, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đô thị của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
1.4.2.Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu:
Để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm tài liệu phục vụ các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan, các tổ chức và cá nhân, từ 1992 đến nay Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đã tiến hành 3 đợt chỉnh lý tài liệu, cụ thể là:
- Đợt 1: Năm 1995, Sở đã phối hợp với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III chỉnh lý toàn bộ khối tài liệu do Sở Xây dựng chuyển qua và khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở từ năm 1992 đến năm 1995. Số tài liệu mà Trung tâm III chỉnh lý được là hơn 10.000 hồ sơ, chủ yếu là hồ sơ cấp đất và cấp phép.
Tháng 6 năm 1995 Văn phòng Kiến trúc sư trưởng thành phố bàn giao cho Sở Địa chính - Nhà đất nhiệm vụ thẩm tra và trình Ủy ban nhân dân thành phố về việc giao Quyền sử dụng đất. Do chức năng, nhiệm vụ của Sở có sự thay đổi nên toàn bộ hồ sơ cấp đất được chuyển qua cho Sở Địa Chính (nay là Sở Tài nguyên môi trường - Nhà đất), bao gồm cả mục lục hồ sơ.
- Đợt 2: Đến năm 2000 Sở ký hợp đồng với Trung tâm I để chỉnh lý một đợt nữa. Số lượng chỉnh lý đợt này là 180 mét hồ sơ, và lập được hơn 700 hồ sơ, 30 mục lục hồ sơ.
Từ tháng 9/2000 nhiệm vụ quản lý việc cấp phép xây dựng của Sở đã được chuyển sang cho Sở Xây dựng. Do đó mà toàn bộ hồ sơ về cấp phép xây dựng đã được bàn giao về cho Sở Xây dựng, gồm toàn bộ hồ sơ cấp phép xây dựng tiếp nhận năm từ 1992 và hồ sơ cấp phép xây dựng được hình thành sau đó (kèm mục lục).
Trong quá trình chỉnh lý, một số tài liệu về thỏa thuận quy hoạch kiến trúc, về quy hoạch tổng mặt bằng, cấp chứng chỉ quy hoạch … cùng một địa điểm với hồ sơ cấp phép xây dựng đã được gộp chung lại với nhau. Cho nên khi Sở Quy hoạch - Kiến trúc bàn giao hồ sơ cấp phép xây dựng cho Sở Xây dựng, đồng thời cũng đã bàn giao cả những tài liệu liên quan đến vấn đề quy hoạch, kiến trúc …
Như vậy, phông lưu trữ của cơ quan đã có sự thay đổi về số lượng và thành phần tài liệu ở một số thời kỳ, nguyên nhân là do sự thay đổi chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan nên có sự tách, nhập, bàn giao tài liệu lưu trữ với các cơ quan khác.
- Đợt 3: Cuối năm 2003 Sở ký hợp đồng với Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội tiến hành chỉnh lý tài liệu một lần nữa. Hồ sơ tài liệu đưa ra chỉnh lý chủ yếu được hình thành từ năm 2001 đến 2003, đồng thời hoàn thiện số hồ sơ đã được chỉnh lý năm 2000 theo đúng quy định hiện hành. Khối lượng tài liệu chỉnh lý trong đợt này là tài liệu của năm 2001, với số lượng là 988 hồ sơ.
Nhìn chung, các hồ sơ, tài liệu khi bàn giao về kho lưu trữ của Sở đã được các chuyên viên thụ lý lập thành những hồ sơ vụ việc và được bảo quản trong bìa hồ sơ theo mẫu quy định chung của cơ quan. Tình trạng vật lý của tài liệu tương đối tốt, tài liệu trong mỗi hồ sơ có sự liên kết về cùng một vấn đề và được hình thành theo thời gian giải quyết vụ việc.
* Công tác phân loại tài liệu và xác định giá trị tài liệu:
Hiện nay, khối tài liệu ở Sở được cán bộ lưu trữ phân loại theo năm. Sau khi phân loại theo năm, thì tài liệu lại được chia ra thành 3 khối lớn đó là: quy hoạch, phê duyệt tổng mặt bằng và thoả thuận địa điểm xây dựng. Đây là 3 khối chính trong công tác giải quyết hồ sơ theo thủ tục hành chính ở khâu văn thư của Sở.
Tiếp đó tài liệu lại được chia ra thành các quận, huyện. Có 12 quận, huyện: Ba Đình, Cầu Giấy, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Tây Hồ, Thanh Xuân, Đông Anh, Gia Lâm, Sóc Sơn, Thanh Trì, Từ Liêm (theo địa giới của thành phố Hà Nội cũ).
Tài liệu ở đây hầu hết là tài liệu chuyên môn, và ngay từ đầu vào đã được thu theo quy định của Nhà nước; hồ sơ khi nộp vào bộ phận văn thư - Văn phòng Sở đều phải thu đầy đủ theo quy định, trong quá trình giải quyết của các phòng ban chuyên môn hồ sơ được bổ sung một số văn bản có liên quan, nên khi phòng lưu trữ tiếp nhận thì hầu hết các hồ sơ đã tương đối hoàn chỉnh. Công việc của cán bộ lưu trữ lúc này là kiểm tra xem việc biên mục bên trong và bên ngoài hồ sơ đã chính xác chưa, sau đó đánh số thứ tự, ngày tháng, đăng ký vào mục lục hồ sơ và xếp hồ sơ lên kệ để bảo quản.
Sau khi tiến hành phân loại tài liệu, khâu tiếp theo là xác định giá trị tài liệu - đây cũng là một khâu quan trọng. Việc xác định giá trị tài liệu được chính xác giúp cho việc tổ chức khoa học tài liệu được thuận lợi, đồng thời việc khai thác sử dụng cũng có hiệu quả cao.
Trên thực tế là cho đến nay, Sở chưa có quy định nào về việc xác định giá trị tài liệu, cũng như chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Vì vậy, cán bộ lưu trữ của Sở gặp khá nhiều lung túng trong vấn đề quy định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ.
Hiện nay, toàn bộ hồ sơ trong phông Lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc đều được cán bộ lưu trữ quy về thời hạn bảo quản lâu dài, dựa trên những cơ sở sau:
+ Hầu hết hồ sơ, tài liệu được bảo quản ở Sở đều là tài liệu chuyên môn quan trọng, liên quan đến các vấn đề quy hoạch, xây dựng; phục vụ cho công tác quản lý quy hoạch đô thị Hà Nội trong thời gian dài; ngoài ra tài liệu còn là lịch sử về quy hoạch của cả Thủ đô, nên cần được sử dụng về sau.
+ Các hồ sơ, tài liệu đều là bản gốc của các bản vẽ, bản thiết kế quy hoạch chung, quy hoạch chi tiết các quận, huyện, các khu đô thị, khu công nghiệp … đều đã được phê duyệt, có đầy đủ xác nhận của các cơ quan liên quan, có giá trị pháp lý cao và thường là chỉ có một bản. Vì thế, các hồ sơ có độ tin cậy cao, có thể sử dụng lâu dài cho các giai đoạn sau này.
Ví dụ:
Hồ sơ 142/1A năm 2004 về việc lập quy hoạch chi tiết khu đô thị mới Kim Chung, huyện Đông Anh của chủ đầu tư là Tổng công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội.
Hồ sơ số 03-00440 năm 2006 về việc điều chỉnh tổng mặt bằng và phương án kiến trúc xây dựng điểm đỗ xe bus Nam Thăng Long địa điểm ở Xuân Đỉnh, Từ Liêm của chủ đầu tư là Tổng công ty vận tải Hà Nội;
* Tổ chức công cụ tra cứu:
Hiện nay, tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội chỉ có mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu chính.
Các hồ sơ tài liệu thuộc giai đoạn đầu từ 1992 đến 2000 thì được tra tìm bằng những mục lục lập cho các tài liệu được giữ lại sau hai đợt chuyển giao tài liệu cho Sở Tài nguyên môi trường - Nhà đất, và Sở Xây dựng. Tài liệu được thống kê trong các mục lục này là theo vấn đề, sau đó chia theo quận, huyện.
Ví dụ: Mục lục tài liệu quy hoạch huyện Thanh Trì: trong đó gồm những nội dung như là số hồ sơ, chủ đầu tư, địa điểm (gồm số nhà, tên đường phố), và năm lập hồ sơ.
Những mục lục này không được đóng thành quyển, mà chỉ kẹp lại thành một tập, trong đó gồm những tập nhỏ hơn về một vấn đề của một quận, huyện.
Giai đoạn từ 2000 đến nay: riêng năm 2001, có một quyển Mục lục hồ sơ, đây là cuốn mục lục duy nhất được in, đóng bìa đầy đủ. Những hồ sơ được thống kê trong mục lục này là những hồ sơ do Trung tâm lưu trữ Hà Nội chỉnh lý năm 2003, cũng được chia theo vấn đề, sau đó chia theo quận, huyện. Nội dung của mục lục gồm: hộp số, hồ sơ số, tiêu đề hồ sơ (nội dung, địa điểm), và thời hạn bảo quản.
Nhưng theo cán bộ lưu trữ của Sở thì mục lục năm 2001 có 1 số bất cập trong việc tra tìm, nếu sử dụng thì việc tra tìm gặp nhiều khó khăn. Do đó, từ nằm 2002 đến nay cán bộ lưu trữ của Sở tự lập một mục lục riêng để phục vụ cho việc tra tìm của họ.
Sự khác biệt giữa mục lục lập năm 2002 và mục lục năm 2001 là:
+ Mục lục 2002 không được đóng thành tập theo từng năm, mà được đóng thành tập theo từng khối vấn đề (quy hoạch, phê duyệt tổng mặt bằng và thỏa thuận địa điểm xây dựng), sau đó các tập này được kẹp lại với nhau theo năm chứ không được đóng thành quyển.
+ Nội dung của mục lục này gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số TT Số hồ sơ Ngày vào Tên chủ đầu tư Về việc Địa điểm Ngày ký và số văn bản Tra cứu theo loại hồ sơ
Cán bộ lưu trữ cho rằng phần tiêu đề hồ sơ theo mục lục năm 2001 là chưa cụ thể, việc tra tìm không dễ dàng. Do khi sử dụng mục lục này, người sử dụng khó xác định về chủ đầu tư và địa điểm, mà đây lại chính là nội dung mà các đối tượng hay dùng để tra tìm. Cho nên, những mục lục 2002 phần này được chia cụ thể thành tên chủ đầu tư, về việc và địa điểm. Bên cạnh đó, cán bộ lưu trữ bổ sung thêm phần ngày ký và số văn bản, để theo dõi xem hồ số đó đã được phê duyệt chưa hay có được phê duyệt không và thời gian là khi nào.
Việc lập mục lục như năm 2002 tạo thuận lợi cho việc tra tìm của cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên, việc này lại không tạo thuận lợi cho cán bộ trong cơ quan. Số hồ sơ được cán bộ lưu trữ đánh theo ký hiệu riêng, và phần tra cứu theo loại hồ sơ cũng rất khó hiểu. Vd: KGQ (là đang chờ ký) hay CV (đang giải quyết), KCG, KB, QH/TL … Vị trí xếp hồ sơ trong kho cũng không theo một trật tự nhất định, nên việc lấy hồ sơ rất khó khăn, chủ yếu dựa vào trí nhớ của cán bộ lưu trữ. Do đó, những mục lục này chỉ có cán bộ lưu trữ sử dụng được.
Tuy hồ sơ đã được nhập vào máy, nhưng chỉ là nhập thủ công do cán bộ lưu trữ tự nhập trên máy tính bằng chương trình Excel; nên việc tra tìm chưa được thuận lợi, có lúc được lúc không, nên cán bộ lưu trữ ở đây vẫn phải tra tìm thủ công bằng mục lục hồ sơ.
Ngoài ra, cán bộ lưu trữ của Sở chủ yếu chú trọng vào việc lưu giữ và bảo quản tài liệu chuyên môn, là những bộ hồ sơ đã hoàn chỉnh ngay từ khâu văn thư. Còn các văn bản tài liệu từ các cơ quan cấp trên gửi đến, các cơ quan cấp dưới gửi lên; hay những công văn hỏi đáp thông tin, thậm chí cả những công văn do Sở ban hành có nội dụng không liên quan đến những hồ sơ chuyên môn, thì đều được xếp theo năm, sau đó bó gói và xếp lên kệ. Một số thì được giữ tại các phòng, ban có liên quan.
Đây là khối tài liệu không lớn (khoảng 14 mét giá tài liệu), nhưng chúng cũng có giá trị nên tuy không được phân loại, nhưng được lưu giữ trong kho, bảo quản như tài liệu chuyên môn.
Đối với những tài liệu này, cán bộ lưu trữ của Sở sử dụng các cuốn sổ đăng ký công văn “đi”, “đến” theo năm để tra tìm.