Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

Công tác quản lý đô thị là một lĩnh vực phức tạp, bao gồm nhiều nội dung như: quản lý quy hoạch xây dựng, đất và nhà ở, hạ tầng kỹ thuật, cảnh quan môi trường đô thị … Để quản lý tốt nhữ

ĐÀO THỊ THANH XUÂN

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NGUỒN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ

SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC

VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐÀO THỊ THANH XUÂN

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NGUỒN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ

SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn khoa học:

PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG

Hà Nội - 2010

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

NỘI DUNG

Chương 1 Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến

lĩnh vực quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch

- Kiến trúc Hà Nội

1.1.2 Nội dung chủ yếu của công tác quản lý đô thị 14

1.2 Giới thiệu khái quát về Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội 20 1.2.1 Vài nét về sự hình thành và phát triển của Sở Quy hoạch -

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Quy hoạch - Kiến

1.3 Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực

quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến

trúc Hà Nội

23

1.3.1 Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo

quản tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội 23 1.3.2 Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu về quản lý đô thị

tại kho Lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc 27

1.4 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ và bảo quản tại

1.4.2 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu 39

Chương 2 Đánh giá giá trị và tình hình khai thác, sử dụng

tài liệu trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà

Nội phục vụ công tác quản lý đô thị

2.1 Giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý

đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà

2.1.3 Giá trị của tài liệu đối với việc sử dụng và khai thác các công

trình cơ sở hạ tầng kỹ thuật trong đô thị 51 2.1.4 Giá trị tài liệu lưu trữ đối với công tác quản lý kiến trúc và bảo

2.2 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong Phông

lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ công tác

quản lý đô thị

55

2.2.1 Khái quát về các hình thức tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng

tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 55 2.2.2 Số lượng, thành phần độc giả đến khai thác, sử dụng nguồn tài

liệu lưu trữ có liên quan đến công tác quản lý đô thị trong

Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

63

2.2.3 Số lượng, thành phần, nội dung tài liệu liên quan đến công tác

quản lý đô thị Hà Nội chủ yếu đã được khai thác 68 2.2.4 Hiệu quả của việc khai thác, sử dụng tài liệu ở Sở Quy hoạch –

Kiến trúc đối với công tác quản lý đô thị Hà Nội 69

2.3 Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại

Chương 3 Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị của tài

liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc đối với công tác

quản lý đô thị Thủ đô Hà Nội

3.1 Các giải pháp đối với Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 80 3.1.1 Xây dựng và ban hành các quy định của Sở về công tác lưu trữ

nói chung và công tác khai thác, sử dụng TLLT nói riêng 80 3.1.2 Đẩy mạnh công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 83

3.1.3 Đa dạng hóa các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng TLLT 86

3.1.4

Thường xuyên tiến hành kiểm tra và có báo cáo về tình hình

công tác lưu trữ cũng như công tác khai thác, sử dụng TLLT

hàng năm

89

3.1.5 Xây dựng, bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán

bộ lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 92 3.1.6 Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý

TLLT và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu 93

3.2 Những kiến nghị và khuyến cáo đối với người khai thác, sử

MỞ ĐẦU

1- Lý do chọn đề tài:

Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong xã hội Bất cứ một cơ quan nào

dù lớn hay nhỏ, bất cứ một quốc gia nào dù mạnh hay yếu … trong quá trình hoạt động và phát triển cũng cần phải có thông tin, mà trong tài liệu lưu trữ lại chứa đựng một lượng thông tin tương đối lớn Tài liệu lưu trữ không chỉ được sử dụng để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử mà còn được sử dụng vào nhiều mục đích khác như kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội… Để tài liệu lưu trữ ngày càng khẳng định được ý nghĩa, vị trí to lớn đối với mọi hoạt động của xã hội thì việc

sử dụng và phát huy giá trị của chúng đã trở thành một trong những mục đích cũng như nhiệm vụ quan trọng nhất của công tác lưu trữ

Từ ngày 1/8/2008 Thủ đô Hà Nội đã được mở rộng thêm toàn bộ diện tích

tự nhiên và dân số của tỉnh Hà Tây, huyện Mê Linh, tỉnh Vĩnh Phúc và 4 xã của huyện Lương Sơn, tỉnh Hoà Bình Việc mở rộng địa giới hành chính của Thành phố Hà Nội đã đặt ra những thách thức không nhỏ cho các nhà quản lý Để có được một đô thị phát triển bền vững, có bản sắc, giữ gìn tính ổn định, chính quyền thành phố Hà Nội luôn coi công tác quản lý đô thị là một nhiệm vụ hết sức quan trọng

Công tác quản lý đô thị là một lĩnh vực phức tạp, bao gồm nhiều nội dung như: quản lý quy hoạch xây dựng, đất và nhà ở, hạ tầng kỹ thuật, cảnh quan môi trường đô thị … Để quản lý tốt những vấn đề trên, các cơ quan chức năng thường xuyên phải sử dụng đến các tài liệu lưu trữ để làm căn cứ và cơ sở cho việc xác định quy hoạch và giải quyết những vấn đề cụ thể

Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội là cơ quan quản lý nhà nước về quy hoạch – kiến trúc của Hà Nội Tại Kho Lưu trữ Sở đang bảo quản rất nhiều tài liệu về công tác quy hoạch xây dựng, quản lý kiến trúc, cảnh quan môi trường

đô thị … Nguồn tài liệu ở đây là công cụ giúp các nhà quản lý, nhà nghiên cứu khai thác, sử dụng để tìm ra giải pháp cho vấn đề quy hoạch, quản lý xây dựng các công trình kiến trúc, công trình công cộng, công trình hạ tầng kỹ thuật …

theo chủ trương phát triển toàn diện Thủ đô nhưng vẫn bảo tồn được các di tích lịch sử, các nét văn hoá truyền thống

Tuy nhiên, cho đến nay vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị ở Hà Nội vẫn chưa đem lại hiệu quả cao Đây là vấn đề cần được quan tâm nghiên cứu

Để góp phần hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung

và tài liệu đang được bảo quản tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội nói riêng nhằm mục đích phục vụ cho công tác quản lý đô thị của thành phố Hà Nội,

chúng tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội”

2- Mục tiêu của đề tài:

Với mục đích trên, đề tài hướng tới 3 mục tiêu chính sau đây:

- Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến công tác quản lý

đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

- Đánh giá nhu cầu và thực tế tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở

Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội để phục vụ công tác quản lý đô thị Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm góp phần đẩy mạnh việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Hà Nội

3- Nhiệm vụ của đề tài:

Để thực hiện các mục tiêu trên, đề tài của chúng tôi triển khai thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu nội dung của công tác quản lý đô thị và khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

- Tìm hiểu về nội dung và đánh giá giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc

Hà Nội

- Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ quản

lý đô thị

4- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề sau: + Thành phần, nội dung và ý nghĩa của khối tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

+ Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội Từ đó nêu lên ưu điểm và khuyết điểm của chúng + Đề xuất một số giải pháp nhằm tổ chức nâng cao hiệu quả của việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu loại hình, nội dung và đặc điểm của tài liệu hiện được bảo quản trong kho lưu trữ của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội và việc khai thác, sử dụng nguồn tài liệu này để phục vụ công tác quản lý đô thị ở Thành phố Hà Nội

5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một hướng nghiên cứu được rất nhiều người quan tâm Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu, các bài đăng

trên tạp chí chuyên ngành như: “Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức khai thác và

sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ Thị Phụng - Tạp chí Văn thư

lưu trữ số 2/1990; “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp đổi mới” của tác giả Phan Đình Nham - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1994; “Đổi mới

việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - một yêu cầu cấp bách mang tính chất xã hội” của tác giả Dương Văn Khảm - Tạp chí Văn thư lưu trữ số 3/1998

… Các bài viết này đã tập trung nghiên cứu về mặt lý luận chung của công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; một số bài có đề cập đến cơ quan cụ thể Bên cạnh đó, còn có một số đề tài khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ và một số báo cáo khoa học của sinh viên, học viên Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng – trường Đại học KHXH & NV Hà Nội cũng nghiên cứu về lĩnh vực này Nhưng qua tìm hiểu, chúng tôi thấy có một số công trình nghiên cứu có liên quan trực tiếp đến đề tài của mình như:

- “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Thành

phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị” khóa luận tốt nghiệp của Bùi Thị

Thu Hà Đề tài này đề cập đến công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của của Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội là chính, và một số hiệu quả đạt được

Vì phạm vi tài liệu nhiều, nên đề tài chưa đi sâu phân tích về nội dung của từng nhóm tài liệu phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý quy

hoạch xây dựng đô thị giai đoạn 1994 – 2000 tại Trung tâm Lưu trữ thành phố

Hà Nội” báo cáo khoa học của Nguyễn Thị Thùy Dung và Nguyễn Thị Kiều

Yến

- “Khảo sát và đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ Phông Sở Xây dựng Hà Nội

được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ UBND thành phố Hà Nội phục vụ quản lý quy hoạch đô thị” báo cáo khoa học tham gia hội nghị khoa học của sinh viên

Ngoài ra, còn có bài viết “Công tác lưu trữ và vai trò của nó đối với lĩnh

vực quản lý đô thị ở thành phố Hà Nội” của PGS.TS Vũ Thị Phụng (Kỷ yếu Hội

thảo khoa học chủ đề “Quản lý và phát triển Thăng Long – Hà Nội” của UBND Thành phố Hà Nội, T3/2008)

Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị ở thành phố Hà Nội Vì thế, đề tài luận văn của chúng tôi có kế thừa, nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước

6- Nguồn tài liệu tham khảo:

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa vào các nguồn tài liệu chủ yếu sau : + Các văn bản quy phạm pháp luật và tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, các nghị định hướng dẫn, các thông tư, các quyết định …

+ Các văn bản quy phạm của Nhà nước liên quan đến vấn đề quy hoạch, kiến trúc, xây dựng như Luật Xây dựng, Luật Quy hoạch …

+ Các tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: đó là các giáo trình, các công trình, đề tài nghiên cứu ở các cấp độ khác nhau, các báo cáo khoa học, tham luận trong các kỷ yếu hội nghị, bài viết đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, các luận văn tiến sĩ, thạc sĩ … liên quan đến đề tài

+ Một số báo cáo về công tác lưu trữ của các cơ quan, đơn vị bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội

+ Các bài viết trên báo, tạp chí, trên các trang web có đề cập đến vấn đề quy hoạc, kiến trúc xây dựng

+ Nguồn tài liệu quan trọng là tài liệu khảo sát từ thực tế ở Kho lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

7- Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài được thực hiện trên cơ sở vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, đặc biệt là chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử; sử dụng các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Những nguyên tắc này được sử dụng xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài

Trên cơ sở phương pháp luận nói trên, đề tài còn vận dụng các phương pháp cụ thể sau đây:

- Phương pháp khảo sát thực tế: áp dụng để khảo sát thành phần, nội dung tài liệu và tình hình công tác lưu trữ, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

- Phương pháp mô tả, thống kê, phân tích: các phương pháp này được sử dụng để giới thiệu về nội dung, thành phần của các tài liệu được bảo quản ở Kho lưu trữ Sở; thống kê số lượng tài liệu được khai thác và thành phần độc giả đến khai thác tại đây

- Phương pháp tổng hợp: đề tài sử dụng phương pháp này trong việc tổng kết thực trạng và đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

- Phương pháp phỏng vấn: để kết quả khảo sát được chính xác, cụ thể, chúng tôi đã phỏng vấn một số cán bộ lưu trữ ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội và một số độc giả thường xuyên khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về quản lý

đô thị

8- Bố cục của đề tài:

Luận văn được chia làm 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung, phần kết luận

Phần nội dung, gồm 3 chương :

Chương 1: Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý

đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

Nội dung chính của chương này là giới thiệu khái quát về tình hình công tác lưu trữ ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội; và khảo sát thành phần, nội dung của nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

Chương 2: Đánh giá giá trị và tình hình khai thác, sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

Nội dung của chương 2 gồm: Phân tích giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc

Hà Nội; đồng thời trình bày về thực trạng công tác khai thác, sử dụng TLLT ở

Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội như: các hình thức khai thác, số lượng độc giả, nội dung tài liệu được khai thác

Chương 3 : Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc đối với công tác quản lý đô thị Thủ đô Hà Nội

Trên cơ sở phân tích giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị và thực trạng khai thác sử dụng tài liệu ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội, chúng tôi nêu lên những ưu điểm và hạn chế của công tác khai thác,

sử dụng tài liệu; qua đó, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ cho công tác quản lý đô thị ở Thành phố Hà Nội

Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng, người hướng dẫn chúng tôi thực hiện đề tài này; đồng thời chúng tôi cũng rất cám ơn các cán bộ, nhân viên lưu trữ của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đã tạo điều kiện và giúp đỡ chúng tôi hoàn thành luận văn

Tuy nhiên, do điều kiện thời gian có hạn, luận văn chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo, các nhà nghiên cứu và bạn đọc để luận văn đạt chất lượng tốt hơn

Hà Nội, ngày tháng năm 2009

HỌC VIÊN

Đào Thị Thanh Xuân

Chương 1:

Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

1.1 Tổng quan về quản lý đô thị

1.1.1 Khái niệm chung

* Khái niệm đô thị:

“Đô thị là điểm dân cư tập trung có vai trò thúc đẩy sự phát triển kinh tế,

xã hội của một vùng lãnh thổ, có cơ sở hạ tầng đô thị thích hợp và điểm dân cư nội thị không dưới 4000 người (đối với miền núi là 2000 người), với tỉ lệ phi

Theo Nghị định số 42/2009/NĐ-CP ngày 7/5/2009 (có hiệu lực thi hành kể

từ ngày 02/7/2009) của Chính phủ về việc phân loại đô thị, tổ chức lập, thẩm định đề án và quyết định công nhận loại đô thị; thì đô thị được phân thành 6 loại,

do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định công nhận, gồm: Loại đặc biệt, loại I, loại II, loại III, loại IV và loại V

Việc phân loại đô thị nhằm tổ chức, sắp xếp và phát triển hệ thống đô thị cả nước; lập, xét duyệt quy hoạch xây dựng đô thị; nâng cao chất lượng đô thị và phát triển đô thị bền vững; xây dựng chính sách và cơ chế quản lý đô thị và phát triển đô thị

Các tiêu chuẩn cơ bản để phân loại đô thị được xem xét, đánh giá trên cơ sở hiện trạng phát triển đô thị tại năm trước liền kề năm lập đề án phân loại đô thị hoặc tại thời điểm lập đề án phân loại đô thị, gồm: Chức năng đô thị; quy mô dân số toàn đô thị tối thiểu phải đạt 4.000 người trở lên; mật độ dân số phù hợp với quy mô, tính chất và đặc điểm của từng loại đô thị và được tính trong phạm

vi nội thành, nội thị và khu phố xây dựng tập trung của thị trấn; tỷ lệ lao động phi nông nghiệp được tính trong phạm vi ranh giới nội thành, nội thị, khu vực xây dựng tập trung phải đạt tối thiểu 65% so với tổng số lao động, hệ thống công trình hạ tầng đô thị; kiến trúc, cảnh quan đô thị

- Đô thị loại đặc biệt là Thủ đô hoặc đô thị có chức năng trung tâm kinh tế, tài chính, hành chính, khoa học- kỹ thuật là đầu mối giao thông, giao lưu trong

cả nước và quốc tế Quy mô dân số toàn đô thị tối thiểu 5 triệu người trở lên; mật độ dân số nội thành đạt 15.000 người/km2; tỷ lệ lao động phi nông nghiệp tối thiểu đạt 90% so với tổng số lao động và có các hệ thống công trình hạ tầng

cơ sở đô thị đạt chuẩn; 100% các cơ sở sản xuất mới xây dựng phải áp dụng công nghệ sạch hoặc được trang bị các thiết bị giảm thiểu gây ô nhiễm môi trường

Hiện ở Việt Nam có 2 thành phố được Chính phủ xếp loại đô thị đặc biệt là Thủ đô Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh

- Đô thị loại I trực thuộc Trung ương có chức năng là trung tâm kinh tế, văn hóa có vai trò thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của một vùng lãnh thổ liên tỉnh hoặc của cả nước Nếu là đô thị trực thuộc Trung ương thì quy mô dân số toàn đô thị đạt 1 triệu người trở lên; mật độ dân số nội thành đạt 12.000 người/km2 Nếu là đô thị trực thuộc tỉnh đạt 500.000 người trở lên và có mật độ dân số nội thành tối thiểu 10.000 người/km2

Có 7 thành phố đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Quyết định công nhận đô thị loại I là: Đà Nẵng, Hải Phòng, Huế, Vinh, Đà Lạt, Nha Trang và Cần Thơ

- Đô thị loại II có quy mô dân số đạt từ 300.000 người trở lên Trường hợp

đô thị loại II trực thuộc Trung ương thì quy mô dân số phải đạt trên 800.000 người Đô thị trực thuộc tỉnh có mật độ dân số từ 8.000 người/km² trở lên; trường hợp đô thị trực thuộc Trung ương thì quy mô mật độ dân số từ 10.000 người/km² trở lên Tỷ lệ lao động phi nông nghiệp khu vực nội thành tối thiểu đạt 80% so với tổng số lao động

Ví dụ: Thành phố Hải Dương, Thanh Hóa, Hạ Long, Vũng Tàu …

- Đô thị loại III có dân số từ 150.000 người trở lên; mật độ dân số khu vực nội thành, nội thị từ 6.000 người/km² trở lên Tỷ lệ lao động phi nông nghiệp khu vực nội thành, nội thị tối thiểu đạt 75% so với tổng số lao động

Ví dụ: Thành phố Ninh Bình, Bắc Ninh …

- Đô thị loại IV có dân số 50.000 người trở lên Mật độ dân số khu vực nội thị từ 4.000 người/km² trở lên Tỷ lệ lao động phi nông nghiệp khu vực nội thị tối thiểu đạt 70% so với tổng số lao động

Ví dụ: các thị xã Bỉm Sơn, Sầm Sơn …

- Đối với đô thị loại V, đây là trung tâm tổng hợp hoặc chuyên ngành về kinh tế, hành chính, văn hóa, giáo dục có vai trò thúc đẩy sự phát triển kinh tế -

xã hội của huyện hoặc cụm xã Quy mô dân số toàn đô thị loại V từ 4.000 người trở lên với mật độ dân số bình quân từ 2000 người/km2 Tỷ lệ lao động phi nông nghiệp tại các khu phố xây dựng tối thiểu đạt 65% so với tổng lao động

Ví dụ: các thị trấn Đông Anh, Sóc Sơn …

- Đối với các đô thị ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo thì quy mô dân số và mật độ dân số có thể thấp hơn, nhưng tối thiểu phải đạt 50% tiêu chuẩn quy định, các tiêu chuẩn khác phải bảo đảm tối thiểu 70% mức tiêu chuẩn quy định so với các loại đô thị tương đương

Như vậy, theo Nghị định trên thì Hà Nội là đô thị loại đặc biệt, có chức năng là trung tâm văn hóa – kinh tế - chính trị của cả nước Trong những năm gần đây, tốc độ phát triển của thành phố Hà Nội ngày càng tăng nhanh, sự gia tăng dân số tập trung vào khu vực trung tâm đã tạo ra nhiều khó khăn về kiểm soát phát triển dân cư, các điều kiện hạ tầng xã hội, hạ tầng kỹ thuật, kiểm soát đất đai và môi trường đô thị Để góp phần quản lý có hiệu quả những vấn đề trên đòi hỏi phải có những giải pháp nhằm phát triển một đô thị Hà Nội bền vững Chính vì vậy mà công tác quản lý đô thị luôn là nhiệm vụ hết sức quan trọng

* Khái niệm quản lý đô thị:

“Quản lý đô thị là một khoa học tổng hợp được xây dựng trên cơ sở nhiều

ngành khoa học chuyên ngành, bao gồm hệ thống chính sách, cơ chế, biện pháp

và phương tiện được chính quyền nhà nước các cấp sử dụng để tạo điều kiện

- Theo TS Phạm Trọng Mạnh, quản lý đô thị bao gồm quản lý hành chính

và quản lý chuyên môn:

Quản lý hành chính có tác dụng duy trì, điều khiển mọi hoạt động trên mọi lĩnh vực thuộc địa bàn đô thị Cơ quan quản lý hành chính chịu trách nhiệm cao nhất về các sự việc xảy ra ở đô thị Quản lý hành chính là một công việc rất đa dạng và phức tạp, đòi hỏi một cơ chế quản lý đầy đủ và đồng bộ Hệ thống các văn bản cần rõ ràng thống nhất và viên chức nhà nước cũng cần thông thạo chuyên môn hành chính

Quản lý chuyên môn nghiệp vụ trên các ngành, các lĩnh vực của đô thị chính là hỗ trợ cho hệ thống quản lý nhà nước Mỗi ngành đều có các cơ quan quản lý của mình Họ hoạt động theo các văn bản pháp quy, quy định, quy phạm của ngành dọc đồng thời thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của cơ quan quản lý nhà nước, chịu sự điều hành, điều phối của cơ quan quản lý hành chính cấp trên Như vậy, quản lý chuyên môn nghiệp vụ không đơn thuần là thực hiện theo đúng các quy định, quy phạm kỹ thuật của ngành mà còn phải thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao từ cơ quan quản lý nhà nước cấp trên

Những vấn đề cơ bản trong quản lý chuyên môn nghiệp vụ ở đô thị là: quản

lý tài chính đô thị, quản lý công trình kiến trúc, quản lý đất, quản lý môi trường

đô thị, trật tự xã hội …

- Mục tiêu và nhiệm vụ chủ yếu của công tác quản lý đô thị:

a Xây dựng môi trường vật thể đô thị, gồm cơ sở hạ tầng, kiến trúc thượng tầng, cảnh quan đô thị theo quy hoạch, kế hoạch và pháp luật ;

b Cung cấp cơ sở hạ tầng công cộng thiết yếu phục vụ cho các yêu cầu tăng trưởng kinh tế, đời sống xã hội và cân bằng sinh thái đô thị;

c Bảo đảm cho các thị trường đô thị (nhà, đất, vốn, lao động …) hoạt động hữu hiệu;

d Bảo vệ môi trường đô thị, an ninh, trật tự xã hội

1.1.2 Nội dung chủ yếu của công tác quản lý đô thị

Quản lý đô thị bao gồm rất nhiều lĩnh vực, nhưng chủ yếu tập trung vào 6 nội dung chính:

- Quản lý quy hoạch xây dựng đô thị

- Quản lý đất và nhà ở đô thị

- Quản lý hạ tầng kỹ thuật đô thị

- Quản lý cảnh quan và môi trường đô thị

- Quản lý hạ tầng xã hội đô thị

- Quản lý tài chính đô thị

1) Quản lý quy hoạch xây dựng đô thị:

Công tác quy hoạch xây dựng đô thị nhằm xác định sự phát triển hợp lý của

đô thị trong từng giai đoạn và việc định hướng phát triển lâu dài cho đô thị đó về các mặt tổ chức sản xuất, tổ chức đời sống, tổ chức không gian kiến trúc, cảnh quan và môi trường đô thị Như vậy, quy hoạch xây dựng đô thị là cụ thể hoá chiến lược ổn định và phát triển kinh tế xã hội của đô thị, mạng lưới đô thị của quốc gia theo chiến lược đã hoạch định nhằm bảo đảm sự phát triển bền vững

Theo Nghị định 91/CP ngày 17/8/1994 đã khẳng định: “Đồ án quy hoạch

xây dựng đô thị được duyệt sẽ là cơ sở pháp lý để quản lý đô thị, tiến hành công tác đầu tư xây dựng, lập kế hoạch cải tạo, xây dựng đô thị hàng năm, ngắn hạn

và dài hạn thuộc các ngành địa phương”, là công cụ để đảm bảo sự phát triển ổn

định, cân đối, hài hoà giữa các ngành, giữa các thành phần kinh tế và tạo điều kiện phát triển toàn diện các lĩnh vực của đô thị Chính vì thế, quy hoạch xây dựng đô thị là một trong những công cụ quan trọng để quản lý đô thị và ngày càng có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và kiểm soát sự phát triển đô thị

Nội dung quản lý Nhà nước về quy hoạch xây dựng đô thị gồm:

- Ban hành hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý quy hoạch xây dựng đô thị

- Lập và xét duyệt các đồ án quy hoạch xây dựng đô thị: Theo như Nghị định 08/2005/NĐ-CP ngày 24/01/2005 của Chính phủ về quy hoạch xây dựng;

thì các đồ án quy hoạch xây dựng đô thị bao gồm sơ đồ quy hoạch vùng, đồ án

quy hoạch chung xây dựng cho toàn bộ lãnh thổ đô thị và đồ án quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị

+ Sơ đồ quy hoạch xây dựng vùng được lập cho các vùng có chức năng

tổng hợp hoặc chuyên ngành gồm: vùng trọng điểm, vùng liên tỉnh, vùng tỉnh, vùng liên huyện, vùng huyện; vùng công nghiệp, nông nghiệp, vùng đô thị lớn, vùng du lịch, nghỉ mát, vùng bảo vệ di sản cảnh quan thiên nhiên, di tích lịch sử văn hóa; và các khu dự trữ phát triển

+ Đồ án quy hoạch chung xây dựng đô thị được lập cho cho các đô thị loại

đặc biệt, loại 1, loại 2, loại 3, loại 4, loại 5, các quận của thành phố trực thuộc Trung ương, các đô thị mới liên tỉnh, đô thị mới có quy mô dân số tương đương với đô thị loại 5 trở lên, các khu công nghệ cao và khu kinh tế có chức năng đặc

biệt Đồ án quy hoạch chung xây dựng đô thị được lập cho giai đoạn ngắn hạn là

05 năm, 10 năm; giai đoạn dài hạn là 20 năm

+ Đồ án quy hoạch chi tiết nhằm cụ thể hóa ý đồ của quy hoạch chung xây

dựng đô thị; được lập cho các khu chức năng trong đô thị và các khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu chế xuất, khu bảo tồn, di sản văn hoá, khu du lịch, nghỉ mát hoặc các khu khác đã được xác định; cải tạo chỉnh trang các khu hiện trạng của đô thị

- Quản lý việc cải tạo và xây dựng các công trình trong đô thị theo quy hoạch được duyệt: Quản lý các hoạt động từ chọn và giới thiệu địa điểm xây dựng, lập và cấp chứng chỉ quy hoạch để hướng dẫn sử dụng đất đô thị đến việc cấp giấy phép xây dựng, cải tạo hoặc ra quyết định đình chỉ xây dựng, quản lý thi công xây dựng công trình, kiểm tra xử phạt các vi phạm về xây dựng

- Bảo vệ cảnh quan và môi trường sống đô thị: Việc lập và xét duyệt các đồ

án quy hoạch xây dựng đô thị, các dự án đầu tư xây dựng các công trình trong

đô thị đều phải đảm bảo tính hợp lý về cảnh quan kiến trúc và môi trường sống nhằm tạo điều kiện cho đô thị phát triển một cách toàn diện

- Quản lý việc sử dụng và khai thác cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị: Hướng dẫn để việc sử dụng và khai thác các công trình theo đúng quy định của nhà nước; phát hiện các hư hỏng và có biện pháp sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp theo định kỳ; ký kết các hợp đồng sử dụng cơ sở hạ tầng kỹ thuật: điện sinh hoạt

và sản xuất, cấp thoát nước, xử lý rác thải

- Giải quyết tranh chấp, thanh tra và xử lý vi phạm những quy định về quản

lý đô thị: Thanh tra, phát hiện và xử lý những trường hợp cấp giấy phép xây dựng sai hoặc không đúng thẩm quyền, các hành vi xây dựng trái phép, ảnh hưởng đến cảnh quan môi trường đô thị

2) Quản lý đất và nhà đô thị:

Quản lý đất đô thị thường đi đôi với quản lý nhà đô thị Trong đó, quy hoạch đất đai và nhà ở là công cụ quan trọng và là nội dung không thể thiếu được trong công tác quản lý đất đai và nhà ở

* Quản lý đất đai đô thị:

Đất đô thị là đất nội thành, nội thị được sử dụng để xây dựng nhà ở, trụ sở

cơ quan, cơ sở sản xuất kinh doanh, cơ sở hạ tầng phục vụ các lợi ích công cộng

…

Đất ngoại thành, ngoại thị được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xét duyệt quy hoạch chi tiết thành các dự án đầu tư xây dựng các khu công nghiệp, khu dân cư, các cụm công trình, thì cũng được quản lý theo quy định của đất đô thị

Để quản lý đất đô thị, các cơ quan chức năng cần:

- Điều tra, khảo sát, lập bản đồ địa chính đô thị, đánh giá các loại đất

- Lập quy hoạch và kế hoạch sử dụng đất (giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất)

- Lập kế hoạch và chính sách xây dựng cơ sở hạ tầng khi sử dụng đất đô thị

- Ban hành các văn bản hướng dẫn sử dụng đất

- Thanh tra, giải quyết các tranh chấp và xử lý vi phạm về đất đô thị

* Quản lý nhà ở đô thị:

Nhà ở đô thị đang được Nhà nước đặc biệt quan tâm, nhất là việc giải quyết vấn đề nhà ở cho những người có thu nhập thấp Nhà ở được chia theo 3 loại hình thức sở hữu: sở hữu nhà nước, sở hữu tập thể và sở hữu cá nhân Thông thường việc quản lý nhà được kết hợp với việc quản lý đất; các thủ tục điều tra,

kê khai nhà được tiến hành cùng với việc điều tra đất đai

Nội dung quản lý về nhà ở đô thị bao gồm:

- Ban hành các chính sách, quy chế, tiêu chuẩn quy phạm về quy hoạch, thiết kế, xây dựng, sử dụng và quản lý nhà ở

- Lập kế hoạch xây dựng và phát triển nhà ở

- Quản lý, kiểm soát việc xây dựng và cải tạo nhà ở gồm:

+ Cấp giấy phép xây dựng, cải tạo nhà ở

+ Quyết định đình chỉ xây dựng, phá dỡ nhà ở

+ Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở

+ Điều tra, thống kê nhà ở

+ Quản lý mua bán nhà, chuyển nhượng nhà ở không mang tính chất kinh doanh

+ Ban hành các chính sách hỗ trợ huy động đầu tư xây dựng nhà ở, huy

+ Quản lý kinh doanh, xây dựng và phát triển nhà ở

Thông thường việc quản lý nhà được kết hợp với việc quản lý đất Các thủ tục điều tra, kê khai nhà được tiến hành cùng với việc điều tra đất đai

3) Quản lý hạ tầng kỹ thuật đô thị:

Cơ sở hạ tầng đô thị là tập hợp các công trình, thiết bị kỹ thuật phục vụ các hoạt động sản xuất và đời sống xã hội ở đô thị nhằm thoả mãn các nhu cầu vật chất và tinh thần của cộng đồng dân cư và bảo vệ môi trường sống ở đô thị

Cơ sở hạ tầng độ thị bao gồm cơ sở hạ tầng kỹ thuật và cơ sở hạ tầng xã hội Trong đó, cơ sở hạ tầng kỹ thuật bao gồm: hệ thống giao thông, hệ thống cung cấp nước và thoát nước, hệ thống giao thông liên lạc, hệ thống cung cấp năng lượng (điện, gas …), chiếu sáng công cộng và hệ thống quản lý chất thải, nước thải, tiếng ồn, cây xanh … bảo đảm vệ sinh và môi trường sống của đô thị Nội dung quản lý sử dụng và khai thac các công trình cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị bao gồm:

- Lập và lưu trữ hồ sơ hoàn công sau khi cải tạo và xây dựng công trình;

- Phát hiện các hư hòng, sự cố kỹ thuật và có biện pháp sửa chữa kịp thời;

- Thực hiện chế độ duy tu, bảo dưỡng, cải tạo nâng cấp để duy trì chức năng sử dụng các công trình theo định kỳ kế hoạch;

- Hợp đồng cung cấp các dịch vụ công cộng (điện, nước, thông tin) với các đối tượng cần sử dụng và hướng dẫn họ thực hiện đúng các quy định về hành chính cũng như các quy định về kỹ thuật;

- Phát hiện và xử lý các vi phạm về chế độ sử dụng và khai thác các công trình cơ sở hạ tầng kỹ thuật

Phần lớn các công trình, thiết bị của cơ sở hạ tầng kỹ thuật được đặt ngầm dưới nền đất đô thị và được thực hiện ở giai đoạn đầu của kế hoạch xây dựng đô thị, cũng như trước khi tiến hành xây dựng các công trình trên mặt đất Hạ tầng

kỹ thuật đô thị có ý nghĩa rất quan trọng trong sự phát triển kinh tế xã hội cũng như đáp ứng được những nhu cầu cuộc sống của người dân đô thị Vì thế, không chỉ được ưu tiên đầu tư xây dựng, nâng cấp cải tạo và tiến hành đi trước một bước, cơ sở hạ tầng kỹ thuật còn phải được Nhà nước quản lý chặt chẽ

4) Quản lý cảnh quan và môi trường đô thị:

Quản lý cảnh quan đô thị gồm cả cảnh quan tự nhiên và cảnh quan nhân tạo Nhà nước và cơ quan quản lý đô thị xây dựng định hướng phát triển không gian kiến trúc đô thị nói chung và cảnh quan cho từng đô thị nói riêng, ban hành các chính sách, quy chế kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo các công trình và phát triển cảnh quan đô thị vừa đảm bảo hiện đại, văn minh, vừa bảo tồn khai thác các giá trị văn hoá truyền thống của dân tộc

Quản lý môi trường đô thị là nhằm mục đích cân đối hài hòa giữa phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội và bảo vệ môi trường Môi trường sinh thái đô thị phải đạt yêu cầu cao về tổ chức, bởi vì sự cân bằng sinh thái là nền tảng đảm bảo sự

ổn định lâu dài, sự phát triển bền vững của đô thị

Chất lượng môi trường được đánh giá bởi tiêu chuẩn môi trường và luật pháp Dựa trên cơ sở đó, nghiêm chỉnh thực hiện Luật Bảo vệ môi trường để giữ cho môi trường đô thị xanh, sạch, đẹp và văn minh

5) Quản lý hạ tầng xã hội và trật tự an toàn xã hội đô thị:

Quản lý hạ tầng xã hội đô thị là một công tác tổng hợp gồm nhiều lĩnh vực như giáo dục đào tạo, y tế, khoa học – công nghệ, thương mại, dịch vụ công cộng, thể dục thể thao, vui chơi giải trí …

Quản lý xã hội đô thị bao gồm các nhiệm vụ: an ninh thủ đô, phòng chống cháy nổ, an ninh văn hoá, trật tự công cộng, phòng chống ma tuý và tệ nạn xã hội …

Ngoài vấn đề quản lý nhà ở, Nhà nước và chính quyền địa phương ở các đô thị phải quản lý hoạt động của cơ sở hạ tầng xã hội khác như: các công trình hành chính, trụ sở các cơ quan, các công trình dịch vụ thương mại, ăn uống, nghỉ dưỡng, các công trình phục vụ giáo dục đào tạo, y tế, văn hoá, thể dục thể thao, vui chơi giải trí, công viên cây xanh và các công trình phục vụ lợi ích công cộng khác Những công trình phục vụ hoạt động mang tính xã hội, tác động mạnh góp phần phát triển kinh tế - xã hội, phát triển đô thị thông qua việc nâng cao trình

độ dân trí, sức khoẻ tinh thần và tái tạo sức lao động của con người

6) Quản lý phát triển kinh tế, tài chính đô thị:

Quản lý kinh tế bao gồm quản lý hành chính kinh tế và quản lý sản xuất kinh doanh Quản lý phát triển kinh tế đô thị là một công tác tổng hợp từ việc hoạch định đường lối chính sách, kế hoạch hoá, tổ chức thực hiện, điều chỉnh

Mục đích của việc quản lý tài chính là nhằm điều chỉnh các hoạt động kinh

tế bằng pháp luật, luật hành chính, chính sách, công vụ, môi trường, tài chính của Nhà nước … trên tất cả các lĩnh vực và bao gồm các thành phần kinh tế

1.2 Giới thiệu khái quát về Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

1.2.1 Vài nét về sự hình thành và phát triển của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

Ngày 13/7/1992 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã ký Quyết định số 256/CT

về việc thực hiện chế độ Kiến trúc sư trưởng ở Thành phố Hà Nội và Thành phố

Hồ Chí Minh Đến ngày 29/9/1992 Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội ra

Quyết định số 2064/QĐ-UB về việc thành lập Văn phòng Kiến trúc sư trưởng

Như vậy, Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đã trải qua nhiều lần thay đổi

về chức năng, nhiệm vụ; do đó khối tài liệu bảo quản tại Sở cũng đã có những thay đổi qua các giai đoạn này

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Quy hoạch – Kiến trúc

* Vị trí, chức năng:

Sở Quy hoạch - Kiến trúc Thành phố Hà Nội là cơ quan chuyên môn của UBND thành phố, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý toàn diện về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND thành phố; đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Xây dựng

Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội có chức năng tham mưu, giúp UBND thành phố Hà Nội thực hiện quản lý nhà nước về quy hoạch, kiến trúc xây dựng

đô thị, quy hoạch xây dựng điểm dân cư nông thôn và thực hiện một số nhiệm

vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền của UBND thành phố Hà Nội và theo quy định của pháp luật

* Nhiệm vụ:

- Chịu trách nhiệm trước UBND Thành phố về quản lý quy hoạch và kiến trúc; Tham mưu cho UBND Thành phố ban hành những văn bản quy phạm pháp luật về quản lý quy hoạch xây dựng và kiến trúc;

- Phối hợp với các sở, ban, ngành chủ trì lập, thẩm tra, trình duyệt quy hoạch chung, quy hoạch tổng thể chuyên ngành, quy hoạch chi tiết; hướng dẫn lập dự án đầu tư xây dựng về quy hoạch và kiến trúc đô thị; Được phê duyệt quy hoạch chi tiết tổng mặt bằng một số dự án nhỏ do UBND Thành phố giao;

- Nghiên cứu đề xuất định hướng về bảo tồn và phát triển kiến trúc ở Thủ

đô Hà Nội;

- Quản lý mốc giới, chỉ giới, cao độ quy hoạch, giới thiệu địa điểm xây dựng và cấp chứng chỉ quy hoạch, thỏa thuận quy hoạch và kiến trúc (với những khu vực chưa có quy hoạch kiến trúc);

- Tổ chức nghiên cứu, triển khai các đề tài khoa học và dự án hợp tác quốc

tế về quy hoạch - kiến trúc thuộc lĩnh vực được phân công quản lý;

- Nghiên cứu, xây dựng trình cấp có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ban hành một số văn bản thuộc lĩnh vực theo chức năng của cơ quan;

- Tổ chức phổ biến công khai các quy hoạch chi tiết được duyệt, tuyên truyền, bồi dưỡng và hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác quản lý qui hoạch - kiến trúc cho các đối tượng

- Thường trực Hội đồng qui hoạch và kiến trúc thủ đô, tham gia xét duyệt các dự án đầu tư xây dựng

* Tổ chức bộ máy:

Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội có Giám đốc và một số phó giám đốc Các chức danh này do Chủ tịch UBND Thành phố bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm theo phân cấp quản lý cán bộ của Thành phố và theo các quy định hiện hành có liên quan của Nhà nước

Trên cơ sở Quyết định số 77/2002/QĐ-UB ngày 23/5/2002 của UBND Thành phố Hà Nội; và Quyết định số 3774/QĐ-UBND ngày 25/8/2006 của UBND Thành phố Hà Nội về việc kiện toàn lại tổ chức bộ máy và bổ sung biên chế cán bộ, công chức của Sở Quy hoạch Kiến trúc Thành phố Hà Nội;

Ngày 14/5/2007 Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đã ban hành Quyết định

số 198/QĐ-QHKT-TC về việc tổ chức lại các phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở, theo đó các phòng chuyên môn được tổ chức lại gồm 08 phòng:

+ Phòng Kế hoạch - Tổng hợp

+ Phòng Tổ chức – Hành chính – Tài vụ

+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 1

+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 2

+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 3

hoạch - Kiến trúc Hà Nội Theo như Quyết định này, các phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở gồm 9 đơn vị:

+ Văn phòng Sở

+ Thanh tra pháp chế

+ Phòng Kế hoạch - Tổng hợp

+ Phòng Thông tin Quy hoạch - Kiến trúc

+ Phòng Quy hoạch hạ tầng kỹ thuật

+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 1

+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 2

+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 3

+ Phòng Quy hoạch - Kiến trúc 4

Quyết định số 14/QĐ-UBND ngày 23/9/2008 của UBND Thành phố Hà Nội quy định các đơn vị sự nghiệp gồm :

+ Viện quy hoạch xây dựng Hà Nội

+ Ban quản lý dự án quy hoạch xây dựng

+ Trung tâm nghiên cứu kiến trúc đô thị

+ Trung tâm quy hoạch đô thị và nông thôn

Các đơn vị sự nghiệp nói trên có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng để giao dịch, hoạt động theo quy định của pháp luật

1.3 Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

1.3.1 Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

1.3.1.1 Khối lượng và thành phần tài liệu

Hiện nay kho lưu trữ của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội có khoảng 365 mét tài liệu, trong đó có 28.193 hồ sơ đã được chỉnh lý và bảo quản, còn lại khoảng hơn 14 mét tài liệu gồm những tài liệu hành chính chưa được chỉnh lý

Sở Quy hoạch - Kiến trúc là cơ quan quản lý Nhà nước về lĩnh vực quy hoạch,

kiến trúc ở địa phương vì vậy khối lượng tài liệu hình thành là rất lớn, chúng phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của Sở

Thành phần tài liệu gồm: tài liệu hành chính và tài liệu khoa học - kỹ thuật

là chủ yếu, còn tài liệu nghe nhìn có số lượng rất ít và được xếp chung vào các

hồ sơ tài liệu chuyên môn của Sở; ngoài ra có một số loại sổ sách như sổ công văn “Đi”, “Đến”, sổ bàn giao tài liệu, hồ sơ, sổ ghi chép biên bản cuộc họp …

* Tài liệu hành chính gồm:

- Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi đến như Thành uỷ, UBND thành phố …, phản ánh các mặt hoạt động của Thành phố về kinh tế, chính trị, văn hoá; và các quy định về tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ của Sở; quy định về lĩnh vực quy hoạch - kiến trúc

- Tài liệu của các Sở, ban, ngành gửi đến: chủ yếu là các công văn, thông báo, báo cáo về tình quản lý các vấn đề có liện quan đến việc quản lý quy hoạch xây dựng, phương án kiến trúc các công trình …

- Tài liệu của các tập đoàn kinh tế, các công ty, các đơn vị sự nghiệp: là các công văn hỏi đáp về các thông tin quy hoạch chung, phương án quy hoạch kiến trúc của một khu đất cụ thể …

- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hành chính thông thường như công văn, thông báo, báo cáo …

* Tài liệu khoa học - kỹ thuật đây là loại tài liệu chủ yếu được bảo quản tại kho lưu trữ của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội, gồm:

- Đồ án quy hoạch chung tổng thể Thủ đô Hà Nội, quy hoạch chi tiết các quận, huyện

- Bản vẽ thiết kế kiến trúc các công trình xây dựng cơ bản, công trình thủy điện, các trạm biến áp thuộc các lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc

* Tài liệu nghe nhìn ở đây là các album hình chụp khu đất, căn nhà mà đối tượng muốn xin phê duyệt quy hoạch xây dựng; đĩa CD lưu toàn bộ nội dung thuyết minh của dự án, công trình

1.3.1.2 Nội dung của tài liệu

Tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch - Kiến trúc rất đa dạng và phong phú, có khối lượng lớn Sở Quy hoạch - Kiến trúc là một cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc; nên ngoài các vấn đề chính quản lý về quy hoạch chung; quy hoạch xây dựng, phương án kiến trúc của các công trình; còn có các chỉ thị, quy định của Thành phố Hà Nội về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội … của Thành phố qua từng thời kỳ phát triển của đất nước

Kho lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội hiện đang bảo quản những khối tài liệu sau:

- Khối tài liệu tổng hợp gồm:

+ Tài liệu về hoạt động của Sở như các kế hoạch công tác dài hạn, ngắn hạn, tháng, quý, năm; các kế hoạch phát triển ngành, lĩnh vực do Sở quản lý; các công tác đối ngoại, công tác pháp chế, thẩm định về các vấn đề có liên quan đến quy hoạch, kiến trúc của các công trình trong địa bàn Hà Nội

+ Tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo chung về công tác văn phòng, tổ chức cán bộ, công tác tài chính kế toán, công tác thanh tra kiểm tra … của Sở

+ Những tài liệu phản ánh việc ứng dụng khoa học kỹ thuật của ngành, các

đề tài khoa học của ngành

- Khối tài liệu phản ánh về công tác hành chính của cơ quan như cải cách hành chính, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của Sở …

- Khối tài liệu về tổ chức cán bộ gồm: tài liệu về bổ nhiệm, thuyên chuyển cán bộ; về chế độ lao động tiền lương, nâng lương, hưởng phụ cấp theo quy định của pháp luật; về khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ

- Khối tài liệu về tài chính như là tài liệu về công tác quản lý, tổ chức thực hiện ngân sách nhà nước, cơ quan và các đơn vị trực thuộc, quản lý tài chính cơ quan

- Tài liệu của Đảng bộ cơ quan, tài liệu phản ánh về các hoạt động của tổ chức công đoàn và đoàn thanh niên

- Khối tài liệu chuyên môn về công tác quản lý quy hoạch, kiến trúc gồm:

+ Tài liệu phản ánh về những quy định của Nhà nước về chiến lược, kế hoạch phát triển quy hoạch tổng thể, quy hoạch vùng, các dự án về quy hoạch, kiến trúc … Các quy định, quy chuẩn về quy hoạch xây dựng, quản lý kiến trúc + Những tài liệu có liên quan đến vấn đề sử dụng đất như thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất, chuyển đổi chức năng sử dụng đất; giới thiệu địa điểm lập dự

án xây dựng, gia hạn giới thiệu địa điểm …

Ví dụ:

 Hồ sơ về việc xin cấp đất xây dựng trường Đào tạo nghiệp vụ công tác

dân tộc ở huyện Đông Anh cho UB dân tộc [Hồ sơ số 52/2A, năm

Ví dụ:

 Hồ sơ xin phê duyệt tổng mặt bằng nhà ở của Văn phòng Quốc hội tại

Hoàng Cầu, Ô Chợ Dừa, Đống Đa [Hộp số 33, hồ sơ số 171, năm

2001]

 Hồ sơ về việc cải tạo khu phố kiến trúc kiểu Pháp của Ban Quan lý dự

án giao thông đô thị tại quận Hoàn Kiếm [Hộp số 64, hồ sơ số 343,

năm 2001]

+ Tài liệu có nội dung liên qua đến công tác thanh tra, kiểm tra, khiếu nại,

tố cáo về lĩnh vực quản lý quy hoạch, kiến trúc

Ví dụ: Công văn số 437-QHKT/TH ngày 27/10/2006 của Sở trả lời Thanh tra thành phố Hà Nội về việc thực hiện kế hoạch 27/KH-UBND của UBND thành phố về rà soát, kiểm tra các dự án, công trình có sử dụng vốn Nhà nước Như vậy, thành phần và nội dung của tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc khá phong phú, phản ánh đầy đủ quá trình hình thành, phát triển cũng như quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc

1.3.2 Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu về quản lý đô thị tại kho Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc:

Ngoài những tài liệu chưa được chỉnh lý, toàn bộ số hồ sơ 28.193 đã được chỉnh lý đều là tài liệu chuyên môn phản ánh chức năng, nhiệm vụ của Sở về các lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc Đây cũng chính là số tài liệu phục vụ cho công tác quản lý đô thị về lĩnh vực quản lý quy hoạch – kiến trúc

Khối tài liệu chuyên môn này được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, là khối tài liệu lớn gồm nhiều loại tài liệu như tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn

Tài liệu chuyên môn ở đây được lập thành hồ sơ về từng nhiệm vụ mà Sở được giao Những hồ sơ này, ngay từ đầu vào đã được lập theo quy định của Nhà nước (theo Quyết định 30/2006/QĐ-BXD ngày 14/9/2006, QĐ 132/QHKT-TCHC ngày 16/4/2007 và Thông tư 07/2008/TT-BXD ngày 7/4/2008) Thành phần tài liệu trong một hồ sơ gồm sơ đồ vị trí, hiện trạng khu đất, bản đồ đo đạc địa hình, bản vẽ thiết kế xây dựng các công trình; các văn bản đi kèm và một số bức ảnh về khu đất, kèm CD lưu toàn bộ nội dung (bản thuyết minh tổng hợp và bản vẽ)

Qua tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và qua khảo sát thực tế chúng tôi thấy khối tài liệu liên quan đến công tác quản lý đô thị hiện đang được bảo quản

ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội gồm các nhóm hồ sơ tài liệu sau:

- Các đồ án quy hoạch xây dựng đô thị:

- Nhóm tài liệu về giới thiệu địa điểm xây dựng và cấp chứng chỉ quy hoạch

- Nhóm tài liệu về xác định chỉ giới đường đỏ và cấp số liệu hạ tầng kỹ thuật đô thị

- Nhóm tài liệu về thỏa thuận quy hoạch tổng mặt bằng và xác nhận phương án thiết kế sơ bộ về kiến trúc

- Tài liệu về thanh tra, kiểm tra và các khiếu nại, tố cáo vi phạm về quy hoạch xây dựng đô thị

1.3.2.1 Các đồ án quy hoạch xây dựng đô thị:

- Đồ án quy hoạch chung xây dựng Thủ đô

Quy hoạch chung là việc tổ chức không gian, hệ thống các công trình hạ tầng kỹ thuật, công trình hạ tầng xã hội và nhà ở cho một đô thị phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội của đô thị, bảo đảm quốc phòng, an ninh và phát triển bền vững Đồ án quy hoạch đô thị là tài liệu thể hiện nội dung của quy hoạch đô thị, bao gồm các bản vẽ, mô hình, thuyết minh và quy định quản lý theo quy

+ Sơ đồ định hướng phát triển không gian đến 2020, tỉ lệ 1/25.000

+ Sơ đồ định hướng phát triển không gian đến 2020, tỉ lệ 1/10.000

+ Sơ đồ định hướng phát triển hệ thống hạ tầng kỹ thuật, tỉ lệ 1/10.000 + Bản đồ quy hoạch sử dụng đất 2005 và 2020, tỉ lệ 1/10.000

+ Bản đồ quy hoạch giao thông, tỷ lệ 1/10.000

- Các đồ án quy hoạch chi tiết các quận, huyện của của Hà Nội; các đồ án quy hoạch chi tiết điểm như phường, thị trấn

Quy hoạch chi tiết là việc phân chia và xác định chỉ tiêu sử dụng đất quy hoạch đô thị, yêu cầu quản lý kiến trúc, cảnh quan của từng lô đất; bố trí công trình hạ tầng kỹ thuật, công trình hạ tầng xã hội nhằm cụ thể hoá nội dung của

Quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị gồm hai loại, quy hoạch chi tiết xây dựng tỷ lệ 1/2000 và quy hoạch chi tiết xây dựng tỷ lệ 1/500

+ Quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị tỷ lệ 1/2000 là bước triển khai của quy hoạch chung xây dựng đô thị, là cơ sở cho việc triển khai lập và quản lý quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị tỷ lệ 1/500 Quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị tỷ

lệ 1/2000 phải phù hợp với quy hoạch chung xây dựng đô thị và do chính quyền địa phương tổ chức lập

3

, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đô thị của Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009

+ Quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị tỷ lệ 1/500 là triển khai và cụ thể hoá quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị tỷ lệ 1/2000, là cơ sở để lập các dự án đầu tư xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và quản lý đầu tư xây dựng theo quy hoạch Quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị tỷ lệ 1/500 phải phù hợp với quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị tỷ lệ 1/2000 Quy hoạch chi tiết 1/500 của các dự án đầu tư xây dựng để kinh doanh do doanh nghiệp tổ chức lập và chi phí cho việc lập quy hoạch tính vào chi phí của dự án; còn lại các việc khác quy hoạch chi tiết 1/500

do chính quyền địa phương tổ chức lập để phục vụ cho công tác quản lý xây dựng, cấp giấy phép xây dựng

- Đồ án quy hoạch chi tiết một số khu vực đặc biệt như: Cổ Loa, ngoài đê Sông Hồng, khu phố cổ …

- Đồ án quy hoạch chuyên ngành như: các đồ án quy hoạch khu công nghiệp, khu dịch vụ, khu sinh thái, mạng lưới thương mại, chợ; mạng lưới cung cấp xăng dầu; mạng lưới y tế; mạng lưới giáo dục

Thành phần tài liệu chính, thường có trong hồ sơ xin phê duyệt đồ án quy hoạch chi tiết gồm:

+ Đơn của chủ đầu tư xin phê duyệt đồ án quy hoạch chi tiết;

+ Tờ trình UBND thành phố của Sở Quy hoạch - Kiến trúc xin phê duyệt quy hoạch

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

+ Các bản đồ hiện trạng khu đất;

+ Bản đồ chỉ giới đường đỏ, chỉ giới xây dựng khu đất;

+ Các bản vẽ quy hoạch chi tiết: Sơ đồ vị trí và giới hạn khu đất, bản đồ hiện trạng sử dụng đất, bản đồ quy hoạch tổng mặt bằng sử dụng đất, cơ cấu quy hoạch, bản đồ quy hoạch không gian và cảnh quan kiến trúc, bản đồ quy hoạch giao thông, quy hoạch hệ thống công trình hạ tầng kỹ thuật )

+ Thuyết minh tổng hợp, bản vẽ thu nhỏ (album) của đồ án

+ Quyết định phê quyết đồ án quy hoạch chi tiết của UBND thành phố Hà Nội

- Đồ án quy hoạch chi tiết cho các khu đô thị mới

Khu đô thị là khu vực xây dựng một hay nhiều khu chức năng của đô thị, được giới hạn bởi các ranh giới tự nhiên, ranh giới nhân tạo hoặc các đường chính đô thị Khu đô thị bao gồm: các đơn vị ở; các công trình dịch vụ cho bản

thân khu đô thị đó; có thể có các công trình dịch vụ chung của toàn đô thị hoặc cấp vùng

Ví dụ:

 Hồ sơ quy hoạch chi tiết (tỉ lệ 1/500) khu đô thị mới Nam Thăng Long giai đoạn III, phường Phú Thượng – phường Nhật Tân, quận Tây Hồ,

Hà Nội [Hồ sơ số 351, năm 2001]

 Hồ sơ quy hoạch chi tiết khu đô thị mới Kim Chung, huyện Đông Anh

[Hồ sơ số 142/1A năm 2004]

 Hồ sơ quy hoạch chi tiết khu trung tâm xã Đa Tốn (tỉ lệ 1/2000) huyện

Gia Lâm [Hồ sơ số 1765/1A năm 2005]

1.3.2.2 Tài liệu về giới thiệu địa điểm xây dựng và cấp chứng chỉ quy hoạch (thỏa thuận quy hoạch kiến trúc):

- Tài liệu giới thiệu địa điểm xây dựng:

Mục đích giới thiệu địa điểm xây dựng là nhằm giúp cho việc xây dựng các công trình nhà ở, công trình công cộng công trình hạ tầng kỹ thuật, các khu tái định cư, khu đô thị phù hợp với quy hoạch Kể từ khi hồ sơ giới thiệu địa điểm được phê duyệt, nếu chủ đầu tư chưa tiến hành xây dựng hoặc không có đơn xin gia hạn giới thiệu địa điểm thì sau một năm, địa điểm đó sẽ được giới thiệu cho chủ đầu tư công trình khác

Ví dụ:

 Hồ sơ về việc giới thiệu địa điểm đất làm khu di dân tái định cư giải phóng mặt bằng của Ban Quản lý dự án quận Tây Hồ tại phường Xuân

La, quận Tây Hồ [Hồ sơ số 831, năm 2001]

 Hồ sơ xin giới thiệu đất xây dựng hiệu sách nhân dân của Công ty

phát hành sách Hà Nội tại quận Cầu Giấy [Hồ sơ số 811, năm 2001]

Thành phần tài liệu của hồ sơ giới thiệu địa điểm gồm:

(1) Đơn (theo mẫu)

(2) Văn bản nêu yêu cầu đầu tư: Quy mô, tính chất công trình, phương án địa điểm, diện tích sử dụng, nhu cầu kỹ thuật hạ tầng, phương án xây dựng, phương án vốn đầu tư (vốn ngân sách hoặc ngoài ngân sách)

(3) Đối với các dự án đầu tư bằng vốn ngân sách cần có bản sao kế hoạch hoặc quyết định cho phép chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền

(4) Đối với công trình có vốn đầu tư nước ngoài hoặc dự án không sử dụng vốn ngân sách phải có ý kiến chấp thuận của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội

(5) Đối với các dự án xây dựng bằng nguồn vốn ngân sách do chủ đầu tư là đơn vị thuộc cơ quan Trung ương quản lý, phải có xác nhận của cơ quan chủ quản cấp Bộ cho phép chuẩn bị đầu tư, nếu là các tỉnh ngoài Hà Nội, phải có cơ quan đại diện tại Hà Nội hoặc được Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội cho phép lập dự án tại Thành phố Hà Nội

(6) Bản sao đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp)

(7) Sơ đồ vị trí (nếu Chủ đầu tư đã có dự kiến đề xuất địa điểm)

Riêng đối với hồ sơ đề nghị giới thiệu địa điểm xây dựng Khu nhà ở hoặc Khu đô thị mới phải có văn bản của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội chấp thuận chủ đầu tư xây dựng nhà ở hoặc dự án xây dựng hạ tầng hay dự án phát triển khu đô thị mới Nếu là đất dãn dân, xây dựng nhà ở nông thôn phải có thêm văn bản chấp thuận của Uỷ ban nhân dân Quận, Huyện nơi có địa điểm xây dựng

Hồ sơ giới thiệu địa điểm của chủ đầu tư sau khi nộp vào, nếu được Sở Quy hoạch - Kiến trúc phê duyệt; Sở sẽ ban hành văn bản giới thiệu địa điểm cụ thể

để thực hiện công trình (đối với hồ sơ chưa có địa điểm cụ thể) hay văn bản thỏa thuận địa điểm (đối với những hồ sơ có địa điểm cụ thể) và kèm theo sơ đồ vị trí địa điểm xây dựng gửi chủ đầu tư Văn bản này là căn cứu để Sở Tài Nguyên Môi trường - Nhà đất giải quyết việc giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất hay chuyển mục đích sử dụng đất cho chủ đầu tư

- Tài liệu về cấp chứng chỉ quy hoạch:

Chứng chỉ quy hoạch là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định các số liệu và thông tin liên quan của một khu vực hoặc một lô đất theo đồ án quy hoạch đô thị đã được phê duyệt

Việc cung cấp chứng chỉ quy hoạch là để các chủ đầu tư có đầy đủ các

thông tin về nội dung của quy hoạch xây dựng đã được phê duyệt liên quan đến

dự án hoặc công trình của họ; và để các tổ chức, cá nhân biết để thực hiện việc

đầu tư xây dựng theo đúng quy hoạch đã được phê duyệt; đồng thời phục vụ công tác kiểm tra, giám sát thực hiện và đảm bảo quyền lợi của mọi người dân trong việc đầu tư xây dựng

Chứng chỉ quy hoạch chỉ đơn thuần là các thông tin về quy hoạch xây dựng tại địa điểm lập dự án hoặc xây dựng công trình để cho chủ đầu tư làm căn cứ thiết kế, xây dựng theo đúng quy hoạch được duyệt

Nội dung của chứng chỉ quy hoạch bao gồm các thông tin về ranh giới của

lô đất, chức năng sử dụng đất, diện tích, chỉ giới đường đỏ và chỉ giới xây dựng, mật độ xây dựng, hệ số sử dụng đất, cốt xây dựng, chiều cao tối đa, chiều cao tối thiểu xây dựng công trình; các thông tin về kiến trúc, hệ thống hạ tầng kỹ

Chứng chỉ quy hoạch (hoặc thoả thuận quy hoạch kiến trúc) được cấp cho các công trình công cộng như trụ sở, y tế, chợ, các loại hình quảng cáo; các công trình hạ tầng kỹ thuật như đường, cầu cống, điện, nước, nhà ga, công viên; các công trình nhà ở (cá nhân, cơ quan); các khu đô thị … Những công trình trên đều có bản vẽ thiết kế kiến trúc phù hợp với quy hoạch chung, quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị

Ví dụ: Hồ sơ cấp chứng chỉ quy hoạch cải tạo nhà làm việc của Viện Năng lượng tại số 6, Tôn Thất Tùng, Đống Đa [Hộp số 25, hồ sơ số 124, năm 2001] Thành phần tài liệu của hồ sơ cấp chứng chỉ quy hoạch (hoặc thỏa thuận quy hoạch – kiến trúc) gồm:

(1) Đơn (theo mẫu)

(2) Văn bản giới thiệu tóm tắt về khu đất xin cấp chứng chỉ quy hoạch (vị trí, diện tích, chức năng sử dụng đất hiện tại, nguồn gốc và hiện trạng quản lý)

dự kiến đầu tư ( quy mô, tính chất công trình, nguồn vốn đầu tư thuộc ngân sách hoặc không phải vốn ngân sách, nếu là vốn ngân sách phải có bản sao kế hoạch hoặc quyết định cho phép chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền) Tùy theo khả năng và yêu cầu của Chủ đầu tư có thể bổ sung bản vẽ tổng mặt bằng đề xuất tỷ

(3) Bản đồ đo đạc tỷ lệ 1/500 - 1/200 của khu đất do cơ quan (có chức

năng hành nghề kiến trúc quy hoach, đo đạc, vẽ bản đồ) có tư cách pháp nhân

thực hiện, thời gian chưa quá 2 năm, địa hình còn phù hợp với thực tế

Sau khi thẩm định hồ sơ cấp chứng chỉ quy hoạch, Sở Quy hoạch - Kiến trúc ban hành văn bản nêu các thông tin về quy hoạch - kiến trúc như: Quy mô công trình, các chỉ tiêu kỹ thuật chủ yếu, yêu cầu về cảnh quan kiến trúc gửi chủ đầu tư Đối với những dự án lớn như: các khu công nghiệp, khu dân cư, khu

đô thị, khu tái định cư … trong hồ sơ xin chứng chỉ quy hoạch sẽ kèm theo tờ trình xin phê duyệt quy hoạch chi tiết của chủ đầu tư; từ đó Sở Quy hoạch – Kiến trúc sẽ làm tờ trình UBND thành phố Hà Nội để UB ban hành Quyết định phê duyệt đồ án quy hoạch chi tiết và Điều lệ quản lý xây dựng quy hoạch cho các dự án này

Hồ sơ đề nghị giới thiệu địa điểm và cấp chứng chỉ quy hoạch có thể được chủ đầu tư kết hợp thành 1 hoặc tách thành 2 hồ sơ riêng biệt

1.3.2.3 Tài liệu về xác định chỉ giới đường đỏ và cấp số liệu hạ tầng kỹ thuật đô thị:

Chỉ giới đường đỏ là đường ranh giới được xác định trên bản đồ quy hoạch và thực địa để phân định ranh giới giữa phần đất để xây dựng công trình

và phần đất được dành cho đường giao thông hoặc các công trình kỹ thuật hạ tầng, không gian công cộng khác Trong đô thị, thường gặp lộ giới là chỉ giới đường đỏ của phần đất dành làm đường đô thị, bao gồm toàn bộ lòng đường, lề đường và vỉa hè

Chỉ giới xây dựng là đường giới hạn cho phép xây dựng nhà, công trình trên đất đó

Chỉ giới xây dựng có thể trùng với chỉ giới đường đỏ, nếu công trình được phép xây dựng sát chỉ giới đường đỏ (ranh giới lô đất); hoặc lùi vào so với đường đỏ nếu công trình phải xây lùi vào so với chỉ giới đường đỏ (do yêu cầu của quy hoạch)

Chỉ giới đường đỏ và chỉ giới xây dựng được xác định trên thực địa theo bản đồ quy hoạch chi tiết xây dựng

Mục đích của việc xác định chỉ giới đường đỏ của các khu đất và số liệu hạ tầng kỹ thuật (xác định mạng lưới giao thông, xử lý chất thải rắn, cấp thoát

dự án xây dựng là để tiến hành xây dựng theo đúng quy hoạch, hạn chế việc xây lấn đất của người dân

Ví dụ:

 Hồ sơ xin xác nhận chỉ giới đường đỏ xây dựng Trường TH tư thục và

quản trị kinh đoanh Lê Quý Đôn, xã Kiêu Kỵ, huyện Gia Lâm [Hồ sơ

sô 3644/1A năm 2003]

 Hồ sơ về việc cung cấp số liệu hạ tầng kỹ thuật dự án xây dựng bệnh

viện huyện Gia Lâm của Ban QLDA huyện Gia Lâm [Hồ sơ số

(1) Đơn (theo mẫu)

(2) Hai bản đồ đo đạc khu đất tỷ lệ 1/200- 1/500 do cơ quan có tư cách pháp nhân lập, thời gian chưa quá 2 năm, địa hình còn phù hợp với thực tế (3) Đối với khu đất mới phải có bản sao công văn giới thiệu địa điểm hợp pháp và kèm theo sơ đồ giới thiệu địa điểm Đối với đất đang sử dụng thì phải

có giấy tờ hợp pháp, hợp lệ chứng minh quyền sử dụng đất của Chủ đầu tư (4) Các tài liệu giải trình rõ căn cứ, cơ sở để xác định chỉ giới đường đỏ Sau khi hồ sơ được chủ đầu tư gửi vào, Sở Quy hoạch - Kiến trúc sẽ kiểm tra, phê duyệt và gửi văn bản xác định chỉ giới đường đó và cung cấp các số liệu

hạ tầng kỹ thuật cho chủ đầu tư dự án

Hồ sơ xác định chỉ giới đường đỏ và cấp số liệu hạ tầng kỹ thuật được chủ đầu tư thực hiện sau khi dự án đã có địa điểm hoặc đã được giới thiệu địa điểm

và cấp chứng chỉ quy hoạch

Nhưng kể từ sau Quyết định số 4938/QĐ-UBND ngày 01/11/2006 của UBND thành phố Hà Nội, thủ tục cấp số liệu hạ tầng kỹ thuật đã được giao cho Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội (thuộc Sở) cung cấp

1.3.2.4 Tài liệu về thỏa thuận quy hoạch tổng mặt bằng và xác nhận phương án kiến trúc:

Tài liệu về thỏa thuận quy hoạch tổng mặt bằng hay còn gọi là phê duyệt phương án quy hoạch tổng mặt bằng, điều chỉnh tổng mặt bằng và phương án thiết kế nhằm mục đích để Sở Quy hoạch – Kiến trúc xem xét các bản vẽ của công trình có phù hợp với quy hoạch không; từ đó ra quyết định đồng ý cho công trình được tiến hành xây dựng

Ví dụ:

 Hồ sơ xin phê duyệt tổng mặt bằng tuyến cáp ngầm và vị trí trạm biến

áp Láng Trung 5 của công ty Điện lực thành phố Hà Nội – Tổng công

ty Điện lực Việt Nam tại đường Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa [hồ sơ

số 606 năm 2001]

 Hồ sơ thỏa thuận tổng mặt bằng và phương án thiết kế trường tiểu học

Bắc Sơn, huyện Sóc Sơn của Ban QLDA huyện Sóc Sơn [Hồ sơ số

971QH năm 2003]

 Hồ sơ thỏa thuận phương án thiết kế xây dựng Bảo tàng Hà Nội tại

Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Mễ Trì [Hồ sơ số 6402/1A, năm 2007]

 Hồ sơ về việc phê duyệt tổng mặt bằng và phương án thiết kế trạm

biến áp 110KV và nhánh rẽ Cầu Diễn, huyện Từ Liêm [Hồ sơ số

 Hồ sơ xin nâng cấp công trình tại 27 Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm của

UBND thành phố Hà Nội [Hồ sơ số 322, năm 2001, lưu trữ tại phòng

Lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội]

Thành phần tài liệu của hồ sơ đề nghị thỏa thuận quy hoạch tổng mặt bằng, thực hiện khi dự án đã có địa điểm (hoặc đã được giới thiệu địa điểm) và đã được cấp chỉ giới đường đỏ, chứng chỉ quy hoạch Nội dung hồ sơ gồm:

(1) Đơn (theo mẫu)

(2) Bản đồ đo đạc địa hình tỷ lệ 1/500 -1/200 do cơ quan có tư cách pháp nhân lập thời gian chưa quá 2 năm, địa hình còn phù hợp với thực tế (đối với khu đất đang quản lý, sử dụng phải có xác nhận của Sở tài nguyên môi trường

và Nhà đất hoặc Chính quyền địa phương về ranh giới, mốc giới)

(3) Chỉ giới đường đỏ trên bản đồ nền đo đạc địa hình tỷ lệ 1/500 - 1/200

do cơ quan có tư cách pháp nhân lập thời gian chưa quá 2 năm, địa hình còn phù hợp với thực tế được Sở Quy hoạch - Kiến trúc chấp thuận và văn bản cung cấp

số liệu hạ tầng kỹ thuật

(4) Các bản vẽ tổng mặt bằng (gồm 07 bản ) thiết kế tỷ lệ 1/500- 1/200 trên nền hiện trạng đo đạc và chỉ giới đường đỏ có xác nhận và đóng dấu của đơn vị tư vấn thiết kế và chủ đầu tư, nội dung tổng mặt bằng theo quy định như: các căn cứ đề xuất, các chỉ tiêu kỹ thuật chủ yếu thể hiện đầy đủ, chính xác vị trí, quy mô, tính chất, kích thước, điều kiện định vị các hạng mục công trình, các điều kiện hạn chế xây dựng

(5) Văn bản giải trình tóm tắt (quy mô xây dựng, tính chất công trình, nhu cầu sử dụng đất và nhu cầu sử dụng cơ sở hạ tầng kỹ thuật, phương án xây dựng )

Nếu tổng mặt bằng lập trên đất mới thì trong hồ sơ phải có bản sao công văn giới thiệu địa điểm và chứng chỉ quy hoạch có sơ đồ kèm theo Còn nếu tổng mặt bằng lập trên đất đã có cần có bản sao chứng chỉ quy hoạch, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất của chủ đầu tư

Thành phần tài liệu của hồ sơ xác nhận phương án thiết kế sơ bộ về kiến

trúc gồm:

(1) Đơn (theo mẫu)

(2) Bản sao bản vẽ tổng mặt bằng đã được Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội chấp thuận

(3) Các phương án kiến trúc của công trình hoặc từng hạng mục công trình, gồm các mặt bằng, mặt đứng, mặt cắt, phối cảnh từng công trình tỷ lệ 1/100 - 1/200 (3 bộ)

(4) Văn bản xác định chủ trương, quy mô đầu tư

Chủ đầu tư có thể kết hợp hồ sơ thỏa thuận quy hoạch tổng mặt bằng và xác nhận thiết kế sơ bộ về kiến trúc hoặc tách thành 2 hồ sơ riêng biệt

Khi thẩm định hồ sơ nếu chấp thuận Sở Quy hoạch - Kiến trúc sẽ ban hành văn bản (cho hồ sơ quy hoạch tổng mặt bằng và phương án thiết kế) nêu các yêu cầu về Quy hoạch - Kiến trúc như: Quy mô công trình, các chỉ tiêu kỹ thuật chủ yếu, yêu cầu về cảnh quan kiến trúc , kèm bản quy hoạch tổng mặt bằng (và phương án thiết kế sơ bộ) đã được đóng dấu chấp thuận của Sở gửi chủ đầu tư Nếu Sở không chấp thuận sẽ gửi văn bản yêu cầu làm lại do chưa đạt yêu cầu cho chủ đầu tư dự án

Ngoài ra, do yêu cầu trong quá trình giải quyết các hồ sơ trên có thể có thêm các tài liệu như: Quyết định thu hồi đất, giao đất, cấp phép đầu tư của UBND thành phố; công văn xin điều chỉnh quy hoạch tổng mặt bằng kèm các bản vẽ bổ sung; văn bản chấp thuận cho điều chỉnh của UBND thành phố và của

Sở, …

1.3.2.5 Tài liệu về thanh tra, kiểm tra và các khiếu nại, tố cáo vi phạm

về quy hoạch xây dựng đô thị

Đây là nhóm tài liệu gồm những văn bản yêu cầu thông tin quy hoạch, kiến trúc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân (có tư cách pháp nhân và có giấy giới thiệu của cơ quan có thẩm quyền) để giải quyết các khiếu nại, tố cáo … và văn bản trả lời của Sở Quy hoạch - Kiến trúc

Ví dụ: Hồ sơ trả lời đơn thư kiến nghị của ông Nguyễn Văn Nguyên về vị trí khu đất miếu ông Trọng và khu đất Công ty Xây dựng Hồng Hà xây dựng và

bán tại phường Phương Liệt [Hồ sơ số 371, năm 2001, lưu trữ tại phòng Lưu

trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội]

1.4 Tình hình tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

1.4.1 Thu thập và bổ sung tài liệu:

Ngày 13/7/1992, sau khi có quyết định của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng

về việc thành lập Văn phòng Kiến trúc sư trưởng ở thành phố Hà Nội, tháng 10/1992 toàn bộ khối tài liệu về quản lý quy hoạch, kiến trúc hiện đang do Sở Xây dựng thành phố quản lý được bàn giao cho Văn phòng Kiến trúc sư trưởng (nay là Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội) bảo quản (theo như Quyết định số 2064/QĐ-UB ngày 19/9/1992 của UBND thành phố về việc thành lập Văn phòng Kiến trúc sư trưởng, trong đó có quy định tiếp nhận nhân sự và tài liệu của Phòng cấp phép xây dựng của Sở Xây dựng Hà Nội)

Khối tài liệu Sở Xây dựng chuyển sang Sở Quy hoạch - Kiến trúc gồm cả tài liệu về quy hoạch, kiến trúc và tài liệu về cấp đất, cấp phép xây dựng; về cơ bản khối tài liệu này còn trong tình trạng bó gói, chất đống, chưa được sắp xếp, chỉnh lý

Sau khi được thành lập nguồn tài liệu chủ yếu được giao nộp vào lưu trữ của Sở là từ Văn phòng Sở (trước là phòng Tổ chức - Hành chính - Tài vụ), các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và từ các đơn vị trực thuộc Sở Có một giai đoạn (từ 1992 – 1997) do các đơn vị trực thuộc Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội có phông lưu trữ riêng và do nhận thức cũng như do chưa có những quy định cụ thể nên việc giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ Sở không được tiến hành Nhưng từ

1997 đến nay, việc giao nộp tài liệu của các đơn vị trực thuộc Sở đã có sự thay đổi, như:

+ Các đồ án quy hoạch chi tiết của Ban quản lý dự án, sau khi được các cấp

có thẩm quyền phê duyệt đã nộp lại cho kho lưu trữ của Sở;

+ Các hồ sơ mốc giới, chỉ số đường đỏ do Viện quy hoạch xây dựng lập, sau khi được phê duyệt cũng nộp lưu một bộ hồ sơ cho kho lưu trữ của Sở

Nói chung là tình hình lưu trữ những năm gần đây của Sở đã tương đối đi vào nề nếp, các công văn đi, đến, các hồ sơ chuyên môn sau khi phát hành đã thực hiện chế độ nộp lưu khá đầy đủ về kho lưu trữ theo quy định của cơ quan Tuy nhiên, các phòng, ban chủ yếu mới chỉ giao nộp đầy đủ tài liệu chuyên môn; còn các tài liệu quản lý khác, để thuận tiện cho việc sử dụng thường được các phòng giữ lại