, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đô thị của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
1.4.1.Thu thập và bổ sung tài liệu:
Ngày 13/7/1992, sau khi có quyết định của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Văn phòng Kiến trúc sư trưởng ở thành phố Hà Nội, tháng 10/1992 toàn bộ khối tài liệu về quản lý quy hoạch, kiến trúc hiện đang do Sở Xây dựng thành phố quản lý được bàn giao cho Văn phòng Kiến trúc sư trưởng (nay là Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội) bảo quản (theo như Quyết định số 2064/QĐ-UB ngày 19/9/1992 của UBND thành phố về việc thành lập Văn phòng Kiến trúc sư trưởng, trong đó có quy định tiếp nhận nhân sự và tài liệu của Phòng cấp phép xây dựng của Sở Xây dựng Hà Nội).
Khối tài liệu Sở Xây dựng chuyển sang Sở Quy hoạch - Kiến trúc gồm cả tài liệu về quy hoạch, kiến trúc và tài liệu về cấp đất, cấp phép xây dựng; về cơ bản khối tài liệu này còn trong tình trạng bó gói, chất đống, chưa được sắp xếp, chỉnh lý.
Sau khi được thành lập nguồn tài liệu chủ yếu được giao nộp vào lưu trữ của Sở là từ Văn phòng Sở (trước là phòng Tổ chức - Hành chính - Tài vụ), các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và từ các đơn vị trực thuộc Sở. Có một giai đoạn (từ 1992 – 1997) do các đơn vị trực thuộc Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội có phông lưu trữ riêng và do nhận thức cũng như do chưa có những quy định cụ thể nên việc giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ Sở không được tiến hành. Nhưng từ 1997 đến nay, việc giao nộp tài liệu của các đơn vị trực thuộc Sở đã có sự thay đổi, như:
+ Các đồ án quy hoạch chi tiết của Ban quản lý dự án, sau khi được các cấp có thẩm quyền phê duyệt đã nộp lại cho kho lưu trữ của Sở;
+ Các hồ sơ mốc giới, chỉ số đường đỏ do Viện quy hoạch xây dựng lập, sau khi được phê duyệt cũng nộp lưu một bộ hồ sơ cho kho lưu trữ của Sở.
Nói chung là tình hình lưu trữ những năm gần đây của Sở đã tương đối đi vào nề nếp, các công văn đi, đến, các hồ sơ chuyên môn sau khi phát hành đã thực hiện chế độ nộp lưu khá đầy đủ về kho lưu trữ theo quy định của cơ quan. Tuy nhiên, các phòng, ban chủ yếu mới chỉ giao nộp đầy đủ tài liệu chuyên môn; còn các tài liệu quản lý khác, để thuận tiện cho việc sử dụng thường được các phòng giữ lại.