, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đô thị của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
3.1.2.Đẩy mạnh công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ:
Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc đối với công tác quản lý đô thị Hà Nội.
3.1.2.Đẩy mạnh công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ:
Tổ chức khai thác và sử dụng TLLT là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ nhưng để công tác này đạt hiệu quả cao thì nhiệm vụ tổ chức khoa học TLLT là rất quan trọng.
- Để tiến hành tổ chức khoa học TLLT trước tiên phải thu thập, bổ sung được đầy đủ tài liệu.
Muốn thu thập được đầy đủ tài liệu thì việc xác định các nguồn nộp lưu là việc cần thiết. Các hồ sơ, tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ đều từ các nguồn: từ khâu văn thư, từ các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Sở, từ Viện Quy hoạch và Ban quản lý dự án quy hoạch xây dựng, các trung tâm thuộc Sở nộp vào.
Hiện nay, những hồ sơ tài liệu từ các nguồn trên nộp về lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc hầu như là tài liệu chuyên môn. Riêng những tài liệu hành chính như: quy định về tổ chức bộ máy của cơ quan; các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, các báo cáo tổng kết tháng, quý, năm; các chế độ chính sách đối với các cán bộ, công nhân viên; quản lý về lao động, tiền lương … đều được lưu giữ tại các phòng, ban, rất ít nộp vào kho lưu trữ, mà nếu có nộp thì cũng không được cán bộ lưu trữ lập thành hồ sơ, hiện tại đang được chất đống theo năm.
Do đó, cần có biện pháp để thu thập và lập hồ sơ những tài liệu này, đây là những tài liệu có giá trị đối với hoạt động của Sở không thua gì những tài liệu chuyên môn.
Việc xác định thành phần, nội dung tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ có thể giúp hạn chế tình trạng trên. Nên việc xây dựng một danh mục thành phần tài liệu nộp lưu một cách khoa học, tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ thu được đầy đủ và kịp thời bổ sung các hồ sơ tài liệu; đồng thời giúp cho cán bộ trong cơ quan nắm được những loại tài liệu nào mà mình cần nộp lưu, từ đó có thái độ quan tâm hơn đến những tài liệu này.
Và để việc thu thập tài liệu được đầy đủ, cán bộ lưu trữ cũng cần chủ động tiến hành một số việc như:
+ Định kỳ hàng năm, cán bộ lưu trữ nên tiến hành thông báo (thời gian, địa điểm cụ thể) cho các đơn vị trong cơ quan chuẩn bị những hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào lưu trữ.
+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân lập danh mục hồ sơ, tài liệu cần nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
Sự phối hợp giữa cán bộ lưu trữ và các đơn vị trong cơ quan trong việc thu thập hồ sơ, tài liệu về kho lưu trữ, giúp công việc này được tiến hành thuận lợi và thu thập được đầy đủ.
- Về công tác chỉnh lý khoa học tài liệu.
Công tác chỉnh lý tài liệu cần được tiến hành một cách cẩn thận, đúng trình tự khoa học (theo Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2005 về việc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; và Quyết định 321/QĐ- VTLTNN ngày 22/8/2005 về việc Ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu của Cục VT-LT Nhà nước ) sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu một cách khoa học. Các văn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản tài liệu nên được ban hành để cán bộ lưu trữ có thể áp dụng thống nhất và tránh được tình trạng xác định giá trị tài liệu theo cảm tính của một số cơ quan hiện nay.
Công tác chỉnh lý cũng phải được tiến hành thường xuyên, để tránh tình trạng tài liệu bị chất đống, bó gói gây ảnh hưởng đến việc tra tìm tài liệu và cả tuổi thọ của tài liệu.
Hiện nay, những hồ sơ tài liệu chuyên môn đã được phân loại rõ ràng, nhưng còn tài liệu hành chính chưa được sắp xếp. Sở cần có kế hoạch tiến hành chỉnh lý khối tài liệu hành chính này để bổ sung và hoàn chỉnh khối tài liệu đã chỉnh lý của Sở. Do cán bộ lưu trữ của Sở hiện nay số lượng hạn chế, nên để chỉnh lý tài liệu, Sở có thể ký hợp đồng chỉnh lý với các cơ quan chuyên môn trong ngành lưu trữ.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, vấn đề xác định giá trị tài liệu là khâu mà cán bộ lưu trữ Sở gặp nhiều trở ngại. Nguyên nhân là do chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản cụ thể, việc xác định giá trị của hồ sơ tài liệu chủ yếu là do cảm nhận chủ quan của cán bộ lưu trữ Sở, nên không tránh được những thiếu sót. Việc có được môt bảng thời hạn bảo quản sẽ giúp cho việc xác định dễ hơn những hồ sơ tài liệu bảo quản lâu dài, vĩnh viễn; đồng thời giúp lập danh mục những tài liệu hết hạn, những tài liệu trùng thừa để giải phóng được diện tích kho dành chỗ cho số hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu. Đây là việc làm cần thiết đối với tình trạng thiếu diện tích kho như ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc hiện nay.
Ngoài ra, để thực hiện những công việc trên Sở cũng cần có chính sách phân bổ kinh phí cho công tác lưu trữ, để công tác chỉnh lý được tiến hành thường xuyên.
Như vậy, công tác chỉnh lý được tiến hành thường xuyên sẽ giúp tránh được việc giữ lại tài liệu nhiều nhưng giá trị không cao; trong khi đó yêu cầu của
công tác lưu trữ là khối lượng tài liệu giữ lại ít nhưng lượng thông tin nhiều, có giá trị cao.
- Hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ:
Để phục vụ tra tìm tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt nhất cho việc tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ thì công cụ tra cứu TLLT của Sở phải được xây dựng hoàn thiện
+ Mục lục hồ sơ phải được trình bày theo tiêu chuẩn ngành TCN-04-1997 về cấu tạo và phương pháp thống kê tài liệu vào mục lục hồ sơ, được ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Bổ sung thêm cột “thời hạn bảo quản” để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ tài liệu.
+ Để tra tìm tài liệu theo mục lục hồ sơ thì các hộp/cặp tài liệu phải có mẫu nhãn thống nhất và có đầy đủ các thông tin theo quy định như: tên phông lưu trữ, hộp/cặp số, từ hồ sơ số … đến hồ sơ số ...
+ Để thuận tiện cho việc tra tìm, trong các hồ sơ phải được biên mục bên trong và bên ngoài đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định tại Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/05/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành TCN1-2002.
Như vậy, để tra tìm tài liệu tài liệu trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội thì việc thực hiện đầy đủ nội dung: sắp xếp tài liệu trong hồ sơ khoa học, biên mục hồ sơ đầy đủ, dán nhãn cho hộp/cặp hồ sơ và lập mục lục hồ sơ; sẽ tạo thuận lợi rất lớn cho công tác tra cứu tài liệu, sẽ thiết lập được địa chỉ chính xác của tài liệu trong một kho lưu trữ. Vì mục lục hồ sơ giúp tra tìm tài liệu trong phông lưu trữ, còn hộp hồ sơ giúp tra tìm tài liệu trong kho theo mục lục hồ sơ và biên mục hồ sơ giúp tìm tài liệu trong từng hồ sơ cụ thể.