, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đô thị của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
3.2.Những kiến nghị và khuyến cáo đối với người khai thác, sử dụng TLLT:
Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc đối với công tác quản lý đô thị Hà Nội.
3.2.Những kiến nghị và khuyến cáo đối với người khai thác, sử dụng TLLT:
TLLT:
Để việc khai thác, sử dụng TLLT được nhanh chóng, dễ dàng và thu được nhiều thông tin cần thiết nhất, thì cần phải có sự kết hợp của cả cơ quan lưu trữ và đối tượng có nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin từ TLLT.
- Đối tượng là cán bộ của Sở và cả những đối tượng bên ngoài cũng đều phải nhận thức đúng vai trò, giá trị của những tài liệu quy hoạch – kiến trúc để sử dụng chúng một cách có hiệu quả nhất.
* Đối tượng là cán bộ cơ quan: Đây là đối tượng sử dụng TLLT của Sở nhiều nhất. Nên những đối tượng này cần có ý thức cao trong việc giữ gìn an toàn cho TLLT; đồng thời phải chấp hành những quy định của cơ quan về công tác khai thác, sử dụng TLLT.
* Đối tượng là người ngoài cơ quan:
- Chính chủ đầu tư và các đơn vị tư vấn thiết kế quy hoạch nên có sự chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết để làm căn cứ pháp lý, căn cứ khoa học cho việc xây dựng phương án quy hoạch của mình đang được bảo quản ở đâu. Khi cần những thông tin trong TLLT của Sở nên có đề xuất với cơ quan lưu trữ về việc cần thông tin bổ sung cần nghiên cứu thiết kế quy hoạch kiến trúc cho các dự án.
- Trước khi đến khai thác TLLT, nên nắm rõ những quy định về sử dụng đối với những TLLT mà mình có nhu cầu khai thác; để từ đó thực hiện đúng những quy định và chủ động trong cách thức tiếp cận TLLT.
Chúng tôi thiết nghĩ rằng, trong thời gian tới Sở Quy hoạch – Kiến trúc nên tiến hành các biện pháp: nâng cao nhận thức cho cán bộ trong cơ quan về giá trị của tài liệu lưu trữ và vai trò của công tác lưu trữ; ban hành các quy định về công tác lưu trữ và đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Đây là những biện pháp trước mắt mà Sở nên tiến hành ngay, để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng.
KẾT LUẬN
Công tác quản lý đô thị là một công việc khó khăn, phức tạp, không hề đơn giản vì nó liên quan đến nhiều ngành, nhiều cấp. Muốn đạt hiệu quả cao, các nhà quản lý cần phải sử dụng nhiều nguồn thông tin khác nhau, từ đó có biện pháp quản lý đô thị một cách thích hợp. Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn thông tin có giá trị, giúp các nhà quản lý thực hiện tốt công tác quản lý đô thị. Cho nên việc nghiên cứu, tìm hiểu về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý đô thị là cần thiết.
Khối tài liệu lưu trữ bảo quản trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội chính là một trong những nguồn tài liệu giúp các cơ quan chức năng quản lý đô thị một cách hiệu quả. Hiện nay, đề tài về quy hoạch đang được rất nhiều nhà nghiên cứu quan tâm, tìm hiểu nhằm đưa ra các giải pháp thiết thực đối với công tác quy hoạch Thủ Đô. Do đó khối tài liệu này càng có ý nghĩa và vai trò quan trọng phục vụ cho sự phát triển của Hà Nội.
Tuy nhiên sau khi khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng TLLT ở Sở còn nhiều hạn chế. Do đó, với việc tổ chức khai thác, sử dụng hiện nay thì khối tài liệu này thực sự vẫn chưa phát huy hết giá trị của chúng.
Từ thực tế trên, chúng tôi đã nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội như:
Trước mắt, Sở cần ban hành những quy định và hướng dẫn về công tác lưu trữ; mở các lớp tập huấn để tuyên truyền và phổ biến về tài liệu lưu trữ và vai trò của công tác lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ trong cơ quan về công tác này; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh đó, để nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc chúng tôi còn đưa ra các giải pháp về tổ chức khoa học tài liệu, tăng cường về số lượng và nâng cao chất lượng cán bộ lưu trữ, mở rộng các hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Qua những nghiên cứu, tìm hiểu trên, chúng tôi nhận thấy tài liệu lưu trữ bảo quản ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội có số lượng rất lớn với đầy đủ các thành phần tài liệu quản lý hành chính, khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh … Với số
lượng và thành phần như vậy, tài liệu lưu trữ ở Sở có nội dung thông tin rất phong phú, phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động về lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc của Thủ đô Hà Nội. Do đó, lãnh đạo Sở cần quân tâm đầu tư hơn nữa đối với công tác lưu trữ để TLLT được khai thác, sử dụng phục vụ có hiệu quả cho công tác quản lý đô thị Hà Nội.
Trong phạm vi đề tài nghiên cứu này, chúng tôi chỉ đề cập đến giá trị của khối tài liệu được bảo quản tại Sở Quy hoạch kiến trúc Hà Nội trong công tác quản lý đô thị. Tuy nhiên theo đánh giá của chúng tôi, khối tài liệu còn có có giá trị rất lơn trong một số lĩnh vực nghiên cứu lịch sử quy hoạch, kiến trúc; quản lý và phát triển về kinh tế, chính trị , văn hóa, xã hội… của Thủ đô nói riêng và của Việt Nam nói chung. Để có thể phát huy tối đa giá trị của những tài liệu này rất cần có những cơ quan chức năng trong các lĩnh vực chuyên môn phối hợp lập đề án quản lý, khai thác và bảo quản khối tài liệu này một cách hiệu quả nhất phục vụ cho sự nghiệp phát triển, lưu giữ các giá trị văn hóa truyền thống của Thủ đô Hà Nội trong tương lai. Đồng thời, nên có thêm các công trình nghiên cứu khác để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.