năm Mặt khác, do văn thư cơ quan không có đủ thời gian và tinh thần trách nhiệm nên chỉ giải quyết xong phần công việc hàng ngày của mình, chủ yếu là đăng ký phân phối công văn và đóng dấu mà chưa quan tâm nhiều đến đường đi của văn bản cho đến khi đưa vào lập hồ sơ Việc hướng dẫn lập hồ sơ và kiểm tra chất lượng hồ sơ không được thực

hiện Còn các chuyên viên khác mặc dù trực tiếp giải quyết công việc bằng văn bản nhưng chưa ý thức được hết ý nghĩa và tầm quan trọng của việc lập

hồ sơ, do đó nhiều hồ sơ được lập ra nhưng chất lượng chưa cao, việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ của Trường chưa đúng định kỳ… điều này

đã gây nhiều cản trở cho việc việc tra tìm hồ sơ, tài liệu phục vụ hoạt động của từng đơn vị nói riêng và nhà trường nói chung

Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ là một trong những nội dung nghiệp vụ thuộc chương trình đào tạo của nhà trường, hơn nữa đây cũng

là một trong những hoạt động nghiệp vụ có tác động trực tiếp tới công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả công tác của Trường, song chính nó lại tiềm ẩn các nguy cơ cản trở quá trình cải cách công tác giáo dục, đào tạo của Trường

Một giải pháp được nhắc đến nhiều trong thời gian gần đây tại các cơ quan là áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Với việc tích lũy những kinh nghiệm quản lý tiên tiến, việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường sẽ đem lại nhiều lợi ích thiết thực Một mặt nó góp phần giải quyết được những tồn tại hiện nay và nâng cao chất lượng công tác của Trường Mặt khác, đây là cách thức hữu hiệu để quảng bá, nâng cao uy tín, danh tiếng cho Trường - một tiêu chí quan trọng trong môi trường cạnh tranh giáo dục sẽ diễn ra khi Việt Nam thực hiện các cam kết hội nhập quốc tế

Chính vì những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” làm luận văn

cao học của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được thực hiện nhằm giải quyết ba mục tiêu cơ bản sau:

- Khẳng định sự phù hợp của giải pháp áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đối với việc nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ;

- Xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000;

- Xây dựng các bước áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập

hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN

3 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung nghiên cứu các đối tượng sau:

- Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN;

- Nghiên cứu khả năng ứng dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN;

- Nghiên cứu kinh nghiệm của một số cơ quan ứng dụng ISO 9000:2000 vào công tác văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ;

- Hệ thống văn bản (VB) của Nhà nước quy định, hướng dẫn những vấn

đề liên quan đến lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; các VB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường CĐNVHN

và các đơn vị cấu thành;

- Ngoài ra, để xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp

hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000, chúng tôi đã tiến hành khảo sát trực tiếp các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường, tình hình cơ sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác này

và đội ngũ CBVC đang làm việc tại các đơn vị thuộc Trường

4 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Do hạn chế bởi khả năng nghiên cứu và điều kiện thời gian nên luận văn chỉ dừng ở mức chỉ ra thực trạng và nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn

ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN mà chưa thể mở rộng phạm vi nghiên áp dụng vào toàn bộ hoạt động của trường hay áp dụng cho hệ thống các trường cao đẳng trong cả nước

5 Nhiệm vụ của đề tài

Để đạt được ba mục tiêu nêu trên, chúng tôi tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau :

- Phân tích lợi ích và khả năng áp dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập

hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN;

- Nghiên cứu xây dựng các quy trình nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ;

- Nghiên cứu các biện pháp tổ chức thực hiện bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

* Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ

Về vấn đề này, trong những năm qua, đã có nhiều người quan tâm nghiên cứu, đặc biệt kể từ khi Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công tác lưu trữ kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 Nhiều chuyên luận, báo cáo chuyên đề, các giáo trình đại học, cao đẳng, trung học về công tác văn thư đã đề cập đến vấn đề này dưới góc độ lý luận và thực tiễn Trước hết phải kể đến các bài viết đăng trên Tài liệu nghiên cứu Công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng giai đoạn từ 1966 đến 1968; tập san Lưu trữ hồ sơ giai đoạn 1969-1972; tập san VTLT giai đoạn 1973-1990; tạp chí Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1990 đến năm 2003 và đến nay là tạp chí VTLT Việt Nam

Ở thập niên 60, 70 của thế kỷ XX, xuất hiện nhiều bài viết của tác giả Nguyễn Xuân Nung, Phạm Thân, Thiết Thạch…đã đề cập đến vấn đề như mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc, phương pháp, kinh nghiệm lập hồ sơ công việc

ở nhiều cơ quan, vấn đề lập hồ sơ khi chỉnh lý sơ bộ tài liệu, trách nhiệm lập

hồ sơ của các cán bộ làm công tác công văn giấy tờ, vấn đề nộp hồ sơ vào lưu trữ của các cơ quan, đơn vị

Các báo cáo chuyên đề của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng với nội dung chủ yếu là phản ánh tình hình thực tế về lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trên thực tế, chưa có bài viết hay báo cáo nào tổng kết tình hình lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ của các trường cao đẳng

Một số đề tài khóa luận, luận văn của học viên, sinh viên (HSSV) ngành lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã có liên quan đến công tác lập hồ

sơ như:

Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc BCHTW, thực trạng và giải pháp của Trịnh Thị Hà, Luận văn 2003-2006;

Tìm hiểu công tác lập hồ sơ khen thưởng của bộ Văn hóa Thông tin và

Du lịch của Trần Thị Quyên, Báo cáo khoa học về lưu trữ năm 2008;

Chuẩn hóa một số hồ sơ tài chính tại Tổng Công ty xây dựng Sông Đà Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ còn được trình bày trong nhiều giáo trình, tập bài giảng của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI (nay là Trường CĐNVHN), Cục VTLT Nhà nước Đáng chú ý phải kể đến giáo trình Lý luận

và phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia, Hà Nội,

2006 của tác giả Vương Đình Quyền

Các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này khá nhiều song chưa có công trình nghiên cứu nào đóng góp về công tác này vào 1 cơ quan thực hiện chức năng đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ

* Về việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ

hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ

Từ những năm 2000, Cục VTLT Nhà nước đã tổ chức nhiều hội thảo, hội nghị chuyên đề với nhiều bài tham luận có liên quan đến việc áp dụng ISO 9000 trong công tác VTLT

Năm 2005, Cục tổ chức hội nghị khoa học “Công tác văn thư trong cải

cách nền hành chính Nhà nước”, trong đó có hai tham luận đáng chú ý là:

“Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và khả năng ứng dụng vào công tác văn thư ở nước ta” của Ths Nguyễn Trọng Biên và “Một số vấn đề về xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp” của tác giả

Nguyễn Ngọc Đồng Hai tham luận tuy đều đề cập đến việc áp dụng ISO

9000 trong công tác văn thư nhưng được tiếp cận ở 2 góc độ khác nhau Tham luận của Ths Nguyễn Trọng Biên tiếp cận dưới góc độ lý luận, phân tích những điều kiện và lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư Dưới góc độ kiểm nghiệm từ thực tiễn, tham luận của tác giả Nguyễn Ngọc Đồng đi sâu nghiên cứu quá trình áp dụng, những bài học kinh nghiệm trong việc áp dụng tiêu chuẩn này vào thực tiễn hoạt động của Bộ Công nghiệp nói chung và công tác VTLT của Bộ nói riêng

Năm 2006, Cục tiếp tục tổ chức hội nghị khoa học chuyên đề: “Áp

dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư lưu trữ” Toàn bộ các bài tham luận tham gia hội nghị

đều xoay quanh chủ đề này, trong đó đáng chú ý là bài: “Công tác văn thư

lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000” của

Ths Nguyễn Thị Tâm và bài “Kinh nghiệm áp dụng hệ thống quản lý chất

lượng ISO 9001:2000 vào công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ hiện hành của UBND thành phố Hải Phòng” Ngoài ra còn có nhiều bài viết của chuyên gia

nước ngoài như: “Tiêu chuẩn quốc tế về văn thư: Kinh nghiệm áp dụng ở

Liên bang Nga” của PTS Varlamova LN Các tham luận đều khẳng định rõ

sự phù hợp của giải pháp áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào việc nâng cao chất lượng công tác VTLT tại các cơ quan

Nghiên cứu khoa học cấp ngành có đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng ISO

9000 vào công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan” của tác giả Nguyễn

Trọng Biên Đề tài đã giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 với các phiên bản

2000 và phân tích khả năng áp dụng của nó trong công tác văn thư của các cơ quan Nhà nước

Một số khóa luận, luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã tiến hành nghiên cứu như:

“ISO 9000 trong dịch vụ hành chính, một giải pháp để nâng cao hiệu quả phục vụ của cơ quan Nhà nước” của tác giả Cam Anh Tuấn, khoá luận

tốt nghiệp, khóa 1997-2001;

Khoá luận “Ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại một số cơ

quan Nhà nước” của tác giả Hồ Anh Tú, khoá 2001-2005;

Báo cáo khoa học “Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO

9000 vào công tác văn thư tại UBND tỉnh Bắc Giang” của tác giả Nguyễn

Thị Thuý Hà, năm 2003;

Luận văn „„Áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác sử

dụng tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia‟‟ của tác giả Nguyễn Thị

Chinh, năm 2006

Đáng chú ý là đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường: “Nghiên cứu áp

dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác hành chính văn phòng tại các trường đại học” của Ths Cam Anh Tuấn Đề tài đã khẳng định được sự phù

hợp của giải pháp áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đối với việc nâng cao chất lượng công tác hành chính văn phòng tại các trường đại học, đồng thời đề tài

đã xây dựng được HTQLCL công tác và lộ trình áp dụng bộ tiêu chuẩn này vào công tác hành chính văn phòng tại các trường đại học

Qua tìm hiểu và thống kê cho thấy, đến nay, vẫn chưa có giáo trình, tập bài giảng nào trình bày cụ thể việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến việc nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn này vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ của một trường cao đẳng, đại học Điều đó đã khẳng định, việc nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN - một trong những đơn vị đào tạo đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ bậc cao đẳng cho cả nước là một trong những yêu cầu cấp thiết và cũng là một hướng đi mới của đề tài Chúng tôi thực hiện đề tài này không chỉ với mong muốn nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN mà còn mong muốn được bổ sung kiến thức về thực tiễn vào hoạt động giảng dạy, đào tạo nghiệp vụ VTLT của Trường

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện luận văn, chúng tôi áp dụng các phương pháp nghiên cứu chính như: lịch sử logic, điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh…dựa trên các quan điểm mang tính phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lênin Cụ thể:

- Phương pháp lịch sử-lôgíc: Chúng tôi tiến hành nghiên cứu các công trình khoa học (KH) về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ, tài liệu về việc áp dụng thành công ISO 9000 của một số cơ quan, tổ chức ở Việt Nam để kế thừa, học hỏi những thành quả đã đạt được, khắc phục những khó khăn, tránh những sai lầm trong quá trình thực hiện đề tài

- Phương pháp điều tra, khảo sát: Đây là phương pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài Chúng tôi đã tiến hành khảo sát công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN, trong

đó tập trung chủ yếu vào quy trình lập hồ sơ hiện hành tại các đơn vị phòng khoa, trung tâm thuộc Trường, chúng tôi chú ý đến phương pháp phỏng vấn, tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với các đồng chí trưởng các đơn vị, các CBVC làm công việc có liên quan đến công văn giấy tờ của Trường

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Chúng tôi tiến hành nghiên cứu phân tích nội dung, cấu trúc và yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và khả năng áp dụng của nó trong công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ; đánh giá những ưu điểm và hạn chế của công tác này; tổng hợp các thông tin thu được về tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và điều kiện thực tế ở Trường CĐNVHN để xây dựng các quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 hợp lý, khả thi

- Phương pháp so sánh : Phương pháp này được sử dụng trong việc đối chiếu giữa thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000…

Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài

8 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã tham khảo các khối tài liệu chính sau:

* Nhóm tài liệu về ISO 9000:2000 và việc áp dụng chúng trong các cơ quan, tổ chức:

- Một số văn bản của Đảng và Nhà nước về cải cách hành chính có liên quan đến việc áp dụng ISO 9000 trong quản lý hành chính;

- Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (phiên bản năm 2000, 2005) và các tài liệu về việc áp dụng ISO 9000 đăng trên các website của các tổ chức Tiêu chuẩn hóa

quốc tế; Trung tâm Đào tạo quản lý chất lượng của ISO; Tổng cục Tiêu chuẩn

Đo lường Chất lượng; Bộ Khoa học và Công nghệ; Chính phủ; Bộ Nội vụ ;

- Sách, báo, tạp chí nói về ISO 9000 và việc áp dụng ISO 9000;

- Các báo cáo về việc áp dụng ISO 9000 của một số cơ quan, tổ chức như: Bộ Công nghiệp; Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn… và một số bài viết, tham luận về kết quả áp dụng ISO 9000 của một số cơ quan hành chính tại thành phố Hồ Chí Minh đăng trên các website

* Nhóm tài liệu về lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ:

- Các văn bản của Đảng và Nhà nước có quy định liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ;

- Các giáo trình, tập bài giảng, các công trình nghiên cứu KH, các bài viết trên các tạp chí về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ;

- Các hồ sơ, tài liệu hiện có tại Trường CĐNVHN

9 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài gồm ba

chương:

Chương 1: Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công

tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ

Hà Nội

Đây là chương dẫn luận của đề tài, ở chương này, chúng tôi tập trung làm rõ một số vấn đề liên quan đến bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cũng như lợi ích của bộ tiêu chuẩn này Qua đó, chúng tôi muốn khẳng định sự cần thiết phải nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN Một giải pháp có tính khả thi, hữu hiệu nhất chính là áp

dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào

lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Ở chương này, chúng tôi tập trung khảo sát những quy định của nhà nước và Trường về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ; khảo sát thực tế công tác lập các loại hồ sơ và thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ từ các đơn vị thuộc Trường; đội ngũ cán bộ làm công tác có liên quan đến công văn, giấy tờ Từ đó chúng tôi nêu ra những kết quả đạt được, những hạn chế còn tồn tại của công tác này

Chương 3: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng công tác lập hồ sơ

hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Trên cơ sở thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN, căn cứ vào yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000, chúng tôi tiến hành nghiên cứu và xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN Cũng tại chương này, chúng tôi trình bày các bước cần phải tiến hành khi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Các bước này được chúng tôi xây dựng trên cơ sở nghiên cứu những kinh nghiệm thực hiện của nhiều cơ quan

10 Đóng góp của đề tài

Đề tài này mang nhiều ý nghĩa thiết thực, một mặt đề tài góp phần khắc phục những tồn tại như đã nêu trong phần lý do chọn đề tài, nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN, mặt khác góp phần bổ sung thêm vấn đề thực tiễn vào công tác giảng dạy chuyên đề lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN

Tuy nhiên, do năng lực có hạn, hơn nữa việc áp dụng ISO là một vấn mới, đề chưa thật sự phổ biến nên luận văn khó tránh khỏi thiếu sót, khiếm khuyết trong cách giải quyết vấn đề Chúng tôi rất mong nhận được những góp ý của các thầy cô giáo, các đồng nghiệp và những ai quan tâm đến vấn đề này

Trong phần mở đầu này, với tình cảm trân trọng nhất, chúng tôi xin bày

tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Nguyễn Minh Phương - người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ chúng tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn

Chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo, các cán bộ, viên chức công tác tại các đơn vị, bộ phận của Trường CĐNVHN đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi và dành nhiều thời gian trao đổi, góp ý trong quá trình chúng tôi tiến hành khảo sát công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ của Trường

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ

TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

Giáo dục và đào tạo là quốc sách hàng đầu, là sự nghiệp của Nhà nước

và toàn dân Để phát triển sự nghiệp giáo dục, tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước về giáo dục nhằm nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đáp ứng yêu cầu xây dựng và bảo vệ tổ quốc, vì mục tiêu dân giầu, nước mạnh, xã hội công bằng, văn minh, tại điều 6 của Luật Giáo dục được Quốc hội thông qua năm 1998 quy định hệ thống giáo dục quốc dân như sau:

1 Giáo dục mầm non có nhà trẻ và mẫu giáo;

2 Giáo dục phổ thông có hai bậc học là bậc tiểu học và bậc trung học bậc trung học có 2 cấp học là cấp trung học cơ sở và cấp trung học phổ thông;

3 Giáo dục nghề nghiệp có trung học chuyên nghiệp và dạy nghề;

4 Giáo dục đại học đào tạo hai trình độ là trình độ cao đẳng và trình độ đại học; giáo dục sau đại học đào tạo hai trình độ là trình độ thạc sĩ và trình

độ tiến sĩ

Như vậy, Trường CĐNVHN nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân Để góp phần thực hiện thành công sự nghiệp giáo dục, nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Trường cần phải cải tiến liên tục mọi mặt công tác của mình, trong đó có công tác lập hồ sơ và nộp

hồ sơ vào lưu trữ Đây không chỉ là một công tác quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công việc hàng ngày của mỗi cá nhân

CBVC của Trường mà đây còn là một trong những nghiệp vụ thuộc chương trình đào tạo của Trường

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội và các đơn vị cấu thành

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường

Ngày 15 tháng 6 năm 2005, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết định số 3225/2005/QĐ-BGD&ĐT về việc thành lập Trường cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI trên cơ sở trường TH Văn thư Lưu trữ TWI

Ngày 17 tháng 10 năm 2005, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 108/2005/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI

Ngày 21 tháng 4 năm 2008, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT về việc đổi tên trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI thành Trường CĐNVHN

Theo nội dung của những văn bản nêu trên, Trường CĐNVHN có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức như sau:

* Chức năng:

Trường CĐNVHN là tổ chức sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và thấp hơn trong lĩnh vực VTLT và các ngành nghề khác có liên quan; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ KH công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

Trường CĐNVHN là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ và chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật Trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và được mở tài khoản riêng tại các ngân hàng và kho bạc nhà nước

* Nhiệm vụ, quyền hạn:

Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển của Trường phù hợp với quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành VTLT và chiến lược phát triển giáo dục, quy hoạch mạng lưới các trường cao đẳng của Nhà nước

Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và các trình độ thấp hơn

về các ngành học (hoặc các chuyên ngành) Văn thư, Lưu trữ, Hành chính Văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin học văn phòng và các ngành, nghề khác có liên quan khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép

và theo quy định của pháp luật

Bồi dưỡng, đào tạo lại, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ CBVC làm công tác VTLT và các lĩnh vực khác theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và phù hợp với năng lực đào tạo của Trường

Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập đối với ngành nghề Trường được phép đào tạo trên cơ sở chương trình khung do

Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định

Biên soạn và duyệt giáo trình để sử dụng trong Trường trên cơ sở thẩm định của Hội đồng thẩm định giáo trình do Hiệu trưởng thành lập

Tổ chức đào tạo và các hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương trình

và ngành, nghề đào tạo đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan quản lý

có thẩm quyền cho phép; công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định

Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu KH - công nghệ, kết hợp đào tạo với nghiên cứu KH, ứng dụng KH và công nghệ trong công tác giáo dục và đào tạo nhằm tiếp cận với khoa học hiện đại, tiên tiến của các nước trên thế giới và khu vực

Tổ chức thực hiện các dịch vụ KH công nghệ, sản xuất phù hợp với ngành nghề đào tạo của Trường theo quy định của pháp luật

Tổ chức và thực hiện công tác hợp tác quốc tế về đào tạo và nghiên cứu

KH theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo quy định của nhà nước

Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn nhân lực nhằm thực hiện mục tiêu giáo dục, đào tạo; hợp tác, liên kết với các cơ quan, tổ chức hữu quan nhằm phát triển, nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội

Tổ chức tuyển sinh và quản lý HSSV theo quy định

Phối hợp với gia đình, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục, đào tạo HSSV

Quản lý và xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển của Trường

Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, tài chính, tài sản, đất đai được giao theo quy định

Thực hiện chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà nước về các hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn của Trường và quy định của pháp luật

4 Các Khoa

- Khoa Văn thư

- Khoa Lưu trữ

- Khoa Hành chính Văn phòng và Thông tin Thư viện

- Khoa Thư ký và Quản trị văn phòng

- Khoa Giáo dục đại cương

- Khoa Giáo dục thường xuyên

5 Các Trung tâm

- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Đào tạo Nghề

6 Văn phòng Đào tạo tại thành phố Đà Nẵng

7 Các tổ chức Đảng, đoàn thể theo quy định

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các đơn vị cấu thành (xem cụ thể tại phần phụ lục)

1 Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng (điểm 2, điều 3, Quyết định số 108/2005/QĐ-BNV)

2 Hội đồng KH và Đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác (điều 18, Điều

lệ Trường Cao đẳng ban hành kèm theo Quyết định số BGD&ĐT)

56/2003/QĐ-3 Các phòng chức năng:

- Phòng Hành chính Tổ chức (Quyết định số 25/QĐ-CĐVTLT)

- Phòng Đào tạo (Quyết định số 26/QĐ-CĐVTLT)

- Phòng Quản lý KH và Hợp tác Quốc tế (Quyết định số CĐVTLT)

27/QĐ Phòng Quản học sinh, sinh viên (Quyết định số 28/QĐ27/QĐ CĐVTLT)

- Phòng Tài chính Kế toán (Quyết định số 29/QĐ-CĐVTLT)

- Phòng Quản trị Đời sống (Quyết định số 30/QĐ-CĐVTLT)

4 Các Khoa

- Khoa Văn thư (Quyết định số 35/QĐ-CĐVTLT)

- Khoa Lưu trữ (Quyết định số 38/QĐ-CĐVTLT)

- Khoa Hành chính Văn phòng và Thông tin Thư viện (Quyết định số 37/QĐ-CĐVTLT)

- Khoa Thư ký và Quản trị văn phòng (Quyết định số CĐVTLT)

36/QĐ Khoa Giáo dục đại cương (Quyết định số 34/QĐ36/QĐ CĐVTLT)

- Khoa Giáo dục thường xuyên (Quyết định số 33/QĐ-CĐVTLT)

5 Các Trung tâm

- Trung tâm Tin học (Quyết định số 31/QĐ-CĐVTLT)

- Trung tâm Đào tạo Nghề (Quyết định số 32/QĐ-CĐVTLT)

6 Văn phòng đào tạo tại thành phố Đà Nẵng (Quyết định số CĐVTLT)

7 Các tổ chức Đảng, đoàn thể theo quy định

1.2 Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ

sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội

1.2.1 Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000

* Khái niệm

ISO 9000 là tên gọi của bộ tiêu chuẩn quốc tế về HTQLCL, do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành và luôn luôn được soát xét để đưa ra những phiên bản mới hàng năm, phù hợp với sự phát triển của toàn xã hội

Bản thảo đầu tiên của bộ tiêu chuẩn này xuất bản vào năm 1985 và được chấp thuận chính thức vào năm 1987 trên cơ sở kế thừa các tiêu chuẩn

về hệ thống đảm bảo chất lượng đã tồn tại và được sử dụng rộng rãi ở các nước phát triển

ISO 9000 được soát xét lần một vào năm 1994 Bộ tiêu chuẩn này được xây dựng trên cơ sở phiên bản một và quy định kỹ về đảm bảo chất lượng Phiên bản này hướng tới nhà sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm

ra thị trường, tạo sự tin tưởng đối với khách hàng

ISO 9000 được soát xét lần hai vào năm 2000 và mới đây ISO đã ban hành phiên bản mới của tiêu chuẩn ISO 9000 (thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000) vào năm 2005 Khác với phiên bản trước, phiên bản này không chỉ áp dụng ở doanh nghiệp mà còn áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức khác, như ở Thái Lan, ISO 9000 được áp dụng tại các bệnh viện, trường học

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 giúp các tổ chức ở nhiều loại hình, quy mô có thể áp dụng và vận hành các HTQLCL Bộ tiêu chuẩn này là hệ thống mở, tùy mỗi tổ chức áp dụng mà đưa ra chính sách về chất lượng của mình Quản

lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là áp dụng một phương pháp quản lý chứ không phải là việc quản lý chất lượng từng sản phẩm và cũng không phải là việc tiêu chuẩn hóa sản phẩm

* Cấu trúc

Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản năm 2000 gồm 4 tiêu chuẩn sau:

- ISO 9000:2000 (đã được thay thế bởi tiêu chuẩn ISO 9000:2005) - Cơ

sở thuật ngữ và từ vựng: Quy định các thuật ngữ, từ vựng của hệ thống quản

lý chất lượng

- ISO 9001:2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu: Quy

định các nguyên tắc và yêu cầu đối với một HTQLCL khi một cơ quan, tổ chức cần chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng

- ISO 9004:2000 - Hướng dẫn cải tiến hệ thống quản lý chất lượng:

Tiêu chuẩn này được sử dụng nhằm mở rộng và phát huy những lợi ích đạt được từ việc áp dụng ISO 9001: 2000 của các cơ quan, tổ chức

- ISO 19011:2001 - Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng:

Tiêu chuẩn này hướng dẫn việc đánh giá HTQLCL của một cơ quan, tổ chức Thông qua đó, tổ chức áp dụng ISO 9000 có thể xác nhận khả năng đáp ứng mục tiêu chất lượng của HTQLCL của cơ quan, tổ chức

Theo số liệu thống kê chưa đầy đủ, đến cuối năm 2006, cả nước đã có

22 tỉnh triển khai áp dụng ISO 9000, trong đó có 150 cơ quan đã được chứng nhận Thành phần các cơ quan này cũng đa dạng, gồm cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan tham mưu, cơ quan sự nghiệp

1.2.2 Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000

Sự thành công của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 xuất phát từ tám nguyên tắc

quản lý chất lượng cơ bản được cụ thể hóa trong nội dung tiêu chuẩn Đây là những nguyên tắc tác động một cách đồng bộ, toàn diện đến các yếu tố có ảnh hưởng tới chất lượng Cụ thể như sau :

* Nguyên tắc 1 - Trọng tâm hướng vào khách hàng: Theo lý thuyết

của bộ tiêu chuẩn ISO 9000, mọi hoạt động của cơ quan phải hướng tới mục tiêu là sự thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng Vì vậy, các cơ quan, tổ chức cần nghiên cứu, nắm bắt được yêu cầu của khách hàng và lấy khách hàng là đối tượng trung tâm trong việc xây dựng mục tiêu phấn đấu của cơ quan

* Nguyên tắc 2 - Lãnh đạo thống nhất: Khi áp dụng ISO 9000, lãnh

đạo cao nhất của cơ quan, tổ chức phải là người chỉ đạo và tham gia xây dựng chiến lược, mục tiêu và chính sách chất lượng và thống nhất nguyên tắc và phương pháp hoạt động trong toàn cơ quan Điều đó sẽ lôi cuốn và huy động được sự tham gia nhiệt tình của toàn thể nhân viên trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

* Nguyên tắc 3 - Huy động nhân lực (huy động sự tham gia của mọi

thành viên): Con người là yếu tố quan trọng nhất của mọi cơ quan Việc huy

động con người một cách đầy đủ không những sẽ góp phần đóng góp cho sự phát triển của cơ quan mà còn tạo cho họ kiến thức và kinh nghiệm thực hiện công việc Thành công trong việc quản lý chất lượng phụ thuộc rất nhiều vào

kỹ năng, sự nhiệt tình, hăng say của mỗi thành viên trong cơ quan Cơ quan phải tạo điều kiện để nhân viên học hỏi, nâng cao kiến thức Ngoài ra, cơ quan cần phải có chính sách động viên, khuyến khích sự tham gia của mọi thành viên vào mục tiêu chất lượng của cơ quan Những yếu tố liên quan đến vấn đề an toàn, phúc lợi xã hội, khen thưởng đối với mọi thành viên cần phải gắn liền với mục tiêu cải tiến chất lượng của cơ quan Đây chính là động lực thúc đẩy sự quan tâm của tất cả thành viên trong cơ quan đối với vấn đề chất lượng

* Nguyên tắc 4 - Tiếp cận theo quá trình: Hoạt động của cơ quan sẽ

hiệu quả hơn nếu các nguồn lực và hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình Thực tế hoạt động của cơ quan là một dãy các quá trình liên kết với nhau một cách chặt chẽ Đầu vào của quá trình này là đầu ra (kết quả) của quá trình trước đó Nếu ta coi mỗi công việc, mỗi bộ phận là một hoạt động riêng rẽ, tách rời các bộ phận khác thì chất lượng công việc sẽ không cao Nếu nghĩ rằng kết quả công việc của mình có ảnh hưởng lớn đối với hoạt động của

cơ quan thì chất lượng công việc sẽ đảm bảo Đảm bảo chất lượng của mỗi qúa trình là sự đảm bảo cho chất lượng chung cho sản phẩm

* Nguyên tắc 5 - Quản lý theo hệ thống (tiếp cận có hệ thống để quản lý): Việc xác định, hiểu và quản lý một hệ thống các quá trình có liên quan lẫn

nhau vì mục tiêu chung sẽ đóng góp cho hiệu quả hoạt động và hiệu lực của

cơ quan Thực chất của phương pháp này là việc huy động, phối hợp toàn bộ nguồn lực nhằm đảm bảo chất lượng cho sản phẩm của cơ quan chất lượng

sản phẩm của cơ quan chính là thành công của mỗi quá trình (của từng bộ phận) Ngược lại, thành công của một quá trình góp phần không nhỏ vào việc đảm bảo chất lượng cho sản phẩm của cơ quan

* Nguyên tắc 6 - Cải tiến liên tục (cải tiến thường xuyên): Đây phải là

mục tiêu thường trực của cơ quan Muốn đạt được chất lượng cao nhất, hoạt động quản lý chất lượng cần có sự cải tiến liên tục Tuy nhiên, muốn hoạt động cải tiến thực sự đem lại những đóng góp hữu ích cho hoạt động của cơ quan thì việc cải tiến phải bám sát vào thực tế hoạt động của cơ quan

* Nguyên tắc 7 - Quyết định dựa trên thực tế (tiếp cận thực tế để ra

quyết định): Các quyết định và hành động của lãnh đạo cơ quan chỉ có hiệu

quả khi nó được xây dựng trên cơ sở phân tích các dữ liệu và thông tin thực

tế Các dữ liệu và thông tin thực tế bao giờ cũng phản ánh trung thực nhất tình hình hoạt động của một cơ quan hay tổ chức Nó là phương tiện quan trọng trong bất kỳ hoạt động quản lý của cơ quan nào Một quyết định đúng đắn bao giờ cũng xuất phát từ thực tế hoạt động của cơ quan

* Nguyên tắc 8 - Quan hệ cùng có lợi với các bên liên quan (hợp tác

chặt chẽ giữa tổ chức và bên cung ứng): Việc quản lý chất lượng phải được

tiến hành trên các quan hệ hợp tác chặt chẽ bên trong và bên ngoài Các quan

hệ bên trong là quan hệ nội bộ giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên và giữa các bộ phận với nhau Các quan hệ bên ngoài là quan

hệ với cấp trên, cấp dưới, các tổ chức đào tạo, các đối tác và bên cung ứng Sự hợp tác nội bộ chặt chẽ sẽ tăng cường, thúc đẩy sự linh hoạt trong quá trình hoạt động và khả năng đáp ứng nhanh của cơ quan, tổ chức Các quan hệ bên ngoài chặt chẽ là nền tảng giúp tổ chức nâng cao khả năng và mở rộng phạm

vi hoạt động của mình

Trên đây là 8 nguyên tắc quản lý chất lượng mà các nhà hoạch định của ISO đã thiết lập Nó chính là cơ sở quan trọng tạo lập giá trị ứng dụng của bộ

tiêu chuẩn Iso 9000

1.2.3 Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường cao đẳng Nội vụ

Hà Nội

Có thể nói, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí rất quan trọng trong công tác chuyên môn hàng ngày của Trường CĐNVHN Chúng ta có thể thấy rất rõ rằng: Nếu không thực hiện tốt việc lập hồ sơ, ngoài việc gây khó khăn trong giải quyết công việc hàng ngày của mỗi CBVC, giáo viên tại các phòng, khoa, trung tâm, đồng thời nó còn để lại hậu quả nặng nề cho những người làm công tác lưu trữ, gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc triển khai các nghiệp vụ lưu trữ sau này

Áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN thực chất là xây dựng một HTQLCL công tác nhằm thỏa mãn được các yêu cầu nêu ra của bộ tiêu chuẩn này HTQLCL theo ISO 9000 là tập hợp những tài liệu quy định những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, thủ tục, quá trình và nguồn lực để thực hiện quản lý chất lượng Như vậy, theo quan điểm của ISO 9000 có 4 yếu tố tác động đến chất lượng của bất

kỳ hoạt động nào Cụ thể là:

- Trách nhiệm của người lãnh đạo đối với hoạt động đó;

- Nguồn nhân lực, vật lực phục vụ cho việc thực hiện hoạt động;

- Các quy trình, thủ tục nghiệp vụ liên quan đến hoạt động;

- Các quá trình phân tích, đánh giá, cải tiến liên quan đến hoạt động Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đề cập đến các yêu cầu đối với 4 yếu tố trên Như vậy, việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN chính là thực hiện các

yêu cầu của ISO đối với 4 yếu tố có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất tới chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ Việc chuẩn hóa sẽ mang lại lợi ích thiết thực cho hoạt động này của Trường, cụ thể như sau:

- Áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là giải pháp để khắc phục những hạn chế còn tồn tại, tạo công cụ hỗ trợ cho cán bộ, viên chức trong việc lập

hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN Khi áp

dụng bộ tiêu chuẩn này, toàn bộ tài liệu phản ánh quá trình giải quyết công việc sẽ được sắp xếp, lưu giữ theo quy trình chặt chẽ đúng yêu cầu của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Những tài liệu này sẽ giúp cán bộ ở những vị trí khác nhau hiểu được công việc của nhau, phối hợp công tác tốt hơn, có khả năng thay thế giúp

đỡ nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ Cán bộ chuyên môn có thể đánh giá đúng hơn về

vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, đồng thời chính cán bộ VTLT cũng

dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu công việc chuyên môn để phục vụ cho việc hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Hơn nữa, HTQLCL sẽ giúp nâng cao ý nghĩa và hiệu lực của các quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ, giúp đơn giản hóa các quy định và từ đó dễ thực hiện hơn

- Áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là giải pháp để lãnh đạo nhà trường chủ động kiểm soát và quản lý được công tác lập hồ sơ hiện hành

và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo yêu cầu và mục tiêu đề ra Lãnh đạo nhà

trường sẽ dễ dàng phát hiện ra những ưu điểm, hạn chế trong việc thực hiện công tác chuyên môn qua việc thực thi các nhiệm vụ thực tế hàng ngày của các cán bộ, viên chức tại các bộ phận Đồng thời họ cũng dễ dàng thấy được tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Từ đó họ

sẽ kiên trì và quyết tâm chỉ đạo quá trình triển khai ứng dụng bộ tiêu chuẩn này vào mọi hoạt động của Trường Từ thực tế đó, lãnh đạo nhà trường sẽ có cái nhìn bao quát, đầy đủ hơn về thực trạng công tác này của Trường Với những phương tiện,

công cụ mà ISO 9000 cung cấp, lãnh đạo Trường sẽ đương nhiên được cung cấp các thông tin quan trọng, cần thiết mà không cần phải yêu cầu cán bộ chuyên môn báo cáo như hiện nay, không cần thiết phải trực tiếp tìm hiểu từng công việc của cán

bộ, viên chức nhưng vẫn có thể theo dõi sát sao công việc của từng người

- Áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN góp phần phục vụ các mục tiêu

và yêu cầu của công cuộc cải cách giáo dục hiện nay Mặc dù công tác này không

phải là vấn đề mang tính then chốt của của công cuộc cải cách giáo dục, nó không ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động đào tạo nhưng có ảnh hưởng lớn tới quá trình điều hành hoạt động của Trường Song nếu không làm tốt, công tác này lại tiềm ẩn các nguy cơ cản trở quá trình cải cách công tác giáo dục, đào tạo của Trường Áp dụng bộ tiêu chuẩn này cũng chính là giải pháp góp phần vào công cuộc cải cách hành chính đang diễn ra trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung

- Áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

Tại điều 22 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ đã quy định cụ thể về trách nhiệm và cách thức tiến hành việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Tại văn bản này, trước tiên Chính phủ đã chỉ rõ trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong các cơ quan, tổ chức là: Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định Trường họp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ không được quá hai năm Với việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập, tổ chức

khoa học và khai thác hồ sơ tài liệu trong lưu trữ Trường CĐNVHN

- Áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN chính là căn cứ để kiểm tra, đánh giá hệ thống hồ sơ và kiểm định chất lượng hoạt động của Trường, góp phần nâng cao uy tín, danh tiếng cho Trường Việc quyết định áp dụng

bộ tiêu chuẩn này đồng nghĩa với việc lãnh đạo nhà trường cam kết cung cấp các sản phẩm thỏa mãn khách hàng Cụ thể trong hoạt động của Trường, đó là lời cam kết về việc cung cấp các sản phẩm đào tạo đạt chất lượng, thỏa mãn yêu cầu của người học và xã hội Với sự cam kết như vậy, uy tín và danh tiếng của trường sẽ được nâng cao Điều này càng có ý nghĩa hơn khi một trong những nghiệp vụ thuộc chương trình đào tạo của Trường là lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ

- Giải pháp này giúp nâng cao hơn nữa nhận thức của CBVC, giáo viên HSSV trong Trường về vai trò của công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ Xuất phát từ công việc là hỗ trợ cho hoạt động quản

lý, do vậy mà hiệu quả mà công tác này đem lại chỉ có thể định tính Điều này

đã dẫn đến những nhận thức sai lầm của nhiều người Việc áp dụng ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ chính là sự khẳng định về vị trí, vai trò của hoạt động này trong Trường, qua đó, góp phần thay đổi nhận thức của CBVC, giáo viên, HSSV trong Trường.Với việc áp dụng bộ tiêu chuẩn này, các cán bộ thực hiện nghiệp vụ phải được đào tạo bài bản, toàn bộ quy trình nghiệp vụ sẽ được tiêu chuẩn hóa Điều này giúp cán bộ, viên chức có thể tự đánh giá được tiến độ, hiệu quả công việc của mình, đồng thời giúp lãnh đạo nhà trường kiểm soát được tiến trình thực hiện công việc của từng viên chức Hồ sơ nào được lập sai sót, đơn vị nào không giao nộp tài liệu vào lưu trữ đúng định kỳ sẽ được tìm ra Trên cơ sở này mọi khả năng của nguồn lực sẽ được sử dụng một cách triệt để

- Xuất phát từ phương châm phòng ngừa, kiểm soát chặt chẽ các quá trình, HTQLCL theo ISO 9000 cung cấp cách nhận biết, giải quyết các sai sót của công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ và ngăn ngừa chúng tái diễn Nguyên tắc này giúp cho việc cải tiến liên tục và nâng

cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ không phải là việc làm nhất thời Nó luôn phải được thực hiện, do vậy góp phần phát hiện và giải quyết những khuyết tật một cách triệt để

- Ngoài ra, việc áp dụng bộ tiêu chuẩn này còn là để triển khai Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ vào hoạt động của Trường Theo Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg tất cả các cơ

quan nhà nước cần xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 trong giai đoạn 2006-2010 Đặc biệt, Quyết định số 144/2006/QĐ-

TTg cũng nhấn mạnh “ưu tiên thực hiện trước đối với các cơ quan, đơn vị có

hoạt động liên quan trực tiếp đến nhiều tổ chức, cá nhân” [37;5], khuyến

khích áp dụng ở “các đơn vị sự nghiệp khác của nhà nước (các viện, trường,

bệnh viện ) xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo Quyết định này” [37;2] Từ đó có thể khẳng định rằng, trong thời gian không lâu

nữa, các trường học cũng sẽ áp dụng ISO 9000 vào hoạt động của mình

Từ những phân tích trên đây, chúng ta có thể thấy việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là một giải pháp khoa học, là thực hiện công nghệ quản lý mới, đem lại lợi ích thiết thực trong việc nâng cao chất lượng công tác lập hồ

sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

Việc đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN chính là điều kiện quan trọng để tiến hành áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Kết quả đánh giá thực trạng sẽ cung cấp thông tin quan trọng

về chất lượng của công tác này, các khuyết tật còn tồn tại, các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của công tác này…Từ đó, chúng ta sẽ xác định được những yếu tố cần cải tiến trong HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN

2.1 Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội hiện nay

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ nêu trên, trong quá trình hoạt động của mình, Trường CĐNVHN đã hình thành nên số lượng văn bản khá lớn nội dung đa dạng, phong phú, phản ánh toàn diện hoạt động của Trường với nhiều loại hình tài liệu như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ, tài liệu nghe nhìn…Các tài liệu này do cấp trên gửi xuống như Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nội

vụ …; của các cơ quan hữu quan như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trường Chính trị của các tỉnh, trung tâm giáo dục thường xuyên của các tỉnh, huyện…và do chính các đơn vị thuộc Trường sản sinh ra

Theo số liệu thống kê năm 2007, số lượng VB đi của Trường là 1903 văn bản, trong đó loại quyết định chiếm 1092 VB, các loại khác là 811 VB VB đến là

850, những VB này được gửi đến này từ các nguồn như Bộ Nội vụ, Bộ Giáo dục và Đào tạo, các Trung tâm Giáo dục thường xuyên, các cơ quan địa phương trên địa bàn phường Xuân La

2.1.2 Nội dung

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị tổ chức khác nhau mà nội dung tài liệu phản ánh trong từng đơn vị cũng khác nhau, cụ thể:

* Phòng Đào tạo: Là đơn vị giúp Hiệu trưởng trong việc xác định mục

tiêu giáo dục, xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, giảng dạy các môn học,

tổ chức tuyển sinh, thi tốt nghiệp, công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tốt nghiệp, tổ chức thực nghiệm, nghiên cứu KH và công nghệ đào tạo kết hợp với lao động sản xuất dịch vụ, thực hiện các công việc giáo vụ, dạy và học, thực hành, thực tập, theo dõi tổng hợp đánh giá chất lượng các hoạt động đào

tạo…từ đó, phòng Đào tạo có những nhóm tài liệu sau:

- Tài liệu về xây dựng mục tiêu, nội dung, chương trình, kế hoạch đào tạo chung của Trường

- Tài liệu về chương trình giảng dạy

- Tài liệu về công tác tuyển sinh

- Tài liệu về các kỳ thi học kỳ, kiểm tra hết môn

- Tài liệu về thi tốt nghiệp, công nhận tốt nghiệp

- Tài liệu về phân loại HSSV, xét lên lớp

- Tài liệu về cử giáo viên chủ nhiệm, cử ban cán sự lớp

- Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật HSSV

- Tài liệu về thực tập tay nghề của HSSV

- Sổ sách giáo vụ: sổ điểm, sổ học tập, sổ đăng bạ học sinh, sổ cấp bằng tốt nghiệp…

- Tài liệu về mở ngành, nghề đào tạo mới

- Tài liệu về tổ chức thi giáo viên giỏi, HSSV giỏi

- Tài liệu về công tác thư viện, tư liệu

* Phòng Hành chính Tổ chức: Giúp Hiệu trưởng tổng hợp tình hình

chung về công tác hành chính, công tác tổng hợp, VTLT, lễ tân, đối nội, đối

ngoại, sắp xếp tổ chức, quản lý và bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên

Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách đối với CBVC; công tác bảo vệ nội bộ, thi đua khen thưởng và kỷ luật Từ đó, phòng có những nhóm tài liệu sau:

- Tài liệu về đường lối quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác giáo dục đào tạo

- Tài liệu về chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác của Trường

- Tài liệu, hồ sơ hội nghị, các buổi lễ kỷ niệm, các cuộc họp của Ban Giám hiệu (BGH)

- Tài liệu về đón tiếp các đoàn khách tham quan trong và ngoài nước đến thăm trường

- Tài liệu về công tác văn thư : sổ quản lý văn bản đi - đến, các tập lưu văn bản

- Tài liệu về công tác lưu trữ

- Tài liệu về công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Tài liệu về công tác thanh tra

- Tài liệu của Đảng và Nhà nước chỉ đạo về công tác tổ chức, cán bộ

- Tài liệu về thành lập Trường, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường

- Tài liệu về việc kiện toàn tổ chức bộ máy của Trường và các đơn vị trực thuộc

- Tài liệu về nâng cấp Trường

- Tài liệu về việc thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị thuộc Trường

- Tài liệu về tiếp nhận, tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, đề bạt, phân công công tác cho CBVC

- Tài liệu về nâng lương, điều chỉnh lương, về phụ cấp, trợ cấp đối với CBVC

- Tài liệu về nghỉ hưu, mất sức, thôi việc đối với CBVC

- Tài liệu về quản lý, sử dụng lao động, về hợp đồng dài hạn, ngắn hạn

- Tài liệu về thi đua, khen thưởng, kỷ luật CBVC

- Hồ sơ lý lịch CBVC của Trường

* Phòng Quản lý khoa học & Hợp tác quốc tế: Là đơn vị giúp Hiệu

trưởng thực hiện việc xây dựng chương trình, kế hoạch nghiên cứu KH, phát triển công nghệ; quản lý công tác nghiên cứu KH, cải tiến sáng kiến, ứng dụng các thành tựu khoa học vào các hoạt động đào tạo của Trường; liên kết nghiên cứu KH, phát triển công nghệ với các đơn vị ngoài Trường; Giúp Hiệu trưởng ban hành quy định về quản lý khoa học và hợp tác quốc tế; Làm thường trực Hội đồng KH của Trường Chủ trì việc tổ chức đăng

ký, bảo vệ, nghiệm thu, tổng kết đánh giá kết quả các công trình nghiên cứu KH của cán bộ, giảng viên, giáo viên, HSSV; Xuất bản các ấn phẩm,

tư liệu KH phổ biến các kết quả nghiên cứu KH, thông tin tuyên truyền về các hoạt động của Nhà trường; Thiết lập các quan hệ và lập kế hoạch hoạt động trong các lĩnh vực hợp tác quốc tế Tổ chức thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nghiên cứu KH; Phối hợp với phòng Hành chính Tổ chức, các đơn vị tổ chức làm thủ tục các đoàn ra, đón tiếp các đoàn vào; Quản lý các dự án hợp tác quốc tế Phối hợp với các đơn vị thực hiện các chương trình hợp tác nghiên cứu KH ngoài Trường; Tổ chức và chủ trì các hội nghị, hội thảo quốc tế về các lĩnh vực đào tạo của Trường; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng Từ đó, phòng có những

nhóm tài liệu sau :

- Tài liệu về các hoạt động KH: hội nghị khoa học, hội thảo KH, chuyển giao công nghệ

- Tài liệu hướng dẫn triển khai các đề tài

- Hồ sơ từng đề tài KH (phiếu đăng ký đề tài, phiếu thuyết minh, đề cương nghiên cứu, quyết định bổ nhiệm chủ nhiệm đề tài, quyết định phê duyệt đề tài, báo cáo điều tra khảo sát, biên bản hội thảo, góp ý, báo cáo kết quả nghiên cứu, quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu, biên bản nghiệm thu, bản nhận xét đánh giá của các phản biện)

- Tài liệu về việc biên soạn, nghiệm thu các đề cương bài giảng, giáo trình môn học

- Hồ sơ về các cuộc họp của Hội đồng KH

- Tài liệu về hoạt động sáng kiến, sáng chế

* Phòng Tài chính Kế toán: Là đơn vị giúp Hiệu trưởng quản lý công

tác tài chính, lập kế hoạch thu chi hàng quý, hàng năm của Trường Thực hiện các khoản thu, chi, lập quyết toán hàng qúy, hàng năm theo đúng quy định về chế độ kế toán tài chính của nhà nước Tổ chức kiểm tra các khoản thu và chi tiêu Tổ chức kiểm kê, đánh giá tài sản theo quy định của nhà nước Từ đó phòng hình thành những nhóm tài liệu sau:

- Tài liệu về kế hoạch ngân sách dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch định kỳ,

kế hoạch đột xuất cho đào tạo, nghiên cứu KH, xây dựng cơ bản, các chương trình mục tiêu

- Tài liệu về lập dự toán ngân sách năm

- Tài liệu về chi tiêu ngân sách năm

- Tài liệu về thanh tra, kiểm tra công tác tài chính kế toán

- Dự toán kinh phí thu, chi thường xuyên

- Báo cáo thanh toán, quyết toán kinh phí của Trường

- Quyết định duyệt quyết toán năm

- Báo cáo tổng hợp kiểm kê tài sản cố định hàng năm

- Tài liệu về thanh lý tài sản

- Các loại chứng từ thanh, quyết toán

- Sổ phát lương kèm theo chứng từ

- Sổ theo dõi chi tạm ứng

- Tài liệu về vốn xây dựng cơ bản

- Tài liệu về kiểm kê, đánh giá chất lượng tài sản

- Tài liệu về duyệt và cấp kinh phí cho các đơn vị

- Sổ sách về hạch toán các nguồn tài sản cố định

- Sổ sách kế toán tổng hợp

- Tài liệu về đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hàng năm

* Phòng Quản lý học sinh, sinh viên: Là đơn vị giúp Hiệu trưởng

trong việc giáo dục và quản lý HSSV Đề xuất và thực hiện các chế độ ưu đãi, kiến nghị về khen thưởng và kỷ luật HSSV khi vào trường Quản lý ký túc xá, quản lý HSSV nội trú Phối hợp với các cơ quan chức năng và chính quyền địa phương quản lý HSSV ngoại trú; Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với HSSV về học bổng, học phí và các chế độ khác theo quy định; Chủ trì, phối hợp với các đơn vị đánh giá chất lượng toàn diện của học sinh, sinh viên…Từ đó phòng hình thành những nhóm tài liệu

sau :

- Tài liệu hướng dẫn giáo dục và quản lý HSSV

- Tài liệu về thực hiện chế độ ưu đãi đối với HSSV: xét học bổng, trợ cấp khó khăn, giảm học phí

- Tài liệu về xây dựng nội quy, quy định của ký túc xá

- Tài liệu về kế hoạch nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị cho ký túc xá

- Tài liệu về tài chính của ký túc xá

- Tài liệu về các đợt kiểm tra vệ sinh môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, nề nếp sinh hoạt ở ký túc xá

- Tài liệu về các phong trào tự quản đảm bảo an ninh trật tự, an ninh chính trị và phòng, chống các tệ nạn xã hội trong ký túc xá

- Tài liệu về xử lý các vụ vi phạm quy chế đối với HSSV nội trú

- Tài liệu về quản lý theo dõi HSSV trong giờ tự học ở ký túc xá

- Hồ sơ HSSV

* Phòng Quản trị Đời sống: Giúp Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch, tổ

chức thực hiện mua sắm các loại tài sản, trang thiết bị phục vụ hoạt động của Trường Quản lý và bảo trì các loại trang thiết bị, Tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa cơ sở vật chất, tài sản thiết bị của Nhà trường; Quản lý công tác đầu tư xây dựng cơ bản; Phục vụ điện, nước, phương tiện đi công tác và các điều kiện cơ sở vật chất khác đảm bảo các hoạt động của Nhà trường; Thực hiện công tác y tế, chăm sóc sức khoẻ cho CBVC và HSSV, đảm bảo

vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh trong toàn Trường; Thực hiện công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt…Từ đó, phòng đã hình thành những nhóm tài liệu sau:

- Tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị

- Tài liệu về quản lý, sử dụng tài sản, trang thiết bị

- Tài liệu về thanh lý tài sản

- Tài liệu về sửa chữa, cải tạo các hạng mục nhỏ của Trường

- Tài liệu về thiết kế, thi công các hạng mục trong Trường

- Tài liệu về bảo vệ an ninh trật tự của Trường

- Tài liệu về an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy

- Tài liệu về y tế, vệ sinh phòng bệnh

* Các Khoa, Trung tâm: Tổ chức quá trình đào tạo, giảng dạy học tập

các ngành học, nghề thuộc Khoa, Trung tâm quản lý và các hoạt động khác theo chương trình, kế hoạch đào tạo của Nhà trường; Quản lý giáo viên, CBVC, HSSV thuộc Khoa; Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn